Frederiksberg Kommune har vedtaget følgende generelle kvalitetsmål for sagsbehandlingen på natur- og miljøområdet:

Transkript

1 Udarbejdet jf. kravene i: 5 i lov nr. 506 af 07/ Kvalitetsmål I det følgende er Frederiksberg Kommunes kvalitetsmål opstillet. Først præsenteres 5 generelle kvalitetsmål, hvorefter 4 udviklingsmål, eller lokale mål, er præsenteret. Frederiksberg Kommune har vedtaget følgende generelle kvalitetsmål for sagsbehandlingen på natur- og miljøområdet: Mål 1: : Nyansatte skal inden 1 måned oplæres i kvalitetsstyringssystemet. Estimeret tidsforbrug: 1-2 timer pr. nyansat. Faglig kvalitet, pkt. 1 og 2 En præsentation af kvalitetsstyringssystemet indarbejdes i introduktionsprogrammet for nye medarbejdere. Systemansvarlig er ansvarlig for at introducere systemet. Introduktion til kvalitetsstyringssystemet er en del af introforløbet, hvilket sikre at nye medarbejdere er præsenteret for systemet når forløbet er gennemført. Den nærmeste chef. Alle nye medarbejdere bliver introduceret for systemet indenfor den første måned efter ansættelsen. Mål 2: I løsning af sager, der er omfattet af kvalitetsstyringssystemet, skal relevante fagprocedurer og arbejdsgangsbeskrivelser følges. Faglig kvalitet, pkt. 1 Alle sagsbehandlere er vidende om, hvilke procedurer og arbejdsgangsbeskrivelser der er udarbejdet og har kendskab til systemdokumenterne på FK-nettet. Der er ved intern audits fokus på hvorvidt procedurer og arbejdsgangsbeskrivelser følges. Auditteamet og styregruppen. At alle sagsbehandlere er bekendt med systemdokumenterne og hvor disse findes på FKnettet, herunder fagprocedurer, tværgående procedurer samt kvalitetshåndbogen.

2 Mål 3: Alle sager, som er omfattet af kvalitetsstyringssystemet, skal gemmes i edoc på den måde, journaliseringsretningslinjerne foreskriver. Alle medarbejdere er vidende om kravene til journalisering i edoc. Der er ved intern audits fokus på hvorvidt sager journaliseres i edoc som retningslinjerne foreskriver. Fagansvarlig. 100 % af alle relevante dokumenter skal være journaliseret korrekt på sagen i edoc Mål 4: Alle udgående breve skal kvalitetssikres af en kollega, hvilken tydeliggøres ved at der kan findes to sæt initialer i brevhovedets højreside. Faglig kvalitet, pkt. 1 Alle medarbejdere er vidende om kravene til kvalitetssikring af udgående breve, og at der skal være to sæt initialer på udgående breve. Det er ved intern audits fokus på hvorvidt udgående breve er kvalitetssikret. Fagansvarlig. 100 % af alle udgående breve relateret til sager omfattet af systemet skal have to sæt initialer.

3 Mål 5: Skriftlige henvendelser skal besvares hurtigst muligt og inden 14 dage (10 arbejdsdage). Hvis det vurderes at tage længere tid at behandle sagen, skal borgeren inden 8 dage have et kvitteringsbrev (brev eller ) med oplysning om, hvor lang tid behandling af sagen forventes at tage. Effektivitet, pkt. 1 og 2 Alle medarbejdere er vidende om målsætningen. Det er ved intern audits fokus på hvorvidt svarfrister ved skriftlige henvendelser overholdes. Systemansvarlig. Svarfristen skal være overholdt i 90 % af tilfældene. Mål 6: At sikre en fortsat positiv udvikling af kvaliteten i sagsbehandlingen på natur- og miljøområdet gennem løbende udvikling samt forbedring af kvaliteten af fagprocedurer Estimeret tidsforbrug: Ca. 5 timer årligt pr. medarbejder omfattet af systemet Faglig kvalitet, pkt. 4 Alle procedure og arbejdsgangsbeskrivelser gennemgås årligt for at sikre at de beskriver den faktiske sagsbehandling, der finder sted. Kvaliteten af procedurer samt eventuelle generelle forbedringer diskuteres på det årlige kvalitetsseminar, jf. beskrivelse af formål for kvalitetsseminar beskrevet på kvalitetshåndbogens side 16. Afvigelser konstateret i forbindelse med brug af procedurer diskuteres i faggrupperne. Der følges op på om afvigelser konstateret vedr. procedurerne lukkes. Fagprocedurerne gennemgås og diskuteres ved en årlige revision. Systemansvarlig Fagprocedurer er anvendelige og en hjælp for sagsbehandleren.

4 Mål 7: At kvalitetsudvikle miljøsagsbehandlingen gennem sikring af ensartet og best praksis Estimeret tidsforbrug: Faglig kvalitet, pkt. 1 og pkt. 4 Sagsbehandlere deltager i relevante netværk, herunder Miljøsamarbejdet, DAKOFA, KL s affaldsnetværk. Der gennemføres drøftelser i miljøteamet af praksis i relation til udvalgte sagsområder (fx støjgener, lugtgener, mv.) med henblik på at sikre fælles praksis og afklaring af principielle spørgsmål. I forlængelse af drøftelserne justeres arbejdsgangsbeskrivelser hvis relevant. Sagsbehandlere bringer relevante diskussioner, emner eller viden videre fra netværk. Drøftelser vedr. udvalgte sagstyper er gennemført og der er lavet justeringer/tilføjelser til relevante arbejdsgangsbeskrivelser. Fagansvarlige leder At medarbejderne har fælles praksis for udførelse af ensartede sager. Mål 8: At styrke fokus på afvigelser og forbedringsforslag Estimeret tidsforbrug: Faglig kvalitet, pkt. 1 og pkt. 4 Effektivitet, pkt. 2 Systematisk opsamling vedr. afvigelser og forbedringsforslag på kontormøder. Ny procedure for afvigelser implementeres. Fokus på afvigelser (og ny procedure) på det årlige kvalitetsseminar. Månedligt møde mellem kvalitetschef og systemansvarlige medarbejdere til opfølgning. Det undersøges om de aftalte indsatser er gennemført. Systemansvarlig At proceduren for afvigelser/forbedringsforslag er kendt og anvendes hver gang det er relevant.

5 Mål 9: At udvide anvendelsen af kvalitetsstyringssystemet i Affald & Genbrug Estimeret tidsforbrug: 100 timer for udvalgte personer Faglig kvalitet, pkt. 4 Effektivitet, pkt. 2 I efteråret 2011 nedsættes projektgruppe med 3 deltagere der skal identificere relevante områder og arbejdsgange, kvalitetsstyringssystemet med fordel kan udvides til at omfatte. Relevante medarbejdere/fagpersoner tilknyttes projektet efter behov med henblik på at udarbejde nye procedurer og arbejdsgange. Procedurer og arbejdsgange implementeres i løbet af Fagansvarlig At procedurer og arbejdsgange er kendt og anvendes hver gang det er relevant, ved udgangen af 2012.