INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE

Transkript

1 Dato 7. august 2014 INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE Mødet holdes torsdag den 14. august 2014 kl på administrationskontoret, Brendstrupgårdsvej 7 med følgende dagsorden: 1. Organisation kl. 17:00 17:50 og kl. 18:00 18:30 a. Økonomisk orientering 2. kvartal (O) * b. Status på forvaltningsrevisionens mål 1. halvår 2014 (O) * c. Opfølgning på bestyrelsesseminar (B) * d. Opfølgning på repræsentantskabsmøde (B) * e. Ajourføring af forsikringspolitik (B) * f. Styringsdialog 2014 (B) * g. Genhusningspolitik (B) * h. Orientering fra udvalgene (O) 2. Afdelinger kl. 18:30 18:50 og kl. 19:00 19:30 a. Orientering vedrørende afdelingerne (O) * b. Afdelingsmøder 2014 (O) * c. Forslag til fremsættelse i afdelinger uden bestyrelse (B) * i) Fremtidssikringsstrategi for alle afdelinger uden bestyrelse ii) iii) Afdeling Nørreskovvej: Fælles afdelingsbestyrelse Afdeling 45 Torpevænget/Kappelvænget: Køkkenudskiftning samt afvikling af lån i egne midler d. Tilskud dispositionsfond til afdeling 46 Vistoftparken (B) * e. Fordeling af udgifter ved ejendomsfunktionærers afskedigelse og langtidssygdom (B) * f. Revisionsprotokollat vedr. byggeregnskab afdeling 73 Virup Skovvej (B) * 3. Administration kl. 19:30 19:40 a. Orientering fra administrationen (O) * 4. Mødeevaluering kl. 19:40 19:45 5. Kommende møder kl. 19:45 19:50 a. Emner til næste møde, der holdes den 25. september 2014 (B) b. Mødeplan 2014 (B) * c. Uddannelse (O) 6. Eventuelt (O) Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *. Møderne afvikles fast med ti minutters pause efter hver 50 minutters møde.

2 NOTAT TIL PKT 1.a Økonomisk orientering 2. kvartal 2014 DATO 7. august 2014 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Carl Danielsen PROBLEMSTILLING UDGIFTER 1/1-30/ Budget Bestyrelsesvederlag Mødeudgifter Repræsentantskabsmøde Bestyrelsesmøder Kurser og møder bestyrelsen Repræsentation, gaver m.v Diæter og arbejdstab Kørsel bestyrelse Mødeudgifter i alt Personaleudgifter Kontorholdsudgifter Juridisk assistance Forsikringer Telefon+internet Kontorholdsudgifter Tryksager Mindre nyanskaffelser Kopiservice og kopipapir Porto Edb udgifter Bankgebyrer Annoncer

3 UDGIFTER 1/1-30/ Budget 2014 Kontorhusholdning Beboerblad Andre udgifter Kontorholdsudgifter i alt Lokaleudgifter Lokaleleje Ejendomsskat El Varme Alarm Rengøring Vedligeholdelse Mindre nyanskaffelser Fællesudgifter Øvrige driftsudgifter Lokaleudgifter i alt Afskrivning inventar og edb Revision Bruttoadministrationsudgifter Renteudgifter Afdelinger Pengeinstitutter Kreditorer Kurstab obligationer Porteføljegebyr Renter trækningsret Renteudgifter i alt Udamortiseret ydelse disp. fond Udamortiseret ydelse - LBF Pligtmæssige bidrag I alt Ekstraordinære udgifter 0 0 2/4

4 UDGIFTER 1/1-30/ Budget Overskud henlagt arbejdskapitalen 0 0 Udgifter i alt /4

5 INDTÆGTER 1/1-30/ Budget Administrationsbidrag Gebyrer Påkrav leje Ventelistegebyr Antenneregnskab Øvrige Gebyrer i alt Renteindtægter Udlån afdelinger Pengeinstitutter Obligationer Kursgevinster obligationer Udbytte Trækningsret Renter i alt Udamortiseret ydelse disp.fond Udamortiseret ydelse LBF Pligtmæssige bidrag I alt Byggesagshonorar nybyggeri Byggesagshonorar forb. arb Rabatter, bonus m.v Ekstraordinære indtægter 0 0 Indtægter i alt Kurstab og kursgevinster ved udtrækning pr. 1/7 er medtaget. Renter obligationer er periodiseret pr. 1/7. Urealiseret kursgevinst pr. 1/7 udgør kr. Afkast 1. halvår 14: Nordea 2,25 %, Sydbank 2,12 % og Danske Bank 2,42 %. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 4/4

6 NOTAT TIL PKT 1.b Status på forvaltningsrevisionens mål 1. halvår 2014 DATO 7. august 2014 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Jf. konceptet for forvaltningsrevision skal bestyrelsen på mødet i august have en status på målopfyldelsen ift. forvaltningsrevisionen. Det er kun et fåtal af målepunkterne, hvor der faktisk findes en status på nuværende tidspunkt, men nedenfor kommenteres alle punkter uanset status: Målsætning Målepunkt 2013 August 2014 Bemærkning Din fremtidssikrede bolig Nytænkning af beboerdemokratiet Kvalitet af nybyggeri - 0 Ét nybyggeri vurderet efter Byggeskadefondens nye kriterier (afdeling 73 Virup Skovvej). Der kommer ingen målinger i Kundetilfredshed med boligkvalitet ift. husleje Underfinansiering af vedligeholdelsesplaner 2015 Kundetilfredshed med gennemførte råderetssager 3,0 1 - Måling gennemføres i fjerde kvartal Opgørelse foretages efter afdelingsmøder - - Afventer ibrugtagning af nyt kommunikationskoncept i råderetssager, formentlig i slutningen af 3. kvartal Høj deltagelse 52% - Måling gennemføres i fjerde kvartal Beboeres tilfredshed med beboerdemokratiet Beboervalgtes tilfredshed med service fra administrationen - - Måling gennemføres i fjerde kvartal 2,8 - Måling gennemføres i fjerde kvartal 1 Alle tilfredshedsmålinger på skala fra 0 (alle meget utilfredse) til 4 (alle meget tilfredse).

7 Kundetilfredshed med service fra ejendomsfunktionær Kundetilfredshed med service fra administration Kundetilfredshed med information 3,4 - Måling gennemføres i fjerde kvartal 3,1 - Måling gennemføres i fjerde kvartal 3,2 - Måling gennemføres i fjerde kvartal Byens bedste service Kundetilfredshed ved indflytning Kundetilfredshed ved fraflytning 3,2 3,3 Konstant høj tilfredshed 3,2 3,2 Konstant høj tilfredshed Hurtig genudlejning 73% 61% Som bestyrelsen tidligere er orienteret om, er fokus i højere grad på fyldestgørende information end på hurtige tilbud fx bruges ofte lidt længere tid på at sikre, at den korrekte istandsættelsesperiode og dermed indflytningsdato kendes, inden boligen sendes i tilbud. Hurtig ekspedition af flytteopgørelser 70% 59% Nedgangen skyldes i vid udstrækning en periode med mindre bemanding i teknisk sekretariat samt barselsorlov i Økonomi. Attraktiv arbejdsplads Medarbejdertilfredshed 3,6 - Måling gennemføres i fjerde kvartal Sygefravær 7,1 7,5 Sygefravær nedbragt gennem løbende fokus. Score for God ledelse 3,3 - Måling gennemføres i fjerde kvartal INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 2/2

8 Nuværende placering NOTAT TIL PKT 1.c Opsamling på bestyrelsesseminar juni 2014 DATO 7. august 2014 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Basis Vækst Forretningsudvikling Hvordan skaber bestyrelsen værdi ift. strategien? Bestyrelsen skaber værdi ved at: a) Sætte klare mål og rammer for direktionen b) Se, opsamle, analysere, løfte op og medbringe input fra beboerne til bestyrelsens strategi c) Se og opsamle input og inspiration udefra til angivelse af organisationens retning d) Følge op på mål og aktiviteter e) Sikre at lovgivning, økonomi m.m. overholdes f) Sætte virksomhedskodeks (organisationens leveregler for sociale forhold, etik, miljø/energi) g) Sætte rigtig daglig ledelse og give konstruktivt modspil, der skaber dynamik h) Reflektere løbende over og udvikle bestyrelsens egen værdiskabelse Det indstilles, at værdiskabelsen implementeres ved at: a) sikre klare mål og rammer, når bestyrelsen træffer beslutninger samt at drøfte målsætningen forfor udviklingssamtalen med direktøren sidst på året b) samle input fra diverse undersøgelser samt beboerpanel og gennem dialog med beboere fx på kurser, afdelingsmøder osv. c) så vidt muligt deltage aktivt i andre relevante sammenhænge udenfor Boligkontoret Århus og uden for almene boligorganisationer d) sikre at der ved hver beslutning om et mål eller en aktivitet besluttes en form og et tidspunkt for opfølgning på dette

9 e) følge op på budgetter og sikre den besluttede efteruddannelse indenfor økonomi og lovgivning f) formulere et virksomhedskodeks på et bestyrelsesmøde ultimo 2014 til brug herfor nedsættes en lille arbejdsgruppe blandt bestyrelsens medlemmer g) være opmærksom på at give den daglige ledelse kvalificeret modspil og i øvrigt evaluere på samarbejdet og ledelsens resultater med passende mellemrum, jf. pkt. a) h) drøfte og evaluere værdiskabelsen hvert år i april måned samt efter behov, herunder at inddrage værdiskabelsen i evalueringen på det enkelte bestyrelsesmøde Arbejdsgrundlag Bestyrelsen vil i denne periode arbejde for: a) At alle bestyrelsesmedlemmer skal kende og have ejerskab til strategi og mål b) Klare rammer for bestyrelsens møder c) Bevidsthed om og refleksion over kompetenceniveau, arbejdsgrundlag og værdiskabelse d) Ledelseskommunikation og dialog e) At sikre at alle (forskellige) perspektiver kommer i spil f) At blive et stærkere hold g) Opfølgning på strategiske aktiviteter, retning og økonomi Det indstilles, at arbejdsgrundlaget implementeres ved at: a) have fokus på strategi og mål særligt op til diskussionen af strategirevision 2015 b) revidere forretningsorden for bestyrelsen som anført i særskilt bilag c) inddrage arbejdsgrundlaget i evalueringen på det enkelte bestyrelsesmøde d) prioritere dialogen med og informationen til afdelingsbestyrelser og udvalg e) have fokus på mødeledelsen f) anerkende hinandens styrker og bruge disse aktivt g) sikre at der ved hver beslutning om et mål eller en aktivitet besluttes en form og et tidspunkt for opfølgning på dette 2/3

10 Programpunktet fredag om bestyrelsens værdiskabelse? Programpunktet lørdag om bestyrelsens arbejdsgrundlag? Programpunktet lørdag om bestyrelsens arbejdsformer? De konkrete produkter og konklusioner fra seminaret? Carsten Stenrøjls faglige oplæg? Carsten Stenrøjls procesledelse? Kursusstedet? Forplejningen? Bestyrelsesseminarets anvendelighed ift. bestyrelsesarbejdet? Bestyrelsesseminaret alt i alt? Evaluering af bestyrelsesseminaret Bestyrelsens medlemmer har udfyldt et elektronisk evalueringsskema som grundlag for den mundtlige evaluering på bestyrelsesmødet. Ved ikke Meget tilfreds Tilfreds Utilfreds Meget utilfreds INDSTILLING Det indstilles: at bestyrelsen bekræfter sine prioriteringer fra seminaret at forretningsorden, årshjul mv. justeres i henhold til seminarets konklusioner (se særskilte bilag herom) at bestyrelsen tilslutter sig principperne formuleret på seminaret omkring samarbejde, dvs. o respektere mødetid, være nærværende og være forberedt o udvise loyalitet ift. beslutninger, møder, bestyrelsens medlemmer samt direktionen o afvikle møderne i en god tone at forretningsudvalget bemyndiges til at foretage en skarpere prioritering af, hvad der skal på dagsordenen (qua arbejdsgrundlag og værdiskabelse) at bestyrelsen i øvrigt foretager en mundtlig evaluering af seminaret og træffer klare konklusioner mhbp. fremtidige seminarer 3/3

11 Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Kap. 1: Indledning 1 Generelt Forretningsordenen er et uddybende supplement til vedtægterne og virker i praksis som en vejledning, der beskriver, hvorledes bestyrelsens arbejde bør organiseres. Stk. 2. Bestyrelsen fastlægger selv sin forretningsorden, der til enhver tid kan ændres, jf. 18. Forretningsordenen udarbejdes og vedtages af bestyrelsen og kræver ikke øvrig godendelse for at være gældende. Kap. 2: Organisationsbestyrelsens beføjelser 2 Ansvar Bestyrelsen forestår den overordnede ledelse af Boligkontoret Århus og er ansvarlig for driften, herunder udlejning, budgetlægning, lejefastsættelse og administration. Den udøver de beføjelser og varetager de pligter, der tillægges boligorganisationen og bestyrelsen i henhold til lov om almene boliger m.v. med tilhørende bekendtgørelser samt vedtægterne. Stk. 2. Bestyrelsen bestemmer den nærmere fordeling af opgaverne mellem bestyrelse og direktør og fastsætter direktørens stillingsbeskrivelse. Stk. 3. Bestyrelsen vurderer med passende mellemrum, om Boligkontoret Århus daglige administration og drift sker i overensstemmelse med de gældende målsætninger, herunder at ønskværdige resultater nås, samt at sikre kvalitet og effektivitet i service og forvaltning. Stk. 4. Bestyrelsen fører tilsyn med direktørens ledelse af Boligkontoret Århus virksomhed og påser, at den udøves på forsvarlig måde og i overensstemmelse med de til enhver tid gældende regler for almen boligvirksomhed og selskabets vedtægter. Stk. 5. Bestyrelsen ansætter og afskediger direktøren. Ledende medarbejdere ansættes og afskediges af direktøren. Bestyrelsen orienteres forudgående om ansættelser og afskedigelser af ledende medarbejdere.

12 3 Prokura m.m. Boligkontoret Århus tegnes af den samlede bestyrelse eller af 2 bestyrelsesmedlemmer, hvoraf den ene enten skal være formand eller næstformand, i forening med direktøren. Stk. 2. Bestyrelsens formand og direktøren repræsenterer Boligkontoret Århus over for offentligheden med mindre bestyrelsen i konkrete tilfælde træffer anden beslutning. 4 Køb, salg og pantsætning Der stilles særlige krav i forbindelse med underskrift af dokumenter ved køb, salg og pantsætning af fast ejendom. Det fremgår af 12, stk. 4 i Boligkontoret Århus vedtægter, hvem der er berettiget til at underskrive nødvendige dokumenter. Kap. 3 Organisationsbestyrelsesmøder 5 Konstituerende møde Bestyrelsen konstituerer sig på førstkommende møde efter valg har fundet sted på det årlige repræsentantskabsmøde. Dette møde afholdes senest 14 dage efter repræsentantskabsmødet. Administrationen stiller sekretærbistand til rådighed i nødvendigt omfang. Stk.2. På samme møde nedsætter organisationsbestyrelsen følgende udvalg: - Forretningsudvalg - Byggeudvalg, såfremt dette måtte være aktuelt - Øvrige udvalg Stk. 3. Næstformanden varetager mødeledelse og øvrige formandsopgaver ved formandens fravær eller inhabilitet. Derudover varetager næstformanden udvalgskontakt og kursus/seminaraktiviteter. Stk. 4. Forretningsudvalget består af formand, næstformand samt et bestyrelsesmedlem. Forretningsudvalget varetager planlægning af bestyrelsesmøderne, økonomiopfølgning samt spørgsmål af presserende karakter. Stk. 5. Der nedsættes ét byggeudvalg pr. nybyggeri. Der udbetales ikke særkilt vederlag for byggeudvalgets arbejde. 6 Bestyrelsesmøder Møderne indkaldes af formanden eller af direktøren efter bemyndigelse fra formanden. Boligkontoret stiller sekretærbistand til rådighed i nødvendigt omfang. Stk. 2. Bestyrelsen holder møde, så ofte formanden skønner det nød-

13 vendigt, eller hvis direktøren, to medlemmer af bestyrelsen eller revisor fremsætter ønske om det. Stk. 3. Møderne indkaldes så vidt muligt med et varsel på mindst én uge, og indkaldes så vidt muligt med angivelse af mødedato, -tidspunkt og - sted. Samtidig med indkaldelsen eller snarest derefter gøres dagsorden tilgængelig for bestyrelsens medlemmer med angivelse af de sager, som ønskes behandlet. Bestyrelsen adviseres via mail når indkaldelsen er tilgængelig. Yderligere punkter kan ikke optages ved mødets start med mindre et flertal i bestyrelsen godkender det. Stk. 4. Direktøren deltager i bestyrelsens møder, men har ikke stemmeret. Bestyrelsen kan dog i det enkelte tilfælde træffe bestemmelse om, at direktøren ikke skal overvære bestyrelsesmødet eller dele af dette. Stk. 5. Bestyrelsen kan beslutte at lade særlige sagkyndige, herunder revisor, deltage i bestyrelsens møder. Stk. 6. Punkterne på dagsordenen mærkes (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Der skal så vidt muligt foreligge bilag og indstillinger til alle beslutningspunkter. Stk. 7. På møderne i februar, maj, august og november gennemgår bestyrelsen foreløbigt kvartalsregnskab ift. budget for det afsluttede kvartal. Stk. 8. På dagsordenen optages på alle ordinære møder orientering fra afdelingerne, udvalgene og administrationen. Stk. 9. Møderne afvikles fast med ti minutters pause efter hver 50 minutters møde. 7 Beslutningsdygtighed Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når formanden eller næstformanden og yderligere mindst halvdelen af bestyrelsens medlemmer er til stede. Bestyrelsesmøderne ledes af formanden eller i dennes fravær af næstformanden. 8 Afstemning Bestyrelsens beslutninger træffes ved almindelig stemmeflerhed blandt de tilstedeværende. Hvis stemmerne står lige, er formandens stemme og i dennes fravær næstformandens stemme udslagsgivende. 9 Direktørens rolle På bestyrelsesmøder orienterer direktøren om selskabets virksomhed siden det sidste bestyrelsesmøde, og giver især orientering om, hvad der er passeret af særlig interesse for Boligkontoret og de tilknyttede organi-

14 sationer. Direktøren fremlægger kvartalsvis regnskabsoversigt. 10 Seminar Bestyrelsen samles hvert år i andet halvår til et seminar. Her drøftes overordnede problemstillinger i relation til organisationens strategiske fokusområder samt evt. emner opsamlet siden sidste seminar. Formålet hermed er at sikre tilstrækkelig tid til debat for fastlæggelse af bestyrelsens stilling til emnerne. Derudover afholdes et seminar for bestyrelsens medlemmer i maj/juni måned, efter det ordinære repræsentantskabsmøde. 11 Forhandlingsprotokollen Over forhandlingerne i bestyrelsen føres en protokol. Af denne skal fremgå navne på bestyrelsesmedlemmer, der ikke deltog i mødet. Desuden skal angives bestyrelsens beslutning vedrørende de enkelte sager. Stk. 2. Såfremt et eller flere medlemmer af bestyrelsen eller direktøren ikke er enig i en beslutning, som bestyrelsen har truffet, har vedkommende ret til at få sit standpunkt og en kort begrundelse herfor indført i protokollen. Stk. 3. Bestyrelsesmedlemmerne skal senest 1 uge efter mødet have tilsendt referatet i udkast. Indsigelser mod referatet skal fremsættes senest 1 uge efter referatet er udsendt. Herefter er det godkendt og lægges på hjemmesiden. 12 Inhabilitet Et bestyrelsesmedlem eller direktøren må ikke deltage i afgørelsen af spørgsmål om aftaler mellem selskabet og den pågældende eller om søgsmål mod denne. Det samme gælder aftaler mellem selskabet og tredjemand, herunder firmaer, foreninger og institutioner eller lignende, hvis vedkommende har en særinteresse heri, som kan være stridende mod Boligkontoret Århus. Stk. 2. Bestyrelsens medlemmer har en særlig pligt til at oplyse om deres mulige inhabilitet. Påstand om inhabilitet imødekommes, såfremt et flertal blandt de tilstedeværende stemmer herfor. Et inhabilt erklæret medlem skal forlade lokalet under sagens behandling og evt. afstemning. 13 Årsregnskab og budget Bestyrelsen gennemgår det af direktøren forelagte udkast til regnskab, der skal være forsynet med en statsautoriseret eller registreret revisors foreløbige påtegning. Revisor deltager i det årlige bestyrelsesmøde, hvor regnskabet er til endelig behandling.

15 Stk. 2. Efter bestyrelsens godkendelse skal regnskabet godkendes af øverste myndighed (repræsentantskabet). Stk. 3. Efter regnskabets godkendelse indsendes dette og beretning til kommunalbestyrelsen og til Landsbyggefonden. Stk. 4. Bestyrelsen gennemgår og godkender det af direktøren forelagte udkast til budget, forud for budgetårets start. Efter bestyrelsens godkendelse fremsendes budgettet til orientering for repræsentantskabet. 14 Revisor Bestyrelsen afgiver indstilling til repræsentantskabsmødet om godkendelse af revisor. Revisor kan deltage i bestyrelsens møder. 15 Revisionsprotokol Revisionsprotokollen skal fremlægges ved alle bestyrelsesmøder. Tilføjelser eller ændringer siden sidste bestyrelsesmøde skal forud fremsendes i kopi direkte fra revisor til samtlige bestyrelsesmedlemmer, som ved deres underskrift i det originale revisionsprotokollat skal bekræfte, at de er gjort bekendt hermed. 16 Tavshedspligt Bestyrelsens medlemmer har tavshedspligt omkring personlige oplysninger, løbende forhandlinger om køb og salg af fast ejendom samt i andre forhold, hvor personlige interesser eller konkrete virksomheder eller institutioner har særlige interesser. Stk. 2. Tavshedspligten omfatter direktør og andre, der deltager i bestyrelsesmøderne. Stk. 3. Bestyrelsens beslutninger kan refereres, med mindre bestyrelsen beslutter, at en konkret afgørelse ikke må bekendtgøres før et nærmere angivet tidspunkt. 17 Suppleanter Administrationen indkalder suppleanter til bestyrelsens møder, når et bestyrelsesmedlem melder midlertidigt eller længevarende forfald, såfremt dette kendes på tidspunktet for bestyrelsesmødets indkaldelse. Kap. 4 Ændring af forretningsordnen 18 Ændringer i forretningsordenen Ændringer i denne forretningsorden kan foretages med det i 8 angivne stemmeflertal. Ændringer træder i kraft dagen efter bestyrelsens vedtagelse.

16 Kap. 5 Ikrafttræden 19 Ikrafttræden Denne forretningsorden træder i kraft ved bestyrelsens vedtagelse.

17 NOTAT TIL PKT 1.c Årshjul DATO 7. august 2014 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Til støtte for en strategisk rolle for bestyrelsen planlægges årets bestyrelsesmøder efter en nærmere bestemt plan. De to vigtigste værktøjer i denne proces er strategipapiret det fremadrettede og forvaltningsrevisionen det bagudrettede. Årshjulet, der senest blev behandlet af organisationsbestyrelsen på mødet den 10. januar 2013, beskriver denne plan. I lyset af bestyrelsesseminaret den juni 2014 er der behov for enkelte justeringer: Koncept for afdelingsmøder: April Repræsentantskabsmøde: Maj Status på forvaltningsrevision: August Særlige indsatsmål: April Styringsdialog og afdelingsmøder: August Budget og regnskab: April Opfølgning på forvaltningsrevision: Januar Afdelingsbudgetter: September

18 Møde og tidspunkt Repræsentantskabsmøde maj Bestyrelsesmøde august Bestyrelsesmøde september Bestyrelsesseminar november Bestyrelsesmøde januar Handling Overordnede beslutninger Evt. ændringer til strategipapirets overordnede mål. Administrationen forelægger en status på realiseringen af forvaltningsrevisionens mål baseret på årets første seks måneder. Bestyrelsen vedtager oplæg vedr. styringsdialog. Bestyrelsen vedtager bemanding af afdelingsmøder m.m. Bestyrelsen godkender budgetter for afdelingerne. Opfølgning på strategi Administrationen forelægger en status på realiseringen af forvaltningsrevisionens mål baseret på det foregående år. På baggrund heraf samt strategiplanen justerer bestyrelsen evt. mål i forvaltningsrevisionen. Bestyrelsesmøde april Bestyrelsen behandler budget for organisationen for år + 1 Bestyrelsen behandler regnskab for organisationen og afdelingerne for år 1. Bestyrelsen vedtager koncept for afvikling af afdelingsmøder. Konklusion vedr. de årlige strategiske mål for indeværende år samt udpegning af strategiske mål for det kommende år på de tre indsatsområder. Bestyrelsesmøde maj Bestyrelsesseminar juni Evaluering af bestyrelsens arbejde som helhed ift. arbejdsgrundlag og principper for værdiskabelse Aktuelt og relevant emne INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen godkender justeringen af årshjulet i lyset af bestyrelsesseminaret den juni /2

19 NOTAT TIL PKT 1.d Opsamling på repræsentantskabsmødet den 22. maj 2014 DATO 7. august 2014 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Repræsentantskabsmødet den 22. maj 2014 kan sammenfattes med følgende beslutninger: Beretning: Godkendt. Regnskab 2013: Godkendt. Vedtægtsændring: Godkendt (reviderede vedtægter optrykt som bilag). Bemyndigelse til køb og salg af fast ejendom: Godkendt. Forslag: a) Alle almene boliger i Boligkontoret Århus tildeles uden særlige fortrinsrettigheder for handicappede: Trukket, mod at organisationsbestyrelsen præciserer praksis (forventes på mødet den 25. september 2014) e) Strategi om nybyggeri i de bestående afdelinger: Godkendt. Valg af årets afdeling 2014: Afdeling 27 Frydenlund. Valgt som næstformand: Henrik Autzen blev valgt for to år. Valgt til organisationsbestyrelsen: Johnny defeuth Eriksen, Kristine Simonsen og Rasmus Berlin blev valgt for to år. Valgt som suppleanter til organisationsbestyrelsen for ét år: Per Hasager (1. suppleant), Martin Westy Løvendahl (2. suppleant) og Peter Lykke Nielsen (3. suppleant). Valgt som kredsdelegerede (udover bestyrelsen, der er fødte medlemmer): Heidi Wulff Bindløv, afdeling 72 Rønnevangen Peter Lykke Nielsen, afdeling 4 Chr. Molbechs Vej Kim Assentoft, afdeling 1 Jens Baggesens Vej Per H. Hasager, afdeling 15 Peter Fabers Vej m.m.

20 Kirsten Thomsen, afdeling 15 Peter Fabers Vej m.m. Anders Isaksen, afdeling 10 Dalstien m.m. Brian Helge Kristensen, afdeling 48 Skæring Parkvej Grethe Rasmussen, afdeling 67 Hørretløkken Helle Margrethe Jensen, afdeling 48 Skæring Parkvej Lise Ryde, afdeling 29 Kalmargade Martin Westy Løvendahl, afdeling 11 Helge Rodes Vej Robert Wesley Thorsen, afdeling 72 Rønnevangen Torben Ulrich Sørensen, afdeling 28 Lindholmparken Som suppleanter valgtes: Hans-Jørgen Krickhahn, afdeling 42 Hjelmagerparken Godkendt som revisor: Revisionsinstituttet blev godkendt. Valg til organisationens udvalg: Demokratiudvalg Peter Lykke Nielsen, afdeling 4 Chr. Molbechs Vej Jesper Rasmussen, afdeling 10 Dalstien m.m. Lise Ryde, afdeling 29 Kalmargade Kirsten Hillebrandt, afdeling 38 Visbjerg Hegn Robert Thorsen, afdeling 72 Rønnevangen Olav Bertelsen, afdeling Trøjborg Råderetsudvalg Mogens Carlsen, afdeling 67 Hørretløkken Søren Nissen, afdeling 29 Kalmargade Kirsten Hillebrandt, afdeling 38 Visbjerg Hegn Erik Vandet, afdeling 62 Skejbyparken Grethe Rasmussen, afdeling 67 Hørretløkken Heidi Bindløv, afdeling 72 Rønnevangen Robert Thorsen, afdeling 72 Rønnevangen IT- og Multimedieudvalg Hans-Jørgen Krickhahn, afdeling 42 Hjelmagerparken Torben Ulrich Sørensen, afdeling 28 Lindholmparken Kristine Simonsen, afdeling 35 Skelagervej Johnny defeuth Eriksen, afdeling 25 Reginehøj Brian Kristensen, afdeling 48 Skæring Parkvej Philip Mouritsen, afdeling 13 Hammershusvej Asbjørn Andersen, afdeling Majdalen/Tamperdalsvej 2/4

21 Redaktionsudvalg Søren Høgsberg, afdeling 15 Peter Fabers Vej m.m. Peter Ebbesen, afdeling 3-5 Viggo Stuckenbergs Vej/Otto Benzons Vej Martin Westy Løvendahl, afdeling 11 Helge Rodes Vej Rasmus Berlin, afdeling 3-5 Viggo Stuckenbergs Vej/Otto Benzons Vej Mogens Carlsen, afdeling 67 Hørretløkken Kommunikationsudvalg Brian Kristensen, afdeling 48 Skæring Parkvej Johnny defeuth Eriksen, afdeling 25 Reginehøj Torben Sørensen, afdeling 28 Lindholmparken Kristine Simonsen, afdeling 35 Skelagervej Hans-Jørgen Krickhahn, afdeling 42 Hjelmagerparken Helle Margrethe Jensen, afdeling 48 Skæring Parkvej Nybyggeri og renoveringsudvalg Henrik Autzen, afdeling 17 Kongsvang Per Hasager, afdeling 15 Peter Fabers Vej m.m. Torben Kjølhede, afdeling 52 Viborgvej Kenneth Jegstrup Jensen, afdeling 73 Virup Skovvej Miljø-, energi- og klimaudvalg Hans Jørgen Nielsen, afdeling 16 Hammershusvej Anders Isaksen, afdeling 10 Dalstien m.m. Micky Hansen, afdeling 59 Høegh-Guldbergs Gade Robert Thorsen, afdeling 72 Rønnevangen Ungdomsboligudvalg Rasmus Berlin, afdeling 3-5 Viggo Stuckenbergs Vej/Otto Benzons Vej Torben Kjølhede, afdeling 52 Viborgvej Søren Høgsberg, afdeling 15 Peter Fabers Vej m.m. Mogens Carlsen, afdeling 67 Hørretløkken Kursusudvalg Søren Høgsberg, afdeling 15 Peter Fabers Vej m.m. Henrik Autzen, afdeling 17 Kongsvang Johnny Eriksen, afdeling 25 Reginehøj Der var endelig bemærkninger til eventuelt: 3/4

22 Afdeling har fejret 60 års jubilæum. Men ingen mødte op hverken fra afdelingerne eller fra administrationen: Der har været dialog med afdelingen om dens gave fra de øvrige afdelinger, og der er som kompensation ydet en gave også fra boligorganisationen. Arbejdsgangen vedr. afdelingsjubilæer er revideret, så risikoen for en gentagelse mindskes. Det skal bemærkes, at der kan være usikkerhed om det præcise årstal for jubilæerne, da der kan være forskellige registreringer af ibrugtagningstidspunkter. Forslag om, at kandidaterne til bestyrelsen lægges på hjemmesiden med kompetencer m.v. og begrænse taletiden på mødet til 45 sekunder: Det indstilles, at spørgsmålet drøftes i forbindelse med planlægningen af repræsentantskabsmøde I sammenligning med tidligere år var afviklingen væsentlig klarere og smidigere, og mødet afsluttedes ikke alt for sent. INDSTILLING Organisationsbestyrelsen bedes evaluere repræsentantskabsmødet. Det indstilles, at beslutningen vedr. byggeri i eksisterende afdelinger implementeres ved, at administrationen kortlægger de mest oplagte muligheder og i samarbejde med organisationsbestyrelsens kontaktperson indleder dialog med afdelingsbestyrelsen herom. Derudover indstilles det, at organisationsbestyrelsen tager opsamlingen til efterretning. 4/4

23 VEDTÆGTER

24

25 1 Boligorganisationens navn er boligorganisationen Boligkontoret Århus. stk. 2. Organisationen har hjemsted i Århus Kommune. 2 Boligorganisationen er organiseret uden medlemsindskud 3 Boligorganisationens kerneaktivitet er at opføre, udleje, administrere, vedligeholde og modernisere støttet boligbyggeri i overensstemmelse med reglerne i lov om almene boliger m.v. stk. 2. Organisationen kan udover den virksomhed, der er nævnt i stk. 1, udføre aktiviteter, som har en naturlig tilknytning til boligerne og administrationen af disse, eller som er baseret på den viden, som organisationen har oparbejdet. Kapitel 2: Medlemskab og kapitalforhold 4 Som medlemmer af boligorganisationen anses dennes lejere og enhver, der er opnoteret på organisationens venteliste. stk. 2. Senest ved indgåelse af lejekontrakt skal organisationen udlevere et eksemplar af organisationens vedtægter til det pågældende medlem. Kapitel 3: Boligorganisationens ledelse Repræsentantskabet 5 Repræsentantskabet er boligorganisationens øverste myndighed. stk. 2. Repræsentantskabet består af organisationens organisationsbestyrelse og én repræsentant for hver afdeling samt yderligere én repræsentant for hver påbegyndt 100 lejemålsenheder udover de første 50, jf. 11 og 14. De afdelingsvalgte repræsentantskabsmedlemmer skal være boliglejere eller myndige husstandsmedlemmer til boliglejere i den pågældende afdeling. Formanden for organisationens bestyrelse er tillige formand for repræsentantskabet. 1

26 stk. 3. Repræsentantskabet træffer beslutning om følgende forhold: 1) Hvorvidt organisationen helt eller delvist skal administreres af en forretningsfører, herunder af en almen administrationsorganisation. 2) Godkendelse af revisor. 3) Organisationens byggepolitik. 4) Grundkøb. 5) Iværksættelse af nyt byggeri. 6) Erhvervelse eller salg af organisationens ejendomme. 7) Væsentlig forandring af organisationens ejendomme. 8) Ændring af vedtægterne. stk. 4. Repræsentantskabet godkender organisationens vedtægter, årsregnskab og beretning. stk. 5. Repræsentantskabet godkender afdelingernes regnskaber og træffer beslutning om følgende forhold vedrørende afdelingerne: 1) Erhvervelse eller salg af afdelingernes ejendomme. 2) Væsentlig forandring af afdelingernes ejendomme. 3) Grundkøb. 4) Iværksættelse af nyt byggeri. 5) Nedlæggelse af en afdeling. 6) Fælles afdelingsmøde og fælles afdelingsbestyrelse for flere afdelinger, jf. 18 stk. 2. stk. 6. Repræsentantskabet kan beslutte at delegere kompetencen på et eller flere af de områder, der er nævnt i stk. 5, til organisationens bestyrelse. stk. 7. Repræsentantskabet kan til enhver tid beslutte, at en kompetence, som udøves af organisationens bestyrelse, skal udøves af repræsentantskabet. 6 Ordinært repræsentantskabsmøde afholdes hvert år inden fem måneder efter regnskabsårets afslutning. Dagsordenen for mødet skal omfatte følgende punkter: 1) Valg af dirigent. 2) Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år. 3) Endelig godkendelse af boligorganisationens og afdelingernes årsregnskab med tilhørende revisionsberetning og forelæggelse af budget. 4) Behandling af eventuelt indkomne forslag. 2

27 5) Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter for disse. 6) Valg af kredsdelegerede udover bestyrelsen, der er fødte kredsdelegerede. 7) Godkendelse af revisor. 8) Eventuelt. stk. 2. Repræsentantskabet træffer på et ordinært repræsentantskabsmøde beslutning om, hvorvidt repræsentantskabet eller bestyrelsen vælger formand og næstformand for bestyrelsen. 7 Det ordinære repræsentantskabsmøde indkaldes af formanden med mindst fire ugers varsel til samtlige repræsentantskabsmedlemmer. Indkaldelsen skal angive tid og sted for repræsentantskabsmødet samt dagsorden. stk. 2. Ekstraordinært repræsentantskabsmøde afholdes, når bestyrelsen finder anledning til det, når et tidligere repræsentantskabsmøde har besluttet det, eller når mindst ¼ af repræsentantskabsmedlemmerne skriftligt anmoder om at få et angivet emne behandlet. I sidstnævnte tilfælde afholdes mødet senest tre uger efter, at anmodningen er modtaget. Indkaldelse til ekstraordinært repræsentantskabsmøde skal ske med mindst to ugers varsel. Indkaldelsen skal angive tid og sted for repræsentantskabsmødet samt dagsorden. Når ekstraordinært repræsentantskabsmøde har været afholdt, kan nyt ekstraordinært repræsentantskabsmøde om samme emne først finde sted efter afholdelse af ordinært repræsentantskabsmøde, jf. dog 11 stk. 4, 5. pkt. stk. 3. Dagsordenen for repræsentantskabsmødet skal gøres tilgængelig for boligorganisationens lejere samtidig med, at repræsentantskabsmedlemmerne indkaldes eller kort tid derefter. 8 Ethvert repræsentantskabsmedlem har ret til at få et angivet emne behandlet på repræsentantskabsmødet. Forslag, der ønskes optaget på dagsordenen for det ordinære repræsentantskabsmøde, skal være indsendt til bestyrelsen senest to uger før mødet. Indsendte forslag skal udsendes til repræsentantskabsmedlemmerne senest én uge før mødet, jf. 7 stk. 1. stk. 2. Ud over repræsentantskabets medlemmer har medlemmer af afdelingsbestyrelser og organisationens udvalg adgang med taleret til repræsentantskabsmødet. Endelig har direktør samt evt. indbudte medarbejdere adgang med taleret. 3

28 9 Hvert medlem af repræsentantskabet har én stemme. Stemmeretten kan kun udøves ved personligt fremmøde. 10 Beslutning træffes af de tilstedeværende ved almindeligt stemmeflertal. Når ⅓ af repræsentantskabsmedlemmerne forlanger det, skal afstemningen være skriftlig. Forslag om ændring af vedtægterne eller opløsning af boligorganisationen kan kun vedtages, hvis ⅔ af repræsentantskabsmedlemmerne er mødt, og hvis ⅔ af de afgivne stemmer er for forslaget. Er mindre end ⅔ mødt, men mindst ⅔ af de afgivne stemmer er for forslaget, afholdes nyt møde inden to uger. På dette møde kan forslaget uanset antallet af fremmødte vedtages, hvis ⅔ af de afgivne stemmer er for forslaget. stk. 2. I en protokol optages et kort referat af forhandlingerne. Referatet underskrives af dirigenten og formanden. En udskrift af protokollen skal gøres tilgængelig for organisationens lejere senest fire uger efter mødets afholdelse. Organisationsbestyrelsen 11 Bestyrelsen består af ni medlemmer inklusive formanden. Repræsentantskabet vælger syv medlemmer til bestyrelsen blandt boligorganisationens boliglejere og disses myndige husstandsmedlemmer. Herudover vælges særskilt en formand, jf. stk. 2. Endelig vælges et medlem og en personlig suppleant af og blandt organisationens medarbejdere. stk. 2. Formanden vælges direkte af repræsentantskabet blandt repræsentantskabets medlemmer. stk. 3. Medlem af bestyrelsen kan ikke være: 1) Borgmesteren i den tilsynsførende kommune. 2) Rådmanden for den magistratsafdeling, hvortil tilsynet med de almene boligorganisationer er henlagt. 3) Formanden for det udvalg, hvortil tilsynet med almene boligorganisationer i kommunen er henlagt. 4) Ansatte i den del af den kommunale forvaltning, der udøver tilsynet med de almene boligorganisationer i kommunen. stk. 4. Hvert andet år afgår formanden. Af bestyrelsens øvrige medlemmer afgår fire i lige år og tre i ulige år. Afgangsordenen bestemmes for samtidig valgte eller udpegede medlemmer ved lodtrækning og ellers ved den rækkefølge, som medlemmerne er valgt eller udpeget i. Genvalg og genudpegning 4

29 kan finde sted. Et bestyrelsesmedlem kan til enhver tid afsættes af den, der har valgt eller udpeget den pågældende. stk. 5. Afgår formanden inden valgperiodens udløb konstitueres næstformanden som formand frem til førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde. stk. 6. Repræsentantskabet vælger herudover et antal suppleanter for de seks menige bestyrelsesmedlemmer. Valgperioden for disse er ét år, og genvalg kan finde sted. stk. 7. Afgår et bestyrelsesmedlem valgt af repræsentantskabet, indtræder en af de valgte suppleanter. En indtrådt suppleant er på valg ved førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde. Findes der ingen suppleanter, indkalder bestyrelsen til ekstraordinært repræsentantskabsmøde til valg af bestyrelsesmedlem og suppleanter. Afgår et bestyrelsesmedlem valgt af medarbejderne, indtræder den pågældendes suppleant. Findes ingen suppleant, retter bestyrelsen henvendelse til den, der har valgt eller udpeget det pågældende bestyrelsesmedlem, med henblik på valg eller udpegning af et nyt bestyrelsesmedlem og suppleant. stk. 8. Suppleant indkaldes til bestyrelsens møder, når et bestyrelsesmedlem melder midlertidigt eller længevarende forfald, såfremt dette kendes på tidspunktet for bestyrelsesmødets indkaldelse. stk. 9. Bestyrelsen træffer nærmere bestemmelser om udførelsen af sit hverv ved en forretningsorden. 12 Bestyrelsen har den overordnede ledelse af boligorganisationen og dens afdelinger. Bestyrelsen er ansvarlig for driften, herunder for at udlejning, budgetlægning, regnskabsaflæggelse, lejefastsættelse og den daglige administration sker i overensstemmelse med de gældende regler. Bestyrelsen er desuden ansvarlig for at udarbejde og indsende dokumentationsmateriale til brug for styringsdialogen med kommunalbestyrelsen til kommunalbestyrelsen. stk. 2. Hvert år godkender bestyrelsen årsregnskaber for organisationen og for dens enkelte afdelinger efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen og eventuelt afdelingsmødet, jf. 14 stk. 4. Herudover foretager bestyrelsen inden regnskabsårets udløb den endelige godkendelse af afdelingernes budgetter for det følgende regnskabsår efter forudgående godkendelse 5

30 på de ordinære afdelingsmøder, jf. 14 stk. 1. Endelig vedtager bestyrelsen hvert år inden regnskabsårets udløb budget for organisationen. stk. 3. Som leder af den daglige drift kan bestyrelsen ansætte en direktør. Det bestemmes ved forretningsordenen, hvorvidt nødvendig medhjælp for direktøren kan antages af denne eller skal ansættes af bestyrelsen. stk. 4. Organisationen og dens afdelinger forpligtes ved underskrift enten af den samlede bestyrelse eller af to bestyrelsesmedlemmer, hvoraf den ene skal være bestyrelsens formand eller næstformand, i forening med direktøren, hvis en sådan er ansat. Organisationens bestyrelse kan meddele en forretningsfører, herunder en almen administrationsorganisation, fuldmagt til at forpligte organisationen og de enkelte afdelinger. 13 Bestyrelsesmøde indkaldes af formanden, eller i dennes fravær af næstformanden, når der skønnes at være behov herfor, samt når to medlemmer af bestyrelsen anmoder herom. Udover bestyrelsesmedlemmerne har direktøren adgang til bestyrelsens møder, dog uden stemmeret. Dagsordenen for bestyrelsesmødet gøres tilgængelig for boligorganisationens lejere samtidig med, at der indkaldes til mødet eller kort tid derefter. stk. 2. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når formanden eller næstformanden og yderligere mindst et antal medlemmer er til stede, således at der samlet er mindst halvdelen af bestyrelsens medlemmer til stede. stk. 3. Beslutning træffes af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer ved almindeligt stemmeflertal. Står stemmerne lige, gør formandens eller i dennes fravær næstformandens stemme udslaget. stk. 4. I en protokol optages et kort referat af forhandlingerne. Referatet underskrives af formanden eller i dennes fravær næstformanden. En udskrift af protokollen skal gøres tilgængelig for organisationens lejere senest fire uger efter mødets afholdelse. Kapitel 4: Afdelingernes ledelse 14 Hvert år afholdes inden tre måneder før næste regnskabsårs begyndelse ordinært, obligatorisk afdelingsmøde i hver afdeling. I en ny afdeling afholdes afdelingsmøde første gang inden 6 måneder efter, at indflytning har fundet sted. Det påhviler boligorganisationens bestyrelse at indkalde til det første 6

31 afdelingsmøde. De følgende afdelingsmøder indkaldes af afdelingens bestyrelse. Indkaldelse skal ske med mindst fire ugers varsel til samtlige husstande i afdelingen. Indkaldelsen skal angive tid og sted for afdelingsmødet samt dagsorden. stk. 2. Dagsordenen for afdelingsmødet skal, jf. dog stk. 4 og stk. 6, omfatte følgende punkter: 1) Valg af dirigent. 2) Fremlæggelse af beretning for perioden siden sidste møde samt godkendelse af afdelingens driftsbudget for det kommende år. 3) Behandling af eventuelt indkomne forslag. 4) Valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer og suppleanter. 5) Eventuelt valg af repræsentantskabsmedlemmer. 6) Eventuelt. stk. 3. Fremsætter mindst ¼ af afdelingsmødets stemmeberettigede deltagere krav herom, skal godkendelse af afdelingens driftsbudget ske ved urafstemning blandt afdelingens boliglejere efter reglerne i 16 stk. 4. stk. 4. Afdelingsmødet kan beslutte, at årsregnskab skal forelægges afdelingsmødet til godkendelse. Er dette besluttet, skal der inden fem måneder efter regnskabsårets slutning afholdes yderligere et ordinært afdelingsmøde i den pågældende afdeling (regnskabsmødet). Afdelingsmødet træffer i sådanne tilfælde tillige beslutning om, på hvilket af de to ordinære afdelingsmøder valg af afdelingsbestyrelse og eventuelt valg af repræsentantskabsmedlemmer skal finde sted (valgmødet). Afholdes der to ordinære afdelingsmøder, sker fremlæggelse af årsberetning på regnskabsmødet. stk. 5. Afdelingsmødet træffer beslutning om afdelingsbestyrelsens størrelse. Afdelingsbestyrelsen skal bestå af et ulige antal medlemmer, dog mindst tre. Valgbare som medlemmer til afdelingsbestyrelsen er boliglejere i afdelingen og disses myndige husstandsmedlemmer. stk. 6. Det afdelingsmøde, hvor der vælges bestyrelsesmedlemmer, beslutter, om afdelingsmødet eller afdelingsbestyrelsen vælger formand for afdelingsbestyrelsen, og om afdelingsmødet eller afdelingsbestyrelsen vælger medlemmer til repræsentantskabet, samt hvorledes der vælges suppleanter hertil. Har et afdelingsmøde besluttet, at repræsentantskabsmedlemmerne vælges af afdelingsbestyrelsen, har denne beslutning gyldighed, indtil et senere afdelingsmøde efter forslag herom, jf. 16 stk. 3, træffer anden beslutning. 7

32 stk. 7. Afgår formanden for afdelingsbestyrelsen inden valgperiodens udløb kan afdelingsbestyrelsen konstituere en formand frem til førstkommende ordinære afdelingsmøde. stk. 8. Indtræder en suppleant, er denne på valg ved førstkommende ordinære afdelingsmøde. stk. 9. Ekstraordinært afdelingsmøde afholdes, når afdelingsbestyrelsen finder anledning til det, når mindst ¼ af husstandene i afdelingen ønsker et angivet emne behandlet, når afdelingsmødet på et tidligere tidspunkt har truffet beslutning herom, eller når organisationens bestyrelse anmoder afdelingsbestyrelsen herom. Indkaldelse til ekstraordinært afdelingsmøde skal ske med mindst to ugers varsel. Indkaldelsen skal angive tid og sted for afdelingsmødet samt dagsorden. Efterkommer afdelingsbestyrelsen ikke inden to uger en anmodning om indkaldelse til ekstraordinært afdelingsmøde, foretages indkaldelsen af organisationens bestyrelse. Når ekstraordinært afdelingsmøde har været afholdt, kan nyt ekstraordinært afdelingsmøde om samme emne først finde sted efter afholdelse af ordinært, obligatorisk afdelingsmøde, jf. dog 18 stk. 3, 5. pkt. 15 Budget for det kommende år for vedkommende afdeling udsendes til samtlige husstande i afdelingen senest én uge før det ordinære, obligatoriske afdelingsmøde. Afholdes der ikke regnskabsmøde, jf. 14 stk. 4, udsendes desuden det sidst godkendte årsregnskab. stk. 2. Har afdelingsmødet besluttet, jf. 14 stk. 4, at afdelingens regnskab skal forelægges afdelingsmødet til godkendelse, udsendes regnskabet for vedkommende afdeling til samtlige husstande i afdelingen senest én uge før det ordinære afdelingsmøde, hvor regnskabet skal godkendes. stk. 3. Er der udarbejdet skriftlig årsberetning, skal denne ligeledes udsendes til samtlige husstande i afdelingen senest én uge før afdelingsmødet. 16 Adgang til afdelingsmødet og stemmeret på dette har afdelingens boliglejere og disses myndige husstandsmedlemmer. Hver husstand har to stemmer uanset husstandens størrelse. Stemmeret kan kun udøves ved personligt fremmøde. stk. 2. Adgang har tillige boligorganisationens ledelse og repræsentanter for denne. Afdelingsmødet kan beslutte, at andre kan deltage i mødet. Organisationens ledelse kan ligeledes beslutte, at andre kan deltage i mødet. De per- 8

33 soner, der er nævnt i pkt., har ikke stemmeret. Organisationens ledelse kan beslutte, at andre kan deltage i mødet med taleret. stk. 3. Enhver, der ifølge stk. 1 og stk. 2 har adgang til afdelingsmødet, har ret til at tage ordet. Enhver, der ifølge stk. 1 eller stk. 2, 1. pkt., har adgang til afdelingsmødet, har ret til få et angivet emne behandlet på mødet. Forslag, der ønskes behandlet på det ordinære afdelingsmøde, skal være administrationen i hænde senest to uger før mødet. Forslag bekendtgøres for afdelingens boliglejere senest én uge før mødet. stk. 4. Afdelingsmødets beslutninger træffes på grundlag af almindeligt stemmeflertal blandt de tilstedeværende stemmeberettigede. Afdelingsmødet kan beslutte, at den endelige afgørelse af emner, der er til behandling på afdelingsmødet, skal træffes ved efterfølgende urafstemning blandt afdelingens boliglejere, hvor hver husstand ligeledes har to stemmer uanset størrelse. Når et forslag har været undergivet urafstemning, kan ny urafstemning om samme forslag først finde sted efter afholdelse af ordinært, obligatorisk afdelingsmøde. stk. 5. I en protokol optages et kort referat af forhandlingerne. Referatet underskrives af dirigenten og formanden for afdelingsbestyrelsen. En udskrift af protokollen skal gøres tilgængelig for afdelingens lejere senest fire uger efter mødets afholdelse. 17 Afdelingsbestyrelsen godkender driftsbudget og årsregnskab for afdelingen. Afdelingsbestyrelsen har til brug herfor ret til at se ethvert bilag vedrørende afdelingens budget og regnskab. stk. 2. Afdelingsbestyrelsen forelægger driftsbudget for afdelingsmødet til godkendelse. stk. 3. Afdelingsbestyrelsen forelægger de overordnede rammer for iværksættelse af arbejder og aktiviteter i afdelingen for afdelingsmødet til godkendelse, forinden disse iværksættes. Afdelingsmødet kan herunder træffe beslutning om iværksættelse af forebyggende arbejder rettet mod boligområdet og de enkelte beboere med henblik på at styrke det sociale liv og netværk i boligområdet, hvis afdelingsmødet samtidig tiltræder den nødvendige lejeforhøjelse. stk. 4. Medfører et arbejde eller en aktivitet en lejeforhøjelse, der overstiger 15 pct. af den gældende årsleje, skal godkendelse ske ved urafstemning 9

34 blandt afdelingens boliglejere, hvis mindst ¼ af afdelingsmødets stemmeberettigede deltagere fremsætter krav herom. stk. 5. Udførelsen af kollektive anlæg, som bliver fælles for flere afdelinger, kan gennemføres efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder i de respektive afdelinger. stk. 6. Afdelingsmødet fastsætter en husorden og vælger vedligeholdelsesordning for afdelingen. Fastsætter afdelingsmødet ikke en husorden for afdelingen er organisationens husordens regler gældende for afdelingen. stk. 7. Afdelingsmødet kan beslutte at uddelegere afdelingsbestyrelsens og afdelingsmødets kompetence på en række områder til en eller flere beboergrupper. 18 Er der i en afdeling ikke valgt afdelingsbestyrelse, eller har en afdelingsbestyrelse nedlagt sit hverv, uden at ny afdelingsbestyrelse er valgt, varetager boligorganisationens bestyrelse de funktioner, der er henlagt til afdelingsbestyrelsen. Består afdelingen udelukkende af ældreboliger, der bebos af svage og plejekrævende ældre, kan kommunalbestyrelsen dog beslutte, at afdelingsbestyrelsen udpeges af kommunalbestyrelsen blandt beboere, pårørende eller andre, der vil kunne varetage beboernes interesse. stk. 2. Repræsentantskabet kan efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder i de respektive afdelinger bestemme, at to eller flere afdelinger, som udgør en samlet bebyggelse med fælles varmeforsyning, kollektive anlæg eller lignende, skal anses som én afdeling med hensyn til beboernes beføjelser, således at afdelingerne skal have fælles afdelingsmøder og fælles afdelingsbestyrelse. stk. 3. Hvert andet år afgår afdelingsbestyrelsens formand. Af afdelingsbestyrelsens øvrige medlemmer afgår halvdelen hvert år. Afgangsordenen bestemmes for samtidig valgte medlemmer ved lodtrækning og ellers ved den rækkefølge, som medlemmerne er valgt i. Genvalg kan finde sted. Et afdelingsbestyrelsesmedlem kan til enhver tid afsættes af afdelingsmødet. stk. 4. Afdelingsbestyrelsen kan i en forretningsorden træffe nærmere bestemmelser om udførelsen af sit hverv. Indeholder forretningsordenen ikke bestemmelser om beboernes ret til at gøre sig bekendt med dagsordenen for og referat af afdelingsbestyrelsens møder, eller findes der ingen forretningsorden, skal afdelingsbestyrelsen sørge for, at dagsordenen for afdelingsbe- 10

35 styrelsens møder gøres tilgængelige for afdelingens beboere samtidig med, at der indkaldes til mødet eller kort tid derefter. Afdelingsbestyrelsen skal ligeledes sørge for, at der udarbejdes referat af møderne, og at disse referater gøres tilgængelige for afdelingens beboere senest fire uger efter mødets afholdelse. stk. 5. Organisationens ledelse skal yde afdelingsbestyrelsen nødvendig bistand i forbindelse med udøvelsen af dennes funktioner. stk. 6. Organisationens ledelse skal orientere afdelingsbestyrelsen om ledelsens ansættelse og afskedigelse af ejendomsfunktionærer. stk. 7. Afdelingsbestyrelsen påser, at der er god orden i afdelingen. Eventuel påtale sker til organisationens ledelse. stk. 8. Afdelingen afholder rimelige udgifter i forbindelse med afdelingsbestyrelsens arbejde. Hvervet som medlem af afdelingsbestyrelsen er ulønnet. Kapitel 5: Valg af revisor 19 Boligorganisationens og dens afdelingers regnskaber revideres af en godkendt revisor, der godkendes på repræsentantskabsmødet. Revisor afgår hvert år, medmindre vedkommende genvælges. Kapitel 6: Årsregnskab 20 Regnskabsåret for boligorganisationen og dens afdelinger er kalenderåret. stk. 2. Årsregnskabet består af særskilte regnskaber for organisationen og dens enkelte afdelinger. 21 Hvis der er ansat en direktør, forelægger denne udkast til årsregnskabet for bestyrelsen. stk. 2. Det godkendte regnskab underskrives af bestyrelsen og påtegnes af revisor. Hvis der er ansat en direktør, underskriver denne også regnskabet. 11

36 22 Det godkendte årsregnskab skal sammen med bestyrelsens årsberetning, revisors beretning og udskrift af revisionsprotokol senest fem måneder efter regnskabsårets afslutning indsendes til kommunalbestyrelsen til gennemgang. Regnskabsmaterialet skal ligeledes indsendes til Landsbyggefonden. Kapitel 7: Likvidation 23 Likvidation af boligorganisationen eller dens afdelinger finder sted efter de regler, der er fastsat herom for almene boligorganisationer. Disse vedtægter suppleres med reglerne i lov om almene boliger m.v. og de bestemmelser, der er fastsat i medfør heraf. Således vedtaget på repræsentantskabsmødet den 22. maj

37 FORSIKRINGSPOLITIK BOLIGKONTORET ÅRHUS Udkast, Boligkontoret Århus Udarbejdet den 18. juni 2013 af Per Flou Jensen, Willis Side 1 af 17

38 RISIKO- & FORSIKRINGSPOLITIK Indholdsfortegnelse Hvem er omfattet af risiko- og forsikringspolitikken?... 2 Ansvar og kompetence... 2 Tværgående forsikringsteam... 4 Revision af forsikringspolitikken... 4 Hvorledes forsikres / forsikringsprincipper... 4 Forsikringsplan... 7 Hvem er omfattet af risiko- og forsikringspolitikken? Følgende selskaber og afdelinger er omfattet af politikken: Boligkontoret Århus Formål Formålet med en risiko & forsikringspolitik er, at boligorganisationens værdier sikres og forsikres, som udgangspunkt efter ensartede regler i alle afdelinger, at imødegåelse af risici sker økonomisk mest fordelagtigt for boligorganisationen som helhed. Målsætning Målsætningen med en vedtaget risiko & forsikringspolitik er at bestyrelsen og alle ledende medarbejdere har kendskab hertil og handler ud fra de overordnet udstukne rammer. Ansvar og kompetence Organisationsbestyrelsen Bestyrelsen har udstedt en forsikringspolitik, som fastlægger retningslinier for, hvad der skal forsikres. Det er således den daglige ledelse der bærer ansvaret og kompetencen i henhold til den valgte politik. Væsentlige afvigelser i forhold til den valgte politik kan således ikke ske uden bestyrelsens accept. Direktionen har det overordnede ansvar for at forsikringerne administreres i henhold til den vedtagne forsikringspolitik. skal til bestyrelsen fremlægge forslag til ændringer i forsikringspolitikken baseret på årlig rapport fra den forsikringsansvarlige og forsikringsmægleren. Den forsikringsansvarlige træffer løbende beslutninger på sikrings- og forsikringsområdet og har ansvaret for at den daglige forsikringsadministration sker i overensstemmelse med forsikringspolitikken. har ansvaret for, at der etableres et rapporteringssystem for omkostninger til sikring, forsikring, selvrisiko og egenrisiko. Registrerer løbende boligorganisationens totale risikoomkostninger på afdelingsniveau og udarbejder på baggrund heraf i samarbejde med forsikringsmægleren løbende forslag til ajourføring af sikrings- og forsikringspolitikken. Udkast, Boligkontoret Århus Udarbejdet den 18. juni 2013 af Per Flou Jensen, Willis Side 2 af 17

39 RISIKO- & FORSIKRINGSPOLITIK udarbejder i samråd med forsikringsmægleren en årlig rapport til direktionen til brug for ajourføring af forsikringspolitikken. er ansvarlig for etablering af de fornødne policer for boligorganisationen, er kontaktperson til forsikringsmægleren og har ansvaret for, at informere vedrørende ændringer i risici, samt at skader anmeldes til forsikringsmægleren via Willis -tranet sammen med den i administrationen udpegede ansvarlige på skadeområdet. Forsikringsmægleren Forsikringsmægleren er boligorganisationens og de administrerede boligorganisationers eksterne forsikringsmæssige ekspertise, hvorigennem al kontakt med forsikringsleverandøren foregår. Forsikringsmægleren yder bistand på følgende områder: (nærmere beskrevet i samarbejdsaftalen) Indsamling af oplysninger og information fra boligorganisationen. Forsikringsmægleren indsamler min 2 gange om året oplysninger vedr. nyanskaffelser i forhold til maskiner og lignende ved boligorganisationerne. Udarbejder forsikringsprogram samt udbudsmateriale jf. EU-tjenesteydelsesdirektivet og beslutningsoplæg. Tilsikrer at boligorganisationen minimum hvert 5. år eller efter nærmere aftale med direktionen, udbyder forsikringsprogrammet i EU-udbud efter gældende regler i EU-tjenesteydelsesdirektivet Løbende forsikringsadministration med skriftlig dokumentation af beslutninger og ændringer. Rådgivning i skadestilfælde herunder at tilvejebringe nødvendig ekspertise. Uopfordret fremkomme med forslag til at forsikre eller eliminere nye risici, samt forslag til skadesforebyggende aktiviteter i øvrigt. Fremkomme med forslag/input til den vedtagne forsikringspolitik i.f.m års/statusmøde. Minimum hvert 5. år foretage en grundlæggende analyse af boligselskabets risici relateret til forsikringsdækningen. Dette skal give sig udslag i risikoregistrering og en rapport med forslag til skadeforebyggende tiltag. Sikrer et vurderings grundlag i form af interne skadestatistikker på afdelingsniveau, herunder skadestype og omkostning på den enkelte skade. Dette sker via anmeldelse/registrering af skader via Willis -tranet. Skadestatistikkerne skal danne grundlag for vurdering af evt. skadesforbyggende tiltag. Forsikringsmægleren har ansvaret for, i samarbejde med den forsikringsansvarlige, at holde risikoregistreringen ajour samt påpege nye risici som bør forebygges. Udkast, Boligkontoret Århus Udarbejdet den 18. juni 2013 af Per Flou Jensen, Willis Side 3 af 17

40 RISIKO- & FORSIKRINGSPOLITIK Tværgående forsikringsteam Direktionen har nedsat et forsikringsudvalg for varetagelse af de trufne beslutninger efterleves. Navn Titel Funktion Morten Homann Direktør Overordnet ansvarlig, besluttende Carl Danielsen Administrationschef Ansvarlig økonomi, controller Kirsten Christiansen Teknisk sekretær Ansvarlig skades registrering, udførende Hanne Jensen Teknisk sekretær Ansvarlig skades registrering, udførende Morten Nørrelykke Forsikringsmægler Udførende forsikringsmægler Per Flou Jensen Account Director Ansvarlig forsikringsmægler Forsikringsteamet afholder som min. 1 årligt overordnet statusmøde, aftalt til maj måned. Ud over statusmøde afholdes 1 opfølgende møde i november måned, samt efter behov: Dagsorden statusmøde: Status/årsrapport vedrørende forløb for det forgangne år Gennemgang af forsikringsprogram Vurdering af skades forløb Gennemgang og evt. tilretning af forsikringspolitik Gennemgang af Willis` markedsrapport, med udgangspunkt i det aktuelle forsikringsmarked og et bud på den fremtidige udvikling Øvrige aktuelle emner Revision af forsikringspolitikken Forsikringsmægleren udarbejder et referat af det årlige forsikringsmøde til direktionen i Boligorganisationen. Referatet indeholder en vurdering af det valgte forsikringsprogram og skadeforløb samt hvorvidt årets løbende anbefalinger er fulgt af virksomheden. Sideløbende gennemføres periodevis gennemgang af risici i virksomheden. Forsikringsmægleren assisterer boligorganisationens forsikringsansvarlige/controlleren med styring af virksomhedens risici. Formålet er løbende at føre kontrol med risici og konsekvenser for herved bl.a. at undgå driftsforstyrrelser og tab af markedsandele. Samtidig reduceres udgifter til sikring og forsikring successivt. Hvorledes forsikres / forsikringsprincipper Opbygning Forsikringsprogrammet sammensættes af det færrest mulige antal policer af hensyn til overblikket og administrationen. Den enkelte organisation skal have sine egne policer for at sikre at den enkelte organisation kan vurderes som en selvstændig risiko. Boligorganisationens afdelinger tilstræbes forsikret på en fælles police for hver forsikringstype. Opbygningen af forsikringsprogrammet opdeles i kategorierne: Tingskade forsikringer Ansvars forsikringer Personale forsikringer Motorkøretøjs forsikring Udkast, Boligkontoret Århus Udarbejdet den 18. juni 2013 af Per Flou Jensen, Willis Side 4 af 17

41 RISIKO- & FORSIKRINGSPOLITIK Tingskadeforsikringer For bygninger og løsøre er risikovurderingen således at de traditionelle risici som brand, storm, vandskade, rørskade, svamp og insekt mv. primært skal elimineres ved god bygningsskik, rettidig vedligeholdelse og rigtig brug af lejemålene. For hver risiko skal omkostningerne ved at etablere forsikring sammenholdes med de seneste 5 års skadeshistorik. Ifølge statistikker for danske boligselskaber er risiko for storskader dog betydelig, hvorfor alle bygninger som minimum skal sikres med nyværdi mod brand, anden bygningsbeskadigelse (storm, vandskade mv.) samt hus og grundejeransvar. I forbindelse med en tingskade er huslejetab i den enkelte afdeling forsikret, endvidere er genhusningsomkostninger ved fraflytning (udover sædvanlig husleje) omfattet, såfremt beboeren ikke har egen forsikring. Dækning for udvidet rørskade/stikledninger svamp & insekt vælges individuelt på afdelingsniveau, baseret på skadesudvikling samt vurdering af alder på bygninger/installationer. Selvrisiko Generelt kr (index reguleret) I forbindelse med gennemførelse af forsikringsudbud foretages på baggrund af de indkomne tilbud, en konkret forretningsmæssig vurdering af besparelsen ved at operere med en given selvrisiko. Afskrivning/selvrisiko på udvidet rørskade/stikledning følger BL-vilkår. Forsikring af byggesager Det er truffet beslutning om etablering af forsikring af byggesager, både ved renovering og ved nybyggeri, i form af etablering af entrepriseforsikring samt udvidelse af eksisterende bygningsforsikring for så vidt angår brand & stormskade. Det endelige valg træffes i hver enkel byggesag mellem den forsikringsansvarlige og forsikringsmægleren, der er dog truffet beslutning om at der ved alle renoveringer forsikres mod huslejetab samt skade på lejers indbo. Selvrisiko Laveste mulige selvrisiko, kr pr. skade er acceptabel, dog kan der være særlige risikoforhold der gør sig gældende hvorved selvrisikobeløbet kan blive større. Ansvarsforsikringer Sædvanlig erhvervs- & produktansvar for de aktiviteter der udføres i boligorganisationen forsikres mod person og tingskade. Ledelsesansvar & bestyrelsesansvarsforsikring Endvidere ønskes organisationsbestyrelse og direktionen, sikret mod at tilfældige fejl og handlinger, der kan medføre ansvar, bliver en større økonomisk belastning for boligorganisationen. Grov uagtsomhed og fortsæt ønskes ikke dækket. Det vurderes at risici op til kr. 1. mio. kan forekomme pr. skadebegivenhed som følge af denne type forhold. Det professionelle ansvar for administration af lejeforhold og byggesager mv. ønskes medforsikret såfremt bestyrelsen skønner at omkostningerne til forsikring står mål med risici. Tilbud indhentes. Ansvar for eventuelle egne rådgivere vurderes ud fra samme målestok. Generelt skal denne type risici elimineres ved at alle følger de fastsatte regler og lever op til kravene om kvalitetssikring i boligorganisationen. Udkast, Boligkontoret Århus Udarbejdet den 18. juni 2013 af Per Flou Jensen, Willis Side 5 af 17

42 RISIKO- & FORSIKRINGSPOLITIK Selvrisiko af en vis størrelse kan accepteres: Selvrisiko For den professionelle ansvarsforsikring gælder følgende selvrisici: Professionelt ansvar kr ,- Direktions- og bestyrelsesansvar kr ,- Motorkøretøjsforsikringer For indregistrerede køretøjer skal der som minimum tegnes lovpligtig ansvarsforsikring og det vurderes individuelt om der skal etableres brand og eller kaskoforsikring. Som udgangspunkt er det dog besluttet at køretøjer, hvis værdi er under kr , og/eller over 6 år gammel, skal der ikke etableres kaskoforsikring. Tilsvarende gør sig gældende for uindregistreret arbejdsmaskiner etc. Der foretages løbende til og afgang på evt. fællespolice for motorkøretøjer. Selvrisiko Ingen i det omfang det er muligt. Mindre selvrisiko i størrelsesordenen ca. kr kan accepteres Personaleforsikringer Personskader kan medføre både store personlige tab og økonomiske trusler mod Boligorganisationen. Det er derfor et ønske at sikre medarbejdere mod arbejdsulykker i overensstemmelse med lov om arbejdsskadeforsikring. Bestyrelsesmedlemmer er ikke omfattet af lov om arbejdsskadeforsikringen. Der er truffet beslutning om etablering af heltidsulykkesforsikring for 4 ledende medarbejdere. Herudover forsikres afdelingsbestyrelsen i afd. 25 efter eget ønske i forbindelse med deltagelse i kurser, møder samt på den direkte vej til og fra møder, kurser mv. arrangeret af boligforeningen. Beboere, der udfører opgaver for afdelingen falder i visse tilfælde ind under arbejdsskadelovgivningen. For at sikre dækning suppleres den lovpligtige dækning med en frivillig dækning for at imødegå den manglende dækning i loven. Behandlingsforsikring/privathospitalsdækning sikrer hurtig behandlingsmulighed, til gavn og glæde for både arbejdsgiver og ansatte er en del af den pensionsaftale der er indgået. Bestyrelsesmedlemmer er efter aftale ikke ønsket omfattet af behandlingsforsikring/privathospitalsdækning. Selvrisiko Ingen i det omfang det er muligt. Rejseforsikring I forbindelse med erhvervsmæssige rejser udenfor Danmarks grænser, er der truffet beslutning om at der etableres års rejseforsikring for ansatte, bestyrelsesmedlemmer og gæster, forsikringen skal som minimum Indeholde dækning for behandling og hjemtransport. Selvrisiko Ingen i det omfang det er muligt Forsikringsplan Sidst i denne forsikringspolitik er en Forsikringsplan, som i skemaform angiver den valgte forsikringsdækning på de enkelte områder. Udkast, Boligkontoret Århus Udarbejdet den 18. juni 2013 af Per Flou Jensen, Willis Side 6 af 17

43 RISIKO- & FORSIKRINGSPOLITIK Forsikringsplan Forsikringsplan ting (fortsat) Bygningsforsikring Forsikres Forsikres ikke Ikke aktuelt Elimineres Bemærkninger Forsikringsdækning Bygningsbrand Nyværdi Uden kw maksimering på motorer. For kortslutning gælder en aldersafskrivning, efter 6. El-Skadedækning / kortslutning år. Restværdi 50% Anden bygningsskade Stormskade, vandskade og påkørsel mv. kr v/personskade og kr v/tingskade. Dog maksimalt Husejeransvar kr pr. forsikringsår. Huslejetab Brand- og stormskadeforsikring, jf. AB92 8, stk. 1 Jordskade, forurening egen grund Lovliggørelse Svamp/insekt Glas Sanitet Skilte mv. Medforsikring af entreprenører jf. AB 92 8 Skal etableres, men kan være frivillig dækning individuelt pr. afdeling Dækker ikke rådskader, langsom nedbrydning over tid Rør og stikledninger Skal etableres, men kan være frivillig dækning individuelt pr. afdeling Kr pr. afdeling. Derudover individuelle summer efter behov ved afdelingerne. Løsøre i alle afdelinger Tillægsdækning, standard BL-vilkår 3.06 For nedenstående vilkår gælder det at forsikringsselskaberne forholder sig forskelligt til hvilke dele af vilkårene de vil acceptere og omfanget af accepterede vilkår. 01 Medforsikrede 02 Forsikret risiko Definere den forsikrede risiko Sikret under opførelse eller ombygning er tillige byggeriets entreprenører når bygherre jf. AB 92 er forpligtet til at tegne brand- og stormskadeforsikring. 03 Varmecentraler Eventuel begrænsning omkring indfyringseffekt på fx max. 120 Kw må ikke gøres gældende 04 Aflæsningssystemer Forsikringen skal udvides til at omfatte M-Bus- og lignende systemer til at overvåge og aflæse forbruget af vand og varme i de enkelte lejligheder. 05 Datanet Installationer til bredbånd, ADSL eller lignende netværk 06 Antenneanlæg Inkl. installationer og paraboler på bygning, samt fritstående antennemaster inkl. installationer og paraboler 07 ATS/CTS anlæg Styringsanlæg mv. f.eks. i vaskerier, PC-udstyr undtaget 08 Underforsikring 09 Udsmykning Kr pr. skade Underforsikring kan ikke gøres gældende pga. fejl i eller fejlberegnet areal eller antal lejligheder 10 Svamp og insekt Uden sumbegrænsning og inkluderer rimelige udgifter til uvildig konsulentbistand 11 Glas Uanset mål og kvalitet. Glaskeramiske kogeplader er dækket ved pludselig skade. 12 Vandskade Tilfældig udefrakommende strømsvigt, vand fra køle/frys Udkast, Boligkontoret Århus Udarbejdet den 18. juni 2013 af Per Flou Jensen, Willis Side 7 af 17

44 Forsikringsplan ting (fortsat) Forsikres Forsikres ikke Ikke aktuelt Bemærkninger 13 Vandskade Damp Damp fra røranlæg og installationer 14 Udstrømning fra akvarier, vandsenge o.lign. 15 Sanitet Elimineres 16 Lejers bygning Udestuer, markiser, garager, carporte og redskabsskure m.m. (herunder tillige lejers bygningsindretninger i lejemålet, f.eks. skillevægge, lofter o.l.) 17 Ubenyttede bygninger Ubenyttede/tomme over en periode 18 Udvidet rørskade Forsikringen etableres uden aldersbegrænsning. Fra 0-30 år gælder ingen afskrivning. Fra år gælder en afskrivning på 25%. Fra år gælder en afskrivning på 50% Rør over 50 år afskrives med 75%. 19 Merforbrug af vand Kr pr. skade (Dokumenteret merforbrug uover den første M3) 20 Oprydning og jordskade 20% af bygningens nyværdi, dog min. kr og max. kr pr. forsikringsbegivenhed 21 Huslejetab Kr pr. afdeling pr. skade, dækningsperiode 24 mdr. 22 Opmagasinering Kr pr. bolig, max. kr pr. afdeling pr. år dækningsperiode 24 mdr. 23 Genhusning max. kr pr. lejemål og max. kr pr. skadebegivenhed dækningsperiode 24 mdr. 24 Nøgledækning Max. kr pr. afdeling, ved indbrudstyveri, omstilling/udskiftning 25 Løsøre Dækningssum kr pr. afdeling på 1. risikobasis 26 Løsøre materielgårde Gården skal være forsvarligt indhegnet, og hegnet er minimum 1,8 meter højt 27 Løsøre, rede penge Kr i alm. gemme & kr i aflåst godkendt pengeskab 28 Containere Branddækning, max. kr pr. begivenhed. 29 Bygningsbeskadigelse som følge af beboers sygdom eller Indtrængning u/nøgle - Sum kr pr. skade dødsfald 30 Anden pludselig skade Selvrisiko på kr pr. skadebegivenhed (hærværk undtaget) 31 Haveanlæg 32 Midlertidig afdækning 33 Mindre byggeprojekter Sum kr , brand & stormdækning 34 Ansvar beboerarbejder 35 Ansvar ansatte 36 Ansvar bestyrelse Kr. 10 mio. for personskade og kr. 3 mio. for tingskade, dog max. kr. 13 mio. pr. år. 37 Ansvar vasketøj Kr pr. skade. Selvrisiko kr Ansvar udlån Udlån af værktøj/redskaber til beboere. 39 Ansvar lånt materiel Når eget materiel er til reparation, selvrisiko på kr pr. skade 40 Ansvar husejer Udlån af selskabslokaler mv. til beboere og fremmede 41 Ansvar tidligere skader Differencekrav vedr. arbejdsskader, 2 års reglen 42 Ansvar gravearbejder 43 Ansvar motorkøretøjer Ikke registrerede traktorer/arbejdsmaskiner 44 Ansvar efteranmeldelse Ophør er 3 år. For allerede anmeldte skader ophører dækningen først 10 år efter forsikringens ophør. Udkast, Boligkontoret Århus Udarbejdet den 18. juni 2013 af Per Flou Jensen, Willis Side 8 af 17

45 Forsikringsplan ting (fortsat) Forsikres Forsikres ikke Ikke aktuelt Elimineres Bemærkninger 45 Haglskade og Nedstyrtende genstande 46 Varmt arbejde Lempelse fra normale skærpede krav 47 Fællespolicer én forsikringssum og én selvrisiko pr. afdeling Særlige vilkår Særlige vilkår søges meddækket i alle bygningspolicer. Retshjælp Forsikringsselskabernes egne vilkår Terror Dækningssum og definition skal oplyses. 6.1 Huslejetab Udvidelse af forsikringssummen Storkøkken- og cafeteriadrift Udvidelse af genhusning af egne lokaler På afdelingsniveau Klubaktiviteter Foreningsaktiviteter Fredede og bevaringsværdige ejendomme Nyværdi og dækning for ekstra udgifter ifm. krav fra Kulturarvsstyrelsen Varmt arbejde Lempelse af vilkår/skærpet selvrisiko, på eget arbejde og lejere Kosmetiske forskelle Udvidet vandskadedækning Udsivning fra rør og akvarier undtaget. Dyr Skade forvoldt af dyr Igangværende entrepriser AB 92 ABT 93 8 stk.1 Overtagelse af risikoen ved skift af forsikringsselskab Lovliggørelse, sum Sum udvidelse i forhold til alm. betingelser (maks. 15%) Lovliggørelse, forudsætninger Erstatning gælder også ikke skaderamte bygningsdele Alternative energiformer Solcelleanlæg, solfangeranlæg og andre alternative energianlæg LAR-forbedringer Forbedringer, Grønne tage regvandsbassiner mv. uden sum begrænsning Regresfrafald mod lejer Ansvar differencekrav Skade forvoldt af erhvervslejer ved simpel uagtsomhed, jf. Regresfrafaldsaftalen, Forsikring & Pension Anmeldelse af arbejdsskade til arbejdsskadestyrelsen/aes betragtes tillige som anmeldt til ansvarsforsikringen til dækning for afledte krav Opsigelse - præmievarsling Forlængelse til 6 mdr. Udkast, Boligkontoret Århus Udarbejdet den 18. juni 2013 af Per Flou Jensen, Willis Side 9 af 17

46 RISIKO- & FORSIKRINGSPOLITIK Forsikringsplan ting (fortsat) Løsøreforsikring Forsikres Forsikres ikke Ikke aktuelt Elimineres Bemærkninger Forsikringsdækning Supplerende dækning til BL-vilkår Brand El-skade Tyveri Rede penge i alm. gemme Kr ,- Rede penge i pengeskab Kr. Genfremstilling af kartoteker, vedligeholdelsesplaner mv. Kr. Forsikrede genstande Det forsikrede er løsøre hørende til administrationskontor, ejendomskontorer, fælles- / foreningslokaler, bestyrelseslokaler, klublokaler, vaskerier, værksteder, materielgårde, fælleskøkkener / lokaler, lagre, bestyrelsesmedlemmers private adresse og depoter o.lign. I en række af afdelingerne er der klub- og foreningsaktiviteter. Disse er bl.a. genbrug, tøjcafe, billard-, frokost-, foto-, akvarie- og keramikklub, cykel-, snedker- og metalværksted, solarier, motionscenter m.v. Fortegnelsen er ikke komplet, men skal illustrere bredden i aktiviteterne. Løsøreværdier i klubber skal omfattes af forsikringen og er indeholdt i løsøreopgørelsen. Særlige betingelser Særlige vilkår søges meddækket i policerne Løsøre dækket uanset sted Hos medarbejdere, bestyrelsesmedlemmer mv Underforsikringsklausul Udstyr i forenings- og klublokaler Meromkostning 1. risikosum på kr pr. afd. pr. år. Dækningsperiode max. 12 mdr. Prisstigninger / Nyinvesteringer Maksimalt yderligere kr Løsøre i kælder Løsøre direkte på kældergulv (skal være hævet 10 cm over gulv) Løsøre Uanset hvor i en afd. omfattet mod brand Simpelt tyveri Simpelt tyveri samt hærværk på motordrevne redskaber, traktorer samt løsøre i ejendomsfunktionær-/mesterkontorer og vaskerum Tyveri - Arbejdsmaskiner Fra lokaler, garage, materielgård m.m. Materielgårde Tyveri Aflåst materielgård, indhegnet og med aflåsning jf. SKAFOR` regler Forsikring af forretningscykler Ved simpelt tyveri (stelnummer låsebevis skal indsendes) Udendørs borde og stole, Brand Kr pr. brandskade Transport af egne varer - værktøj og/eller arbejdsmaskiner kr. pr. bil. Incl. tyveri om natten Udkast, Boligkontoret Århus Udarbejdet den 18. juni 2013 af Per Flou Jensen, Willis Side 10 af 17

47 Forsikringsplan ting (fortsat) Driftstab/meromkostning Forsikres Forsikres ikke Ikke aktuelt Elimineres Bemærkninger Forsikringsdækning Meromkostninger Driftstab Varmecentraler Forsikringsdækning Leverandør / aftagerdriftstab El-forsyningsdriftstab Restværdidrifstab Lovliggørelsesdriftstab Udkast, Boligkontoret Århus Udarbejdet den 18. juni 2013 af Per Flou Jensen, Willis Side 11 af 17

48 RISIKO- & FORSIKRINGSPOLITIK Forsikringsplan ting (fortsat) Edb-forsikring Forsikres Forsikres ikke Ikke aktuelt Elimineres Bemærkninger Forsikringsdækning All-risks ekskl. brand, tyveri, vand Brand-tyveri og vandskade dækkes på løsørepolice All-risks inkl. brand, tyveri, vand Meromkostninger Kr ,- 18 mdr. dækningsperiode Databærer Kr ,- Forsikrede genstande EDB-udstyr på egne adresser Hovedkontoret, boligafdelinger og ejendomskontorer. Bærbart udstyr Telefon, telefax, andet kontorudstyr Tyverialarmanlæg Betalingssystemer i vaskerier CTS/ATS centrale styringsanlæg Styreenheder Betalingssystemer i vaskerier dækkes indtil kr pr. vaskeri på 1. risikobasis Tillægsdækning Udstyr i medarbejders private hjem Udstyr hos bestyrelsesmedlemmer Inkl. såfremt forsikringsselskaberne accepterer dette. Inkl. såfremt forsikringsselskaberne accepterer dette. Udstyr i forenings- og klublokaler Inkl. såfremt forsikringsselskaberne accepterer dette. Særlige betingelser Det forsøges at få nedenstående særlige vilkår indarbejdet i policerne Bærbart udstyr dækkes overalt i Danmark, også under transport. Det skal Bærbart udstyr oplyses om tyveririsikoen meddækkes. Alle forsikringssummer er 1. risikosummer, hvorfor der ikke kan gøres underforsikring 1. risiko gældende. Udkast, Boligkontoret Århus Udarbejdet den 18. juni 2013 af Per Flou Jensen, Willis Side 12 af 17

49 RISIKO- & FORSIKRINGSPOLITIK Forsikringsplan byggesager Entreprise Forsikres Forsikres ikke Ikke aktuelt Elimineres Bemærkninger Dækningsomfang/særlige forhold aftales fra sag til sag Forsikringsdækning All-risks Brand & storm Ved nybyggeri. Ved renovering skal udvidelsen ske på bygningspolice Entrepriseansvar personskade Kr ,- Entrepriseansvar tingskade Kr ,- 1. risiko egne bygninger/bestående bygninger Kr ,- Bygherreansvar Kr ,- Entreprenørmateriel Strejke, oprør, borgerlige urolighed. Overarb./helligdagsbet. Ilfragt/ekspresfragt Afledte tab Huslejetab Kr.. som 1. risikosum Beboers løsøre Kr ,- pr. lejemål max kr ,- Forøgede byggelånsrenter Aftales fra sag til sag Særlige betingelser Det forsøges at få nedenstående særlige vilkår indarbejdet i policerne Underforsikring Maksimalt overskrides med 20% af entreprisesum Farligt arbejde Ekskl. i standarddækning, der skal tages særlig stilling til fra sag til sag Forsikring til nyværdi Uafsluttede entrepriser Selvrisiko ved gentagne skader indenfor samme døgn Entrepriser, som er påbegyndt i forsikringens løbetid og som ikke er afsluttet ved forsikringsperiodens udløb, skal kunne udvides under policen til de er færdigafleveret og indtil afhjælpningsperioden er udløbet. Såfremt flere af samme type skader forekommer indenfor samme døgn, skal disse betragtes som en skade. Udkast, Boligkontoret Århus Udarbejdet den 18. juni 2013 af Per Flou Jensen, Willis Side 13 af 17

50 RISIKO- & FORSIKRINGSPOLITIK Forsikringsplan - ansvar Erhvervsansvar Forsikres Forsikres ikke Ikke aktuelt Elimineres Bemærkninger Forsikringsdækning Personskade Kr. 10 mio. pr. skade, kr. 10 mio. pr. år Tingskade Kr. 10 mio. pr. skade, kr. 10 mio. pr. år Fareafvægelse Kr. 1 mio. pr. skade pr. år. Forureningsansvar Kr. 2 mio. pr. skade pr. år. Pludselig forurening Tillægsdækning Motoransvar arbejdsmaskiner Uindregistrerede uanset antal HK, kan evt. dækkes på bygningsforsikring Ansvar ifm. bygge- og jordarbejder Grundejeransvar Kun for ubebyggede grunde, øvrige omfattes af bygningsforsikringen Ansvar for lifte/løftemaskiner Dækkes evt. på bygningsforsikringen Håndværkerafdeling Dækkes evt. på bygningsforsikringen Foreninger/klubber i boligselskabet Produktansvar Forsikringsdækning Dækkes evt. på bygningsforsikringen Personskade Kr. 10 mio. pr. skade, kr. 10 mio. pr. år Tingskade Kr. 10 mio. pr. skade, kr. 10 mio. pr. år Dækning for: Håndværkerafdelinger Varmecentraler Ejd.funktionærers rep.arbejder Mindre vedligeholdelse/rep. arbejder, ikke egentlig håndværkerafdeling Administrationsansvar Forsikringsdækning Formuetab Kr ,- pr skade og max. kr ,- pr. år Tillægsdækning Byggesagsstyring/-ledelse Tilbud indhentes. Kr ,- pr skade og max. kr ,- pr. år Arkitekt / ingeniør Underslæb/kriminalitet Kr ,- pr skade og max. kr ,- pr. år. Direktions- og bestyrelsesansvar Forsikringsdækning Formuetab Kr ,- pr skade og max. kr ,- pr. år inkl. skader under administrationsansvar. Udkast, Boligkontoret Århus Udarbejdet den 18. juni 2013 af Per Flou Jensen, Willis Side 14 af 17

51 RISIKO- & FORSIKRINGSPOLITIK Forsikringsplan - personale Forsikres Forsikres ikke Ikke aktuelt Elimineres Bemærkninger Arbejdsskade I henhold til gældende lovgivning Forsikringsdækning Arbejdsulykker Ikke ansatte Frivilligt beboerarbejde Ulykkesforsikring Forsikringsdækning Dødsfald Kr. Invaliditet Kr. - dobbelterstatning ved méngrad over 30% Sygdomsinvaliditet Tandskade Tyggeskader Helbredelsesudgifter Omfattede personer Funktionærer Kun 4 navngivne ledende personer Alle ansatte Bestyrelsesmedlemmer Kun afdelingsbestyrelse i afd. 25 Behandlingsforsikring/privathospital Omfattede personer Funktionærer Alle ansatte Er administreret af Willis pensionsafdeling Bestyrelsesmedlemmer Udkast, Boligkontoret Århus Udarbejdet den 18. juni 2013 af Per Flou Jensen, Willis Side 15 af 17

52 RISIKO- & FORSIKRINGSPOLITIK Forsikringsplan - personale Forsikres Forsikres ikke Ikke aktuelt Elimineres Bemærkninger Rejseforsikring Årspolice Forsikringsdækning Sygdom / hjemtransport Sygdomsinvaliditet Ulykke dødsfald Kr ,- Ulykke invaliditet Kr ,- Rejsegods / bagage Kr ,- Ubegrænset dækningssum. Forsikringen omfatter alle rejsende i firmaets interesse med ledsagende ægtefæller/samlever og børn. Forsikringen er udvidet til at omfatte kombinerede forretnings- og ferierejser. Privatansvar Kr ,- tingskade kr ,- personskade Retshjælp Kr ,- Sygeledsagelse Rejseafbrydelse Tilkaldelse Overfald Selvrisikoforsikring Hotelansvar Sikkerhedsstillelse Udsendelse Udkast, Boligkontoret Århus Udarbejdet den 18. juni 2013 af Per Flou Jensen, Willis Side 16 af 17

53 RISIKO- & FORSIKRINGSPOLITIK Forsikringsplan motor Motorkøretøjsforsikring Forsikringsdækning uindregistrerede arbejdsmaskiner Forsikres Ansvar Jf. lovgivningen Brand Nyværdi Kasko Nyværdi Trækkrog Motorkøretøjsforsikring Forsikringsdækning indregistrerede arbejdsmaskiner Forsikres ikke Ikke aktuelt Elimineres Bemærkninger Afgøres individuelt pr. køretøj/arbejdsmaskine ud fra pris på forsikring/ genanskaffelsespris på køretøj Ansvar Jf. lovgivningen Brand Nyværdi Kasko Nyværdi Trækkrog Motorkøretøjsforsikring Forsikringsdækning person- og varevogne Ansvar Jf. lovgivningen Brand Nyværdi Kasko Nyværdi Friskadedækning Afsavnsforsikring Førerulykke Passagerulykke Trækkrog Motorkøretøjsforsikring Forsikringsdækning for trailere lifte mv. Ansvar Er forsikret på det trækkende køretøj Brand Nyværdi Kasko Nyværdi Udkast, Boligkontoret Århus Udarbejdet den 18. juni 2013 af Per Flou Jensen, Willis Side 17 af 17

54 NOTAT TIL PKT 1.f Styringsdialog 2014 DATO 7. august 2014 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Hverken Aarhus eller Favrskov Kommune har indkaldt til styringsdialog for 2014 endnu. Men hvis bestyrelsen har spørgsmål, den ønsker rejst overfor kommunen, vil det være fornuftigt at melde dette ud på forhånd. For Århus vedkommende behandles spørgsmål om konkret sagsbehandling, udlejningsaftaler, boligsociale helhedsplaner samt nybyggeri og renovering generelt og konkret i andre fora. Der kan imidlertid forventes en fortsættelse af de seneste års relevante drøftelser om niveauet for henlæggelser. Tilsvarende kan niveauet for nybyggeri samt sammenhængen mellem kommunale grundpriser, kvoter og maksimumbeløb rejses. INDSTILLING Hvis bestyrelsen har emner af stor vigtighed, som bør regnes i styringsdialogen, bedes det afklaret. Det indstilles, at direktør og administrationschef, formand og evt. næstformand deltager i mødet i lighed med sidste år.

55 NOTAT TIL PKT 1.g Genhusningspolitik DATO 7. august 2014 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING I sager som fx vandskade- eller skimmelrenoveringer i enkeltlejemål eller store sager med et uomtvisteligt genhusningsbehov som fx Nydamsparken, er genhusningsspørgsmålet enkelt. Men i en række renoveringer af hele afdelinger melder spørgsmålet om genhusning af enkeltbeboere sig hyppigt. Der kan således være forhold, der taler for, at en konkret beboer genhuses i forbindelse med fx en radiator- eller køkkenudskiftning. Bestyrelsen træffes typisk af inspektøren/projektmedarbejderen i samråd med byggeudvalg/afdelingsbestyrelse. Udgiften afholdes altid af byggesagen. Uanset, at der ind imellem kan findes billigere genhusningsmuligheder end hotelophold, vil genhusning altid være bekostelig. Imidlertid kan der til brug for både administration og afdelingsbestyrelser være behov for en mere overordnet politik for, hvornår der bør tilbydes genhusning. For at illustrere de situationer, hvor der kan afvejes for eller imod genhusning, kan man overveje flg. eksempler, hvoraf nogle helt sikkert vil føre til genhusningsbeslutning, mens andre efter nugældende praksis helt sikkert ikke vil føre til en sådan beslutning: A. Beboeren har en luftvejssygdom, der gør, at støv fra byggearbejdet risikerer at forværre vedkommendes tilstand. B. Beboeren har et barn med autisme, hvis tilstand risikerer at blive forværret af uroen ved en tre ugers byggeperiode. C. Beboeren skal aflevere afsluttende eksamensopgave på sin uddannelse og har brug for uforstyrret arbejdstid i perioden. D. Beboeren har natarbejde og har brug for at kunne sove i dagtimerne, hvor arbejdet står på. E. Beboeren har samvær med sine børn i perioden, og indskrænkningen af plads og evt. inddragelsen af et beboelsesrum vanskeliggør eller umuliggør samværet. F. Beboeren er psykisk ustabil, og det risikerer at påvirke tidsforbruget og omkostningen på hele byggesagen fx pga. forsinkelser, låsesmed osv. hvis ikke der sker genhusning.

56 Det skal i den forbindelse understreges, at alle borgere uanset boligform må formodes at skulle tåle visse midlertidige gener i forbindelse med byggearbejderne, og at enhver selvfølgelig for egen regning kan vælge at genhuse sig fx hos familie eller på hotel, hvis man finder generne uforholdsmæssigt store. Det væsentlige i den forestående afklaring vil være at identificere, hvor bestyrelsen vil råde afdelingsbestyrelser/byggeudvalg og administration til, at det er afdelingen, der bør afholde denne udgift. INDSTILLING Det indstilles, at der nedsættes en arbejdsgruppe bestående af 1-2 bestyrelsesmedlemmer samt 1-2 repræsentanter for administrationen, som til bestyrelsens møde i december kommer med et oplæg til politik for genhusning. 2/2

57 NOTAT TIL PKT 2.a Orientering vedr. afdelinger DATO 7. august 2014 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Administrationen PROBLEMSTILLING Der er bemærkninger vedr. følgende afdelinger: Alle Afdeling 1 Jens Baggesens Vej Afdeling 2 Haugesundsvej m.m. Afdeling 3-5 Viggo Stuckenbergs Vej/Otto Benzons Vej samt afdeling 8 Vilh. Bergsøes Vej Afdeling 4 Chr. Molbechs Vej Afdeling 6 Risvangs Allé Pr. 1. juni opstartede ejendomsfunktionærerne indberetning af el, vand- og varme forbrug i IT programmet MinEnergi.dk en gang pr. måned. Aftaler vedr. de nye vaskerier er omsider på plads med Miele, og de sidste detaljer forventes på plads medio august. I uge 34 opstarter arbejderne med at fjerne de gamle krybekældre, og fylde op med isolering, støbe betongulve og etablere gulvvarme med nyt lamel parket gulv. Der er ca. 1/3 del, som har valgt at få nye gulve i hele lejemålet, eller i et eller flere rum. Desuden får beboerne mulighed for at vælge andre sorter af gulve indenfor samme prisklasse, de kan få malet underetagen i samme omgang, hvis de ønsker dette. Endelig kan de også få væltet væggen mellem gang og stuen, mellem køkken og stuen eller begge samt få fjernet skorstenen. Der er blevet lavet nogle tiltag på kloakkerne, som skulle laves inden kloakrenovering. Det er afsluttet. Udbud til kloak renovering er ved at blive lavet og forventes at op starte primo september måned. Udskiftning af varmesystem pågår tidsplanen forventes overholdt. Renoveringsarbejder i afdelingen er afsluttet dog mangler enkelte arbejder med afløbsinstallationen, som er taget ud af projektet for at løse dem selv.

58 Afdeling Trøjborg Ønsker ikke nyt arrangement i anledning af 60-års jubilæum, men bidrag fra afdelinger og boligorganisationen er efter afdelingsbestyrelsens ønske brugt til nyt møblement i beboerlokalet. Ny procedure vedr. afdelingsjubilæer (udover 25-årsmultipla) mindsker risikoen for fremtidige misforståelser. Vær dog opmærksom på, at der kan være uenighed om, hvornår en afdeling er ibrugtaget. Administrationen går ud fra BBR-oplysninger. Afdeling 15 Peter Fabers Vej m.m. Afdeling 20 Norgesparken Udbudsmaterialet vedr. opfyldning af kulkældre er ved at blive lavet, og forventes at op starte i august/september måned. 1-årsgennemgang på opgange, entredørene mm. bliver afholdt i August måned og efterfølgende udbedret, i den forbindelse vil vi få smørret alle vindues hængsler og låse i lejlighederne. Udbud til kældervindues udskiftningen er sendt ud, og forventes at op starte i primo august/september måned. Afdeling 22 Illerupvej 1-årsgennemgang er blevet afholdt på opgange, entredørene mm. tidspunkt for udbedring af manglerne er ved at blive aftalt med entreprenøren. Der er afholdt licitation på projektet vedr. udskiftning af vinduer og radiatorer, og der er valgt entreprenør. De sidste forhandlinger er ved at falde på plads, så projektet forventes at opstarte primo august måned, og er ved at blive aftalt endeligt med den valgte entreprenør samt rådgiveren. Afdeling 23 Nydamsparken Afdeling 27 Frydenlund Afdeling 28 Lindholmparken Der indhentes forslag på at få etableret løsning med nedgravede af affaldsbeholdere i afdelingen. Beholderene er påtænkt etaberet ifm. det store renoveringsprojektet. Der stilles forslag om det på afdelingsmødet. 1-årsgennemgang på opgange, entredørene mm. bliver udbedret i august måned, i den forbindelse vil vi få smørret alle vindues hængsler og låse i lejlighederne. 1-årsgennemgang på sidebygningerne er afholdt, og manglerne bliver udbedret. Arbejdet med forsøgsanlæg med varmeflytning af overskudsvarme fra ventilationsafkast luften til krybekælder via varmeveksler i en blok afsluttes i denne måned. Herefter skal målinger m.v. over de næste to år vise, om anlægget er rentabelt og har den ønskede effekt med at mindske fodkulden blokkens stuelejligheder. Afdeling 29 Kalmargade Afdeling 31 Rydevænget To bestyrelsesmedlemmer har trukket sig grundet interne samarbejdsvanskeligheder i afdelingsbestyrelsen 1-årsgennemgang på affaldsbeholderne er afholdt og manglerne vil blive udbedret. 2/3

59 Afdeling 43 Mosevænget og 69 Ryttervej Afdeling 73 Virup Skovvej Der har været drøftelser med afdelingsbestyrelserne om deres fremtidige tilknytning til boligorganisationen, og begge bestyrelser har givet tilsagn om at det skal undersøges nærmere, om de kan få bedre vilkår ved overdragelse til anden boligorganisation. Efter sommerferien får de beboere, som har tilmeldt sig, repareret en lodret revne i tapetet, som skyldes en samling mellem tung og let bagvægselement. Desuden får de repareret drænhullerne i beton lofts elementerne, da der er kommet misfarvninger på grund af vandudtræk. De udvendige arbejder nærmer sig deres afslutning. Byggesagen har pr. kulance modtaget kr. til delvis dækning af udgifter til byggemodning på de delparceller, der oprindeligt tilhørte Knebelvig Invest Under Konkurs. Der pågår via Boligkontoret Århus rådgiver drøftelser med Aarhus Kommune, der ønsker driften af vejbelysningen overdraget til afdelingen. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 3/3

60 Møde sammen med afdeling Faktisk mødedato Mødetids punkt Mødested Faktisk ORG Faktisk ADM 1 17-sep 19:00 Hobbyklubben, Jens Baggesensvej 82, kld. Elin Thorvaldsen 2 30-aug 10:00 Beboerhuset Norgesparken, Randersvej Michael Andersen sep 19:00 Beboerlokalet Peter Nielsen 4 22-sep 19:00 Selskabslokalet Chr. Molbechs Vej 9 Morten Homann sep 19:00 Beboerlokalet 6 23-sep 19:00 Ellengården, Bethesdavej 81 Christian Jessen 7 16-sep 19:00 Selskabslokalet Vestre Ringgade 178, gavlen Kirsten Hillebrandt Elin Thorvaldsen 8 11-sep 19:00 Beboerlokalet sep 19:00 Beboerlokalet Peter Nielsen sep 19:00 Beboerhuset, Norgesparken, Randersvej sep 18:00 Beboerlokalet, Helge Rodesvej 31, kld. Johnny defeuth Eriksen sep 19:00 Beboerlokalet/selskabslokalet Tamperdalsvej 1, kld. Elin Thorvaldsen & Johnny Lillethorup sep 19:00 Frøen, Paludan Müllersvej 46, Århus N Henrik Autzen Johnny Lillethorup sep 19:00 Beboerlokalet sep 19:00 Hobbyklubben, Peter Fabersvej 1, kld sep 18:30 Bildbjergparkens Selskabslokaler, Pal. Müllersvej 92 Carl Danielsen sep 19:00 Bowl n Fun, Skanderborgvej 226 i Viby sep 19:00 Beboerlokalet sep 19:00 Beboerlokalet Elin Thorvaldsen & Johnny Lillethorup sep 19:00 Fælleshuset, Norgesparken, Randersvej Søren Høgsberg Peter Nielsen sep 19:00 Cafe Smilet, Vorregårds Allé 115 Jonas Gylling Kølbæk sep 19:00 Koldkærgård, Agro Food Park 10, Århus N Johnny defeuth Eriksen Michael Andersen sep 18:00 Langenæs Kirken, Kirkedammen 2 Carl Danielsen sep 19:00 Stakladen, Preben Hornum Stuen, Frederik Nielsen Vej 2 Carl Danielsen sep 19:00 FRK 75, Gustav Wieds Vej 11, kælderen Aksel Jensen sep 17:30 Frydenlund beboerhus Christian Peter Andersen sep 19:00 Selskabslokalet Lindholmvej 19 Carl Danielsen sep 19:00 Beboerhuset, Kalmargade Robert Thorsen og Søren Høgsberg sep 19:00 Rønbækskolen, Lokale 150 Fællesrum Rasmus Berlin Johnny Lillethorup aug 19:00 Fælleshuset, Rydevænget 73 Johnny Lillethorup sep 19:00 Rønbækskolen, Lokale 150 Fællesrum Rasmus Berlin Johnny Lillethorup sep 19:00 Selskabslokalet, Vestre Ringgade 178, gavlen Aksel Jensen sep 19:00 Fælleshuset Peter Nielsen sep 19:00 Fælleshuset, Skelagervej 208 Carl Danielsen sep 19:00 Fælleshuset, Jægergårdsgade 29 Olav Bertelsen sep 19:00 Fælleshuset, Jægergårdsgade 29 Aksel Jensen sep 19:00 Fælleshuset Robert Thorsen sep 19:00 Fælleshuset Peter Nielsen aug 14:00 Fælleslokalet Fredensgade 1, kld. Johnny Lillethorup sep 19:00 Fælleslokalet, Virupvej 61 D Chris Mikkelsen sep 18:00 Fælleshuset, Hjelmagerparken sep 19:00 Fælleshuset, Mosevænget 2 Anne Tidemand-Dal sep 19:00 Fælleslokalet Hjulby Hegn Anne Tidemand-Dal Carl Danielsen sep 19:00 Fællesrummet, Rydevænget 73 Rasmus Berlin Johnny Lillethorup aug 19:00 Fælleshuset Vistoftparken 106 Robert Thorsen

61 47 10-sep 19:00 Fælleshuset, Åvænget Elin Thorvaldsen aug 19:00 Fælleshuset Peter Nielsen sep 19:00 hos Ted Andelius, Fredensgade 30D, 1. tv sep 19:00 hos Helena Thorsen, Brendstrupvej 6, 1. th sep 19:00 hos Julie og Carl, Fredericiagade 18, st. tv. Kristine Simonsen Peter Nielsen sep 19:00 hos Kirsten Overgaard, Viborgvej 49K Johnny Lillethorup aug 19:00 Fælleshuset på Åvænget, Egå sep 19:00 i kirken den store gang i B-blokken Michael Andersen sep 19:00 Fælleshuset Skæring Parkvej Peter Nielsen sep 19:00 Aarhus Minigolf, Åboulevarden 52, sep 19:00 Fælleshuset sep 19:00 Fælleshuset, Vistoftparken 106 Robert Thorsen aug 19:00 Cykelkælderen Rasmus Berlin sep 19:00 Chokoladen på 1. sal, Paludan Müllersvej 44 Peter Nielsen sep 19:00 Chokoladen på 1. sal, Paludan Müllersvej sep 19:00 Fælleshuset, Skelagervej sep 19:00 Fælleshuset, Skæring Parkvej Henrik Autzen sep 19:00 Fælleshuset Peter Nielsen aug 14:00 Fælleslokalet Fredensgade 1, kld. Johnny Lillethorup sep 19:00 Fælleshuset Mosevænget 2 Anne Tidemand-Dal aug 19:00 Fælleshuset Ranunkelvej 99 Kristine Simonsen sep 19:00 Fælleshuset på Visbjerg Hegn (afdeling 38) Ole Kleis sep 19:00 Fælleshuset Vistoftparken sep 19:00 Skoletorvet på Virupskolen Søren Høgsberg Chris Mikkelsen aug 19:00 Fælleslokalet

62 Møde sammen med afdeling Faktisk mødedato Mødetids punkt Mødested Faktisk ORG Faktisk ADM aug 19:00 Fælleshuset, Rydevænget 73 Johnny Lillethorup aug 19:00 Fælleshuset Peter Nielsen aug 19:00 Fælleshuset på Åvænget, Egå aug 19:00 Cykelkælderen Rasmus Berlin aug 14:00 Fælleslokalet Fredensgade 1, kld. Johnny Lillethorup aug 19:00 Fælleshuset Vistoftparken 106 Robert Thorsen aug 14:00 Fælleslokalet Fredensgade 1, kld. Johnny Lillethorup aug 19:00 Fælleshuset Ranunkelvej 99 Kristine Simonsen aug 19:00 Fælleslokalet 2 30-aug 10:00 Beboerhuset Norgesparken, Randersvej Michael Andersen sep 19:00 Fælleshuset, Jægergårdsgade 29 Aksel Jensen sep 19:00 hos Julie og Carl, Fredericiagade 18, st. tv. Kristine Simonsen Peter Nielsen sep 19:00 FRK 75, Gustav Wieds Vej 11, kælderen Aksel Jensen sep 19:00 Selskabslokalet Lindholmvej 19 Carl Danielsen sep 19:00 Fælleshuset Peter Nielsen sep 19:00 Fælleshuset Peter Nielsen sep 19:00 Fællesrummet, Rydevænget 73 Rasmus Berlin Johnny Lillethorup sep 18:00 Langenæs Kirken, Kirkedammen 2 Carl Danielsen sep 19:00 Rønbækskolen, Lokale 150 Fællesrum Rasmus Berlin Johnny Lillethorup sep 19:00 Rønbækskolen, Lokale 150 Fællesrum Rasmus Berlin Johnny Lillethorup sep 19:00 Fælleshuset, Vistoftparken 106 Robert Thorsen sep 19:00 Beboerlokalet Peter Nielsen sep 19:00 Beboerlokalet/selskabslokalet Tamperdalsvej 1, kld. Elin Thorvaldsen & Johnny Lillethorup sep 19:00 Beboerlokalet sep 18:30 Bildbjergparkens Selskabslokaler, Pal. Müllersvej 92 Carl Danielsen sep 19:00 Beboerlokalet sep 19:00 Beboerlokalet Elin Thorvaldsen & Johnny Lillethorup sep 18:00 Fælleshuset, Hjelmagerparken sep 19:00 Fælleshuset, Skæring Parkvej Henrik Autzen sep 19:00 Frøen, Paludan Müllersvej 46, Århus N Henrik Autzen Johnny Lillethorup sep 19:00 Fælleshuset, Åvænget Elin Thorvaldsen sep 19:00 Chokoladen på 1. sal, Paludan Müllersvej 44 Peter Nielsen sep 19:00 Fælleshuset Mosevænget 2 Anne Tidemand-Dal sep 19:00 Fælleshuset på Visbjerg Hegn (afdeling 38) Ole Kleis 8 11-sep 19:00 Beboerlokalet sep 19:00 Fælleshuset, Norgesparken, Randersvej Søren Høgsberg Peter Nielsen sep 19:00 Stakladen, Preben Hornum Stuen, Frederik Nielsen Vej 2 Carl Danielsen sep 19:00 Fælleslokalet, Virupvej 61 D Chris Mikkelsen sep 19:00 Aarhus Minigolf, Åboulevarden 52, sep 19:00 i kirken den store gang i B-blokken Michael Andersen sep 19:00 Koldkærgård, Agro Food Park 10, Århus N Johnny defeuth Eriksen Michael Andersen sep 19:00 Fælleshuset, Mosevænget 2 Anne Tidemand-Dal sep 19:00 Fælleshuset Vistoftparken sep 19:00 Beboerlokalet Peter Nielsen sep 19:00 Beboerlokalet

63 7 16-sep 19:00 Selskabslokalet Vestre Ringgade 178, gavlen Kirsten Hillebrandt Elin Thorvaldsen sep 18:00 Beboerlokalet, Helge Rodesvej 31, kld. Johnny defeuth Eriksen sep 17:30 Frydenlund beboerhus Christian Peter Andersen sep 19:00 Beboerhuset, Kalmargade Robert Thorsen og Søren Høgsberg 1 17-sep 19:00 Hobbyklubben, Jens Baggesensvej 82, kld. Elin Thorvaldsen sep 19:00 Beboerhuset, Norgesparken, Randersvej sep 19:00 Bowl n Fun, Skanderborgvej 226 i Viby sep 19:00 Fælleshuset, Skelagervej 208 Carl Danielsen sep 19:00 hos Ted Andelius, Fredensgade 30D, 1. tv sep 19:00 Fælleshuset Skæring Parkvej Peter Nielsen sep 19:00 Chokoladen på 1. sal, Paludan Müllersvej sep 19:00 Skoletorvet på Virupskolen Søren Høgsberg Chris Mikkelsen sep 19:00 Cafe Smilet, Vorregårds Allé 115 Jonas Gylling Kølbæk sep 19:00 Fælleshuset, Skelagervej sep 19:00 Selskabslokalet Chr. Molbechs Vej 9 Morten Homann sep 19:00 Hobbyklubben, Peter Fabersvej 1, kld sep 19:00 Ellengården, Bethesdavej 81 Christian Jessen sep 19:00 Selskabslokalet, Vestre Ringgade 178, gavlen Aksel Jensen sep 19:00 Fælleshuset, Jægergårdsgade 29 Olav Bertelsen sep 19:00 Fælleshuset Robert Thorsen sep 19:00 hos Helena Thorsen, Brendstrupvej 6, 1. th sep 19:00 Fælleshuset sep 19:00 Fælleshuset Peter Nielsen sep 19:00 Fælleslokalet Hjulby Hegn Anne Tidemand-Dal Carl Danielsen sep 19:00 hos Kirsten Overgaard, Viborgvej 49K Johnny Lillethorup

64 7. august 2014 FREMTIDSSIKRINGSSTRATEGI Afdeling 30 Nørreskovvej Afdeling 30 Nørreskovvej tilslutter sig Boligkontoret Århus repræsentantskabs mål om fremtidssikring af boligerne. De vigtigste langsigtede mål for afdelingen er at sikre en god boligstandard og løbende at nedbringe afdelingens energiforbrug på en økonomisk afbalanceret måde. Derfor er det et højtprioriteret mål i perioden at få gennemført følgende arbejder: Udskiftning af vinduer på altan/stue Udskiftning af brugsvandsrør og forsyningsanlæg Renovering af ventilation Afdelingen tilbyder udskiftning af køkken over råderetten med lån i afdelingens egne midler. Ved en sådan udskiftning tilbydes ny ovn/kogeplade. Det betyder, at der ikke afsættes penge i vedligeholdelsesplanen til udskiftning af køkkener og badeværelser. Det foreslås henlæggelserne forhøjes i perioden 2015 til 2019 for at reducere behovet for optagelse af lån fra pt. 117 kr. til 132, 147, 162, 177 og 192 kr. pr. m 2. Det vil reducere optagelsen af lån til kr. som planen ser ud nu. Organisationsbestyrelsen Boligkontoret Århus Brendstrupgårdsvej Aarhus N [email protected]

65 7. august 2014 FREMTIDSSIKRINGSSTRATEGI Afdeling 32 Nørreskovvej Afdeling 32 Nørreskovvej tilslutter sig Boligkontoret Århus repræsentantskabs mål om fremtidssikring af boligerne. De vigtigste langsigtede mål for afdelingen er at sikre en god boligstandard og løbende at nedbringe afdelingens energiforbrug på en økonomisk afbalanceret måde. Derfor er det et højtprioriteret mål i perioden at få gennemført følgende arbejder: Udskiftning af brugsvandsrør Udskiftning af varmeveksler Der arbejders på omforandring af brugsvandsanlægget i samarbejde med Hinnerup Fjernvarme, dvs. at planlægning skal ske med to parter. Afdelingen tilbyder udskiftning af køkken og renovering af bad over råderetten med lån i afdelingens egne midler. Ved en sådan udskiftning tilbydes ny ovn/kogeplade. Det betyder, at der ikke afsættes penge i vedligeholdelsesplanen til udskiftning af køkkener og badeværelser. Det er nødvendigt at forhøje henlæggelserne for at reducere behovet for optagelse af lån. Det foreslås at forhøje henlæggelse fra pt. 153 kr. til 167, 181, 195, 209 og 223 kr. pr. m 2 pr. år. Det reducerer behovet for lån til kr. som planen ser ud nu. Organisationsbestyrelsen Boligkontoret Århus Brendstrupgårdsvej Aarhus N [email protected]

66 7. august 2014 FREMTIDSSIKRINGSSTRATEGI Afdeling 40 Fredensgade Afdeling 40 Fredensgade tilslutter sig Boligkontoret Århus repræsentantskabs mål om fremtidssikring af boligerne. De vigtigste langsigtede mål for afdelingen er at sikre en høj vedligeholdelsesstandard og en stabil drift. Derfor er det et højtprioriteret mål i perioden at få gennemført følgende arbejder: Udskiftning af køkkener og hårde hvidevarer Udskiftning af vinduer Det forventes ikke, at der fremadrettet kan træffes mange beslutninger i afdelingens beboerdemokrati. Derfor er der taget højde for kollektive løsninger i vedligeholdelsesplanen. Det er nødvendigt at forhøje henlæggelserne for at reducere behovet for optagelse af lån. Det foreslås de forhøjes fra p.t. 126 kr. til 150, 170, 190, 210 og 230 kr. pr. m 2 pr. år. Det vil medføre en reduktion af optagelse af lån i perioden 2015 til 2019 til kr. og vil især få virkning når vinduerne skal udskiftes. Organisationsbestyrelsen Boligkontoret Århus Brendstrupgårdsvej Aarhus N [email protected]

67 7. august 2014 FREMTIDSSIKRINGSSTRATEGI Afdeling 45 Torpevænget/Kappelvænget Afdeling 45 Torpevænget/Kappelvænget tilslutter sig Boligkontoret Århus repræsentantskabs mål om fremtidssikring af boligerne. Det vigtigste langsigtede mål for afdelingen er at afdelingen er: At skabe et beboerdemokrati i afdelingen At være en attraktiv afdeling i området At sikre bygninger mod indbrud og hærværk At energioptimere, hvor det er rentabelt At øge henlæggelserne for at give råderum til fremtidige tiltag Derfor er det et højtprioriteret mål i perioden at få gennemført følgende arbejder: Udskiftning af tag Delvis udskiftning af vinduer Udskiftning af køkkener og hårde hvidevarer Det er nødvendigt at forhøje henlæggelserne for at reducere behovet for optagelse af lån. Vi foreslår de forhøjes fra p.t 100 kr. pr. m 2 pr. år til 121, 141, 160, 179 og 198 kr. pr. m 2 i perioden fra 2015 til Det vil reducere behovet for lån i den periode til kr. som planen ser ud nu men vil især få betydning når badeværelserne skal renoveres. Organisationsbestyrelsen Boligkontoret Århus Brendstrupgårdsvej Aarhus N [email protected]

68 7. august 2014 FREMTIDSSIKRINGSSTRATEGI Afdeling 68 Østergade Afdeling 68 Østergade tilslutter sig Boligkontoret Århus repræsentantskabs mål om fremtidssikring af boligerne. De vigtigste langsigtede mål for afdelingen er at sikre en høj vedligeholdelsesstandard og en stabil drift. Der er i perioden ikke større og dermed særligt prioriterede arbejder. Det forventes ikke, at der fremadrettet kan træffes mange beslutninger i afdelingens beboerdemokrati. Derfor er der taget højde for kollektive løsninger i vedligeholdelsesplanen. Det er er nødvendigt at optage lån i afdelingen i perioden som planen ser ud. Det skyldes afdelingen ikke er så gammel. Det er imidlertid nødvendigt at forhøje henlæggelserne for at undgå optagelse af lån på længere sigt. Vi foreslår henlæggelserne forhøjes fra pt. 87 kr. pr. m 2 pr. år til 97, 107, 117, 127 og 137 kr. pr. m 2 pr. år i perioden Organisationsbestyrelsen Boligkontoret Århus Brendstrupgårdsvej Aarhus N [email protected]

69 Aarhus, den 11. august FÆLLES AFDELINGSBESTYRELSE AFDELING 30 OG 32 Det har vist sig vanskeligt at få en afdelingsbestyrelse i både afdeling 30 og 32 i Hinnerup. Boligkontoret foreslår derfor de to afdelinger får en fælles afdelingsbestyrelse på 5 medlemmer. Der bliver 3 medlemmer af repræsentantskabet. Hver afdeling vil stadig være en selvstændig økonomisk enhed med eget budget, regnskab og vedligeholdelsesplan. Hvis forslaget vedtages betyder det der fremover afholdes et fælles afdelingsmøde hvor alle lejere i de to afdelinger kan deltage. Der er flere afdelinger i Boligkontoret der benytter samme model. Boligkontoret Århus

70 Aarhus, den 11. august 2014 FORSLAG TIL AFDELINGSMØDET I AFDELING 45 Nye køkkener Afdelingen er år gammel. Køkkenerne trænger til udskiftning, især på grund af mange flytninger i ungdomsboliger. Det er også nødvendigt da nye krav til hårde hvidevarer i stedet for jeres nuværende trinette løsning gør udskiftning nødvendig. Vi er pålagt at ændre det nuværende trinette køkken. Da der ikke er nogen afdelingsbestyrelse foreslår Boligkontoret Århus at køkkenerne udskiftes i Hårde hvidevarer udskiftes også med mindre de kun er få år gamle. De samlede udgifter er vurderet til ca kr. hvoraf ca kr. dækkes af afdelingens henlæggelser. Der optages et banklån på ca kr. med en løbetid på 15 år. Det er ikke muligt at optage et realkreditlån da afdelingen er finansieret med indekslån. Udskiftningen af køkkener vil medføre en lejeforhøjelse på max. 5 % som træder i kraft når køkkener og hårde hvidevarer er udskiftet. Boligkontoret Århus

71 Aarhus, den 4. august 2014 FORSLAG TIL AFDELINGSMØDET I AFDELING 45 Finansieret råderet I dag er det muligt at låne til køkken af afdelingens egne midler. Der er ikke noget der har benyttet sig af muligheden. Boligkontoret har lavet et forslag om udskiftning af køkken i alle lejemål i 2015 inkl. hårde hvidevarer. Vi foreslår derfor ordningen med finansieret råderet bortfalder hvis forslaget om udskiftning af køkkener godkendes på afdelingsmødet. Husk at møde op på mødet. Boligkontoret Århus

72 NOTAT TIL PKT 2.d Tilskud fra dispositionsfonden til afdeling 46 Vistoftparken DATO 7. august 2014 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Carl Danielsen PROBLEMSTILLING Afdeling 46 beliggende Vistoftparken i Sabro har været ramt af en voldsom skimmelskadesag. Den omfattede to boliger i afdelingen. Der har været nødvendig med flere undersøgelser og behandling mod skimmelsvamp samt genhusning. Det var eksempelvis nødvendig at udskifte gulvene da skimmelsvampen spredte sig nedefra. Det viste sig der var en fejl i byggeriet som betød skimmelsvamp angrebet kunne opstå i den ene bolig. Det spredte sig i mindre grad til den anden bolig også. De samlede udgifter udgør ,30 kr. INDSTILLING Den gennemsnitlige leje inkl. forhøjelse på 4 % pr. 1/ udgør 843 kr. pr. m 2. Ifølge fremtidssikringen forhøjes lejen med 110 kr. de næste 4 år til dækning af forhøjelsen af henlæggelserne. Derudover er det nødvendigt at optage lån de kommende 5 år der vil medføre en lejeforhøjelse på ca. 125 kr. Det vil uden de almindelige stigninger i budgettet til bl.a. indekslån medføre en samlet leje på ca kr. Det kan blive nødvendigt med tilskud fra trækningsretten til udskiftning af vinduer som er fremrykket til På grund af afdelingens dårlige økonomi indstilles det dispositionsfonden dækker hele udgiften da afdelingen dels ikke kan klare afviklingen af et underskud når der henses til de kommende års forhøjelser af lejen og skimmelsvampen er opstået pga. en fejl i byggeriet, som først har vist sig nu.

73 NOTAT TIL PKT 2.e Fordeling af udgifter ved ejendomsfunktionærers afskedigelse og langtidssygdom DATO 7. august 2014 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER MH/CD PROBLEMSTILLING På mødet den 6. marts 2014 besluttede bestyrelsen, at der på et kommende bestyrelsesmøde forelægges en forretningsgang, hvor udgiften ved afskedigelser og lignende fordeles forholdsmæssigt over afdelingernes driftskonti for at fordele risikoen : Grundlæggende afholdes udgiften til fast personale samt afløsning ved ferie osv. af den/de afdelinger, den pågældende medarbejder er ansat i. Der er en fælles konto, der vedrører udgifter som fx telefon, frugt samt løn til elever samt løn til faste afløsere i den periode, de holder ferie. Når året er omme fordeles samtlige udgifter på afdelingerne (konto ) efter antal af ansatte ejendomsfunktionærer i afdelingen, f. eks 1 ansat i afdeling 4 og 2 i afdeling 17. Kontoen går i 0 pr. 31/12 efter fordelingen. INDSTILLING Det indstilles, at ved afskedigelser med fritstilling eller langtidssygdom, hvor den pågældende afdeling belastes af mere end tre måneders løn herunder evt. godtgørelse og bod afholdes halvdelen af afdelingens nettoudgift udover de tre måneder af ovennævnte konto. De første tre måneder afholdes således altid af afdelingen. Det indstilles, at ændringen træder i kraft med regnskabsåret 2014.

74

75

76

77

78

79

80

81

82 NOTAT TIL PKT 3.a Orientering fra administrationen DATO 7. august 2014 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Personale A. Henset til Boligkontoret Århus størrelse vil der både af hensyn til boligorganisationens samfundsmæssige forpligtelser og den udvikling, det vil kunne give organisationen, være god grund til løbende at tage elever indenfor de mest relevante faggrupper. Hidtil har der med en beslutning i organisationsbestyrelsen fra 2009 været en ejedomsserviceteknikerelev under uddannelse med opstart hver 18. måned. Der har ikke været nogen beslutning vedr. kontorelever, men den første kontorelev i Boligkontoret Århus, Heidi Qvortrup, afslutter sin uddannelse i august Virksomhedsnævnet indstiller til bestyrelsen, at der fremover startes en ejendomsserviceteknikerelev op hver 12. måned, jf. konceptet for elevuddannelse med mentorordning samt at der som udgangspunkt startes en kontorelev op hver 30. måned, dog med hensyntagen til den konkrete personale- og arbejdssituation i administrationen. B. Mike Fuglsang er tiltrådt som ejendomsserviceteknikerelev og vil i uddannelsesforløbet være fast tilknyttet afdeling Majdalen/Tamperdalsvej. C. Det er præciseret, at det alene er medarbejdere med ledelsesansvar herunder inspektører der kan foretage ansættelser, herunder også i småjobs som fx trappevask, omdeling m.v. Denne kompetence kan ikke ligge hos afdelingsbestyrelserne. D. Hanne Jensen er frem til udgangen af januar ansat i teknisk sekretariat til afløsning for Margrethe Skou. E. Der blev som tidligere år afviklet en medarbejderdag den 21. maj for alle medarbejdere med ca. 90 deltagere. Dagen foregik på Fængslet i Horsens, hvor der var fokus både på samarbejde gennem konkrete øvelser og på socialt samvær på tværs af organisationen.

83 Strategi F. Som opfølgning på bestyrelsens beslutning fra den 8. maj 2014 om at udvide adgangen til råderetslån i egne midler til alle forbedringsarbejder, har administrationen kontaktet bestyrelsen i de afdelinger, der i dag har indskrænkninger i låneadgangen. Alle bestyrelser har tilsluttet sig, at der stilles forslag på det kommende afdelingsmøde om at udvide låneadgangen til alle forbedringsarbejder. G. Demokratiudvalget og administrationen indbyder alle beboervalgte til visionsdag om samarbejdet mellem firvillige og medarbejdere den 27. september i Ree Park. Konsulenter på dagen er Rambøll Attractor. Det er tanken, at der efter denne dag vil lave et opfølgningsarrangement for medarbejderne. H. Der pågår en større analyse af kommunikation og service i forbindelse med indflytningen. I den forbindelse interviewes en række indflyttere og de vigtigste punkter i serviceoplevelsen kortlægges. Analysen skal bruges til en yderligere optimering af servicen og kundeoplevelsen i forbindelse med indflytning. I. Arbejdet med at udvikle en ny webplatform for AARHUSbolig er indledt under Al2Boligs projektledelse og Boligkontoret Århus bidrager aktivt til arbejdet. Drift J. Skadesservice Danmark gik konkurs ultimo juni, men selskabet er rekonstrueret og aftalen fortsætter uændret. Administrationen følger dog løbende op på selskabets soliditet og stabilitet. K. Som besluttet af bestyrelsen den 8. maj 2014 gennemføres der over efteråret et rammeudbud af rådgiverydelser (ingeniør, arkitekt og landskabsarkitekt). Der gennemføres prækvalifikation i august-september og udbud i september-oktober. Der forventes indgået aftale med 4-5 konsortier for en fireårig periode. Niras og Clemens Advokater bistår med udbuddet. L. Der er modtaget et bud på køb af ejendommen Finlandsgade 2 (afdeling 81), men da det lå langt under den foretagne mæglervurdering, blev buddet afvist. INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tilslutter sig principperne for elever som skitseret under pkt. A. 2/2

84 NOTAT TIL PKT 5.b Mødeplan for Boligkontoret Århus DATO 7. august 2014 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER MH/MKL PROBLEMSTILLING Oversigten beskriver møder i organisationsbestyrelsen m.m. i 2014 og 2015 Dato Arrangement Indhold 19. august Dialogmøde Afdelingsmøder 21. august Dirigentkursus Dirigenter til afdelingsmøderne 4. september Bestyrelsesmøde Det indstilles, at dette møde aflyses af hensyn til antallet af afdelingsmøder. 25. september Bestyrelsesmøde Godkendelse af afdelingsbudgetter Ajourføring af digitaliseringsstrategi Præcisering af beslutning vedr. handicapfortrin 27. september Visionsdag Samarbejde mellem ansatte og beboervalgte 21. oktober Dialogmøde Evt. evaluering af organisationsstrukturen 27. oktober Introduktionskursus Nyvalgte afdelingsbestyrelsesmedlemmer 6. november Bestyrelsesmøde Økonomisk orientering 3. kvartal november Organisationskonference 4. december Bestyrelsesmøde Status på forretningsgange Forberedelse af bestyrelsesseminar 8. januar 2015 Bestyrelsesmøde Status på forvaltningsrevisionens mål Revision af mål for januar Bestyrelsesseminar Strategiplan februar Bestyrelsesmøde Økonomisk orientering 4. kvartal

85 Dato Arrangement Indhold 5. marts Bestyrelsesmøde Repræsentantskabsmøde 9. april Bestyrelsesmøde Regnskab 2014 Budget 2016 Årlige strategiske mål Afdelingsmøder 2015 Evaluering af bestyrelsens arbejde ift. arbejdsgrundlag og principper for værdiskabelse 7. maj Bestyrelsesmøde Økonomisk orientering 1. kvartal 21. maj Repræsentantskabsmøde Revision af strategi 4. juni Bestyrelsesmøde Konstituering juni Bestyrelsesseminar Emne følger INDSTILLING Mødeplanen er til bestyrelsens godkendelse. Det indstilles, at bestyrelsesmødet den 4. september 2014 aflyses. Det indstilles endvidere, at bestyrelsen udpeger 1-3 medlemmer som ansvarlige for arrangement af dialogmøder. Siden repræsentantskabsmødet har det alene været Henrik Autzen, der har været udpeget til opgaven. 2/2