Sender vi pressemeddelelser ud på det rigtige tidspunkt? Side 1

Transkript

1 ANALYSE Sender vi pressemeddelelser ud på det rigtige tidspunkt? Side 1

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 3 SENDER VI PRESSEMEDDELELSER UD PÅ DET RIGTIGE TIDSPUNKT 3 METODEN FOR ANALYSEN 4 REDAKTIONELLE POSTKASSER PÅ AVISER OG DAGBLADE 6 JOURNALISTERS POSTKASSER PÅ ALLE MEDIER 8 KLIKRATER FORDELT PÅ DE NORDISKE LANDE 9 KLIKRATER FORDELT PÅ FORSKELLIGE MEDIER 11 KONKLUSION Analyse SENDER VI PRESSE- MEDDELELSER UD PÅ DET RIGTIGE TIDSPUNKT? Udarbejdet af VOCAST Alle rettigheder til analysen tilhører VOCAST ApS. Analysen kan frit refereres med tydelig kildeangivelse. VOCAST ApS Herluf Trolles Gade 9, København K Tlf: Side 2

3 Sender vi pressemeddelser ud på det rigtige tidspunkt? Nej, det gør vi faktisk ikke. Det er den korte konklusion. Der skal dog ikke meget til, at vi bliver bedre til at time vores pressemeddelelser, så de passer ind i journalisternes hverdag og deres arbejdsrytme. Hvad tid skal vi sende pressemeddelelser ud? Skal vi sende pressemeddelelser til redaktioner eller til journalister? Det er to spørgsmål, som vores kunder stiller os igen og igen. Og det er de to spørgsmål, denne rapport vil besvare. På baggrund af udsendte pressemeddelelser i Danmark i perioden fra 28/ til 29/ kan vi give et meget retvisende billede af, hvordan kommunikatører arbejder med pressemeddelelser. Ligeledes kan vi give et retvisende billede af, hvordan journalisternes døgnrytme ser ud. Vi har indsamlet data på, hvornår journalisterne åbner deres pressemeddelelser, og vi har interviewet dem for at bekræfte tallene. Du kan bruge denne analyse til at finde ud af, hvornår du skal time dine presseudsendelser til, samt hvorvidt du skal sende dine pressemeddelelser til en redaktion eller direkte til en journalist. Faktaboks Baggrund for analysen 36+ aktive kunder 1.3+ aktive konti 1.6+ aktive brugere modtagere i Danmark sendte pressemeddelelser METODEN FOR ANALYSEN Analysen bygger på VOCASTs datagrundlag. VOCAST indeholder en mediedatabase over redaktioner og journalister, som virksomheder bruger til at målrette deres pressemeddelelser mod relevante journalister. Vi har i denne analyse målt klikrater, som ikke skal forveksles med åbningsrater, da disse ofte er svære at måle præcist. En e- mail kan være åbnet, så snart den er blevet vist i en forhåndsvisning. Dette er dog ikke ensbetydende med, at den er læst. Derfor måler vi kun de pressemeddelelser, som indeholder et link, og klikraterne er baseret på de pressemeddelelser, der er klikket på. For at give et mere nuanceret billede af, hvordan kommunikatører og journalister arbejder, har vi valgt at skelne mellem udsendelser til avisernes og dagbladenes redaktioner og udsendelser til journalisternes personlige adresser, fordelt på medietyper. Vi kan dog ikke garantere, at det er redaktører, som åbner pressemeddelelserne. På de fleste redaktioner har journalisterne også adgang til redaktionsmailen, som tjekkes jævnligt. Side 3

4 Vi vil også gøre opmærksom på, at ikke alle journalister ønsker at modtage pressemeddelelser direkte, og derfor er de tilbageholdende med at opgive direkte adresser. Ligeledes ønsker mange redaktioner, at pressemeddelelser bliver sendt til en fælles redaktionsmail, så jourhavende, redaktør, redaktionssekretær eller lignende selv kan videresende pressemeddelelserne til de relevante journalister. I VOCAST er det muligt at læse mere om, hvordan de enkelte medier ønsker at modtage pressemeddelelser. REDAKTIONELLE POSTKASSER PÅ AVISER OG DAGBLADE Hvornår udsender vi pressemeddelelser, og hvornår bliver de faktisk læst: 14 Sendte pressemeddelelser fordelt på timeinterval til redaktioner på aviser og dagblade Timeinterval Som det ses af tabellen, sender vi mange pressemeddelelser lige før frokost. Det passer også godt med kommunikatørernes hverdag, hvor vi møder ind, skriver pressemeddelelsen og sender den afsted før frokost. Der bliver også sendt næsten lige så mange pressemeddelelser, inden vi går hjem. Kigger man på den næste tabel, hvor man ser, hvornår medierne faktisk læser de pressemeddelelser de modtager, er billedet helt anderledes. Side 4

5 Læst af redaktører på aviser og dagblade Timeinterval Redaktører og journalister læser størstedelen af deres modtagne pressemeddelelser mellem kl. 8 og kl. 11. Det passer med den første bølge af de pressemeddelelser, som kommunikationsmedarbejderne sender ud. Kigger man på den næste tabel, kan man se, hvordan kommunikatørernes udsendelser og mediernes klikrater fordeler sig over et døgn. Det første man ser, er at det ikke er alle pressemeddelelser, som bliver læst. Som tidligere nævnt, er det klikraten vi måler, hvilket vil sige, at størstedelen af de afsendte pressemeddelelser bliver der overhovedet ikke klikket på. Pressemeddelelserne bliver frasorteret på baggrund af deres overskrifter og resumeer. Det tyder på, at mange pressemeddelelser bliver sendt ud for bredt og derfor ikke er relevante for modtageren. Irrelevante pressemeddelelser, som fylder redaktørernes postkasser op, er et stort irritationsmoment for mange redaktører og journalister. Vil du vide mere om journalisternes præferencer for pressemeddelelser, hent den seneste analyse her. Side 5

6 Sendt og læst af redaktører på aviser og dagblade fordelt på timeinterval Sendt Læst I tabellen ser man meget tydeligt, at hvis du skal ramme redaktionernes kliktidspunkter, er det vigtigt at sende pressemeddelelserne om morgenen, når du møder på arbejde. Sender du din pressemeddelelse mellem kl. 7 og kl. 8, er du godt dækket ind. De fleste redaktioner holder deres redaktionelle møde om morgenen, hvor arbejdsopgaverne for dagen bliver fordelt. Redaktørerne læser også pressemeddelelser efter deres redaktionelle møde, og mange pressemeddelelser bliver læst, når de bliver modtaget. Det er hvad de redaktører, vi har interviewet, fortæller os. Kigger man på tabellen ovenfor kan man dog konstatere, at der er et fald i klikraten på trods af, at der er en stigning i udsendelser mellem kl. 15 og kl. 16. Derfor vil vi råde kommunikatørerne til at sende pressemeddelelser til avisernes redaktioner om morgenen. JOURNALISTERS POSTKASSER PÅ ALLE MEDIER På trods af en minimal forskel i antallet af sendte og læste pressemeddelelser til journalisternes adresser, har vi valgt at tage tabellerne med. Dette gør vi for at illustrere og igen pointere, at kommunikationsmedarbejderne skal blive bedre til at time deres pressekommunikation. Kigger man på antallet af pressemeddelelser sendt til journalister på alle medier, kan man se, at der bliver sendt lidt færre pressemeddelelser direkte til journalister. Det er altså redaktionskontakter på aviser og dagblade, som får størstedelen af pressemeddelelser. Sendes pressemeddelelserne direkte til journalisters adresser, ser billedet ens ud. Side 6

7 Sendt til journalisters indbakke fordelt på timeinterval Timeinterval Pressemeddelelser bliver sendt lidt før frokost, og lige inden vi går hjem Læst af journalisterne fordelt på timeinterval Timeinterval Journalisterne læser flest pressemeddelelserne fra kl. 8 og frem til frokost, hvor kurven begynder at falde. Side 7

8 Sendt og læst, af journalister på aviser og dagblade fordelt på timeinterval Sendt Læst Som det ses af ovenforstående tabel, kan vi ligeledes anbefale at sende pressemeddelelserne til journalister tidligt på morgenen. KLIKRATER FORDELT PÅ DE NORDISKE LANDE Da de foregående tal var angivet som totale tal, vil vi i det følgende angive klikraterne i procent. Her vil vi kigge på klikraterne for de fire nordiske lande og klikraterne for de forskellige medier. Vi vil stadig skelne mellem klikraterne for redaktioner og journalister. Side 8

9 Klikrater fordelt på lande for redaktioner og journalister 3% 25% 28% 2% 15% 1% 21% 21% 13% 2% 22% 21% 5% % Danmark, redaktion Danmark, journalist Finland, redaktion Finland, journalist Norge, redaktion Norge, journalist Sverige, redaktion Sverige, journalist Sammenligner man tallene for de fire nordiske lande, kan man se, at klikraten for Danmark er ens, uanset om pressemeddelelsen bliver sendt til en redaktion på en avis, eller om den bliver sendt direkte til en journalist. Der er heller ikke så stor forskel på, om du sender en pressemeddelelse til en redaktion eller en journalist i Sverige. Der er dog markante forskelle i hhv. Finland og Norge. Her ser det ud til, at journalisterne er bedre til at åbne deres post. I Finland åbner journalister seks procentpoint flere pressemeddelelser end redaktørerne på aviser og dagblade. I Norge er der otte procentpoint højere klikrate for journalister. Det er svært at give en præcis anbefaling om, hvilken postkasse du skal sende til på tværs af de nordiske lande. Tallene er baseret på afsendelser for VOCASTs brugere, som kan have relationer til forskellige journalister. Du bør altid gøre dig den overvejelse, om pressemeddelelsen er generel med karakter af notestof og derfor skal sendes til en redaktion. Er det en historie med mere dybde, detaljer, konsekvens, væsentlighed, så pitch den direkte til en journalist. Overvej også, om du kan versionere historien, så den passer geografisk til det ønskede medie. KLIKRATER FORDELT PÅ FORSKELLIGE MEDIER De følgende tal bygger på presseudsendelserne i Danmark fordelt på forskellige medietyper. Her kan man se forskellen i klikraterne for hhv. redaktionelle postkasser og journalisters postkasser. Side 9

10 Klikrater fordelt på medie Blog / Journalist 4% Blog / Redaktion Web TV / Journalist Web TV / Redaktion TV / Journalist TV / Redaktion Radio / Journalist Radio / Redaktion Online medier / Journalist Online medier / Redaktion Regionalavis / Journalist Regionalavis / Redaktion Lokalavis (ugeavis) / Journalist Lokalavis (ugeavis) / Redaktion Landsdækkende avis / Journalist Landsdækkende avis / Redaktion Nyhedsbureau / Journalist Nyhedsbureau / Redaktion Fagblade / Journalist Fagblade / Redaktion Forbrugermagasin / Journalist Forbrugermagasin / Redaktion Magasin / Journalist Magasin / Redaktion Gymnasie- og universitets avis / Journalist Gymnasie- og universitets avis / Redaktion 2% 16% 29% 23% 16% 22% 21% 17% 17% 16% 23% 26% 23% 21% 14% 29% 22% 27% 13% 35% Som det også ses ud af tabellen, er der forskelle i klikraterne for de forskellige medietyper. De mest markante forskelle i klikrater finder man i hhv. Web TV, forbrugermagasiner og gymnasie- og universitetsaviser. Sender man en pressemeddelelse til et medie indenfor Web TV, er det primært redaktioner, som vil klikke på denne. Redaktionsmailen har helt præcist 19 procentpoint højere klikrate end en journalistmail. Sendes pressemeddelelsen til et forbrugermagasin, er det mest optimalt at sende denne direkte til en journalist. Journalisternes klikrate er 7 procentpoint højre end redaktionsmailens klikrate. Klikraten for gymnasie- og universitetsaviser er højest hos journalisterne med 14 procentpoint. Brug tabellen til at orientere dig omkring, hvilken mail du skal sende til for at opnå den højeste klikrate. Og tænk generelt i at arbejde mere målrettet mod specifikke medietyper fremfor masseudsendelser, da de forskellige medietyper har forskellig produktionstid og dermed også skal have historierne serveret forskelligt. Side 1

11 KONKLUSION Når vi sammenligner de seneste tal med den analyse, vi lavede på baggrund af tallene for 211, kan vi se, at kommunikationsmedarbejderne ikke er blevet markant bedre til at time pressekommunikationen. Vi håber derfor, at friske tal og simple tabeller kan få kommunikatørerne til at blive endnu bedre til at kommunikere til medierne. Send dine pressemeddelelser om morgenen, og brug klikratetabellen til at orientere dig, om du skal sende din pressemeddelelse direkte til en journalist eller til en redaktion. Brug evt. VOCAST til at finde ud af, om mediet ønsker at modtage pressemeddelelserne i redaktionsmailen eller direkte i journalisternes postkasser. Den generelle anbefaling er også: Målret dine pressemeddelelser til mediet. Som du også kunne se på tabellerne for både sendte og læste pressemeddelelser, er det langt fra alle pressemeddelelser, som bliver læst af redaktører og journalister. En fængende overskrift, et kort og præcist resume, samt udsendelse tidligt om morgenen er netop de faktorer, der gør, at din pressemeddelelse bliver læst. Side 11