Notat. Prækvalifikation til udbud af håndværkerydelser. Den 15. juni Aarhus Kommune

Transkript

1 Notat Den 15. juni 2012 Udbuddet omfatter udførelse af alle mindre spjældopgaver over en dags varighed samt mindre ombygnings- og vedligeholdelses opgaver. Opgaver under en dags varighed er ikke omfattet af nærværende udbud (beløbsgrænse ca. op til 5000 kr.). Opgaver over 3 millioner kr. er ikke omfattet af udbuddet. De kommende rammeaftaler vil træde i kraft eller snarest muligt derefter og er uopsigelig for begge parter indtil den Udbuddet gennemføres i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Aarhus Kommune Borgmesterens Afdeling Borgmesterens Afdeling Rådhuset 8000 Aarhus C Sagsnummer AK/2012/00009 Sagsbehandler Sara Villemoes Telefon Direkte telefon Telefax E-post post@ba.aarhus.dk E-post direkte svi@aarhus.dk Udbuddet gennemføres som et begrænset udbud. Ved begrænset udbud er det kun de virksomheder, der bliver prækvalificerede som vil have mulighed for at give tilbud. Dvs. det er kun de prækvalificerede, der vil få udbudsmaterialet tilsendt. Hvordan man kan anmode om, at blive prækvalificeret er beskrevet i dette materiale. Fagentrepriser Det er følgende fem fagentrepriser, der udbydes 1 : Tømrer Murer Maler VVS og blik El-installationsarbejder Det er muligt at anmode om prækvalifikation til en, flere eller alle fagentrepriser. 1 Varmeforsyning er ikke omfattet af udbuddet

2 Af anmodningen skal fremgå hvilke af de 5 fagentrepriser det ønskes at anmode om prækvalifikation på. Distrikter Udbuddet omfatter alle magistratsafdelinger i Aarhus Kommune, og der er ca. 900 institutioner og afdelinger i Aarhus Kommune. I forbindelse med udbuddet inddeles byen i 9 distrikter, og der forventes indgået 8-10 rammeaftaler pr. fagområde i hvert distrikt. De 9 distrikter udgør følgende og disse udbydes for hvert fag: Distrikt 1: Aarhus Nord Distrikt 2: Vejlby-Risskov Distrikt 3: Christiansbjerg Distrikt 4: Midtbyen Distrikt 5: Aarhus Vest Distrikt 6: Hasle-Åbyhøj Distrikt 7: Marselisborg Distrikt 8: Viby-Højbjerg Distrikt 9: Aarhus Syd Dvs. med de 9 distrikter og 5 fag - bliver der i alt 45 delaftaler. En endelig institutions- og ejendomsoversigt for de respektive distrikter vil fremgå af udbudsmaterialet. Indkøbets omfang Omfanget af håndværkerydelser estimeres at udgøre ca. 105 mio. kr. i alt pr. år. Til dette skal bemærkes, at det anførte beløb er et cirkatal, der har baggrund i statistiske oplysninger fra tidligere regnskabsperioder. Der er alene tale om et estimat, som ikke er bindende for udbyder. Omfanget specificeres yderligere i udbudsmaterialet. Minimumskrav I udbudsmaterialet, der udsendes til de prækvalificerede virksomheder, vil der blive stillet krav om følgende: Den enkelte håndværker skal råde over kompetencer inden for de fag, der gives tilbud på, dvs. for at byde på murer fagentreprisen skal håndværkeren ved aftalestart have ansat murere, der kan løfte de kommende opgaver. Underentreprenører må som udgangspunkt kun bruges i forbindelse med sygdom, ferie o. lign., og kun efter aftale med bygherrens tilsyn. Miljø, arbejdsmiljø og uddannelsesklausuler/uddannelsespolitik Side 2 af 13

3 Betingelser for deltagelse - udvælgelseskriterier Prækvalifikationen vil blive foretaget ud fra en vurdering af virksomhedens egnethed, som leverandør af håndværkerydelser til Aarhus Kommune. Vurderingen foretages i forhold til de nedenfor angivne kriterier på baggrund af den efterspurgte dokumentation. Der prækvalificeres leverandører pr. fag. Det er muligt at anmode om, at blive prækvalificeret til et, flere eller alle fag. Der vil dog i udbudsmaterialet være en begrænsning på hvor mange distrikter pr. fag en virksomhed kan få tildelt. I de kommende rammeaftaler indføres et vilkår, der betyder, at det vil være muligt som leverandør at fraskrive sig opgaver, hvis opgaven overstiger ens kapacitet på det givne tidspunkt for kommunens anmodning. I afsnittene 4.1. og 4.2. er udvælgelseskriterierne beskrevet. Den angivne dokumentation i afsnit 4.1. og 4.2. skal vedlægges anmodningen. Såfremt den krævede dokumentation ikke medsendes kan anmodningen ikke tages i betragtning. Ved anmodninger afgivet af sammenslutninger af anmodede virksomheder (konsortier) skal oplysningerne vedlægges for hver deltager i konsortiet. Af anmodningen skal fremgå hvilke af de 5 fagentrepriser det ønskes at anmode om prækvalifikation på. 4.1 Økonomisk og finansiel kapacitet a) Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Blanketten der skal benyttes skal indhentes ved Aarhus Kommune, se bilag 1 eller på internetadressen: b) Som dokumentation for virksomhedens økonomiske kapacitet skal skema i bilag 2 udfyldes og medsendes med virksomhedens finansielle oplysninger. 4.2 Teknisk og faglig kapacitet a) Den anmodende virksomhed skal indsende en liste med beskrivelse af de væsentligste sammenlignelige opgaver som virksomheden har udført i løbet af de seneste tre år, med angivelse af tidspunkt herfor samt navn og telefonnummer på modtager. Der skal angives en kort beskrivelse af opgaven, dennes varighed, den omtrentlige kontraktsum og opdragsgiver. Ordregiver forbeholder sig ret til at undersøge de indsendte referencer. Referencelisten må maksimalt udgøre 10 referencer og bilag 3 skal anvendes hertil. Side 3 af 13

4 b) Beskrivelse af tilbudsgivers virksomhedsprofil, herunder ejerforhold og organisation. c) Tilbudsgiver skal beskrive egne kvalifikationer. 5. Tildelingskriterium Indkøbet vil blive tildelt de tilbudsgivere, der afgiver den for Aarhus Kommune laveste pris. 6. Frist for anmodninger om deltagelse Anmodning om prækvalifikation skal være skriftlig og afgivet på dansk. Anmodning om deltagelse skal være Aarhus Kommune, att.: Tommy Nielsen i hænde senest den , kl Anmodningen skal være mærket Udførelse af håndværkerydelser i Aarhus Kommune. Anmodningen skal afleveres i 2 eksemplarer. De anmodende virksomheder bedes endvidere vedlægge en elektronisk version af anmodningen på USB-nøgle. Såfremt der er uoverensstemmelse mellem det skriftlige og elektroniske materiale gælder den skriftlige anmodning. Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at anmodningen når rettidigt frem. Aarhus Kommune vil hurtigst muligt efter fristens udløb træffe beslutning om, hvilke virksomheder, der prækvalificeres til at afgive tilbud. Vurderingen foretages i uge De prækvalificerede virksomheder vil herefter få tilsendt udbudsmaterialet. Udbudsmaterialet forventes udsendt i uge 34 eller Kontaktperson hos Aarhus Kommune samt spørgsmål Aarhus Kommunes kontaktperson(er) i forbindelse med udbuddet er: Tommy Nielsen, Indkøb, Teknik og Miljø, Bautavej 2, 8210 Aarhus V, tlf , mail: tonie@aarhus.dk. Bemærk, at der mulighed for at stille spørgsmål til annoncematerialet. Spørgsmål skal være Aarhus Kommune i hænde senest den , kl og skal fremsendes til Aarhus Kommune pr. e- mail til tonie@aarhus.dk Spørgsmålene vil herefter blive besvaret skriftligt, og alle spørgsmål og svar vil, i anonymiseret form, blive lagt ud på Aarhus Kommunes hjemmeside senest den Side 4 af 13

5 8. Huskeliste Nedenfor er en huskeliste til udarbejdelse af anmodning om prækvalifikation. Husk at medsende følgende: Oplysning om hvilke fagentrepriser der anmodes om prækvalifikation til Udfyldt og underskrevet Tro- og love erklæring, jf. bilag 1 Udfyldt bilag 2, Virksomhedens finansielle oplysninger Referencer / sammenlignelige opgaver, bilag 3 skal anvendes hertil. Der skal angives en kort beskrivelse af opgaven, dennes varighed, den omtrentlige kontraktsum og opdragsgiver Beskrivelse af virksomhedsprofil Beskrivelse af virksomhedens kvalifikationer 9. Bilagsfortegnelse Bilag 1: Tro og love erklæring Bilag 2: Finansielle oplysninger fra virksomheden Bilag 3: Referenceliste Side 5 af 13

6 Bilag 1 Tro og love erklæring Ifølge Lov nr af 21.december 1994 som ændret ved Lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 skal offentlige ordregivere ved køb af varer og tjenesteydelser kræve, at enhver tilbudsgiver afgiver en erklæring på tro og love om, i hvilket omfang tilbudsgiveren har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige i form af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor tilbudsgiveren er etableret. Aarhus Kommunes retningslinjer for administration af loven vedlægges til virksomheden. Undertegnede afgiver herved under strafansvar på tro og love nedenstående erklæring. Virksomhedens navn: Adresse: CVR.nr: Oplysning om gæld til det offentlige (sæt kryds) 1 Virksomheden har ikke ubetalt, forfalden gæld til det offentlige 2 Virksomheden har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, men denne gæld er under kr. 3 Virksomheden har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, og denne gæld er på kr. eller derover Efterstående punkt 4 og 5 udfyldes kun, hvis der er sat kryds i punkt 3 4 Der er over for inddrivningsmyndigheden stillet sikkerhed for betaling af gælden Der vil over for inddrivningsmyndigheden blive stillet sikkerhed for betaling af gælden Inddrivningsmyndighedens navn: Inddrivningsmyndighedens adresse: Gade/Vej: Postnr.: Dato for sikkerhedsstillelse (dd/mm/åååå): By: 5 Der er med inddrivningsmyndigheden indgået en afdragsordning vedrørende ubetalt, forfalden gæld, og denne ordning er overholdt Inddrivningsmyndighedens navn: Inddrivningsmyndighedens adresse: Gade/Vej: Postnr.: By: Dato for ordningens etablering (dd/mm/åååå): Ovennævnte oplysninger er afgivet i medfør af 1 i Lov nr af 21. december 1994 som ændret ved Lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger. Jeg giver samtidig samtykke til, at ordregiveren kan kontrollere ovennævnte oplysninger ved henvendelse til kommunale skattemyndigheder og Told og Skat inden for et år fra dato. Dato: Virksomhedens/Ledelsens underskrift: Side 6 af 13

7 RETNINGSLINIER FOR AARHUS KOMMUNES ADMINISTRATION AF LOV NR AF DEN 21. DECEMBER 1994 OM BEGRÆNSNING AF SKYLD- NERES MULIGHEDER FOR AT DELTAGE I OFFENTLIGE UDBUDSFOR- RETNINGER. 1. Formål: Retningslinierne skal i overensstemmelse med loven dels medvirke til at nedbringe erhvervslivets gæld til det offentlige og dels begrænse muligheden for konkurrenceforvridning mellem virksomheder med gæld til det offentlige og virksomheder uden gæld til det offentlige. Retningslinierne har endvidere til formål, at loven administreres ensartet af kommunens forvaltninger over for tilbudsgivere. Dette skal sikres ved, at der ikke må antages tilbud fra virksomheder med ubetalt forfalden gæld til det offentlige på kr. eller derover, med mindre andet følger af nedennævnte bestemmelser. 2. Omfang: Retningslinierne finder anvendelse i alle kommunens udbudsforretninger omfattet af loven, herunder: Alle EU-udbud. Udbud af arbejder i licitation efter tilbudsloven, hvad enten der er tale om offentlig licitation, indbudt licitation, offentlig eller begrænset udbud i totalentreprise. Indhentning af tilbud fra flere end 2 virksomheder på levering af varer eller tjenesteydelser i øvrigt. Indhentning af underhåndsbud fra indtil 2 virksomheder er således ikke omfattet af loven. 3. Gæld: Ved gæld til det offentlige forstås: Ubetalte forfaldne skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor tilbudsgiveren er etableret (eksempelvis virksomhedens A-skat, moms, ejendomsskat, forbrugsafgifter eller arbejdsmarkedsbidrag). Der må ikke antages tilbud fra en tilbudsgiver, som har forfalden ubetalt gæld til det offentlige på kr. eller derover, med mindre én af nedennævnte betingelser er opfyldt. Tilbudsgiveren har i rimelig tid inden tilbudstidspunktet indgået aftale med inddrivelsesmyndigheden om afvikling af gælden, og denne aftale er overholdt. Tilbudsgiveren har inden tilbudstidspunktet over for inddrivelsesmyndigheden stillet sikkerhed for betaling af gælden. Tilbudsgiveren har senest på tilbudstidspunktet erklæret sig indforstået med - inden en aftale indgås - at dokumentere, at der er stillet sikkerhed for gælden over for de relevante inddrivelsesmyndigheder. Alle tilbudsgiverne, som opfylder betingelserne i udbudsbekendtgørelsen eller i udbudsmaterialet, har ubetalt forfalden gæld til det offentlige på kr. eller derover. 4. Procedure: Ved alle kommunale udbudsforretninger skal det i udbudsbekendtgørelsen eller i udbudsmaterialet kræves, at enhver tilbudsgiver senest samtidig med afgivelsen af sit tilbud afgiver en erklæring på tro og love om, i hvilket omfang virksomheden har ubetalt forfalden gæld til det offentlige. Erklæringen afgives på en fortrykt formular, som af ordregiveren udleveres til eventuelle tilbudsgivere. Hvis en tilbudsgiver ikke afgiver den krævede erklæring om, i hvilket omfang virksomheden har ubetalt forfalden gæld til det offentlige, må tilbuddet ikke antages. Vedtaget af Aarhus Byråd den 20. marts Side 7 af 13

8 Bilag 2 Finansielle oplysninger fra virksomheden (de seneste tre regnskabsår anfør årstal neden for) Regnskabsåret Regnskabsåret Regnskabsåret Note/kommentarer Samlet omsætning Soliditetsgrad (EK/Samlede passiver x 100) Egenkapital Omsætning på aktivitetsområde som kontrakten vedrører Dette bilag skal udfyldes for at anmodningen er konditionsmæssig Firma: Dato: Underskrift: Side 8 af 13

9 Bilag 3 Referenceliste Virksomhedens navn: Adresse: CVR.nr: Opdragsgiver Reference 1 Opdragsgiver Reference 2 Side 9 af 13

10 Opdragsgiver Reference 3 Opdragsgiver Reference 4 Side 10 af 13

11 Opdragsgiver Reference 5 Opdragsgiver Reference 6 Side 11 af 13

12 Opdragsgiver Reference 7 Opdragsgiver Reference 8 Side 12 af 13

13 Opdragsgiver Reference 9 Opdragsgiver Reference 10 Side 13 af 13