Hvis I vil vide mere. Kom godt i gang med standarder. Hvordan arbejder I med et fælles ledelsessystem og skaber synergi?

Transkript

1 Tryksag Hvis I vil vide mere Kom godt i gang med standarder I er velkomne til at kontakte vores erfarne konsulenter inden for integreret ledelse på telefon eller consulting@ds.dk. Helhedsorienteret ledelse med et integreret system Hvordan arbejder I med et fælles ledelsessystem og skaber synergi? ISBn print ISBn pdf Kollegievej Charlottenlund Tlf Fax

2 Oversigt Hvorfor denne pjece? Hvorfor denne pjece? Hvem er det relevant for? Hvad får I ud af at arbejde med integreret ledelse? Hvilke metoder kan I benytte? 7 gode råd Hvis I vil vide mere Velkommen til Kom godt i gang med standarder. Denne pjece har fokus på, hvordan I kan arbejde med flere ledelsessystemer fra hvert sit fagområde, fx kvalitet og miljø, så systemerne fremstår og anvendes som en samlet helhed. Pjecen handler også om, hvordan I som virksomhed kan sikre et samlet overblik over politikker, mål, processer og procedurer i ét fælles system fremfor at have selvstændige ledelsessystemer med bl.a. separate politikker og mål. Pjecen er skrevet til små og mellemstore virksomheder, sammenslutninger, myndigheder og institutioner inden for alle brancher, der allerede har eller planlægger at indføre ledelsessystemer. Vi håber, at I vil lade jer inspirere til at komme godt i gang eller videre! Der findes flere pjecer i serien Kom godt i gang med standarder. I kan finde dem på webshop.ds.dk, hvor de er gratis at downloade. De kan også bestilles i en printudgave. Hvis I har spørgsmål til indholdet, er I velkomne til at kontakte seniorkonsulent Berit Schwartz på bes@ds.dk.

3 Hvem er det relevant for? Integreret ledelse er relevant for jer, der Hvad får I ud af at arbejde med integreret ledelse? > > har implementeret et ledelsessystem, og som ønsker at integrere et eller flere yderligere ledelsessystemer i dette > > har implementeret flere ledelsessystemer og ønsker at integrere dem i ét system > > ikke har et formelt ledelsessystem, men ønsker at udvikle et integreret ledelsessystem for to eller flere fokusområder. Der findes selvstændige ledelsessystemer for bl.a. arbejdsmiljø, kvalitet, miljø, energi, fødevaresikkerhed, informationssikkerhed og samfundsmæssigt ansvar. På tværs af ledelsessystemerne er der nogle gennemgående emner og krav. Når I skal implementere endnu et ledelsessystem, vil det derfor være effektivt at sammenskrive de fælles emner og krav og herudover beskrive de specifikke krav, der relaterer sig til den enkelte standards fokus. Det vil blandt andet forhindre, at der udføres ensartede aktiviteter parallelt og ukoordineret forskellige steder i virksomheden. Til gengæld vil de blive udført på tværs af alle ledelsessystemer. Med et ledelsessystem etablerer I et forretningsmæssigt overblik over jeres virksomhed. Det skaber et solidt fundament for at tage stilling til, hvordan I forbedrer og udvikler kontinuerligt. Undervejs tager I fx stilling til de vigtigste risici for jeres forretning, I inddrager ledelse og medarbejdere i udviklingen, og gør det synligt, hvad I gør og hvorfor. Ledelsessystemer kan implementeres på flere forskellige måder. Det afhænger dels af den enkelte virksomheds behov, mål, produktion, services og kultur, dels af den strategiske retning for produkter, ydelser, markeder og kunder. De enkelte standarder for ledelsessystemer er generiske, dvs. at de ikke er udviklet med én virksomhedstype for øje. Derfor giver den enkelte standard ikke et endegyldigt svar på, hvordan et godt ledelsessystem ser ud i den enkelte virksomhed. Men der kan peges på flere faktorer, der kan hjælpe en virksomhed til at implementere et helhedsorienteret system med fokus på ledelse og relevante forretningsprocesser for det pågældende fokusområde. I skal først beslutte, hvad ledelsen ønsker at opnå for det enkelte ledelsessystem og for kombinationen af flere ledelsessystemer. I denne proces skal der også tages hensyn til kunder, markeder, lovgivning og andre interessenter.

4 Hvilke metoder kan I benytte? Strategier og politikker Jeres ledelsessystem bør tage udgangspunkt i jeres virksomheds grundlag, dvs. der skal være overensstemmelse mellem den forretningsmæssige strategi og fx kvalitetspolitikken. På samme måde skal der være sammenhæng mellem den overordnede strategi og de konkrete politikker og mål. Desuden skal jeres politik være i overensstemmelse med jeres strategiske overvejelser og passe til de standarder, som virksomheden har valgt at styre efter. > > Vurdér, om jeres politik bør ændres eller justeres. Det kan være, at der skal udarbejdes en overordnet politik, der kan udmøntes i en række delpolitikker, fx for miljø og kvalitet. > > Sørg for, at delpolitikkerne bidrager til den overordnerede politik og passer til de standarder, som der arbejdes efter. Risikovurdering Centralt i risikotankegangen ligger, at en virksomhed i sine vurderinger vurderer potentielle risici for skade på forretning, miljø og produkter. Da fokus i standarderne er forskellige, skal I være opmærksomme på, at graden af risici varierer tilsvarende. Jeres risikovurdering kan omhandle: > > Kortlæg kritiske aspekter og risici > > Vurdér og prioritér risici for virksomheden > > Vurdér og prioritér risici for de skader, som virksomhedens aktiviteter, herunder forretning, produkter og services, kan pådrage sin omverden og interessenter > > Fastlæg krav til indsatser og resultater.

5 Kortlægning og udvælgelse af væsentlige processer og forhold Ved etablering af et samlet ledelsessystem skal de væsentligste processer og aktiviteter i virksomheden afdækkes. Der skal tages hensyn til > > konkrete forhold i processer, produkter og services, der har afgørende betydning > > jeres interessenters behov > > lovkrav og andre bestemmelser > > struktur og ansvar. Mål og resultatstyring I bør formulere målsætningerne for jeres samlede ledelsessystem og sikre, at systemerne ikke modarbejder hinanden, fx ved at afstemme kvalitetsmålsætninger med miljømålsætninger. Målsætningerne skal være konkrete, tidsbestemte og målbare. Mål og handleplaner danner tilsammen de elementer, der skal sikre, at politikkerne bliver efterlevet i jeres virksomhed. Der skal derfor tages hensyn til hensigterne i politikkerne ved udformning af mål. I skal særligt tage sørge for at > > indledningsvis formulere målsætninger for det nye fokusområde > > undersøge jeres nuværende og fremtidige behov, produktog procespræstationer > > skabe overblik over ressourcer og kompetencer.

6 Ledelsessystemet skal være en del af den daglige drift Virksomheden skal sørge for, at medarbejderne kender ledelsessystemet, og forklare, hvorfor det er indført, og hvad det betyder for virksomheden. Det væsentlige er, at I skal > > definere og udvikle processer til intern og ekstern kommunikation mellem medarbejdere og ledere samt kunder og øvrige interessenter > > planlægge og udvikle processer til driftsstyring, indkøb, salg og produktion ved at sikre en styringsmetode > > udvikle processer til dokumentstyring, dvs. I skal sikre, at de relevante dokumenter er tilgængelige og opdaterede > > udarbejdelse af processer for indførelse af nye dokumenter. Forankring og videre udvikling af ledelsessystemerne Når jeres ledelsessystemer fungerer, afspejler de jeres virksomhed og forretningsfundament. Det er vigtigt, at I kontinuerligt efterlever dem og samtidig vurderer, om der er behov for forbedringer eller ændringer i systemerne. 7 gode råd Arbejdet med at indføre et integreret ledelsessystem kan kort opsummeres: > > Sæt et realistisk ambitionsniveau. > > Gør processen gennemskuelig ved at gå frem i overskuelige trin. > > Afsæt de nødvendige ressourcer, fx timer for medarbejdere, mødefacilitering og udstyr. > > Anerkend at processen er en læringsproces, der kræver kompetencer og tid > > Definér konkrete handlingsplaner med deadlines og ansvarshavende > > Evaluér løbende jeres indsats. Hvad fik I ud af det? Hvad skal forbedres til næste gang? Er der rutiner og metoder, der skal ændres? > > Få hjælp fra nogen, der har prøvet det før. At opnå dette kræver engagement og investering fra både ledelse og medarbejdere, ligesom det kræver, at alle ved, hvordan de opnår indflydelse og kan involvere sig.