Ledelsens evaluering 2010

Transkript

1 Direktionen godkender den udarbejdede analyserapport for Kvalitetsstyringssystemet for natur- og miljøadministratioennen er certificeret og i drift. Der er udfordringer med at få procedurerne ajourført, specielt når lovgivningen ændres. Brugertilfredshedsundersøgelsen viser en god tilfredshed med sagsbehandlingen, men også en række relevante forslag til, hvor der kan sættes ind for at øge tilfredsheden og spare interne ressourser. Greve Kommunes kvalitesmål for natur- og miljøadministrationen er på baggrund af analyserapporten og brugertilfredshedsundersøgelsen rettet til se afsnit 8. Ulla Gamstrup, Indholdsfortegnelse 1. Status for kvalitetsstyringssystemets opbygning og certificering 2. Analyse af resultater fra intern og ekstern audit 3. Analyse af resultatet fra brugertilfredshedsundersøgelser, herunder overvejelser om hyppighed og karakter af fremtidige brugertilfredshedsundersøgelser 4. Status for korrigerende og forebyggende handlinger 5. Opfølgning på sidste års ledelsesevalueringsrapport 6. Vurdering af, om kvalitetsstyringssystemet fungerer og bidrager til at leve op til lovens formål og kommunens fastsatte kvalitetspolitik og mål 7. Orientering om væsentlige ændringer af organisatorisk, lovgivningsmæssig eller teknisk art, der vil kunne få betydning for kvalitetsstyringssystemet 8. Konklusion i form af behov for forbedringer af kvalitetsstyringssystemet 9. Tidsplan for kvalitetssikringsarbejdet fra 1. april 2010 til 1. april 2011 BILAG: Bilag 1. Auditrapport fra certificeringsaudit Bilag 2. Brugertilfredshedsundersøgelse afgørelser Bilag 3. Brugertilredshedsundersøgelser - tilsyn 1

2 1. Status for kvalitetsstyringssystemets opbygning og certificering Greve Kommune har fra 1. januar 2007 indført et kvalitetsstyringssystem i den kommunale natur- og miljøadministration. Det lovmæssige grundlag for systemet er lov nr. 506 af 7. juni 2006, Lov om et kvalitetsstyringssystem for den kommunale sagsbehandling på natur- og miljøområdet. Efterlevelse af de lovgivningsmæssige krav sikres ved en række procedurer om sagsbehandlingen inden for natur- og miljøområdet såvel som en række administrative forhold af tværgående art. Systemet er opbygget omkring en elektronik Kvalitetshåndbog, Schultz Kvalitetsstyringssmodul. Dette er en del af Schultz Kommunekoncept, som Greve kommune abonnerer på og som også indeholder Schulz Lovtext og Schulz Lovguide. Kvalitetshåndbogen har 3 niveauer: 1. Overordnet beskrivelse, der beskriver systemet, fastsætter overordnet ansvarsfordeling samt politik og målsætninger. 2. Tværgående procedurer, der fastlægger arbejdsgange, kompetencer, ansvarsfordeling, interne audit, brugerundersøgelser, ledelsesevaluering m.v. 3. Sagsbehandlingsprocedurer, der angiver, hvordan de enkelte opgaver skal løses, med henblik på en korrekt og ensartet forretningsgang. Grundstrukturen i systemet, i form af niveau 1. og 2. har været gældende siden 10. april Sagsbehandlingsprocedurene er løbende blevet udarbejdet, langt de fleste er udarbejdet i løbet af Der er 80 sagsbehandlingsprocedurer opdelt på følgende emner Miljøgener Vand (grundvand/drikkevand, vandløb, spildevand) Jord og Råstoffer Virksomheder Landbrug VVM og miljøvurdering Miljøberedskab Systemet var fuldt udbygget per 1. oktober 2009, fra denne dag foregår alt sagsbehandling inden for lovgivningen på miljø- og naturområdet efter de fastsatte procedurer i kvalitetssikringssystemet. Systemet er certificeret af DS Certificering A/S den 17. december DS Certificering A/S er akkrediteret til certificering under DANAK (Dansk Akkreditering). Kvalitetsstyringssystemet fordrer, at kommunen årligt gennemfører en evaluering af systemet. Der er tidligere udarbejdet en analyserapport for perioden 1. januar 2007 og frem til 1. juli 2009 som baggrund for Ledelsens evaluering 2009, der er godkendt af direktionen 30. september Denne analyserapport omhandler perioden 1. juli 2009 til 15. marts

3 2. Analyse af resultaterne fra interne og eksterne audit Der er i perioden udført 2 interne audit og en ekstern audit (certificeringsauditten) Interne audit i november 2009 Denne audit omfattede alle medarbejdere og ledelsen. Det var en gennemgang af systemet og de enkelte procedurer, med henblik på den eksterne audit. Der blev ikke fundet fejl eller mangler, som skønnes at true kvaliteten. Men auditrapporten pegede på 13 forbedringsforslag og 18 bemærkninger om mindre ting i procedurerne, der burde tilrettes. Det blev aftalt, at der så vidt mulig skulle rettes op på forholdene inden den 10. december 2009, hvor den eksterne audit skulle foregå. Ekstern audit 10. december (certificeringsaudit). Hovedkonklusionen var, at systemet overholder dokumentationskravene, er implementeret tilfredsstillende og generelt virker egnet og effektiv i forhold til virksomhedens forhold og opgaver. Det blev fremhævet som en styrke, at kvalitetssystemet virker generelt meget velimplementeret. Ved certificeringsauditten blev der ikke noteret afvigelser, men der blev afdækket nogle forslag til forbedringer. Det er dog ikke et krav, at disse forslag skal efterkommes. 1. Det anbefales at sikre, at der i samtlige sager med tilkøbte kompetencer, foreligger registreringer af kontrakter og evalueringer i forbindelse med indgåelse af aftaler. 2. Det kan med fordel overvejes at oprette skabelon til miljøgodkendelser. 3. Det anbefales at sikre, at der ved behandling af afvigelser konkrete som potentielle sker en identifikation og registrering af årsagen til den pågældende afvigelse. 4. Det anbefales at sikre at uddannelse registreres. Intern audit i februar 2010 Denne interne audit blev begrænset til en opfølgning af seneste interne audit og certificeringsauditen. Hver gruppe blev auditeret og det blev afklaret, hvor langt man var i opfølgningen. Der blev givet en kort frist til at få alle forhold rettet op. Der er udarbejdet en rapport for hver gruppe, der redegør for observationerne og de opfølgende handlinger. Resultat af intern og ekstern audit Der er skabt opmærksomhed om og fulgt op på de fire forbedringsforslag, der blev givet ved den eksterne audit. Konkret er der udarbejdet skabelon til miljøgodkendelser, skemaet til indberetning af afvigelser er blevet rettet og et par afsluttede konsulentopgaver er blevet evalueret. Der er også fulgt op på alle bemærkningerne fra interne audit i november Der er foretaget smårettelser i en række procedurer og sket en forbedring af registreringen, hvor det var foreslået. Der er dog et par mere tidskrævende opgaver som endnu ikke er løst. Det drejer sig om procedurer for opgaver, hvor lovgrundlaget er væsentlig ændret eller der skal en ny procedure til: Jordvarmeanlæg (M-25.3) Affaldsregulativer (M-69 og M-70) Kontrol med affald (M-73) 3

4 Dokumentation for øverste 50 cm jord ved nybyggeri (ny M-62) Der er lavet aftale med de dokumentansvarlige om, at dette vil blive udført inden 1. august 2010 og vil blive kontrolleret ved den interne audit i efteråret Men p.t. er der ikke gældende procedurer for de nævnte opgaver. Det fremgår dog af de forældede procedurer, at de ikke må anvendes så man bliver ikke misinformeret i systemet. Overvejelser om systemets vedligeholdelse En vigtig forudsætning for at kvalitetsstyringssystemet nu også fungerer i praksis er, at kvalitetshåndbogen er opdateret og at alle medarbejdere føler ejerskab og anvender systemet i forbindelse med den daglige sagsbehandling. Alle faste medarbejdere i natur- og miljøforvaltningen er tildelt en række procedurer inden for deres fagområde, som de er dokumentansvarlige for. Kvalitetshåndbogen skal løbende holdes opdateret af de dokumentansvarlige, f.eks. når der kommer ny lovgivning. Det er nødvendig at arbejdet med at ajourføre procedurene og anvende systemets funktioner har en høj prioritet hos den enkelte medarbejder. Opdateringen skal ske, så man altid kan stole på de gældende procedurer. Dette må sikres gennem en ansvarlig forbedringskultur hos medarbejderne, hvor der laves klare aftaler med den systemansvarlige om tidsfrist og arbejdsro (hjemmearbejde, enekontor) for de relevante dokumentansvarlige. 3. Analyse af resultatet fra brugertilfredshedsundersøgelser, herunder overvejelser om hyppighed og karakter af fremtidige brugertilfredshedsundersøgelser Der er i februar 2010 udført brugertilfredshedsundersøgelse dels af miljøtilsyn og dels af afgørelser på natur- og miljøområdet. Undersøgelsen er udført i samarbejde mellem Center for Teknik & Miljø og Center for Strategi & Ledelse. Undersøgelsen er en spørgeskemaundersøgelse, hvor hovedparten af virksomheder, borgere, m.v. der har haft tilsyn eller fået truffet en afgørelse i 2008 eller 2009 via er blevet bedt om at svare på en række spørgsmål. Der er lagt vægt på, at spørgsmålene indeholder et forbedringspotentiale, og at resultaterne efterfølgende kan omsættes til konkrete initiativer i sagsbehandlingen. Der er udarbejdet en evalueringsrapport for hver af de to undersøgelser, som offentliggøres på Greve Kommunes hjemmeside sammen med spørgeskemaundersøgelsens resultater. Konklusion for brugertilfredshed med miljøtilsyn Tilfredsheden med Greve Kommunes indsats i forbindelse med tilsyn er generelt meget høj. I det konkluderende spørgsmål vedrørende tilfredsheden alt i alt med Greve Kommunes indsats ved sidste tilsyn, er der ingen utilfredse. I de fleste af øvrige spørgsmål ligger tilfredshedsprocenten på omkring 90 %, hvilket er rigtig flot. Dog er svarprocenten relativ lav, 38 %, hvilket har en negativ indflydelse på undersøgelsens troværdighed. Analysen tager højde for dette i konklusionerne. På baggrund af undersøgelsens resultater er der identificeret fire konkrete initiativer, hvor sagsbehandlingen kan optimeres, og hvor brugertilfredsheden dermed kan forbedres. 4

5 Det anbefales: - at man prioriterer den individuelle og fleksible sagsbehandling. Desuden er det vigtigt at besvare henvendelser inden for den fastsatte frist på 10 dage. - at svarbrevene og gerne mundtlig kommunikation - optimeres, således at ingen er i tvivl om de afgørelser, tilsynet har medført, konsekvenser og den faglige eller lovgivningsmæssige baggrund. - at opdatere hjemmesiden med oplysninger om tilsyn og andet relevant miljømateriale samt i højere grad at henvise til denne under hele forløbet - at flere borgere og virksomheder ledes forbi hjemmesiden, så er de bedre rustet til sagsbehandlingen og forberedt på sagsgangen, lovgivning og konsekvenser. Konklusion for brugertilfredshed med afgørelser inden for natur- og miljøområdet Borgere og virksomheder er generelt meget tilfredse med Greve Kommunes indsats i afgørelsessager vedrørende miljø. Undersøgelsen var oprindeligt rettet mod både natur- og miljøafgørelser, men eftersom ingen af respondenterne haft en afgørelse vedrørende Naturbeskyttelse 3, afspejler undersøgelsens resultater udelukkende brugertilfredsheden vedrørende miljø. Tilfredsheden er i de fleste spørgsmål mere end 80 %, når andelen af meget tilfredse og tilfredse respondenter lægges sammen. Svarprocenten er relativ lav, 31 %, hvilket har en negativ indflydelse på undersøgelsens reliabilitet. Analysen vil tage højde for dette i konklusionerne. På baggrund af undersøgelsens resultater er der identificeret fire konkrete initiativer, hvor sagsbehandlingen kan optimeres, og hvor brugertilfredsheden dermed kan forbedres. Det anbefales: - at hjemmesiden opdateres med elektroniske skemaer og informationer, især om afgørelsens konsekvenser for borger og virksomhed samt om sagsbehandlingstid, forløb og forventninger. - at sagsbehandlerne i højere grad henviser til hjemmesiden for relevante oplysninger det sparer tid og letter den øvrige sagsbehandling - at kvaliteten af sagsbehandlingen vedligeholdes, samtidig med at sagsbehandlingstiden nedsættes. Der skal gives information vedrørende sagsbehandlingstid forud og under sagsbehandlingen. - at administrationen optimerer afgørelses-/svarbrevene, således at de har et let forståeligt sprog og at modtageren ikke er i tvivl om afgørelsens faglige og lovmæssige baggrund, udfald eller konsekvenser. Overvejelser om hyppighed og karakter af fremtidige brugertilfredshedsundersøgelser. Den valgte fremgangsmåde har betydet en relativ lav svarprocent, men det er ikke ualmindeligt for denne type undersøgelser. Det lave deltagerantal påvirker særligt resultaterne, hvor der er mange svarmuligheder, eller hvor det forudgående spørgsmål har filtreret en andel af respondenterne fra. Det er typisk for denne type af tilfredshedsundersøgelser, at meget tilfredse og meget utilfredse svarer på undersøgelsen. Derfor er tilfredsheden ofte høj men det er relevant at vurdere på de forhold, hvor flere har været utilfredse. Der er også typisk en tendens til at respondenter, der har modtaget en negativ afgørelse, har udtrykt jævn utilfredshed i undersøgelsen dette ses klart i undersøgelsen om afgørelser, hvor de respondenter, der ikke har fået medhold/tilladelse/godkendelse, har udtrykt utilfredshed med sagsbehandlingen. 5

6 Metodens styrke ligger i, at man ved at gentage samme undersøgelse om 1 eller 2 år kan måle på om de tiltag der foretages giver sig udtryk i stører tilfredshed hos brugerne Ifølge lovgivningen skal der foretages brugertilfredshedsundersøgelse hvert 2. år. I forhold til hvor de ressourcer der skal anvendes og hvor tit man kan belaste brugerne med spørgeskemaer vurderes denne frekvens at være passende. Det kan overvejes, om man i fremtidige undersøgelser bør anvende en anden metode, fx kvalitative fokusgruppeinterviews. Det vil forbedre kvaliteten af resultaterne, men denne metode kræver mange flere ressourcer både i timer og kroner. Den anvendte metode med spørgeskema over vil blive fastholdt. For at opnå en højere besvarelsesprocent, og dermed stører troværdighed af undersøgelsen, bør der arbejdes med at forbedre den information, der er indgang til spørgsmålene og evt. lokke med lodtrækning om en præmie blandt besvarelserne. 4. Status for korrigerende og forebyggende handlinger En vigtig del af systemet er princippet om at skabe en forbedringskultur, hvor fejl og uhensigtsmæssigheder findes enten i forbindelse med interne audit eller ved medarbejder bliver opmærksom på det og rapporterer om det, hvorefter der følges op med korrigerende og forebyggende handlinger. I forbindelse med interne audit fungerer dette system godt jf. afsnit 2, Analyse af intern og ekstern audit. For at hjælpe til, at afvigelse man støder på i hverdagen indberettes, er der oprettet en postkasse afvigelsesrapporter@greve.dk, hvortil medarbejdere kan sende en meddelelse, når de oplever afvigelser eller støder på fejl eller har forslag til forbedringer, således som beskrevet i T-7, Afvigelser samt afhjælpende og korrigerende handlinger. Postkassen administreres af den systemansvarlige. Der har dog ikke været meget aktivitet i postkassen endnu sandsynligvis fordi alle ressourcer er brugt på at udarbejde procedurer og få fulgt op på intern audit, således at certificeringen kunne ske. Postkassen har modtaget et par mails om forhold der ikke vedrører kvalitetssikringssystemet (f.eks. klage over e-doc) og som derfor er afvist. Der er kun kommet to egentlige afvigerapporter: 1. Forslag til ændring af skabelon til annonce for VVM screening da der kan ske misforståelser med den angivne skabelon. Skabelonen er ændret, så det nu fremgår (med rød skrift), at der skal indsættes aktuel matr. nr. og aktuel dato for klagefrist. 2. Meddelelse fra den dokumentansvarlige for M-25 om at proceduren for jordvarme ikke mere er anvendelig, da lovgivningen er ændret væsentlig. De to rapporter er gode eksempler på niveauet for afgivelse af en rapport. Observationer der er vigtige for sagsbehandlingen ikke småklager eller forslag til redaktionelle ændringer. 6

7 5. Opfølgning på sidste års ledelsesevalueringsrapport Ledelsens evaluering 2009 fastlagde vigtige fokusområder og en stram tidsplan således at Greve Kommunes natur- og miljøadministration kunne blive certificeret inden udgangen af De fokusområder der blev nævnt er følgende: 1. Alle procedurer skal udarbejdes og der skal ske forbedringer af skabeloner og paradigmer. 2. Systemets dokumenter skal lægges ind i Schultz Kvalitetsstyringsmodul og de tilknyttede mapper i Mit Greve og edoc, så systemet er overskueligt og let tilgængeligt 3. Alle skal bruge systemet i den daglige sagsbehandling og skrive afvigelsesrapporter, når det er relevant. 4. Årshjulet for kvalitetssikringssystemet skal indarbejdes i natur- og miljøgruppens arbejdsplan. De løbende systemopgaver skal prioriteres og udføres efter en fastlagt plan (interne audits, brugerundersøgelser, afvigelsesrapporter, eksterne revisioner). 5. Kompetenceplanen for de enkelte opgaver og for hver medarbejder skal ajourføres (bilag til T-9). Det skal sikres at kompetencerne er til stede for alle normalt forekomne opgaver og behovet for uddannelse skal samtidig afdækkes. 6. Der bør udarbejdes retningslinjer for kompetencetjek ved ekstern bistand og for evaluering af den eksterne bistand. Der er fulgt op på alle disse fokusområder forud for certificeringsauditen i december Punkt 6, retningsliner for kompetence tjek ved ekstern bistand kan dog stadig forbedres. Det skal sikres, at ekstern konsulentbistand udvælges, informeres og kvalitetssikres så opgaverne udføres i overensstemmelse med kvalitetsstyringssystemets procedurer. Den stramme tidsplan for sidste halvdel af 2009, med bl.a. udarbejdelse af ca. 42 procedurer og opbygning af den elektroniske kvalitetshåndbog i Schultz Kvalitetssikringsmodul, blev overholdt og Center for Teknik & Miljø fik 17. december 2009 certifikat på at kvalitetssikringssystemet er i overensstemmelse med kravene i Lov om et kvalitetssikringssystem for den kommunale sagsbehandling på natur- og miljøområdet. Ledelsens Evaluering 2009 fremhævede også, at der er behov for at ændre kvalitetsmålene, så de bliver konkrete og målbare og afspejler fokusområderne. Dette vil blive vurderet i afsnit 8. 7

8 6. Vurdering af, om kvalitetsstyringssystemet fungerer og bidrager til at leve op til lovens formål og kommunens fastsatte kvalitetspolitik og mål Lovens formål er: At sikre faglig kvalitet, effektivitet og ensartethed i kommunens sagsbehandling At sikre borgernes og virksomhedernes tillid til og tilfredshed med sagsbehandlingen Greve Kommunes kvalitetsmål er: Faglig bæredygtighed sikres ved, at sagsbehandlingen foretages i overensstemmelse med hensigterne i lovgivningen og efter god forvaltningsskik, og de fastsatte procedurer overholdes der er en faglig kvalitet, effektivitet og ensartethed i kommunens sagsbehandling medarbejdere kender og efterlever kvalitetsstyringssystemet intern audit af kvalitetsstyringssystemets effektivitet samt myndighedens evaluering af dets fortsatte egnethed og effektivitet skal gennemføres løbende og efter faste procedurer der årligt udarbejdes uddannelses- og kompetenceudviklingsplaner for den enkelte medarbejder samt at der løbende gennemføres en tilpasning af opgaver og ressourcer eksterne eksperter og specialister har nødvendig uddannelse og kendskab til Greve Kommunes kvalitetsstyringssystem. Brugertilfredshed sikres ved, at medarbejderne yder en professionel service over for borgere og virksomheder, herunder agerer som en seriøst, kompetent og ansvarlig med- og modspiller i forvaltningen af natur- og miljøområdet medarbejdere reagerer på borgernes henvendelser indenfor 10 hverdage. der med højst 2 års mellemrum gennemføres brugertilfredshedsundersøgelser for at afdække brugernes tillid og tilfredshed med sagsbehandlingsforløbet. På baggrund af det opnåede certificering i december 2009, den interne audit samt brugerundersøgelsen i februar 2010 må det konkluderes at kvalitetssikringssystemet lever op til lovens formål. Greve Kommunes mål for faglig bæredygtighed og brugertilfredshed må også i det store hele ses som opfyldt. Den eksterne audit og certificeringen kan tages som en måling for at kvalitetsstyringssystemet anvendes og sagsbehandlingen er i overensstemmelse med lovgivningen og har den nødvendige faglige kvalitet, effektivitet og ensartethed (de tre første dots). Uddannelses- og kompetence planer for 2009 er gennemført og ligger i udkast for Vurdering af eksterne eksperter og information om kvalitetsstyringssystemet er først sat i system i 2010, men der vil blive fulgt op på dette i det kommende år. Brugertilfredshedsundersøgelsen og den eksterne audit kan tages som en måling for at målene for brugertilfredshed er opfyldt, skønt der dog i brugerundersøgelsen er henvist til et enkelt tilfælde, hvor kommunens reaktionstid har været længere end 10 dage. En del af målene er formuleret uspecifikke og er vanskeligt målbare. Desuden peger både audit og brugerundersøgelser på forhold, der kan forbedres. Dette har medført at målene for 2010 er blevet revideret. Se i afsnit 8. 8

9 7. Orientering om væsentlige ændringer af organisatorisk, lovgivningsmæssig eller teknisk art, der vil kunne få betydning for kvalitetsstyringssystemet Den klare udskillelse af driftsopgaverne til Greve Forsyningen kræver opmærksomhed ved udarbejdelse af procedurerne og nogle af de allerede godkendte procedurer bør måske ændres. Procedurerne skal udarbejdes så de kun gælder for den kommunale natur- og miljøadministration i Center for Teknik & Miljø. Greve Forsyning skal betragtes som en helt uafhængig driftsvirksomhed, der bidrager med sagsforberedende arbejde og med løsning af driftsopgaver. Udvidelsen af Center for Teknik og Miljø kommer ikke til at betyde noget for kvalitetssikringssystemet. Der vil være enkelte rettelser i de overordnede procedurer, hvor organiseringen er beskrevet. Greve Brandvæsen er også en helt uafhængig driftsvirksomhed og procedurerne for miljøberedskab omfatter kun de arbejdsgange der ligger hos Natur- og Miljøsektionen. 8. Konklusion i form af behov for forbedringer af kvalitetsstyringssystemet Kvalitetsstyringssystemet er i fuld funktion og godt implementeret. Systemet bidrager i høj grad til en forbedringskultur til gavn for borgere og virksomheder. Systemet lever op til lovens formål og Greve Kommunes kvalitetspolitik og mål. De kvalitetsmål, der er opstillet er dog vanskelige at måle på og desuden peger analyserapporten inkl. brugertilfredshedsundersøgelsen på nye mål. Kvalitetsmål for 2010 (ændringer er markeret): Faglig kvalitet, effektivitet og ensartethed sikres ved, at 1. sagsbehandlingen foretages i overensstemmelse med hensigterne i lovgivningen og efter god forvaltningsskik, og de fastsatte procedurer overholdes 2. intern audit af kvalitetsstyringssystemets effektivitet samt myndighedens evaluering af dets fortsatte egnethed og effektivitet skal gennemføres løbende og efter faste procedurer 3. der årligt udarbejdes uddannelses- og kompetenceudviklingsplaner for den enkelte medarbejder samt at der løbende gennemføres en tilpasning af opgaver og ressourcer. 4. eksterne eksperter og specialister har nødvendig uddannelse og kendskab til Greve Kommunes kvalitetsstyringssystem 5. nye medarbejdere introduceres til kommunes daglige drift og sagsgange efter en fastlagt plan herunder en indføring i kvalitetsstyringssystemet, lovguide og lovtext 6. tilkøbte kompetencer skal vurderes inden der indgås aftale og skal informeres om kvalitetsstyringssystemet generelt og specifik omkring gældende procedure for den pågældende opgave Brugertilfredshed sikres ved, at 7. medarbejdere reagerer på borgernes henvendelser indenfor 10 hverdage 8. der med højst 2 års mellemrum gennemføres brugertilfredshedsundersøgelser for at afdække brugernes tillid og tilfredshed med sagsbehandlingsforløbet 9. hjemmesiden opdateres med elektroniske skemaer og faglig information for natur- og miljøområdet, der også indeholder oplysninger om sagsgange, lovgivning og konsekvens af afgørelser for virksomheder og borgere 10. der arbejdes på at flere borgere og virksomheder ledes forbi hjemmesiden 9

10 For at opnå målene peges på følgende forbedringer: a. Information om kvalitetsstyringssystemet skal forbedres for både medarbejdere og eksterne rådgivere og borgere. De overordnede procedurer, der beskriver systemet, kan med en let bearbejdelse anvendes som informationsmateriale, der kan lægges på hjemmesiden. Der kan også lægges link fra hjemmesiden til Kvaitetsstyringsmodulet i Schultz, så hele kvalitetshåndbogen med alle procedurer bliver offentlig tilgængelig. b. Hjemmesiden kan forbedres oplysninger om sagsbehandlingen inden for naturog miljøområdet. Ud over relevant miljømateriale og skemaer bør der også være oplysninger om sagsgangen, lovgivning og konsekvenser. Medarbejdere skal være opmærksom på at henvise til hjemmesiden, så virksomheder og borgere i højere grad anvender denne. c. Ekstern konsulentbistand skal udvælges, informeres og kvalitetssikres så opgaverne udføres i overensstemmelse med kvalitetsstyringssystemets procedurer. Evaluering af ekstern bistand til sagsbehandlingsopgaver optimeres, så disse erfaringer kan anvendes i forbindelse med udvælgelse ved nye opgaver. Eksterne konsulenter informeres om kvalitetsstyringssystemet via hjemmesiden. 9. Tidsplan for kvalitetssikringsarbejdet fra 1. april 2010 til 1. april 2011 Tid Opgave Ansvar April 10 Ledelsesevaluering og offentliggørelse Centerchef - Direktør Maj-juni 10 Opfølgning af ledelsesevaluering herunder information om kvalitetsstyringssystemet og tjek for eksterne rådgivere Systemansvarlig Juli august 10 Udarbejdelse af hjemmesider og skemaer Alle (dokumentansvarlige - systemansvarlig) August 10 Opfølgning af procedurer der skal være færdig Centerchef September 10 Intern audit Systemansvarlig + interne auditorer September 09 Opfølgning på intern audit Alle (ledelse+ system- + dokumentansvarlige) Oktober 10 Ekstern audit den 6. oktober DS Certificering Januar 11 Intern audit S&L + T&M Februar 11 Analyse af intern audit S&L + T&M Februar 11 Opfølgning af kompetence- og uddannelsesplan Centerchef - sektionsleder Marts 11 Analyserapport 2011 Systemansvarlig Marts 11 Ledelsesevaluering Centerchef - Direktør April 11 Offentliggørelse Systemansvarlig 10

11 11