Betingelser for prækvalifikation. Udbud af foranalyse, levering, vedligeholdelse og videreudvikling af en løsning til identitets- og rettighedsstyring

Transkript

1 Betingelser for prækvalifikation Udbud af foranalyse, levering, vedligeholdelse og videreudvikling af en løsning til identitets- og rettighedsstyring Aalborg Universitet

2 Indholdsfortegnelse 1. Den ordregivende myndighed 3 2. Indledning 3 3. Egnethedsvurdering eespd Udelukkelsesgrunde Udvælgelse Krav til økonomisk og finansiel formåen Krav til teknisk og faglig formåen 7 4. Behandling af ansøgning 7 5. Formkrav til ansøgning om deltagelse 7 Side 2

3 1. Den ordregivende myndighed Aalborg Universitet Fredrik Bajers Vej 5 Postboks Aalborg Ordregiver anvender ekstern advokat til gennemførelse af udbudsprocessen, hvorfor kontaktperson under udbuddet er følgende: Aumento Advokatfirma Att.: Advokat Henrik Holtse Ny Østergade København K hh@aumento.dk Ordregiver anvender også en teknisk rådgiver til udbudsprocessen, og denne vil også bistå i forbindelse med gennemgang af foranalysen: PA Consulting Group Attn.: Ole Lykke Christensen Portland Towers, 7. sal Göteborg Plads Nordhavn 2. Indledning Der henvises til Kravspecifikationen for en uddybende beskrivelse af baggrund og vision. Der er på nuværende tidspunkt en række ukendte faktorer, herunder hvilket organisationssystem der skal anvendes, hvordan løst tilknyttede personer skal håndteres i systemet, integration med nyt rejsebooking og -afregningssystem og integration med nyt HR-system. Det er derfor ikke på nuværende tidspunkt muligt for Ordregiver at lave en fuldt dækkende kravspecifikation for et IdM-system og implementering, herunder fastsætte alle detaljerede krav. Kravspecifikationen består af en række af de funktionelle og non-funktionelle krav, men der udestår analyse og design af arbejdsprocesser og integration til kilde- og målsystemer. Side 3

4 Endelig kan Ordregiver ikke tage endelig stilling til indkøb af IdM system herunder integrationer og implementering af arbejdsprocesser i relation hertil, før de økonomiske konsekvenser af ovenstående udeståender er analyseret og belyst samt at Ordre giver på denne baggrund er kommet med en række anbefalinger til ovenstående afklaringer. Den udbudte kontrakt omfatter både tjenesteydelsen om levering af en foranalyse og option på efterfølgende levering af IdM system herunder integrationer og implementering af arbejdsprocesser i relation hertil. Kontraktener delt i en fase 1 og fase 2. Fase 1 vedrører en tjenesteydelse, hvor der skal leveres en foranalyse, herunder afklaring af organisationssystem, analyse/design af relevante arbejdsprocesser og analyse/design af integration til valgte kilde- og målsystemer. Fase 2 vedrører levering af IdM systemet herunder integrationer og implementering af arbejdsprocesser i relation hertil. Denne del er en option for Ordregiver, da foranalysen skal danne grundlag for beslutning om indkøb af - IdM system herunder integrationer og implementering af arbejdsprocesser i relation hertil. Den leverandør, der udarbejder foranalysen, skal også efterfølgende levere IdM-systemet og forestå den tekniske og forretningsmæssige implementering, hvis Ordregiver vælger at udnytte optionen. Der vil være behov for tilpasning af tilgængelige standardløsninger for at imødekomme Ordregivers behov, hvilket medfører, at tilbudsgiver skal udarbejde et konkret tilpasset tilbud. Det er ikke muligt på nuværende tidspunkt at fastlægge de tekniske specifikationer præcist med henvisning til en standard, teknisk vurdering eller teknisk specifikation eller teknisk reference. Udbuddet gennemføres derfor som et udbud med forhandling efter reglerne i udbudsloven (Lov nr af 15/12/2015), således at der først gennemføres en prækvalifikation, hvorefter de udvalgte ansøgere opfordres til at afgive tilbud. Det samlede udbudsmateriale er tilgængeligt på Ordregivers hjemmeside Der henvises til udbudsmaterialet for en nærmere beskrivelse af udbudsprocessen, tildelingskriterium og kontraktvilkår. 3. Egnethedsvurdering Ansøgerens generelle egnethed til at udføre den udbudte kontrakt vurderes på baggrund af ansøgers oplysninger om udelukkelsesgrunde (punkt 3.2) samt udvælgelsesgrunde (punkt 3.3). Side 4

5 3.1 eespd Ansøger skal udfylde eespd. Som en del af udbudsmaterialet er en fil benævnt ESPD-AAU-IdM. Dette er det eespd dokument, som ansøger skal udfylde. Fremgangsmåde for udfyldelse af eespd: 1) Gem det i udbudsmaterielet vedhæftede XML-dokument benævnt ESPD-AAU-IdM på dit skrivebord 2) Gå ind på hjemmesiden 3) Vælg sprog 4) Vælg Jeg er en økonomisk aktør 5) Vælg Importere ESPD 6) Tryk på Gennemse og vælg filen ESPD-AAU-IdM fra skrivebordet 7) Vælg land 8) Tryk Næste og herefter skal ESPD udfyldes 9) Når ESPD er udfyldt trykkes Udskriv (bemærk at dokumentet ikke dermed udskrives, men når rubrikken Udskriv er væk, kan man højreklikke og vælge udskrift) 10) Det udfyldte og udskrevne ESPD underskrives og vedlægges ansøgning om deltagelse Der skal ikke medsendes anden dokumentation med ansøgningen, men den tilbudsgiver, der umiddelbart anses for at have vundet udbuddet, vil efterfølgende blive bedt om at indsende dokumentation. Side 5

6 3.2 Udelukkelsesgrunde Ansøger skal udfylde de markerede felter i følgende hovedafsnit i ESPD: Del II.A Del II.B Del II.C Del II.D Del III.A Del III.B Del III.C (oplysninger om den økonomiske aktør) (oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter) (oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet) (oplysninger om underleverandører, hvis kapacitet den økonomiske aktør ikke baserer sig på) (straffedomme) (betaling af skatter, afgifter og bidrag) (insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse) Såfremt ansøger deltager i udbuddet sammen med andre (konsortium, joint venture eller lignende), skal de andre deltagere fremsende særskilt ESPD. Såfremt ansøger i relation til vurderingen af udvælgelsesgrunde ønsker at basere sig på andre enheders formåen (f.eks. underleverandører eller andre enheder i koncernen), skal disse enheder fremsende særskilt ESPD. 3.3 Udvælgelse Ansøger skal udfylde følgende felter i ESPD: Del IV.B Del IV.C (Økonomisk og finansiel formåen) -Samlet årsomsætning -Finansielle nøgletal (Teknisk formåen) -Levering af leverancer af den anførte type -Udførelse af tjenesteydelser af den anførte type -Uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer Krav til økonomisk og finansiel formåen Vedrørende økonomisk og finansiel formåen kræves følgende: En samlet årlig omsætning i det seneste disponible regnskabsår på mindst kr. 10 mio. En positiv egenkapital i det seneste disponible regnskabsår. Side 6

7 Ved sammenslutninger af økonomiske aktører/virksomheder (konsortier) skal disse oplysninger opgives for hver enkelt økonomisk aktør/virksomhed Krav til teknisk og faglig formåen Vedrørende teknisk og faglig formåen kræves følgende: Mindst 3 referencer med tilsvarende leverancer udført inden for de seneste 3 år (kontraktdato fastsætter udførelsesdato) med beskrivelse, beløb, dato og modtager. Som tilsvarende leverance anses levering af et IdM system med integrationer og implementering af arbejdsprocesser i relation hertil, herunder eventuel en forudgående foranalyse. Det anses således ikke for en tilsvarende leverance, hvis der alene er leveret en foranalyse, men ikke efterfølgende et IdM-løsning. Relevante og erfarne medarbejdere, som skal forestå udformning af foranalysen til AAU samt levering og implementering af de i Kravspecifikationen angivne systemer og processer. Det kræves, at de pågældende medarbejdere har tilstrækkelig erfaring, der efter Ordregivers skøn gør dem i stand til at levere de efterspurgte ydelser. Efterfølgende dokumentation sker i form af CV med oplysning om uddannelse og arbejdserfaring. 4. Behandling af ansøgning Ordregiver vil foretage en vurdering af, om ansøger opfylder udelukkelsesgrunde og udvælgelsesgrunde. Ordregiver vil prækvalificere 3-5 ansøgere til at afgive tilbud. I tilfælde af at der er flere end 5 ansøgere, som er egnet til deltagelse, vil Ordregiver vælge de 5, som efter Ordregivers skøn har de bedste referencer og mest egnede medarbejdere. 5. Formkrav til ansøgning om deltagelse Ansøgning skal indeholde følgende: 1) Udfyldt og underskrevet ESPD 2) Eventuelt yderligere beskrivelse af ansøger Side 7

8 Ansøgning skal sendes eller indleveres til: Aumento Advokatfirma Att.: Advokat Henrik Holtse Ny Østergade København K Ansøgning kan også fremsendes som indscannede dokumenter pr. til hh@aumento.dk. Ansøgning bedes være benævnt Ansøgning til udbud af IdM-løsning. Bemærk venligst, at der ikke kræves yderligere dokumentation for kriterier for egnethed, men at den vindende tilbudsgiver skal fremlægge dokumentation for oplysninger angivet i ESPD. Sidste frist for modtagelse af ansøgning er den 21. oktober 2016, kl. 12:00. Ansøgninger modtaget efter dette tidspunkt vil ikke blive taget i betragtning. Side 8