GODKEND OG AFSTEM JOB

Transkript

1 DATO DOKUMENT SAGSBEHANDLER MAIL TELEFON 13. maj 2016 Version 1.2 JobManager supporten GODKEND OG AFSTEM JOB ENTREPRISESTYRER Guldalderen Hedehusene EAN Telefon vejdirektoratet.dk SE

2 INDHOLDSFORTEGNELSE INTRODUKTION... 3 GODKEND MÆNGDER PÅ JOB... 4 Søg job... 5 Godkend hele jobbet... 6 Godkend hele jobbet via masseret... 6 Godkend dele af job... 8 Skift status... 8 Opdater... 9 AFSTEM JOB...10 Søg og vælg job...10 Skift status...12 Opdater...12 UDSKRIV JOB...13 Søg og vælg job...13 Udskriv job...14 Luk job af 14

3 INTRODUKTION Denne vejledning er udarbejdet med det formål at beskrive de processer, der skal gennemgås, når et job skal behandles i JobManager. De tre overordnede faser er illustreret i nedenstående figur. Godkend mængder på job Afstem job Udskriv job Øverst på alle sider, inklusiv denne, er ovenstående figur vist, med det formål at illustrere, hvilket emne den pågældende side beskriver (blå baggrundsfarve i modsætning til grå). Hver fase opdeles i underfaser for at give et overblik over de trin, som skal gennemgås for at fuldføre den pågældende fase. 3 af 14

4 GODKEND MÆNGDER PÅ JOB Job med statustrin Mængder opgjort kan godkendes. Mængderne godkendes på linjeniveau, enten ved godkendelse af alle mængder på postlinjen eller kun en del af mængderne på postlinjen. Mængdegodkendelse på joblinjeniveau sker uafhængigt af status på selve jobbet. Proceduren for at godkende mængder på et job, er beskrevet herunder. Søg job Godkend job helt Godkend dele af job Skift status Opdater 4 af 14

5 SØG JOB For at ændre statustrin til Mængder godkendt på et job, navigeres via JobManager Forsiden til Job Jobliste, som vist herunder. Herfra åbnes skærmbilledet Jobliste, hvor udvælgelseskriterier kan angives, således at søgningen bliver mere effektiv. Det anbefales at benytte følgende kriterier som minimum: Under Status vælges Mængder Opgjort, pil 1 herunder Under Vælg flere Entrepriser, vælges den aktuelle entreprise, pil 2. Når de ønskede udvælgelseskriterier er tastet ind, klikkes på indeholder job med statustrin Mængder opgjort, kommer nu frem., pil 3. En liste, der 5 af 14

6 GODKEND HELE JOBBET For at godkende alle de opgjorte mængder på et job, vælges jobbet ved at et klikke på redigeringsikonet ud for det ønskede job. Herved åbnes skærmbilledet Opdatér job. For at godkende hele postlinjens mængde, gøres følgende: 1. Kontroller at alle oplysningerne er som aftalt 2. Hak af i kolonnen Status Godk ud for den opgjorte mængde, som pil 1 herunder indikerer a. OBS! Når der er sat hak i kolonnen, vil disse mængder blive ført med over til acontobegæringen, upåvirket af en ikke-godkendelse af det samlede job. 3. Gentag pkt. 2 for hver linje med opgjorte mængder 4. Er hele jobbet hermed færidgt, sættes hak i Slutafregnes pil Klik på for at gemme oplysningerne i databasen. Status på de opgjorte mængder er herefter Godkendt påført AC(0) og de er klar til at blive afregnet af entreprenøren Der skal nu skiftes status på hele jobbet til Godkendt til afregning, som beskrevet i et senere afsnit. GODKEND HELE JOBBET VIA MASSERET For at godkende alle de opgjorte mængder på et job, vælges jobbet ved at sætte et hak i listen, som pilen herunder indikerer. 6 af 14

7 Rul derefter ned på liste-siden og fold Masseret og rapporter ud, pil 1. Efter der er foldet ud, fremkommer følgende knapper i vinduet: I feltet Skift status på valgte jobs skiftes status til Godkendt til afregning, pil 2. Bemærk, at det er muligt, at vælge flere jobs på én gang. Herefter klikkes på, pil 3. Status er nu skiftet på det/de valgte jobs. 7 af 14

8 GODKEND DELE AF JOB Find det job i listen, hvor opgjorte mængder skal godkendes. Klik på ud for jobbet. Herved åbnes skærmbilledet Opdatér job. For at godkende hele postlinjens mængde, gøres følgende: 1. Kontroller at alle oplysningerne er som aftalt 2. Hak af i kolonnen Status Godk ud for den opgjorte mængde, som pilen herunder indikerer. OBS! Når der er sat hak i kolonnen, vil disse mængder blive ført med over til acontobegæringen, upåvirket af en ikke-godkendelse af det samlede job. 3. Gentag pkt. 2 for hver linje med opgjorte mængder 4. Er der postlinjer der ikke kan godkendes af enten den ene eller anden grund, skal der ikke sættes flueben i Status Godk 5. Klik på for at gemme oplysningerne i databasen. Status på de opgjorte mængder er herefter Godkendt påført AC(0) og de er klar til at blive afregnet af entreprenøren Er der postlinjer der ikke kan godkendes er det vigtigt at entreprisestyreren ikke sætter hak i slutafregnet pil. 1 Ved godkendelse af en delmængde vil postlinjen forblive på jobbet under færdigmeldte mængder i gruppen 'Ikke fakturerede beløb', og kan efterfølgende godkendes ved næste fakturering/acontobegæring. Der skal nu skiftes status på jobbet til Mængder ej godkendt, så jobbet kan blive sendt retur til entreprenøren. Entreprisestyreren bør kontakte entreprenøren eller som minimum skrive en kommentart til jobbet, hvorfor mængderne ikke kan godkendes. SKIFT STATUS Når mængderne er godkendt, skiftes statustrin på jobbet til Godkendt til afregning ved at klikke på i højre side af skærmbilledet. Vinduet Status åbner herefter. 8 af 14

9 I dette vindue vælges statustrin Godkendt til afregning, pil 1 herunder. Klik herefter på eller, pil 2. Sidstnævnte har den fordel, at den lukker Status-vinduet og vender tilbage til siden Opdatér job. For at gemme den valgte status på jobbet, skal jobbet opdateres. OPDATER Statusopdateringerne gemmes endeligt ved at klikke på eller. Nu er mængderne opgjort på linjeniveau og jobbet i statustrin Godkendt til slutafregning. 9 af 14

10 Godkend mængder på job Afstem job Udskriv job AFSTEM JOB Følgende afsnit omhandler job med statustrin Slutafregnet, der kan afstemmes med SAP. Proceduren for dette ses herunder. Husker entreprisestyren at sætte flueben i slutafregnes, når jobbets færdigmeldte mængder er godkendt skifte jobbet status til Faktura SAP afstemt automatisk. Skulle det ske at entreprisestyreren glemmer dette gøres følgende: Søg job Vælg job Skift status til faktura SAP afstemt Opdater SØG OG VÆLG JOB For at ændre statustrin til Faktura SAP afstemt på et job, navigeres via JobManager Forsiden til Job Jobliste, som vist herunder. 10 af 14

11 Godkend mængder på job Afstem job Udskriv job Herfra åbnes skærmbilledet Jobliste og udvælgelseskriterier kan angives, således at søgningen bliver mere effektiv. Det anbefales at benytte følgende kriterier som minimum: Under Status vælges Slutafregnet, pil 1 herunder Under Vælg flere Entrepriser vælges den aktuelle entreprise, pil 2 Når de ønskede udvælgelseskriterier er tastet ind, klikkes på, pil 3. En liste der indeholder job med statustrin Slutafregnet, kommer nu frem. I Joblisten, udvælges det job, der skal have statustrin Faktura SAP-afstemt. Klik på ud for jobbet. Herved åbnes skærmbilledet Opdatér job. 11 af 14

12 Godkend mængder på job Afstem job Udskriv job SKIFT STATUS TIP: Kontroller, at alle oplysninger på jobbet er som aftalt, inden statustrinet skiftes, da man ikke kan skifte status tilbage, når der først er ændret til status Faktura SAP afstemt. For at skifte statustrin på jobbet til Faktura SAP afstemt, klikkes på skærmbilledet. Vinduet Status åbner herefter. i højre side af I dette vindue vælges statustrin Faktura SAP afstemt, pil 1. Klik på eller, pil 2. Sidstnævnte har den fordel, at den lukker Status-vinduet og vender tilbage til siden Opdatér job. For at gemme den valgte status, skal jobbet opdateres. OPDATER Statusopdateringen gemmes endeligt ved at klikke på eller. Nu er jobbet i statustrin Faktura SAP-afstemt, og der kan ikke længere ændres status på jobbet. 12 af 14

13 Godkend mængder på job Afstem AC job Udskriv job UDSKRIV JOB Proceduren for at udskrive jobs ses herunder. Søg job Vælg job Udskriv job Luk job SØG OG VÆLG JOB For at udskrive et job, navigeres via JobManager Forsiden til Job Jobliste, som vist herunder. Herfra åbnes skærmbilledet Jobliste og udvælgelseskriterier kan angives, så søgningen bliver mere effektiv. For beskrivelse af søgningsproceduren, henvises til tidligere afsnit. Find det job i listen, der skal udskrives og klik på ud for jobbet. Herved åbnes skærmbilledet Opdatér job. 13 af 14

14 Godkend mængder på job Afstem AC job Udskriv job UDSKRIV JOB I højre side af skærmbilledet Opdatér job findes der 4 knapper, der repræsenterer 4 forskellige rapporter (markeret med den røde cirkel). Vælg den ønskede rapport og udskriv den herefter. Rapporterne åbnes som PDF-filer i en ny fane i vinduet. LUK JOB Når jobbet er printet ud, lukkes jobbet ved enten at lukke browseren ned eller ved at klikke på, der er placeret øverst i højre hjørne. 14 af 14