for institutionsmedarbejdere på ungdomsuddannelser og 10.klasse

Transkript

1 Modtagelse af ansøgninger for institutionsmedarbejdere på ungdomsuddannelser og 10.klasse 1.0 Modtagerrollen i Administrationsmodulet Forudsætningen for at du kan se og hente ansøgninger i Institutionsmodulet er, at du er oprettet som Modtager i Administrationsmodulet. Det er institutionens administrator for Optagelse.dk, der kan sørge for at du som institutionsmedarbejder får tildelt rollen Modtager. I brugervejledningen til Administrationsmodulet afsnit 2.3 er det beskrevet, hvordan en medarbejder oprettes som Modtager. Se figur 1 der viser redigeringssiden i Administrationsmodulet. Bemærk: Det er vigtigt, at administrator er opmærksom på, at medarbejderne har fået tildelt modtagerrollen til de rigtige institutioner. I de tilfælde hvor der sorterer flere institutioner under den samme moder - institution, skal administratoren vælge rollen Modtager specifikt til en datter -institution, ved at folde institutionslisten ud. Omvendt er det vigtigt at fjerne flueben fra de institutioner medarbejderen ikke skal have modtagerrettigheder på. Figur 1 Tildeling af Modtagerrollen i Administrationsmodulet 1

2 2.0 Modtagelse af ansøgninger i Institutionsmodulet For at modtage ansøgninger, skal du bruge skærmbilledet til modtagelse af ansøgninger. Som institutionsmedarbejder kommer du ind i skærmbilledet ved først at vælge den institution du vil hente ansøgninger til og derefter klikke på knappen Ansøgninger på forsiden til Institutionsmodulet. Se Figur 2. Figur 2 Institutionsmodulets forside Du får nu vist fanebladet Eksisterende med en oversigt over alle de ansøgere, der søger ind på den institution, du valgte på forsiden. Se Figur 3. Hvis den valgte institution er en hovedinstitution med afdelinger, vil du se alle ansøgninger på hovedinstitution og afdelinger. Figur 3 Alle ansøgninger til den institution, som medarbejderen har valgt på forsiden, vises her 2

3 Vælg faneblad for de uddannelsestyper, du vil hente ansøgninger til. Hvis du f.eks. vil hente ansøgninger til STX, HTX, HHX, HF eller STK, skal du vælge fanebladet Gymnasiale. Herved får du også vist, hvilken hovedkategori eller fagpakke, ansøgeren har søgt til. Find derefter den institution (afdeling) du vil hente ansøgninger til ved at vælge fra listen under Filtrering Institution. Derefter kan du filtrere på Status. Se figur 4. Figur 4 Sortering efter status Hvis du vil fremsøge en bestemt ansøger, kan du søge på CPR-nummer. Du kan også søge på elever, der har afsendt deres ansøgning inden for en defineret periode: Indtast dato i Fra og Til-feltet. Datoerne henviser til de datoer, skolen har sendt ansøgningen til uddannelsesinstitutionen. Klik på Søg knappen for at få den filtrerede liste frem. 3

4 2.1Eksporter: Ungdomsuddannelserne kan eksportere de valgte ansøgninger til XML format til brug i den videre behandling eventuelt i institutionens elevadministrative system (GAS, EASY og Lectio). Du eksporterer ved at vælge et af fanebladene Erhverv eller Gymnasiale. På skærmbilledet i figur 5 er der valgt Gymnasiale. Herefter markeres de ønskede ansøgninger ved at sætte et flueben til venstre for ansøgerens CPR-nummer. Klik på knappen Eksporter for at eksportere de valgte ansøgninger til en XML fil. Se figur 5. Figur 5 Vælg ansøgere og klik på Eksporter For videregående uddannelse: De videregående uddannelser kan bestille en XML-fil med ansøgningerne ved at udfylde Support formularen. Angiv i formularen at det drejer sig om en KOT-eksport. 2.2 Øvrige muligheder i forbindelse med afhentning Hent som PDF: Du kan printe ansøgninger enkeltvis ved at trykke på print-ikonet ud for den enkelte ansøgning i højre side. Ansøgningen vil blive udskrevet som et pdf-dokument. om status: Her kan du tilmelde dig daglig statusinformation om de ansøgninger, der er sendt til din uddannelsesinstitution. Se figur 6 næste side. Mailadressen henviser til den adresse, du står opgivet med i dine personlige oplysninger i Administrationsmodulet (under Rediger egne oplysninger). Derfor er det vigtigt at din personlige medarbejder adresse står under dine oplysninger i Administrationsmodulet. Udskriv: Her kan du udskrive den viste liste i et udskriftvenligt format. 4

5 Figur 6 om status 5

6 2.2 Statusvisning for ansøgninger Du kan klikke på statusfeltet for at få vist historikken for en ansøgning. Se Figur 7. Figur 7 Klik på statusfeltet ud for en ansøger for at få vist historikken Hvis status er Ikke afhentet, får du vist en historik med de andre medarbejdere, der allerede har hentet ansøgningen. Se figur 8. I det konkrete tilfælde som vist i figur 8, vil status på den samme ansøgning for medarbejderen Carl Culler altså være Afhentet. Figur 8 Historik vises for status Ikke afhentet 6

7 Hvis status er Afhentet, vises en historik som i Figur 9. Der oprettes en linje i historikken ved hver af følgende tre hændelser: 1. Webservicen har hentet oplysninger om ansøgninger over i institutionens administrative system. 2. En bruger har valgt Eksporter fra skærmbilledet for ansøgninger. 3. Hvis brugeren har åbnet ansøgningen som PDF. Ad 1. Systembrugeren macom har hentet ansøgningen via en webservice en række gange. Der findes flere systembrugere. En for hvert administrativt system, der har indgået aftale om afhentning af ansøgninger på institutionernes vegne. Figur 9 Historik for status Afhentet. 7