Indkaldelse til generalforsamling 2013 i Andelsboligforeningen Hesseløgård

Transkript

1 Indkaldelse til generalforsamling 2013 i Andelsboligforeningen Hesseløgård Kære andelshavere, Hermed fremsendes dagsorden og diverse dokumenter til dette års ordinære generalforsamling. Generalforsamlingen afholdes i festlokalet beliggende Nygårdsvej 5. Det er lokalet ved siden af FitnessDK. Mandag den 22. april 2013 kl. 19:00 Dagsordenen fremgår af de følgende sider. Bestyrelsen har igen i år forsøgt at udforme dagsordenen, så det klart fremgår, hvad de enkelte punkter indeholder, og hvorledes der skal stemmes. Dagsordenen er lang i år. Derfor er det vigtigt, at alle andelshavere forholder sig til dagsordenen forud for generalforsamlingen, så vi kan nå det hele. Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed. Jævnfør vedtægternes 27 vælger generalforsamlingen bestyrelsen, som efterfølgende varetager den daglige ledelse af foreningen og påser, at generalforsamlingens beslutninger føres ud i livet. Vi glæder os til at se Jer til generalforsamlingen og opfordrer alle til at møde op og dermed få indflydelse på vores forenings drift og udvikling. Sidste år, måtte generalforsamlingen udskydes en halv time pga. for få fremmødte, dette ser vi gerne ikke bliver gentaget i år! Ønsker du at være tilstede ved fuldmagt, skal du anvende skabelonen i slutningen af indkaldelsen. Med venlig hilsen, Bestyrelsen Side 1 ud af 15

2 Dagsorden jævnfør vedtægternes 23 stk. 1 Indkaldelse til generalforsamling 2013 i Andelsboligforeningen Hesseløgård Valg af dirigent og stemmeudvalg Bestyrelsens beretning Forelæggelse og godkendelse af regnskabet for Budget, likviditetsbudget og vedligeholdelsesplan Fremlæggelse og godkendelse af driftsbudget Fremlæggelse af vedligeholdelsesplan og likviditetsbudget Forslag fra andelshavere og bestyrelsen Forslag fra bestyrelsen: Ændring af vedtaget forslag om udskiftning af eksisterende låse i hovedgadedøre, porte, kældre og bagtrappedøre i lille gård Valg til bestyrelsen Valg af bestyrelsessuppleanter Valg af interne revisorer og suppleanter Valg af interne revisorer Valg af intern revisorsuppleant Valg af eksterne Valg af administrator Valg af revisor Eventuelt...10 Bilag: Vedligeholdelsesplan...11 FULDMAGT...15 Side 2 ud af 15

3 1. Valg af dirigent og stemmeudvalg 2. Bestyrelsens beretning Bestyrelsens beretning er en gennemgang af aktiviteterne i Vedligeholdelse. I 2012 var der to store projekter i vores forening. Det ene projekt var sikring imod et kommende skybrud. Vi husker alle det store skybrud i 2011, men nu er en del af kloakkerne blevet lukket og de resterende er blevet sikret mod vand nedefra. Det andet store projekt var murerarbejder. Der er blevet repareret nogle sætningsskader og soklen er blevet repareret og malet. Der blev i samme omgang også udskiftet de værste mursten samt lavet nye fuger hvor det var nødvendigt på facaden. Etablering af vejrtræer er ikke blevet udført, da der stadigvæk mangler en tilladelse fra Københavns Kommune og Politiet. Der er også blevet udskiftet sand i sandkasserne, så børnene har fået nyt og rent sand i Grøn forening. Bestyrelsen fortsætter de grønne tiltag, så foreningen dels kan bidrage med et lavere Co 2 udslip og samtidigt spare på udgifterne til el, vand og varme. Der er nu blevet etableret gastørretumbler i vaskeriet. Det betyder 5 tons mindre Co 2 udslip om året for de to nye tørretumblere, samt en omkostning på 7 kr. mindre for en tørring. I samme omgang, blev selve udluftningen også ændret, så den nu er lovlig. Der er også blevet udskiftet til energibesparende lyskilder både på hoved og bagtrapperne samt i dørtelefonerne. Grillaften. Der blev afholdt en hyggelig grillaften i den store gård, hvor der både var guitarmusik og masser af pølser. Metro. Som de fleste nok er klar over, er metroen på vej. Det betyder, at metroselskabet har henvendt sig til os, at de skal gennemgå samtlige lejligheder og opgange i Tåsingegade og et par opgange i Drejøgade og Hesseløgade. TV og internet. På sidste generalforsamling, blev der besluttet at etablere nye tv-kabler og skifte internet leverandør. Efter generalforsamlingen gik realitetsforhandlingerne i gang imellem bestyrelsen og leverandøren. Her viste det sig, at leverandøren ikke kunne holde den pris der blev stemt om samt den lovede internet hastighed. Bestyrelsen besluttede derfor at lade forslaget falde. Oversigt over foreningen. Bestyrelsen byder alle nye andelshavere velkommen og tilbyder en rundvisning i foreningen. Derfor har vi lavet et kort over gårdene, og hvad der findes af fælles faciliteter. Kortet er vedlagt denne indkaldelse, så alle kan få glæde af oversigten. Salg af andele. Der er fortsat fornuftigt salg i andele i foreningen. Bestyrelsen underskriver i gennemsnit en overdragelse om måneden. Der bliver fortsat solgt med afslag i andelskronen. Side 3 ud af 15

4 Den daglige drift. I den daglige drift af foreningen er vores gårdmand Erling Pedersen en stor hjælp for bestyrelsen, og bestyrelsen ved, at andelshaverne også sætter stor pris på Erling i det daglige. Erling skal også have tak for hans arbejde ifm. grillaftenen, for at gøre det til en rigtig hyggelig aften. Bestyrelsen er også fortsat meget tilfreds med samarbejdet med vores administrator og ejendomsinspektør. Bestyrelsen fortsætter sin praksis omkring kommunikation. Vi vil gerne være tilgængelige, men vi vil også gerne bevare vores privatliv. Derfor er det altid muligt at sende en e- mail til bestyrelsen eller smide et brev ind i brevsprækken i Drejøgade 25, som vi som regel svarer på indenfor en uges tid. Hvis en andelshaver ikke har adgang til internettet eller har behov for at tale med et bestyrelsesmedlem, kan man ringe til vores administrator Malene Jakobsen hverdage mellem og på Malene beder derefter et af medlemmerne af bestyrelsen om at sætte sig i kontakt med andelshaveren. Bestyrelsen holder som regel bestyrelsesmøder den anden tirsdag i måneden. Side 4 ud af 15

5 3. Forelæggelse og godkendelse af regnskabet for 2012 Foreningens regnskab for 2012 er vedlagt som bilag. Baggrund Bestyrelsen blev tirsdag før påske gjort opmærksomme på, at regnskabsloven har ændret sig. Det betyder, at foreningen skal skifte regnskabspraksis. Da dette er en væsentlig ændring, er det generalforsamlingen som højeste myndighed der skal vedtage dette. Ændringen går ud på, at foreningen ikke mere må værdiansætte ejendommen til seneste offentlige vurdering i balancen. Nu skal værdiansættelsen enten ske til dagsværdien, dvs. ud fra en valuar vurderingen, eller anskaffelsessummen, dvs. kostpris + forbedringer efter købet og at prioritetsgælden optages til pantebrevsrestgælden på balancedagen. Dette er sikkert sort snak for mange af os, så derfor vil foreningens revisor Deloitte være til stede på generalforsamlingen og forklare hvad det går ud på og besvare spørgsmål. Bestyrelsen har valgt, at fremlægge regnskabet med en værdiansættelse efter dagsværdien af to årsager. Den ene årsag er, at foreningen allerede har en valuarrapport og den anden årsag er, at den meget korte tidsfrist ikke har gjort det muligt at udarbejde efter anskaffelsessummen. Vigtigt: Når der er valgt regnskabspraksis, kan dette ikke ændres Dette har ikke noget at gøre med fastsættelse af andelskronen Hvis forslaget vedtages, skal der hvert år udarbejdes en valuarvurdering Hvis forslaget falder, skal der indkaldes til en ekstraordinær generalforsamling Beregning af anskaffelsessummen kan betyde en ekstraordinær omkostning til revisor Forslag Regnskabet godkendes som fremlagt og der samtidigt vedtages ændring af regnskabspraksis, så regnskabspraksis ændres til, at værdiansættelsen af ejendommen sker til dagsværdien (valuar vurdering) i balancen. Forslaget skal vedtages med almindeligt flertal. Kan generalforsamlingen vedtage ovenstående forslag? o JA eller NEJ Side 5 ud af 15

6 4. Budget, likviditetsbudget og vedligeholdelsesplan 4.1. Fremlæggelse og godkendelse af driftsbudget Bestyrelsen har udarbejdet et budget for 2013 på baggrund af vedligeholdelsesmæssige prioriteringer samt udgifterne i Budgettet fremgår af den vedlagte årsrapport og er nedenfor trykt i oversigtsform for både den almene drift og vaskeriet. Der gøres opmærksom på, at de to områder ikke er adskilt i årsrapporten. Drift Boligafgift Leje Renteindtægter Andre indtægter Indtægter i alt Vedligeholdelse Gårdudvalget Fortov Drejøgade Trapperenovering Facade- og malerarbejde Andet Hensættelse I alt Ejendomsudgifter Skatter og afgifter u. vandafgift Vandafgift Forsikring El Trapperengøring og anden renholdelse Inspektørordning Afskrivninger Valuarvurdering I alt Andet Administration Lønudgifter og bestyrelseshonorar Foreningsudgifter Renter og afdrag I alt Udgifter i alt BUDGETTERET RESULTAT (ekskl. vaskeri) Side 6 ud af 15

7 Vaskeri Regnskab 2012 Budget 2012 Betaling for vaske Indtægter i alt El og gas Service mm Afskrivninger Reparationer Etablering af udluftning Udgifter i alt RESULTAT Når generalforsamlingen godkender budgettet, godkender den også: En stigning af boligafgiften på 4% Stigning i det årlig honorar til bestyrelsen Den væsentlige årsag til en stigning af boligafgiften, er en højere ejendomsskat. Ejendomsskatten er steget med kr. fra 2012 til Stigningen på de 4%, betyder en stigning i boligafgiften på ca. 80 kr. om måneden for en toværelses lejlighed på 60 m 2. Boligafgiften bliver først reguleret fra 1. juni Da foreningen overgik til ekstern administrator, blev bestyrelseshonoraret i 2000 fastsat til kr. til formanden og kr. til de øvrige bestyrelsesmedlemmer. Disse honorarer er aldrig blevet reguleret. De nye honorarer bliver kr. til formanden og kr. til de øvrige bestyrelsesmedlemmer. Budgettet skal vedtages med almindeligt flertal. Kan generalforsamlingen vedtage ovenstående forslag? o JA eller NEJ Fastsættelse af andelskronen Bestyrelsen indstiller, at andelskronen bliver som udregnet efter litra b jævnfør note 18 i årsrapporten: kr. Andelskronen skal vedtages med almindeligt flertal. Kan generalforsamlingen vedtage ovenstående forslag? o JA eller NEJ Side 7 ud af 15

8 4.2. Fremlæggelse af vedligeholdelsesplan og likviditetsbudget Bestyrelsen arbejder ud fra en vedligeholdelsesplan der strækker sig frem til Planen er vedlagt indkaldelsen i overbliksform. Vedligeholdelsesplanen danner samtidig udgangspunkt for et likviditetsbudget. Bestyrelsen budgetterer med likviditet, som det fremgår af grafen i bilaget. 5. Forslag fra andelshavere og bestyrelsen Bestyrelsen har ikke modtaget nogen forslag fra andelshavere inden fristens udløb den 25. marts Forslag fra bestyrelsen: Ændring af vedtaget forslag om udskiftning af eksisterende låse i hovedgadedøre, porte, kældre og bagtrappedøre i lille gård Baggrund På sidste generalforsamling, blev der besluttet at udskifte låse i samtlige eksisterende låse i hovedgadedøre, porte, kældre og bagtrappedøre i den lille gård. Forslaget blev sat på dagsorden sidste år, da der havde været nogle indbrud af barnevogne fra nogle trappeopgange. I disse opgange er der blevet monteret et såkaldt h-beslag, der indbrudssikrer hovedgadedøren. I forbindelse med indhentning af tilbud og anden rådgivning, kan bestyrelsen konstatere, at vores låse ikke trænger til at blive udskiftet. Bestyrelsen mener derfor, at det giver bedre mening at anvende pengene til vedligeholdelse, især istandsættelse af køkkentrapper der halter bagud. Bestyrelsen mener dog, at der skal monteres et h-beslag i samtlige hovedgadedøre. Forslag Bestyrelsen foreslå, at de hensatte kr. til udskiftning af låse, i stedet for anvendes til montering af h-beslag i samtlige hovedgadedøre til en pris af ca kr. og de resterende kr. anvendes til istandsættelse af trappeopgange. Forslaget skal vedtages med almindeligt flertal. Kan generalforsamlingen vedtage ovenstående forslag? o JA eller NEJ Side 8 ud af 15

9 6. Valg til bestyrelsen Der skal vælges 2 medlemmer til bestyrelsen for 2 år samt en formand for 2 år. Følgende bestyrelsesmedlemmer er ikke på valg: Tom Jørgensen (formand) er valgt 2012 for 2 år og er ikke på valg Thomas Smith er valgt i 2012 for 2 år og er ikke på valg. Esben Seyffart er valgt i 2012 for 2 år og er ikke på valg. Følgende poster er på valg: Lars Engelhart er valgt i 2011 for 2 år og genopstiller. Christine Stougaard er valgt i 2011 og genopstiller ikke. Bestyrelsen har desuden modtaget et kandidatur fra nuværende bestyrelsessuppleant Christine Ebert til posten som bestyrelsesmedlem. 7. Valg af bestyrelsessuppleanter Der skal vælges 2 bestyrelsessuppleanter for 1 år. Claus Mortensen genopstiller som 1. suppleant. 8. Valg af interne revisorer og suppleanter 8.1. Valg af interne revisorer Kim Svensson er valgt i 2012 og er ikke på valg. Der skal derfor vælges 1 intern revisor. Mikael Frederiksen i 2011 og genopstiller for den næste toårige periode Valg af intern revisorsuppleant Der skal vælges 1 intern revisorsuppleant. Camilla Skortensgaard er valgt i 2011 og genopstiller ikke, 9. Valg af eksterne 9.1. Valg af administrator Bestyrelsen foreslår genvalg af administrator Boelskifte Advokater. Der er således ikke på forhånd opstillet andre kandidater. Side 9 ud af 15

10 9.2. Valg af revisor Bestyrelsen foreslår genvalg af revisor fra Deloitte. Der er således ikke på forhånd opstillet andre kandidater. 10. Eventuelt Side 10 ud af 15

11 Bilag: Vedligeholdelsesplan

12 Vejledning Udgangspunktet for vedligeholdelsesplanen er, at vi hvert år bruger ca kr. (2009 priser) på forefaldende vedligeholdelse. Man kan se eksempler (ikke udtømmende) på hvilke typer opgaver midlerne skal dække. Ejendommen er derudover opdelt i 7 kategorier fra Opgange til Gårde og haver. Under hver kategori er der en række projekter. For hvert projekt er angivet hvornår projektet skal udføres og eventuelt med hvilket interval. Den tidsmæssige placering af projekterne danner udgangspunkt for et likviditetsbudget. Det er fremstillet ovenfor. Forudsætningen for likviditetsbudgettet er, at der afsættes 1,15 mio. kr. til vedligeholdelse hvert år, og at de øvrige udgifter i ejendommen ikke stiger. Foreningens nuværende realkreditlån er udbetalt i Priserne stiger hvert år. Vi har budgetteret med, at priserne stiger med 3 % hvert år. Det er et konservativt skøn baseret på udviklingen de sidste 10 år. Kurven viser, at vi ikke behøver hæve boligafgiften på grund af vedligeholdelse før tidligst I mellem tiden kan det måske betale sig at omlægge lån i stedet. Det betyder dog ikke, at vi helt kan undgå huslejestigning. Når f.eks. vand og el stiger, bliver vi nødt til at øge boligafgiften, ligesom det vil blive nødvendigt at tilpasse boligafgiften prisstigninger på de serviceydelser vi køber, f.eks. trapperengøring, administration, lønudgifter mm.

13

14

15 FULDMAGT BEMÆRK: Fuldmagten skal være udstedt til en navngiven andelshaver/repræsentant for en andel. Hver andelshaver/repræsentant for en andel kan kun medbringe én fuldmagt. Det er altså ikke muligt at lave en fuldmagt til bestyrelsen. Østerbro den 2013 Angående generalforsamling i A/B Hesseløgaard, der afholdes 22. april 2013 klokken Jeg:, andelshaver af lejligheden giver hermed, repræsentant for andelen, fuldmagt til at stemme på mine vegne. Med venlig hilsen Underskrift