Velkommen til EDI-systemet for opsigelser

Transkript

1 EDI-løsningen er udviklet for Forsikringsselskaber af Forsikring & Pension. Tlf for opsigelser Brugervejledning er udarbejdet med henblik på at give en introduktion til brugen af Web-EDI-løsningen for opsigelser mellem forsikringsselskaber i samarbejde med Forsikring & Pension. Brugervejledningen indeholder kun en beskrivelse af, hvordan Web-EDIløsningen anvendes. Det regelsæt m.m., der er aftalt vedrørende EDImeddelelsernes indhold, kontrol af data m.m., er beskrevet i en separat EDI-guide. Web-EDI-løsningen giver mulighed for, at alle forsikringsselskaber kan udveksle data i elektronisk form med hinanden. Det enkelte selskab kan selv afgøre i hvilket omfang og hvornår der udvikles integration til egne admini-strative systemer. EDI-kontoret bistår gerne i den forbindelse. Web-løsningen er opbygget omkring en internetserver, som fysisk er opstillet hos CSC Danmark A/S. Alle selskaber, der anvender løsningen, skal være registreret i et selskabskartotek på serveren, og være tilmeldt med en brugeradministrator. Brugeradministratoren skal oprette, ændre/slette de brugere, som skal anvende EDI-systemet. Hver bruger får tildelt et brugernavn og en adgangskode, som er personlig og må derfor ikke overlades til andre personer. Administrationen af brugeradministrator varetages af EDI-kontoret i Forsikring & Pension. Web-serveren er en elektronisk postkasse. De selskaber, som anvender serveren, har en afsenderpostkasse (udbakke) og en modtagepostkasse (indbakke), som vises i hvert sit skærmbillede. Sagsbehandlingen foregår i disse to skærmbilleder. Hvert selskab kan læse egne afsendte og modtagne EDI-meddelelser i indbakken og udbakken. Der er også en arkivfunktion, således at afsluttede sager kan fjernes fra ind- og udbakken og lægges i arkiv. Hvis et selskab skal anvende dokumentation til eget sagssystem, kan der tages en udskrift af de afsendte og modtagne meddelelser. Dette svarer til, at oplysningerne blev afsendt og modtaget via almindelig post. Du er velkommen til at kontakte EDI-kontoret i F&P, hvis du har spørgsmål vedrørende EDI-systemet Oktober 2010 Forsikring & Pension EDI SIDE 1

2 Start Du logger på EDI-serveren på adressen: Log-on første gang SIDE 2 I forbindelse med oprettelsen til EDI-systemet, får selskabet oprettet en eller flere brugeradministratorer, som skal oprette de brugere, der skal anvende systemet. Der er en særlig brugervejledning til brugeradministratoren der viser, hvordan en bruger bliver oprettet. Se vejledningen til brugeradministrator her: Når du er oprettet i systemet, modtager du af sikkerhedsmæssige årsager to mails fra Forsikring & Pension. I den første mail er der et brugernavn, og i den anden et link, hvor du vælger en adgangskode. Klik på linket i mail nr. 2. Herefter kommer dette skærmbillede: Log-on første gang 2 Log-on 3 Glemt adgangskode 4 Bruger låst 5 EDI-løsning for opsigelser 6 Indbakken 8 Udbakken 10 Genvejstaster 11 Log off 11 Søg 11 Dearkivering af arkiveret sag 13 Udskriv 15

3 Krav til adgangskoden: Adgangskoden skal bestå af 8-14 tegn og indeholde mindst 3 af følgende 4 typer tegn: - Små bogstaver (a-å) - Store bogstaver (A-Å) - Tal fra Specialtegn ( f.eks. # $ % & / () {} [ ] = + -? ;, : < >) Adgangskoden må ikke indeholde brugernavn, brugerens fornavn, efternavn eller være en tidligere brugt adgangskode. Adgangskoden skal skiftes hver 3. måned. Du får automatisk besked, når du skal skifte adgangskode. Til brugernavnet tilknyttes brugerens fulde navn, adresse og evt. telefonnummer. Brugerens navn og evt. telefonnummer vises automatisk i de meddelelser, som brugeren sender. Ved ændringer i brugeroplysningerne skal du kontakte selskabets brugeradministrator. Når du har fået tildelt et brugernavn og valgt din adgangskode, har du adgang til selskabets indbakke og udbakke, hvor der er en oversigt over de meddelelser, som selskabet har modtaget og sendt, samt deres status. Log-on Når du har fået tildelt et brugernavn, valgt en adgangskode og skal logge på systemet næste gang, skal du blot indtaste brugernavnet og adgangskoden. SIDE 3 Log-on første gang 2 Log-on 3 Glemt adgangskode 4 Bruger låst 5 EDI-løsning for opsigelser 6 Indbakken 8 Udbakken 10 Genvejstaster 11 Log off 11 Søg 11 Dearkivering af arkiveret sag 13 Udskriv 15

4 Glemt adgangskode Hvis du har glemt din adgangskode, skal du bestille en ny tryk på Glemt adgangskode SIDE 4 Log-on første gang 2 Log-on 3 Glemt adgangskode 4 Siden popper denne boks op: Bruger låst 5 EDI-løsning for opsigelser 6 Indbakken 8 Udbakken 10 Genvejstaster 11 Log off 11 Søg 11 Dearkivering af arkiveret sag 13 Udskriv 15 Indtast dit brugernavn og din mailadresse og tryk på Fortsæt efterfølgende vil du modtage en mail med et link som du skal trykke på og vælge ny adgangskode herefter kan du logge på systemet igen.

5 Bruger låst Får du en meddelelse om at brugeren er låst, skal du kontakte selskabets brugeradministrator, der har adgang til at låse dig op igen SIDE 5 Log-on første gang 2 Log-on 3 Glemt adgangskode 4 Bruger låst 5 EDI-løsning for opsigelser 6 Indbakken 8 Udbakken 10 Genvejstaster 11 Log off 11 Søg 11 Dearkivering af arkiveret sag 13 Udskriv 15

6 EDI-løsning for opsigelser Hvis selskabet er tilmeldt flere EDI-løsninger dvs. opsigelser regres og panthaverdeklarationer og din brugeradgang er sat op til at have adgang til flere løsninger, skal du vælge det område du skal arbejde med, når du er logget på. Her vælger du så løsningen: opsigelser SIDE 6 Log-on første gang 2 Log-on 3 Glemt adgangskode 4 Bruger låst 5 EDI-løsning for opsigelser 6 Indbakken 8 Udbakken 10 Genvejstaster 11 Log off 11 Søg 11 Dearkivering af arkiveret sag 13 Udskriv 15

7 Sidste kolonne i skærmbilledet er et valg-frit felt. Default står der Status men dette kan ændres til: Afsendt er det tidspunkt meddelelsen er sendt fra afsender Arkivnr. er meddelelsens løbenummer Behandlingstid er det tidspunkt hvor der senest er foretaget en behandling af meddelelsen Bruger navnet på den som sidst har behandlet meddelelsen Genvejstaster ind og udbakken: i = indbakke u = udbakke o = opret en ny sag s = sager x = afslut v = vis alle f = søg p = udskrift kun fra indbakken? = hjælp SIDE 7 Log-on første gang 2 Log-on 3 Glemt adgangskode 4 Bruger låst 5 EDI-løsning for opsigelser 6 Indbakken 8 Udbakken 10 Genvejstaster 11 Log off 11 Søg 11 Dearkivering af arkiveret sag 13 Udskriv 15

8 Indbakken Indbakken anvendes til at læse og besvare modtagne EDI-meddelelser. Hver meddelelse vises i en linie. Kolonneoverskrifterne viser oplysninger fra meddelelsen. Ved alle nye meddelelser er ikonet 2 i venstre kolonne markeret med grøn farve og Ny i status. Meddelelser kan læses i en vilkårlig rækkefølge. En meddelelse åbnes ved at klikke på ikonet 2 i venstre kolonne. Hvis der efter visning af meddelelsen klikkes på Luk bevarer meddelelsen status Ny og det grønne ikon. Hvis der klikkes på Læst, eller hvis meddelelsen behandles ændres den til hvid. Alle meddelelser vedrørende en sag vises ved at klikke på det gule sags-ikon. SIDE 8 Log-on første gang 2 Log-on 3 Glemt adgangskode 4 Bruger låst 5 EDI-løsning for opsigelser 6 Indbakken 8 Udbakken 10 Genvejstaster 11 Log off 11 Søg 11 Dearkivering af arkiveret sag 13 Udskriv 15

9 Der skiftes mellem IND- og UDBAKKEN ved at trykke på pilen eller genvejstaster i eller u og OK knappen Opret anvendes når man vil oprette en ny sag SØG beskrives side 11 Udskriv beskrives side 15 Der kan sorteres i de enkelte kolonner i skærmbilledet ved at klikke på kolonne overskriften den lille viser om sorteringen er stigende eller faldende. SIDE 9 Log-on første gang 2 Log-on 3 Glemt adgangskode 4 Bruger låst 5 EDI-løsning for opsigelser 6 Indbakken 8 Udbakken 10 Genvejstaster 11 Log off 11 Søg 11 Dearkivering af arkiveret sag 13 Udskriv 15

10 Udbakken Udbakken er opbrygget efter samme princip som Indbakken. I udbakken er det selskabets afsendte meddelelser som vises desuden vises hvem som har afsendt data og forskellige oplysninger om den afsendte meddelelse SIDE 10 Log-on første gang 2 Log-on 3 Glemt adgangskode 4 Bruger låst 5 EDI-løsning for opsigelser 6 Indbakken 8 Udbakken 10 Genvejstaster 11 Log off 11 Søg 11 Dearkivering af arkiveret sag 13 Udskriv 15 Sagerne i udbakken åbnes på samme måde som beskrevet på side 8 - Indbakken Fra udbakken kan der sendes rykkere se side 10

11 Genvejstaster I stedet for at bruge musen, kan du gøre brug af genvejstasterne i systemet. Nedenfor er en oversigt over mulige genvejstaster. Du skal kun indtaste bogstav. I - skifter til indbakke O - opret U - skifter til udbakke? - hjælp V - vis alle X - afslut (logoff) S - søg ctrl+enter - afsend blanket Log off Du kan logge af systemet både fra Ind og udbakken. Tryk på x i højre hjørne eller anvend genvejstasten x. Dette sikret at du logges korrekt på næste gang. SIDE 11 Log-on første gang 2 Log-on 3 Glemt adgangskode 4 Bruger låst 5 EDI-løsning for opsigelser 6 Indbakken 8 Søg Du kan søge i både Ind- og Udbakken ved at trykke på Søg eller anvende genvejstasten s. Der kan både søges på et eller flere af felterne som er vist i skærmbilledet Udbakken 10 Genvejstaster 11 Log off 11 Søg 11 Dearkivering af arkiveret sag 13 Udskriv 15

12 Når du søger i indbakken søger du i sager som er modtaget og søger du i udbakken søger du i sendte sager. Når du trykker på Søg få du nedenstående skærmbillede frem til at søge i SIDE 12 Log-on første gang 2 Log-on 3 Glemt adgangskode 4 Bruger låst 5 EDI-løsning for opsigelser 6 Indbakken 8 Udbakken 10 Genvejstaster 11 Log off 11 Søg 11 Dearkivering af arkiveret sag 13 Du kan søge på et eller flere felter på dette billede. Der søges generisk. Taster du f.eks. 123 i referencenummer vises alle meddelelser hvor referencenummeret starter med 123. Udskriv 15

13 Der er følgende søgemuligheder: Modtager: Tast selskabsnavn på modtageren. Afsender: Tast selskabsnavn på afsenderen. Kode: Tast navn på meddelelsestypen (opsigelse, afvisning, accept, m.m). Reference: Tast referencenummer (eller del deraf). Branche: Tast branche/produktgruppe f.eks. 002/001 (privat/bygning). Postnr.: Tast postnummer. Arkivnr.: Tast arkivnummer (er normalt kun til IT-teknisk brug). Bruger: Tast brugernavn. Status: Vælg alle, nye eller læste. Arkiv: Vælg aktive, arkiverede eller fjernarkiverede meddelelser. NB! Sager der er afsluttede og ældre end 3 måneder fjernarkiveres 1-2 gange om året. AfsendForm: Vælg den afsendform du ønsker vist. F.eks. WWW for Web. ModtagForm: Vælg den modtagform du ønsker vist. F.eks. WWW for Web. Afsendt: Tast fra og til dato for at angive det datointerval, der ønskes vist i ind- eller udbakken. Statusdato: Tast fra og til dato for at angive det datointerval, der ønskes vist i indeller udbakken. Når det søgte er vist i ind- eller udbakken, klikkes på vis alle for at få vist hele indholdet i bakken. Når en udsøgt sag er fundet kan der ske normal sagsbehandling af sagen. Dearkivering af arkiveret sag Hvis en sag ikke kan findes via søge funktionen som beskrevet på side 13 kan det være at sagen er arkiveret eventuel uden at være behandlet denne kan så findes ved i søge billedet at søge på arkiverede sager. SIDE 13 Log-on første gang 2 Log-on 3 Glemt adgangskode 4 Bruger låst 5 EDI-løsning for opsigelser 6 Indbakken 8 Udbakken 10 Genvejstaster 11 Log off 11 Søg 11 Dearkivering af arkiveret sag 13 Udskriv 15

14 Når sagen er fundet kan den lægges tilbage i indbakken igen ved at klikke på knappen Dearkiver SIDE 14 Log-on første gang 2 Log-on 3 Glemt adgangskode 4 Bruger låst 5 EDI-løsning for opsigelser 6 Indbakken 8 Udbakken 10 Genvejstaster 11 Log off 11 Søg 11 Når sagen er dearkiveret kan den igen behandles fra indbakken på normal vis. Dearkivering af arkiveret sag 13 Udskriv 15

15 Udskriv Du kan udskrive sager ved at trykke på Udskriv SIDE 15 Log-on første gang 2 I dette skærmbillede kan der vælges imellem nedenstående udskriftmuligheder når disse er valgt til print kan de alle markeres som læst Log-on 3 Glemt adgangskode 4 Bruger låst 5 EDI-løsning for opsigelser 6 Indbakken 8 Udbakken 10 Genvejstaster 11 Log off 11 Søg 11 Dearkivering af arkiveret sag 13 Udskriv 15

16 Behandling af opsigelser Der skal sendes en opsigelse pr. policenummer, og en pr. branche/produktgruppe, som skal opsiges hos det afgivende selskab. Hver enkelt opsigelse skal have et entydigt referencenummer hvis det er policenummeret som benyttes er det en god ide at sætte løbenummer på disse eksempelvis -1, -2 for at sikre entydigheden. Afsendelse af opsigelse Når du skal sende en opsigelse, skal du stå i indbakken og trykke på Opret knappen SIDE 16 Afsendelse af opsigelser 16 Modtagne rykkere 20 Forespørgsel på skadesforløb motorkøretøjer 20 Opfølgning på sager 22 Accept af opsigelse 23 Indtast det selskab som opsigelsen skal sendes til Afvisning af opsigelse 27 Svar på ren skadeforespørgsel 28 Afsendelse af rykker 30 Arkivering 31 Fjernarkiv 32 Funktionskode her vælges den meddelelsestype som skal fremsendes Branche-og produktgruppe her vælges hvilken type af opsigelse som skal sendes Tryk herefter på Opret Sagsdata 32

17 I alle felter hvor der findes drop-down kan der søges ved at taste et bogstav eller tal og man kommer til den 1. på listen med det man har indtastet. Der kan bladres med piletasterne. Opsigelsesfelterne tilpasses den branche-produktgruppe som vælges ved Opret SIDE 17 Referencenummer er det nummer som du ønsker at du skal kunne identificere sagen med og denne som vises i oversigtsbilledet i indbakken. Afsendelse af opsigelser 16 Modtagne rykkere 20 Forespørgsel på skadesforløb motorkøretøjer 20 Opfølgning på sager 22 Accept af opsigelse 23 Afvisning af opsigelse 27 Svar på ren skadeforespørgsel 28 Afsendelse af rykker 30 Arkivering 31 Fjernarkiv 32 Policenummer er det policenummer som ønskes opsagt i det andet selskab. Indtast informationer i felterne. Der er større chance for at få opsigelsen anerkendt hvis der indtastes korrekt cpr.- eller cvrnummer på kunden. Ved tryk på Kontroller viser systemet om der mangler at blive udfylde nogle felter. Sagsdata 32

18 Længere nede på opsigelsesblanketten: SIDE 18 Afsendelse af opsigelser 16 Modtagne rykkere 20 Forespørgsel på skadesforløb motorkøretøjer 20 Her vælges den opsigelseskode som skal sendes til det afgivende selskab Kode 288 pr. anden dato kræver altid at der udfyldes Fri tekst På opsigelser vedrørende motorkøretøjsforsikringer kan der medsendes en forespørgsel på skadesforløb se side 20 Opfølgning på sager 22 Accept af opsigelse 23 Afvisning af opsigelse 27 Svar på ren skadeforespørgsel 28 Afsendelse af rykker 30 Arkivering 31 Fjernarkiv 32 Sagsdata 32

19 Når alle informationer er indtastet er der følgende muligheder: Slet Alle ikke gemte data slettes. Udkast de indtastede data kan gemmes til senere brug hvis man ikke har alle data. Kontrollér her kan de indtastede data kontrolleres inden afsendelse. SIDE 19 Afsendelse af opsigelser 16 Modtagne rykkere 20 Forespørgsel på skadesforløb motorkøretøjer 20 Opfølgning på sager 22 Gem stamdata skal der sendes flere opsigelser på samme kunde kan denne funktion bruges til at gemme kundeinformationer som så kan hentes frem igen ved at bruge Hent stamdata HUSK at rette referencenummer. Afsend skal bruges når sagen skal sendes data kontrolleres og hvis ikke alt er korrekt kommer en fejlboks frem herefter trykkes OK og du kommer til det felt som er forkert eller mangler at blive udfyldt. Ret fejlen eller udfyld feltet og afsend igen. Afsend og arkiver Brug knappen for at sende en meddelelse og arkivere den i samme proces. Når en meddelelse arkiveres findes den ikke i udbakken. Hvis der er fejl eller felter mangler at blive udfyldt skal der ske det samme som under Afsend. Accept af opsigelse 23 Afvisning af opsigelse 27 Svar på ren skadeforespørgsel 28 Afsendelse af rykker 30 Arkivering 31 Når sagen er sendt ligger den i udbakken og sendes til det selskab som skal modtage opsigelsen. Hvis selskabet anvender Web- EDI løsningen vil det modtagne selskab modtage opsigelsen med det samme i deres indbakke. Sendes opsigelsen til et selskab som anvender en anden løsning, vil de som oftest modtage opsigelsen den efterfølgende dag. Fjernarkiv 32 Sagsdata 32

20 Modtagne rykkere Hvis der modtages en rykker skyldes det at en sag ikke er besvaret. Rykkere for opsigelser og bonusforespørgsler modtages i indbakken. Ved sortering på referencenummer, ligger sagen og rykker for sagen sig lige under hinanden. Rykkeren KAN IKKE behandles det er den oprindelige sag som skal behandles. Herefter kan både sagen og rykkeren arkiveres. Forespørgsel på skadesforløb - motorkørekøjer Der kan forespørges på skadeforløb i forbindelse med, at opsigelsen sendes frem, og der kan foretages en separat forespørgsel. En separat bonusforespørgsel kan dannes ved at finde den oprindelige opsigelse i udbakken. Benyt søg funktionen. Indtast referencenummer samt arkiv, da opsigelsen normalt er arkiveret. Når opsigelsen er fundet, klikkes på meddelelsesikonet. Nu vises selve opsigelsen. Der klikkes på dearkiver. Herefter er opsigelsen placeret i udbakken (husk at klikke på Vis alle efter søgningen), og der kan via opfølg sendes en separat bonusforespørgsel. (Husk at arkivere hele sagen, når der er modtaget svar på bonusforespørgsel). Alternativ kan forespørgslen afsendes via nedenstående procedure. (Denne kræver indtastning af alle policedata). SIDE 20 Afsendelse af opsigelser 16 Modtagne rykkere 20 Forespørgsel på skadesforløb motorkøretøjer 20 Opfølgning på sager 22 Accept af opsigelse 23 Afvisning af opsigelse 27 Svar på ren skadeforespørgsel 28 Afsendelse af rykker 30 Arkivering 31 Modtager indtast selskabet man ønsker at forespørge hos Funktionskode vælge Forespørgsel Branche produktkode vælg den type der ønskes bonus på. Der kan kun forespørges på: Motorkøretøjer, påhængskøretøjer, forhandlerrelateret produkter og kombination. Fjernarkiv 32 Sagsdata 32

21 Indtast de relevante data i felterne. Tryk derefter på afsend. Brug ikke Afsend og arkiver - da bonusforespørgslen bør ligge i udbakken indtil der er modtaget svar, ellers mistes overblikket hurtigt. SIDE 21 Afsendelse af opsigelser 16 Modtagne rykkere 20 Forespørgsel på skadesforløb motorkøretøjer 20 Opfølgning på sager 22 Accept af opsigelse 23 Afvisning af opsigelse 27 Svar på ren skadeforespørgsel 28 Afsendelse af rykker 30 Arkivering 31 Fjernarkiv 32 Sagsdata 32

22 Opfølgning på sager Indbakken indeholder de EDI-meddelelser, som er modtaget fra andre forsikringsselskaber og panthavere, dvs. regressager, opsigelser, svar på forespørgsler, panthaverdeklarationer m.m. Brugeren kan selv udvælge hvilken type (opsigelse, regres eller pante), der skal vises i Indbakken. Det valg brugeren havde ved log-off vises ved næste log-on. SIDE 22 De modtagne meddelelser kan behandles i vilkårlig rækkefølge. Data i Indbakken kan ikke sorteres i forskellig orden. For søgning se side 11. Meddelelser i indbakken åbnes ved at klikke på det grønne meddelelsesikon yderst i venstre kolonne når sagen åbnes kommer du i skærmbilledet: Afsendelse af opsigelser 16 Modtagne rykkere 20 Gem stamdata - benyttes ikke ved behandling af modtagne meddelelser Luk anvendes hvis sagen skal lukkes uden at meddelelses status ændres til læst Sagsdata viser andre meddelelser med samme referencenummer Opfølg her vælges den meddelelse man ønsker at sende. Forespørgsel på skadesforløb motorkøretøjer 20 Opfølgning på sager 22 Accept af opsigelse 23 Afvisning af opsigelse 27 Svar på ren skadeforespørgsel 28 Afsendelse af rykker 30 Arkivering 31 Fjernarkiv 32 Sagsdata 32

23 Accept af opsigelse SIDE 23 Afsendelse af opsigelser 16 Modtagne rykkere 20 Forespørgsel på skadesforløb motorkøretøjer 20 Opfølgning på sager 22 Accept af opsigelse 23 Afvisning af opsigelse 27 Svar på ren skadeforespørgsel 28 Afsendelse af rykker 30 Arkivering 31 Fjernarkiv 32 Sagsdata 32

24 SIDE 24 Indtast de relevante data og tryk på Afsend Hvis opsigelsen kan anerkendes med en anden dato ændres denne dato inden accepten sendes. Hvis krævede felter ikke er udfyldt ved afsendelse kommer en grå boks frem med fejl. Bemærk der må IKKE sendes fri tekst ved accept af en opsigelse. Afsendelse af opsigelser 16 Modtagne rykkere 20 Forespørgsel på skadesforløb motorkøretøjer 20 Opfølgning på sager 22 Accept af opsigelse 23 Afvisning af opsigelse 27 Svar på ren skadeforespørgsel 28 Afsendelse af rykker 30 Arkivering 31 Fjernarkiv 32 Sagsdata 32

25 Accept med ændret opsigelsesdato I stedet for at afvise en opsigelse fordi opsigelsesdatoen er forkert, bør opsigelsen accepteres med en anden dato for at minimere antallet af afvisninger. SIDE 25 Afsendelse af opsigelser 16 Modtagne rykkere 20 Vælg relevant årsag og indtast ny dato. Der må kun rettes i dato og tekst hvis opsigelsesdatoen ændres. Forespørgsel på skadesforløb motorkøretøjer 20 Opfølgning på sager 22 Accept af opsigelse 23 Afvisning af opsigelse 27 Hvis opsigelsesdato ikke kan ændres springes felterne over. Accepten sendes af sted ved klik på Afsend Svar på ren skadeforespørgsel 28 Afsendelse af rykker 30 Arkivering 31 Fjernarkiv 32 Sagsdata 32

26 Svar på bonusforespørgsel Skadesforløb Hvis det overtagende selskab sammen med en opsigelse har bedt om oplysninger for et skadeforløb, skal disse oplysninger indtastes i felterne under Skadeinformation og Skadehistorik SIDE 26 Afsendelse af opsigelser 16 Modtagne rykkere 20 Forespørgsel på skadesforløb motorkøretøjer 20 Der skal indtastes: Nuværende præmietrin Antal skadefri år Der kan sættes (minus) foran i de særtilfælde hvor antallet skadefri år er negativt Tegningsdato Dato for sidste trinskifte hvis denne kendes Under skadehistorik tastes antal skader og konsekvens for disse der kan maksimalt tastes 10 skader. Opfølgning på sager 22 Accept af opsigelse 23 Afvisning af opsigelse 27 Svar på ren skadeforespørgsel 28 Afsendelse af rykker 30 Arkivering 31 Fjernarkiv 32 Sagsdata 32

27 Afvisning af opsigelse SIDE 27 Ved afvisning af en opsigelse vælges afvisningsårsag under Meddelelsen er afvist Hvis policen allerede er opsagt af andet forsikringsselskab vælges selskabet her Afsendelse af opsigelser 16 Modtagne rykkere 20 Forespørgsel på skadesforløb motorkøretøjer 20 Opfølgning på sager 22 Accept af opsigelse 23 Afvisning af opsigelse 27 Svar på ren skadeforespørgsel 28 Der er ikke mulighed for at give yderligere informationer ved en afvisning. Afsendelse af rykker 30 Arkivering 31 Fjernarkiv 32 Sagsdata 32

28 Svar på ren skadeforespørgsel SIDE 28 Afsendelse af opsigelser 16 Når der skal svares på en bonusforespørgsel klikkes på svar på bonusforespørgsel eller afvisning. Ved afvisning indsættes relevant afvisningsårsag. Modtagne rykkere 20 Forespørgsel på skadesforløb motorkøretøjer 20 Opfølgning på sager 22 Accept af opsigelse 23 Afvisning af opsigelse 27 Svar på ren skadeforespørgsel 28 Afsendelse af rykker 30 Arkivering 31 Fjernarkiv 32 Sagsdata 32

29 Når en forespørgsel besvares skal relevante felter udfyldes. SIDE 29 Afsendelse af opsigelser 16 Modtagne rykkere 20 Under skadehistorik oplyses alle skader der har medført udgifter hvis der ikke har været nogle skal der ikke udfyldes noget. Forespørgsel på skadesforløb motorkøretøjer 20 Opfølgning på sager 22 Accept af opsigelse 23 Afvisning af opsigelse 27 Svar på ren skadeforespørgsel 28 Udfyld: Nuværende præmietrin Antal skadefrie år hvis antallet er minus sættes foran tallet(der må ikke være andre tegn i feltet) Dato for sidste trinskifte kendes denne ikke vælges dato for sidste trinskifte kan ikke oplyses Der kan oplyses op til 10 skader. Klik Afsend når alle relevante felter er udfyldt. Afsendelse af rykker 30 Arkivering 31 Fjernarkiv 32 Sagsdata 32

30 Afsendelse af rykker Hvis et selskab ikke har svaret på en opsigelse eller en bonusforespørgsel, kan der sendes en rykker til selskabet efter 21 dage. Den relevante meddelelse findes i udbakken og der vælges rykker og klikkes på opfølg SIDE 30 Afsendelse af opsigelser 16 Modtagne rykkere 20 Når man opretter en rykker står der automatisk i meddelelsen som der rykkes for accept eller skadeforløb. Tryk på afsend. Forespørgsel på skadesforløb motorkøretøjer 20 Opfølgning på sager 22 Accept af opsigelse 23 Afvisning af opsigelse 27 Svar på ren skadeforespørgsel 28 Afsendelse af rykker 30 Arkivering 31 Fjernarkiv 32 Sagsdata 32

31 Arkivering Når en sag er afsluttet bør alle meddelelser tilhørende sagen arkiveres dette kan både gøres fra ind- og udbakken. SIDE 31 Klik på det gule sags ikon for at se meddelelser vedrørende sagen Afsendelse af opsigelser 16 For at komme tilbage til oversigten tryk Luk Når sagen åbnes kan der vælges Arkiver ovenstående sag hvis denne anvendes flyttes alle de viste meddelelser fra ind- og udbakken. Modtagne rykkere 20 Forespørgsel på skadesforløb motorkøretøjer 20 Opfølgning på sager 22 Accept af opsigelse 23 Afvisning af opsigelse 27 Svar på ren skadeforespørgsel 28 Afsendelse af rykker 30 Arkivering 31 Hvis en sag er arkiveret ved en fejl se side 13 for dearkivering af sager. Fjernarkiv 32 Sagsdata 32

32 Fjernarkiv ca. 1 til 2 gange om året fjernarkiveres afsluttede sager der er ældre end 3 måneder eller ubesvaret sager som er mere end 6 måneder gamle. Inden denne fjernarkivering iværksættes sendes der information ud til relevante personer. Sagsdata I alle skærmbilleder hvor funktionen Sagsdata er vist, er det muligt at få en oversigt over alle meddelelser med samme referencenummer dette gælder uanset om meddelelsen ligger i ind/udbakken eller arkiv. Her kan der igen gøres brug af funktionen Arkiver ovenstående sag se side 31 for arkivering af hele sagen. SIDE 32 Afsendelse af opsigelser 16 Modtagne rykkere 20 Forespørgsel på skadesforløb motorkøretøjer 20 Opfølgning på sager 22 Accept af opsigelse 23 Afvisning af opsigelse 27 Svar på ren skadeforespørgsel 28 Afsendelse af rykker 30 Arkivering 31 Fjernarkiv 32 Sagsdata 32

33 opsigelser EDI opsigelser - Indbakken Besvar de modtagne meddelelser hurtigst muligt, da det vil medføre at der i mange tilfælde kan undgås rykkere. Når en besvarelse er afsendt, og sagen (som oftest) dermed er afsluttet, fremkaldes den besvarede meddelelse på ny. Den ligger i udbakken. Klik Sagsdata - så kan du se sagsforløbet og konstatere, om sagen er afsluttet. Klik Arkiver ovenstående sag - så er alle data vedrørende sagen lagt i arkiv inkl. en eventuel rykker. Der kan også klikkes på sagsikonet. Så vises alle meddelelser i sagen, og der kan arkiveres. Det er vigtigt at denne procedure følges, ellers kan man nemt miste overblikket over ubehandlede og afsluttede sager. Undlad at lægge sager i arkiv, før sagen er afsluttet. Ind- og udbakken bør indeholde de sager, der er under behandling. Hvis der er modtaget rykkere, sorteres indbakken på referencenummer. Så ligger rykkeren og den meddelelse, der rykkes for under hinanden. Besvar meddelelsen. (Du behøver ikke åbne rykkeren). Hent den besvarede meddelelse på ny. Klik Sagsdata/sagsikonet - så kan du se sagsforløbet inkl. rykkeren. Klik på Arkiver ovenstående sag. Når du modtager et svar og har åbnet det, bør du ligeledes klikke på Sagsdata og afgøre, om hele sagen kan arkiveres, eller om der skal arbejdes videre med sagen. SIDE 33 Behandling af opsigelser 13 EDI opsigelser Indbakken 33 EDI opsigelser Udbakken 34 Bonusforespørgsler 34 Hvis du ved afsendelse af meddelelser sætter dine initialer - eller en anden identifikation - foran referencenummeret, kan du nemt identificere svar på dine sager i indbakken. Anvend evt. søg funktionen - tast dine initialer i reference. Så findes alle dine sager. Hvis du anvender Jeres policenummer som referencenummer, er det nemt senere at finde en meddelelse i ind- eller udbakken. Husk dog, at referencenummeret skal være unikt for hver meddelelse (opsigelse). Sæt -1, -2, etc. bag referencenummeret, hvis der sendes flere opsigelser på samme forsikringstager.

34 EDI opsigelser Udbakken Udbakken bør kun anvendes til at opbevare de afsendte sager, som endnu ikke er afsluttet. Når du modtager et svar og arkiverer (jf. ovenfor), eller når du afsender et svar og arkiverer, forsvinder sagen fra udbakken. Udbakken bør derfor kun rumme sager, som endnu er under behandling inkl. sager, der ikke er modtaget svar på. Hvis du ønsker at rykke, sorteres udbakken efter Afsendt. Så kan du øverst i udbakken se de ældste sager, og du kan afgøre, hvilke der skal rykkes for. Åbn sagen, vælg Rykker og klik Afsend - så er der sendt en rykker. Du kan også finde sagerne via søg funktionen. Der kan rykkes på sager som ikke er besvaret efter 21 dage. Anvend Gem sagsdata, hvis du skal opsige flere branche-/produktgrupper for samme forsikringstager. Klik på knappen, inden du afsender første opsigelse. Vælg selskab og ny branche-/produktgruppe og Hent sagsdata, så er næsten alle oplysninger udfyldt for dig. Husk at ændre referencenummeret, f.eks. ved at tilføje -1, -2 etc. efter det nummer, der blev anvendt i første opsigelse. Markøren står i feltet. I alle valgbokse kan du indtaste et bogstav, så vises første tekst, som starter med dette bogstav. Dette kan f.eks. anvendes, når du skal vælge selskab. Bonusforespørgsler Der kan sendes 2 former for bonusforespørgsler en som sendes sammen med en opsigelse og en ren bonusforespørgsel. Der kan også sendes 2 bonusforespørgsler på samme sag. Ofte er der behov for at sende en forespørgsel sammen med opsigelsen og igen lige inden ikrafttræden, for at sikre sig at forsikringen træder ikraft med den korrekte bonus. SIDE 34 Behandling af opsigelser 13 EDI opsigelser Indbakken 33 EDI opsigelser Udbakken 34 Bonusforespørgsler 34 Når der skal sendes en nummer 2 forespørgsel kan du finde den oprindelige opsigelse frem i arkivet i udbakken her vælges forespøgsel i listen og tryk på Opfølg. Alle oplysningerne kommer frem og der skal trykkes Afsend så bliver der sendt endnu en forespørgsel.

35 BRUGERVEJLEDNING december 2009 Elektronisk overførsel af pensionsoplysninger SIDE 35 Dokument information Titel: Brugervejledning. Projekt: Forsikring og Pensions WebEDI-server Placering: Ikrafttrædelse: Udgået: Forfatter: EDI-kontoret. F&P Bidragsydere til dokumentet: CSC Godkendt af: EDI-kontoret. F&P Dokumentansvarlig: Fordeling: Bemærkning: Udskrevet: Ændringslog EDI-kontoret. F&P Version Dato Ændrede sider eller afsnit Kommentarer 2.6 Draft A April 2007 Udkast september 2007 ikrafttrædelsesdatoen 1/7 er rettet til Ændringslog 35 1/ december 2009 I kraft 1. oktober 2010