SkanRead hjælp. SkanRead 1.0. Mikro Værkstedet A/S

Transkript

1 SkanRead hjælp SkanRead 1.0 Mikro Værkstedet A/S

2 SkanRead hjælp: SkanRead 1.0 Mikro Værkstedet A/S Ophavsret 2010 Mikro Værkstedet A/S

3 Indholdsfortegnelse Forord... v 1. Sådan gør du! SkanRead i program-menuen SkanRead i højreklik-menu Kort om SkanRead-dokumenter Dialogbokse i SkanRead Om indskanning Mere om SkanRead til PDF, Word og ren tekst PDF Word Tekst Funktioner i startmenuen og genveje Fakta om SkanRead og CD-ORD Information til producenter af materialer... 21

4

5 Forord SkanRead - et enkelt værktøj til OCR-behandling af tekster SkanRead laver tekstgenkendelse (OCR) og konverterer til tilgængelige formater. SkanRead laver dine tekster om til tilgængelige tekst-formater, så du blandt andet kan bruge teksten sammen med CD-ORDs oplæsning og ordforslag. Med SkanRead kan du hurtigt og nemt indskanne og konvertere til PDF, Word og almindelig tekst. Skan og Åbn som PDF giver nem adgang til at indskanne til en tilgængelig tekst-pdf, der åbnes med det samme. Med Skan og Gem som kan du desuden gemme som PDF, Word og almindelig tekst.. Det er hurtigt at konvertere filer, der ligger på computeren. Åbn som PDF giver nem adgang til at lave billeder og pdf-filer om til en tilgængelig tekst-pdf. SkanRead kan også konvertere billeder og pdf-filer til Word og almindelig tekst. SkanRead har dansk brugerflade og høj brugervenlighed, fordi værktøjet automatisk foretager komplicerede valg af indstillinger.

6

7 Kapitel 1. Sådan gør du! Når du vil indskanne en tekst 1. Læg en tekst i skanneren. 2. Åbn menuen Start Alle programmer Mikrov.dk CD-ORD SkanRead. 3. I SkanRead vælger du Skan og Åbn som PDF eller Skan og Gem som... (fx Word). 4. Teksten skannes og OCR-behandles. 5. Du kan nu få læst dokumentet op på computeren med CD-ORD. Når du vil lave billede/pdf om til en tekst-pdf, Word eller ren tekst 1. Højreklik på en billed-fil/pdf-fil på computeren. 2. I SkanRead vælger du Åbn som PDF eller Gem som (fx Word). 3. Teksten OCR-behandles. 4. Du kan nu få læst dokumentet op på computeren med CD-ORD. - og du kan bruge dokumenterne til meget andet arbejde med teksten på computeren. Åbn som PDF Åbn som PDF er den letteste måde, du hurtigt kan få lavet OCR-behandling og få åbnet en tekst, der kan læses op med CD-ORD. Brug Skan og Åbn som PDF eller højreklik og Åbn som PDF.

8

9 Kapitel 2. SkanRead i program-menuen I programmenuen Start Alle programmer Mikrov.dk CD-ORD findes SkanRead, hvor du kan vælge: Skan og Gem som... Skanner og viser en Gem-dialog, hvor du kan gemme den indskannede tekst som PDF, Word eller Tekstfil. Når din fil er gemt og OCR-behandlet, kan du enten åbne dokumentet ved at dobbeltklikke på filen eller åbne dokumentet fra programmet, det skal bruges i. Skan og Åbn som PDF Skanner og laver en tekst-pdf, der åbnes med det samme. Vælg fil og Gem som... Åbner en dialog, hvor du vælger den billed-fil/pdf-fil, der skal OCR-behandles. Herefter vises en Gem-dialog, hvor du kan gemme filen som PDF, Word eller Tekstfil. I Gem-dialogen vælger du også, hvor filen skal gemmes. Når din fil er gemt og OCR-behandlet, kan du enten åbne dokumentet ved at dobbeltklikke på filen eller åbne dokumentet fra programmet, det skal bruges i. Du kan bruge SkanRead i højreklik-menu til det samme. Det er en hurtigere måde at lave en fil om på. Læs mere under SkanRead i højreklik-menu. Vælg fil og Åbn som PDF Åbner en dialog, hvor du kan vælge den billed-fil/pdf-fil, der skal åbnes som en tekstpdf med det samme. Du kan bruge SkanRead i højreklik-menu til det samme. Det er en hurtigere måde at lave en fil om på. Læs mere under SkanRead i højreklik-menu. Åbn Brugervejledning Åbner brugervejledningen til SkanRead.

10

11 Kapitel 3. SkanRead i højreklik-menu Højreklik på en billed-fil eller en pdf-fil på computeren for at lave filen om til et tilgængeligt tekstformat. Højreklik på en fil for at vælge: Åbn som PDF Laver billed-filen/pdf-filen om til en tekst-pdf, der åbnes med det samme. Gem som xxxxx_skanread.pdf Laver billed-filen/pdf-filen om til en tekst-pdf, der gemmes det samme sted som den fil, du højreklikker på. SkanRead tilføjes til det eksisterende filnavn i pdf-filer. Når din fil er gemt og OCR-behandlet, kan du enten åbne dokumentet ved at dobbeltklikke på filen eller åbne dokumentet fra programmet, det skal bruges i. Gem som... Åbner en Gem-dialog, hvor du kan vælge, hvad din billed-fil/pdf-fil skal gemmes som. Du kan gemme som PDF, Word eller Tekstfil. I Gem-dialogen vælger du også, hvor filen skal gemmes. Når din fil er gemt og OCR-behandlet, kan du enten åbne dokumentet ved at dobbeltklikke på filen eller åbne dokumentet fra programmet, det skal bruges i. Åbn Brugervejledning Åbner brugervejledningen til SkanRead.

12

13 Kapitel 4. Kort om SkanRead-dokumenter De dokumenter, SkanRead laver, er almindelige tekstformater, man bruger på computeren. Når en tekst én gang er OCR-behandlet med SkanRead og gemt, kan den bruges igen og igen. Gem de tekster, du har behandlet med SkanRead, så de er nemme at finde igen. Lav fx en mappe til "Mine tekster" eller gem dokumenterne der, hvor de naturligt hører til. Når et dokument er gemt på computeren, åbner du det med dobbeltklik eller fra det program, du skal bruge dokumentet i. PDF Pdf-dokumenter åbnes i Adobe Reader. Når et dokument er åbnet, er det klar til oplæsning med CD-ORD. Et pdf-dokument åbnes som standard i Adobe Reader, både når det åbnes automatisk med SkanRead, og når du dobbeltklikker på en pdf-fil. Adobe Reader er et gratis program, der som regel ligger på computeren. Alternativt kan det hentes på nettet. Word-dokumenter Et Word-dokument åbnes i dit standard Word-program, når du dobbeltklikker på en Wordfil. Når et dokument er åbnet, er det klar til brug med oplæsning og ordforslag i CD-ORD. Tekst En tekstfil åbnes som standard i Notesblok, når du dobbeltklikker på filen. Notesblok er et gratis program, der ligger på computeren som standard. Når et dokument er åbnet, er det klar til brug med oplæsning og ordforslag i CD-ORD. Tekstgekendelse Denne første version af SkanRead giver en særlig god genkendelse af danske tekster. Programmet kan også benyttes til at OCR-behandle engelske tekster, men ikke tekster fra sprog med mere specielle tegn. Flere sprog bliver understøttet i næste version af programmet.

14

15 Kapitel 5. Dialogbokse i SkanRead SkanRead OCR-behandler Når SkanRead OCR-behandler din tekst, vises den dialog, hvor du kan se, SkanRead er i gang med at behandle din tekst. PDF - Gem og Åbn eller Åbn Åbn som PDF. Når du bruger SkanReads automatiske funktioner til at åbne en PDF med det samme, vises en dialogboks undervejs. Vælg Gem og Åbn PDF for at gemme filen, hvorefter pdf-dokumentet åbnes automatisk. Vælg Åbn PDF for at åbne pdf-dokumentet uden at gemme det. Gem som... I SkanRead bruger du ofte Gem som for at gemme dine dokumenter. Gem dine dokumenter et sted, hvor du nemt kan finde dem igen. Lav fx din egen mappe til Mine tekster. I Gem-dialogen har du mulighed for at gemme som PDF, Word og Tekstfil.

16 10 Dialogbokse i SkanRead Vælg fil Når du bruger Vælg fil og Gem som, skal du først vælge den fil, du vil OCR-handle og gemme. Herefter vises Gem-dialogen, så du kan gemme filen og vælge, hvad den skal gemmes som. Vælg fil Navigér til den mappe, hvor filen ligger. Vælg den billed-fil eller pdf-fil, der skal OCR-behandles og vælg knappen Åbn. Som standard er det PDF, der er valgt som filtype, så du kan se og vælge pdfdokumenter. Du kan også vælge billed-filer i mange forskellige formater, fx. tiff, bmp, jpg mv. Under Filtype vælger du formatet på den fil, du vil åbne. Avanceret Du kan åbne flere filer for at samle dem i én fil. Vælg de filer, der skal samles til én fil og vælg Åbn. Du har denne mulighed med Vælg fil... i program-menuen, men ikke i højreklikmenuen.

17 Kapitel 6. Om indskanning For at bruge SkanRead, når du indskanner tekster, skal din skanner være installeret og tilsluttet til computeren. SkanRead finder automatisk din skanner, når du vælger skan-funktionerne i SkanRead. Der vises en dialogboks, hvor du vælger knappen Skan for at starte indskanningen. Som standard skannes der ind i gråtoner og 300 DPI. Du kan ændre det under Dokumenttype og Opløsning, hvis du ønsker en anden indstilling. Vælg skanner Vælg skanner Her vælger du skanner. Hvis der er flere skannere tilsluttet din computer, kan du se dem i listen. Vælg den skanner, der skal benyttes. Der kan være flere muligheder i listen, selvom du kun har tilsluttet én skanner. Mange skannere giver mulighed for både WIA og TWAIN. Det er to forskellige teknologier, skanneren kan bruge. Så du kan bruge begge dele. Hvis din skanner giver mulighed for WIA, anbefales det at vælge det. Det giver den bedste kvalitet. Dokumenttype Du kan vælge at skanne i sort/hvid, gråtoner eller farver. Opløsning Du kan vælge, hvor høj opløsningen (DPI) skal være, dvs. hvor høj kvalitet, der skal indskannes i. Brug arkføder Slå Brug arkføder til, hvis du bruger en arkføder-skanner. SkanRead skanner automatisk de sider, du har lagt i arkføderen. Hvis du bruger en skanner, hvor du skal lægge ét papir i ad gangen, skal arkføder være slået fra. Du bliver automatisk spurgt, om du vil skanne flere sider.

18 12 Om indskanning Tips til indskanning Sæt dine skannerindstillinger til 300 DPI og skan i gråtoner eller farver, hvis dit materiale indeholder farver. Gråtoner giver den bedste genkendelse af selve teksten. Hvis det er vigtigt at skanne i farver, kan du gøre det. Tekstgenkendelsen vil også være i en udmærket kvalitet her, forudsat at opløsningen ikke sættes til under 300 DPI. Indskanning i faver tager længere tid og fylder mere end materialer, der skannes ind i gråtoner. Hvis din tekst og baggrund udelukkende er sort/hvid, kan du med fordel vælge sort/hvid. Hvis din original-tekst indeholder meget små skrifttyper, kan du sætte opløsningen til 600 DPI for at få en endnu bedre tekstgenkendelse. Benyt standarden 300 DPI og gråtoner, hvis du er i tvivl. Du får det bedste resultat, hvis du sørger for at lægge papiret så lige som muligt i skanneren. Når du bruger flatbedskanner: Læg eventuelt et hvidt stykke papir bagved den side, du indskanner. Der kan være særlige situationer, hvor billeder ikke kommer med over ved indskanning. I de tilfælde kan du være nødt til at sætte skannerindstillingerne til TWAIN og 200 DPI. Det kan løse problemet. Benyt kun metoden i de særlige tilfælde, hvor problemet opstår, og hvor det er afgørende, at billedet kommer med over. Ved 200 DPI bliver tekstgenkendelsen i en lavere kvalitet.

19 Kapitel 7. Mere om SkanRead til PDF, Word og ren tekst SkanRead laver en tro kopi af det originale materiale, når der skannes og konverteres til Word og PDF, så opsætningen i det originale materiale bevares. En side i et Word-dokument og i et pdf-dokument svarer til den samme side i originalmaterialet. Tekstformatet (TXT) laver en ren tekst, hvor billeder og alt andet end selve teksten er sorteret fra. I både PDF, Word og almindelig tekst (TXT) kan du bruge CD-ORDs oplæsning og ordforslag. Med SkanRead kan du yderlige indskanne og få OCR-behandlet bøger til Word og PDF som en tro kopi, hvis bogen består af dobbeltsider og ligger på tværs i skanneren. Billeder vil dog ikke komme med over i PDF og Word-dokumenterne. Der kan også være andre tilfælde, hvor visse billeder bliver sorteret fra. Men de enkelte sider vil stadig have samme opsætning som originalen PDF PDF Billedet viser et pdf-dokument, der er lavet med SkanRead og læses op med CD-ORD i Adobe Reader. PDF giver den fordel, at dokumentet automatisk bliver åbnet med SkanRead. Det er en fordel, hvis du fx vil indskanne et dokument for at få det læst op med CD-ORD med det samme uden at gemme dokumentet, eller hvis du vil gemme dokumentet, efter at det er åbnet. SkanRead åbner automatisk pdf-dokumenterne i Adobe Reader.

20 14 Mere om SkanRead til PDF, Word og ren tekst Brug fx SkanReads funktion Åbn som PDF, når du har en pdf-fil, der er lavet som billede og derfor ikke kan læses op. Så vil SkanRead lave en tekst-pdf, der kan læses op med CD- ORD. PDF er den sikreste måde til at holde opsætningen af det originale materiale fuldstændig fast, fordi man som bruger ikke kan ændre i teksten og flytte rundt på elementer i dokumentet. SkanRead laver som regel en tro kopi bedre i PDF end i Word. Åbn PDF med det samme eller Gem som PDF Hvis du vil skanne eller lave en billed-fil/pdf-fil om til en tekst-pdf, har SkanRead hurtig-funktioner til det. Du kan bruge Skan og Åbn som PDF eller Åbn som PDF. Du kan også bruge Gem som for at gemme som en tekst-pdf uden at åbne pdf'en. I Gem-dialogen vælger du PDF Dokument (*.PDF). Kan man skrive i pdf'en? Pdf-dokumenter bruges primært til tekster, der kun skal læses op. Men hvis du også skal skrive i et pdf-dokument, kan programmet PDF-XChange Viewer benyttes. Det er fx egnet til blandede materialer med tekst og skrivefelter, hvor opsætningen ikke må ændres. Programmet kan hentes gratis på nettet. PDF-XChange Viewer indeholder tekstbokse og skrivemaskine til at skrive direkte i pdf'en. Der kan også benyttes noter og bogmærker m.m. Billedet viser et pdf-dokument åbnet i PDF-XChange Viewer. Værktøjet Skrivemaskine et slået til for at skrive. CD-ORDs ordliste benyttes til at give ordforslag. Med ikonet i den røde cirkel åbnes Adobe Reader. CD-ORDs ordforslag og oplæsning under skrivning kan benyttes. Brug CD-ORDs oplæsning med udklipsholder til oplæsning af teksten. Det er hurtigt skifte over til Adobe Reader, hvor du kan bruge oplæsning med highlight.

21 Word Word Word Billedet viser et Word-dokument, der er lavet med SkanRead og læses op med CD-ORD i Word Ved at gemme teksten som et Word-dokument kan teksten redigeres, og du kan bruge CD- ORDs oplæsning og ordforslag. Word er en fordel, hvis man selv i større omfang skal skrive tekst, viderebearbejde tekst eller på anden måde redigere i et dokument. I Word kan der laves korrektur af teksten, hvis det er nødvendigt. Gem som Word Hvis du vil skanne eller lave en billed-fil/pdf-fil om til et Word-dokument, kan du bruge Skan og Gem som eller Gem som... I Gem-dialogen vælger du enten Word RTF Dokument (*.RTF) eller Word Dokument (*.DOC). Du kan bruge begge formater i forskellige versioner af Word, også hvis det fx er Word 2007, du bruger. Når du dobbeltklikker på den gemte fil, bliver den åbnet, hvad enten det er fx Word 2003 eller Word 2007, du bruger.

22 Tekst Mere om SkanRead til PDF, Word og ren tekst Tekst Billedet viser et tekst-dokument, der er lavet med SkanRead og læses op med CD-ORD i Notesblok. Hvis det ikke er afgørende at kunne vise en tro kopi af originalmaterialet, har ren tekst mange fordele. Teksten kan bruges i mange programmer. Det er også hurtigt at skanne eller konvertere til en ren tekst, fordi den fylder meget lidt. CD-ORDs oplæsning og ordforslag kan bruges til ren tekst i blandt andet Notesblok. Ønsker du fx en hurtig indskanning, hvor kun selve teksten er væsentlig at få læst op, kan du gemme din tekst som en tekstfil. Hvis du dobbeltklikker på den gemte tekstfil, åbnes den som standard i Notesblok, hvor du kan få den læst op med CD-ORD. Men du kan også åbne teksten i mange andre tekstbehandlingsprogrammer både Word, WordPad, OpenOffice Writer og mange flere, ligesom det er nemt at kopiere teksten over i andre programmer. Du kan kopiere og klippe i teksten til brug for andre formål. Skal teksten bruges i andre sammenhænge, fx som tekst i et andet program eller til at lave ordbøger i CD-ORD mv., er ren tekst det, du skal vælge. Gem som ren tekst Hvis du vil skanne eller lave en billed-fil/pdf-fil om til ren tekst, kan du bruge Skan og Gem som eller Gem som. I Gem-dialogen vælger du Tekstfil (*.TXT).

23 Kapitel 8. Funktioner i startmenuen og genveje Du kan lægge funktionerne i startmenuen direkte ud i menuen Start, så du har hurtigere adgang til dem. I eksemplet på billedet er de to funktioner til indskanning lagt ud i menuen. Du kan altså lægge de funktioner i startmenuen, du bruger mest. Højreklik på en funktion under Start Alle programmer Mikrov.dk CD-ORD SkanRead. Vælg Fastgør til menuen Start. Du kan også lægge funktionerne i programmenuen ud som genveje, fx på dit skrivebord. Højreklik på den funktion, du vil lave en genvej til, vælg Opret genvej og træk genvejen ud på skrivebordet. Dine muligheder er dog afhængig af, hvilke rettigheder du har på computeren.

24

25 Kapitel 9. Fakta om SkanRead og CD-ORD SkanRead følger med CD-ORD 7. Hvis du ikke allerede har SkanRead, kan du downloade programmet på SkanRead fungerer sammen med CD-ORD fra og med version SkanRead kræver, at minimum CD-ORD 7 er installeret. For at bruge CD-ORDs oplæsning med highlight, når du skal have pdf-dokumenter læst op, skal du bruge minimum Adobe Reader 8.0. Adobe Reader ligger som regel på computeren. Alternativt kan programmet hentes gratis på nettet. Adobe Reader som standard til at åbne pdf-dokumenter Hvis det ikke er Adobe Reader, der automatisk åbner et pdf-dokument, når du dobbeltklikker på det, kan du selv indstille det. 1. Højreklik på en hvilken som helst pdf-fil på computeren. 2. I menuen vælger du Egenskaber. 3. Under punktet Åbnes med: vælger du knappen Skift. 4. Nu vises en liste over programmer. Her vælger du den version af Adobe Reader, du kan se i listen.

26

27 Kapitel 10. Information til producenter af materialer SkanReads PDF SkanReads tekst-pdf giver den mest tilgængelige og læsbare tekst samtidig med, at opsætningen fra originalmaterialet bevares. Dokumentet bliver automatisk kodet for at give den bedste tilgængelighed for oplæsning af teksten, og man er fri for at skulle tage stilling til den komplicerede dialogboks, der fremkommer i Adobe Reader, når et dokument ikke er kodet. Hvem kan bruge SkanRead? SkanReads automatiske funktioner giver bestemte opsætninger for PDF, Word og tekst, der gør det nemt for elever, lærere og andre at lave tilgængelige materialer, selvom man ikke har stort kendskab til produktion af tilgængelige materialer og OCR-behandling. Med de enkle funktioner i SkanRead kan man hurtigt selv behandle tekster ved at indskanne direkte til en PDF eller konvertere en billed-fil/pdf-fil på computeren til en tekst-pdf. Det er også muligt at skanne og konvertere til et Word-dokument eller som ren tekst. SkanRead er i høj grad også for producenter af tilgængelige materialer. SkanRead kan fx med fordel bruges, når skolerne skanner ind på administrative kopi-skannere, hvor der kan skannes ind som billede (oftest TIFF-format) eller billed-pdf. Herefter kan dokumenterne behandles med SkanRead, så eleven får en tilgængelig tekst-pdf, et Word-dokument eller en ren tekst. Er det en pdf-fil, man vil lave, kan det anbefales at skanne ind som TIFF-filer. Derefter benyttes SkanRead til at konvertere TIFF-filen til en tekst-pdf. Producenter, der skal benytte avancerede indstillinger eller ønsker særlige opsætninger for materialet, kan supplere med en version af fx FineReader Pro og Adobe Acrobat. Det kan være i skolens mediecenter, i de pædagogiske mediecentre o.lign., hvor man kan håndtere de avancerede tilpasninger. Fx kræver meget komplekse materialer med en blanding af tekst, billeder og figurer, tekst i billeder, tekst på skrå og tekstfelter mv. ofte tilretning i avancerede programmer. Det anbefales at læse pdf-vejledningen for producenter, der ligger på under CD-ORD i menuen Vejledninger. Åbn som PDF - hvad egner SkanReads konvertering til PDF sig til? Billed-filer og billed-pdf'er, der ikke kan læses op, kan hurtigt og enkelt konverteres til en tekst-pdf med funktionen Åbn som PDF. Alle pdf-dokumenter, der ikke er låst af producenten, kan konverteres med SkanRead. Funktionen er særlig egnet i pdf er, hvor billede vises over tekst. Teksten i denne type pdf-dokumenter kan læses op, men den bagvedliggende tekstgenkendelse kan have en kvalitet, der ikke er god, og selve teksten kan fremstå utydelig. Pdf'en kan konverteres til en tekst-pdf med en bedre tekstgenkendelse med funktionen Åbn som PDF. Ønskes teksten fastholdt som billede over tekst, skal man ikke konvertere pdf'en.

28