Referat af femte ordinære generalforsamling

Transkript

1 Referat af femte ordinære generalforsamling Arne Jørgensen 27. september 2003 Til stede Palle Jørgensen (næstformand), Kaja Christiansen (formand), Morten Høgholm, Kåre Fiedler Christiansen, Arne Jørgensen (kasserer), Lars Madsen (bestyrelsesmedlem) og Vivi Petersen. Dagsorden 1. Valg af dirigent og referent 2. Godkendelse af dagsorden 3. Formanden aflægger beretning for det forløbne år 4. Kassereren forelægger det reviderede regnskab 5. Behandling af indkomne forslag 6. Fastsættelse af kontingentets størrelse 7. Valg af tillidsposter iflg. vedtægternes 5, stk Eventuelt 1. Valg af dirigent og referent Kåre Fiedler Christiansen blev valgt til dirigent. Han konstaterede at generalforsamlingen var lovligt indkaldt. Arne Jørgensen blev valgt til referent. 2. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt i den form den var udsendt i indkaldelsen. 1

2 3. Formanden aflægger beretning for det forløbne år Kaja fremlagde fremlagde sin beretning over det forgangne år. Beretning kan læses i appendiks A på side 4. Beretningen blev enstemmigt godkendt. 4. Kassereren forelægger det reviderede regnskab Arne fremlagde regnskabet (udsendt med indkaldelsen) og orienterede om revisorens bemærkninger (omdelt) da denne desværre ikke kunne være tilstede. Som det også fremgår af bemærkningerne i regnskabet skyldes dette års store overskud at der sidste år ikke var blevet indkøbt TEX Live-cd er samt at medlemmerne har været bedre til at betale kontingent. Desuden blev det på generalforsamlingen bemærket at der måtte mangle nogle udgifter til frimærker da sidste års generalforsamlingsindkaldelse og -referat blev udsendt på papir. Kassereren kunne oplyse at der ikke var udbetalt refusion eller indleveret bilag på dette og andet nogen måtte have glemt at aflevere boner (sikkert ham selv). Kompenseres der for alt dette svarer det til en forbedring i forhold til året før på måske 1000 kr. Regnskabet blev enstemmigt godkendt. 5. Behandling af indkomne forslag Der var debat om hvordan afholdelsen af DK-TUG-foredrag skulle arrangeres. Baggrunden for dette var tidligere års beslutninger om foredrag kun er for medlemmer, samt at der ikke serveres kaffe og kage eller lignende til foredragene. Debatten om dette førte frem til følgende to forslag der skulle give foreningen mere fleksibilitet i disse spørgsmål: 1. Medlemmer har gratis adgang til foredrag. Bestyrelsen kan beslutte at opkræve betaling for ikke-medlemmer. 2. Der kan serveres kaffe og kage til arrangementer. Begge forslag blev enstemmigt vedtaget. 6. Fastsættelse af kontingentets størrelse Med indkaldelsen var et udsendt et forslag fra bestyrelsen om at kontingentet for det kommende kontingentår (1. november 2003 til 31. oktober 2004) skulle være på et uændret niveau, dvs. 50 kroner for almindelige medlemmer og 150 kroner for institutionsmedlemmer. Der blev ikke stillet andre forslag til kontingent og forslaget blev enstemmigt vedtaget. 2

3 7. Valg af tillidsposter iflg. vedtægternes 5, stk. 8 Følgende personer blev valgt ved fredsvalg: Formand Kaja Christiansen Næstformand Palle Jørgensen Kasserer Arne Jørgensen Bestyrelsesmedlem Morten Høgholm Bestyrelsesmedlem Uffe Engberg Bestyrelsesmedlem Vivi Petersen Bestyrelsessuppleant Lars Madsen Bestyrelsessuppleant Rasmus Villemoes Revisor Thomas Ljungberg Revisorsuppleant Thomas Widmann Kaja Christiansen havde fået fuldmagt til at opstille Uffe Engberg. Lars Madsen havde fået fuldmagt til at opstille Rasmus Villemoes. Arne Jørgensen havde fået fuldmagt til at opstille Thomas Ljungberg og Thomas Widmann. 8. Eventuelt Ved sidste års generalforsamling blev vedtægternes 5, stk. 10, om godkendelse af generalforsamlingsreferat vedtaget. Referatet af generalforsamlingen 2002 blev godkendt med 5 stemmer for og 2 blanke. Det opfordredes til at dette bliver sat på som et punkt på dagsordenen til næste års generalforsamling og at det til næste års generalforsamling bliver stillet som vedtægtændringsforslag at punktet indføres som et punkt i vedtægternes 5, stk. 3. Endvidere blev det præciseret at sidste års generalforsamlingsbeslutning om fremover kun at sende post til medlemmerne via naturligvis ikke gjaldt TEX Live og indbetalingskort til kontingentet. Kaja bragte en række emner op til debat for at få ideer til foreningens virke på banen. Synliggørelse, specielt gennem institutionsmedlemskabet. Omorganisering og forbedringer af hjemmesiden. 3

4 Eventuelle vingaver og rejsehjælp til udefra kommende foredragsholdere. Kaja har en næsten komplet samling af TUGboats (den internationale TEXbrugergruppes blad) på sit kontor. Man er velkommen til at låne. Lars kommenterede at han syntes der var for få medlemmer der deltog i generalforsamlingen og foreslog at man supplerede generalforsamlingen med foredrag. Desuden foreslog han at generalforsamlingen kunne holdes i forbindelse med en mini-konference eller lignende, fx i en hytte. Kaja og Palle fortalte at planerne for afholdelse af EuroTEX 2005 i Danmark de facto blev skrinlagt under dette års EuroTEX hvor det vidste sig at der ikke var opbakning til dette blandt flere af de store europæiske brugergrupper da Dante (Tyskland) og Gutenberg (Frankrig) ønskede at holde denne i forening. A. Formandens beretning Det forgange år kan nok karakteriseres som positivt og stabilt for DK-TUG. etablering af DK-TUG som stedet for TEX relaterede emner velfungerende mailingliste og websted trofasthed hos vores medlemmer fortsættelse af nuværende aktiviteter A.1. Bestyrelsen Bestyrelsen bestod af formand Kaja Christiansen, næstformand Palle Jørgensen, kasserer Arne Jørgensen, samt bestyrelsesmedlemmer Martin Joakim Geisler, Emil Hedevang Lohse og Lars Madsen. Derudover Thomas Ljungberg som revisor og Thomas Widmann som revisorsuppleant. A.2. Aktiviteter Internet Vores websted og konferencelister blev flyttet til Århus, hvor de har hjemme på Datalogisk Institut. Dette var hensigtsmæssigt da dels personerne der arbejder med dem i forvejen har været knyttet til Aarhus Universitet og dels for muligheden for at administrere listerne med mailman og således forhindre uønsket spam på listerne. 4

5 TEX Live cd er Vi besluttede at genoptage traditionen med at uddele cd er. I år vil tilbudet til medlemmerne bestå af 2 stk. cd er (demo-cd og installations-cd), samt en dvd (der vil indeholde både demo-, installations- og CTAN-software). Foredrag I det forgangne år har vi holdt to foredrag: 12/2003 Introforedrag (ved Lars Madsen) 09/2003 Bibulus (ved Thomas Widmann) Eksterne aktiviteter DK-TUG blev inviteret til at søge, og fik bevilget, udstillingsplads på LinuxForum Deltagelsen i LinuxForum var en succes og har helt sikkert bidraget til at udbrede kendskabet til og brugen af TEX. Lars, Palle, Thomas, Morten og Kaja har deltaget i EuroTEX konference i Brest, Frankrig. Det danske indlæg på konferencen var Thomas Widmanns Bibulus-projekt, der blev særdeles godt modtaget. A.3. Fremtiden Medlemsblad Medlemsbladet, der siden oprettelsen af DK-TUG har stået højt på foreningens ønskeliste, har endnu ikke set dagens lys. Der har flere gange været fremhævet at dk-tug mailingliste er vores største aktiv. Min anbefaling til den næste bestyrelse er at bruge dette aktiv som hjælp til endelig at få startet et medlemsblad. Valgperioder Nuværende valgperiode for bestyrelsesmedlemmer er blot ét år. Stabiliteten og kontinuiteten af bestyrelsesarbejdet kunne højnes ved en længere valgperiode. Jeg foreslår at den næste bestyrelse diskuterer om nuværende vedtægter burde ændres til fordel for en 2 års valgperiode. 5