Referat for: Hjørring Nordre og Søndre provstiudvalg. PU møde 9. december Kl. 13:00 Mødested: Hjørring Nordre Provsti

Transkript

1 Referat for: Hjørring Nordre og Søndre provstiudvalg PU møde 9. december Kl. 13:00 Mødested: Hjørring Nordre Provsti Mødepunkt 1 revisionsprotokollater til regnskab 2013 for Hjørring Søndre provsti Sag: revisionsprotokollater regnskab 2013 (1216) Godkendes under henvisning til revisorens bemærkninger revisionprotokollater til regnskab 2013 for Hjørring Søndre provsti revisionsprotokollater oversigt Søndre 2 God kendelse af budget 2015 for PUKassen for Hjørring Søndre Provsti Budgettet godkendt Mairanne Aune udsender bilag med 3 Ansøgning om 5% midler (kr ,-) Sag: Skader på kirkegård efter uvejr (1186) - Tårs Sogn Godkendt. PU anmoder om dokumentation for udgiften i form af fakturaer og lønopgørelser. Ansøgning om 5% midler (kr ,-) 27/ : Tårs MR ansøger om midler til ekstraudgifterne i forbindelse m. udbedring af skader på gravsteder (ca. 300 stk.) Notat vedr. ansøgning af 5% midler 28/ : Tårs MR ansøger om ekstrabevlling i forbindelse med udbedring af skadede gravesteder. PU formand påpeger, at der skal sendes regninger ud til de gravstedsejere, der ikke har legater, hvis de ønsker kirkegårdspersonalet skal udbedre skader på deres gravsted. LES erklærer sig enig i dette. Regnen, fortsat Jørgen Sonne påpeger, at en del sammenstyrninger af gravppladser skylde ældre begravelser, hvilket rejser spørgsmål ved det rimelige i, om nuværende ejere hæfter for udgiften. Referat, Side: 1

2 Mødepunkt Skader på kirkegårde Diverse tilbagemeldinger fra kirkegårde epostudveksling vedr. dækning af skader på kirkegårdene i forbindelse med regnskyl 4 Stiftet godkender indvendig istandsættelse (1304/14) Sag: Sct. Olai - indvendig renovering af kirke (996) - Sankt Olai Sogn PU godkender, at projektet kan igangsættes for så vidt som det kan finansieres inden for den planlagte ramme. Stiftet godkender indvendig istandsættelse (1304/14) Stiftet godkender istandsættelsen af Sct. Olai kirke under henvisning til de krav, som de indhentede konsulentudtalelser rummer. Udgiften på kr., ,- finansieres lokalt. 5 Omlægning af frie midler til anlægsmidler. Sag: SCT. HANS MENINGHEDSRÅD - Omlægning af frie midler til anlægsmidler. (1214) - Sankt Hans Sogn Godkendt Omlægning af frie midler til anlægsmidler. Menighedsrådet ønsker af henlægge kr ,- af de frie midler til nyt varmeanlæg i kirken 6 Overblik over uforudsete udgifter i 2014 Sag: Opgørelse over uforudsete udgifter, samt finansiering af disse (1190) - Bistrup Sogn Overblik over uforudsete udgifter i / : Bistrupkirken fremsender oversigt over uforudsete udgifter og deres planlagte finansiering af disse. 5% ansøgninger, samt bilag vedr. de forskellige underpunkter af hoveddokumentet er journaliseret under flg.sagsnumre: Bilag 1, medhjælp konfirmandundervisning - sag nr. xxxx (5% midler) Bilag 2, opnomering af sognemedhjælper i tid - sag nr. 862 Bilag 4, ekstra udgifter til nedrivning af anneks - sag nr. 875 (5% midler) Bilag 5, ekstra udgifter i forbindelse med ansættelse af ny præst - sag nr Bilag 6, ekstra udgifter i forbindelse med sygemeldt kirketjener - sag nr PU godkender en ekstrabevilling på kr ,48 til dækning af udgifter i forbindelse med barselsvikariat. På baggrund af orienteringen vedr. underskud på kirketjenerfunktionen tildeles Bistrupkirken en ekstrabevilling yderligere på kr. kr ,- dækning af uforudsete udgifter via de frie Referat, Side: 2

3 Mødepunkt midler Menighedsrådet forventer at kunne dække de uforholdsmæssigt store udgifter i forbindelse med sygdom, samt merudgift ved nedrivning af anneks via de frie midler Refusion af udlæg - Bistrupkirken Mod tidligere praksis kan stiftet ikke længere betale udgifter til konfirmandlærer, der afløser præst med barselsorlov. Menighedsrådet har derforfået en uforudset udgift 7 Samarbejdsaftale, stillingsbeskrivelse og økonomi vedr. fælles administrativ leder Sag: Administrativ leder for bysognene (1017) Samarbejdsaftale, stillingsbeskrivelse og økonomi vedr. fælles administrativ leder De tre menighedsråd ansøger om godkende af stilling for fælles adminstrativ leder. PU drøftede konstruktionen indgående og besluttede i første omgang at godkende et forsøg med stillingen på to år. PU ser gerne, at kredsen af sogne udvides. Samarbejde med andre sogne vedr. regnskabsføring skal opsiges med udgangen af et budgetår. 8 Vennebjerg Kirke - Materialeplads Sag: Containerplads på kirkegård (127) - Vennebjerg Sogn Vennebjerg Kirke - Materialeplads Menighedsrådsformand Helmer Møller skriver til Ole Dybro, at projektet nu har været udbudt i licitation, og at det valgte tilbud på kr ,25 ligger på linie med deres estimat. PU kan godkende, at projektet sættes i gang. Der mangler iflg. korrespondancen kr ,-, som i første omgang finan-sieres via den omtalte arv, idet beløbet i anden omgang vil blive tildelt som anlægsbevilling i budget 2016 Han forespørger derefter, hvad de skal gøre i lyset af, at budget 2015 skal godkendes nu. LES svarer på ODY's vegne, at han forventer, projektet er godkendt, og at det alene drejer sig om financieringen. Da MR ikke har budgetteret med noget i 2015 udover de ca. kr ,-, der oprindeligt blev afsat til depotpladser ved Skallerup og Vennebjerg kirker, antager han at MR har tænkt sig at bruge af den hensatte arv. svar Vennebjerg Kirke - Materialeplads Replik fra Helmer Møller, hvori han fastholder, at der er tale om en uforudset udgift svar Vennebjerg Kirke - Materialeplads Menighedsrådsformand Helmer Møller svarer, at menighedsrådet ikke har kunnet budgettere med udgiften før de kendte den, da det efter hans opfattelse ikke er i orden at budgettere ud fra estimater. Han anmoder derfor om, at PU forhøjer budgettet med kr ,-, hvorefter menighedsrådet selv vil finde restbeløbet. Fwd: Vennebjerg Kirkegård Materialeplads Udbudsmateriale Referat, Side: 3

4 Mødepunkt MR fremsender udbudsmaterialet med detailleret projektbeskrivelse, som er endeligt godkendt på MR-møde 26. november Finansieringen er i princippet, selv om MRformanden foretrækker en anden løsning, jfr. tdl. korrespondance. 9 Ansøgning om godkendelse af helhedsplan for Vrå kirkegårds nordlige del Sag: Vrå - Kirkegårdsreguleringsplan NØ hjørne (970) - Vrå Sogn Fremsendes til stiftet med anbefaling Ansøgning om godkendelse af helhedsplan for Vrå kirkegårds nordlige del Vrå MR fremsender reguleringsplan for kirkegårdens nordligeområde, udarbejdet af landskabsarkitekt Hanne Egebjerg, aalborg 10 anmodning om tilladelse til at hæve fra opsparing Sag: Vrå kirke - klokke (953) - Vrå Sogn Godkendt anmodning om tilladelse til at hæve fra opsparing Vrå MR ansøger om generel tilladelse til at bruge de opsparede midler til dækning af udgifter vedr. projektering af ny klokke til automatisering samt at overføre Kr ,- til de frie midler, hvorfra foreløbige arkitektudgifter er finansieret. 11 Furreby Kirke Sag: Erhvervelse af areal til P-plads (1201) - Løkken-Furreby Sogn Godkendes for så vidt som evt. udgifter kan finansieres af frie midler Furreby Kirke Menighedsrådet ønsker godkendelse af erhvervelse af areal til udvidelse af P-pladsen ved Furreby kirke kort vedr. Furreby kirke Kort vedr ændringerne omkring Furreby kirke 12 Ansøgning om ekstra bevilling og orientering om skimmelsvamp Sag: Ansøgning 5% midler (1176) - Sankt Catharinæ Sogn Ansøgning ekstra bevilling og orientering om skimmelsvamp MR genfremsender ansøgning om dækning af udgifter til reraration af klokkespil og tårnur, kr ,-, samt ekstraudgifter på reparation PU godkender ekstrabevilling på kr ,- til dækning af udgift til Lien 2 PU godkender ekstrabevilling til reparation af klokkespil, tårnur og tag på sognegård i alt kr ,62 under hensyn til at de frie midler er brugt til at nedsætte gælden på renovering af kapellet Referat, Side: 4

5 Mødepunkt af tag på sognegård, kr ,62; i alt kr ,62. MR orienterer samtidigt om et udbrud af skimmelsvamp på præsteboligen Lien 2. Udgiften er foreløbig anslået til ca kr ,-, men den kan blive højere, da det kan komme på tale at genhuse familien. 13 gave til træer i Luther haven Sag: gave til træer i Luther-haven (1212) Godkendt gave til træer i Luther haven Under studieturen til Wittenberg besluttede provsternei fællesskab at donere et træ til Lutherhaven som en gave fra Aalborg Stift, samt et beløb som støtte til ubemidlede lutherske kirker fra andre lande, som også gerne vil markere reformationsjubilæet med et træ. 14 Vrå MR - Budget 2015 Sag: Endelige budgetter menighedsråd (1193) Provstisekretæren tjekker samtlige budgetter med henblik på, om de stemmer overens med de udmeldte rammer. Vrå MR - Budget / : Vrå MR sender endeligt budget til godkendelse af PU. Vedhæftede kvartalsrapport er journaliseret i sag nr Studietur for Aalborg stift til Göteborg fre. 20. marts - man. 23. marts 2015 Sag: Studietur til Göteborg (1213) PU godkender at udgiften for to repræsentanter kan afholdes. Studietur for Aalborg stift til Göteborg fre. 20. marts - man. 23. marts 2015 Det mellemkirkelige stiftsudvalg opfordrer hvert provsti til at sende to repræsentanter til Göteborg i mart varsling vedr. løn På lukket dagsorden 17 varsling vedr. løn På lukket dagsorden 18 stiftets påtegning vedr. regnskab 2013 Sag: Hjørring Søndre Årsregnsskabet 2013 (1209) Referat, Side: 5

6 Mødepunkt stiftets påtegning vedr. regnskab Ansættelse af provstisekretær Ansættelse af provstisekretær Sag: Hjørring Søndre Pr. 1/ ansættes Birgit Nedergaard, Jerslev, som provstisekretær 20 timer pr. uge. Referat, Side: 6

7 Orientering kvartalsrapport 2014 Sct. Olai Sag: Kvartalsrapporter MR 2014 (1066) 3. kvartalsrapport 2014 Sct. Olai Kvartalsrapport 3. kvartal - Vrå MR 23/ : Vrå MR sender kvartalsrapport for 3. kvartal. Vedlagte budget er journaliseret i sag nr Bistrupkirken, kvartalsrapport 1. januar 2014 til 30. september Sankt Olai kirke - indvendig istandsættelse Sag: Sct. Olai - indvendig renovering af kirke (996) - Sankt Olai Sogn Sankt Olai kirke - indvendig istandsættelse Honorar til orgelkonsulenten 22 VS: Sankt Hans sogn, Hjørring Sag: P-plads Sankt Hans sogn, Hjørring (1200) - Sankt Hans Sogn VS: Sankt Hans sogn, Hjørring Sct. Hans sogn ønsker at renovere og udvide kirkens P-plads i 2015 og forespørger dels om tilladelser, dels om gode, billige entreprenører. Ole Dybro henviser til Teknisk Forvaltning i Hjørring kommune, men afviser at anvide entreprenører. 23 Synsrapport fra Provst ODY Sag: Indflytningssyn Bistrup præstegård (1192) - Bistrup Sogn Synsrapport fra Provst ODY 24 Bistrup menighedsråds konstituering Sag: Konsituering 2014 (1215) Bistrup menighedsråds konstituering 25 udbetaling af bevilgede 5% midler Sag: Vrå - Kirkegårdsreguleringsplan NØ hjørne (970) - Vrå Sogn Referat, Side: 7

8 Orientering hjørne (970) - Vrå Sogn udbetaling af bevilgede 5% midler Vrå MR anmoder om udbetaling af tildelt ekstrabevilling til dækning af arkitektudgifter vedr. regulering af kirkegården 26 Til Kirkeministeriet - stillingen skal genopslåes - Vrå-Em Pastorat i Aalborg stift Sag: Præsteskifte 2014 (1085) - Vrå Sogn Til Kirkeministeriet - stillingen skal genopslåes - Vrå-Em Pastorat i Aalborg stift Biskoppen anmoder kirkeministeriet om genopslag af stillingen i Vrå-Em 27 Begravelse af foster Sag: Takster for begravelse af aborter og dødfødte (1210) Begravelse af foster på Lyngby kirkegård På forespørgsel oplyses det, at det er fast praksis i Hjørring-provstierne, at taksten for begrvalese af aborter og dødfødte er kr Nyt tag på klokketårn ved Børglum klosterkirke Sag: Nyt tag på klokketårn ved Børglum klosterkirke (1205) - Børglum Sogn Nyt tag på klokketårn ved Børglum klosterkirke MR fremsender to tilbud/overslag vedr. renovering af klokketårnets tag med henblik på, at Ole Dybro skal vurdere det sammen med Per Pedersen, provstiets bygningskyndige Klanghuset Børglum kloster kirkeg ODY anser en udskiftning af rådangrebet træ for forsvarlig, idet en totaludskiftning af Klanghusets hat formentlig vil beløbe sig til mindt kr ,- 29 MR fremsender materiale til arkitekten Sag: Taget over koret i Sejlstrup kirke (829) - Sejlstrup Sogn MR fremsender materiale til arkitekten MR fremsender myndighedernes respons til arkitektfirmaet. 30 Vindmøllepark mellem Sejlstrup og Børglum Sag: Vindmøllepark mellem Sejlstrup og Referat, Side: 8

9 Orientering Sag: Vindmøllepark mellem Sejlstrup og Børglum (1202) Vindmøllepark mellem Sejlstrup og Børglum Der er 3 vindmølleprojekter, som vedr. flere sogne. Der afholdes et foroffentlighedsmøde i Børglum forsamlingshus 31 Evaluering af Løkken fællespastorat Sag: Løkken Fællespastorat (1206) SV: Evaluering af Løkken fællespastorat Indkaldelse til møde med biskoppen og menighedsrådene i Løkken fællespastorat utraditionel løsning 32 Repr møde oktober ref Sag: Info-tjenesten bilag (808) Repr møde oktober ref Referat af bestyrelsesmøde 28/ Referat fra stiftsrådets møde 20. oktober 2014 Sag: Referat fra stiftsrådets møde (1198) Referat fra stiftsrådets møde 20. oktober Vedr. vindmøller Sag: Vindmøllepark mellem Sejlstrup og Børglum (1202) Vedr. vindmøller Tage Carlsen deltager også i mødet 35 Jelstrup menighedsråd Sag: Jelstrup - Nyt Menighedsråd (1172) - Jelstrup Sogn VS: Jelstrup menighedsråd Det nye MR i Jelstrup har konstitueret sig. 36 afskeddsansøgning Lars-Erich Stephansen På lukket dagsorden Referat, Side: 9

10 Orientering 37 udflytningssyn Vrå præstegård Sag: Vrå præstegård udflytningssyn (1197) - Vrå Sogn udflytningssyn Vrå præstegård 38 Betaling - hækklipning Sag: Betaling - hækklipning (1217) - Vejby Sogn Betaling - hækklipning Gert Frederiksen besvarer forspørgsel fra MR vedr. hækklipning i forbindelse med forlængelse af gravstedsaftale Referat, Side: 10

11 Underskrifter vedr. møde d Gert Nørgaard Frederiksen Henrik Lund Jens Peter Skjølstrup Madsen Lars-Erich Stephansen Line Skovgaard Pedersen Lisbeth Grubb Waaentz Mogens Sørensen Ole Dybro Per Harfeld Petersen Referat, Side: 11