Pixibog business casen kort fortalt : Projektbasis : Leverancen : Milepæle og tidsplan : Ressourcer : Økonomi...

Transkript

1 Pixibog business casen kort fortalt : Projektbasis : Projektidentifikation : Projektansvarlige...3 2: Leverancen : Mål og rammer : Fremgangsmåde : Risikoanalyse og monitorering...5 3: Milepæle og tidsplan : Milepæle : Tidsplan...6 4: Ressourcer : Estimeret ressourcetræk i mandemåneder : Nærmere specificering af fællesregionalt ressourcetræk : Estimeret ressourcetræk pr. region...7 5: Økonomi : Skønsmæssigt grundlag : Estimerede omkostninger : Nærmere specificering af fællesregionale omkostninger : Estimerede omkostninger pr. region...9 6: Estimerede gevinster : Resultat... 9 Appendiks 1: Bilagsoversigt Bemærk: De enkelte afsnit i business casen omhandler den fællesregionale del af pejlemærket/projektet, med mindre andet er angivet. Der vil i flere tilfælde være behov for at supplere business casen med bilag, som angiver de enkelte regioners egne oplysninger vedr. fx leverancer, milepæler, ressourcer og økonomi. Tabellerne i de enkelte afsnit er vejledende. Business Casen anvendes på porteføljeniveau ift. RSI s styregruppe. De enkelte regioners projektmodeller anvendes ift. fx udarbejdelse af tidsplan samt estimering af økonomi, ressourcer og gevinster, jf. også bilagslisten til denne skabelon. Fremsendt til ITU Side 1

2 Dette afsnit bruges med tanke på ekstern formidling af pejlemærket/projektet og skal altså være en kortfattet, lætforståelig formulering af pejlemærkets formål og væsentligste indhold. Pixi-formuleringerne kan bruges i kommunikation med presse, borgere og andre relevante udenforstående, som ikke i udgangspunktet kan forventes at kende til RSI, pejlemærker og sundheds-it i øvrigt. [tabel pixi] Hvorfor gør vi det? Før og efter What s in it for Tid og penge 1 Hvilken forretningsmæssig motivation ligger bag projektet? Hvem nyder godt af den ændring, projektet medvirker til at skabe? Hvordan så verden ud før projektet? Hvordan ser verden ud, når projektet er gennemført? Hvilke konsekvenser og gevinster medfører projektet for klinikerne, medarbejdere, patienter, kronikere og andre relevante aktører? Hvornår bliver projektets slutmål til virkelighed? Hvad koster det at nå dertil? Metode: Sæt ansigt på den, du skriver til fx Dorthe Toft, en ven eller et familiemedlem. Du kan jo evt. lade nogen fra målgruppen give feedback. Skriv kortfattet og klart, med flere punktummer end kommaer. Den samlede pixi skal helst kun fylde en ½ side, max 1 side. 1 Det er ikke alle interessenter, som skal/må vide noget om økonomien i projektet. Men hvis man kan sætte runde tal på, hvor mange penge man bruger på et projekt, kan det give en konkret fornemmelse af projektets omfang og ambitionsniveau. Fremsendt til ITU Side 2

3 [tabel 01] Projekt id Projekt titel Dato + version RSI tema RSI pejlemærke Godkendelse Dokumentation [tabel 02] Projektledende region Deltagende regioner Styregruppeformand Styregruppe Projektleder Projektgruppe Projektlederen kan evt. indsætte diagram over projektorganisationen. Hvis der er arbejdsgrupper eller andre organisatoriske tiltag, som understøtter projektet, kan man tilføje flere rækker til tabellen overfor og gerne indtegne disse grupper i organisationsdiagrammet. Fremsendt til ITU Side 3

4 Det kan være nødvendigt at supplere et eller flere felter i dette afsnit med specifikke oplysninger for hver region. Disse oplysninger vedlægges som bilag. Formål Hvilken forretningsmæssig ændring skal projektet resultere i? [tabel 03] Leverancemål Løsningsmuligheder Baseline Succeskriterier Gevinster Effektmåling Brugere Forudsætninger og afhængigheder Afgrænsning Tolerancer Ved projektets slutdato leveres Angiv også obligatoriske underleverancer, som danner grundlag for projektets hovedleverance. 0-løsning Anbefalet løsning Alternativer Fremgangsmåde beskrives i afsnit 2.2. De enkelte regioners brændende platform, som danner grundlag for at indgå i projektet, kan være ganske forskelligartet. Der kan være tale om forskellig teknologisk eller konsolideringsmæssig modenhed, eller der kan være tale om forskellig tolkning af ambitionsniveau og pejlemærkets indhold. Hvad er afgørende for, at leverancen bliver en succes set med regionernes egne øjne og med offentlighedens øjne? Hvilke omkostningsmæssige gevinster indebærer projektet? Hvilke effektivitetsmæssige gevinster indebærer projektet? Hvilke kvalitetsmæssige gevinster indebærer projektet? Beskrives kun overordnet og kortfattet her. Økonomiske aspekter af disse specificeres i afsnit 6. Hvilke af succeskriterierne er målbare? Hvilke af succeskriterierne er ikke/svært målbare? Hvordan måles og evalueres på gevinster og evt. andre forhold i projektet? Private brugere, type og antal Sundhedsfaglige brugere, type og antal Nationale krav (lovgivning, aftaler etc). Afhængigheder til andre RSI pejlemærker. Andre afhængigheder. Hvad skal projektet IKKE levere? Hvilke krav og forventninger kan IKKE indfries? Hvilke afvigelser på leverancer, tid, økonomi og ressourcer tolereres indenfor projektet, og hvad er kriterierne for eskalering til RSI-styregruppen? Fremsendt til ITU Side 4

5 Forslag til fremgangsmåde med udgangspunkt i anbefalet løsning under afsnit 2.1. Fremgangsmåden beskrives kortfattet. Den udbygges af de projektansvarlige i pid en. Bemærk at flere felter i tabellen vedr. fremgangsmåde har relation til selvstændige tabeller eller afsnit senere i business casen. Hold derfor beskrivelserne i dette afsnit så korte og handlingsorienterede som muligt. Og udfyld evt. de øvrige elementer i business casen først. Det kvalificerer beskrivelsen af fremgangsmåden, som så kan udarbejdes opsummerende ift. resten af business casen. [tabel 04] RSI samarbejde Udbud Kontrakter Løsning og leverandørsamarbejde Implementering Drift Er der tale om et fællesregionalt samarbejdsprojekt, selvstændige regionale monitoreringsprojekter eller en anden form for projektsamarbejde? Påtænkes det at udnævnes en fællesregional styregruppe, arbejdsgrupper eller andre organisatoriske fora? Indgår regionerne i et fælles udbud, kører de enkelte regioner selvstændige udbud, er der tale om nationalt udbud eller EU-udbud, anskaffes løsningen via SKI? Indgås der kontrakter med en eller flere leverandører? Indgås der særskilte anskaffelses-, udviklings- og/eller driftkontrakter, påtænkes anvendelse af specifikke SKI-kontrakter? Hvordan specificeres løsningen? Er der tale om traditionel kravspecifikation, eller påtænkes løsningen udviklet i en agilt funderet proces? Hvordan skal det konkrete samarbejde med evt. leverandører foregå? Er der tale om et udviklingsprojekt, et udbredelsesprojekt, et konsolideringsprojekt eller måske et afviklingsprojekt? Indgår systemudvikling og implementering overhovedet i projektet? Hvordan håndteres driften af den løsning, projektet leverer? Er drift overhovedet aktuelt for projektet? Hvordan er ansvarsfordelingen mellem regionerne hvad angår drift, support og finansiering heraf? [tabel 05] id Risiko Handling S K 1 Sandsynlighed og Konsekvens angives med værdier fra = lav/grøn, 2 = middel/gul, 3 = høj/rød. Løbende risikomonitorering sker via risiko log og statusrapport til hhv. projektets styregruppe og til RSI s sekretariat. Se i øvrigt PRINCE2 tjekliste til risikovurdering, vedlagt som bilag. Fremsendt til ITU Side 5

6 Det kan være nødvendigt at supplere et eller flere felter i dette afsnit med specifikke oplysninger for hver region. Disse oplysninger vedlægges som bilag. [tabel 06] Milepæl Deadline 2 Kommissorium godkendt Business Case godkendt Projekt start Projekt slut Post projekt review rapport foreligger Tilføj flere milepæle efter behov. Detaljeret tidsplan skal vedlægges som bilag. Så vidt det er muligt skal planen være specifik ift. ressourcetræk for hver af de deltagende regioner. MS Project diagram eller tilsvarende kan indsættes her. 2 Angives på kvartalsniveau, fx (første kvartal 2011), eller med specifik dato, hvis en sådan er besluttet. Fremsendt til ITU Side 6

7 20xx fælles 20xx reg. 20yy fælles 20yy reg. Sum fælles Sum reg. Samlet [tabel 07] Fællesregional projektledelse Regionale projektdeltagere Regionale medarbejdere Ekstern konsulentassistance Centrale løsninger, udvikling Centrale løsninger, drift Lokal implementering Sum [tabel 08] 20xx 20yy Projektledelse Opgaveafklaring Juridisk afklaring Udbud Central implementering [tabel 09] 20xx 20yy Fællesregionalt Region Nordjylland Region Midtjylland Region Syddanmark Region Sjælland Region Hovedstaden Fremsendt til ITU Side 7

8 Detaljeret beregningsgrundlag (fx excel-ark) for de angive nøgletal i dette afsnit skal vedlægges som bilag. Så vidt det er muligt skal også vedlægges detaljeret beregningsgrundlag for økonomi og ressourcetræk i de enkelte regioner. Ansvaret herfor ligger snarere hos de deltagende regioner end hos den projektledede regioner. 1 årsværk sættes til 1350 timer. Dvs. 1 mandemåned = 112,5 timer. Fællesregional timepris sættes til 500 kr. Timepris for eksterne konsulenter afhænger af tilbud/listepris. [tabel 10] Økonomivurdering baserer sig på kvalificeret skøn Økonomivurdering baserer sig på drøftelser med leverandør Økonomivurdering baserer sig på overslag/estimeringer fra leverandør Økonomivurdering baserer sig på bindende tilbud fra leverandør [tabel 11] 20xx fælles 20xx reg. 20yy fælles 20yy reg. Sum fælles Sum reg. Samlet Fællesregional projektledelse Regionale projektdeltagere Regionale medarbejdere Ekstern konsulentassistance Centrale løsninger, udvikling Centrale løsninger, drift Lokal implementering Sum [tabel 12] Indsatsområde 20xx 20yy Projektledelse Opgaveafklaring Juridisk afklaring Udbud Central implementering Fremsendt til ITU Side 8

9 [tabel 13] 20xx 20yy Fællesregionalt Region Nordjylland Region Midtjylland Region Syddanmark Region Sjælland Region Hovedstaden En fælles model for estimering og opfølgning på dette er under udarbejdelse. Business Casens resultat skal udregnes med udgangspunkt i disse nøgletal: Aktuelle driftsmæssige udgifter til eksisterende løsning Estimerede driftsmæssige udgifter til ny løsning Estimerede omkostninger til anskaffelse/etablering af ny løsning Estimerede fællesregionale projektomkostninger Uforudsete udgifter (max 10 %) Modregnede omkostningsmæssige gevinster Modregnede forretningsmæssige gevinster Estimeret tilbagebetalingshorisont Tilbagebetalingshorisonten kan fx visualiseres således: Fremsendt til ITU Side 9

10 [tabel a1] Nr Titel Bemærkninger 1 Projektorganisering 2 Risikoanalyse 3 Tidsplan 4 Estimeret ressourcetræk 5 Estimeret økonomi 6 Estimerede gevinster Disse bilag udarbejdes af den projektledende region. Regionernes egne projektmodeller træder i kraft på dette niveau. Derfor kan disse bilags udformning variere fra projekt til projekt. Fremsendt til ITU Side 10