Hvad er Ankestyrelsen? (1)

Transkript

1 1 Hvad er Ankestyrelsen? (1) Ankestyrelsen blev oprettet 1. juli 1973, som en selvstændig styrelse under Socialministeriet, hvortil vi stadig hører Er vokset løbende i antal ansatte og antal opgaver Er i dag små 300 ansatte, hvoraf størstedelen er jurister Består dels af 8 sagsbehandlende fagkontorer ledet af hver sin ankechef Består dels af en række tværgående kontorer, heriblandt Analysekontoret Vi bor i bygninger fra midten af 1700-tallet i Amaliegade

2 2 Hvad er Ankestyrelsen? (2) Ankestyrelsen: Landets øverste administrative klageinstans Uafhængig domstolslignende myndighed på Velfærdsområdet. Analyser og statistikker på landsplan vedr. velfærdsområdet Hovedopgaven er behandlingen af de ca sager, vi modtager årligt Kontraktstyret: Antal sager, Sagsbehandlingstid, Kvalitet

3 3 Fra Excellence til KVIK: Ankestyrelsen arbejdede med selvevaluering efter Excellence-modellen. Arbejdet foregik i en specialgruppe under Samarbejdsudvalget I 2001 søgte vi Den Offentlige Kvalitetspris og modtog Anerkendelsesprisen for vores arbejde med kvalitetsudvikling. I september 2003 blev arbejdet sat på standby af 2 grunde: 1. Erfaringerne fra kvalitetsevalueringsgruppen havde vist, at det var vanskeligt at få evalueringstankegangen udbredt i hele organisationen 2. Excellence-modellen er meget omfattende og kompleks, og arbejdet med denne model havde været meget tidskrævende for de involverede.

4 4 Nedsættelse af Styregruppe: 2004 Ankestyrelsen anvender matrixstruktur ved løsningen af kerneopgaver, som kræver en væsentlig faglig indsats fra både fagkontorer og tværgående kontorer. I matrixstrukturen refereres til et tværgående udvalg ledet af styrelseschefen eller vicestyrelseschefen. I 2004 besluttede ledelsen at Ankestyrelsen fortsat skal arbejde med selvevaluering efter Excellence-modellens principper. Ledelsen nedsatte i den anledning en matrixgruppe benævnt styregruppen for kvalitetsudvikling Styregruppens hovedopgaver: Sikre at Ankestyrelsen lever op til bestemmelserne om kvalitet i resultatkontrakten Sikre at kvalitetsarbejdet udvikler sig i overensstemmelse med Ankestyrelsens vision og strategier Sammensætning: Vicestyrelseschef Administrationschef 4 linjechefer HR & Ledelse deltager som sekretariat

5 5 Fase 0: Foråret 2005 Styregruppen undersøgte i foråret 2005 forskellige muligheder for at foretage en kvalitetsevaluering. Der afholdtes et chefseminar bl.a. med deltagelse af SCKK - i maj 2005 hvor KVIK afprøvedes. Desuden indhentedes erfaringer fra andre, der på daværende tidspunkt havde prøvet

6 6 Fase 1: Forår 2006: Ledelsen besluttede på baggrund af erfaringer fra chefseminaret at arbejde med selvevaluering efter KVIK-modellen. Af væsentlig betydning for denne beslutning var, at KVIK er særlig velegnet til inddragelse af medarbejderne Løbende dialog med SCKK

7 7 Fase 2: Oktober 2006 Der udpegedes på frivillighedsbasis en repræsentativt sammensat tovholdergruppe på 12 personer. Tovholdergruppen fik særskilt 2-dages uddannelse i at udfylde denne funktion Tovholdergruppen lavede en indledende selvevaluering på individuel basis med efterfølgende konsensusseminar, som varede på 1 dag fra 8.30 til HR & Ledelse deltog som procesledere af seminaret Dette medførte 95 forbedringsforslag

8 8 Fase 3: November 2006 KVIK temadag for alle ansatte: Fælles introduktion til KVIK v, SCKK Efterbearbejdning i grupper på kontorniveau af tovholdergruppens rapport med de 95 forslag Hvert kontor behandlede alle 9 temaer, 1 tema i hver gruppe I hvert kontor var der et medlem af tovholdergruppen til stede: De fungerede som lokale KVIK-eksperter, og besvarede evt. spørgsmål til tovholdernes rapport På dagen kom der 90 nye forslag

9 9 Fase 4: December 2006 Samlet antal KVIK-forslag: i alt 185 I samarbejde med Tovholdergruppen udarbejdede HR & Ledelse en samlet rapport med de 185 forslag

10 10 Fase 5: 1. kvartal 2007: Prioritering af forbedringsforslag: Styregruppen fordelte samtlige 185 forbedringsforslag til adressater (kontorer) med høringsrunde om bæredygtighed. For hvert forslag skulle angives om forslaget var 1.Interessant og værd at arbejde videre med (Ca. 75) 2.Noget vi gør i forvejen (Ca. 80) 3.Urealistisk/uden for Ankestyrelsens opgavevaretagelse (Ca. 30)

11 11 Fase 6: 2. kvartal 2007: Styregruppen samlede op og lavede indstilling om endelig prioritering til Direktionen Formål: At identificere egentlige forbedringsprojekter og prioritere iværksættelse af disse

12 12 Hvad har vi lært indtil nu At gennemføre et Konsensusseminar på 1 dag for samtlige 270 medarbejdere, som lærte at arbejde med modellen og anvende den på egne dagligdag. Desuden fik disse stor læring om andre dele af organisationen Kompetenceudvikling af medlemmerne af tovholdergruppen: Grundigt kendskab til selvevaluering og til rollen som processtyrer Medarbejderinddragelse i den ønskede form er en yderst tidskrævende proces: Ankestyrelsen er en stor organisation med lange beslutningsveje Formidling af idegrundlag, proces mv. Efterfølgende opsamling og prioritering af forslag Konstant fokus på løbende information: Hvem skal vide hvad hvornår? Og i hvilken form??? Vekslen mellem oplæg, der har været forelagt SU, INFO i vores ugentlige elektroniske nyhedsblad, DirektionsNYT mm.

13 13 Hvor bevæger vi os hen nu? (1) Ankestyrelsen står over for en række udfordringer de kommende år Vi runder de 300 ansatte Digitalisering af sagsbehandlingen mv. Nye og øgende krav fra borgerne til offentlige myndigheder Udvikling i samspillet med vores opdragsgivere og kommunerne

14 14 Hvor bevæger vi os hen nu? (2) Prioriterede generelle opgaver 2008 Direktionsstyrede projekter: Etablering af en ny database for principafgørelser til lancering i efteråret. Nyordning af arbejdsgange i forbindelse med ankemøder Iværksættelse LEAN fase 2 Digitalisering Øvrige indsatsområder bl.a.: Praksisundersøgelser Egendriftbeføjelsen og underretningssager på anbringelsesområdet Branding Talentudviklingsprogram Nyt MUS-koncept Roller og opgaver for konsulenter Åbenhed og borgerbetjening Lægekonsulent miljø

15 15 Ressourceforbrug for tovholdere I alt 8-9 dage pr. tovholder fordelt på: 2 dage til uddannelse 2 dage til forberedelse til konsensusseminar (dataindsamling, gennemlæsning af materiale, individuel selvevaluering) 2 dage til konsensusseminar 1 dag til KVIK-temadag 1-2 dage til udarbejdelse af endelig konsensusrapport

16 16 Ressourceforbrug i øvrigt 1 dag pr. medarbejder til deltagelse i KVIK-temadagen. Hertil kommer HR & Ledelses ressourceforbrug til planlægning af og gennemførelse af hele KVIK-processen (skønsmæssigt ¾ ÅV)