Med betalingskortmodulet følger menupunktet Betalingskort i topmenuen i Business Online:

Transkript

1 Introduktion Med betalingskortmodulet kan brugerne få adgang til oplysninger om virksomhedens MasterCard Corporate Card og MasterCard Business Debit betalingskortaftaler og kort udstedt under aftalerne. Desuden tilbyder modulet værktøjer, der gør brugerne i stand til at håndtere nogle af de administrative opgaver forbundet med betalingskortaftalerne. Med betalingskortmodulet følger menupunktet Betalingskort i topmenuen i Business Online: Betalingskortmodulet Kortaftaleadministration Brugerne kan få tildelt en af eller begge de administrative roller herunder: 1. Kortaftaleadministration 2. Kortadministration Hvis du som bruger får tildelt rollen kortaftaleadministration, får du adgang til virksomhedens betalingskortaftaler og deres indhold og aktuelle status. Via funktionsmenuen for den enkelte aftale kan du se yderligere oplysninger om aftalen og om kontostatus og fakturering. 1

2 2

3 Kortadministration Hvis du som bruger får tildelt rollen kortadministration, får du rettighederne forespørg og/eller opret og/eller godkend, og får dermed mulighed for at forespørge eller foretage rettelser på kort. Med rettigheden opret kan du - bestille nye kort - genbestille kort - spærre og slette kort - bestille og genbestille pinkoder til kort - rette det samlede betalingsmaksimum for kort og maksimum for kontanthævninger i pengeautomater - se op til 12 måneders transaktionshistorik for kort 1 Med rettigheden opret kan du foretage rettelser enten - alene det vil sige, at de rettelser, du foretager, træder i kraft med det samme eller - to i forening det vil sige, at dine rettelser kræver godkendelse af en anden bruger, før de træder i kraft Med rettigheden forespørg kan du - se en kortoversigt - spærre kort - se oplysninger om kort - se kortmaksimum - se tillægsydelser tilknyttet kort, lounge og forsikring - se korttransaktioner ( kræver kontofuldmagt) Med rettigheden godkend kan du - godkende ændring af kortmaksimum - godkende bestillinger af nye kort enten alene eller i forening med en anden bruger, som har rettigheden godkend. Herunder kan du læse mere om de forskellige funktioner i modulet. Se kortoversigt Med betalingskortmodulet kan du se en oversigt over de kort, der er tildelt virksomhedens medarbejdere under den enkelte kortaftale. I oversigten kan du finde oplysninger om kortene, for eksempel maskeret kortnummer, kortholders navn, maskeret kundenummer, medarbejder-id, udløbsdato og kortmaksimum. Du finder oversigten ved at vælge Kortoversigt i menuen Betalingskort. Oversigten kan eksporteres til et regneark. I kortoversigten kan du vælge den konto (kortaftale), som du vil se de tilknyttede på: 1 Forudsat at brugeren har adgang til den konto, kortet er tilknyttet 3

4 Du kan også vælge at se en samlet kortoversigt for alle de konti (kortaftaler), du har adgang til: Du kan sortere kortoversigten. Ved at klikke på den enkelte kolonneoverskrift sorteres oversigten alfabetisk, efter dato eller efter beløb, afhængigt af hvilken kolonneoverskrift du klikker på. Under Yderligere søgekriterier kan du gøre oversigten mindre ved at søge på kortholder CPR-nummer medarbejder-id (hvis det blev oplyst, da kortet blev bestilt) kortnummer Søgningen behøver ikke være præcis. For eksempel kan du ved søgning på kortholdere blot skrive Peter for at få vist alle kortholdere med det fornavn i oversigten. Se kortoplysninger, kortmaksimum og tillægsydelser Klik på ud for det enkelte kort i kortoversigten for at få vist funktionsmenuen og få adgang til detaljerede oplysninger om kortet og andre funktioner. 4

5 Du kan se kortoplysninger og oplysninger om kortmaksimum og tillægsydelser for det enkelte kort på hver sit faneblad: Spær kort Vælg Spær kort i funktionsmenuen for kortet. For at spærre kortet skal du svare på nogle standardspørgsmål. Kortet bliver derefter spærret og kan ikke aktiveres igen. Når du har klikket på OK, kan du genbestille kortet, hvis du ønsker at medarbejderen skal have et nyt kort. Hvis du ønsker, at medarbejderen ikke længere skal have et kort, og at kortet skal slettes, skal du vælge Medarbejderen har ikke ret til at bruge kortet mere (Kortet udgår). Genbestil kort Vælg Genbestil kort i funktionsmenuen for kortet. For at genbestille kortet skal du svare på nogle standardspørgsmål. Der går ca. otte arbejdsdage fra kortet genbestilles, til det leveres. Hvis du vælger ekspreslevering og bestiller kortet inden kl. 13 CET, leveres kortet sædvanligvis næste arbejdsdag. Der kan være et gebyr for ekspreslevering. Kortet leveres til den adresse, der fremgår af Aftaleoplysninger, som du finder via funktionsmenuen ud for den relevante aftale i kortaftaleoversigten. Hvis du bestiller kortet med en ny pinkode, sendes pinkoden til kortholderens adresse tre til fem dage efter bestilling af kortet. Hvis du har valgt ekspreslevering, skal du være opmærksom på, at det kun er kortet, der kan leveres ekspres, og ikke pinkoden. Vær opmærksom på, at kortholderen fortsat kan bruge sit nuværende betalingskort (hvis det ikke er spærret), indtil vedkommende tager det nye kort i brug. 5

6 Bestil pinkode Vælg Bestil pinkode i funktionsmenuen for kortet. Hvis du genbestiller den eksisterende pinkode, leveres den på kortholderens adresse tre til fem dage efter, den blev bestilt. Hvis du bestiller en ny pinkode, bliver der også bestilt et nyt kort. Det skyldes, at pinkoden er indbygget i kortet, og at det derfor ikke er muligt at generere en ny pinkode til det eksisterende kort. Det nye kort leveres til den adresse, der fremgår af Aftaleoplysninger, som du finder via funktionsmenuen ud for den relevante aftale i kortaftaleoversigten. Du skal vælge, om du ønsker standardlevering eller ekspreslevering af det nye kort. Ved standardlevering går der ca. otte arbejdsdage fra kortet genbestilles, til det leveres. Hvis du vælger ekspreslevering og bestiller kortet inden kl. 13 CET, leveres kortet sædvanligvis næste arbejdsdag. Der kan være et gebyr for ekspreslevering. Pinkoden leveres på kortholderens adresse tre til fem dage efter, kortet er blev bestilt. Ret kortmaksimum Hvis du har rettigheden Opret, kan du rette kortmaksimum ved at trykke på Ret kortmaksimum på skærmbilledet Kortmaksimum (gælder kun for kort med firmahæftelse). Det kræver godkendelse efterfølgende. Adgang til korttransaktioner Vælg Transaktioner i funktionsmenuen for kortet, hvis du vil se en oversigt over korttransaktioner. Som udgangspunkt ser du transaktionerne for seneste kontoudtogsperiode, men du kan vælge at se op til 12 måneders historik. Med adgang til betalingskortmodulet kan du se transaktionerne på kort med privat hæftelse. Ønsker du at se transaktioner på kort med firmahæftelse, skal du have tildelt adgang til at se de konti, kortene er tilknyttet. 6

7 Bestil nye kort Vælg Bestil nye kort i funktionsmenuen for kortet. Du kan bestille nye firmakort (kredit- og debetkort) for virksomhedens medarbejdere ved at følge de fire trin herunder: Trin 1: Vælg den konto, som kortene skal tilknyttes: Du bekræfter, at virksomheden efterfølgende sender blanketten "Kortansøgningen med samtykkeerklæring om MasterCard" til Danske Bank pr. post. Hvis Danske Bank ikke har modtaget blanketten senest tre uger efter oprettelsen af kortet i Business Online, kan Danske Bank spærre kortet uden yderligere varsel. Trin 2: Vælg den måde, du vil indsende oplysninger om kortholderne på: Du kan enten 1. indtaste oplysningerne direkte på skærmen (anbefales, hvis du skal bestille kort til et lille antal medarbejdere), eller 2. indsende oplysningerne i et regneark (anbefales, hvis du skal bestille kort til mange medarbejdere, og du eventuelt har oplysningerne liggende i en database) 7

8 Du kan ved indsendelse af oplysningerne angive et medarbejder-id, for eksempel medarbejderens nummer. Medarbejder-id vil fremgå af alle kortfakturaer og af filer fra Danske Bank. Du kan også vælge, at medarbejderen skal have den samme pinkode til kortet, som vedkommende har til et andet kort udstedt af Danske Bank. Hvis du vil indsende oplysningerne i et regneark, skal du udfylde den Excel-skabelon, der er et link til i 8

9 skærmbilledet, og gemme den som en CSV-fil. Derefter kan du overføre den til Business Online. Trin 3: Du vil nu se en oversigt over de medarbejdere, du har indsendt oplysninger om. Du skal nu vælge korttype, og om du ønsker ekspreslevering, og angive et kortmaksimum. Vælg derefter, hvilke medarbejdere der skal have tildelt et kort. Du kan tildele et kort til alle medarbejdere i listen ved at markere checkboksen øverst til venstre i oversigten ud for CPR-nummer, eller du kan tildele et kort til enkelte medarbejdere ved at markere boksen ud for den enkelte medarbejder. Klik 9

10 derefter på Fortsæt til elektronisk underskrift. Trin 4: Godkend kortbestillingen med din elektroniske underskrift. Du modtager derefter en bekræftelse på, at vi har modtaget bestillingen. Hvis du ikke kan godkende bestillingen alene, skal den også godkendes af en af dine kolleger, før vi kan levere kortene. 10

11 Status på bestillingen Du kan følge status på din kortbestilling i skærmbilledet Bestilte betalingskort, som du finder via menuen Betalingskort. Et bestilt kort kan have følgende statusmuligheder: Mangler godkendelse: Kortet er bestilt, men bestillingen er ikke godkendt Mangler 2. godkendelse: Kortet er bestilt og godkendt af første godkender, men bestillingen mangler 2. godkendelse Under ekspedition: Kortet er ved at blive produceret eller leveret Kan ikke fremstilles: Kortet kan ikke leveres på grund af fejl i de indsendte oplysninger om kortholderne. Kontroller og ret oplysningerne, og foretag bestillingen igen. Hvis et kort ikke kan fremstilles på grund af fejl i de indsendte oplysninger om kortholderne, vil kortet være markeret med rødt og med et udråbstegn i skærmbilledet Bestilte betalingskort. Hvis du ønsker at bestille kortet, skal du kontrollere og rette oplysningerne og foretage bestillingen igen. Godkend ændringer Vælg Ændringer til godkendelse (kort) i menuen Betalingskort for at godkende ændringer, der er foretaget af dine kolleger. Marker boksene ud for de ændringer, du vil godkende, og klik på Godkend ændringer. Hjælp Du kan få hjælp til at udfylde de enkelte felter på skærmbillederne ved at klikke på spørgsmålstegnet i øverste højre hjørne af skærmbilledet og vælge det emne, du vil vide mere om. 11