Referat. Møde i Koordinationsgruppen. Møde den 30. marts, kl i Slots- og Kulturstyrelsen.

Transkript

1 Referat 19. april 2016 DDB sekretariatet Møde i Koordinationsgruppen Møde den 30. marts, kl i Slots- og Kulturstyrelsen. Deltagere: Bente Nielsen (Guldborgsund), Helle Kolind Mikkelsen (KL), Jakob Heide Petersen (København), Jytte Bræmer (Fredericia), Nicolai Dupont Heidemann (Sønderborg), Tine Vind (SLKS), Vibeke Steen (Gribskov), Glenn Leervad-Bjørn (DDB), Sofie Federspiel (DDB). Afbud: Erik Barfoed (Lejre), Niels-Henrik Gylstorff (AAU). Ifm. punkt 8 deltog Nikolaj Malkov (KL), Kit Roesen (KL) samt Erik Bachmann (DDB) og Anton Helms (Odense). Ifm. punkt 9 deltog Anton Helms (Odense), Preben Aagaard Nielsen (SLKS; stedfortræder for Leif Andresen, som måtte melde afbud), Maiken Maigaard (DDB) samt Nikolaj Malkov (KL). Ifm. punkt 10 deltog Thomas Angermann (Gentofte), Janette Flatman (Rudersdal) samt Dorte Birkegaard Thuesen (DDB). 1. Velkommen Formanden bød velkommen til mødet. 2. Godkendelse af dagsordenen Koordinationsgruppen ønskede i fællesskab at forberede de tre dagsordenspunkter, som indeholdt oplæg fra eksterne, ligesom de ønskede efterfølgende at evaluere oplæggene. Dagsordenen så derefter således ud: 3. Orientering fra medlemmerne om DDB-relevante emner 4. Status fra sekretariatet 5. Orientering om DDB CMS 6. Planlægning af DDB s strategidag 7. Fælles forberedelse af dagsordenspunkt 8, 9, 10 (nyt punkt) 8. Brugerportalsinitiativet (tidligere punkt 7) 9. Pejlemærker for udviklingen af bibliotekernes IT-infrastruktur (tidligere punkt 8) 10. Dialog med Faggruppen for Indkøb (tidligere punkt 9) 11. Evaluering af drøftelser under dagsordenspunkt 8, 9 og 10 (nyt punkt) H.C. Andersens Boulevard 2 DK-1553 København V ddb@slks.dk

2 12. Emner til de næste møder 13. Eventuelt 3. Orientering fra medlemmerne om DDB-relevante emner København orienterede om generalforsamlingen i ereolen, herunder kommende satsninger for ereolen, ændringer i support samt en positiv modtagelse af oplæg til social mediestrategi (projekt støttet af DDB). Dette affødte en drøftelse af balancen mellem at fremme ereolen/det nationale og at fremme det lokale bibliotek. KL orienterede om et kommende temanummer i Danske Kommuner om bibliotekerne, hvor også bibliotekernes økonomi i forbindelse med de digitale ressourcer bliver omtalt. Formanden samt Guldborgsund roste dialogmøderne i DDB, som er blevet afholdt tre steder i landet i marts måned. Sekretariatschefen orienterede i forlængelse heraf om sekretariatets udbytte af møderne og evalueringerne af samme. Formanden opfordrede sekretariatet til at udsende en nyhed om dialogmødernes forløb, udbytte og indhold. Sekretariatschefen orienterede om, at Koordinationsgruppen på det næstkommende møde vil blive bedt om at give input til et notat vedr. prioritering af sekretariatets fokus det kommende års tid. Notatet skal herefter forelægges styregruppen. Sekretariatschefen orienterede desuden om den forestående evaluering af DDB-samarbejdet. Dette affødte en drøftelse om evalueringens formål og udbytte. 4. Status fra sekretariatet Sekretariatschefen orienterede om nyt fra sekretariatet, herunder status på projektporteføljen, udvikling af ERMS og udvikling af infrastrukturen. Han gjorde desuden opmærksom på, at DDB har en fælles stand med de driftsstøttede nettjenester og ereolen på DB s årsmøde d april, ligesom han orienterede om, at den aktuelle, 1-årige indstationering af lokale medarbejdere i DDB-sekretariatet snart ophører. Koordinationsgruppen opfordrede i den forbindelse sekretariatet til at udarbejde et nyt kald vedr. indstationering af medarbejdere i DDBsekretariatet. Koordinationsgruppen besluttede at indføre Orientering om infrastrukturens udvikling som fast punkt på dagsordenen. 2

3 Sekretariatet undersøger muligheden for inden for det eksisterende budget at gennemføre et nyt kald vedr. indstationering af lokale medarbejdere i DDB-sekretariatet. 5. Orientering om DDB CMS Sekretariatschefen orienterer om fremdrift i DDB CMS. Dette førte til en nærmere drøftelse af dels hastigheden for løsning af issues i DDB CMS issue tracker og dels implementeringen af et nyt design for DDB CMS. Koordinationsgruppen hilste det nye design af DDB CMS velkomment. Gruppen ønskede desuden, at bibliotekerne gøres opmærksomme på den store indsats, der gøres for at prioritere og løse væsentlige issues i DDB CMS issue tracker. Samtidig er det ønsket, at hastigheden, hvormed disse issues løses, øges. Koordinationsgruppen opfordrede i forlængelse heraf sekretariatet til at udsende en nyhed om arbejdet med at reducere antallet af issues i DDB CMS issue tracker, som går rigtig godt samtidig med at der forsat meldes nye issues ind. 6. Planlægning af DDB s strategidag 2016 Formanden for Koordinationsgruppen orienterede om fremdrift i planlægningen af DDB s strategidag. Det affødte drøftelser om operationaliseringen af strategidagens temaer, Bibliotekernes ITinfrastruktur og Ledelse i en digitaliseret kontekst. Koordinationsgruppen godkendte de overordnede linjer for det foreløbige program for DDB s strategidag. Samtidig udbad gruppen sig en række konkrete præciseringer, herunder en samlende overskrift for dagen, nærmere begrebsafklaring samt mere tydelig gruppering af forskellen mellem og formålet med behandlingen af de to temaer. Planlægningsgruppen præsenterer med sekretariatets bistand et udkast til endeligt program på Koordinationsgruppens næste møde, d. 11. maj. 7. Fælles forberedelse af dagsordenspunkterne 8, 9 og 10 Som forberedelse til behandling af de enkelte punkter drøftede Koordinationsgruppen forventningerne til dagsordenspunkterne 8, 9 og 10. 3

4 8. Brugerportalsinitiativet Nikolaj Malkov (KL) og Kit Roesen (KL) orienterede Koordinationsgruppen om status på brugerportalsinitiativet og relationer til folkebibliotekerne og DDB. Det førte til en drøftelse af bibliotekernes rolle i initiativet og kommunernes forberedelse af implementeringsprocessen. Koordinationsgruppen ønsker fortløbende at blive holdt orienteret om brugerportalsinitiativets udvikling. 7. Pejlemærker for udviklingen af bibliotekernes IT-infrastrukturen Anton Helms præsenterede Koordinationsgruppen for Faggruppens arbejde med pejlemærker for bibliotekernes IT-infrastruktur. Koordinationsgruppen takkede Faggruppen for oplægget. Herpå fulgte en dialog om de valg, udviklingen af infrastrukturen står overfor og betydningen af de enkelte pejlemærker i den forbindelse. Koordinationsgruppen ønskede, at den videre udvikling af pejlemærkerne i højere grad end i det foreliggende oplæg skal basere sig på en prioritering og diskussion af de vigtigste valg og fravalg, udviklingen af infrastrukturen står overfor. Derfor bad Koordinationsgruppen om, at Faggruppen i relation til det forelagte arbejde giver input til, hvilke dilemmaer og prioriteringer, der er de væsentligste for infrastrukturens udvikling, sådan at koordinationsgruppen kan få mulighed for at drøfte disse spørgsmål, inden pejlemærkerne lægges nærmere fast. Faggruppen for Infrastruktur udarbejder med bistand fra sekretariatet en kort beskrivelse af de 5-7 vigtigste valg og fravalg, udviklingen af bibliotekernes infrastruktur står overfor de næste 3-5 år. Disse præsenteres for koordinationsgruppen på det næstkommende møde, d. 11. maj. 10. Dialog med Faggruppen for Indkøb Thomas Angermann og Janette Flatman fra Faggruppen for Indkøb orienterede Koordinationsgruppen om faggruppens arbejde. Koordinationsgruppen takkede faggruppen for dens arbejde i forbindelse med bl.a. udvikling og udmøntning af DDB s indkøbspolitik. Dernæst drøftede koordinationsgruppen og faggrupperepræsentanterne faggruppens fremadrettede fokus og virke, herunder bl.a. udvikling af overbygningslicenser, øget samarbejde med folkeskolerne samt et tættere samarbejde til DDB s øvrige faggrupper, særligt Faggruppen for Formidling. 4

5 Det blev besluttet, at relationen mellem Faggruppen for Formidling og Faggruppen for Indkøb skal styrkes, sådan at der kan komme mere synergi mellem eksempelvis formidlingsinitiativer og indkøb af digitale ressourcer samt større fokus på prioritering af formidling af gratis digitalt indhold og konsekvenserne heraf. Sekretariatet tager initiativ til at styrke samarbejdet mellem de to faggrupper. 11. Opsamling fra dagsordenspunkt 8, 9 og 10. Koordinationsgruppen drøftede inputtene fra dagsordenspunkt 8, 9 og 10. Koordinationsgruppen finder det værdifuldt at have en tættere dialog med faggrupperne og besluttede derfor at invitere Faggruppen for Formidling til dialog på møde d. 23. august Emner til de næste møder Specifikt til næstkommende møde, d. 11. maj 2016: Behandling af ansøgninger til DDB s driftspulje Behandling af analyse af den tekniske drift af de fire driftsstøttede nettjenester Endeligt program for DDB s strategidag Status på arbejdet med strategiske fokusområder for Releaseplan 2017 Orientering om overgang til nyt katalogformat (RDA) Emner i øvrigt: Formidling af gratis digitalt indhold Status på brugerportalsinitiativet Dialog med Faggruppen for Formidling (punkt til møde d. 23. august) 13. Evt. Formanden orienterede om DDB s deltagelse i det kommende møde om et nyt digitalt tilbud på musikområdet d. 4. april. 5