Bilag 11 Ændringshåndtering

Transkript

1 Bilag 11 Ændringshåndtering Version

2 Indhold 1 VEJLEDNING TIL TILBUDSGIVER INDLEDNING TYPER AF ÆNDRINGER GENERELT ATP S FREMSÆTTELSE AF ÆNDRINGSANMODNINGER ATP S ÆNDRINGSANMODNING LEVERANDØRENS ESTIMAT LEVERANDØRENS LØSNINGSFORSLAG UGENNEMFØRLIG ÆNDRINGSANMODNING UENIGHED OM KONSEKVENSER AF ÆNDRINGSANMODNING ATP S VALGMULIGHEDER ATP S GODKENDELSE AF ET LØSNINGSFORSLAG ATP S ANMODNING OM ÆNDRING AF ET LØSNINGSFORSLAG ATP S AFVISNING AF ET LØSNINGSFORSLAG LEVERANDØRENS OPLYSNINGSPLIGT LEVERANDØRENS ÆNDRINGSANMODNING HASTEÆNDRINGSANMODNINGER KONTRAKTSTYRING VED ÆNDRINGER ÆNDRINGSLOG OPERATIONELLE ÆNDRINGER... 8 Bilag 11 Ændringshåndtering Side 1 af 8

3 1 Vejledning til Tilbudsgiver Bilaget skal ikke ændres af Tilbudsgiver. Tilbudsgiverens eventuelle forbehold anføres i forbeholdslisten og skrives ind med ændringsmarkeringer i selve bilaget i overensstemmelse med udbudsbetingelserne. Tabel 1 Vejledning til Tilbudsgiver Bilag 11 Ændringshåndtering Side 2 af 8

4 2 Indledning Dette bilag indeholder en beskrivelse af proceduren for ændringshåndtering. 3 Typer af Ændringer En Ændring kan være en Operationel Ændring eller en Kontraktuel Ændring. Operationelle Ændringer skal ske i overensstemmelse med punkt 10 nedenfor og Kontraktuelle Ændringer i henhold til punkt 4 til 9 nedenfor. Hvis Parterne er uenige om, hvorvidt en Ændring er en Operationel Ændring eller en Kontraktuel Ændring, skal den behandles som en Kontraktuel Ændring. For Ændringer efter Overtagelsesdagen finder bilag 19 (Projektvilkår) anvendelse, medmindre ATP vælger at anvende nærværende procedure for ændringshåndtering, og betingelserne herfor, jf. punkt 29.1 i Kontrakten, er opfyldte. 4 Generelt Begge Parter kan fremsætte anmodning om Ændringer efter nedenstående retningslinjer. 5 ATP s fremsættelse af ændringsanmodninger 5.1 ATP s ændringsanmodning Såfremt ATP ønsker Ændringer i forhold til det aftalte, skal ATP fremsende en skriftlig ændringsanmodning herom til Leverandøren, der som minimum skal indeholde følgende oplysninger: beskrivelse af den ønskede Ændring, prioritering af Ændringen, herunder hvorvidt der er tale om en Obligatorisk Ændring, hvorvidt der er tale om en hasteændringsanmodning, jf. punkt 7 nedenfor, kontaktperson i ATP, og dato for fremsættelse af ændringsanmodningen. Ændringsanmodningen skal være tilstrækkelig detaljeret til, at Leverandøren i overensstemmelse med punkt 5.2 nedenfor kan udarbejde et estimat over det vederlag, der påregnes at være forbundet med udarbejdelse af et løsningsforslag. Bilag 11 Ændringshåndtering Side 3 af 8

5 5.2 Leverandørens estimat Leverandøren skal uden ugrundet ophold, og senest fem (5) Arbejdsdage efter modtagelsen af ATP s ændringsanmodning, jf. punkt 5.1, udarbejde et estimat over det vederlag, der påregnes at være forbundet med udarbejdelsen af et løsningsforslag. Estimatet skal være sagligt begrundet og skal opgøres på baggrund af de i bilag 5 (Priser og Betalingsplan) anførte timepriser. Estimatet fremsendes til ATP for dennes godkendelse. Leverandøren er ikke berettiget til særskilt vederlag for udarbejdelse af estimatet. ATP skal senest fem (5) Arbejdsdage efter modtagelse af Leverandørens estimat meddele Leverandøren om det kan godkendes eller ej. Når ATP s godkendelse af estimatet foreligger, iværksætter Leverandøren behandlingen af ændringsanmodningen. 5.3 Leverandørens løsningsforslag Leverandøren skal uden ugrundet ophold, og medmindre andet tilkendegives, senest tyve (20) Arbejdsdage efter, at ATP ved skriftlig meddelelse har godkendt Leverandørens estimat, fremsende et løsningsforslag. Løsningsforslaget skal som minimum skal indeholde og adressere følgende: Kopi af ændringsanmodningen. Beskrivelse af de påkrævede Ændringer og/eller tilføjelser til Leverancen og/eller Ydelserne til opfyldelse af ændringsanmodningen. Tidsplan for gennemførelse af løsningsforslaget. Eventuelle konsekvenser for tidsplanen, jf. bilag 1(Tidsplan). Eventuel pris for gennemførelse af løsningsforslaget, idet prisen skal være sagligt begrundet og opgjort på baggrund af de i bilag 5 (Priser og Betalingsplan) anførte timepriser, samt eventuelle konsekvenser for betalingsplanen, jf. bilag 5 (Priser og Betalingsplan). Risikoanalyse. Beskrivelse af evt. sikkerhedsmæssige konsekvenser. Eventuelle konsekvenser for Leverandørens øvrige ydelser og leverancer i medfør af Kontrakten. Eventuelle konsekvenser for Dokumentation. Eventuelle konsekvenser for ATP s medvirken, jf. bilag 9 (ATP s Medvirken). Bilag 11 Ændringshåndtering Side 4 af 8

6 Eventuelle konsekvenser for Ydelserne, herunder Servicemål, Drift og vedligeholdelse og support, jf. Kontraktens Kapitel V (Drift, Vedligeholdelse, Support og Videreudvikling) og bilag 7 (Servicemål). Eventuelle konsekvenser for Optioner, jf. Kontraktens Kapitel VIII (Optioner, Ændringer og Projekter) og bilag 3 (Leverancebeskrivelse). Angivelse af hvilke tests i bilag 6 (Afprøvninger) som skal gennemføres i forhold til den pågældende Ændringer, tidspunkt for afprøvning af Ændringer og eventuelle konsekvenser for andre planlagte tests og Prøver. Garanti for Ændringerne og konsekvenser for øvrige garantier. Eventuelle andre relevante forhold. Løsningsforslaget skal tage højde for Leverandørens eventuelle besparelser ved Ændringen. Såfremt Leverandøren har behov for yderligere oplysninger for at udarbejde løsningsforslaget, skal Leverandøren uden ugrundet ophold få arrangeret et møde med de rette personer hos ATP med henblik på at modtage de ønskede oplysninger gennem et interview af de pågældende, medmindre andet aftales særskilt af Parterne. Leverandøren skal i øvrigt udarbejde løsningsforslaget i henhold til God It-skik. Såfremt den ønskede Ændring i henhold til ændringsanmodningen kræver et arbejde med at specificere ATP's krav og/eller Leverandørens løsning, der af Leverandøren anslås til at ville overstige 25 timer, kan Leverandøren kræve et rimeligt vederlag for udarbejdelsen af løsningsforslaget, opgjort efter dokumenteret medgået tid til de i bilag 5 (Priser og Betalingsplan) anførte timepriser, idet Leverandøren dog ikke skal være berettiget til betaling for de første 25 timer. Såfremt ATP accepterer løsningsforslaget, erhverver ATP erhverver rettigheder i overensstemmelse med Kontrakten til al Dokumentation, der udarbejdes i forbindelse med ATP s ændringsanmodning, herunder al specifikationsarbejde og løsningsforslaget, uanset om ATP vælger at acceptere eller afvise løsningsforslaget, og kan anvende sådant materiale til alternativ opfyldelse af ATP s behov. Retten omfatter dog ikke prototyper eller forretningshemmeligheder, der er relateret til de produkter, der skulle leveres i henhold til løsningsforslaget. Bilag 11 Ændringshåndtering Side 5 af 8

7 5.4 Ugennemførlig ændringsanmodning Leverandøren kan ikke afvise en Obligatorisk Ændring og kan kun afvise øvrige Ændringer, såfremt Leverandøren i løsningsforslaget påviser, at ændringsanmodningen af væsentlige tekniske eller funktionsmæssige hensyn ikke kan gennemføres. Uanset foranstående punktum, vil Leverandøren altid være forpligtet til at gennemføre de ændringer, der ved Kontraktens underskrivelse er angivet som en Option. 5.5 Uenighed om konsekvenser af ændringsanmodning Ved eventuel uenighed om konsekvenserne af en ændringsanmodning, har ATP ret til fornøden indsigt i grundlaget for Leverandørens løsningsforslag. Ved prisberegningsmodeller og lignende erhvervshemmeligheder kan Leverandøren forlange, at gennemgangen foretages af en uvildig tredjemand, som er underlagt tavshedspligt. ATP har til enhver tid ret til at lade en uvildig tredjemand, som er underlagt tavshedspligt, gennemgå Leverandørens løsningsforslag, herunder grundlaget for prisberegningerne, i overensstemmelse med Kontraktens punkt ATP s valgmuligheder ATP kan vælge at afvise løsningsforslaget, at anmode om ændring af løsningsforslaget eller at acceptere løsningsforslaget. Dette skal meddeles Leverandøren senest ti (10) Arbejdsdage efter modtagelse af løsningsforslaget. 5.7 ATP s godkendelse af et løsningsforslag Godkender ATP uden forbehold løsningsforslaget, underskrives løsningsforslaget af begge Parter og indarbejdes i Kontrakten i overensstemmelse med Kontraktens punkt 32 (Kontraktstyring ved Ændringer). 5.8 ATP s anmodning om ændring af et løsningsforslag Hvis ATP anmoder om ændringer til et løsningsforslag, udarbejder Leverandøren straks et estimat over det vederlag, der påregnes at være forbundet med udarbejdelse af et revideret løsningsforslag. Godkendes estimatet, udarbejder Leverandøren uden ugrundet ophold og senest ti (10) Arbejdsdage herefter, et revideret løsningsforslag til ATP. 5.9 ATP s afvisning af et løsningsforslag Såfremt ATP afviser løsningsforslaget, bortfalder ændringsanmodningen i sin helhed. Leverandøren er ikke berettiget til betaling for udarbejdelsen af Bilag 11 Ændringshåndtering Side 6 af 8

8 løsningsforslaget, herunder eventuelle ændringer til løsningsforslaget, jf. dog punkt 5.3 ovenfor Leverandørens oplysningspligt Leverandøren skal orientere ATP, hvis der opstår situationer, hvor den aftalte tidsplan ikke kan overholdes. 6 Leverandørens ændringsanmodning Såfremt Leverandøren ønsker at foretage Ændringer i forhold til det aftalte, fremsættes skriftlig anmodning herom til ATP. Leverandørens ændringsanmodning skal have samme indehold som indholdet af et løsningsforslag til ATP, jf. i det hele punkt 5.3 ovenfor, og skal tage højde for Leverandørens eventuelle besparelser ved Ændringen. ATP skal ved skriftlig Meddelelse uden ugrundet ophold og senest tredive (30) Arbejdsdage efter modtagelse af ændringsanmodningen oplyse, hvorvidt ændringsanmodningen kan imødekommes. Såfremt ATP kan imødekomme ændringsanmodningen, indarbejdes Ændringen i Kontrakten i overensstemmelse med punkt 32 (Kontraktstyring ved Ændringer) i Kontrakten. I tilfælde, hvor det er nødvendigt for at undgå væsentlige tab for Leverandøren, er ATP forpligtet til at acceptere Ændringer, der kun i ubetydelig grad påvirker tidsplanen, Udviklingsprojektet og ATP s og aftagernes nytte af Systemet, og som ikke påfører ATP yderligere omkostninger eller tab. Leverandøren har ikke krav på vederlag for udarbejdelse af ændringsanmodningen, og løsningsforslag, der er en del af ændringsanmodningen, fra Leverandøren. 7 Hasteændringsanmodninger En ændringsanmodning skal kunne kategoriseres som Haster. Såfremt en ændringsanmodning kategoriseres som Haster, skal Leverandøren have konstant fokus på dennes fremdrift, herunder i forbindelse med udarbejdelsen af løsningsforslag. Eventuelle spørgsmål vedrørende hasteændringen drøftes og aftales mellem Parterne og indarbejdes i løsningsforslaget. Leveringstiden for gennemførelse af Ændringen aftales Parterne imellem. Bilag 11 Ændringshåndtering Side 7 af 8

9 8 Kontraktstyring ved ændringer Medmindre andet er forudgående skriftligt aftalt, laver Leverandøren de nødvendige tilretninger af Kontrakten i overensstemmelse med hovedprincipperne i Kontraktens punkt 32 (Kontraktstyring ved Ændringer). Løsningsforslag skal vedlægges som tillæg uden ekstra vederlag. 9 Ændringslog Leverandøren skal føre en ændringslog, der indeholder al relevant Dokumentation vedrørende ændringsforslag samt aftalte Ændringer, herunder: daterede ændringsanmodninger iværksatte ændringsanmodninger daterede estimater for vederlag for udarbejdelse af løsningsforslag daterede løsningsforslag godkendte løsningsforslag opdaterede tidsplaner opdaterede betalingsplaner øvrige relevante dokumenter. Hver ændringsanmodning skal tildeles et særligt identifikationsnummer, således at ændringsanmodningen og de hertil knyttede dokumenter kan følges i ændringsloggen. Ændringsloggen skal indgå i Leverandørens statusrapport, jf. bilag 8 (Samarbejdsorganisation og rapportering). ATP skal have elektronisk adgang til den opdaterede ændringslog. 10 Operationelle Ændringer Operationelle Ændringer gennemføres af Leverandøren i henhold til change management processen i Driftsaftalehåndbogen uden at følge punkterne 4 til 9 ovenfor, dog forudsat at sådanne Ændringer ikke kræver Ændringer af Kontraktens bestemmelser. Bilag 11 Ændringshåndtering Side 8 af 8