NORDDJURS KOMMUNE. Beretning nr. 8. (side ) Løbende revision. Delberetning for regnskabsår 2014

Transkript

1 BDO Kommunernes Revision Thors Bakke 3, 2. DK-8900 Randers NORDDJURS KOMMUNE Beretning nr. 8 (side ) Delberetning for regnskabsår 2014 BDO Kommunernes Revision,, en danskejet revisions- og rådgivningsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og en del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer.

2 Indholdsfortegnelse Side 1 INDLEDNING REVISIONENS BEMÆRKNINGER Generelt Revisionens bemærkninger Personsager og forretningsgange på det sociale område Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger REGNSKABSFØRING OG INTERNE KONTROLLER Principper for økonomistyring Bilagsbehandling, funktionsadskillelse og interne kontroller Decentrale besøg Beholdningseftersyn Gennemgang af udvalgte balanceposter LØN- OG PERSONALEOMRÅDET Forretningsgange og sagsrevision Vederlag m.v. til politikere Lønudbetaling til kommunens direktion REVISION AF KOMMUNENS INTERNE IT-KONTROLLER REVISION AF DE SOCIALE OMRÅDER MED STATSREFUSION Generelt Formål Revisionens omfang og udførelse Forretningsgange m.v Personsager LØBENDE FORVALTNINGSREVISION Generelt Forvaltningsrevision på beskæftigelsesområdet Formål Metodegrundlag og data

3 Til Norddjurs Kommunalbestyrelse 1 Indledning I henhold til Lov om Kommunernes Styrelse og revisionsregulativet for afgives hermed beretning om revisionsarbejder vedrørende Revisionen udføres ved stikprøver med det formål at vurdere og efterprøve, om interne forretningsgange og kontrolsystemer fungerer hensigtsmæssigt og betryggende. Endvidere vurderes og efterprøves det, om kommunens dispositioner vedrørende regnskabsmæssige forhold m.v. er i overensstemmelse med byrådets bevillinger og øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. I forbindelse med revisionen skal det vurderes, om udførelsen af Kommunalbestyrelsens og udvalgenes beslutninger og den øvrige forvaltning af kommunens anliggender er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Om revisionens tilrettelæggelse og udførelse samt ledelsens og revisors opgaver og ansvar henvises i øvrig til vores beretning om revisionsaftale (beretning nr. 6) Vi gør opmærksom på, at revisionen for regnskabsåret 2014 først er afsluttet, når vi har revideret årsregnskabet og har afgivet revisionsberetning herom. 2 Revisionens bemærkninger 2.1 Generelt Revisionsbemærkninger, der skal behandles af kommunalbestyrelsen og fremsendes til tilsynsmyndigheden, er anført under afsnit 2.2. Vi har pligt til løbende at vurdere, om der skal skrives en revisionsbemærkning, hvis regnskabets poster ikke er i overensstemmelse med kommunalbestyrelsens beslutninger der er handlet i strid med gældende love og bestemmelser lovligheden af en post eller disposition anses for tvivlsom der ved gennemgang af de etablerede forretningsgange konstateres væsentlige mangler i kontrolmæssig henseende, idet revisionen samtidig kan fremsætte forslag til udbedring af konstaterede mangler foreskrevne forretningsgange i øvrigt ikke er fulgt 173

4 2.2 Revisionens bemærkninger Den udførte revision har givet anledning til følgende bemærkning: Personsager og forretningsgange på det sociale område På baggrunde af den udførte revision er det vores opfattelse, at følgende områder ikke fuldt ud administreres i overensstemmelse med gældende regler: Kontanthjælp Uddannelseshjælp Sygedagpenge Tabt arbejdsfortjeneste I forhold til områderne for kontanthjælp, uddannelseshjælp og sygedagpenge har Norddjurs Kommune besluttet at sætte større fokus på ledelsestilsyn m.v., både internt og i samarbejde med revisionen. I forhold til tabt arbejdsfortjeneste er der efterfølgende foretaget en gennemgang af samtlige sager med henblik på sikring af, at der foretages korrekt beregning og udbetaling af tabt arbejdsfortjeneste og pension. Herudover er der gennemført et undervisningsforløb for medarbejderne på området. For det nærmere indhold henvises til afsnit 6.3. Herudover har vi konstateret, at ledelsestilsynet i Myndighedsafdelingen med sager om merudgifter til børn og tabt arbejdsfortjeneste fortsat ikke fuldt ud foretages i overensstemmelse med de fastsatte regler herfor jfr. afsnit 6.2 i denne revisionsberetning. Vi har fået oplyst, at Myndighedsafdelingen i 2015 har dedikeret en medarbejder, der skal arbejde med ledelsestilsyn på området. 2.3 Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger Ved revisionen har vi foretaget opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger samt andre forhold omtalt i tidligere revisionsberetninger. Nedenfor er tidligere afgivne revisionsbemærkninger samt den opfølgning, der er gennemført af kommunen i forhold til bemærkningerne, gengivet. Revisionsberetning nr. 6 (side 128): Personsager og forretningsgange på det sociale område Vi afgav følgende revisionsbemærkning ved den løbende revision af kommunens regnskab for 2013: Revisionen omfatter ikke en socialfaglig vurdering, men alene en vurdering af det retlige grundlag i sagerne. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at følgende områder ikke fuldt ud administreres i overensstemmelse med gældende regler: Kontanthjælp Revalidering 174

5 Merudgifter til børn jf. SL 41 Tabt arbejdsfortjeneste jf. SL 42 De konstaterede forhold er primært af formel og dokumentationsmæssig karakter, som kan henføres til kommunens administrative arbejdsprocesser. På de få områder, hvor forholdene har en udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning er der eller vil der blive foretaget de fornødne rettelser. Herudover er vi bekendt med, at kommunen i 2014 ledelsesmæssigt har taget en række initiativer til forbedring af kvaliteten på områderne. Endelig har vi konstateret, at der ikke er udført et tilstrækkeligt ledelsestilsyn i Myndighedsafdelingen med sager efter SL 41 og SL 42. Vi har fået oplyst, at der er taget en række initiativer til forbedring af ledelsestilsynet fra medio For det nærmere indhold henvises til revisionsberetning nr. 6, afsnit 5.2 og 5.3. Kommunalbestyrelsens besvarelse Norddjurs Kommunalbestyrelse har behandlet revisionsbemærkningen i sit møde den 16. september Det fremgår af administrationens besvarelse, at der i 2014 er taget initiativer til forbedring af sagsadministrationen og at de fornødne berigtigelser vil blive foretaget. På områderne revalidering og merudgifter til børn har vi ikke konstateret væsentlige forhold i På områderne kontanthjælp og tabt arbejdsfortjeneste varetages administrationen fortsat ikke fuldt ud i overensstemmelse med gældende regler jfr. afsnit 6.3 i denne revisionsberetning. Endelig har vi konstateret, at ledelsestilsynet i Myndighedsafdelingen med sager om merudgifter til børn og tabt arbejdsfortjeneste fortsat ikke fuldt ud foretages i overensstemmelse med de fastsatte regler herfor jfr. afsnit 6.2 i denne revisionsberetning. 3 Regnskabsføring og interne kontroller 3.1 Principper for økonomistyring Vi har gennemgået kommunens principper for økonomistyring og herunder vurderet om håndbogen fortsat beskriver rammen og reglerne for, hvordan kommunens økonomistyring, kasseog regnskabsvæsen m.v. udøves i praksis. Det er fortsat vores opfattelse, at principperne for økonomistyring i fornødent omfang beskriver rammen og reglerne for kommunens kasse- og regnskabsvæsen, herunder niveauet for de interne kontroller og ledelsestilsynet. I de følgende afsnit har vi efterprøvet, om konkrete og væsentlige dele af principperne for økonomistyring fungerer i praksis. 175

6 3.2 Bilagsbehandling, funktionsadskillelse og interne kontroller Vi har gennemgået en række områder med det formål at undersøge, hvorvidt der ud fra en vurdering af risiko og væsentlighed samt principperne for økonomistyring udføres de fornødne interne kontroller rettet mod misbrug. Vi har valgt at sætte fokus på, om bilagsbehandlingen i kommunen overholder de regler, som er vedtaget i principper for økonomistyring. Det fremgår af kommunens principper for økonomistyring, at ud fra et effektiviseringsprincip skal så få personer som muligt involveres i bogføringen af den enkelte transaktion. Dette betyder, at kun én person som hovedregel er involveret i bogføring og betaling. Der er således ikke etableret en fuldstændig funktionsadskillelse mellem disponerende, registrerende og kontrollerende funktioner i kommunen. Dette forhold forøger risikoen for fejl som følge af tilsigtede eller utilsigtede handlinger eller mangler. Ledelsen har etableret interne kontroller til imødegåelse af disse risici. Blandt andet er der kontrol af pengestrømme, som ikke er omfattet af NEMkonto samt krav til indhold og omfang af de budgetansvarliges økonomiske ledelsestilsyn herunder stikprøvevis kontrol af bilag og dokumentation for den udførte kontrol. Det er vores opfattelse, at kommunens bilagsbehandling er velfungerende og er tilrettelagt på en hensigtsmæssig og betryggende måde. Dette begrunder vi bl.a. med, at bogholderiet har etableret et tilsyn med bilagsbehandlingen og udfører forskellige bilagskontroller og stikprøvevise gennemgang. Der er endvidere indbygget tilstrækkelige afgrænsninger i økonomisystemet ligesom der løbende følger op på, at de enkelte bogføringsenheder er tilstrækkelig ajour med bilagsbehandlingen. De reviderede bilag er konteret efter Økonomi- og Indenrigsministeriets autoriserede konteringsregler og korrekt behandlet i forhold til momsudligningsordningen, ligesom leverandørernes betalingsfrister er udnyttet. 3.3 Decentrale besøg Formål og omfang Vi har i oktober 2014 foretaget besøg på 3 steder med decentral administration. Formålet med besøgene har været at se, om bestemmelserne i kommunens principper for økonomistyring efterleves. I det omfang det er aktuelt på de besøgte steder, har vi gennemgået følgende områder: Udførelse af ledelsestilsyn Administration af likvide midler, herunder forskudskasser, kontante indtægter, kasseapparater m.v. Decentral bogføring og bilagsbehandling Administration af beboermidler Decentral indtægtsadministration 176

7 Decentral lønindberetning Udførelse Vi har aflagt besøg på følgende steder: Kattegatskolen Norddjurs Børnecenter Plejecenter Violskrænten Vurdering af forretningsgange m.v. blev foretaget ved interview med de områdeansvarlige medarbejdere samt ved gennemgang af diverse materiale. Ved besøg på Kattegatskolen konstaterede vi, at skolen ikke har udarbejdet en beskrivelse af ledelsestilsynets udførelse. Vi har anbefalet, at beskrivelsen udarbejdes af hensyn til en bedre administration af området. Herudover konstaterede vi, at skolen i henhold til kommunens bestemmelser ikke har foretaget en stikprøvevis bilagskontrol. Vi har fået oplyst, at kontrollen vil blive foretaget med tilbagevirkende kraft til januar Herudover konstaterede vi enkelte fejlkonteringer, som er aftalt rettet. Ifølge kommunens retningslinier for administration af kasser ved skolekantiner skal der som et led i den interne kontrol, hver måned laves en opgørelse, hvor den samlede omsætning og det samlede varekøb sammenholdes. Vi konstaterede, at skolen ikke udarbejdede sådanne opgørelser. Vi har fået oplyst, at skolen fremover vil foretage denne kontrol. Kattegatskolen foretager indberetning af en del vikartimer. Vi har konstateret, at der ikke foretages intern kontrol af disse indberetninger i overensstemmelse med kommunens bestemmelser om stikprøvevis kontrol heraf. Vi har fået oplyst, at skolen fremover vil foretage denne kontrol. Ved besøg på Norddjurs Børnecenter har vi ved kontrol af rådighedskassen konstateret enkelte konteringsfejl samt at bilag ikke blev annulleret. Vi har aftalt, at konteringsfejlene rettes og bilag fremover annulleres. Herudover har vi aftalt, at månedlig afstemning af mellemregningskonto vedrørende tøjpenge fremover forelægges institutionens leder til godkendelse. Vores besøg på Plejecenter Violskrænten gav ikke anledning til kommentarer. Vi har fået oplyst, at Økonomi vil foretage opfølgning på, at de ovenfor nævnte aftaler følges. Det er udover ovennævnte forhold vores vurdering, at den decentrale bogføring, bilagsbehandling, administration af tøj og lommepenge m.v. generelt foregår på en hensigtsmæssig og betryggende måde og i overensstemmelse med kommunens principper for økonomistyring. 3.4 Beholdningseftersyn Siden indførelsen af den elektroniske bilagsbehandling i kommunerne og indførelsen af NEMkonto er aktiviteterne ved kassefunktionen begrænsede. Kommunes kassevirksomhed er i dag afgrænset til at omfatte enkelte afdelingskasser. Vi har foretaget uanmeldt gennemgang af kommunens afstemninger af indestående i pengeinstitutter og obligationsbeholdninger pr. 4. september

8 Under eftersynet fik vi bekræftet tilstedeværelsen af de likvide beholdninger. 3.5 Gennemgang af udvalgte balanceposter Vi har ved revisionsbesøget fokuseret på at undersøge, om de enkelte afdelinger overholder reglerne i principper for økonomistyring om løbende afstemning af balancekonti. Afstemningsprocedurerne skal sikre, at balancens poster løbende bliver afstemt og udlignet, så der ikke opstår uafklarede mellemværender og differencer med borgere, virksomheder og myndigheder. Økonomiafdelingen har i et underbilag til principper for økonomistyring beskrevet kravene til afstemning af balancekonti, som bl.a. indeholder en beskrivelse af ansvarsfordelingen, tidsterminerne og de indholdsmæssige krav til en afstemning. Vi har stikprøvevis efterprøvet, om de enkelte afdelinger er ajour med afstemningsarbejdet i forhold til fastlagte regler og tidsterminer. Det er vores opfattelse, at der er etableret en betryggende forretningsgang på området, som kan sikre en løbende afstemning af balancens poster. Kommunen har ultimo maj 2014 konverteret til nyt debitorsystem. Vi har fået oplyst, at konverteringen er foretaget tilfredsstillende. De fleste restance- og mellemregningskonti er afstemt og vi har fået oplyst, at der inden regnskabsafslutningen vil der ske en afklaring af de forhold, som afstemningerne har givet anledning til. Vi vil i forbindelse med revision af årsregnskabet for 2014 foretage opfølgning. 4 Løn- og personaleområdet 4.1 Forretningsgange og sagsrevision Vi har foretaget stikprøvevis lønrevision for perioden 1. januar 2014 til 31. august Lønrevisionen har til formål at sikre, at procedurerne omkring indberetning og udbetaling af løn fungerer betryggende. Vores lønrevision tager afsæt i en vurdering af de arbejdsgange og interne kontroller, som har væsentlig betydning for løndannelsen både centralt og decentralt. På baggrund af denne vurdering har vi udvalgt 18 lønsager til test af forretningsgangene. Stikprøverne er primært udvalgt inden for følgende løntunge driftsområder: Børnepasning Skoleområdet Ældreområdet Det administrative område 178

9 I lønsagerne har vi bl.a. påset, at der foreligger godkendte ansættelsesbreve at lønindplaceringen, jf. ansættelsesbrevet, er i overensstemmelse med gældende overenskomst og forhåndsaftale at der er overensstemmelse mellem ansættelsesbrevet og den udbetalte løn at der foreligger den fornødne dokumentation til grund for lønindplaceringen Det er vores opfattelse, at kommunens etablerede forretningsgange vedrørende lønadministrationen er betryggende og fungerer hensigtsmæssig. Vi har ikke fundet væsentlige forhold i de gennemgåede stikprøver. 4.2 Vederlag m.v. til politikere Vi har foretaget gennemgang af udbetalte vederlag, diæter og godtgørelser til borgmester, udvalgsformænd og kommunalbestyrelsesmedlemmer. Vi har undersøgt om kommunen har udarbejdet retningslinier for tabt arbejdsfortjeneste til kommunalbestyrelsesmedlemmer. Vores gennemgang har vist, at udbetaling af vederlag m.v. er foretaget i henhold til gældende regler og kommunens bestemmelser i øvrigt. Vi konstaterede dog enkelte forhold vedrørende børnetillæg og feriegodtgørelse, som efterfølgende er blevet berigtiget. Vi har konstateret, at kommunen har udarbejdet retningslinier for tabt arbejdsfortjeneste til kommunalbestyrelsesmedlemmer og disse er politisk godkendt i november Lønudbetaling til kommunens direktion Vi har gennemgået lønudbetalingerne til kommunens direktion for perioden 1. januar til 30. september Vores gennemgang har vist, at lønudbetalingen til kommunens direktion er foretaget i henhold til de gældende regler og de indgåede ansættelsesaftaler. 179

10 5 Revision af kommunens interne itkontroller Omfang Revisionen har omfattet revision af kommunens generelle it-kontroller og udvalgte applikationskontroller for de it-systemer, der har betydning for kommunens regnskabsføring og regnskabsaflæggelse. Vi har tilrettelagt revisionen efter et rotationsprincip, således at ikke alle områder revideres i samme omfang hvert år. I 2014 har revisionen omfattet følgende områder: Adgangssikkerhed til økonomistyringssystem, herunder brugeradministration, brugerrettigheder, adgangskontrol og systemadministration. Indhentelse og vurdering af revisorerklæringer vedrørende eksterne driftsleverandører. Revisionen har desuden omfattet krav i henhold til bekendtgørelse om kommunernes budgetog regnskabsvæsen, revision mv. i forhold til it-anvendelsen samt elementer af forvaltningsrevision inden for it-organisation, it-politikker og it-risikovurderinger. Endvidere har revisionen omfattet en opfølgning på konstaterede svagheder fra sidste år. Det udførte arbejde Vi har foretaget forespørgsler hos it-ledelsen, medarbejdere med ansvar og opgaver inden for it samt systembrugere. Vi har udført revisionshandlinger i form af inspektioner, observationer og udførelse af kontroller, herunder gennemgang af modtagne dokumenter og materialer, efterprøvelse af interne it-kontroller og dokumentation herfor samt test af de interne it-kontrollers funktionalitet, hvor dette er relevant. Vi har baseret revisionen på ekstern revisorerklæring med høj grad af sikkerhed for de dele af it-systemerne, som KMD er ansvarlig for i henhold til aftale med kommunen. Det er vores opfattelse, at kommunen i alle væsentlige henseender har implementeret hensigtsmæssige interne it-kontroller, der medvirker til at opretholde informationernes integritet og sikkerheden af data, som it-systemerne behandler i forhold til regnskabsføringen og regnskabsaflæggelsen. Vi vurderer, at kommunens overordnede styring af it-sikkerheden kan forbedres ved at gennemføre følgende anbefaling: Vi anbefaler, at kommunen udarbejder en plan for det videre arbejde med implementering af informationssikkerhedspolitikken, herunder at få tilrettelagt det interne tilsyn med, at informationssikkerheden efterleves. En sådan plan kunne dokumenteres i et årshjul for informationssikkerheden i kommunen. Anbefalingen er videreført fra tidligere år. 180

11 Eksempler på at informationssikkerhedspolitikken endnu ikke er fuldt implementeret er manglende: Periodiske risikovurderinger af de forretningskritiske systemer ud fra et forretningsperspektiv. Systematisk tilsyn med serviceleverandører (KMD) ved indhentelse og gennemgang af ekstern revisorerklæring. Ledelsestilsyn i form af løbende møder i informationssikkerhedsudvalget. Årlig ajourføring af informationssikkerhedspolitikken med reference til ISO standarden. Erfaringen viser, at et internt tilsyn bidrager positivt til medarbejdernes forståelse af informationssikkerheden og opbygning af en god kultur omkring informationssikkerhed. Vores konklusion er afgivet under forudsætning af, at de endnu ikke modtagne revisorerklæringer for de dele af kommunens it-anvendelse, som KMD er ansvarlige for, er uden forbehold eller supplerende oplysninger. 6 Revision af de sociale områder med statsrefusion 6.1 Generelt De efterfølgende afsnit vil indeholde en beskrivelse af formål, omfang samt revisionens udførelse, som er dækkende for samtlige reviderede personsagsområder. Personsagsområderne er opdelt i overensstemmelse med den autoriserede kontoplan på hovedfunktionsniveau Formål Formålet med revisionen er at efterprøve, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis, herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer samt procedurer for sagsbehandling på de sociale områder, er hensigtsmæssige og fungerer på betryggende vis. Revisionen udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og bekendtgørelse nr af 13. december 2013 og nr. 789 af 25. juni 2014 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på Ministeriet for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale Forholds, Beskæftigelsesministeriets, Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikters og Undervisningsministeriets ressortområder Revisionens omfang og udførelse Revisionen gennemføres ved en kombination af system- og substansrevision baseret på revisors faglige vurdering af kommunens systemer, forretningsgange, kontrolmiljø m.v. Antallet af gennemgåede sager skal ses i sammenhæng med de anvendte revisionsmetoder, test af kontroller og substansrevision. 181

12 Udvælgelsen af personsager planlægges og gennemføres ud fra revisors faglige vurdering af væsentlighed og risiko, og der er lagt særligt vægt på følgende kriterier: nyetablerede sager sager af væsentlig økonomisk karakter sager af væsentlig sagsbehandlingsmæssig og principiel karakter sager efter revisors vurdering Revisionen omfatter ikke en socialfaglig vurdering, men alene en vurdering af det retlige grundlag i sagerne. Vi har foretaget kontrol af, at bogførte udbetalinger m.v. er sket med hjemmel i meddelte bevillinger samt gældende love og bestemmelser. Det er endvidere efterprøvet, om der ved sagsbehandlingen er taget hensyn til principielle afgørelser, der er truffet af decisionsmyndigheder og ankeinstanser inden for de forskellige områder. Vi har endvidere efterprøvet, om kommunen ved sagsoprettelse og ved lovpligtige sagsopfølgninger har udnyttet muligheden for at foretage kontrol af oplysninger om økonomiske forhold, herunder i fornødent omfang har sammenholdt oplysninger fra forskellige registre med det formål at sikre, at der ikke udbetales uforenelige ydelser. 6.2 Forretningsgange m.v. I henhold til regnskabs- og revisionsbekendtgørelsen på områder med statsrefusion og tilskud skal kommunen have tilrettelagt interne kontroller til sikring af kvaliteten i sagsbehandlingen. Vi har efterprøvet, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis (herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer, procedurer for sagsbehandling samt kvalitetskontrol) inden for på følgende personsagsområder er hensigtsmæssig og fungerer på betryggende vis: Tilbud til udlændinge Tillæg efter lov om social pension Kontante ydelser (herunder kontanthjælp, sygedagpenge, midlertidig arbejdsmarkedsydelse, tabt arbejdsfortjeneste, merudgifter m.v.) Revalidering (herunder ledighedsydelse og fleksjob/flekslønstilskud) Arbejdsmarkedsforanstaltninger Vi har foretaget test af kontroller af 82 personsager, fordelt på de forskellige fagområder, for at efterprøve kommunens forretningsgange, kvalitetskontrol og andre interne kontroller. I forbindelse med vores revision for 2013 konstaterede vi række områder, hvor kommunens forretningsgange og rutiner kunne forbedres og vi afgav en række anbefalinger herom. Vi har ved dette besøg med tilfredshed konstateret, at kommunen har forbedret de tilrettelagte forretningsgange og rutiner dog bortset fra ledelsestilsyn med sager i Myndighedsafdelingen. Vi har tidligere konstateret, at det udførte ledelsestilsyn med sager i Myndighedsafdelingen ikke var hensigtsmæssigt tilrettelagt ligesom vi har anbefalet, at der udarbejdes en samlet beskrivelse af retningslinjer for ledelsestilsyn og øvrige kontroller i Myndighedsafdelingen. 182

13 På revisionstidspunktet (oktober 2014) har vi konstateret, at ledelsestilsynet i Myndighedsafdelingen med sager om merudgifter til børn og tabt arbejdsfortjeneste fortsat ikke fuldt ud foretages i overensstemmelse med de fastsatte regler herfor ligesom vores anbefaling om udarbejdelse retningslinjer ikke er fulgt. Vi har fået oplyst, at Myndighedsafdelingen i 2015 har dedikeret en medarbejder, der skal arbejde med ledelsestilsyn på området. Der henvises i øvrigt til afsnit vedrørende revisionsbemærkning om personsager og forretningsgange på det sociale område. Det er vores vurdering, at der herudover generelt er etableret hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange m.v. på personsagsområderne, samt at der administreres i overensstemmelse med disse. 6.3 Personsager På baggrund af en vurdering af væsentlighed og risiko er der foretaget gennemgang af personsager. Personsagsgennemgangen er foretaget som kombination af test af kontroller samt juridisk kritisk revision inden for følgende områder: Tilbud til udlændinge Tillæg efter lov om social pension Kontante ydelser (herunder kontanthjælp, sygedagpenge, midlertidig arbejdsmarkedsydelse, tabt arbejdsfortjeneste, merudgifter m.v.) Revalidering (herunder ledighedsydelse og fleksjob/flekslønstilskud) Arbejdsmarkedsforanstaltninger Sammenfattende konklusion på personsagsgennemgang På følgende områder har vi alene fundet mindre, ubetydelige forhold uden udbetalingsog/eller refusionsmæssig betydning eller ingen forhold: Forsikrede ledige Midlertidig arbejdsmarkedsydelse Flekslønstilskud Fleksydelse Merudgifter til voksne Merudgifter til børn På følgende delområder er der efter vores vurdering behov for øget fokus på sagsadministrationen: Kontanthjælp Der er foretaget gennemgang af 7 sager og der er konstateret forhold i 5 sager. Forholdene har umiddelbart ingen udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning og kan henføres til følgende: Manglende rettidig afholdelse af jobsamtaler - konstateret i 2 sager 183

14 Indholdet i jobsamtalerne er ikke i overensstemmelse med bekendtgørelsens 31, stk. 1 konstateret i 3 sager Manglende underskrift af jobplan/indholdet i jobplan ikke i overensstemmelse med reglerne konstateret i 2 sager Manglende vurdering af om eventuel læse-, skrive- og regnetest skulle have været foretaget - konstateret i 2 sager Manglende rettidigt tilbud konstateret i 3 sager Herudover er der konstateret fejlkontering i 1 sag med refusionsmæssig betydning. Vi har fået oplyst, at fejlkonteringen er rettet. Vi har fået oplyst, at vil sætte større fokus på ledelsestilsyn m.v., både internt og i samarbejde med revisionen. Der henvises i øvrigt til afsnit vedrørende revisionsbemærkning om personsager og forretningsgange på det sociale område. Uddannelseshjælp Der er foretaget gennemgang af 7 sager og der er konstateret forhold i alle sager. Forholdene har umiddelbart ingen udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning og kan henføres til følgende: Manglende notat om bevilling af uddannelseshjælp - konstateret i 1 sag Manglende rettidig opfølgning - konstateret i 5 sager Indholdet i samtalerne er ikke i overensstemmelse med bekendtgørelsens 32, stk.1 konstateret i 5 sager Manglende oplysninger om indholdet i uddannelsespålægget - konstateret i 1 sag Manglende rettidig indlæggelse af CV - konstateret i 1 sag Manglende vurdering af om evt. test skal foretages konstateret i 1 sag Manglende rettidig 1. tilbud - konstateret i 1 sag Vi gør opmærksom på, at området er nyt og kommunen har således skullet implementere ny lovgivning i Vi har fået oplyst, at vil sætte større fokus på ledelsestilsyn m.v., både internt og i samarbejde med revisionen. Der henvises i øvrigt til afsnit vedrørende revisionsbemærkning om personsager og forretningsgange på det sociale område. Sygedagpenge Der er foretaget gennemgang af 9 sager og der er konstateret forhold i alle sagerne. Forholdene har umiddelbart ingen udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning og kan henføres til: Manglende rettidig opfølgning konstateret i 9 sager Manglende begrundelse for telefonisk samtale i stedet for personlig samtale konstateret i 2 sager Vi har fået oplyst, at forholdene skyldes, at sagsbehandlerne i forbindelse med indførelsen af den nye dagpengereform pr. 1. juli 2014, skulle forholde sig til 2 sags-stammer og dermed skulle håndtere sager både efter den gamle og den nye lovgivning. 184

15 Vi har fået oplyst, at vil sætte større fokus på ledelsestilsyn m.v., både internt og i samarbejde med revisionen. Der henvises i øvrigt til afsnit vedrørende revisionsbemærkning om personsager og forretningsgange på det sociale område. Tabt arbejdsfortjeneste Der er foretaget gennemgang af 5 sager og der er konstateret forhold i alle sager. Forholdene kan have udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning og kan henføres til følgende: Forkert beregnet ydelse - 1 sag Manglende vurdering af evt. sparede udgifter - 1 sag Forkert pensionsberegning - 1 sag Manglende beregning og indbetaling af ATP - 2 sager Der er efterfølgende foretaget en gennemgang af samtlige sager med henblik på sikring af, at der foretages korrekt beregning og udbetaling af tabt arbejdsfortjeneste og pension. Herudover er der gennemført et undervisningsforløb for medarbejderne på området. Der henvises i øvrigt til afsnit vedrørende revisionsbemærkning om personsager og forretningsgange på det sociale område. Revalidering Der er foretaget gennemgang af 4 sager, som har givet anledning til kommentarer i alle sager. Forholdene har umiddelbart ingen udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning og kan henføres til, at registreringen af opfølgningen sker som en samtale med personlig kontakt, men reelt er opfølgningen foretaget på baggrund af opfølgningsskema uden personlig samtale og bør derfor registreres som anden kontakt. Vi har fået oplyst, at sagerne fremover registreres korrekt. Detaljeret opgørelse af forhold på personsagsniveau I bilag til den afsluttende beretning vil fremgå en mere detaljeret redegørelse for resultatet af den udførte personsagsgennemgang, herunder redegørelse for enkeltstående forhold, samt de tværministerielle oversigter. 7 Løbende forvaltningsrevision 7.1 Generelt Ved den løbende forvaltningsrevision vurderes, om Kommunalbestyrelsen og udvalgenes beslutninger samt den øvrige forvaltning af kommunens anliggender er varetaget økonomisk hensigtsmæssigt. I praksis vil den løbende forvaltningsrevision især have fokus på aspekterne sparsommelighed, produktivitet og ledelse og styring, og sjældent omfatte effektivitetsaspektet, som kræver ret omfattende undersøgelser, som hovedsageligt vil skulle udføres som større undersøgelser. Løbende forvaltningsrevision udføres integreret med den finansielle revision og den juridisk - kritisk revision. 185

16 Vi skal dog fremhæve følgende afsnit, hvor løbende forvaltningsrevision med aspektet ledelse og styring er udført integreret med den øvrige revision: Afsnit 3.1 og 3.2 om forretningsgange for regnskabsføring og interne kontroller Afsnit 4.1 om forretningsgange og sagsrevision på løn og personaleområdet Afsnit 5 om revision af kommunens interne it-kontroller Afsnit 6.2 om forretningsgange, interne kontrolprocedure, procedurer for sagsbehandling samt kvalitetskontrol på de sociale områder 7.2 Forvaltningsrevision på beskæftigelsesområdet Formål Vi har foretaget en forvaltningsrevision af beskæftigelsesområdet. Formålet med undersøgelsen er at vurdere produktiviteten og beskæftigelseseffekten i Norddjurs Jobcenter. Produktiviteten fortæller hvor mange hel-årsborgere hver enkelt medarbejder i gennemsnit betjener. Beskæftigelseseffekten fortæller hvor meget bedre eller dårligere et jobcenter er til at få borgerne i beskæftigelse, når der tages højde for den enkelte kommunes rammevilkår. Revisionen er foretaget i forbindelse med den løbende forvaltningsrevision, der udføres i henhold til god offentlig revisionsskik og bestemmelserne for revision af kommunernes regnskab Metodegrundlag og data Forvaltningsrevision er foretaget med udgangspunkt i data som BDO har indsamlet i foråret 2014 i forbindelse med den landsdækkende analyse af det administrative ressourceforbrug i jobcentrene for KL, Beskæftigelsesministeriet og Finansministeriet På baggrund af den foretagne forvaltningsrevision er det vores generelle opfattelse, at Norddjurs Jobcenter har en produktivitet og effekt i beskæftigelsesindsatsen som ligger under niveauet for klyngegennemsnittet. Produktiviteten er på alle delområderne under gennemsnittet for de sammenlignelige kommuner. På A-dagpenge og sygedagpenge er jobeffekterne ligeledes under klyngegennemsnittet, mens kommunen ligger over klyngegennemsnittet på kontanthjælp og fleks- /ledighedsydelse. På baggrund af forvaltningsrevisionen er det vores opfattelse, at der er et udviklingspotentiale både i forhold til produktiviteten og jobeffekterne på beskæftigelsesområdet, hvorfor vi vil anbefale, at overvejer muligheden for yderligere analyser af områderne med henblik på for eksempel at forbedre: Organiseringen af området Medarbejderkompetencer Arbejdstilrettelæggelsen mv. 186

17 er bekendt med ovennævnte resultater, og der er primo 2015 besluttet en handlingsplan, der i daglig tale kaldes Ny start. Handlingsplanen omfatter såvel en omorganisering af arbejdsmarkedsområdet, ansættelse af flere medarbejdere som en styrkelse af ledelsen af området. Målet med handlingsplanen er at sikre, at s sagsadministration udvikles og forbedres. Endvidere er målet med handlingsplanen at skabe et solidt organisatorisk fundament for implementeringen af s nye Arbejdsmarkedspolitik. I forlængelse af handleplanens implementering vil revisionsberetningens konklusioner om produktivitet og beskæftigelseseffekter være et fremtidigt fokuspunkt i arbejdsmarkedsområdets udvikling. Randers, den 11. maj 2015 BDO Kommunernes Revision Ole Nielsen Director, registreret revisor, COR 187