Skagen Ældreboligselskab Referat af ordinært organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 5. marts 2014, kl i Hvide Hus, Skovbrynet 34, Skagen

Transkript

1 Skagen Ældreboligselskab Referat af ordinært organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 5. marts 2014, kl i Hvide Hus, Skovbrynet 34, Skagen 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Skagen Ældreboligselskab Orientering fra formanden Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer Bestyrelsesforhold Bestyrelseshonorar Årsregnskab for boligorganisationen og afdeling Revisionsprotokol Bestyrelsens årsberetning Godkendelse af styringsrapport Boligselskabets budget Udlejningsforhold Fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab Orientering om lovændring vedr. dispositionsfondens dækning af tab Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab Indstilling af deltagere til Domeas regionsmøder Domeas Landskonference Personaleforhold Generel orientering Nedsættelse af Domeas priser pr. 1. januar Servicecenter beregninger Opstart af servicecenter pr. 1. juli Placering af det lokale servicecenter Markedsføring og synlighed Boligselskabets afdelinger Orientering fra afdelingerne Mødeplanlægning Eventuelt I mødet deltog fra bestyrelsen: Irma Sørensen, formand Bente Larsen Merete Christoffersen Leif Hansen Peter E. Nielsen Jørgen Fink Pedersen Øvrige deltagere: Driftschef Frank Hansen Karsten Schmidt ejendomsfunktionen Der var afbud fra Elisa Ramløse Sørensen

2 1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Referat: Dagsorden blev godkendt. 2 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 5. marts Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Referat: Referat blev godkendt og underskrevet. 3 Skagen Ældreboligselskab 3.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Referat: I plejeboligerne på Lindevej er der kommet fjernvarme og der er installeret nyt brandalameringsanlæg. Udvendigt træværk på skure og plankeværk på Skovvej er blevet malet. Der er kommet nyt gulv på plejecenteret i Ålbæk. Der har været nogle få vandskader på Skovbrynet. Der har været indkaldt til en del møder i Domea omkring Domea Der har været en dialog med Frederikshavns Kommune vedr. afvikling af Hvide Hus. Her kunne Frank Hansen supplere med oplysningen, at i henhold til beslutningen fra mødet i december 2013, er der d.d. indsendt ansøgning til Frederikshavn Kommune om tilladelse til salg. Ansøgning vedlægges referat. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3.2 Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering gives på mødet. Referat: Der var ingen orientering, da Leif Hansen ikke sidder i Domeas bestyrelse. Side 2 af 11

3 3.3 Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer. Orientering gives på mødet. Referat: Peter E. Nielsen og Jørgen Fink Pedersen fortalte kort om deres baggrund. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3.4 Bestyrelsesforhold Bestyrelsen har følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Afgangsår Irma Sørensen Formand repræsentantskabet 2014 Peter E. Nielsen Medlem kommunen 2017 Bente Larsen Medlem repræsentantskabet 2015 Jørgen Fink Pedersen Medlem kommunen 2017 Leif Hansen Medlem Domea 2014 Merete Christoffersen Medlem repræsentantskabet 2015 Vakant Medlem repræsentantskabet 2014 Med Domea som forretningsfører. Referat: Der har været ændringer, da der er kommet nye kommunalt udpegede. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3.5 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2013 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 74,92 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 44,94 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder. De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at honoraret fordeles ligeligt på bestyrelsens medlemmer, dog således at formanden oppebærer dobbelt honorar. Der udbetales p.t. ikke honorar. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at honoraret fastsættes til det lovlige maksimumniveau, og at princippet for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen fortsætter uændret i kommende regnskabsår. Referat: Der skal fortsat ikke udbetales bestyrelseshonorar. Side 3 af 11

4 3.6 Årsregnskab for boligorganisationen og afdeling Årsregnskab for perioden var fremsendt inden mødet. Boligorganisationens årsregnskab godkendes endeligt af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Bemærkninger til årets resultat samt til boligselskabets generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen i regnskabet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskab for boligorganisationen og afdelinger. Boligorganisationens årsregnskab forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Referat: Bestyrelsen godkendte årsregnskab for boligorganisationen og afdelinger. 3.7 Revisionsprotokol Revisionsprotokol til årsregnskab for boligselskab og afdelinger godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden var fremsendt inden mødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Referat: Bestyrelsen godkendte revisionsprotokollen. 3.8 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning for seneste regnskabsår er optrykt i boligselskabets årsregnskab på side 9 og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. Referat: I plejeboligerne på Lindevej er der kommet fjernvarme og der er installeret nyt brandalameringsanlæg. Udvendigt træværk på skure og plankeværk på Skovvej er blevet malet. Der er kommet nyt gulv på plejecenteret i Ålbæk. Der har været nogle få vandskader på Skovbrynet. Der har været indkaldt til en del møder i Domea omkring Domea Der har været en dialog med Frederikshavns Kommune vedr. afvikling af Hvide Hus. Formand Irma Sørensen gjorde opmærksom på, at dette var hendes sidste mødedeltagelse, da hun fraflytter selskabet. Bestyrelsen godkendte årsberetningen. Side 4 af 11

5 3.9 Godkendelse af styringsrapport Til brug for styringsdialogen med kommunen skal bestyrelsen udarbejde og indsende en årlig rapport til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisationen og afdelingerne var fremsendt inden mødet. Domea har opdateret de økonomiske og statistiske oplysninger, men der er behov for, at bestyrelsen gennemgår og tilpasser de mere bløde og politisk betonede oplysninger. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne. Referat: Bestyrelsen gennemgik, tilpassede og godkendte styringsrapporterne Boligselskabets budget Boligorganisationens budget godkendes endeligt af repræsentantskabet, efter forudgående godkendelse af organisationsbestyrelsen. Forslag til budget for perioden indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond og arbejdskapital, var fremsendt inden mødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budget for boligorganisationen og afdelinger. Boligorganisationens budget forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Referat: Bestyrelsen godkendte budget for boligorganisationen og afdelinger Udlejningsforhold Udlejningssituationen pr Der foreligger ingen venteliste. Kommunen betaler for tomgangsperioder. Antal lejemål, der betales af kommune: Afd Afd Afd Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning Fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab Boligselskabets dispositionsfond skal som udgangspunkt skal dække afdelingernes lejetab. Kommunen kan dog godkende, at udgifterne ikke skal dækkes (fuldt ud) af Side 5 af 11

6 dispositionsfonden, hvis boligorganisationens økonomiske situation gør det nødvendigt. Domeas anbefaler boligselskabet at søge kommunen om fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab i afdelingerne, indtil dispositionsfondens indestående når et niveau, hvor afdelingerne ikke længere skal betale et årligt bidrag til dispositionsfonden. Hvis boligselskabet opnår fritagelse, så betyder det ikke nødvendigvis, at afdelingerne selv skal dække deres lejetab. Organisationsbestyrelsen vil blot være friere stillet til selv at vurdere, hvor støtte fra dispositionsfonden kan gøre størst gavn, i stedet for fx at skulle dække lejetab i afdelinger, som i øvrigt har en god økonomi. Det indstilles, at bestyrelsen bemyndiger Domea til at søge fritagelse dispositionsfondsdækning af lejetab i afdelingerne. Referat: Bestyrelsen bemyndigede Domea til at søge fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab i afdelingerne. Frank Hansen kunne meddele, at dette ønskede man at gøre i forbindelse med regnskabet for 2013/ Orientering om lovændring vedr. dispositionsfondens dækning af tab ved manglende huslejebetaling eller opfyldelse af istandsættelsesforpligtigel sen (tab ved fraflytning) Orientering om lovændring vedr. dispositionsfondens dækning af tab ved manglende huslejebetaling eller manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtigelsen. Hvis der ved fraflytning mangler huslejeindbetaling eller fraflyttede lejere ikke har opfyldt istandsættelsesforpligtigelsen dækker dispositionsfonden tab for regnskabsåret der ligger over 313 kr. pr lejemålsenhed. Boligorganisationen kan (med lovændring af 25. marts 2013) vælge at lade dispositionsfonden dække afdelingens mindre tab (mindre end 313 kr. pr. lejemålsenhed), hvis det findes hensigtsmæssigt i forhold til midlerne i dispositionsfonden og den enkelte afdelings økonomi. Pr budgetterer Domea med ovenstående i selskabernes budgetter og begynder først at dække udgifterne når de er i budgettet. Referat: Frank Hansen meddelte, at så længe kommunen havde 100% visitation, så hæftede kommunen for huslejetab, men også for manglende betaling af istandsættelsesomkostninger. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab Til Domeas repræsentantskab kan boligselskaberne vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog højst 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. Side 6 af 11

7 En repræsentant fra boligorganisationen kan have fuldmagt til at råde over alle boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Skagen Ældreboligselskab kan vælge 1 repræsentant. Repræsentantskabet har besluttet, at organisationsbestyrelsen selv udpeger repræsentanter af sin midte. Det indstilles, at bestyrelsen udpeger op til 1 repræsentant af sin midte for 1 år. Referat: Peter E. Nielsen blev udpeget Indstilling af deltagere til Domeas regionsmøder Der afholdes to regionsmøder (hvis der er tilmeldinger nok) om året i hver af Domeas regioner. Adgangs- og stemmeberettigede på regionsmøderne er 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen i hver boligorganisation der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Alt efter mødets karakter kan det herudover aftales i den enkelte region, at andre medlemmer af organisations- og/eller afdelingsbestyrelser kan deltage uden stemmeret. Det indstilles, at bestyrelsen af sin midte indstiller 2 deltagere til Domeas regionsmøder. Referat: Formand og næstformand blev udpeget Domeas Landskonference 2014 Domeas Landskonference afholdes i dagene 13. og 14. juni 2014 på Nyborg Strand, så sæt allerede nu kryds i kalenderen. Selskaberne opfordres til i god tid at sikre, at der i de enkelte afdelinger og/eller via arbejdskapitalen er afsat passende midler til de valgte og ansattes deltagelse i konferencen. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning Personaleforhold Generel orientering Orientering om relevante personaleforhold. Referat: Frank Hansen kunne meddele, at såfremt man afhænder boliger, var man nødsaget til at kigge på bemandingen. Side 7 af 11

8 3.18 Nedsættelse af Domeas priser pr. 1. januar 2016 Domeas bestyrelse har nu truffet endelig beslutning om fordelingen af den lovede gennemsnitlige besparelse på administrationshonorar på 20 % fra 1. januar Fordelingen sker bl.a. med udgangspunkt i det bærende princip, at priserne i højere grad skal afspejle omkostningerne ved boligadministration, og konsekvensen heraf er, at priserne kommer til at afhænge af boligafdelingernes størrelse. Desto større boligafdeling desto lavere pris. Nedsættelsen af prisen fordeler sig som vist i følgende tabel: Lejemålsenheder: Prisnedsættelse % % % % 251 eller flere 35% For Skagen Ældreboligselskab er konsekvensen en nedsættelse af prisen med 9 % svarende til en besparelse på kr Beregningsgrundlaget for Skagen Ældreboligselskab er vedlagt som bilag. Det er bestyrelsen, der bestemmer hvorledes denne besparelse skal fordeles mellem afdelingerne. Besparelsen kan fordeles efter afdelingsstørrelse på samme måde, som besparelsen er beregnet fra Domeas side, således at de større afdelinger opnår en større besparelse pr. lejemålsenhed end de mindre afdelinger. Derved vil prisen pr. lejemålsenhed pr. år blive kr for afdelingerne og , og kr for afdeling og Besparelsen kan også fordeles solidarisk mellem afdelingerne i Skagen Ældreboliselskab, således at alle afdelinger opnår samme nedsatte pris pr. lejemålsenhed. Prisen pr. lejemålsenhed pr. år i Skagen Ældreboligselskab vil derved blive kr Afdelingerne kan opnå en yderligere nedsættelse af prisen, hvis mindre afdelinger lægges sammen til større afdelinger under hensyntagen til ovenstående prisstruktur. Ud fra størrelsesmæssige, administrative og geografiske hensyn anbefaler Domea en sammenlægning af alle afdelinger. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen om selskabets fremtidige administrationshonorar til efterretning. Det indstilles til bestyrelsen at tilkendegive om Domea skal arbejde videre på oplæg til sammenlægning af afdelinger, og i så fald for hvilke afdelinger muligheden ønskes yderligere uddybet. Referat: Frank Hansen gennemgik baggrunden for Domeas nedsættelse af administrationshonoraret og muligheder for sammenlægning af afdelingerne. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og besluttede at fordele besparelsen i forhold til afdelingers størrelse. Bestyrelsen tilkendegav samtidigt, at der skulle arbejdes videre med sammenlægning af afdelinger. Side 8 af 11

9 4 Servicecenter beregninger Beregnet driftsbesparelse ved etablering af servicecenter, giver en forventet samlet driftsbesparelse på kr årligt. Nedsættelse af Domeas administrationshonorar pr , giver en besparelse på kr årligt Beregninger vedlægges som bilag. Referat: Frank Hansen gennemgik beregningerne, som blev taget til efterretning. 5 Opstart af servicecenter pr. 1. juli 2014 Opstart af servicecenter pr. 1. juli 2014, i fællesskab med boligorganisationerne: Hirtshals Boligselskab 12/00, BS Nykøbing Mors 3000, Grangården ÆB og Morsø ÆB. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at det lokale servicecenter sættes i drift pr. 1. juli 2014, og at bestyrelsen bemyndiger formand og næstformand til at foretage/godkende de sidste forhandlinger i forbindelse med etablering af det lokale servicecenter. Referat: Bestyrelsen godkendte, at det lokale servicecenter sættes i drift pr. 1. juli 2014 og bestyrelsen bemyndigede formand og næstformand til at foretage/godkende de sidste forhandlinger i forbindelse med etablering af det lokale servicecenter. 6 Placering af det lokale servicecenter Det indstilles til bestyrelsen at godkende at servicecenteret etableres på Vestergade 8 i Hjørring. Referat: Bestyrelsen godkendte, at servicecenteret etableres på Vestergade 8 i Hjørring. 7 Markedsføring og synlighed Domea stiller en række redskaber og rabataftaler til rådighed inden for markedsføring, som kan anvendes efter behov i de enkelte boligselskaber. Hvis der er udlejningsproblemer eller tynde ventelister er det vigtigt at drøfte markedsføring. Vigtigst er det at forholde sig til, om der er professionelle billeder og plantegninger til brug for afdelingernes hjemmesider, markedsføring på annoncer, brochurer mm. Ligeledes er det vigtigt at vurdere om skiltningen af boligafdelingerne er tilstrækkelig til at boligsøgende let kan finde boligafdelingen. Side 9 af 11

10 Det indstilles, at bestyrelsen forholder sig til behovet for skiltning, og for fotografering af boligafdelinger og ledige lejemål. Kontakt i øvrigt Kommunikation i Domea for at få yderligere information. Referat: Bestyrelsen var enig i, at det var en god ide og vigtigt med gode plantegninger på hjemmeside. Bestyrelsen ville gerne afvente med hensyn til professionelle billeder. Derudover blev skiltning i de forskellige afdelinger drøftet. Frank Hansen blev bemyndiget til at bruge kr ,00 til markedsføring og skiltning. 8 Boligselskabets afdelinger 8.1 Orientering fra afdelingerne Orientering gives på mødet. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 9 Mødeplanlægning I henhold til boligselskabets vedtægter skal bestyrelsen og repræsentantskabet godkende årsregnskabet senest 6 måneder efter seneste årsregnskabs afslutning. Herudover fremgår det af vedtægterne, at boligselskabets bestyrelse skal godkende budgetter for boligselskab og alle afdelinger senest 3 måneder inden næste regnskabsårs begyndelse for afdelingernes vedkommende sker godkendelsen af budgettet efter forudgående godkendelse på afdelingsmøde. Det indstilles, at bestyrelsen fastlægger mødedato, -tid og -sted for møder og arrangementer i perioden til og med næste ordinære repræsentantskabsmøde. Referat: Der var ønske om et ekstra møde, udover det ordinære møde. 10 Eventuelt Referat: Det blev besluttet at få det billede, som på nuværende tidspunkt ligger i pengeskabet, vurderet. På Skovvejen var der problemer med kontakt til beboerne. Det blev aftalt, at man skulle kontakte kommune for at få nogle kontaktpersoner til beboerne. Det blev aftalt, at der skulle laves en handleplan for, hvad der skal ske i Ålbæk. Peter E. Nielsen efterlyste, at selskabet var lidt mere proaktiv i forhold til boligerne i Ålbæk. Der var blevet skiftet leder på plejehjemmene ofte og derfor er det svært at få tingene igennem. Side 10 af 11

11 Domea Boligcenter Hjørring, den 17. marts 2014 Trine Bomholt/Frank Hansen Side 11 af 11