Brønderslev-Dronninglund Kommune

Transkript

1 Brønderslev-Dronninglund Kommune Brønderslev Rådhus, Ny Rådhusplads 1, 9700 Brønderslev. Tlf Fax Dronninglund Rådhus, Rådhusgade 5, 9330 Dronninglund. Tlf Fax Dato: 15. august 2005 B. Kommissorium for analysearbejde vedr. forslag til fremtidig opgaveløsning. Projektnr. 20 Projekttitel Deltagere i projekgruppen Opgavebeskrivelse, herunder resultatmål Vej, Park og Natur Thomas Jepsen, Morten Nielsen, Dorthea Jensen (Alle Dronninglund Kommune), Finn Bjerning, Per K. Christensen, Asger Nielsen (projektleder) (alle Brønderselv Kommune), Erik Topp og Jens Berthelsen (Nordjyllands Amt) I forbindelse med Dronninglund og Brønderslev Byråds beslutning om at lægge sig sammen, formulerede de en helt overordnet vision for den nye kommunes fremtid. Her fra skal fremhæves: Brønderslev-Dronninglund Kommune skal være Vendsyssels mest attraktive bosætningskommune. Brønderslev-Dronninglund Kommune skal markere sig ved erhvervsog kompetenceudvikling indenfor landbrugssektoren, små og mellemstore virksomheder (smv) samt viden og uddannelse. Det sidste i tæt samarbejde med Region Aalborg. Denne gruppes arbejde skal udmunde i et resultat, der støtter op om - og medvirker til realisering af denne vision. Det skal i den sammenhæng særligt nævnes, at byernes udseende og funktion er meget afgørende i forhold til ønsket om øget bosætning. Projektgruppen vil således fokusere på, at afdække effekten af særlige tiltag på disse områder. Eksempelvis kan nævnes øget brug af sommerblomster, vand og kunst på veje og pladser. Den nævnte vision er fulgt af et idégrundlag, der bl.a. indeholder 8 bud om, hvordan vi i fællesskab opbygger en ny organisation og kultur. Disse 8 bud vil være grundlaget for gruppens arbejde frem mod vores forslag til ny organisering af de her omhandlede opgaver. Side 1/6

2 På baggrund af statusbeskrivelsen for de to kommuner samt beskrivelsen fra Nordjyllands Amt af de - til drift og anlæg inden for vej- og naturområdet - relaterede opgaver udarbejdes en nærmere analyse af opgaveløsningen, samt det hermed forbundne ressourceforbrug. Forbruget fordeles på personalenormeringer, materialer og ekstern bistand. Analysen skal behandle følgende relaterede opgaver (ressourceopgørelse vedrørende amtet er taget fra amtets egen statusopgørelse og er det samlede ressourceforbrug for hele Nordjyllands Amt): Veje. Anlæg: Med denne overskrift menes både selve udførelsen i marken, men også relaterede opgaver af administrativ karakter så som projektering, udbud og tilsyn. Der er tale om større opgaver, hvor tegningsmateriale m.v. er påkrævet. Drift: Belægninger på veje, fortove, torve og pladser (eks. asfalt, grus og granit) her under vejmarkering. Vejinventar her under skiltning m.v. Gadelys Gadefejning og renholdelse Vejafvanding, her under grøfter og rabatter Opgravningstilladelser Udbud af driftsopgaver Tilsyn med fremmede entreprenører Indtægtsdækket virksomhed (arbejde for fremmed regning) Broer/viadukter På dette område har både amt og kommune i dag en væsentlig opgave. Nordjyllands Amt bruger i dag henholdsvis ca. kr. 58 og 45 mill på drift og anlæg inden for vejområdet samt ca. 27 administrative årsværk og 72 årsværk i marken. Vintertjeneste. Her er tale om glatførebekæmpelse og snerydning i vinterhalvåret samt den tilhørende varsling og vagtordning. Amtet har i dag en døgnbemandet vagtcentral, som mange kommuner er koblet på. Amtets vintertjeneste er bemandet med 2,5 administrative årsværk samt 7,5 årsværk i marken og der bruges ca. kr. 17 mill. Side 2/6

3 Parker og grønne områder. Anlæg: Se beskrivelse under Veje. Drift: Pleje af parker og grønne områder i byerne Vedligeholdelse af boldbaner Pleje af institutionernes udenomsarealer Vedligeholdelse og etablering af tilhørende inventar (eks. borde, bænke og legeredskaber) Renholdelse Indtægtsdækket virksomhed (arbejde for fremmed regning) Amtet har i dag ikke mange opgaver inden for dette område. Natur. Anlæg: Se beskrivelsen under Veje. Drift. Pleje af fredede områder samt egne skove og naturarealer Pleje af fortidsminder Vandløbsvedligeholdelse Vedligeholdelse af stier og publikumsfaciliteter Naturgenopretning Vandløbsrestaurering Ovennævnte områder har deres tyngde i amtet i dag. Der således tilknyttet ca. 5 administrative årsværk samt ca. 63 årsværk i marken. Materielgård, maskiner og værksted. Reparation og vedligeholdelse af kommunens og amtets egne maskiner og materiel, der bruges i forbindelse med ovennævnte opgaver. Side 3/6

4 Administrative opgaver. Løbende budgetopfølgning Ressourcestyring Deltagelse i regnskabsaflæggelse Håndtering og indberetning af lønsedler Borgerkontakt Lokal-SU Analysen af ovennævnte områder skal indeholde en beskrivelse af: -vedligeholdelses/plejeniveauet for de forskellige områder/arealer -beskrivelse af maskinpark og bygninger m.v. -hvor store dele af drift og anlæg udføres i dag af ekstern entreprenør Opgørelsen skal også omfatte administrative ressourcer til eksempelvis projektering, tilsyn, relevante dele af bilagshåndtering, lønregnskab, ressourcestyring m.v. og skal ske uafhængigt af den nuværende placering i de respektive organisationer. På den måde sikres det, at det efterfølgende kan vurderes om flytning (decentralisering) af alle eller dele af disse opgaver er relevant. Det er besluttet, at en nærmere analyse af kommunens samlede administrative opgaver og nedsættelse af projektgruppe i den sammenhæng afventer fastlæggelse af den helt overordnede organisationsstruktur. Arbejdet i nærværende gruppe skal således koncentreres om oplæg til hvordan og hvilke administrative opgaver, der kan fordeles mellem en decentral enhed uden for rådhuset og administrationen på netop rådhuset og ikke vurdere, hvordan administrationsopgaverne fordeles internt her. Analysen skal give en vurdering af de nuværende måder at organisere sig på. Dette sker gennem en nærmere beskrivelse af opgaveløsningen her under de nuværende arbejdsgange, og en vurdering af de her med forbundne fordele og ulemper. I ovennævnte analyse skal det fremgå på hvilke områder og i hvilken form, der findes eksterne kontraktlige forpligtelser. Ligeledes skal det fremgå i hvilke sammenhænge og på hvilket niveau, der inden for området udføres arbejde på fremmed regning (indtægtsdækket virksomhed). De mangeartede opgaver kan relateres til følgende hovedområder: Veje, Parker, naturområder og de tilhørende administrative opgaver. Analyserne skal indeholde en særskilt vurdering af henholdsvis drifts- og Side 4/6

5 anlægsopgaver indenfor de enkelte hovedområder, da disse opgaver - i forslag til ny struktur - kan holdes både samlet og adskilt. Analyserne skal udmunde i en beskrivelse af forskellige forslag til organisation med detaljeret beskrivelse af fordele og ulemper, samt projektgruppens vurdering af disse. Der er tale om både den organisatoriske opbygning og den fysiske placering af mandskab og maskiner. Forslagene skal indeholde beskrivelse af hvilke teoretiske styringsformer (kontraktstyring, mål-/rammestyring, BUM-model, partnering, udlicitering m.v), der gøres brug af. Den nye organisation skal sikre den optimale sammenhæng mellem de tildelte ressourcer og kvaliteten af de udførte opgaver. Tidsplan for projektet (incl. milepæle) Nordjyllands Amt har netop færdiggjort statusbeskrivelser på Miljø og Veje. Det vil være hensigtsmæssigt, hvis analysearbejdet vedrørende den nuværende organisatoriske opbygning i amt og kommune kan følges ad frem mod udgangen af november Dette vil give et godt grundlag for amtets deltagelse i udarbejdelsen af forslag til ny organisation. Organisering af projektet Aflevering af kommissorium m.v. 13. juni 2005 Analyse af den nuværende organisation 1. december 2005 og opgaveløsning Forslag til fremtidig organisering 1. maj 2006 Medlemmerne i projektgruppen vil 2 og 2 få et eller to områder at analysere på. De vil skulle sikre kommunikation med deres respektive baglande (eks. materielgårdene) samt orientering i relevante SU. Gruppen vil på deres første møde efter godkendelse af kommissoriet lave mødekalender og detaljeret opgavefordeling/arbejdsplan medlemmerne imellem. Ovennævnte detailplaner her under tidsplaner for de enkelte opgaver vil løbende blive fremsendt til den administrative styregruppe til orientering. Møderne vil blive afholdt hensigtsmæssigt fordelt mellem de to kommuner og amtet. Side 5/6

6 Projektgruppens ressourcebehov (Økonomi og personale) Side 6/6