Spørgsmål/svar til udbud om Relancering af Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestillings hovedwebsites uvm.dk, eng.uvm.dk, stukuvm.dk og stil.

Transkript

1 Spørgsmål/svar til udbud om Relancering af Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestillings hovedwebsites uvm.dk, eng.uvm.dk, stukuvm.dk og stil.dk Der er til dags dato modtaget og besvaret følgende spørgsmål: Spørgsmål 1 Hvem har Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestilling som nuværende Sitecoreimplementeringspartner? Svar 1 Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestilling har 1508 A/S som nuværende Sitecoreimplementeringspartner. Spørgsmål 2 Spørgsmål til Bilag 1 Kravspecifikation Afsnit 2.2 og 2.3 Baggrund: 1. Ordregiver ønsker i MK 1, at Tilbudsgiver skal udarbejde en analyse af styrker og svagheder af Ordregivers fire hovedsite. 2. Endvidere ønsker Ordregiver i MK 9, at Tilbudsgiver udarbejder forslag til ny grundstruktur på de to øverste niveauer af uvm.dk. 3. Endvidere ønsker Ordregiver i MK 10, at Tilbudsgiver udarbejder forslag til mobiloptimeret (responsiv) grundstruktur på uvm.dk. 4. Endvidere ønsker Ordregiver i MK 12 at Tilbudsgiver udarbejder et forslag til design af uvm.dk. 5. Endvidere ønsker Ordregiver i MK 13, at Tilbudsgiver udarbejder forslag til nyt mobiloptimeret (responsivt) design af uvm.dk. 6. Endvidere ønsker Ordregiver i MK 14, at Tilbudsgiver udarbejder forslag til en koncern fælles designmanual. 7. Endvidere ønsker Ordregiver i MK 15, at Tilbudsgiver udarbejder forslag til nyt design af ministeriets nuværende nyhedsbreve. Er det rigtigt forstået, at Ordregiver forventer at Tilbudsgiver skal udarbejder ovenstående syv leverancer som en del af tilbuddet og uden at modtage betaling for arbejdet? Svar 2 Det følger af Udbudsbetingelsernes punkt 8, at tildeling af ordren vil ske på grundlag af tildelingskriteriet: Det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Ved vurderingen af underkriteriet pris vil der blive lagt vægt på følgende Den samlede evalueringstekniske pris for hele kontraktperioden som den er opgjort i bilag 4. 1

2 Ved beregningen af den evalueringstekniske pris vil der indgå følgende: Den tilbudte samlede pris for tilrettelæggelse og gennemførelse af relanceringen af uvm.dk, eng.uvm.dk, stukuvm.dk og stil.dk. Et samlet vederlag beregnet på baggrund af et estimeret forbrug af drift, support, vedligeholdelse og videreudvikling i kontraktens løbetid på 4 år. Det bemærkes, at den bevillingsmæssige ramme for tilrettelæggelse og gennemførelse af relancering af de omtalte hjemmesider udgør 1,7 mio. kr. ekskl. moms. Ved beregningen af den evalueringstekniske pris vil der i det samlede vederlag for drift, support, vedligeholdelse og videreudvikling indgå 9 timers drift pr. måned (heraf 5 timer til it-supporter, 2 timer til seniorsystemarkitekt og 2 timer til seniorprojektleder), 22 timers support pr. måned (heraf 10 timer til it-supporter, 2 timer til seniorsystemarkitekt, 2 timer til juniorinformationsarkitekt, 1 time til seniorinformationsarkitekt, 3 timer til juniordesigner, 2 timer til seniordesigner, 1 time til juniorprojektleder og 1 time til seniorprojektleder), 15 timers vedligeholdelse pr. måned (heraf 8 timer til it-supporter, 4 timer til seniorsystemarkitekt, 1 time til juniorprojektleder og 2 timer til seniorprojektleder) og 49 timers videreudvikling pr. måned (heraf 15 timer til it-supporter, 10 timer til seniorsystemarkitekt, 2 timer til juniorinformationsarkitekt, 5 timer til seniorinformationsarkitekt, 2 timer til juniordesigner, 5 timer til seniordesigner, 3 timer til juniorprojektleder og 7 timer til seniorprojektleder). Dette giver således samlet set 1140 timers drift, support, vedligeholdelse og videreudvikling pr. år. Den evalueringstekniske pris er alene anført af hensyn til tilbudsevalueringen. De skønnede forbrugsscenarier angivet ovenfor er derfor alene til brug for beregning af den evalueringstekniske pris og er således ikke udtryk for garanteret omsætning. Underkriteriet vægtes med 30 %. Det fremgår af Udbudsbetingelsernes punkt 6, at tilbudsgiver ikke kan tage forbehold over for kontrakten og dens bilag. Tilbud, der indeholder forbehold over for kontrakten og dens bilag, vil ikke blive taget i betragtning. Tilbudsgiver er ikke berettiget til at angive priser ud over de i punkt 8 og bilag 4 (Pris) angivne, herunder angive alternative eller supplerende prissætningsmekanismer mv. I givet fald vil tilbuddet blive afvist. Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive alternative tilbud, jf. Udbudsbetingelsernes punkt 7. Af Udbudsbetingelsernes punkt 10 fremgår, at tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbudsforretning er Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestilling uvedkommende. Spørgsmål 3 Spørgsmål til bilag 1 Kravspecifikation 2

3 Afsnit 2.2 og 2.3 Baggrund: 1. Ordregiver ønsker i MK 1, at Tilbudsgiver skal udarbejde en analyse af styrker og svagheder af Ordregivers fire hovedsite. 2. Endvidere ønsker Ordregiver i MK 9, at Tilbudsgiver udarbejder forslag til ny grundstruktur på de to øverste niveauer af uvm.dk. 3. Endvidere ønsker Ordregiver i MK 10, at Tilbudsgiver udarbejder forslag til mobiloptimeret (responsiv) grundstruktur på uvm.dk. 4. Endvidere ønsker Ordregiver i MK 12 at Tilbudsgiver udarbejder et forslag til design af uvm.dk. 5. Endvidere ønsker Ordregiver i MK 13, at Tilbudsgiver udarbejder forslag til nyt mobiloptimeret (responsivt) design af uvm.dk. 6. Endvidere ønsker Ordregiver i MK 14, at Tilbudsgiver udarbejder forslag til en koncern fælles designmanual. 7. Endvidere ønsker Ordregiver i MK 15, at Tilbudsgiver udarbejder forslag til nyt design af ministeriets nuværende nyhedsbreve. Vil det være i overensstemmelse med Ordregivers forventninger, hvis Tilbudsgiver udarbejder en procesbeskrivelse for hvordan ovenstående syv leverancer vil blive tilvejebragt og desuden understøttet relevante referencer? Svar 3 Det følger af Udbudsbetingelsernes punkt 6, at udbudsmaterialet indeholder en række mindstekrav, jf. bilag 1 (Kravspecifikation), bilag 3 (Bemanding) og bilag 4 (Pris). Et mindstekrav er et krav, som ubetinget skal opfyldes/overholdes, idet fravigelser fra kravet ikke accepteres. Tilbudsgiver har ikke mulighed for at tage forbehold for et mindstekrav. Tilbud, der ikke overholder samtlige mindstekrav (såkaldte ukonditionsmæssige tilbud), vil ikke blive taget i betragtning. Det er i den forbindelse uden betydning, hvorvidt tilbudsgiver benævner en afvigelse præcisering, justering eller lignende, idet det afgørende er, at der er foretaget en afvigelse, der ikke vil blive accepteret. Det er desuden uden betydning, at en eventuel afvigelse alene vedrører ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, idet afvigelsen under alle omstændigheder ikke vil blive accepteret. Tilbudsgiver kan ikke tage forbehold over for kontrakten og dens bilag. Tilbud, der indeholder forbehold over for kontrakten og dens bilag, vil ikke blive taget i betragtning. Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive alternative tilbud, jf. Udbudsbetingelsernes punkt 7. Det fremgår af MK 1 Situationsbeskrivelse at tilbuddet skal indeholde en samlet vurdering af styrkerne og svaghederne (en situationsbeskrivelse ) ved Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestillings fire hoved-websites uvm.dk, eng.uvm.dk, stukuvm.dk og stil.dk. Tilbudsgiver kan til udarbejdelsen af denne del af tilbuddet tage udgangspunkt i de gennemførte analyser af uvm.dk; jf. afsnit 1. Indledning side 4. 3

4 Det fremgår af MK 9 Forslag til ny grundstruktur på de to øverste niveauer af uvm.dk at tilbuddet skal indeholde et forslag til ny grundstruktur på de to øverste niveauer af uvm.dk. Forslaget til ny grundstruktur på de to øverste niveauer af uvm.dk vil skulle med eventuelle tilpasninger genbruges i forbindelse med restruktureringen af eng.uvm.dk, stukuvm.dk og stil.dk. Løsningsforslaget kan leveres i form af fx tekstlige beskrivelser, strukturdiagrammer, flowcharts, Axure-dokumenter el.lign. Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at grundtankerne i forslaget til ny grundstruktur på de to øverste niveauer af uvm.dk skal genbruges i forbindelse med restruktureringen af eng.uvm.dk, stukuvm.dk og stil.dk. Det fremgår af MK 10 Forslag til ny mobiloptimeret (responsiv) grundstruktur på uvm.dk at tilbuddet skal indeholde et forslag til ny mobiloptimeret (responsiv) informationsarkitektur på uvm.dk. Forslaget til ny mobiloptimeret (responsiv) informationsarkitektur på uvm.dk vil skulle, med eventuelle tilpasninger, genbruges i forbindelse med restruktureringen af eng.uvm.dk, stukuvm.dk og stil.dk. Løsningsforslaget kan leveres i form af fx tekstlige beskrivelser, strukturdiagrammer, flowcharts, Axuredokumenter el.lign. Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at grundtankerne i forslaget til ny mobiloptimeret (responsiv) grundstruktur på uvm.dk skal genbruges i forbindelse med restruktureringen af eng.uvm.dk, stukuvm.dk og stil.dk. Det fremgår af MK 12 Forslag til nyt design af uvm.dk at tilbuddet skal indeholde et forslag til nyt design af uvm.dk. Løsningsforslaget kan leveres i form af fx JPEG, PNG, Adobe Photoshop filer el.lign. Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at grundtankerne i forslaget til nyt design af uvm.dk skal genbruges i forbindelse med redesignet af eng.uvm.dk, stukuvm.dk og stil.dk. Det fremgår af MK 13 Forslag til nyt mobiloptimeret (responsivt) design af uvm.dk at tilbuddet skal indeholde et forslag til nyt mobiloptimeret (responsivt) design af uvm.dk. Løsningsforslaget kan leveres i form af fx JPEG, PNG, Adobe Photoshop filer el.lign. Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at grundtankerne i forslaget til nyt mobiloptimeret (responsivt) design af uvm.dk skal genbruges i forbindelse med redesignet af eng.uvm.dk, stukuvm.dk og stil.dk. Det fremgår af MK 14 Dokumentation af design i koncernfælles designmanual at tilbuddet skal indeholde et forslag til en koncernfælles designmanual. Tilbuddet skal indeholde eksempler på, hvordan tilbudsgiver vil håndtere dokumentationen af designet i en koncernfælles designmanual. Løsningsforslaget kan leveres i form af fx JPEG, PNG, Adobe Photoshop filer el.lign.. Det fremgår af MK 15 Forslag til nyt design af nyhedsbreve at tilbuddet skal indeholde et forslag til nyt design af ministeriets nuværende nyhedsbreve (se bilag 11 Eksempel på nyhedsbrev i ministeriets nuværende design for et eksempel på et nyhedsbrev i ministeriets nuværende design). Løsningsforslaget kan leveres i form af fx JPEG, PNG, Adobe Photoshop filer el.lign.. Spørgsmål 4 Spørgsmål til afsnit 2.5 Baggrund: Ordregiver angiver et ønske om at den eksisterende Sitecore-platform opgraderes fra v 6.6 til seneste version, og anfører samtidig i MKU 11, at der ikke skal udvikles fra grunden. Springet fra Sitecore version 6.6 til version 8 er stort, idet de to versioner bygger på to vidt forskellige grundarkitekturer. Det kan således vise sig at være væsentligt dyrere at opgradere frem for at rekode løsningen, særligt under 4

5 hensyntagen til en fremtidssikret løsning. Det bemærkes i denne henseende at sundhedstjekket fra Sitecore er 3,5 år gammelt, og derfor ikke tager udgangspunkt i den aktuelle situation. Kan Tilbudsgiver, såfremt dette vurderes hensigtsmæssigt, tilbyde en løsning baseret på rekodning af platformen? For at Ordregiver kan lave den mest hensigtsmæssige vurdering af, om rekodning er hensigtsmæssigt, vil vi spørge om det er muligt at få adgang til Ordregivers kildekode? Svar 4 Den nye CMS-løsning skal baseres på ministeriets eksisterende Sitecore koncernplatform, men Tilbudsgiver kan tilbyde en løsning baseret på rekodning af platformen, såfremt dette vurderes hensigtsmæssigt. Tilbudsgiver vil i denne forbindelse kunne få adgang til Ordregivers kildekode. Spørgsmål 5 Spørgsmål til bilag 15: Tidsplan Ordregiver udbyder et fuldt projekt, der både indeholder nyt design, informationsarkitektur og teknisk implementering. Jf. Bilag 15 Tidsplan har Ordregiver ikke afsat tid til hele den tekniske implementering. Er dette en fejl? Svar 5 Det fremgår af MK 4 Tidsplan at tilbuddet skal indeholde et forslag til en tidsplan for projektet, der muliggør projektopstart medio oktober 2015 og tager højde for de milepæle, der er angivet i tidsplanen i bilag 15. Tilbudsgiver skal derfor tage højde for tidsplanen i bilag 15 med milepæle relateret til den tekniske implementering af projektet, således, at milepælene anført i bilag 15 kan realiseres, således at projektstart medio oktober 2015 muliggøres. Spørgsmål 6 Bilag 15: Tidsplan Ordregiver udbyder et fuldt projekt, der både indeholder nyt design, informationsarkitektur og teknisk implementering, men jf. Bilag 15 Tidsplan har Ordregiver ikke afsat tid til hele den tekniske implementering. Er det muligt for Tilbudsgiver at tilbyde en anden proces, der dog holder sin inden for Ordregivers tidsramme? Svar 6 Der henvises til svaret på spørgsmål 5. Spørgsmål 7 Spørgsmål til bilag 1, krav MKU 8 Det fremgår ikke af Ordregivers kravsspecifikation om Tilbudsgiver skal levere licenser som en del af tilbuddet eller om licenser er holdt uden for. 5

6 Kan Ordregiver tydeliggøre om licenser skal indgå som en del af tilbuddet? Svar 7 Licenser til Sitecore skal ikke indgå som en del af tilbuddet. Spørgsmål 8 Forventes det, at den fremadrettede/relancerede løsning afvikles på en Sitecore platform eller ville man være åben for løsningsforslag på andre platforme (evt. Open Source)? Svar 8 Det fremgår af MKU 11 Den nye CMS-løsning skal baseres på den eksisterende CMS-løsning at den nye CMS-løsning skal baseres på ministeriets eksisterende Sitecore koncernplatform, og der skal derfor ikke udvikles en ny CMS-løsning fra grunden. Opmærksomheden henledes på, at tilbudsgiver ved afgivelse af tilbud uden tilbudsbeskrivelse accepterer mindstekrav i udbudsmaterialet markeret med MKU. Det følger af Udbudsbetingelsernes punkt 6, at udbudsmaterialet indeholder en række mindstekrav, jf. bilag 1 (Kravspecifikation), bilag 3 (Bemanding) og bilag 4 (Pris). Et mindstekrav er et krav, som ubetinget skal opfyldes/overholdes, idet fravigelser fra kravet ikke accepteres. Tilbudsgiver har ikke mulighed for at tage forbehold for et mindstekrav. Tilbud, der ikke overholder samtlige mindstekrav (såkaldte ukonditionsmæssige tilbud), vil ikke blive taget i betragtning. Det er i den forbindelse uden betydning, hvorvidt tilbudsgiver benævner en afvigelse præcisering, justering eller lignende, idet det afgørende er, at der er foretaget en afvigelse, der ikke vil blive accepteret. Det er desuden uden betydning, at en eventuel afvigelse alene vedrører ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, idet afvigelsen under alle omstændigheder ikke vil blive accepteret. Tilbudsgiver kan ikke tage forbehold over for kontrakten og dens bilag. Tilbud, der indeholder forbehold over for kontrakten og dens bilag, vil ikke blive taget i betragtning. Tilbudsgiver er ikke berettiget til at angive priser ud over de i punkt 8 og bilag 4 (Pris) angivne, herunder angive alternative eller supplerende prissætningsmekanismer mv. I givet fald vil tilbuddet blive afvist. Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive alternative tilbud, jf. Udbudsbetingelsernes punkt 7. 6