BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD (BUT)

Transkript

1 DATO DOKUMENT SAGSBEHANDLER MAIL TELEFON <Tilføj dato> <Tilføj dok. nr,> <Tilføj sagsbehandler> <Tilføj mail> <Tilføj telefonnr.> BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD (BUT) 1 ALMENT Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT) indeholder dels orienterende oplysninger om det udbudte indkøb af varer, dels bindende bestemmelser for udbud og tilbud. BUT er gældende frem til indgåelse af kontrakt, hvorefter BUT bortfalder. Ordregivende myndighed: Vejdirektoratet Niels Juels Gade 13 Postbox 9018 DK-1022 København K Danmark Yderligere oplysninger om Vejdirektoratet kan findes på 2 ORIENTERING Udbuddet er benævnt Leverance af variable vejtavler og omfatter levering af 65 stk. variable hastighedstavler 900x900mm og 3 stk. variable informationstavler med option, dvs uden kontraheringspligt for ordregiver, på køb af yderligere forskellige tavletyper til Vejdirektoratets Trafikledelsessystemer i Danmark i en periode på 3 år. Aftalen kan efterfølgende forlænges 2 gange 12 måneder. Vejdirektoratet vil ud fra tildelingskriteriet i afsnit 3.4 "Tildeling" vælge det tilbud, der er økonomisk mest fordelagtigt og herefter indgå aftale. 3 UDBUD 3.1 Udbudsform Indkøbet af varer udbydes som offentligt udbud i henhold til udbudsdirektivet. 3.2 Udbudsmateriale Udbudsmaterialet omfatter følgende materiale med bilag: a) Udbudsbekendtgørelsen b) Nærværende BUT c) Udkast til aftale d) Tilbudsliste (TBL) e) Eventuelle rettelsesblade og spørgsmål/svar samt evt. yderligere oplysninger uploadet i tilbudsfasen f) Tilbuds- og afregningsgrundlag (TAG) g) Technical Specification (TS) Niels Juels Gade København K vd@vd.dk EAN Postboks 9018 Telefon vejdirektoratet.dk SE

2 2 af Udvælgelse For at være egnet skal tilbudsgiver opfylde de mindstekrav, som fremgår af udbudsbekendtgørelsens punkterne III.2.1), III.2.2) og III.2.3). 3.4 Tildeling Generelt Kriterium for tildeling er det økonomisk mest fordelagtige tilbud Økonomisk mest fordelagtige tilbud Karaktererne for de enkelte underkriterier sammenlægges. Det tilbud, der opnår den højeste totalværdi opgjort med 1 decimal, er det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Kontrakten tildeles tilbudsgiver med det økonomiske mest fordelagtige tilbud. Følgende underkriterier lægges til grund for tildeling: Underkriterium Vægtning A Pris 35 % B Vejtavle hardware 30 % C Vejtavle SW 30 % D Leveringstid 5% Tildelingsmodel Hvert underkriterium bedømmes ud fra en karakterskala, jf. nedenstående. Summen af de vægtede karakterer for de enkelte underkriterier udgør den samlede karakter. Den samlede karakter kan blive maksimalt 10. Bedømmelse af underkriterium A - Pris: Som grundlag for prisbedømmelse anvendes den samlede sum fra tilbudslisterne for tilbudsevaluering. Karakteren for pris findes ved følgende omregning af pris til karakter: Laveste tilbud tildeles karakteren 10. Et tilbud, som er 6 mio. kr. over laveste pris, tildeles karakteren 0. De øvrige tilbudskarakterer findes ved at interpolere og ekstrapolere retlinet ud fra disse to punkter. Tilbud, som ligger mere end 6 mio. kr. over laveste pris tildeles negativ karakter. Karakterskala for underkriterium B og C Ved bedømmelsen af de kvalitative underkriterier B og C anvendes en 11-trins karakterskala fra 0 til 10. Bedømmelsen sker iht. følgende karakterskala: Karakter Beskrivelse 10 Gives for det fremragende tilbud som bedst muligt opfylder underkriteriet med ingen eller få uvæsentlige undtagelser

3 3 af 7 Karakter Beskrivelse Gives for tilbud med god opfyldelse af underkriteriet 6 5 Gives for tilbud med middel tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet 4 3 Gives for tilbud med mindre tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet Gives for tilbud, som kun netop er konditionsmæssigt (underkriteriet lige netop opfyldt) Mellemliggende karakterer finder anvendelse til at udtrykke nuancer i forhold til ovenstående definition af skalaen. Vurderingen af de enkelte delkriterier baseres på de i tilbuddet udfyldte dokumenter med klart markerede områder for tilbudsgivers beskrivelse af funktionalitet ud over mindstekravene for de enkelte delkriterier. Kravene i dokumentet Technical Specifications (TS) med bilag er mindstekrav. Bedømmelse af underkriterium B - Vejtavle hardware Ved vurderingen af, hvordan tilbuddene udover mindstekravene opfylder Vejdirektoratets ønsker, vil blive lagt vægt på følgende delkriterier med den angivne vægtning: Delkriterium Reference til TS Ønsket funktion der vægtes højest Vægt i % Driftsstabilitet for vejtavler Serviceringsvenli ghed (O&M) Afsnit 2 Afsnit 10 Gennemprøvet design der sikrer understøttelse af stabil drift i miljø svarende til nordisk miljø. Både i relation til vejrbestandighed og tavlesynlighed i forskellige lysforhold. Nem og fleksibel tilgang for drift og vedligeholdelse Mindst mulig gene for trafikanter ved vedligehold af tavler ophængt langs/over vejen. El forbrug. El forbrug i normal drift vinter og sommer. 15 Monterings muligheder Selvovervågning Afsnit 7.5 og 7.6 Bilag 1-4 Fleksibilitet i montering på mast, galger, bro etc. 5 Tavlens evne til selvovervågning, reetablering og alarmering. Modulopbygning Afsnit Mulighed for efterfølgende udvidelse af tavlerne ved tilkøb af enkeltmoduler SUM

4 4 af 7 Bedømmelse af underkriterium C - Vejtavle SW Ved vurderingen af, hvordan tilbuddene udover mindstekravene opfylder Vejdirektoratets ønsker, vil blive lagt vægt på følgende delkriterier med den angivne vægtning: Delkriterium Reference til TS Ønsket funktion der vægtes højest Vægt i % Vejtavle SW (VMS software) Afsnit 8.1 Vejtavle SW stabilitet. Oppetid, kontrolleret nedlukning og genstart. 25 Sign-XML-DA (Sign-XML-DA) Display håndtering (Display handling) Tidsstyring og netværks håndtering (Time control and network handling) Drift og vedligehold (O&M) Afsnit 8.2 Afsnit 8.3 Afsnit 8.4 Afsnit 8.5 Sign-XML-DA implementering og item understøttelse Opdatering af tavledisplay, trueview, GIF-filer og lysstyring NTP, tidsstabilitet, netværksovervågning, socketforbindelser Sekundær netadgang, konfiguration, versionsstyring, logning, genstart, alarmer og overvågning af strømforbrug SUM 100 Bedømmelse af underkriterium D - Leveringstid Som grundlag for bedømmelsen af leveringstid anvendes som udgangspunkt garanteret leveringstid på 8 uger. En garanteret leveringstid på 8 uger giver 10 point. En garanteret leveringstid på 16 uger giver 0 point. For andre leveringstider interpoleres retlinet ud fra disse 2 punkter. Leveringstiden må ikke overstige 16 uger, tilbud med leveringstid på over 16 uger anses derfor for ukonditionsmæssige SPØRGSMÅL TIL UDBUDSMATERIALET Såfremt noget i udbudsgrundlaget giver anledning til afklarende spørgsmål, kan den bydende fremsende sådanne spørgsmål til Vejdirektoratet senest 10 kalenderdage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages efter ovennævnte tidspunkt, vil kun blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem senest 6 kalenderdage inden tilbudsfristens udløb. Alle henvendelser skal ske skriftligt på dansk via til thwr@vd.dk.

5 5 af 7 Vejdirektoratet forbeholder sig ret til at offentliggøre supplerende meddelelser i form af rettelsesblade, der erstatter eller supplerer dele af udbudsmaterialet, indtil 6 kalenderdage inden tilbudsfristens udløb. Supplerende meddelelser offentliggøres på Vejdirektoratets eget initiativ eller som følge af afklarende spørgsmål rejst af de bydende. Elektronisk adgang til materialet findes: (URL) aktuelleudbud.aspx Vejdirektoratet vil foranledige spørgsmål og tilhørende besvarelse offentliggjort på leverandorportal.vd.dk senest 6 kalenderdage inden tilbudsfristens udløb. Det vil ikke af besvarelsen fremgå, hvem der har stillet de pågældende spørgsmål. Udbudsbekendtgørelsens nummer bedes anført i begyndelsen af mailens emnebeskrivelse: <Udbudsbekendtgørelsesnr.> Spørgsmål vedr. Leverance af variable vejtavler" Det er tilbudsgivers ansvar at gøre sig bekendt med spørgsmål, svar samt eventuelt supplerende yderligere oplysninger og eventuelle rettelsesblade uploaded under spørgerunden. Ansvaret for eventuelt mangelfuldt tilbud, som følge af manglende hensyntagen til spørgsmål, svar samt eventuelt yderligere oplysninger og eventuelle rettelsesblade, påhviler alene tilbudsgiver. 5 TILBUD 5.1 Alternative tilbud Alternative tilbud modtages ikke. 5.2 Forbehold Såfremt tilbuddet indeholder forbehold eller oplysninger, der strider mod grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, vil dette medføre, at tilbuddet afvises af ordregiver. Såfremt tilbuddet indeholder ikke-væsentlige forbehold, kan tilbuddet afvises eller forbeholdene prissættes. Tilbudsgiverne anmodes derfor nøje om at overveje karakteren og omfanget af evt. forbehold, og søge alle usikkerheder afklaret i tilbudsfasen inden tilbudsafgivelsen. 5.3 Aflevering af tilbud Tilbud skal afleveres i 2 eksemplarer. Tilbud afleveres endvidere på elektronisk form (usb eller andet), både som pdf med underskrift og som Excel. Alle bilag skal være mærket med tilbudsgiverens navn. Tilbud skal være modtaget hos Vejdirektoratet, receptionen Niels Juels Gade 13

6 6 af 7 DK-1022 København K senest på tidspunktet anført på aktuelleudbud.aspx under Aktuelle udbud, "Udbud af leverance af variable vejtavler". Tilbud modtaget efter dette tidspunkt vil blive afvist. Åbning af tilbud vil ske uden tilbudsgivernes tilstedeværelse. Tilbud skal mærkes: "Vejdirektoratet, Leverance af variable vejtavler, TILBUD" samt "Må ikke åbnes i receptionen". 6 DOKUMENTER DER SKAL VEDLÆGGES TILBUDDET Tilbudsgiver skal disponere tilbuddet i overensstemmelse med nedenstående disposition og besvare de stillede spørgsmål under de fremførte overskrifter. Afsnit Vedlægges 1 Oplysninger som anført i udbudsbekendtgørelsen pkt. III.2 Betingelser for deltagelse : De økonomiske aktørers personlige forhold, jfr Udbudsbekendtgørelsens pkt. III.2.1 Økonomisk og finansiel kapacitet, jfr Udbudsbekendtgørelsens pkt. III.2.2 Teknisk kapacitet, jfr Udbudsbekendtgørelsens pkt. III Teknisk beskrivelse af de tilbudte produkter og deres egenskaber 3 Udfyldt "Tilbudsliste" (TBL) 4 Udfyldt "Bedømmelse af underkriterium B - Vejtavle hardware" 5 Udfyldt "Bedømmelse af underkriterium C - Vejtavle SW" 6 Leveringstid. Underkriterium D Tidsplan for levering af prototype og hovedpost (Ref leveringstider for disse i TAG) Leveringstid for levering af optioner, garanteret leveringstid fra ordreafgivelse. 7 UNDERLEVERANDØRER Tilbudsgivers eventuelle brug af underleverandører skal fremgå af Tilbudsgivers tilbud. 8 VEDSTÅELSE Tilbud skal vedstås i 3 måneder fra tilbudsfristen. 9 VEDERLAG Der udbetales ikke vederlag for deltagelse i tilbudsgivningen og efterfølgende kontraktindgåelse 10 ÆNDRINGER I UDBUDSMATERIALET Vejdirektoratet forbeholder sig ret til i videst muligt omfang at ændre i udbudsmaterialet, herunder forlænge tilbudsfristen.

7 11 ANNULLATION Vejdirektoratet forbeholder sig ret til at annullere udbudsforretningen og/eller gennemføre nyt udbud, hvis der er saglige grunde eller forhold, der tilsiger dette. SIDE 7 af 7