WORKCYCLUS. Administration. Vers 4.0. Juni Workcompany A/S. Amagertorvet 33, 4.sal. DK-1160 København K.

Transkript

1 WORKCYCLUS Administration Vers 4.0 Juni 2013 Workcompany A/S Amagertorvet 33, 4.sal DK-1160 København K Workcyclus Professionel Brugerguide Administration - Version 4.0 (Juni 2013) 1.

2 Indholdsfortegnelse Administration... 4 Oprettelse af organisationen... 5 Organisationsstyring... 5 Arbejdsmiljøudvalg (tidligere Sikkerhedsudvalg)... 6 Opret arbejdsmiljøudvalg... 6 Arbejdsmiljøgrupper (tidligere Sikkerhedsgrupper)... 7 Opret arbejdsmiljøgruppe... 7 Opret afdeling... 8 Opret generel gruppe... 9 Oprettelse af en respondent / bruger Tilføj bruger med rolle / respondent (eksisterende) Giv bruger en rolle/rettigheder som gælder for hele organisationen Redigere en bruger / respondent Hvordan en bruger kan ændre sine egne oplysninger såsom adgangskode m.m Fjerne brugere med rolle / respondenter fra grupper, udvalg eller afdeling Slet en bruger/respondent fra organisationen Udvidet brugersøgning Vælge tilgængelige rapportskabeloner for organisationen Vælge tilgængelige spørgeskemaskabeloner for organisationen Instillinger for organisationen Papirkurven Oprette roller / redigere roller / slet roller Opret rolle Redigere rolle Slet en rolle Spørgeskemaadministration Spørgeskema administrator Rettigheder for spørgeskema (Gruppe, Udvalg, Afdeling og virksomhedsniveau) Opret nyt spørgeskema Kopiere globale spørgeskemaskabeloner Redigering af spørgeskema Workcyclus Professionel Brugerguide Administration - Version 4.0 (Juni 2013) 2.

3 Tilføj en ny side til spørgeskemaet Slette en side i spørgeskemaet Flytte en side Gemme spørgeskema Udskriv spørgeskema Se demo af spørgeskema Opret et nyt spørgsmål Rediger spørgsmål Slette et spørgsmål Flytte et spørgsmål (på samme side) Flytte et spørgsmål til en anden side Importer spørgsmål fra et andet spørgeskema Workcyclus Professionel Brugerguide Administration - Version 4.0 (Juni 2013) 3.

4 Administration Inden du kan tage Workcyclus i brug til at arbejde med din APV, udsende spørgeskemaer, lave handlingsplan, se besvarelser og statistik mv., skal systemet sættes op. Det kan være at jeres virksomhed, har valgt at bruge Workcompany konsulenthjælp, og du blot skal vedligeholde eller opdatere systemet med nye indstillinger. De vigtigste indstillinger før du igangsætter en kortlægning, er listet nedenfor: 1. Tjek/opret organisationen => se afsnit Oprettelse af organisationen 2. Tjek/opret dine respondenter og brugere => se afsnit Oprettelse af en respondent/bruger 3. Indstil rettigheder til nøglepersoner => se afsnit Oprette roller / redigere roller / slet roller 4. Tilpas/opret spørgeskema => se afsnit Spørgeskemaadministration To typer brugere Respondenter kan besvare spørgeskemaer og se egen gruppe/afdelings handlingsplaner og arbejdsmiljødrøftelse. Respondentens rettigheder kan ikke ændres. Brugere med roller kan ikke svare på spørgeskemaer, men har afhængig af rolle, rettighed til at administrere forskellige funktionaliteter i Workcyclus. Samme person kan godt være både respondent og bruger med rolle i samme gruppe. Workcyclus Professionel Brugerguide Administration - Version 4.0 (Juni 2013) 4.

5 Oprettelse af organisationen Klik på fanebladet Administration => klik på knappen Organisation Organisationen kan bygges op så det svarer præcis til den organisering I har. Der er mulighed for at oprette 3 forskellige organisationstyper: Arbejdsmiljøorganisation herunder selvstændige arbejdsmiljøgrupper. Der er således også mulighed for at have arbejdsmiljø udvalg (Respondenter kan oprettes i flere grupper) Afdelingsorganisation Kan bygges op med den afdelings- / forretningsorganisation man har i sin organisation (Respondenter kan kun oprettes i én afdeling) Generel Gruppe Hvis man har brug for helt andre grupperinger på tværs af organisationen Organisationsstyring BEMÆRK: Klik på pilene udenfor hvert firma, udvalg, arbejdsmiljøgruppe, afdeling m.m. for at åbne op for den. Virksomhedsniveau (I dette eksempel FIRMA DEMO ) her vises alle brugere / medarbejdere for virksomheden/organisationen dvs. Brugerlisten. Her kan man sætte indstillinger for virksomheden generelt Arbejdsmiljøorganisation - Arbejdsmiljøudvalg (Arbejdsmiljøorganisation) og arbejdsmiljøgruppe (Arbejdsmiljøgruppe). Spørgeskemaundersøgelser kan sendes ud fra udvalg og herunder underliggende arbejdsmiljøgrupper eller direkte på en arbejdsmiljøgruppe. Workcyclus Professionel Brugerguide Administration - Version 4.0 (Juni 2013) 5.

6 Afdelingsorganisation Spørgeskemaundersøgelser kan sendes herfra. Enten fra et udvalgsniveau og herunder underliggende afdelinger eller direkte på en afdeling. Kan også bruges, som et alternativt rapporteringsgrundlag for en Arbejdsmiljøorganisation. Et eksempel: Der oprettes et arbejdsmiljøudvalg og herunder de arbejdsmiljøgrupper man har brug for. På den måde kan man trække statistikker for hver arbejdsmiljøgruppe og samlet for alle arbejdsmiljøgrupper oprettet under arbejdsmiljøudvalget, såfremt kortlægningen er startet fra udvalget. Arbejdsmiljøudvalg (tidligere Sikkerhedsudvalg) Et arbejdsmiljøudvalg er øverste instans i arbejdsmiljøorganisationen og herfra tages overordnede beslutninger, der vedrører arbejdsmiljøet og sikkerheden for hele organisationen. De brugere, der er oprettet i det niveau kan se resultaterne af de underliggende arbejdsmiljøgrupper. Opret arbejdsmiljøudvalg 1. Højreklik med musen på det øverste niveau (i dette eks. FIRMA (DEMO) ) og et nyt vindue kommer frem. 2. Her vælger du Opret og et nyt vindue kommer til syne igen og her vælges der Nyt Arbejdsmiljøudvalg. Workcyclus Professionel Brugerguide Administration - Version 4.0 (Juni 2013) 6.

7 3. Et nyt vindue kommer til syne og her indtaster du arbejdsmiljøudvalgets navn (i dette eks. Arbejdsmiljøudvalg 2 og klikker på Opret. 4. Det nyoprettet arbejdsmiljøudvalg Arbejdsmiljøudvalg 2 kan nu ses under Organisationstyring i venstre menu. Arbejdsmiljøgrupper (tidligere Sikkerhedsgrupper) En arbejdsmiljøgruppe er sidste led i arbejdsmiljøorganisationens hierarki, og er de grupper, som repræsenterer medarbejderne. Det er også her at arbejdsleder og arbejdsmiljørepræsentant er registeret. Opret arbejdsmiljøgruppe 1. Højreklik med musen på det arbejdsmiljøudvalg hvorunder arbejdsmiljøgruppen skal oprettes (i dette eks. Arbejdsmiljøorganisation ) og et nyt vindue kommer til syne. 2. Her vælger du Opret og et nyt vindue kommer til syne igen og her vælges der Ny Arbejdsmiljøgruppe. Workcyclus Professionel Brugerguide Administration - Version 4.0 (Juni 2013) 7.

8 3. Et nyt vindue kommer til syne og indtaster du arbejdsmiljøgruppens navn (i dette eks. Arbejdsmiljøgruppe 2 og klikker på Opret. 4. Den nyoprettet arbejdsmiljøgruppe Arbejdsmiljøgruppe 2 kan nu ses under arbejdsmiljøudvalget Arbejdsmiljøorganisation i Organisationstyring i venstre menu. Opret afdeling I Workcyclus er der således også mulighed for at oprette den afdeling/foretningsorganisation man har i sin organisation. Bemærk at respondenter i denne organisationsstruktur kun kan oprettes i én afdeling. Ligesom ved arbejdsmiljøorganisation kan man oprette et afdelingsudvalg og herunder afdelinger. Som udgangspunkt oprettes alle virksomheder i Workcyclus som standard med et Arbejdsmiljøorganisation udvalg og et Afdelinger udvalg. Så du kan med fordel oprette dine afdelinger under det allerede eksisterende udvalg Afdelinger. 1. Højreklik med musen på det afdelingsudvalg hvorunder afdelingen skal oprettes (i dette eks. Afdelinger ) og et nyt vindue kommer til syne. Workcyclus Professionel Brugerguide Administration - Version 4.0 (Juni 2013) 8.

9 2. Her vælger du Opret og et nyt vindue kommer til syne igen og her vælges der Ny afdeling. 3. Et nyt vindue kommer til syne og indtaster du afdelingens navn (i dette eks. Afdeling C og klikker på Opret. 4. Den nyoprettet afdeling Afdeling C kan nu ses under afdelingsudvalget Afdelinger i Organisationstyring i venstre menu. Opret generel gruppe Har man brug for andre grupperinger på tværs af organisationen er dette således også muligt i Workcyclus. Her er det at man kan oprette generelle grupper. 1. Højreklik med musen på den øverste instans, virksomhedsniveau (i dette eks. FIRMA DEMO ) og et nyt vindue kommer til syne. Workcyclus Professionel Brugerguide Administration - Version 4.0 (Juni 2013) 9.

10 2. Her vælger du Opret og et nyt vindue kommer til syne igen og her vælges der Ny generel gruppe Et nyt vindue kommer til syne og indtaster du gruppens navn (i dette eks. Gruppe 1 og klikker på Opret. 4. Den nyoprettet gruppe Gruppe 1 kan nu ses under firmaet FIRMA DEMO i Organisationstyring i venstre menu. Oprettelse af en respondent / bruger Klik på fanebladet Administration => klik på knappen Organisation 1. For at oprette en respondent / bruger, gå ind i fanebladet Administration => Organisation. 2. I venstre side klikker du på den gruppe eller afdeling, hvor du ønsker at oprette en ny respondent / bruger. Du kan således også oprette en bruger i organisationen på Workcyclus Professionel Brugerguide Administration - Version 4.0 (Juni 2013) 10.

11 virksomhedsniveau uden at han/hun er tilknyttet en gruppe/afdeling (i dette eks. FIRMA (DEMO) ). Du kan nu se medlemmerne af gruppen midt på skærmen. 3. Klik herefter på knappen Opret bruger i midten af vinduet. OBS! Du kan ikke oprette en respondent / bruger, hvis brugernavnet allerede er i brug. I stedet skal du trykke Tilføj Bruger for at tilføje en allerede eksisterende respondent/bruger til gruppen/afdelingen. 4. Et nyt pop-up vindue ( Opret bruger ) kommer frem. Indtast nu respondentens/brugerens oplysninger. Vælg rolle og klik herefter på fanebladet Adgangskode (i samme pop-up vindue). Workcyclus Professionel Brugerguide Administration - Version 4.0 (Juni 2013) 11.

12 5. Indtast nu en adgangskode til respondenten / brugeren og klik herefter på knappen Gem. OBS! Adgangskoden skal være på min. 5 karakterer. Workcyclus Professionel Brugerguide Administration - Version 4.0 (Juni 2013) 12.

13 Tilføj bruger med rolle / respondent (eksisterende) Klik på fanebladet Administration => klik på knappen Organisation 1. For at tilføje en respondent / en bruger med rolle, gå ind i fanebladet Administration => Organisation. 2. I venstre organisation træ klikker du på den gruppe eller afdeling, hvor du ønsker at tilføje respondenten / brugeren til. Du kan nu se medlemmerne af gruppen midt på skærmen. 3. Klik herefter på knappen Tilføj Bruger i midten af vinduet. Workcyclus Professionel Brugerguide Administration - Version 4.0 (Juni 2013) 13.

14 4. Du får nu en samlet oversigt over alle brugere i organisationen. B. A. C. D. A. Søg respondenten/brugeren ved at søge på navn, eller brugernavn i søgefeltet. B. Angiv rolle (Respondent får spørgeskema ved udsendelse, andre roller giver rettigheder på det niveau og ned i hierarkiet som f.eks. Arbejdsleder eller Arbejdsmiljørepræsentant) C. Sæt flueben ud for den respondent/bruger du ønsker at tilføje. D. Tryk Gem E. Respondenten/brugeren med rolle er nu tilføjet til den valgte gruppe. Systemet er oprettet med 2 standardroller: Administrator Har alle rettigheder til de moduler der følger med jeres system. Kan oprette nye roller i systemet (se afsnit Oprette roller / redigere roller / slet rolle ) Respondent (kan ikke redigeres). Kan svare på spørgeskemaer Kan logge på og se forsiden og se handlingsplaner Kan se arbejdsmiljødrøftelsen for sin afdeling/gruppe Workcyclus Professionel Brugerguide Administration - Version 4.0 (Juni 2013) 14.

15 Giv bruger en rolle/rettigheder som gælder for hele organisationen Klik på fanebladet Administration => Organisation => Klik på din virksomhed på virksomhedsniveau Du har mulighed for at give en bruger en rolle/rettigheder som gælder for hele organisationen og ikke kun på enkelt udvalg, gruppe m.m. 1. Klik på din virksomhed på virksomhedsniveau, i dette tilfælde FIRMA (DEMO). Klik herefter på knappen Brugere. 2. Klik enten på knappen Opret bruger eller Tilføj bruger Opret bruger : hvor du opretter en ny bruger (her skal der oprettes en ny bruger med alle medarbejder data såsom brugernavn, adresse, adgangskode m.m.). Husk at vælge den rolle han/hun skal have for hele organisationen under rolle. Afslut ved at klikke på Gem. Workcyclus Professionel Brugerguide Administration - Version 4.0 (Juni 2013) 15.

16 Tilføj bruger : Hvor du tilføjer en allerede eksisterende bruger. Sæt flueben ud for vedkommende, vælg rolle under Rolle som f.eks. Administrator og klik på Gem. Workcyclus Professionel Brugerguide Administration - Version 4.0 (Juni 2013) 16.

17 Redigere en bruger / respondent Klik på fanebladet Administration => Organisation Når man vil redigere en respondent/bruger, skal man først finde respondenten/brugeren i organisationen. Når man ønsker at redigere en respondent/bruger er det lige meget hvor i organisationen man står kun ens rettigheder sætter begræsningen. Du kan evt. finde respondenten/brugeren ved at klikke på firmaniveauet (i dette eks. FIRMA (DEMO), du får hermed automatisk en oversigt over alle brugere/respondenter i organisationen. Klik på navnet (med den grønne tekst) på den respondent/bruger, du ønsker at redigere: Et nyt vindue Opdater Bruger vises og der er mulighed for at ændre: I Fanebladet Brugeroplysninger : Fornavn(e) Efternavn Køn Sprog (kun administrator) Jobtitel Ansættelsesdato Ansættelsestype P-nummer Telefon Mobiltelefon OBS! Husk at klikke på knappen Gem for at gemme samt det er ikke muligt at ændre i brugernavn. I Fanebladet Adgangskode : Ændre adgangskode (det er kun brugeren selv og Administrator, som kan ændre denne) Får du ikke lov til at redigere en respondent/bruger, har du ikke rettigheden til det kontakt da jeres Administrator. Workcyclus Professionel Brugerguide Administration - Version 4.0 (Juni 2013) 17.

18 Hvordan en bruger kan ændre sine egne oplysninger såsom adgangskode m.m. Brugeren skal først logge ind med sit brugernavn og adgangskode. Klik på Min Profil i øverste højre hjørne. Her kan vedkommende ændre de oplysninger han ønsker og afslut ved at klikke på knappen Gem profil. (Det øverste gem ikon) Hvis vedkommende ønsker at ændre sin adgangskode skal han/hun først indtaste den nuværende adgangskode i feltet Indtast nuværende adgangskode. Herefter indtast den nye adgangskode i feltet Ny adgangskode samt i feltet Gentag ny adgangskode, klik herefter på Gem adgangskode (det nederste gem ikon) for at gemme den nye adgangskode Bemærk: Man kan ikke ændre sit brugernavn (login)! Workcyclus Professionel Brugerguide Administration - Version 4.0 (Juni 2013) 18.

19 Fjerne brugere med rolle / respondenter fra grupper, udvalg eller afdeling. Klik på fanebladet Administration => Organisation => Vælg gruppen, udvalget, eller afdelingen. Har du en respondent/bruger med rolle, som ikke længere er med i en gruppe, udvalg eller afdeling eller blot er tilføjet ved en fejl, kan du fjerne respondenten/brugeren uden at slette vedkommende fra resten af organisationen. 1. Klik på den gruppe/det udvalg/den afdeling, som det drejer sig om 2. Klik på ikonet, udfor den/dem som skal fjernes. 3. Respondenten/brugeren er hermed fjernet fra gruppen, udvalget eller afdelingen. 4. For at fjerne flere brugere på én gang, sæt flueben ud for de pågældende brugere og klik herefter på knappen Slet valgte. Slet en bruger/respondent fra organisationen Klik på fanebladet Administration => Organisation Har du en bruger/respondent, som ikke længere er i virksomheden, kan du slette brugeren/respondenten helt. 1. Vælg virksomhedsniveauet, selve virksomheden med ikonet (i dette eks. FIRMA DEMO) 2. Klik på ikonet udfor den bruger/respondent du ønsker at slette. 3. For at fjerne flere brugere på én gang, sæt flueben ud for de pågældende brugere og klik herefter på knappen Slet valgte. Workcyclus Professionel Brugerguide Administration - Version 4.0 (Juni 2013) 19.

20 Udvidet brugersøgning Klik på fanebladet Administration => Organisation => Vælg din virksomhed på virksomhedsniveau. Under Udvidet brugersøgning har du mulighed for at søge efter en specifik bruger i hele jeres organisation og således se hvor i organisationen han/hun befinder sig. 1. Klik på jeres virksomhed på virksomhedsniveau (i dette tilfælde FIRMA (DEMO ). Klik herefter på knappen Udvidet Søgning. 2. Du kan nu indtaste vedkommendes navn i feltet Navnesøgning og evt. herefter vælge vedkommendes rolle under Rollesøgning som f.eks. Administrator, Arbejdsleder, Respondent m.m. Felterne Periode start og Periode slut anvendes hvis man ved hvornår vedkommende fik tildelt den pågældende rolle. Slut af med at klikke på knappen Søg. Du vil nu få den ønskede oversigt. 3. Du har mulighed for at printe oversigten ud ved at klikke på knappen Print. Workcyclus Professionel Brugerguide Administration - Version 4.0 (Juni 2013) 20.

21 Vælge tilgængelige rapportskabeloner for organisationen Klik på fanebladet Administration => Organisation => Vælg din virksomhed på virksomhedsniveau. Du har mulighed for at vælge hvilke rapportskabeloner der skal være tilgængelige for jeres organisation. 1. Klik på jeres virksomhed på virksomhedsniveau (i dette tilfælde FIRMA (DEMO ). Klik herefter på Rapportskabeloner. 2. Vælg med flueben de rapportskabeloner I ønsker skal være tilgængelige og afslut ved at klikke på Gem Vælge tilgængelige spørgeskemaskabeloner for organisationen Klik på fanebladet Administration => Organisation => Vælg din virksomhed på virksomhedsniveau. Du har mulighed for at vælge hvilke spørgeskemaskabeloner der skal være tilgængelige for jeres organisation. 1. Klik på jeres virksomhed på virksomhedsniveau (i dette tilfælde FIRMA (DEMO ). Klik herefter på Spørgeskemaskabeloner - Workcyclus Professionel Brugerguide Administration - Version 4.0 (Juni 2013) 21.

22 2. Vælg med flueben de spørgeskemaskabeloner I ønsker skal være tilgængelige og afslut ved at klikke på Gem Instillinger for organisationen Klik på fanebladet Administration => Organisation => Vælg din virksomhed på virksomhedsniveau. Du har mulighed for under Indstillinger at navngive jeres organisation, uploade jeres firma logo, vælge Sprog, indtaste CVR nr. m.m. 1. Klik på jeres virksomhed på virksomhedsniveau (i dette tilfælde FIRMA (DEMO ). Klik herefter på Indstillinger. 2. Du kommer nu frem til indstillingerne for jeres virksomhed Workcyclus Professionel Brugerguide Administration - Version 4.0 (Juni 2013) 22.

23 A. B. C. D. E. F. G. A: Under Navn kan I navngive jeres virksomhed B: Under Logo kan I uploade jeres firma logo (max 32 px. i højde) C: Under Sprog kan I vælge sprog D: Alias er jeres virksomheds login webside adresse. DENNE MÅ IKKE ÆNDRES ELLER SLETTES!!! E: Under CVR kan I indtaste jeres cvr nr. F: URL til besvar spørgeskema er den adresse der vil brugt i forbindelse med besvarelse af spørgeskema. DENNE MÅ IKKE ÆNDRES ELLER SLETTES!!! G: Under adresse kan I indtaste afsender adressen der skal figurere i de invitationer der bliver udsendt i forbindelse med jeres kortlægninger. Gem dine ændringer og afslut ved at klikke på knappen Gem. Workcyclus Professionel Brugerguide Administration - Version 4.0 (Juni 2013) 23.

24 Papirkurven Her kan slettede elementer (grupper, afdelinger eller brugere) genskabes. (Det anbefales at kun administrator har adgang til denne funktion) Klik på Papirkurven og tryk herefter på Genskab ud for det element der skal genskabes, klik på det røde kryds for at slette ellers kan papirkurven tømmes ved at højreklikke på den og vælge Tøm papirkurv. Oprette roller / redigere roller / slet roller Klik på fanebladet Administration => Roller BEMÆRK: Det anbefales at kun administrator har adgang til denne funktion Opret rolle 1. Klik på knappen opret rolle Workcyclus Professionel Brugerguide Administration - Version 4.0 (Juni 2013) 24.

25 2. Vinduet Opret rolle kommer til syne. Her udfyldes rollens navn, angives ikon farve, tildeles rettigheder (markeres med flueben ). Klik til sidst på knappen Opret og rollen er hermed oprettet. Redigere rolle 1. Klik på den rolle du ønsker at redigere, i dette eks. Administrator. 2. Vinduet Rediger rolle kommer frem og her kan du fortage de ændringer du ønsker. Afslut ved at klikke på Opdater. Workcyclus Professionel Brugerguide Administration - Version 4.0 (Juni 2013) 25.

26 Slet en rolle For at slette en rolle klikkes der på det røde kryds ud for rollen. Spørgeskemaadministration Klik på fanebladet Administration => Spørgeskemaskabeloner Administrator og brugere med rettigheden, har mulighed for at oprette, redigere spørgeskemaer samt kopiere Workcyclus spørgeskemaskabeloner. Spørgeskemaerne er gemt i 2 biblioteker: Globale Spørgeskemaer (Global): - Workcyclus standard skabelonspørgeskemaer, som virksomheden har fået tildelt. De kan hverken rettes eller slettes, og ønsker I at bruge dem som inspiration / skabelon til oprettelse af eget spørgeskema, skal der først oprettes en lokal kopi af dem. Egne spørgeskemaer (Lokal): - Her ligger jeres lokale kopier eller spørgeskemaer I selv har oprettet eller brugt til tidligere kortlægninger. De kan både redigeres og slettes. Spørgeskema administrator For at en person kan redigere/oprette/slette spørgeskemaer skal han/hun tildeles rettighederne til dette. Sørg derfor for at oprette en rolle ved navn Spørgeskema administrator og tildel rettighederne (se Oprette rolle under afsnittet Oprette roller / redigere roller / slet roller ): Workcyclus Professionel Brugerguide Administration - Version 4.0 (Juni 2013) 26.

27 - Oprette/slette spørgeskemaskabeloner - Ændre spørgeskemaskabeloner - Tildele/fjerne respondenter Sørg herefter for at tilføje han/hun med den nye rolle Spørgeskema administrator til det udvalg eller gruppe han/hun skal have adgang til (Se Tilføj bruger med rolle / respondent (eksisterende) under afsnittet Oprettelse af organisationen ). Bemærk at hvis vedkommende tilføjes til et udvalg med denne rolle kan han/hun redigere/slette/oprette spørgeskemaer for udvalget men også på de underliggende grupper. Rettigheder for spørgeskema (Gruppe, Udvalg, Afdeling og virksomhedsniveau) Klik på på fanebladet Administration => Spørgeskemaskabeloner Når et spørgeskema skal oprettes kan det oprettes på en gruppe, afdeling, udvalg eller virksomhedsniveau (kun Workcyclus administratorer kan oprette spørgeskemaer på virksomhedsniveau). Virksomhedsniveau: Oprettes et spørgeskema på virksomhedsniveau vil det pågældende spørgeskema kunne anvendes af hele organisationen (der skal dog sættes tillad adgang før spørgeskemaet bliver synligt for organsationen). Workcyclus Professionel Brugerguide Administration - Version 4.0 (Juni 2013) 27.

28 Gruppe/Afdeling: Oprettes et spørgeskema på en bestemt afdeling eller gruppe vil det pågældende spørgeskema kun kunne ses/anvendes/redigeres/slettes af selve gruppen, udvalget (såfremt gruppen ligger under et udvalg) samt af Workcyclus administratorer. Der kan evt. tages kopier af Workcyclus globale spørgeskemaskabeloner eller spørgeskemaerne på virksomhedsniveau under knappen Global på selve gruppen/afdelingen. Kopien vil blive lagt under knappen Lokal på ens gruppe/afdeling og er således klar til redigering. Udvalg: Oprettes et spørgeskema på et udvalg vil det pågældende spørgeskema kun kunne ses/anvendes/redigeres/slettes af selve udvalget samt af Workcyclus administratorer. Dog vil underliggende grupper under udvalget kunne se spørgeskemaet (såfremt der er sat Tillad adgang på det) under knappen Global og evt. tage kopi af dette til egen brug. Opret nyt spørgeskema 1. For at oprette et nyt spørgeskema fra bunden, klik på knappen Opret skabelon. Workcyclus Professionel Brugerguide Administration - Version 4.0 (Juni 2013) 28.

29 2. Et nyt vindue Opret skabelon kommer frem. Her kan du angive navn, beskrivelse, vælge kortlægningstype samt vælge sprog. Forsæt herefter ved at klikke på Opret 3. Spørgeskemaet er nu blevet oprettet og vil figurere under egne spørgeskemaer under knappen Lokal. Workcyclus Professionel Brugerguide Administration - Version 4.0 (Juni 2013) 29.

30 Kopiere globale spørgeskemaskabeloner Klik på fanebladet Administraton => Spørgeskemaskabeloner => Klik på knappen Global 1. For at lave en lokal kopi af et globalt Workcyclus standard spørgeskemaskabelon eller virksomhedsniveau spørgeskema, klik på knappen Global. Du får nu en oversigt over de globale Workcyclus Standard spørgeskemaskabeloner/virksomhedsniveau spørgeskemaer 2. Klik på Kopier ikonet ud for det spørgeskema du ønsker at kopiere. 3. Klik derefter på knappen Lokal for at komme tilbage til jeres egne spørgeskemaer 4. Der er nu oprettet en lokal kopi af spørgeskemaet. Workcyclus Professionel Brugerguide Administration - Version 4.0 (Juni 2013) 30.

31 5. Ved at klikke på spørgeskemaets navn i oversigten (i dette eks. Kopi af APVSKABELON plukliste (Fysiske- og psykiske forhold) *DEMO* får du adgang til at redigere spørgeskemaet. VIGTIGT! Bemærk at hvis din virksomhed har nogle specielle arbejdsområder eller arbejder med særlig risikofyldte områder, kan spørgeskemaet være utilstrækkelig. Sletter I nogle af spørgsmålene eller siderne er det ikke sikkert, at I opfylder lovkravene for APV kortlægning. Hvis I er i tvivl, kan du tage kontakt til support, der vil sørge for at I får hjælp / svar. Flere sprog? Har I brug for at spørgeskemaet, kan vises på flere sprog, kan vi sørge for at spørgsmål og svar bliver oversat. I kan derefter ikke selv rette i spørgsmålene, da oversættelsen så falder bort. Spørgsmål med unik ID Alle spørgsmål får et unikt ID nummer, retter du et spørgsmål, om det så er et komma, mellemrum eller stavefejl får spørgsmålet et nyt ID. Det betyder at 2 næsten ens spørgsmål kan fremgå flere gange i en rapport. Workcyclus Professionel Brugerguide Administration - Version 4.0 (Juni 2013) 31.

32 Redigering af spørgeskema Klik på fanebladet Administraton => Spørgeskemaskabeloner => Vælg det spørgeskema du ønsker at redigere ved at klikke på dens navn. Ved at klikke på spørgeskemaets navn kommer du ind på selve spørgeskemaet. I venstre side af vinduet (side oversigten) klikker du på den side du ønsker at arbejde med Overskrift: Her kan overskriften på spørgeskemaet redigeres. 2. Beskrivelse: Her kan beskrivelsen for spørgeskemaet redigeres. 3. Område: Her vælges området for spørgeskemaet såsom APV, Trivsel m.m. 4. Sprog: Her vælges sprog 5. Tillad adgang: Dette felt afgør om spørgeskemaet kan anvendes ved kortlægninger. 6. Gem: Klik her for at gemme spørgeskemaet og evt. ændringer. 7. Udskriv: Klik her for at udskrive spørgeskemaet. 8. Importer spørgsmål: Her kan der importeres spørgsmål fra andre spørgeskemaer ind i det spørgeskema du arbejder med (bemærk at eventuelle svarafhængigheder ikke importeres med) 9. Tilføj spørgsmål: Klik her for at tilføje et nyt spørgsmål. 10. Tilføj side: Klik her for at tilføje en ny side Workcyclus Professionel Brugerguide Administration - Version 4.0 (Juni 2013) 32.

33 11. Side oversigten: Her ses oversigten over siderne i spørgeskemaet. Den viste side er markeret med orange farve. 12. I midten af vinduet ses de spørgsmål, overskrifter m.m. som er på den side der er markeret i venstre side af vinduet. Tilføj en ny side til spørgeskemaet For at tilføje en ny side til dit spørgeskema, klik på Tilføj side. Den nyoprettet side vil nu figurere i sideoversigten til venstre af vinduet. Slette en side i spørgeskemaet For at slette en side, klik på det røde kryds ud for selve siden. Workcyclus Professionel Brugerguide Administration - Version 4.0 (Juni 2013) 33.

34 Flytte en side For at flytte en side, klikkes der på de hvide prikker i venstre side af siden og musenknappen holdes ned. Flyt siden hvor du ønsker og slip museknappen og siden skulle nu gerne være flyttet. Bemærk at de andre sider bør automatisk flytte sig for at give plads til den side du er i færd med at flytte (I nedenstående eksempel er det side 2, der bliver flyttet rundt på). Gemme spørgeskema Det er vigtigt at huske at gemme når man er færdig med at redigere sit spørgeskema og gemme undervejs under sit arbejde med spørgeskemaet. For at gemme spørgeskemaet, klik på knappen Gem. Udskriv spørgeskema For at udskrive spørgeskemaet, klik på printer ikonet Udskriv. Se demo af spørgeskema For at se en demo visning af spørgeskemaet, klik på knappen Se eksempel i browser knappen Workcyclus Professionel Brugerguide Administration - Version 4.0 (Juni 2013) 34.

35 Opret et nyt spørgsmål 1. Klik på den side i venstre sideoversigt som du ønsker at arbejde på (denne bliver nu vist med orange farve som indikerer, at det er denne side der arbejdes på). 2. Klik på Tilføj spørgsmål og der oprettes et nyt tomt spørgsmål 3. Du kan nu udfylde dette tomme spørgsmål med den tekst du ønsker samt vælge indstillingerne for det pågældende spørgsmål. Workcyclus Professionel Brugerguide Administration - Version 4.0 (Juni 2013) 35.

36 Rediger spørgsmål Klik på det spørgsmål som du ønsker at redigere (denne vil nu blive vist med orange farve). A. D. C. B. G. E. A. Dette er HTML editoren. Her indtastes spørgsmålet/teksten. Her er der således også mulighed for at vælge skriftstørrelse, fed skrift, formattering, lave teksten om til et link, fjerne link m.m. B. Under type vælges spørgsmålstypen. Der kan vælges imellem følgende typer: H. F. C. Under vægtning indtastes der med tal, hvilken vægt spørgsmålet skal have. Eksempelvis tæller et spørgsmål med vægt 1 normalt, hvorimod hvis et spørgsmål tildeles vægten 2 betyder dette at spørgsmålet tæller 2 gange så meget som normalt. D. Sæt flueben ved feltet anonymt hvis det ønskes, at det pågældende spørgsmål skal være anonymt. E. Under kategori vælges kategorien for spørgsmålet. F. Under emne vælges emnet for spørgsmålet. Opret et nyt emne: Hvis du ønsker at oprette et nyt emne, så klik først på feltet og herefter i rullegardinet som kommer frem klikkes der på [Ny]. Workcyclus Professionel Brugerguide Administration - Version 4.0 (Juni 2013) 36.

37 Et nyt vindue kommer til syne og her udfyldes navnet på emnet og der afsluttes ved at klikke på Opret. Det nye emne er hermed oprettet. G. Under svarmuligheder vælges svarmuligheden for spørgsmålet. En svargruppe kan være fordelt op i point eller være sat som neutral dvs. der gives ingen point når svarmuligheden vælges. I nedenstående eksempel ses svargruppen Enig, Delvis Enig, Delvis Uenig, Uenig og Ikke Relevant. Vælges der Enig til spørgsmålet Jeg oplever sædvanligvis temperaturen som behagelig udløser dette 100 point som anses for værende meget positivt. Vælges der Delvis Enig udløser dette kun 66 point og er mindre positivt osv. Ved denne svargruppe skal spørgsmålet altså være positivt formuleret således, at den passer overens med pointfordelingen i svargruppen. Workcyclus Professionel Brugerguide Administration - Version 4.0 (Juni 2013) 37.

38 Havde der været valgt svargruppen Uenig, Delvis Uenig, Delvis Enig, Enig og Ikke Relevant til samme spørgsmål havde man fået tildelt 100 point hvis man vælger Uenig, 66 point ved Delvis Enig osv. Svargruppen med nedenstående pointfordeling passer således ikke til nedenstående spørgsmål, idet det i dette tilfælde anses værende positivt at svare Uenig til spørgsmålet Jeg oplever sædvanligvis temperaturen som behagelig. Målet er score højt på de positive spørgsmål og lavt på de negativt ladet spørgsmål. En svargruppe kan også indeholde en svarmulighed som er neutral, dvs. hvor der ikke gives nogle point såfremt denne vælges. I nedenstående eksempel kan dette ses på svarmuligheden Ikke Relevant og dette indikeres med - foran tallet. Opret ny svargruppe: For at oprette en ny svargruppe klik på feltet svarmuligheder og vælg derefter [Ny] i det rullegardin som kommer frem. Workcyclus Professionel Brugerguide Administration - Version 4.0 (Juni 2013) 38.

39 Et nyt vindue Opret ny svargruppe kommer til syne og her indtastes svarmulighederne. Hver svarmulighed skal indtastes på hver sin linje. Svarmuligheden som indtastes på første linje giver 100 point (i dette eksempel Ja ), næste linje giver færre point (i dette eksempel giver svarmuligheden Nej 0 point, idet der er kun 2 pointgivende svarmuligheder) osv. Indtastes der flere svarmuligheder vil systemet automatisk sørge for at fordele pointene således: 3 pointgivende svar: 100, 66, 33, 0 4 pointgivende svar 100, 75, 50, 25, 0 Opret neutral svarmulighed Ønsker du at en svarmulighed skal være neutral (ikke pointgivende) skal der indsættes en firkantet parents [ ] rundt om svarmuligheden, se nedenstående eksempel: Når du har oprettet alle dine svarmuligheder, så klik på Opret for at oprette svargruppen. Workcyclus Professionel Brugerguide Administration - Version 4.0 (Juni 2013) 39.

40 H. Der kan vælges svarafhængighed, såfremt man ønsker at spørgsmålet kun skal komme til syne, hvis der vælges en bestemt svarmulighed. Klik på spørgsmålet og klik herefter på blyant knappen ved svarafhængighed. Vælg i rullegardinet hvilket spørgsmål og svarmulighed der skal udløse at dit spørgsmål kommer til syne. I dette eksempel vælger vi at vores spørgsmål skal komme til syne, når man klikker Ja til spørgsmålet Arbejder du ved en skærm. Klik herefter på Gem knappen for at afslutte. Workcyclus Professionel Brugerguide Administration - Version 4.0 (Juni 2013) 40.

41 Vi kan nu se at vores spørgsmål Omfanget af skærmarbejde i løbet af en arbejdsdag er passende bliver udløst af at man vælger Ja til spørgsmålet Arbejder du ved en skærm?. (Se nedenstående billede) Slette et spørgsmål For at slette et spørgsmål klikkes der blot på det røde kryds på selve spørgsmålet. Workcyclus Professionel Brugerguide Administration - Version 4.0 (Juni 2013) 41.

42 Flytte et spørgsmål (på samme side) Hvis du ønsker at flytte et spørgsmål til en anden position gøres dette ved at klikke på de hvide prikker i bunden af spørgsmålet og holde museknappen nede. Træk spørgsmålet hvor du ønsker det skal være og slip museknappen og spørgsmålet er nu flyttet. Bemærk at når du flytter spørgsmålet bør de andre spørgsmål flytte sig automatisk for at give plads til dit spørgsmål. Et spørgsmål flyttes rundt ved at klikke på de hvide prikker i bunden af spørgsmålet og holde museknappen nede. Slip museknappen når spørgsmålet er hvor du ønsker det skal være. Workcyclus Professionel Brugerguide Administration - Version 4.0 (Juni 2013) 42.

43 Flytte et spørgsmål til en anden side For at flytte et spørgsmål til en anden side, klik på de hvide prikker i siden af spørgsmålet og hold museknappen nede. Træk spørgsmålet hen til den side (i side oversigten) hvor spørgsmålet skal flyttes hen til og slip museknappen. Spørgsmålet skulle nu gerne være flyttet over til siden. Et spørgsmål flyttes til en anden side ved at klikke på de hvide prikker i siden af spørgsmålet og holde museknappen nede og trække spørgsmålet hen over til den side hvor det skal flyttes til. Workcyclus Professionel Brugerguide Administration - Version 4.0 (Juni 2013) 43.

44 Importer spørgsmål fra et andet spørgeskema For at importere spørgsmål fra et andet spørgeskema klik på knappen Importer spørgsmål (husk at være på den side hvor du ønsker at spørgsmålene skal importeres til). Et nyt vindue kommer til syne og her vælger du det spørgeskema som du ønsker at importere fra og klikker på næste. Workcyclus Professionel Brugerguide Administration - Version 4.0 (Juni 2013) 44.