Landsforeningen vil derfor gerne kvittere for det konstruktive samarbejde, og ministeriets åbenhed overfor Landsforeningens forslag.

Transkript

1 Kirkeministeriet Høring vedrørende opdatering af cirkulære og vejledning om kirke- og provstiudvalgskassernes, budget, regnskab og revision samt cirkulære om indsamling i kirkerne Landsforeningens høringssvar begrænser sig trods det omfattende materiale til nedenstående bemærkninger. Det skyldes, at Landsforeningen har været inddraget i processen forud for høringen. Landsforeningen kan derfor med glæde konstatere, at det udsendte høringsmateriale indeholder mange af Landsforeningens forslag, herunder f.eks. en sidestilling af provstiudvalg og menighedsråd i budget- og regnskabsprocessen, samt krav om biregnskaber til samarbejder jf. menighedsrådsloven 43a. Landsforeningen vil derfor gerne kvittere for det konstruktive samarbejde, og ministeriets åbenhed overfor Landsforeningens forslag. Landsforeningen noterer sig indledningsvis, at problematikken omkring samarbejde ikke synes at være afklaret i høringsmaterialet. Der henvises i den forbindelse til høringssvaret fra Kirkeadministration som anfører en række udfordringer og problemstillinger. Med forbehold for processen omkring samarbejdsproblematikken i Menighedsråd på jeres måde, bakker Landsforeningen op om indholdet i Kirkeadministrations høringssvar. Landsforeningen har følgende konkrete bemærkninger: Cirkulære om kirke- og provstiudvalgskassernes budget, regnskab og revision mm. Budget for kirkekasser Det foreslås præciseret at udmeldingen af ligningen fra provstiet fsv. angår beløb som minimum sker til Økonomiportalen. Baggrunden er, at praksis i dag er, at udmeldingen kan ske pr. mail, brev eller via Økonomiportalen. Landsforeningen bakker op om en frist for indlæsning af beslutningsprotokollen i DATAARKIV. Kirkeministeriet opfordres i den forbindelse til at stille værktøjer til rådighed for menighedsrådene, der muliggør elektronisk underskrift af beslutningsprotokollen.

2 Budget for provstiudvalgskasser Det foreslås tilføjet, at menighedsrådene i provstiet ligeledes orienteres skriftligt om budget for samarbejde efter menighedsrådslovens 43a. Udarbejdelse af regnskab for kirke- og provstiudvalgskasser Det foreslås, at begreberne omkring regnskabsaflæggelse afklares og ensrettes. I 6, stk.1 fremgår, at menighedsrådene aflægger regnskab, i stk. 2 at der kan tages forbehold for godkendelse. I 8 at regnskabet behandles senest 1. april. Landsforeningen foreslår, at cirkulærets formulering ændres, således at der ved behandlingen af regnskabet senest 1. april ikke er tale om en godkendelse af regnskabet, men behandling og overdragelse af regnskabet til revision. Landsforeningen foreslår, at biregnskab kun udarbejdes for anlægsprojekter der involverer flere regnskabsår. Anlægsprojekter påbegyndt og afsluttet i samme regnskabsår vedlægges således ikke som biregnskab. Disse anlægsprojekter synliggøres i dag allerede på anden vis, både i selve regnskabet og via det anlægsskema som udarbejdes i forbindelse med revisionen, til bl.a. beregning af en korrekt resultatdisponering. Såfremt anlægsprojektet synes væsentlig i forhold til kirkekassens aktiviteter, kan menighedsrådet nævne det i menighedsrådets forklaringer til regnskabet. Landsforeningen konstaterer, at Landsforeningens tidligere forslag om at provstiudvalget udarbejder biregnskaber for samarbejdsaftaler efter menighedsrådsloven 43a indgår i udkast til cirkulære. Af høringsmaterialet fremgår, at regnskab for samarbejderne vedlægges regnskabet hos alle de involverede menighedsråd og provstiudvalg, jf. lov om menighedsråd kapitel 8. Reelt indebærer dette, at menighedsrådene skal udarbejde og vedlægge særskilt regnskab for alle typer af samarbejder, uanset omfang, længde eller krav om vedtægt. Det finder Landsforeningen uhensigtsmæssig. Landsforeningen fastholder således sit forslag om at det er samarbejdsaftaler efter menighedsrådslovens 43a. Godkendelse og offentliggørelse af provstiudvalgskassernes regnskab Af 9, stk. 7 fremgår at provstiudvalget fremlægger og redegør efter afleveringen for provstiudvalgskassens regnskab på førstkommende budgetsamråd. Landsforeningen forudsætter her, at der er tale om regnskabet for det forudgående regnskabsår, der på tidspunktet for budgetsamrådet ikke er revideret. Landsforeningen foreslår desuden, at det fremgår at provstiudvalget fremlægger og redegøre for revisionsprotokollen for det senest reviderede regnskab. Det foreslås på baggrund af ovenstående, at 9, stk. 7 flyttes op til et nyt stk. 2. De nuværende stk. 2-6 bliver herefter til stk /7

3 Revisionsinstruks Landsforeningen foreslår, at det under afsnittet Gennemførelse af forvaltningsrevision indgår at provstirevisor skal kontrollere at provstiudvalgene overholder anlægsdefinitionen, som det fremgår at vejledningens afsnit Kirkeministeriet bedes endvidere overveje om der skal indgå et afsnit om kasseeftersyn/a conto revision som foreslået nedenfor i vejledningen. Vejledning om kirke- og provstiudvalgskassernes budget, regnskab og revision mm. Generelt Landsforeningens ovenstående bemærkninger til cirkulæret vil medføre konsekvensrettelser i vejledningen. Disse nævnes ikke nedenfor. Det foreslås, at der tilføjes et nyt afsnit om kasseeftersyn/a conto revision i vejledningen, hvor det fremgår hvad formålet med kasseeftersynet er, frist for gennemførelse mm. Baggrunden er, at Landsforeningen oplever store forskelle i provstirevisors omfang af kasseeftersyn, og flere steder er der en tendens til at kasseeftersynet udvides med øget tidsforbrug for regnskabsfører mfl. til følge. Folkekirkens IT-systemer Der foreslås et afsnit der kort beskriver DATAARKIV som menighedsrådets samlede budget- og regnskabsarkiv mm Kontering og bogføring Det foreslås, at følgende sætning slettes: I det omfang kirkekassen er i tvivl om den mest hensigtsmæssige kontering, opfordres der til, at provstiet kontaktes, og man tilstræber n fælles bogføringspraksis indenfor provstiet. Begrundelsen er, at ikke alle provstier besidder tilstrækkelige kompetencer til at vejlede og rådgive menighedsrådene. Det er fra Landsforeningens side desuden heller ikke ønskværdigt at man provstivis ensretter kontering og bogføring. Det er derfor Landsforeningens holdning, at menighedsrådene og regnskabsførerne som det er i dag kan søge råd forskellige steder, hvad enten det er ved provstiet, ved Landsforeningen eller via et netværk. 3/7

4 Kollekt og menighedspleje Landsforeningen foreslår at følgende sætning slettes: Regnskab for menighedsplejens aktiviteter uanset organisering internt eller eksternt - skal altid vedlægges regnskabet. Landsforeningen finder det uhensigtsmæssig, at alt hvad der benævnes menighedspleje skal håndteres særskilt. Landsforeningen foreslår, at der kun udarbejdes regnskab for selvstændige menighedsplejer der administreres af menighedsrådet, og dermed kun figurerer som balanceposter. Det indebærer, at eksterne menighedsplejer som udgangspunkt er menighedsrådet uvedkommende da der er tale om en selvstændig foreningsvirksomhed. Her kan menighedsrådet yde støtte efter gældende regler. Interne menighedsplejer, der figurerer på driftsregnskabet, bør der ligeledes ikke udarbejdes selvstændige regnskaber for. Der er her primært tale om kirkelige aktiviteter, f.eks. diakoni, på lige vilkår med andre af menighedsrådets aktiviteter, men der dog i daglig tale benævnes som kirkens menighedspleje. Det er derfor Landsforeningens holdning, at der ikke skal opstilles regnskabsmæssige krav for menighedsplejer ud fra hvad det kaldes, men ud fra hvordan det regnskabsmæssig er tilknyttet menighedsrådet Budgettet Det foreslås, at følgende sætning udgår: Godkendelse af overførsel fra drift til anlæg kan ske i forbindelse med udarbejdelsen af det endelige budget. Det er Landsforeningen opfattelse at den foregående sætning i forvejen er dækkende Anlægsinvesteringer Landsforeningens forslag om at provstirevisionen kontrollerer at provstiudvalget overholder anlægsdefinitionen indgår i vejledningen, men det forslås at det ligeledes indgår under revisionsinstruksen som et skal og ikke kan, jf. ovenstående Regnskab for kirke- og provstiudvalgskasser Der synes uklarhed omkring menighedsrådenes, fællesmødernes og præstegårdsudvalgets håndtering omkring regnskabsprocessen. Hvem indstiller godkendelse til hvem og hvornår? Det foreslås, at det fremgår hvordan regnskabet for en præstegårdskasse integreret i en kirkekasse behandles og godkendes af menighedsrådene, fællesmødet og/eller præstegårdsudvalget. 4/7

5 6.9. Anbringelse af kassebeholdning og opsparing Landsforeningen anbefaler, at følgende afsnit udgår: Provstiudvalget kan indhente tilbud fra mindst tre pengeinstitutter vedrørende forrentning, såfremt alle provstiets kasser samles i et mindre antal pengeinstitutter. Aftalerne skal både sikre den bedst mulige forrentning og muliggøre en spredning af risikoen. Menighedsrådene er forpligtede til at anvende disse pengeinstitutter eller, hvis de vælger at blive i deres eksisterende, at betinge sig mindst samme renter, som i den fælles aftale. Provstiudvalget er forpligtet til at vedligeholde aftalerne og kræve en genforhandling mindst hver 4. år med henblik på at vurdere, om de indgåede aftaler fortsat er den for de lokale kasser mest fordelagtige. De fælles aftaler må ikke ændre ved, at det enkelte menighedsråd er den juridiske kontohaver i et pengeinstitut. Indskydergarantien gælder pr. juridisk person. Der er flere begrundelser herfor. For det første er formuleringerne flere steder tvetydige og i modstrid med hinanden. Det fremgår, at provstiudvalget kan indhente tilbud, men at menighedsrådet skal anvende dem hvis de ikke kan opnå bedre forrentning andet steds. Et andet eksempel er, at det fremgår at provstiudvalget kan indhente tilbud såfremt kasserne samles i et mindre antal pengeinstitutter. En anden begrundelse er hvorfor netop rammeaftaler med pengeinstitutter skal nævnes. Det er blot ét af mange eksempler på at provstiudvalget kan indgå rabat- og rammeaftaler med leverandører. Her er det Landsforeningens opfattelse at provstiudvalget på mange områder kan vælge at stille frivillige ramme- og rabataftaler til rådighed for menighedsrådene, som da vil blive anvendt hvis de er attraktive for menighedsrådene. Dog foreslår Landsforeningen at supplere med en formulering der skal understøtte at alle menighedsråd i et provsti så vidt muligt ikke vælger det samme pengeinstitut, og dermed placerer hele formuen ét sted, som konsekvens af at indskydergarantien ikke gælder for menighedsrådene. Såfremt Kirkeministeriet vælger at opretholde afsnittet, bør der ske en omskrivning. Det bør da fremgå at menighedsrådene ved valg af pengeinstitut tager de nødvendige skyldige økonomiske hensyn. Baggrunden er, at der udover forrentning af indestående også er udgifter i form af bl.a. gebyrer som skal indgå i det samlede beslutningsgrundlag. 5/7

6 8. Revision Landsforeningen glæder sig over det udvidede afsnit, da vi tidligere har gjort ministeriet opmærksom på en generel manglende viden omkring revisorernes aftale med stifterne hos menighedsrådene. Landsforeningen foreslår derfor desuden at der henvises til kontrakterne med provstirevisionen, der bør ligge på Den Digitale Arbejdsplads. Samtidig vil Landsforeningen opfordre Kirkeministeriet til at fjerne følgende ledende sætning: Materialet kan derfor også overdrages til revisor umiddelbart efter afleveringen af regnskabet. Begrundelsen er, at Landsforeningen tidligere har anført, at afleveringsfristen d. 1. april udelukkende vedrører selve regnskabet, og ikke revisionsmaterialet. Det har Kirkeministeriet bekræftet. Ovenstående sætning er således i modstrid med sidste afsnit, om at revisor og menighedsråd aftaler hvornår bogføringsbilag overdrages til revision. Her foreslås det konkret at erstatte bogføringsbilag med revisionsmateriale. Det er Landsforeningens generelle holdning, at der indgås en individuel aftale mellem menighedsrådet og provstirevisor ang. tidspunkt for fremsendelse af revisionsmateriale. Dette ud fra at revisionen forventes gennemført umiddelbart efter at materialet er afleveret. Sidstnævnte foreslås indføjet i vejledningen. 6/7

7 Cirkulære om indsamling i kirkerne Opgørelse af de indsamlede beløb Landsforeningen foreslår, at der ikke stilles krav om at kirkebøsserne tømmes umiddelbart efter hver gudstjeneste. Baggrunden er, at der ofte er tale om yderst beskedne indsamlingsbeløb, i forhold til de ressourcer der er forbundet med tømningsopgaven. Landsforeningen foreslår derfor en formulering, der giver menighedsrådet mulighed for selv at fastsætte en tømningsfrekvens, baseret på de lokale forhold, men at kirkebøsserne senest tømmes ved hver indsamlingsformåls afslutning. Tømningsfrekvensen kan da besluttes ud fra hensynet til hvad der normalt indsamles i forskellige perioder af kirkeåret, åben kirke mm. Ovenstående forslag vil desuden medføre en ændret formulering af 6, stk. 1. 6, stk. 3 Der foreslås en formulering, så beløb også kan afleveres til frivillige og menighedsrådsmedlemmer, og ikke kun præster og funktionærer. 7 Det foreslås, at menighedsrådets kasserer erstattes med den af menighedsrådet udpeget, der eksempelvis kan være en anden end kassereren. Med venlig hilsen Søren Abildgaard formand Ole Wind sekretariatschef 7/7