Betjeningsvejledning SonGlas Mobil TidsRegistrering (SonGlasMTR Android)

Transkript

1 Betjeningsvejledning SonGlas Mobil TidsRegistrering (SonGlasMTR Android) Denne vejledning er udarbejdet med det formål at beskriver de mange faciliteter, som SonGlas programmet tilbyder. Udseende af de enkelte billeder kan variere en smule alt efter hvilken enhed og model, der anvendes. Eksemplerne i vejledningen illustreres med en HTC Legend. Det skal bemærkes, at teksten på de enkelte knapper oprettes individuelt som profil på medarbejderen og kan derfor være anderledes end de viste eksempler samtidig med, at brugeren har rettigheder til at angive manuel dato, enheder, kilometerregnskab, maskiner og CRMOpgaver - via den mobile enhed. Det er en god ide at blive fortrolig med betjeningen af enheden og at føle sig godt tilpas med de forskellige funktioner. Vi anbefaler derfor, at du gennemgår denne vejledning samtidig med, at du overvejer nedenstående spørgsmål: Hvornår skal jeg anvende finger, og hvilken finger er god for mig? Hvor hårdt skal jeg trykke med fingeren eller pennen? Hvordan ruller jeg nemmest i de forskellige valgmuligheder? Se også den lille vejledning, som følger med enheden under Vis Hjælp. Husk, at knappen eller pil til venstre, altid går tilbage til den forrige funktion også uden for SonGlas. VIGTIGT: Se afsnit vedrørende Registrering uden net forbindelse. Nyeste vejledning kan hentes via link på Intranettet eller: Kom godt i gang! Venlig hilsen SonGlas Side 1 af 17

2 Valg af afdeling Afdelingen vælges ved at klikke på øverste valgboks ( rullegardin ). Android enheder Igangsætning af aktivitet Klik blot på den ønskede aktivitet, f.eks. Grøntid. Den igangværende aktivitet vises herefter i aktivitetsvinduet. Hvis maskine vælges, vises dette efter aktiviteten og valgboksen for maskiner går automatisk tilbage til Ingen og klar til næste valg. Side 2 af 17

3 Skift side Brug pilene til at skifte mellem siderne. Det aktuelle sidenummer vises nedenstående som for eksempel 1: Side 3 af 17

4 Hent stamdata vedrørende afdelinger og aktiviteter Klik på Hent data og svar Ja til efterfølgende spørgsmål. Alle afdelinger, knaptekster og rettigheder m.v. hentes fra medarbejderprofilen. Registrering af manuel tid: Manuel tid benyttes, hvis en registrering ikke skal anvende enhedens interne dato eller ur og aktiveres ved klik på Manuel tid. Bemærk, at alle transaktioner, der registreres via Manuel tid, får en markering for, at registreringen er manuel. Hvis det ikke er muligt at anvende datoen, skal brugerens rettigheder i SonGlas BackOffice ændres - spørg den ansvarlige. Side 4 af 17

5 Timer og minutter kan vælges ved at rulle pil op eller ned. Antal enheder anvendes ved at registrere de ønskede antal. (1,5 svare til 1 time og 30 minutter) Når timer, minutter eller Antal er valgt, klikkes på Retur MED Tid/Antal for at komme tilbage til registrering af aktivitet. Programmet viser nu hvilken dato og tid, der vil blive anvendt næste gang, der klikkes på en aktivitet eller registreres kilometer. Retur UDEN Tid/Antal svare til at annullere og gå tilbage til det interne ur. Side 5 af 17

6 Godkendelse via Pinkode For at godkende månedsrapport eller kilometer regnskab indtastes den aktuelle pindkode efterfulgt af Send Pinkode. Specielle pinkoder Der findes en række Pinkoder, der anvendes til specielle funktioner, og disse er beskrevet sidst i denne vejledning. Side 6 af 17

7 Funktionstaster Det er muligt at oprette forskellige funktionstaster via den enkelte brugers knapprofil således, at det bliver muligt at anvende følgende funktioner: Vis reg. - Viser registrering en måned tilbage i tiden Vis Måned Viser månedsrapport for sidste og igangværende måned Vis Hjælp Viser hjælp til den mobile enhed Vis KmReg. Visning af kørselsregnskab sidste og igangværende måned Kørsel Funktion til registrering af kørselsregnskab Skader Funktionen til registrering af skader. Knapteksten skal være angivet på knap profilen som vist nedenfor, for at funktionen kan anvendes. Det er muligt at oprette en eller flere funktionstaster. Nedenstående eksempel er vist med mange funktioner for fuldstændigheden skyld. Vis Hjælp Kort online vejledning til SmartPhone uden billeder. Side 7 af 17

8 Vis reg. - Viser registrering fra forrige måned indtil sidste opdatering i SonGlas BackOffice. Vis Måned Viser månedsrapport for sidste og indeværende måned med angivelse af den aktuelle Pinkode til godkendelse. Side 8 af 17

9 Vis KmReg. Viser kilometerregnskab for sidste og indeværende måned med angivelse af den aktuelle Pinkode til godkendelse. Side 9 af 17

10 Kørsel Funktion til kørselsregnskab Det er muligt at angive Kørt til og Kørt fra manuelt samtidig med, at 0 til x antal KM kan anvendes. Det er også muligt at anvende Manuel tid i forbindelse med registrering af kørsel, hvis brugeren har rettigheder til dette. Princippet er dog tænkt som følgende: Afrejse: Når kørslen påbegyndes fra en given afdeling klik Kørsel. Siden til registrering af KM fremkommer med den afdeling, som der køres fra. Hvis der tidligere har været angivet en KM stand, vises denne - ellers angives den aktuelle KM stand i Km start. Klik nu blot Retur (Pil tilbage). Side 10 af 17

11 Ankomst: Ved ankomst til den nye destination vælges afdeling og aktivitet. I nedenstående eks. Grøn tid. Siden til registrering af KM fremkommer, da kørslen skal afsluttes. Kørt til er automatisk udfyldt med den nye afdeling. Nu angives blot KM stand i Km slut, og der klikkes på Send kørsel. Formål og markering for Med trailer vælges efter ønske. Slet kørsel anvendes til at slette en igangværende kørsel. Kørslen er således annulleret. Side 11 af 17

12 Skader Funktionen til registrering af skader Den aktuelle afdeling fremkommer automatisk, men kan også vælges for den enkelte skade. Marker skadens omfang og angiv eventuelt Opgang/Ref. og bemærkninger. Klikke herefter på Foto og bemærk, at der kan sendes op til 50 billeder pr. skade til SonGlas BackOffice. Hvis det aktuelle billede ønskes gemt på skaden - klik Gem - elles klik Slet. Det er muligt at fortsætte med at vedhæfte billeder til skaden, indtil den er sendt. Send ikke anvendes som annullering. Side 12 af 17

13 Registrering uden net forbindelse Hvis der ikke er forbindelse til nettet, lagres alle registreringer på enheden, og der vises Lokal i aktivitetsvinduet. Når der klikkes på en tast, og der igen er forbindelse til nettet, sendes alle de transaktioner, der er gemt lokalt på enheden. Hvis Lokal ikke forsvinder, kan følgende procedure afprøves: Sluk og tænd enhed Klik Hent data. Hvis dette ikke hjælper, skal den ansvarlige kontaktes. Bemærk, at en re-installation af SonGlas programmet eller skift af bruger via speciel Pinkode, vil medfører, at alle lokale data slettes! Når problemet er løst og de lokale transaktioner sendes, vises hvor mange transaktioner, der er sendt. (I nedenstående eks. 4 ekstra) Hvis net forbindelsen afbrydes under send af de Lokale transaktioner, vises Lokal* og transaktionerne forsøges sendt igen, næste gang der klikkes på en tast og nettet er tilgængeligt. Side 13 af 17

14 Ny version af SonGlas til Android enheder SonGlas til Android enheder hentes via Play Butik / Android Marked ved søgning på songlas. Søg songlas Klik på: Installer SonGlas MTR (Husk at sætte markering i Tillad Automatisk opdatering ) og herefter på OK, Klik på hjem/hus, dvs. retur til mobilens forside For at gøre det nemt, anbefales det, at sætte SonGlas-ikonet på mobilens forside: Via Alle programmer findes SonGlas-ikonet Hold fingeren på ikonet og træk det til forsiden. Licenskode Ved aktivering af en ny bruger angives en licenskode: xxxxxxxx Og det aktuelle medarbejdernummer. NB! Aktivering kræver, at der er net forbindelse. Side 14 af 17

15 Specielle funktioner De efterfølgende funktioner må kun anvendes i henhold til aftale med IT eller den systemansvarlige og aktiveres ved, at der indtastes en speciel Pinkode. Pinkode: Aktivering/ændring af medarbejdernummer Funktionen 9 x 9 anvendes til at ændre det aktuelle medarbejdernummer eller licenskode. Det skal bemærkes. At alle data der er gemt lokalt, slettes. Hvis enheden allerede er aktiveret, vises den aktuelle licenskode og nuværende medarbejdernummer. Det ønskede medarbejdernummer indtastes, og der klikkes på Aktiver Bruger. Alle oplysninger vedrørende den aktuelle bruger hentes. Hvis licenskoden ikke er korrekt eller netværket ikke er tilgængeligt, vises nedenstående fejl. Side 15 af 17

16 Hvis medarbejdernummeret ikke findes eller ikke er overført til webserveren, vises nedenstående fejl. Side 16 af 17

17 Pinkode: Teknisk information Funktionen 9 x 8 viser lidt teknisk information omkring bruger og enhed. Side 17 af 17