REGNSKABSPROCEDURE OMKRING ÅRSSKIFTET 2015/2016

Transkript

1 Til samtlige centre, Afdelinger og institutioner REGNSKABSPROCEDURE OMKRING ÅRSSKIFTET 2015/ Året 2015 nærmer sig sin afslutning, og dermed også tidspunktet, hvor fokus skal rettes mod afslutningen af kommunens regnskab for Processen omkring regnskabsafslutningen vil igen i år være præget af stramme tidsfrister. Der henvises til udsendt Tidsplan for afslutning af regnskab for året 2015, hvoraf de nærmere retningslinjer for regnskabsafslutningen er beskrevet. Under hensyntagen til den sædvanligvis stramme tidsplan omkring årsskiftet skal opmærksomheden allerede nu henledes på følgende: Betaling af fakturaer for leverede ydelser i 2015 Opkrævning af kommunens tilgodehavender for leverede ydelser i 2015 GULDBORGSUND KOMMUNE BUDGET & REGNSKAB PARKVEJ NYKØBING F. TLF SAGSNR. 15/45803 SAGSBEHANDLER: BENT CHRISTIANSEN DIR MOB BCHR@GULDBORGSUND.DK CVR NR TELEFONTIDER MAN ONS KL TORS KL FRE KL Årsskiftet 2015/2016 Med hensyn til håndtering af regnskabsbilag omkring årsskiftet skal opmærksomheden henledes på følgende: Betaling af abonnementer, lejekontrakter o. lign. for året 2016 skal allerede fra 1. december 2015 bogføres på regnskabsår Dette gælder også, selvom der indgår en periode af kalenderåret 2015 i opkrævningen. Fakturaer for arbejde/ydelser, som er udført/leveret i 2015, skal bogføres på regnskabsår 2015, uanset om der er budgetmæssig dækning. Generelt Opmærksomheden skal generelt henledes på det faktum, at håndteringen af regnskabsår i KMD Opus sker på bilagsniveau. Det betyder i praksis, at en modtaget E-faktura eller et manuelt udgiftsbilag, hvor konteringen skal deles mellem 2 regnskabsår, skal konteres ved brug af en mellemregningskonto konto 917xxxxx, jf. efterfølgende eksempel. Oplysning om mellemregningskonti til brug for kontering mellem regnskabsårene oplyses ved henvendelse til jeres sædvanlige kontaktperson i Budget & Regnskab.

2 SIDE 2/7 Samme dag som en E-faktura eller et manuelt udgiftsbilag deles mellem 2 regnskabsår, skal der laves et omposteringsbilag, hvor det bogførte beløb på 917xxxxx omposteres til den relevante drifts- eller statuskonto. Ved anvendelse af mellemregningskonti f.eks. ved bogføring mellem regnskabsår 2015 og 2016 anbefales initialer påført som start på posteringstekst. Forsupplement perioden 1/12 31/ Regnskabsbilag der rettelig vedrører regnskabsår 2016 skal bogføres på regnskabsår Det vil på forsiden af Rollebaseret Indgang fremgå, hvornår det systemmæssigt er muligt at danne forsupplementsposteringer forventeligt den 7. december Opmærksomheden skal særligt rettes imod datofelterne ved gennemgangen af nedenstående eksempler, idet det grundlæggende er feltet BOGFØRINGSDATO, der er styrende for, hvilket regnskabsår posteringen henføres til. E-faktura/manuelt udgiftsbilag - drift Eksemplet tager udgangspunkt i et modtaget/oprettet bilag, hvor bilagsdatoen er i december 2015, og bilaget skal bogføres i regnskabsår Bogføringsdatoen angives i begge tilfælde med datoen: E-faktura BOGFØRINGDATO Udgiftsbilag Hvis der undtagelsesvis anvendes en statuskonto, f.eks. 959xxxxx, skal såvel bilagssom bogføringsdato være Supplement perioden 1/1 15/ Regnskabsbilag der rettelig vedrører regnskabsår 2015 skal bogføres på regnskabsår 2015.

3 SIDE 3/7 E-faktura/manuelt udgiftsbilag - drift Eksemplet tager udgangspunkt i et modtaget/oprettet bilag, hvor bilagsdatoen er i januar 2016, og bilaget skal bogføres i regnskabsår Bogføringsdatoen angives i begge tilfælde med datoen: E-faktura BOGFØRINGDATO Udgiftsbilag Ved behandling af bogføringsbilag i 2016, hvor bilagsdatoen ligger i 2015, skal bilagsdatoen ændres til eller dags dato i 2016.

4 SIDE 4/7 Omposteringsbilag Ved eventuel advarsel om ændret regnskabsår, skal der trykkes Opret igen. Eksempel på ompostering af drift fra regnskabsår 2015 til 2016 Fra 2015: Et omposteringsbilag med bilags- og bogføringsdato i 2015 dannes. Artskonto 29xxxxxx krediteres og mellemregningen mellem årene 917xxxxx debiteres. Til 2016: Et omposteringsbilag med bilags- og bogføringsdato i 2016 dannes. Artskonto 29xxxxxx debiteres og mellemregning mellem årene 917xxxxx krediteres.

5 SIDE 5/7 Samme fremgangsmåde anvendes ved ompostering af statusposter mellem regnskabsårene, hvor driftskontoen blot erstattes af den relevante statuskonto. Eksempel på omposteringsbilag i foregående regnskabsår Vi befinder os i januar 2016 og skal lave en ompostering i regnskabsår Omposteringen skal ske uden anvendelse af mellemregningskonto (917). Bilags- og bogføringsdato angives som I dette tilfælde skal perioden angives som periode 13 (supplement januar regnskabsår 2015). Omposteringsbilag i kommende regnskabsår Vi befinder os i december 2015 og skal lave en ompostering i regnskabsår Omposteringen skal ske uden anvendelse af mellemregningskonto (917). Bilags- og bogføringsdato angives som , og periode udfyldes med 01 (januar regnskabsår 2016).

6 SIDE 6/7 Fakturaudskrivning Opus-Faktura Ved fakturaudskrivning omkring årsskiftet skal opmærksomheden henledes på feltet bogføringsdato, idet feltet BOGFØRINGSDATO også her er styrende for, hvilket regnskabsår posteringen henføres til. Løsning via Rollebaseret Indgang 2015 i 2016 angives i 2015 angives Løsning via Opret_Faktura (SAP R3) 2015 i 2016 angives i 2015 angives

7 SIDE 7/7 Opus-Indkøb Faktura med indkøbsordre I forbindelse med fakturamodtagelse efter årsskiftet, hvor faktura refererer til en indkøbsordre, anvendes leveringsdatoen på indkøbsordren til at afgøre, hvorvidt der er tale om supplement. Ved indlæsning af faktura i de 3 første måneder i nyt år kontrollers for supplement. Hvis faktura modtages i 2016, og indkøbsordren er oprettet i 2015, og mindst én leveringsdato på indkøbsordren er i 2015, så bliver fakturaen oprettet i 2015 og sendt til disponenten for kontrol af supplement. Indkøbsordrer oprettet i 2015 til levering i 2016 skal bestilles med leveringsdato i Herved dannes der en disponering i 2016, og disponenten undgår at få fakturaen til kontrol for supplement. Det er en forudsætning, at faktura modtages i 2016 (efter varelevering), hvorved den bogføres i korrekt regnskabsår. Såfremt en leverandør fremsender faktura vedrørende 2016 i 2015, skal denne manuelt omposteres. Indberetning af leveringsdato på indkøbsordre Eventuelle spørgsmål til denne skrivelse, samt spørgsmål generelt til anvendelsen af Opus, herunder bilagshåndtering, kan rettes til henholdsvis Budget & Regnskab og Finans, Indkøb & Forsikring. Afslutningsvis skal det anbefales, at mellemregningskonti til brug for manuelle posteringer mellem regnskabsårene 2015 og 2016 afstemmes dagligt. Nærværende skrivelse bedes distribueret til relevante medarbejdere/afdelinger/institutioner m.v. Med venlig hilsen Bent Christiansen Leder af Budget & Regnskab