I mødet deltog fra organisationsbestyrelsen og repræsentantskabet:

Transkript

1 Boligselskabet Nykøbing Mors Referat af ordinært organisationsbestyrelsesmøde, tirsdag den 25. marts 2014 kl , i gildesalen Fuglsøparken 20, 7900 Nykøbing Mors side 1 Godkendelse af referat Boligselskabet Nykøbing Mors Orientering fra formanden Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer Godkendelse af årsregnskab for selskab og afdelinger Godkendelse af revisionsprotokol Godkendelse af budget for selskab og afdelinger Styringsrapport og styringsdialog Fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab Orientering om lovændring vedr. dispositionsfondens dækning af tab Udlejningsforhold Bestyrelseshonorar Indstilling af deltagere til Domeas regionsmøder Energimærkning, energisyn og driftsjournaler Domeas Landskonference Markedsføring og synlighed Nybyggeri Boligselskabets afdelinger Orientering fra afdelinger Mødeplanlægning Eventuelt... 9 I mødet deltog fra organisationsbestyrelsen og repræsentantskabet: Hanne Østergård, formand repræsentantskabet/org.best/30-25 Mogens Mikkelsen afd Ebba Jensen org.best/afd Poul Poulsen afd Nanna Møller Kristensen afd Hans Kristian Futtrup afd Holger Kristensen afd Poul Kristensen org.best./kommunen Vagn Kidmose org.best./kommunen Øvrige deltagere: Fra Domea, driftsleder Preben Lundgreen. Der var afbud fra: Hanne Iversen org.best/afd Anni Thomsen Org.best./Domea

2 1 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referater af møderne den 23. januar 2014 og 17. februar Det indstilles, at referaterne godkendes og underskrives. Referat: Referaterne blev godkendt og underskrevet. 2 Boligselskabet Nykøbing Mors 2.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Referat: Formand Hanne Østergård meddelte, at Ørding Børnehus havde ansøgt om at leje en bolig i afd Det viste sig at være ulovligt i henhold til bekendtgørelsen. Der havde været afholdt Åbent Hus i Ørding den 30. maj Der var desværre ikke den store succes, da der ikke var mange fremmødte til arrangementet. Der var sensommerdage i Ørding i september måned og i den forbindelse blev der igen afholdt Åbent Hus. I afd er der planer om udskiftning af køkkener og bestyrelsen har været på tur i bla. Ikea, Designa og HTH. Det er aftalt, at Preben Lundgreen laver udbudsmaterialet, så der kan indhentes tilbud. Der var repræsentantskabsmøde i Domea den 7. juni 2013 med deltagelse af Hanne Østergård og Ansgar Nygaard. Regionsdirektør Erik Lønne fyldte 50 år den 12. august og i den forbindelse var der fremsendt et gavekort til Morsø Handelstandsforening. Der var afholdt dialogmøde med kommune i september måned. I afd og ligger der en Landsbyggefondssag, som der afventes svar på. Der var lavet en beredskabsplan i afd og der var indkøbt en hjertestarter. Preben Lundgreen havde sendt en ansøgning omkring tilskud til hjertestarten til bla. Tryg Fonden og Domea. Der er planlagt et kursus i brugen i hjertestarteren samt et førstehjælpskursus. Der er stor tilmelding. Der er tvivl om, hvor længe Morsø Kunstforening ønsker lejemålet, da kunstforeningen har en dårlig økonomi. I den forbindelse foreslog Ebba Jensen at sælge Palæet, da der en bygning, som giver underskud for selskabet. I afd er der planer om nedrivning af Fuglsøsvinget og Preben Lundgreen sørger for at hjemtage priser på nedrivning, da der skal søges om nedrivning. Der har været afholdt et bestyrelsesmøde sammen med Morsø Ældreboligselskab i forbindelse med Domea 2015 strategien. Der har været en snak om en eventuel sammenlægning med Morsø Ældreboligselskab. Men på nuværende tidspunkt er der ikke interesse for dette. Der var udpeget 2 nye medlemmer til bestyrelsen fra Morsø kommune, Poul Kristense og Vagn Kidmose. Boligselskabet Nykøbing Mors er i forbindelse med Domea 2015 strategien blevet tilbudt at tilhøre servicecenter Herning, men bestyrelsen har takket Side 2 af 9

3 nej til dette. Bestyrelsen ønsker at fortsætte samarbejdet med Hjørring og dets personale. Der er tidligere blevet udsendt spørgeskema ved fraflytninger. Disse skemaer meget gode og bestyrelsen ønsker at bibeholde disse. Al udlejning sket nu fra Vejle og i Vejle kan disse spørgeskemaer ikke håndteres. Men det er blevet aftalt, at pr. 1/ vil skemaer igen blive udsendt fra kontoret i Hjørring. Skemaer vil blive fremsendt til ejendomsmestrene, som vil få disse skemaer udfyldt i forbindelse med fraflytning indtil 1/ Der har været en del artikler i Morsø Folkeblad omkring Boligselskabet Nykøbing Mors. Desværre var disse artikler fyldt med ukorrekte oplysninger og Hanne Østergård fik et dementi i avisen. I forbindelse med artiklerne har Morsø kommune efterspurgt et handlingsplan for selskabet, som er fremsendt til kommunen. Forretningsføreraftalen med Domea er forlænget med 1 år på grund af 2015 planen. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 2.2 Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering gives på mødet. Referat: Da Anni Thomsen havde meldt afbud til mødet, så der var ingen orientering fra Domeas bestyrelse. 2.3 Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer Orientering gives på mødet. Referat: Poul Kristensen oplyste, at der havde været afholdt 2 møder i miljø- og teknikudvalget, hvor der var lavet en plan for den store udgift Morsø kommune har i forbindelse med tomgangsboliger. Der skulle lavet en fælles strategi for tomgangsboligerne i afdelingen og der ville blive indkaldt til nyt møde medio april. Morsø kommune efterlyser en ekstra handleplan for de 2 afdelinger. Preben Lundgreen og Hanne Østergård kunne oplyse om de tiltag, der var lavet i afd og Poul Kristensen var forundret over, at kommunen ikke var informeret om de tiltag. Disse tiltag var nævnte på det sidste dialogmøde. Det blev aftalt, at Preben Lundgreen skulle få lavet et notat om disse tiltag i bla. Ørding og Emiliegaarden for at imødekomme den store tomgang. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 2.4 Godkendelse af årsregnskab for selskab og afdelinger Boligselskabets årsregnskab godkendes endeligt af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Årsregnskab for perioden var fremsendt inden mødet. Side 3 af 9

4 Bemærkninger til årets resultat samt til boligselskabets generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen i regnskabet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Referat: Årsregnskab for selskab og afdelinger blev godkendt. 2.5 Godkendelse af revisionsprotokol Revisionsprotokollen skal godkendes af repræsentantskabet efter godkendelse i organisationsbestyrelsen. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden til var fremsendt med regnskabsmaterialet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen. Referat: Revisionsprotokollen blev godkendt. 2.6 Godkendelse af budget for selskab og afdelinger Forslag til budget for perioden indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond og arbejdskapital. Budgetter var fremsendt inden mødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgetter. Referat: Budget for selskab og afdelinger blev godkendt. Der var en snak om, hvorfor der var en 0 % stigning. Der var enighed om, at den 0 % stigning var et godt signal, da boligerne på Mors var for dyre samt den store fokus på henlæggelserne. 2.7 Styringsrapport og styringsdialog Til brug for styringsdialogen med kommunen skal bestyrelsen udarbejde og indsende en årlig rapport til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisationen og afdelingerne var fremsendt med regnskabsmaterialet. Domea har opdateret de økonomiske og statistiske oplysninger, men der er behov for, at bestyrelsen gennemgår og tilpasser de mere bløde og politisk betonede oplysninger. Bestyrelsen skal endvidere træffe beslutning om hvem der skal deltage i dialogmøderne med kommunen. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne samt beslutter hvem der deltager i dialogmøderne med kommunen. Referat: Bestyrelsen gennemgik, tilpassede og godkendte styringsrapporterne. Side 4 af 9

5 2.8 Fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab Boligselskabets dispositionsfond skal som udgangspunkt skal dække afdelingernes lejetab. Kommunen kan dog godkende, at udgifterne ikke skal dækkes (fuldt ud) af dispositionsfonden, hvis boligorganisationens økonomiske situation gør det nødvendigt. Domeas anbefaler boligselskabet at søge kommunen om fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab i afdelingerne, indtil dispositionsfondens indestående når et niveau, hvor afdelingerne ikke længere skal betale et årligt bidrag til dispositionsfonden. Hvis boligselskabet opnår fritagelse, så betyder det ikke nødvendigvis, at afdelingerne selv skal dække deres lejetab. Organisationsbestyrelsen vil blot være friere stillet til selv at vurdere, hvor støtte fra dispositionsfonden kan gøre størst gavn, i stedet for fx at skulle dække lejetab i afdelinger, som i øvrigt har en god økonomi. Det indstilles, at bestyrelsen bemyndiger Domea til at søge fritagelse dispositionsfondsdækning af lejetab i afdelingerne. Referat: Bestyrelsen bemyndigede Domea til at søge om fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab i afdelingerne. 2.9 Orientering om lovændring vedr. dispositionsfondens dækning af tab ved manglende huslejebetaling eller opfyldelse af istandsættelsesforpligtigel sen (tab ved fraflytning) Orientering om lovændring vedr. dispositionsfondens dækning af tab ved manglende huslejebetaling eller manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtigelsen. Hvis der ved fraflytning mangler huslejeindbetaling eller fraflyttede lejere ikke har opfyldt istandsættelsesforpligtigelsen dækker dispositionsfonden tab for regnskabsåret der ligger over 313 kr. pr lejemålsenhed. Boligorganisationen kan (med lovændring af 25. marts 2013) vælge at lade dispositionsfonden dække afdelingens mindre tab (mindre end 313 kr. pr. lejemålsenhed), hvis det findes hensigtsmæssigt i forhold til midlerne i dispositionsfonden og den enkelte afdelings økonomi. Pr budgetterer Domea med ovenstående i selskabernes budgetter og begynder først at dække udgifterne når de er i budgettet. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning Udlejningsforhold Udlejningssituationen pr Pt. er der 15 tomgange fordelt således: 30/17: 3 stk. (2,6 år + 1,8 år og 4 mdr.) 30/25: 1 stk. (1 mdr.) Side 5 af 9

6 30/26: 11 stk. (2 i 3 mdr. + 1 i 5 mdr. + 1 i 8 mdr. + 2 i 1,1 år + 2 i 2,1 år + 2 i 2,4 år+ 1 i 2,3 år) Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2013 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 74,92 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 44,94 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder. De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Honoraret fordeles p.t. således: 3½ andel til formanden, næstformanden 1 andel og øvrige bestyrelsesmedlemmer 1 andel. Beløbet indeksreguleres. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at honoraret fastsættes til det lovlige maksimumniveau, og at princippet for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen fortsætter uændret i kommende regnskabsår. Referat: Bestyrelseshonoraret fortsætter uændret Indstilling af deltagere til Domeas regionsmøder Der afholdes to (hvis der er tilmeldinger nok)regionsmøder om året i hver af Domeas regioner. Adgangs- og stemmeberettigede på regionsmøderne er 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen i hver boligorganisation der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Alt efter mødets karakter kan det herudover aftales i den enkelte region, at andre medlemmer af organisations- og/eller afdelingsbestyrelser kan deltage uden stemmeret. Det indstilles, at bestyrelsen af sin midte indstiller 2 deltagere til Domeas regionsmøder. Referat: Formand Hanne Østergård og Poul Kristensen blev indstillet Energimærkning, energisyn og driftsjournaler Jf. ny lovgivning skal alle boliger i Danmark energimærkes. For almene boliger gælder, at afdelingerne skal energimærkes i forhold til forbrug af varme, el og vand, samt mulige energioptimeringer, der kan skabe en besparelse i afdelingernes energiforbrug. Side 6 af 9

7 Som udgangspunkt skal afdelingerne energimærkes hvert 10 år, men hvis der er mulighed for energioptimering med en kort tilbagebetalingstid (under 10 år), skal der mærkes hver 7. år. (Dette skyldes at forbedringer i forbindelse med energioptimering, skal fremgå af energimærkningen). Selve energimærkningen foretages af certificerede firmaer. Domea har p.t. sendt denne opgave i EU- udbud, således at der opnås de billigste priser på denne energimærkning. For at en afdeling kan opnå de billige priser på energimærkning skal afdelingen kunne dokumentere to ting: At der er foretaget mindst et årlig energisyn af afdelingerne At der er ført driftsjournaler over energiforbrug i alle afdelinger For at alle selskaber, som administreres af Domea, kan overholde disse krav til at blive lovpligtig energimærket, har Energi og Miljø, udarbejdet et koncept til både lovpligtig energisyn og driftsjournaler. Energisynet udføres af Energi og Miljø 1 gang årligt. Prisen for dette energisyn er kr. som betales af afdelingen. E-driftsjournal er et IT baseret indberetningssystem, hvis output direkte relaterer sig til de oplysninger som afdelingerne skal dokumentere og aflevere for at kunne blive energimærket. Prisen for dette system er kr. ved oprettelse og 1 års brug, herefter kr. årligt. Beløbet betales af afdelingerne. Såfremt boligselskaberne/afdelingerne ikke er i stand til at aflevere den fornødne dokumentation, kan der opkræves bøder for ikke at blive energimærket. Afdelingen vil få installeret det omtalte IT system og få udført det årlige energisyn fra Energi og Miljø. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning Domeas Landskonference 2014 Domeas Landskonference afholdes i dagene 13. og 14. juni 2014 på Nyborg Strand, så sæt allerede nu kryds i kalenderen. Selskaberne opfordres til i god tid at sikre, at der i de enkelte afdelinger og/eller via arbejdskapitalen er afsat passende midler til de valgte og ansattes deltagelse i konferencen. Referat: Det var en snak om vigtigheden i, at formand og næstformand deltog i Landskonferencen. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning- Side 7 af 9

8 3 Markedsføring og synlighed Domea stiller en række redskaber og rabataftaler til rådighed inden for markedsføring, som kan anvendes efter behov i de enkelte boligselskaber. Hvis der er udlejningsproblemer eller tynde ventelister er det vigtigt at drøfte markedsføring. Vigtigst er det at forholde sig til, om der er professionelle billeder og plantegninger til brug for afdelingernes hjemmesider, markedsføring på annoncer, brochurer mm. Ligeledes er det vigtigt at vurdere om skiltningen af boligafdelingerne er tilstrækkelig til at boligsøgende let kan finde boligafdelingen. Det indstilles, at bestyrelsen forholder sig til behovet for skiltning, og for fotografering af boligafdelinger og ledige lejemål. Kontakt i øvrigt Kommunikation i Domea for at få yderligere information. Referat: Der var en drøftelse af behovet for skiltning og fotograferingen af boligafdelingerne. Det blev aftalt, at Preben Lundgreen skulle tage en snak med Tanja fra Morsø kommune vedr. annoncering på kommunens hjemmesider samt de digitale infotavler ved byens indfaldsveje. 4 Nybyggeri Referat: Der var ingen nybyggeri på nuværende tidspunkt. 5 Boligselskabets afdelinger 5.1 Orientering fra afdelinger Orientering gives på mødet. Referat: I afd var der en del fugtproblemer. Der bliver arbejdet på at løse dette i øjeblikket. Der er aftalt et møde med arkitekt Keld Ross og de udførende entreprenører, Jan Storgaard samt Preben Lundgreen. I afd gik det godt. Tidligere medlem af bestyrelsen Erling Sejersgaard var lige fyldt 80 år. I afd var der intet nyt at fortælle, udover det der fremgik i beretningen. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 6 Mødeplanlægning Referat: Næste møde blev aftalt til tirsdag den 3. juni 2014 kl Side 8 af 9

9 7 Eventuelt Referat: Nanna Møller oplyste, at det var svært at sidde i en afdelingsbestyrelse. Der var mange nye ting at forholde sig til. Hun ville gerne, at de tidligere bestyrelsesmedlemmer kunne hjælpe med opstarten i bestyrelsen. Domea Boligcenter Hjørring, den 3. april Trine Bomholt/Preben Lundgreen Side 9 af 9