Uddybende Dagsorden. Møde i studentersamfundets bestyrelse

Transkript

1 Møde i studentersamfundets bestyrelse Den 4. februar 2014 klokken 17:00, Ridderlokalet/Wunderbar,. Ordinære medlemmer: Daniel Mose Thiilborg, Anne Kathrine Krushave, næstformand Kasper Gram, kasserer Philip Hundevad Nymann, bestyrelsesmedlem** Lasse Rørbæk, bestyrelsesmedlem Asger Munk Bandholst, bestyrelsesmedlem Afbud til start Anders Steen Mortensen, bestyrelsesmedlem Afbud Christina Saaby Jørgensen, bestyrelsesmedlem Simon Pedersen, Studenterhuset s repræsentant Observatører: Michael Trabjerg, Ordfører Daniel Seehausen, Erhvervsgruppen Dagsorden: 1. Formelt (B) [5 min] 2. Igangværende opgaver (OB) [25 min] 3. Nyt... [30 min] fra en fra de enkelte bestyrelsesmedlemmer siden sidst fra Studenterpolitiske Direktion fra Administrationen fra Erhvervsgruppen fra Studentersamfundet CPH fra Studenterhuset fra grupper repræsenteret ved mødet 4. Spisning [30 min] 5. Studiestartsfestudvalg (ODB) 30 min 6. Budgetter for 2014 (ODB) 30 min 7. Introaften for frivillige (ODB) 30 min 8. Rundtur til nye studerende (ODB) 30 min 9. Årsberetning (OD) 30 min 10. Frem mod GF (ODB) 30 min 11. Overleveringsweekend (ODB) 30 min Eventuelt Mødeevaluering O = Orientering, D = Debat, B = Beslutning. [forventet længde], ** = Mødeansvarlig. Uddybende Dagsorden Side 1 af 5

2 1. Formelt (B) [5 min] Valg af ordstyrer og referent Lasse ordstyrer og Daniel referent Godkendelse af dagsorden Godkendt 2. Igangværende opgaver (OB) [25 min] Visitkort Udskudt Kasseapparat Tabletten er kommet Rundturer til nye studerende på som punkt Studenterorganisation på SIS Ikke noget nyt, slettes til fremtidige møder AAU Dåb Droppes. Handicapforening Er blevet inviteret med til introaften (Flere igangværende opgaver er punkter) 3. Nyt... [30 min] fra en Økonomiske forudsigelser for AAU videregivet. Hum forventes at få stort underskud, teknat overskud Der er stor forskel antalet af internationale gæstestuderende man tager ind og sender ud. fra de enkelte bestyrelsesmedlemmer siden sidst Kasper har travlt med budgetter Huxi bliver ikke til noget fra Studenterpolitiske Direktion Der er bootcamp på torsdag, 70 deltagere, de bliver også inviteret til introaften. Der var UPFmøde igår, der er blevet snakket omkring hvordan fremtiden skal være. fra Administrationen fra Erhvervsgruppen Der søges ny redaktør og layouter til Agenda. Der er søgt tilbud på at skifte trykkeri. Side 2 af 5

3 fra Studentersamfundet CPH Bestyrelsen i København har lavet en forretningsorden, de flytter lokaler så de bliver mere synlige. I slut februar laves der en infodag, og 6. marts er der ekstraordinær generalforsamling, og den 8. marts laves der overlevering. fra Studenterhuset Har lige afholdt festival, som gik meget godt. fra grupper repræsenteret ved mødet 4. Spisning [30 min] Så er der føde. Der tages ikke referat til dette punkt. 5. Studiestartsfestudvalg (ODB) 30 min De seneste år har studiestartsfestudvalget været bestået af folk som det forrige Studiestartfestudvalg har fundet og valgt, uden at Studentersamfundets bestyrelse har været indblandet. Studiestartsfestudvalget er ikke en selvstyrende gruppe, men et udvalg som er nedsat af bestyrelsen. Jeg kunne godt tænke mig en diskussion over om dette skal fortsætte som det altid har været eller om bestyrelsen skal være mere ind over de beslutninger som der bliver taget i udvalget. Derudover eventuelle forslag til kompetente folk der kunne være gode for Studentersamfundet at have siddende i udvalget. Studiestartsfestudvalget skal have en som er kontaktperson til den studiestartsansvarlige fra Studentersamfundets bestyrelse. Samt at referater fra møder i Studiestartsfestudvalget sendes til kontaktpersonen i Studentersamfundets Bestyrelse. Det henstilles til at Studiestartsfestudvalget bliver færre personer, for at øge ansvarsfølelsen, samt for at effektivisere og uddelegere ansvar til mindre undergrupper med ansvar for de enkelte elementer af festen. 6. Budgetter for 2014 (ODB) 30 min Vi skal have bestemt budgettet for de konti som bestyrelsen fastsætter. Disse kan ses i skemaet som Lena sendte rundt 10. januar Bestyrelse har rettet budgettet Kasper sender det til Lena Side 3 af 5

4 7. Introaften for frivillige (ODB) 30 min Motivation: Christina Introaftenen for frivillige er rykket til først i marts, da grupper og frivillige ikke er blevet indkaldt i god tid. Derfor skal de inviteres, ligesom grupperne, samt det skal arrangeres. Den nye dato er 5. marts kl Tilmeldingsfrist for frivillige er den 14. februar. Der laves sandwichbuffet Kasper indhenter tilbud fra Føtex, samt sodavand chips Christina booker Auditorium A og kantinen. Michael sender mail til grupperne, med deadline den 14. februar Daniel og Anne laver oplæg for Studentersamfundet generelt. Alle grupper får mulighed for at holde et kort oplæg om gruppen, hvorefter der er mulighed for snakke videre i kantinen. 8. Rundtur til nye studerende (ODB) 30 min Fra studiestart mangler vi at komme rundt til 19 studier, som det har været aftalt vi skal nå inden GF, derfor skal det fastlægges hvordan vi gør. Kasper opdatere det slideshow. Daniel sender oplysninger på studievejleder, så arrangere de ansvarlige for de enkelte turer selv hvornår det skal ske. 9. Årsberetning (OD) 30 min Der er lavet et udkast til årsberetningen 2013/2014, som vi vil tage op dele er skrevet helt ud, og dele er kun i stikord som aftalt på bestyrelsesmødet 20/12 13 De enkelte afsnit skrives af de enkelte kontaktpersoner, da de burde have størst viden og indsigt. Daniel sender rundt med hvem der skal skrive hvad og deler dokumentet. Deadline er den 5. marts. 10. Frem mod GF (ODB) 30 min Vi skal have styr på bookning af mad, lokaler, der skal laves en GF mappe, samt findes ordstyrer og referent, samt gøres opmærksom på at man kan indstille folk til årets frivillige Der er blevet booket mad og lokaler på Studenterhuset, Lasse booker tid hos lasertryk så vi kan få trykt mapper. Der laves billetter på webshop for at holde styr på hvor meget mad, som skal bestilles. Daniel opdaterer facebookeventet med datoer og formalia. Side 4 af 5

5 Deadline for nomineringen af Årets frivillige 17 marts Finn er blevet booket til at komme og dele den ud. Daniel hører Lasse PNO og Andreas Rytter om de vil være ordstyrer og referent. 11. Overleveringsweekend (ODB) 30 min Vi skal have styr på bookning af huset, mad, om vi skal have et køkkenhold med, samt få forberedt indhold til overleveringen Huset er booket, Lasse og Kasper laver liste over ting som skal købes ind og køber ind i passende mængder. Vil vi gerne have et køkkenhold, Milan, Christian og Signe høres om de vil med Lasse hører dem. De enkelte bestyrelsesmedlemmer holder hver et oplæg omkring hvad de har lavet, samt overlevere med den person som skal overtage titlen. Der laves Quiz for de nye. Og velkomstmapper som de får på GF. Copy/Paste fra sidste år med små justeringer Lasse finder det frem. Titlerne tages op til overvejelse. Eventuelt Mødeevaluering Godkendelse af referat Side 5 af 5