UDBUDSBETINGELSER JAMMERBUGT KOM- MUNE UDBUD AF ÅBNE OG LUK- KEDE CONTAINERE

Transkript

1 UDBUDSBETINGELSER JAMMERBUGT KOM- MUNE UDBUD AF ÅBNE OG LUK- KEDE CONTAINERE

2 INDHOLD 1. Indledning 1 2. Den ordregivende myndighed 1 3. Om Jammerbugt Kommune 2 4. Udbudsmaterialet 2 5. Tidsplan for udbudsforretningen Foreløbig tidsplan Anmodninger om yderligere oplysninger Frist for modtagelse af tilbud Vedståelsesfrist 4 6. Udvælgelseskriterier 4 7. Tildelingskriterium 6 8. Mindstekrav og forbehold 7 9. Forhandling Alternative tilbud Uklarheder Behandling af tilbud mv Fortrolighed Aktindsigt Tilbuddets udformning 9

3 1. INDLEDNING Nærværende udbud er udbudt i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt udbud, jf. udbudsbekendtgørelsen. Jammerbugt Kommune har politisk besluttet at genbrugspladserne løftes. Der er således bygget en ny genbrugsplads i Fjerritslev som skal bestykkes med containere samt komprimatoranlæg. Ligeledes gennemføres en generel opdatering af Jammerbugt Genbrugs containerpark med udskiftning af containere. I den indbyggede option er således indbygget mulighed for yderligere udskiftninger Som option kan Jammerbugt Kommune inden for 2 år efter kontraktindgåelse bestille yderligere containere, som anført i udbudsmaterialet. Bemærk, at Ordregiver som en del af udbuddet også udbyder mobile og statioære komprimatorer. Udbudsmateriale for denne del af udbuddet kan downloades fra Jammerbugt Kommunes hjemmeside på: Tilbudsgivere kan afgive bud på en eller begge delaftaler. 2. DEN ORDREGIVENDE MYNDIGHED Den ordregivende myndighed er: Jammerbugt Kommune Genbrug Pitagervej 2 DK-9490 Pandrup Internetadresse: Ordregivers udbudsansvarlige er: Martin Herold mhr@jammerbugt.dk Al kontakt vedrørende nærværende udbud og efterfølgende kontraktindgåelse skal være til ovennævnte mailadresse. Ved henvendelse anføres følgende i emnefelt på Udbud af containerindkøb Al kommunikation skal være skriftlig og foregå på dansk. Vedrørende spørgsmål til udbudsmaterialet, se afsnit 5.2. UDBUDSBETINGELSER JAMMERBUGT KOMMUNE INDKØB AF CONTAINERE SIDE 1

4 3. OM JAMMERBUGT KOMMUNE Jammerbugt Kommune er med omkring indbyggere den 61. største kommune ud af Danmarks i alt 98 kommuner. I gennemsnit har kommunerne cirka indbyggere. I Region Nordjylland er Jammerbugt Kommune den 5. største ud af 11 kommuner. Jammerbugt Kommune dækker et areal på 863 km2. Jammerbugt Kommune er en lang kommune. Fra Vust i vest til Ingstrup i nord/øst er cirka 60 kilometer. Kommunen er dog ingen steder mere end 20 km bred. 4. UDBUDSMATERIALET Det samlede udbudsmateriale består ud over opfordringsskrivelsen af: Del 1 Del 2 Del 3 Del 4 Udbudsbetingelser Kontrakt Bilag til kontrakt: Bilag 1: Kravspecifikation Bilag 2: Tidsplan og Kundens deltagelse Bilag 3: Priser og afregning Bilag 4: Løsningsbeskrivelse Skabelon til Tro og love Kontrakten med bilag fastlægger parternes rettigheder og forpligtelser i forbindelse med levering af det udbudte. Kontrakten med den valgte leverandør underskrives i forlængelse af udbudsforretningens afslutning. Det samlede udbudsmateriale, herunder skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet samt svar herpå, kan downloades fra Jammerbugt Kommunes hjemmeside på: Jammerbugt Kommune forbeholder sig ret til at foretage mindre væsentlige korrektioner til udbudsmaterialet, såfremt Jammerbugt Kommune bliver opmærksom på fejl eller udeladelser. Sådanne eventuelle korrektioner vil ligeledes blive offentliggjort hjemmesiden. Spørgsmål og svar samt eventuelle rettelsesblade vil indgå som en del af udbudsmaterialet. UDBUDSBETINGELSER JAMMERBUGT KOMMUNE INDKØB AF CONTAINERE SIDE 2

5 5. TIDSPLAN FOR UDBUDSFORRETNINGEN 5.1 Foreløbig tidsplan Udbuddets foreløbige tidsplan er angivet nedenfor. Hovedtidsplan Offentliggørelse af det samlede udbudsmateriale Frist for spørgsmål Tilbudsfrist Underretning om tildelingsbeslutning Kontraktindgåelse Dato Onsdag den 2. oktober 2013 Fredag den 1. november 2013 Mandag den 11. november 2013 Mandag den 18. november 2013 Fredag 22. november 2013 Jammerbugt Kommune forbeholder sig ret til at ændre i ovenstående tidsplan. 5.2 Anmodninger om yderligere oplysninger Tilbudsgiver kan stille uddybende spørgsmål til udbudsmaterialet. Spørgsmål, der modtages senest 1. november kl lokal tid i Danmark vil under alle omstændigheder blive besvaret. Spørgsmål, der modtages efter dette tidspunkt, vil også blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret. Spørgsmålene skal være skriftlige og skal fremsættes via adressen angivet i afsnit 2. Alle spørgsmål bedes starte med en entydig reference til, hvilket eller hvilke afsnit i udbudsmaterialet, som spørgsmålet vedrører. Spørgsmål og svar vil løbende blive offentliggjort kommunens hjemmeside. Spørgsmål skal fremsættes på dansk, og spørgsmål vil blive besvaret på dansk. 5.3 Frist for modtagelse af tilbud Sidste frist for modtagelse af tilbud er 11. november 2013 kl lokal tid i Danmark. UDBUDSBETINGELSER JAMMERBUGT KOMMUNE INDKØB AF CONTAINERE SIDE 3

6 Tilbud skal afgives i 1 underskrevet fysisk (papirbaseret) eksemplar (original). Jammerbugt Kommune ser desuden gerne, at der derudover afleveres én elektronisk kopi (vedlagt på CD, USB-stick eller lignende). Tilbud må ikke afleveres pr. . Hvis der er forskel mellem indhold af tilbuddet i den elektroniske form og i papirudgave, er udgaven i papirform (originalen) gældende, dog således at Ordregiver vil bruge information, der måtte fremgå af den elektroniske udgave og ikke den papirbaserede. Tilbuddet skal være mærket: Tilbud Udbud af indkøb af containere og Fortroligt og skal sendes til/afleveres på følgende adresse: Jammerbugt Kommune - Genbrug Att. Martin Herold Pitagervej Pandrup Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt eller på en anden adresse, vil ikke blive taget i betragtning. Tilbud, inklusive bilag, skal afleveres på dansk. Tekniske tegninger og lign. kan være på engelsk. Hvis tilbuddet afleveres personligt, kan tilbudsgiver efter anmodning herom få udleveret en kvittering udvisende dato og klokkeslæt for aflevering af tilbuddet Vedståelsesfrist Tilbuddet skal være bindende i 4 måneder efter tilbudsfristens udløb. Tilbudsgiver er bundet af sit tilbud, indtil Jammerbugt Kommune har indgået kontrakten, dog senest indtil vedståelsesfristens udløb. Orientering om tildelingsbeslutningen indebærer således ikke, at Tilbudsgiver allerede pr. dette tidspunkt er frigjort fra sit tilbud. 6. UDVÆLGELSESKRITERIER Med henblik på at vurdere, om Tilbudsgiver er egnet til at udføre opgaven, skal Tilbudsgiver som minimum angive følgende oplysninger: Ifølge bekendtgørelse af lov om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger skal tilbudsgiver afgive en erklæring på tro og love om, hvorvidt tilbudsgiver har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter, og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor tilbudsgiver etableret, og i Danmark. UDBUDSBETINGELSER JAMMERBUGT KOMMUNE INDKØB AF CONTAINERE SIDE 4

7 Udenlandske virksomheder, der ikke er etableret i Danmark, skal således både vedlægge en erklæring på tro og love om, hvorvidt tilbudsgiver har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor tilbudsgiver er etableret, og vedlægge en erklæring på tro og love om, hvorvidt tilbudsgiver har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i Danmark. Såfremt tilbudsgiver ikke er eller har været forpligtet til at betale af skatter og afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i Danmark, skal dette eksplicit anføres som begrundelse for, at en sådan tro og love-erklæring ikke er vedlagt. Tilbudsgiver kan som et alternativ til en tro og love-erklæring vedlægge autoritativ dokumentation fra relevant(e) myndighed(er) i det pågældende land. Som dokumentation for betaling af skatter og afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i Danmark kan således vedlægges en serviceattest fra Erhvervs styrelsen. Denne må tidligst være dateret 4 måneder fra tilbudsfristen. Ved sammenslutninger af tilbudsgivere skal ovenstående oplysninger afgives for hver enkelt deltager. Mindstekrav: Tilbudsgiver må ikke have ubetalt forfalden gæld til det offentlige på over kr. Erklæring på tro og love om, at tilbudsgiver ikke er udelukket i henhold til artikel 45, stk. 1 i Europa Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts Tilbudsgiver kan som et alternativ til en tro og love-erklæring vedlægge autoritativ dokumentation fra relevant(e) myndighed(er) i det pågældende land. Som dokumentation for tilbudsgivere etableret i Danmark kan således vedlægges en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Denne må tidligst være dateret 4 måneder fra tilbudsfristen. Ved sammenslutninger af tilbudsgivere skal ovenstående oplysninger afgives for hver enkelt deltager. Erklæring om tilbudsgiverens samlede omsætning, i de 3 seneste disponible regnskabsår. Erklæring om virksomhedens egenkapital i de seneste 3 disponible regnskabsår. Mindstekrav: virksomheder, som har haft en negativ egenkapital inden for det sidste år, vil blive vurderet som uegnet. Positiv egenkapital indenfor det sidste år skal således betragtes som et mindstekrav. Erklæring om virksomhedens solvensgrad i de 3 seneste disponible regnskabsår. Solvensgrad beregnes som: solvensgrad = (egenkapital/samlede aktiver) x 100. Ved sammenslutninger af tilbudsgivere skal ovenstående oplysninger afgives for hver enkelt deltager. UDBUDSBETINGELSER JAMMERBUGT KOMMUNE INDKØB AF CONTAINERE SIDE 5

8 Referenceliste over de betydeligste lignende leveringer/ydelser, som tilbudsgiver har udført indenfor de seneste 3år. Listen bør indeholde: Dato for kontraktens påbegyndelse og afslutning. Navnet på kontraktens modpart. Kort beskrivelse af typen af de leverede ydelser/varer. Der skal om muligt angives minimum 3 referencer og maksimum 5. Er det ikke muligt at angive 3 referencer eller referencer overhovedet skal årsagen hertil beskrives. Ved sammenslutninger af tilbudsgivere skal oplysningerne afgives for hver enkelt deltager blandt de solidariskhæftende deltagere. Såfremt en Tilbudsgiver baserer sit tilbud på andre enheders formåen, skal Tilbudsgiveren, jf. udbudsdirektivets art.48 stk. 3, uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem Tilbudsgiveren og disse andre enheder, godtgøre overfor den ordregivende myndighed, at han råder over de ressourcer, der er nødvendige for kontraktens udførelse, f.eks. ved at fremlægge dokumentation for disse enheders tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer til rådighed for Tilbudsgiveren. Tilbudsgivere, der helt eller delvist undlader at afgive samtlige de krævede oplysninger, risikerer ikke at komme i betragtning som Tilbudsgivere. Såfremt ordren tildeles en sammenslutning af Tilbudsgivere, skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget. Ovenstående oplysninger skal kun indgives én gang, uanset om Tilbudsgiveren byder på begge delaftaler, jf. pkt. 1. Undtaget herfor er referencer, der skal indsendes for den relevante delaftale. 7. TILDELINGSKRITERIUM Tildeling af kontrakten vil ske på grundlag af tildelingskriteriet Det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Jammerbugt Kommune vil i den forbindelse lægge følgende, vægtede delkriterier til grund: Prisen 80 % Prisen beregnes ud fra tilbudsgiverens udfyldelse af bilag 3 og udgøres af: Den samlede leverancepris, jf. pkt 1.2 i bilag 3 + priserne for alle optioner, jf. pkt. 4.1 i bilag 3. Funktionalitet 10 % Hvorledes de tilbudte produkter opfylder de i bilag 1 stillede krav til funktionalitet. UDBUDSBETINGELSER JAMMERBUGT KOMMUNE INDKØB AF CONTAINERE SIDE 6

9 Leveringstid 10 % Overtagelsesdag på dagen for kontraktunderskrift vurderes til bedste score, og Overtagelsesdag på den sidst mulige dato jf. bilag 2 vurderes til dårligste score. Der forudsættes kontraktunderskrift den 22. november MINDSTEKRAV OG FORBEHOLD Tilbudsgiver skal respektere følgende mindstekrav: Overtagelsesdag skal ske senest 7. februar Tilbudsgiver skal udfylde tro og love erklæring om ubetalt forfalden gæld til det offentlige og bidrag til sociale sikringsordninger. Skabelon til erklæringen forefindes i slutningen af nærværende betingelser. Tilbudsgiver må ikke have ubetalt forfalden gæld til det offentlige på over kr. Tilbudsgiver skal udfylde tro og love erklæring om at tilbudsgiver ikke er udelukket i henhold til artikel 45, stk. 1 i Europa Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts Virksomheder, som har haft en negativ egenkapital inden for det sidste år, vil blive vurderet som uegnet. Positiv egenkapital indenfor det sidste år skal således betragtes som et mindstekrav. De i bilag 1 angivne mindstekrav (Mindstekrav SKAL opfyldes). Udfyldt bilag 2. Udfyldt bilag 3. Alle priserne skal være ex. moms. Udfyldt bilag 4 At der ikke kan tages forbehold over for kontrakt og bilag. Såfremt mindstekravene ikke er opfyldt, anses tilbuddet som ikkekonditionsmæssigt. Jammerbugt Kommune betragter således mindstekravene som grundlæggende elementer i udbuddet. Dette udelukker ikke, at også andre elementer i udbuddet kan være grundlæggende elementer. Det er i den forbindelse uden betydning, hvorvidt Tilbudsgiver benævner en afvigelse præcisering, justering eller lignende, idet det afgørende er, at der er foretaget en afvigelse, der ikke vil blive accepteret. Det er desuden uden betydning, at en eventuel afvigelse alene vedrører ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, idet afvigelsen under alle omstændigheder ikke vil blive accepteret. UDBUDSBETINGELSER JAMMERBUGT KOMMUNE INDKØB AF CONTAINERE SIDE 7

10 9. FORHANDLING Jammerbugt Kommune skal fremhæve, at Jammerbugt Kommune skal holde sig inden for de rammer for forhandling, der blandt andet er givet vejledning om i en erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/37/EØF (EFT nr. L 111/114 af 30/4 1994): "Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med tilbudsgivere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med tilbudsgivere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling." Der gælder således snævre grænser for forhandlinger/drøftelser, og der vil derfor ikke blive afholdt egentlige kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor Tilbudsgiver bør drage omsorg for, at tilbuddet er udformet således, at kontrakten i princippet vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem Tilbudsgiver og Jammerbugt Kommune. Det er derfor ønskeligt, at tilbuddet er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold og indeholder alle nødvendige oplysninger, herunder navnlig angiver samtlige priser (inkl. rabatter og lign.), og at tilbuddet er præcist i enhver henseende. 10. ALTERNATIVE TILBUD Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive alternative tilbud. Tilbudsgiver har alene adgang til at afgive ét tilbud på delaftalen vedr. containere. 11. UKLARHEDER Tilbudsgiver skal afklare eventuelle uklarheder gennem skriftlige spørgsmål, jf. ovenfor. Såfremt Tilbudsgiver efter udløbet af fristen for skriftlige spørgsmål, jf. pkt. 5.2 bliver opmærksom på uklarheder, skal Tilbudsgiver i tilbuddet angive, hvilke forudsætninger der er lagt til grund. 12. BEHANDLING AF TILBUD MV. Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud, eller til at få oplysninger om konkurrenters tilbud. UDBUDSBETINGELSER JAMMERBUGT KOMMUNE INDKØB AF CONTAINERE SIDE 8

11 Tilbud registreres ved deres modtagelse, og rettidigt modtagne tilbud åbnes samlet på et nærmere fastlagt tidspunkt efter tilbudsfristens udløb. Tilbudsgivere kan ved tilbudsfristens udløb rekvirere en samlet oversigt over de virksomheder, der har afgivet rettidige tilbud. Jammerbugt Kommune er ikke pligtig at tilbagelevere tilbuddet til Tilbudsgiver. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbudsforretning er Jammerbugt Kommune uvedkommende. 13. FORTROLIGHED Tilbudsgiver skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til Tilbudsgivers kendskab i forbindelse med nærværende udbudsforretning. Udbudsmaterialet skal behandles strengt fortroligt, og Tilbudsgiver er uberettiget til at anvende dette materiale eller den viden, der opnås, i enhver anden sammenhæng. Efter afslutning af udbudsforretningen er Jammerbugt Kommune berettiget til at kræve, at Tilbudsgiver tilintetgør og sletter enhver kopi af udbudsmaterialet på nær én, der vedvarende skal opbevares sikkert af Tilbudsgiver. 14. AKTINDSIGT Jammerbugt Kommune er underlagt de forvaltningsmæssige regler, herunder reglerne om aktindsigt i offentligheds- og forvaltningsloven. Der gøres opmærksom på, at tilbudsgiver i forbindelse med tilbudsafgivelsen kan markere, hvilke forhold i tilbuddet der af tilbudsgiver betragtes som tekniske hemmeligheder, forretningshemmeligheder og/eller fortrolige aspekter, jf. udbudsdirektivets art. 6. Jammerbugt Kommune er ikke bundet af tilbudsgivers angivelser i forbindelse med en eventuel begæring om aktindsigt, men angivelserne vil indgå som et element i Jammerbugt Kommunes vurdering af, om og i hvilket omfang der skal gives aktindsigt 15. TILBUDDETS UDFORMNING Tilbuddet skal bestå af de dokumenter, der fremgår nedenfor. Dokumenterne bør fremgå af tilbuddet i den anførte rækkefølge. Tilbudsgiver bør følge nedenstående disposition for tilbuddet: 1. Resumé af tilbuddet UDBUDSBETINGELSER JAMMERBUGT KOMMUNE INDKØB AF CONTAINERE SIDE 9

12 2. Kontaktoplysninger 3. Samlet angivelse af de ønskede minimumsoplysninger (udvælgelseskriterier) 4. Bilag til kontrakt 5. Tro og love erklæring 1. Resumé af tilbuddet Denne del af tilbuddet skal overordnet beskrive indholdet af det tilbudte, herunder gerne overordnede prisoplysninger. Punktet vil ikke indgå i den endelige kontrakt, men tjener alene til at give Jammerbugt Kommune et samlet overblik. 2. Kontaktoplysninger Dette afsnit bedes indeholde følgende kontaktoplysninger: Navn på kontaktperson Stilling Adresse Tlf. nr. Direkte tlf. nr. adresse 3. Samlet angivelse af de ønskede minimumsoplysninger (udvælgelseskriterier) Afsnittet skal indeholde Tilbudsgivers besvarelse af de i pkt. 6 oven for angivne minimumsoplysninger (udvælgelseskriterier). 4. Bilag til kontrakt Det fremgår af de enkelte bilag og vejledninger til bilag, hvorledes Tilbudsgiver skal forholde sig hertil ved tilbudsgivningen og hvilke felter, Tilbudsgiver skal udfylde i forbindelse med afgivelsen af tilbuddet. 5. Tro og love erklæring I nærværende afsnit skal Tilbudsgiver vedlægge underskrevet tro og love erklæringer. UDBUDSBETINGELSER JAMMERBUGT KOMMUNE INDKØB AF CONTAINERE SIDE 10

13 Tro og love erklæring Undertegnede virksomhed erklærer hermed, at virksomhedens ubetalte, forfaldne gæld til det offentlige, jf. Lov nr om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger af 21. december 1994 som ændret ved lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997, 2 stk. 2, på prækvalifikationstidspunktet udgør: Kr. 2, stk. 2: Ved gæld til det offentlige forstås i denne lov, at en Tilbudsgiver ikke har opfyldt sine forpligtelser til at betale skatter, afgifter samt bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor Tilbudsgiveren er etableret. Ovennævnte oplysninger er afgivet i medfør af 1 i ovennævnte lov. Der gives samtidig samtykke til, at ordregiver kan kontrollere ovennævnte oplysninger. Virksomhed: Navn Adresse Adresse (evt.) Postnr. og by Land CVR nr. {Udfyldes} {Udfyldes} {Udfyldes} {Udfyldes} {Udfyldes} {Udfyldes} (Sted) (Dato) (Underskrift) UDBUDSBETINGELSER JAMMERBUGT KOMMUNE INDKØB AF CONTAINERE SIDE 1

14 Tro og love erklæring vedrørende artikel 45 i udbudsdirektivet Undertegnede virksomhed erklærer hermed, at virksomheden ikke er udelukket fra at afgive tilbud i henhold til artikel 45, stk. 1 i Europa Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts Virksomheden er ikke udelukket fra at afgive tilbud i henhold til artikel 45. Dato: Virksomhedens navn: Virksomhedens ledelses underskrift og evt. stempel: UDBUDSBETINGELSER JAMMERBUGT KOMMUNE INDKØB AF CONTAINERE SIDE 2