Referat af møde i VUF s bestyrelse mandag den 10. december kl

Transkript

1 Referat af møde i VUF s bestyrelse mandag den 10. december kl Til stede: Thøger Johnsen, formand Vagn Bech, næstformand udpeget af Dansk Industri Andreas Kvist Bacher, medlem udpeget af Danske Studerende Fællesråd Jesper Ronald Jensen, medlem udpeget for kommunerne i Region Hovedstaden Marianne Jerslev, repræsentant for medarbejderne Nina Kofoed-Jacobsen, repræsentant for medarbejderne Birgit Kjeldgaard, centerrektor Gitte Törnkvist, referent Afbud: Susanne Mortensen; medlem udpeget af bestyrelsen Charisma Fries, kursistrådsrepræsentant DAGSORDEN: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Underskrivelse af godkendt referat fra mødet den og referat af strategiseminar den Til drøftelse/beslutning: 3. Budgetopfølgning 2014 og forventet årsregnskab 2014 (bilag 1,GIT) 4 Beslutning vedr. udbetaling af Ny løn for medarbejderne og Resultatløn for ledelsen, for og 2015?. 5. Godkendelse af budget 2015 (bilag 2) 6. Justeret forretningsorden for bestyrelsen (bilag 3). Det er den nye tekst i 1, markeret med rødt, bestyrelsen skal forholde sig til. Til orientering: 7. Meddelelser: - Evt. nyt fra drøftelse med Frederiksberg kommune vedr. ny Driftsaftale for Januar-holdtilmeldinger, status (bilag 4 med aktuelle tal udleveres på mødet) 8. Evt.

2 Ad. 1 - godkendelse af dagsorden Dagsorden blev godkendt uden bemærkninger. Ad. 2 - godkendelse af referat fra samt referat fra strategiseminar den 24. november 2014 Referaterne blev godkendt uden bemærkninger. Ad. 3 - Budgetopfølgning 2014 og forventet årsregnskab Inden mødet var udsendt økonomiopfølgning efter oktober 2014 samt styringsbudget for resten af På nuværende tidspunkt forventes et negativt resultat for hele året på ca. 4,3 mio. kr. Dette er ca. 0,8 mio. kr. mindre end forventet efter september måned, og skyldes i det væsentligste nedregulering af de forventede udgifter til ny løn og resultatløn. Der eksisterer dog forsat en lang række usikkerhedsfaktorer, der kan påvirke resultatet for hele året i begge retninger. Der er dog ingen tvivl om, at resultatet for 2014 bliver negativt og også negativt i væsentligt omfang. Budgetopfølgningen og styringsbudgettet for resten af året blev taget til efterretning. Ad. 4 - Beslutning vedr. udbetaling af Ny løn for medarbejderne og Resultatløn for ledelsen, for og 2015?. Formanden indledte med at gøre opmærksom på, at Undervisningsministeriet som følge af VUF s flerårige negative økonomiske situation har os under skærpet tilsyn. Dette sammenholdt med, at vi også for 2014 forventer et resultat, der påvirker vores egenkapital i yderligere negativ retning, gør at vi må agere, for hvis ikke, er der betydelig fare for, at Undervisningsministeriet vil finde det nødvendigt at sætte VUF under administration. I forhold til det forventede negative resultat for 2014 er det begrænset hvad der på nuværende tidspunkt kan gøres for at påvirke budgettet i positiv retning. En ting der dog kan gøres, er at undlade at udmønte ny løn og resultatløn for ny lønsåret 2014/15 ( ). Såfremt der ej heller sker udmøntning af ny løn og resultatløn i ny lønsåret 2015/16, vil man også kunne påvirke budgettet for 2015 i positiv retning. På den baggrund indstillede formanden, at udmøntningen af ny løn og resultatløn for årene 2014/15 og 2015/16 fastsættes til nul %. Medarbejderrepræsentanterne i bestyrelsen gav udtryk for, at medarbejderne på VUF er fuldt ud bekendte med VUF s alvorlige økonomiske situation, og også meget gerne vil medvirke til at få økonomien i balance, men kunne ikke tilslutte sig, at dette skete ved ikke at udmønte ny løn. Medarbejderrepræsentanterne stillede sig også tvivlende overfor om det, i

3 henhold til reglerne på området, var tilladt at undlade at udmønte ny løn. Det blev derfor i stedet foreslået, at man udskød udmøntningen af disse 2 års lønpuljer til I forlængelse heraf oplyste formanden, at det er blevet undersøgt i Undervisningsministeriet om det lovlige i at sætte udmøntningen af ny løn til nul % og at svaret herfra var, at det er de, da der ikke er udmøntningspligt. Efter yderligere drøftelser var der et flertal i bestyresen der kunne godkende, at udmøntningen af ny løn og resultatløn for ny løns årene 2014/15 og 2015/16 fastsættes til nul %. Ad. 5 - Godkendelse af budget 2015 Inden mødet var udsendt udkast til budget for 2015, der under en lang række forudsætninger, herunder et aktivitetsniveau svarende til niveauet herfor i 2014, gik i balance. Af materialet fremgik det, at det ville være nødvendigt at foretage besparelser i omegnen af ca. 4,1 mio. kr. for at opnå et budget 2015 i balance, ligesom det også fremgik, at effekten af disse besparelser i 2015 for budget 2016 vil være et overskud i 2016 i størrelsesordenen ca. 3,4 mio. kr. Formanden henviste igen til VUF s vanskelige økonomiske, og indstillede på den baggrund til, at der godkendes et budget for 2015, der som minimum går i balance. Dette betyder behov for besparelser, idet der på nuværende tidspunkt ikke tør budgetteres med større aktivitet og dermed flere indtægter end de som allerede fremgår af budgettet, selv om vi på vores strategiseminar drøftede forslag til øget aktivitet. Der blev blandt flere af bestyrelsesmedlemmerne givet udtryk for, at det henset til de foregående års underskud kan synes som om, at det er vanskeligere end som så at forudsige forventningerne til aktivitet, og på den baggrund blev der spurgt til, om der findes flerårige statistikker over aktiviteten, som kan anvendes i forbindelse med estimering af aktivitet. Hertil blev det oplyst, at årsagsforklaringerne til de 3 sidste års underskud er meget forskellige, men at det er rigtigt, at det forventede underskud i 2014 i det væsentligste skyldes, at aktiviteten er blevet mindre end budgetteret, og at dette ikke var muligt at forudsige. Videre blev det oplyst, at der forefindes statistik over udviklingen i aktiviteten, og at disse anvendes på det overordnede niveau til at fastlægge forventninger til aktivitet. Videre blev det oplyst, at ud over at se på aktiviteten over år til brug for estimering, så ses der også på udviklingen i aktiviteten inden for året. Derfor var det også muligt allerede før afslutningen på sommerindskrivningen at forudsige vigende aktivitet, og dermed vigende indtægter. På dette tidspunkt, lige før sommer, var det dog vanskeligt at foretage tilsvarende tilpasninger i udgifterne, idet dette i det væsentligste alene kunne ske ved nedjusteringer i antallet af ansatte, hvortil der kræves opsigelsesperioder. Herefter gav medarbejderrepræsentanterne i bestyrelsen udtryk for, at et budget i balance i 2015 kræver voldsomme besparelser og gav også udtryk for usikkerhed om, hvorvidt det overhovedet var nødvendigt at gå så drastisk til værks.

4 Medarbejderrepræsentanterne havde derfor inden dette møde bedt økonomichefen om at udarbejde et budget for 2015 og 2016, hvor man sparede knapt så meget som i det budget, hvor man går i balance i Et sådant budgetoverslag blev omdelt på mødet. Af dette fremgik et budget for 2015, hvor man alene sparede 3,2 mio. kr. i 2015, men stadig i 2016 opnår et budget med et overskud på ca. 1 mio. kr. - en model som TR også på det sidste møde i SU havde orienteret ledelsen om, var den medarbejderne fandt mest hensigtsmæssig, både for stadig at give luft til aktiviteter der fastholder elever, men også få at undgå unødig uro blandt medarbejderne. Blandt et flertal af medlemmerne fandt man det dog nødvendigt at fastholde et budget for 2015, der går i balance. Dette henset til VUF s vanskelige økonomiske situation og faren for at blive sat under administration af Undervisningsministeriet, hvis ikke der gøres drastiske tiltag til at rette op på økonomien. Man ville have ønsket, at det ikke havde været nødvendigt at gå så drastisk til værks, men fandt at tidligere års mere blide modeller ikke havde vist sig tilstrækkelige. I forlængelse heraf gjorde formanden opmærksom på, at der er stor fare for at ministeriet skrider ind allerede efter forelæggelse af årsregnskabet for 2014, idet det da vil fremgå, at vores egenkapital, efter flere år med underskud, nu er meget lille. For at undgå dette er det derfor nødvendigt at fremlægge budgetter for 2015 og 2016, der ikke alene går i balance, men som også viser, at vi forbedre vores egenkapital. Derfor fastholdt formanden, at et budget 2015 i balance er det længste han kunne strække sig, Beslutningen om hvordan man vil opnå balance vil bestyrelsen ikke blande sig i. Det er ledelsens ansvar. Formanden opfordrede dog til, at man forsøgte at foretage de nødvendige personaletilpasninger via fratrædelsesordninger Hertil oplyste centerrektor, at det ikke er muligt at foretage tilpasninger via fratrædelsesordninger i 2015 og samtidig opnå et budget balance, uden at dette vil kræve endnu flere personalenedjusteringer. Dette idet det ikke er særligt sandsynligt, at en fratrædelsesordning vil have effekt, uden der ex. tilbydes nogle ekstra måneders løn. Der var herefter et flertal i bestyrelsen, der kunne godkendte formandens indstilling om at budgettet for 2015 som minimum skal gå i balance, jfr. det til mødet udsendte budget for Ad. 6 -Justeret forretningsorden Inden mødet var udsendt udkast til justeret forretningsorden for bestyrelsen på VUF. Centerrektor oplyste, at det, som er blevet justeret og som bestyrelsen skal tage stilling til, er 1 stk Det, der er sket, er en præcisering i henhold til Undervisningsministeriets krav. Bestyrelsen kunne godkende de foreslåede justeringer. Der var dog usikkerhed om, hvorvidt der med økonomi- og administrationschef i 4 stk.1 menes en og samme person eller 2. Hertil oplyst centerrektor, at der var tale om en og samme person, og at der blot var sket en tilbagevenden af titel til den oprindelige.

5 Med disse bemærkninger blev det justerede forretningsorden for VUF s bestyrelse godkendt og også underskrevet. Ad. 7 - Meddelelser: Centerrektor orienterede om, at der fortsat udestår at blive indgået driftsoverenskomst med Frederiksberg kommune om Danskuddannelserne, herunder udestår at blive udmeldt modultakster for 2015, og dette selv om vi er så tæt på det kommende år. Centerrektor gav udtryk for, at dette ikke er en tilfredsstillende situation. Centerrektor oplyste, at vi dog har været i dialog med kommunen om modultakterne for det kommende år og også har fået et første udspil hertil, men at vi mangler en endelig udmelding. Der er ingen tvivl om, at taksterne for 2015 bliver lavere end dem, der var gældende i Endelig konsekvens for budgettet kendes dog først, når udmeldingen fra kommunen om takster er endelig. Det vurderes dog umiddelbart, at økonomien, til trods for lavere takster, ser forholdsvis rimelig ud inden for Danskuddannelserne. Herefter blev meddelelsen taget til efterretning af bestyrelsen. Ad. 8 - EVT. Under evt. blev omdelt modulstatus pr. 9. december Af oversigten fremgår de hold, der er blevet udbudt her med start januar 2015 samt antal kursister på disse hold pr Status pr ser for nuværende ganske fornuftig ud. Endelig stillingtagen til hvilke hold der skal oprettes, anbefalede centerrektor uddelegeret til hende, hvilket der var enighed om i bestyrelsen.