De Nordjyske kommuner og Region Nordjylland har besluttet at indgå et samarbejde vedr. gennemførelse af udbud efter Udbudsdirektivet.

Transkript

1 Samarbejdsaftale og Hæftelsesdokument vedr. fælles udbud af Netværksforbindelser til Politikerarbejdspladser, hjemmearbejdspladser, og tilsvarende netværksforbindelser, der er placeret lokalt ved borger, politiker, institution eller kommunalmedarbejder De Nordjyske kommuner og Region Nordjylland har besluttet at indgå et samarbejde vedr. gennemførelse af udbud efter Udbudsdirektivet. Dette medfører, at udbuddet vil blive gennemført som fælles udbud. Deltagende myndigheder: Frederikshavn Kommune Hjørring Kommune Brønderslev Kommune Jammerbugt Kommune Mariager Fjord Kommune Rebild Kommune Thisted Kommune Læsø Kommune Aalborg Kommune Vesthimmerland Kommune Morsø Kommune Region Nordjylland Retningslinjer for samarbejdet er som følger: Myndighedernes indkøbskontorer har aftalt at Frederikshavn kommune er tovholder, og dermed ansvarlig for den praktiske gennemførelse af udbuddet. Hver myndighed stiller en kontaktperson til rådighed, til deltagelse i styregruppen samt til levering af nødvendig information for gennemførelse af udbuddet. ( F.eks. adresser, krav m.m.) Som udgangspunkt er IT-cheferne ansvarlige, ændring i kontaktperson meddeles til tovholder. I styregruppen nedsættes en arbejdsgruppe der i praksis hjælper tovholder med udarbejdelsen af udbuddet. Styregruppens opgaver er bl.a. at godkende de overordnede principper for udbuddet, samt træffe de endelige beslutninger, herunder godkende det endelige materiale inden det offentliggøres. Alle beslutninger i Styregruppen kræver fuldstændig enighed, dvs. at hver myndighed reelt har vetoret til alle beslutninger. Øvrige ansvarsområder er specificeret nedenfor: Samarbejdsaftale Side 1 af 5

2 Opgaver / Ansvarsområder: Ansvarlig: Udarbejde oplæg til udbudsdesign Høring af og godkendelse af udbudsdesign Styregruppen Levere information til Styregruppemedlemmer Udarbejde udbudsmateriale Godkende udbudsmateriale Styregruppen Gennemføre udbuddet Evaluere og indstilling af Leverandør Godkende evalueringsresultat og Leverandør Styregruppen Evt. træffe beslutning om annullering Styregruppen Evt. træffe beslutning vedr. klager Styregruppen Kontaktperson ved implementering Styregruppemedlemmer Aftale om hæftelse Ved gennemførelse af fælles EU-udbud (og dermed fælles indgåelse af aftale) vil alle Myndigheder i fællesskab hæfte, for de forpligtelser de påtager sig under Leveringsaftalen. Dette indebærer, at Leverandøren (den vindende tilbudsgiver) kan gøre krav gældende mod Myndighederne in solidum (kræve hele fordringen af hver enkelt Kommune). Myndighederne hæfter ligeledes solidarisk over for tredjemand i forbindelse med eventuelle erstatningskrav samt andre omkostninger i forbindelse med klage- og/eller retssager jævnfør nærværende udbud. Indbyrdes mellem Myndighederne hæftes pro rata i forhold til indmeldt volumenen. Såfremt en Myndighed misligholder Leveringsaftalen og/eller påfører de øvrige Myndigheder et tab, hæfter den misligholdende Myndighed selv herfor efter gældende erstatningsretlige regler. Såfremt der rejses et krav mod en eller flere Myndigheder under den fælles aftale, vil de pågældende Myndigheder således have sædvanlig regres mod den eller de Myndigheder, der er årsag til misligholdelsen (og dermed kravet). Leveringsaftalen og nærværende hæftelsesdokument har ikke bestemmelser om, hvordan volumen, af det der er udbudt, skal fordeles mellem de Myndigheder, der indgår den fælles aftale. Myndighederne udarbejder derfor parallelt hermed et særskilt dokument, der tager højde for fordelingsnøglen (bindende træk/volumen på aftalen), som underskrives af de enkelte IT-chefer. Dette vil indgå i udbudsmaterialet. Samarbejdet i forbindelse med den efterfølgende drift er ikke omfattet af nærværende samarbejdsaftale, men vil blive håndteret særskilt i enten leveringsaftalens kontraktsgrundlag eller i et særskilt dokument På baggrund af den enkelte Myndigheds direktørs underskrift accepterer hver Myndighed hermed, at Styregruppen kan give en (Frederikshavn Kommune) på projektet, tilladelse til at indgå og underskrive Leveringsaftale med den vindende tilbudsgiver, på vegne af de deltagende Myndigheder Hver Myndighed accepterer endvidere den solidariske hæftelse, men aftaler internt, at hver Myndighed hæfter for sin egen misligholdelse i forhold til Leveringsaftalen. Ovennævnte fuldmagt og nærværende hæftelsesdokument vil som udgangspunkt ikke være bindende for Leverandøren, men alene bindende Myndighederne imellem.

3 Gennemførelse af et udbud Styregruppemedlemmerne (som udgangspunkt IT-cheferne) er af Myndigheders indkøbskontorer udpeget som konsulent/kontaktperson dedikeret til indeværende udbud. Som udgangspunkt er styregruppe medlem og kontaktperson den samme, men kontaktperson og Styregruppemedlem kan være 2 personer. Disse personer står til rådighed i hele udbudsprocessen. styrer efter den på forhånd godkendte tidsplan. Tidsplanen vil i videst muligt omfang tage højde for alle myndigheders interne processer, indkøbspolitik og valgt udbudsprocedure. Omfanget af brugerinddragelse vurderes løbende af en. Ændringer i tidsplanen skal godkendes af Styregruppen. står for den praktiske gennemførelse af udbudsprocessen, hvilket vil sige: Udarbejder udbudsmateriale herunder: kravspecifikation, tilbudsliste, kontrakt og andet materiale samt udbudsbekendtgørelse. Udbudsmaterialet fremsendes til kommentering i styregruppen til endelig godkendelse inden udsendelse. Vedr. evaluering af tilbud og forslag til tildeling af kontrakt m.m. så godkendes disse af styregruppen inden offentliggørelse. Annullering af udbud En fuldstændig enig Styregruppe kan give kompetence til at trække et udbud tilbage. Eksempler på tilfælde hvor det kan komme på tale at trække et udbud tilbage kan være: ingen konditionsmæssige bud og/eller modtagelse af kun et 1 tilbud. Håndtering af klagesager orienterer Styregruppen om klagesagen. Styregruppen træffer den endelige beslutning om nødvendigheden af involvering af 3 part (evt. advokat eller anden juridisk bistand). Udgiften til denne fordeles ligeligt mellem de deltagende myndigheder i fht. Indmeldt Volumen Erstatningssager Ved eventuelle erstatningssager vil den indmeldte volumen i det pågældende udbud (%-vis) være udslagsgivende for erstatningens størrelse, og hvordan en evt. erstatning skal deles mellem myndighederne. Udtrædelsesmulighed Hver Myndighed kan vælge at udtræde af samarbejdet indtil styregruppen har godkendt det endelige udbudsmateriale og udbudsmaterialet dermed er klar til offentlig- Samarbejdsaftale Side 3 af 5

4 gørelse. Såfremt en Myndighed udtræder af samarbejdet, betaler denne myndighed en andel af de eksterne udgifter, der er påløbet indtil udtrædelsesdatoen. Andelen beregnes pro-rata i.f.h.t. indmeldt volumen, hvis disse ikke er indmeldt ved udtrædelsestidspunktet anvendes fordelingen pr. ansat i myndigheden. Generelt om Samarbejdsaftalen Aftalen baseres på åbenhed og dialog Myndighederne imellem. I tilfælde af tvist parterne imellem udpeges der en mediator fra Foreningen for Mediation/Konfliktmægling. Frederikshavn Kommune Karsten Jørgensen, Økonomichef Vesthimmerlands Kommune _ Pia Risgård, Afdelingschef Hjørring Kommune Brønderslev Kommune _ Jammerbugt Kommune Mariager Fjord Kommune _ Rebild Kommune Thisted Kommune _ Læsø Kommune Aalborg Kommune _

5 Morsø Kommune Region Nordjylland _ Samarbejdsaftale Side 5 af 5