REFERAT. fra ordinært møde torsdag den 28. oktober 2010 kl i selskabets administration, mødelokalet, Høje Gladsaxe Torv 2 B, 2.

Transkript

1 ARBEJDERNES BOLIGSELSKAB I GLADSAXE Søborg, den 4. november 2010 SH/gj ORGANISATIONSBESTYRELSEN REFERAT fra ordinært møde torsdag den 28. oktober 2010 kl i selskabets administration, mødelokalet, Høje Gladsaxe Torv 2 B, 2. sal Til stede: Administrationen: Ryno Scheil, Mogens Rysgaard, Flemming Larsen, Karin Petersen, Palle Nielsen, Majbrit H. Jørming, Thomas Dreyer, Finn Sørensen, Steen Pedersen, Erik Andersen, Ole Juul Larsen, John Monberg, Anne Schiøler Lone Larsen, Henning Juul Hovmand, Sv.Aa. Hansen Afbud: Erling Schrøder, Jesper Langkilde Åben del Sag 7517 Godkendelse af referat Sag 7518 Revisionsprotokol Sag 7519 De før mødet udsendte skrivelser Sag 7520 Udlejningsforhold Sag 7521 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål Sag 7522 Skoleparken 1 ejendommen Triumfvej 47 Sag 7523 Skoleparken 1 fugtproblemer tilstandsvurdering og helhedsplan Sag 7524 Høje Gladsaxe, Punkthuset Sag 7525 Støtte til visse boligafdelinger Sag 7526 Afdeling 19 Buddingevej Sag 7527 Boligsocial helhedsplan for Høje Gladsaxe Sag 7528 Afdelingsmøder vedrørende tilslutning til fjernvarme Sag 7529 Indskudsforhøjelse afdeling Kiplingsgaarden og afdeling Buddinge Mølle Sag 7530 Høje Gladsaxe Fleksibel udlejning Sag 7531 Det årlige møde med Byrådet Sag 7532 Introduktionskursus for nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer m.fl. Sag 7533 Foreløbigt urevideret regnskab for selskabet 2009/2010 Sag 7534 Afdelingens regnskaber 2009/10 Sag 7535 Afdelingsmøder 2011 Sag 7536 Genbesættelse af inspektørstilling i selskabet Sag 7537 Kredsudvalget Sag 7538 Fritidsudvalget Sag 7539 BL-cirkulærer Sag 7540 Eventuelt Sag 7541 Næste møde Sag 7542 Øvrige datoer Lukket del Sag 7543 Eventuelle sager til behandling

2 Åben del 7517 Godkendelse af referater B-sag Referat fra ordinært bestyrelsesmøde torsdag den 23. september 2010 er udsendt den 30. september Godkendt Revisionsprotokol E-sag Revisionsprotokollatet af 17. december 2009 vedrørende regnskabet for 2008/09, siderne er godkendt på bestyrelsesmødet den 25. februar De før mødet udsendte skrivelser E-sag Udleveret den 23. september 2010 * Kopi af brev til DAB dateret den 20. september 2010 vedrørende repræsentant til Gladsaxe Integrationsråd * Skrivelse af 18. maj 2010 revideret 22. september 2010 vedrørende Dispositionsfondsmidlers anvendelse Udsendt den 30. september 2010 * Kopi af brev fra Social- og Sundhedsforvaltningen Trænings- og Plejeafdelingen dateret den 24. september 2010 vedrørende Fleksibel udlejning - Kongshvileparkens ældreboliger Udsendt den 7. oktober 2010 * Kopi af brev fra Center for Service dateret den 6. oktober 2010 vedrørende vedtægtsændring Udsendt den 14. oktober 2010 * Kopi af brev til Gladsaxe Kommune dateret 8. oktober 2010 vedrørende oplysning om tilmeldte samt spørgsmål til mødet med Byrådet den 1. november

3 7520 Udlejningsforhold E-sag a. Udlejningsoversigt Udlejningsoversigt for september 2010 er udsendt den 7. oktober b. Udlejningsbekendtgørelsen ændrede bestemmelser E-sag Gladsaxe Kommunes behandling af aftaleforslag til udlejningsbekendtgørelsens 4 og 8, stk. 2 afventes fortsat Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål Ingen sager. 3

4 7522 Skoleparken 1 ejendommen Triumfvej 47 E-sag Landsbyggefonden har ved brev af 13. oktober 2010 meddelt tilsagn om støtte (skema A-tilsagn) til ombygning af ejendommen Triumfvej 47 til 12 stk. 2-rums boliger i overensstemmelse med det ansøgte. Der arbejdes herefter videre med henblik på skema B udarbejdelse, hvilket indebærer afklaring af de kontraktmæssige rådgiverforhold samt udbudsforhold mv Skoleparken 1 fugtproblemer tilstandsvurdering og hedhedsplan E-sag I Skoleparken er der hen over sommeren undersøgt forhold omkring opstigende fugt gennem gulve. Denne undersøgelse var en del af et behov for at få udført en helhedsplan for Skoleparken med henblik på at afklare konsekvenser efter en renovering, hvor Skoleparkens boliger bringes på niveau med gældende standarder for vedligeholdelsesniveau- og omkostninger, ressourceforbrug og indeklima. Der er taget kontakt til Carl Bro ved Torben Lund, der udførte forundersøgelse på Vadgårdsparken. I første omgang for at afklare, hvad en forundersøgelse vil koste og derefter, efter behandling i bestyrelsen, gennemførelse af en teknisk forundersøgelse. Det vurderes imidlertid, at en forundersøgelse vil ligge på den forkerte side af en ½ mio. kr., hvorfor der antageligt vil være annonceringspligt med tildelingskriterier og dermed efter tilbud mulighed for en anden konsulent. 4

5 7524 Høje Gladsaxe, Punkthuset E-sag a sal - boligetablering Foreløbigt byggeregnskab foreligger til overgivelse til revision. Endeligt revideret byggeregnskab forventes at foreligge til bestyrelsens behandling på mødet den 25. november b. Sammenlægning af sal og 9. sal B-sag Sammenlægning mellem 4., 5. og 9. sal i Punkthuset i Høje Gladsaxe er tidligere vedtaget og lejeudligning mellem de 2 afdelinger er foretaget pr. 1. oktober 2010 på baggrund af anskaffelsessummen ifølge skema B udgifterne. Endelige lejefastsættelse (udlignet) sker på baggrund af anskaffelsessummen ifølge byggeregnskabet (skema C) når dette er endeligt godkendt og finansieringen bragt endeligt på plads. Afdelingsmøde for valg af (fælles) afdelingsbestyrelse indkaldes snarest. Dato foreslås aftalt til mødet. Dato for afholdelse af fælles afdelingsmøde for valg af fælles afdelingsbestyrelse fastsattes til tirsdag den 30. november Herudover til efterretning Støtte til visse boligafdelinger E-sag a. Vadgårdsparken, byggeskaderenovering Gladsaxe Kommunes tilbagemelding vedrørende godkendelse af forbrug af afsatte midler i byggeregnskabets samt anvendelse af restbeløb (mindreforbrug) afventes. 5

6 b. Pileparken facaderenovering E-sag Arbejdet med klargøring af byggeregnskabet pågår fortsat Afdeling 19 Buddingevej E-sag Landsbyggefondens videre behandling af sagen afventes fortsat Boligsocial helhedsplan for Høje Gladsaxe E-sag Der arbejdes videre med sagen. 6

7 7528 Afdelingsmøder vedrørende tilslutning til fjernvarme E-sag Gladsaxe Fjernvarmeforsyning har fremsendt Tilslutningserklæring til Fjernvarme for selskabets afdelinger Lyngparken 1, Lyngparken 2, Tinghøjparken samt Stengårdsparken. Hertil kommer Mølleparken 1 og 2, Vadgårdsparkens ungdomsboliger samt Buddingevej , der alle er omfattet af fjernvarmeudbygningsplanens fase 1. Den samlede tidsplan for de omhandlede afdelingers mulige overgang til fjernvarme (GF) indebærer, at der senest den 30. november 2010 skal afgives Tilslutningserklæring tilsagn om tilslutning. Dette indebærer, at der forinden skal afholdes afdelingsmøder (ekstraordinære) i de omhandlede afdelinger for indhentning af beboernes accept heraf. Der indkaldes således snarest til ekstraordinære afdelingsmøder i de berørte afdelinger med dagsordenspunkt Godkendelse af tilslutning til Gladsaxe Fjernvarmeforsyning. Tilslutninger forventes at kunne ske ultimo Til efterretning med bemærkning om at beslutning på de ekstraordinære afdelingsmøder vedrørende tilslutning til fjernvarme betragtes som bindende, medmindre forudsætningerne ændres Indskudsforhøjelse afdeling Kiplingsgaarden og afdeling Buddinge Mølle B-sag I henhold til aftale på bestyrelsens møde den 23. september 2010 optages forslag om forhøjelse af indskud i afdelingen Kiplingsgaarden og Buddinge Mølle på nærværende dagsorden. Jf. Driftsbekendtgørelsens 56, stk. 2, kan boligorganisationen uden Byrådets godkendelse, foretage forhøjelse af beboerindskud til 216 kr. pr. etage m 2 (2011 niveau). Ud fra en konkret vurdering indstilles det, at indskudsforhøjelsen begrænses til 180 kr. pr. etage m 2. 7

8 Indskud i afdelingerne (udvalgte eksempler) vil herefter udgøre: Kiplingsgaarden: Boligtype Gl. indskud Nyt indskud Forhøjelse 33 m kr kr kr. 38 m kr kr kr. 45 m kr kr kr. 48 m kr kr kr. Buddinge Mølle: Boligtype Gl. indskud Nyt indskud Forhøjelse 34 m kr kr kr. 37 m kr kr kr. 43 m kr kr kr. 54 m kr kr kr. Forslag om forhøjelse af indskud for Kiplingsgården og Buddinge Mølle samt indstilling om begrænsning til 180 kr. pr. m 2 fulgtes. Indskud forhøjes ved fremtidige udlejninger Høje Gladsaxe Fleksibel udlejning E-sag Møde med kontrahenterne i Høje Gladsaxe (direktørkredsen) har været afholdt tirsdag den 12. oktober 2010 for drøftelse af virkningen af den fleksible udlejning i Høje Gladsaxe. Resume fra mødet 12. oktober 2010 udsendtes til bestyrelsen med dagsordenen. 8

9 7531 Det årlige møde med Byrådet E-sag Til det årlige møde med Gladsaxe Byråd, der afholdes den 1. november 2010 på Gladsaxe Rådhus, foreligger tilmeldinger fra 9 afdelingsbestyrelser (i alt 12 personer). Herudover deltager Ryno Scheil og Mogens Rysgaard fra Organisationsbestyrelsen. Fra administrationen er Henning Juul Hovmand tilmeldt. Fra Høje Gladsaxe er foretaget samlet tilmelding, heraf med 2 deltagere fra selskabet Introduktionskursus for nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer m.fl. E-sag Introduktionskursus for nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer har været afholdt onsdag den 13. oktober Fra afdelingerne var i alt tilmeldt 9 deltagere (repræsenterende 6 afdelinger). Til mødet kom 9 deltagere, idet 1 havde meddelt afbud og 1 mødte op uden tilmelding. Til efterretning med forslag om at der tilsvarende afholdes introduktionskursus vedrørende opkobling til selskabets IT-funktion for nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer i forlængelse af afholdelse af afdelingsmøder, hvor der sker (ny)valg til afdelingsbestyrelserne. 9

10 7533 Foreløbigt urevideret regnskab for selskabet 2009/2010 B-sag Foreløbigt urevideret regnskab for selskabet 2009/10 er udarbejdet og udsendtes til bestyrelsen dagsordenen. Administrationsbidraget for 2009/10 fastsattes i henhold til vedtagelse på bestyrelsens møde den 26. februar 2009 (sag 7152) således: Administrationsbidrag pr. 60 m 2 erhvervs- og institutionslejemål bregnes 1 lejemålsenhed. Endvidere udgør 1 garageenhed 1/5 lejemålsenhed ,00 kr. I forbindelse med budgetgodkendelsen vedtoges at yde et tilskud til afdelingerne på kr., hvilket ud fra et lejemålsantal på 4830 enheder udgør 135 kr. pr. md. Med forbehold for, at der ikke i forbindelse med den endelige regnskabsudarbejdelse, herunder revisionens gennemgang sker ændringer, indstilles det, at administrationsbidrag samt tilskud til afdelingerne fastsættes som vedtaget på bestyrelsens møde den 26. februar Indstillingen om fastsættelse af administrationsbidrag for 2009/10 til kr. pr. lejemålsenhed samt tilskud til afdelinger på 135 kr. pr. lejemålsenhed med forbehold for eventuelle regnskabsmæssige ændringer samt revisionens gennemgang fulgtes Afdelingernes regnskaber 2009/10 E-sag Foreløbige ureviderede regnskaber udsendes til afdelingerne medio november Regnskab for afdeling 30, Høje Gladsaxe, afdeling 43, Punkthusafdelingen i Høje Gladsaxe, afdeling 44, Punkthuset 9. sal, afdeling 45, Punkthuset 4. og 5. sal, afdeling 06, Hulegårdsparken samt afdeling 46, Søborgparken er dog undtaget herfra, idet der for afdeling 30 s og Punkthusafdelingernes vedkommende skal indarbejdes relevante regnskabsdetaljer fra Fællesdriften. For afdelingerne Hulegårdsparken og Søborgparken s vedkommende skal andele af respektive ejerforeningers udgifter indarbejdes i afdelingsregnskaberne. Datoforløbet er aftalt under hensyntagen til revisionens tilrettelæggelse af arbejdsproceduren. 10

11 7535 Afdelingsmøder 2011 E-sag Ved skrivelse af 14. oktober 2010 til afdelingsbestyrelser i afdelinger hvor der afholdes 2 møder (i alt 8 afdelinger), er der fremsendt skema til fastsættelse af dato for afdelingsmøde i januar måned Frist for returnering af skema er fastsat til den 24. november 2010, således at fordeling af afdelingsmøderne kan ske på bestyrelsesmøde den 25. november Genbesættelse af inspektørstilling i selskabet E-sag Pr. 1. november 2010 tiltræder Ole Olsen stillingen som inspektør i selskabet efter Lars B. Christensen, der fratrådte i marts Ole Olsen har tidligere været ansat i Rødovre Boligselskab i 24 år, som teknisk chef, inspektør og VKO/ELO-konsulent, og har dermed en meget bred tilgang til driften af almene boliger samt samarbejdet med beboerdemokratiet. I forbindelse med Ole s ansættelse sker samtidig en mindre rokade i inspektørernes betjening af afdelingerne. Stationsparken 1 og 2, Stationsparkens Børneinstitution og Buddingevej betjenes fremover af Ole Olsen (tidligere Michael Heuck). Skoleparken 1 og 2 betjenes fremover af Jens Bielefeldt (tidligere Lars B. Christensen). Højgårdsparken, Vadgårdsparken og Kagsåvej betjenes fremover af Michael Heuck (tidligere dels Lars B. Christensen dels Jens Bielefeldt). 11

12 7537 Kredsudvalget E-sag a. Møder Seneste møde i udvalget har været afholdt den 16. september Referat herfra er udsendt den 7. oktober Næste møde i udvalget afholdes den 2. december Til efterretning med erindring om til-/afbudsmelding til mødet Fritidsudvalget a. Møder og referater E-sag Seneste møde i udvalget har været afholdt den 14. september Referat herfra er udleveret den 23. september Det planlagte møde den 27. september 2010 er udskudt til 25. oktober BL- cirkulærer E-sag Udsendt den 30. september 2010 * BL informerer nr. 51 af den 24. september 2010 vedrørende Nyt om moms på byggegrunde høringsudkast fra Skatteministeriet Udsendt den 7. oktober 2010 * BL informerer nr. 52 af den 30. september 2010 vedrørende Eventuelle erstatningskrav mod staten som følge af tinglysningsskandalen * BL informerer nr. 53 af den 30. september 2010 vedrørende Ny mulighed for støtte fra Regionalfonden til energirenovering af almene boliger 12

13 Ikke udsendt * BL informerer nr. 54 af den 30. september 2010 vedrørende Statistik januar Eventuelt Ingen sager Næste møde O-sag Næste ordinære møde afholdes den 25. november

14 7542 Øvrige datoer O-sag * Dato for offentliggørelse af dagsorden (udsendelsesdato) Dagsorden for bestyrelsesmøde den 28. oktober 2010 er udsendt den 21. oktober 2010 * Eventuelle bemærkninger til referatet Referat fra bestyrelsesmøde den 28. oktober 2010 udsendes den 4. november 2010 og eventuelle bemærkninger skal være administrationen i hænde senest den 11. november 2010 * Offentliggørelse af referat Referatet offentliggøres den 12. november

15 Lukket del 7543 Eventuelle sager til behandling a. Besættelse af stilling som direktør i selskabet./. Redigeret version udsendes til bestyrelsen med nærværende dagsorden. 15

16 Igangværende sager status Best. Adm. Afd-best. Repr. GK. Udvalg Afsluttet Pileparken 2 trappetårn x x x Renovering, Pileparken 6/8 x x x Udamortiserede prioriteter x x x Punkthuset 4. og 5. etage x x x Skoleparken 12 familieboliger x x x Helhedsplan x x x x Buddingevej 203/205 x x x 16