Referat. VUC Vestsjælland Syd. Bestyrelsesmøde. Den 20.marts kl i Slagelse, mødelokalet i kælderen

Transkript

1 Bestyrelsesmøde Referat Tilstede: Afbud fra Michael Kaas Andersen, Ikke tilstede: Lonnie Larsen Den 20.marts kl i Slagelse, mødelokalet i kælderen Dagsorden Godkendt 1. Godkendelse af referat Godkendt med følgende ændring til referatet: Thomas Clausen er refereret for at have sagt: Fra lærernes side er der et ønske om, at skatteydernes penge bruges fornuftigt. Det korrekte referat er:. at pengene bruges til undervisning. 2. Orientering Ulla Koch: Forstanderens resultatlønskontrakt 2012: godkendt og 2013 Formanden Besparelsespotentialer er udarbejdet af VUC. Tages frem, hvis der skulle blive behov for det. VUC s årsmøde arrangeret af Bestyrelses- samt Lederforeningen finder sted d. 22. april på Nyborg Strand. En opfordring til bestyrelsens medlemmer om at deltage. Der finder drøftelser sted med Moderniseringsstyrelsen angående indplacering af lønninger for øverste chefer. VUC Videncenter har ansat en konsulent, som varetager de daglige opgaver omkring centret. Bestyrelsesforeningen har påpeget, at det er et problem for VUC-bestyrelsernes sammensætning, at selvsupplerende medlemmer kun kan genudpeges 2 gange. Angående OK 13 er der opbakning til ledelsen om at opnå fleksible aftaler Forstanderen OK 13 Der er indgået overenskomst mellem Finansministeriet og GL. Overenskomsten indebærer primært at de centrale arbejdstidsaftaler ophæves og at tillægsstrukturen ændres. Det er herefter intentionen, at alle forhold vedr. arbejdstid skal aftales individuelt mellem ledelse og den enkelte medarbejder. Der kan også indgås lokale aftaler. Et første overslag over meromkostningen ved den ændrede tillægsstruktur medfører en meromkostning på ca. kr kr. incl. pension for VUC

2 Vestsjælland Syd. Ledelsen har påbegyndt en proces, hvor fokus er på, hvordan der kan arbejdes med OK13 dels i ledelsen og dels sammen med medarbejderne. På Uddannelsesforbundets område har Finansministeriet varslet lockout med virkning fra 1.april. Ikke alle AVU-, FVU- og OBU-lærere er organiseret i UF. Ledelsen mødes 2. påskedag og aftaler, hvorledes lockouten håndteres på skolen Langtidssyg lærer: En af vores lærere, er kommet alvorligt til skade på et kursussted i forbindelse med pædagogikum. Som uheldet foreligger oplyst, har læreren slået hovedet voldsom og fået en meget alvorlig hjernerystelse. Uheldet er indberettet som en arbejdsskade. Pædagogikum er afbrudt, og læreren er tilmeldt til pædagogikum pr. 1.august. APV Alle punkter fra APV foråret 2012 om det fysiske arbejdsmiljø har været behandlet. Alle punkterne er klaret, dog fortsætter akustikundersøgelserne i B1. APV skal opdeles på afdelinger. Ny APV for både det fysiske og psykiske områder skal afvikles i perioden 15. april 1. maj. Korsør afdeling har haft besøg af arbejdstilsynet. Det gav en grøn smiley. Ringsted får besøg inden for de næste 3 måneder. Øvrig bestyrelses medlemmer 3. Regnskab 2012, godkendelse Ved behandlingen af dette punkt deltager Søren Stampe og Lars Vestmose fra Deloitte Bilag 1 og bilag 2 4. Digital indberetning af regnskab og revisionsprotokollat bilag 3. er fremsendt Johnny Nielsen gennemgik årsrapport Søren Stampe og Lars Vestmose fremlagde revisionsprotokollat til årsrapport Regnskabet blev underskrevet af revision og bestyrelse. Citat Kvalitets og Tilsynsstyrelsen har udviklet en digital løsning af regnskabsindberetningen, som træder i kraft med indberetningen af 2012 regnskabet. Den digitale løsning medfører således, at institutionen ikke længere skal indsende årsregnskabet mv. i papirformat til styrelsen. Administrative fællesskaber er ikke omfattet at ovenstående løsning, yderligere information vil blive udsendt. For at kunne indberette materialet med digital signatur skal bestyrelse forinden: udpege en person, der bemyndiges til på bestyrelsens vegne at signere den elektroniske indberetning digitalt. Den bemyndigede person indestår for på bestyrelsens vegne, at det indberettede materiale er fuldstændigt og forefindes på institutionen. Herunder at der på institutionen forefindes

3 et revideret årsregnskab og et tilhørende revisionsprotokollat, der er underskrevet af alle stemmeberettigede bestyrelsesmedlemmer. Vi anbefaler, at bestyrelsen bemyndiger den daglige leder eller en anden person fra institutionens ledelse. foranledige, at der bestilles en medarbejdersignatur via Nets. Vejledning til bestilling er vedlagt som bilag 1. Indberetningen sker via ministeriets regnskabsportal, hvor følgende materiale skal vedhæftes: Årsrapporten for 2012, der er udarbejdet i overensstemmelse med gældende regnskabsbekendtgørelse på området. Revisors revisionsprotokollat, der er afgivet i tilknytning til revisionen af institutionens årsregnskab for Bestyrelsens stillingtagen til revisors anbefalinger og eventuelle kritiske bemærkninger i revisionsprotokollatet. Institutionens seneste opdaterede regnskabsinstruks Desuden skal følgende indberettes elektronisk som tidligere år: Formålsregnskab for 2012 Vi forventer at kunne åbne regnskabsportalen i anden halvdel af marts. Institutionen vil modtage mail med brugernavn og kodeord, når portalen er åbnet for indberetning. Vi kan allerede på nuværende tidspunkt oplyse om, at brugernavn og kodeord er det samme som tidligere år, dog vil indberetning før meddelelse om åbning af portalen automatisk blive slettet. Fristen for indberetning er senest onsdag den 8. april 2013 Vi gør opmærksom på, at vi ikke imødekommer eventuelle anmodninger om udsættelse af indberetningsfristen. Hvis fristen ikke overholdes igangsættes en rykkerproces, hvoraf det vil fremgå, at styrelsen agter at tilbageholde institutionens tilskud indtil indberetningen er afsluttet. Ledelsen indstiller, at økonomi- og administrationschef Johnny Nielsen bemyndiges til at indsende og underskrive med digital signatur.

4 5. Byggesagen 6. Ansøgning om fortsat forsøg med HF og frem 7. Arbejds- og Ferieplan Beslutning Bilag 4 8. Driftsoverenskomster FVU og OBU AVU udviklingsarbejde Efter henvendelse til MTH s koncernadministrerende direktør, er der udpeget en ny ansvarlig leder på direktørniveau. Efterfølgende er arbejdet på byggepladsen genoptaget, før vinterferien. Det er aftalt, at MTH udarbejder færdiggørelsesplan til d. 14.marts, og at der skal ske betydelige fremskridt i byggeriet førend vi påbegynder drøftelse af de udestående spørgsmål vedr. økonomi. Mødet er afholdt. VUC fik en mundtlig redegørelse, hvoraf det fremgik, at de fleste mangler ville være afhjulpet i uge 13 dog afhængigt af vejrlig. VUC har rejst krav om dagbod på grund af forsinket ibrugtagning. Der er tvist om et for dårligt fungerende ventilationsanlæg samt om ekstraudgifter til kloakering. Som bestyrelsen tidligere er orienteret om, har vi fået tilladelse til at gennemføre et forsøg med januar start på HF2. Godkendelsen af forsøget fik vi ultimo november, hvorfor der var meget kort tid til at orientere relevante samarbejdspartnere (UU, Jobcentret, andre ungdomsuddannelsesinstitutioner i Slagelse) og til egentlig markedsføring. På trods af dette fik vi alligevel over 60 henvendelser og over 40 relevante ansøgninger til de 28 pladser. Det er derfor vurderingen, at der er et betydeligt lokalt behov for HF2 med januar start. Det foreslås derfor, at vi ansøger om at få lov til at gentage forsøget i 2014 og Bestyrelsen bakker op om ansøgningen. Det vedlagte udkast til Arbejds- og ferieplan anbefales til godkendelse. Planen blev godkendt. Driftsoverenskomsterne kan ikke længere fornyes administrativt, idet de er forlænget 2*1 år ud over den oprindelige periode. Det indstilles, at FVU og OBU undervisningen sendes i udbud, og at vilkårene skærpes bl.a. vedr. dokumentation af lærerkvalifikationer, præcisering af forbud mod brug af underleverandører mm. Udbuddet foreslås med ansøgningsfris d. 30.august, så bestyrelsen kan behandle de indkomne ansøgninger om driftsaftale på bestyrelsesseminaret i september. Skolen har iværksat et udviklingsarbejde på AVU området. Formålet er at sikre borgere mulighed for fleksibelt optag, samtidigt med at AVUs nye fokus på kompetencer skærpes. Målet er, at den nye organisering skal tages i brug pr. 1.august OBU heldagstilbud Med inspiration fra bl.a. VUC Vest har vi påbegyndt et udviklingsarbejde på OBU området. Formålet er at tilbyde borgere med dysleksi et koncentreret forløb, der skal forberede til anden uddannelse. Det kan dreje sig om kommende AVU- eller hf-kursister eller elever til andre uddannelser. Undervisningen starter 1. januar.

5 11. evt. Tove Jakobsen: Tal på aktive kursister fra tilfældige hold viser, at der i dette skoleår er flere kursister, der er studieaktive sammenlignet med sidste skoleår. Vi tilskriver vores ændrede fastholdelsesstrategi dette resultat. Ulla Koch Thomas Clausen Leif Nielsen Michael Kaas-Andersen Rasmus Henningsen Bodil Knudsen Thomas Jensen Tom Rasmussen Sigurd Gormsen Lonni Larsen