Vejledning til bekendtgørelse om indsendelse til og offentliggørelse af årsrapporter m.v. i Erhvervsstyrelsen samt kommunikation i forbindelse hermed

Transkript

1 Vejledning til bekendtgørelse om indsendelse til og offentliggørelse af årsrapporter m.v. i Erhvervsstyrelsen samt kommunikation i forbindelse hermed Indholdsfortegnelse 1. Indledning Anvendelsesområde Fælles bestemmelser om kommunikation, sprogkrav, modtagelse og offentliggørelse af årsrapporter m.v Kommunikation Sprogkrav til årsrapporter m.v Modtagelse og offentliggørelse m.v Omgørelse af årsrapporter m.v Omgørelse i forbindelse med en årsrapport, der er indberettet digitalt Offentlig adgang til dokumenter offentliggjort af styrelsen Indsendelse eller digital indberetning af årsrapport og afsluttende likvidationsregnskab Ansvarsforhold Ledelsens ansvar Digital indberetning eller papirbaseret indsendelse Hvornår bliver det obligatorisk for virksomhederne at indberette årsrapport digitalt? Virksomheder omfattet af regnskabsklasse B Virksomheder omfattet af regnskabsklasse C Virksomheder omfattet af regnskabsklasse D Virksomheder, som udarbejder koncern og/eller årsregnskab efter de internationale regnskabsstandarder IFRS Indsendelse af årsrapport m.v. på papir Virksomheder, som udarbejder afsluttende likvidationsregnskab Afsluttende likvidationsregnskab kan i visse tilfælde erstatte årsrapporten Filialbestyrerne for en filial af en udenlandsk virksomhed De digitale indberetningsløsninger Regnskab Basis, Regnskab Special og system til system-løsningen Taksonomi Indberetning af tosproget årsrapport Indberetning til andre myndigheder Pdf- og XBRL-fil Forenklet digital indberetning Forenklet digital indberetning for virksomheder, som udarbejder årsrapport efter IFRS Behov for atypiske regnskabsposter Virksomheder, som udarbejder årsrapport efter årsregnskabsloven Virksomheder, som udarbejder årsrapport efter IFRS Virksomheder omfattet af regnskabsklasse B og C, som udarbejder årsrapport efter IFRS

2 4.7. Frist for indsendelse eller digital indberetning Nedbrud i styrelsens digitale indberetningsløsninger Oplysningskrav m.v. i forbindelse med indsendelsen Oplysningskrav på årsrapportens forside Særligt om erhvervsdrivende fonde Angivelse af oplysning om generalforsamlingsdato og dirigent i den digitale indberetningsløsning Ændring af det foreslåede udbytte på generalforsamlingen Angivelse af oplysning om generalforsamlingsdato og dirigent i den digitale indberetningsløsning Definition af forside på en årsrapport indsendt på papir eller indberettet digitalt Teknisk validering Dokumentations- og underskriftskrav m.v Indsendelse af undtagelseserklæring m.v. i stedet for årsrapport Erstatningskoncernregnskab efter lovens Indsendelse af halvårsrapport for statslige aktieselskaber Indsendelse af delårsrapport for børsnoterede virksomheder Klageadgang, straf, ikrafttræden m.v Klageadgang Straf Ikrafttræden

3 1. Indledning Den 20. august 2012 trådte en ny bekendtgørelse om indsendelse til og offentliggørelse af årsrapporter m.v. i Erhvervsstyrelsen samt kommunikation i forbindelse hermed i kraft bekendtgørelse nr. 837 af 14. august Den omtalte bekendtgørelse benævnes i denne vejledning bekendtgørelsen. Årsregnskabsloven (herefter loven ) indeholder bestemmelser om indsendelse (digital indberetning) og offentliggørelse af årsrapporter m.v. Loven fastsætter også regler for kommunikation imellem Erhvervsstyrelsen (herefter styrelsen ) og virksomhederne henholdsvis virksomhedernes ledelsesmedlemmer og revisorer. Bestemmelserne er i vid udstrækning udformet som bemyndigelser til styrelsen til at fastsætte regler herom. Bekendtgørelsen er altså udstedt med hjemmel i årsregnskabsloven. Bekendtgørelsen gælder for erhvervsdrivende virksomheders indsendelse af årsrapporter, undtagelseserklæringer m.v., som indsendes i stedet for årsrapporter, afsluttende likvidationsregnskaber, halvårsrapporter for statslige aktieselskaber og delårsrapporter for børsnoterede virksomheder. Med børsnoterede virksomheder menes i vejledningen virksomheder, som har kapitalandele, gældsinstrumenter eller andre værdipapirer optaget til handel på et reguleret marked i et EU/EØS-land. Bekendtgørelsen gælder også for erhvervsdrivende fondes indsendelse af legatarfortegnelser. I vejledningen giver styrelsen en række kommentarer og fortolkningsbidrag til bestemmelserne i bekendtgørelsen. Vejledningen følger de enkelte paragraffer i bekendtgørelsen. Der har ikke været udarbejdet en vejledning til den tidligere bekendtgørelse. Der er derfor tale om en helt ny vejledning. Du er velkommen til at kontakte Erhvervsstyrelsen, hvis bekendtgørelsen eller vejledningen giver anledning til spørgsmål. Med venlig hilsen Erhvervsstyrelsen 3

4 2. Anvendelsesområde 1, stk. 1 Bekendtgørelsen omfatter indsendelse og offentliggørelse af følgende dokumenter: Årsrapporter, der skal indsendes til styrelsen, jf. lovens 3, stk. 1 samt 138 og 143 Undtagelseserklæringer og bilag hertil, der indsendes i stedet for en årsrapport, jf. lovens 4-6, 112, 141, stk. 2, Halvårsrapporter for statslige aktieselskaber, jf. lovens 131 og 148 Delårsrapporter for børsnoterede virksomheder omfattet af regnskabsklasse D, jf. lovens 134 a og 148 a o Pligten til indsendelse gælder såvel lovpligtige halvårsrapporter som eventuelt frivilligt aflagte kvartalsrapporter eller lignende Afsluttende likvidationsregnskaber, jf. lovens 139, stk. 2 1, stk. 2 Erhvervsdrivende fondes legatarfortegnelser er fortegnelser over de legatmodtagere, der efter beslutning fra fondens bestyrelse har modtaget uddelinger fra fonden i henhold til fondens uddelingsformål. Bestemmelsen henviser alene til bekendtgørelsens 7, stk. 2, der regulerer, hvornår sådanne fortegnelser er offentligt tilgængelige, og hvornår de er undtaget fra offentlighed. Se kommentarerne til 7, stk Fælles bestemmelser om kommunikation, sprogkrav, modtagelse og offentliggørelse af årsrapporter m.v Kommunikation 2 Styrelsen udsender en række maskinelt genererede skrivelser, hvor der ikke har været sagsbehandlere involveret i udarbejdelsen af den pågældende skrivelse. Sådanne skrivelser udsendes derfor alene med styrelsen som afsender. Styrelsen anvender således et elektronisk system til at rykke for regnskaber. Systemet genererer bl.a. automatisk breve med påkrav til virksomhedens ledelse om indsendelse af årsrapport, hvis styrelsen ikke har modtaget årsrapporten, når indsendelsesfristen er udløbet. 4

5 I påkravsbrevet angives en frist på 8 hverdage fra brevets datering til indsendelse af årsrapport. Modtages årsrapporten efter påkravsfristens udløb, genererer styrelsens system ligeledes automatisk breve, der pålægger ledelsen afgift. Sådanne breve udstedes maskinelt uden underskrift. Som anført i bestemmelsen udsendes følgende skrivelser alene med styrelsen som afsender: Breve, der rykker for indberetning af årsrapport (påkrav). Breve om, at en virksomhed pålægges en afgift, fordi indberetning er sket for sent. Kvitteringer for modtagne årsrapporter m.v. Skrivelser i forbindelse med anmodning om opløsning ved skifteretten af en virksomhed, som ikke har indberettet årsrapport m.v. Skrivelser i forbindelse med tilbagesendelse og korrektion af dokumenter, som fejlagtigt er indberettet, eller som ikke er behørigt indberettet til styrelsen. Standardskrivelser vedrørende oplysning om frister for indberetning af årsrapport m.v. Der er efterfølgende indsat en ny bestemmelse som 2 a ved ændringsbekendtgørelse nr. 450 af 25. april a lyder således: 2 a. Erhvervsstyrelsen kan sende breve til virksomheder om forhold, der er omfattet af årsregnskabsloven eller forskrifter udstedt i medfør heraf, på følgende måder: 1) Som digital post til virksomhedens digitale postkasse i Digital Post, tilknyttet virksomhedens CVR-nummer, medmindre virksomheden er fritaget for tilslutning til Digital Post, 2) som papirbaseret post til virksomhedens fysiske adresse og 3) via til en adresse, som virksomheden har oplyst i forbindelse med en konkret sag eller henvendelse. Stk. 2. Erhvervsstyrelsen kan sende breve til personer om forhold, der er omfattet af årsregnskabsloven eller forskrifter udstedt i medfør heraf, på følgende måder: 1) Som papirbaseret post til personens fysiske adresse og 2) via til en adresse, som personen har oplyst i forbindelse med en konkret sag eller henvendelse. Stk. 3. Stk. 1 og 2 finder tilsvarende anvendelse på Erhvervsstyrelsens fremsendelse af breve til revisorer for virksomheder, rådgivere, som optræder på en virksomheds eller persons vegne, filialer af udenlandske virksomheder, som driver virksomhed igennem en filial i Danmark, samt filialbestyrerne for disse. 5

6 3.2. Sprogkrav til årsrapporter m.v. Den oprindelige 3 i indsendelsesbekendtgørelsen er efterfølgende ophævet og erstattet af 3 og 3 a ved ændringsbekendtgørelse nr af 12. december Bestemmelserne lyder således: 3. Årsrapporter samt undtagelseserklæringer m.v., som indsendes til Erhvervsstyrelsen i stedet for årsrapporter, halvårsrapporter for statslige aktieselskaber og delårsrapporter for børsnoterede virksomheder skal være affattet på dansk eller engelsk, jf. dog stk. 2-4 og 3 a. Stk. 2. Kravet om dansk eller engelsk affattelse gælder ikke for følgende dokumenter: 1) Udenlandske modervirksomheders koncernregnskaber, som indsendes til Erhvervsstyrelsen i henhold til årsregnskabslovens ) Udenlandske virksomheders årsrapporter, som indsendes til Erhvervsstyrelsen i henhold til årsregnskabslovens ) Udenlandske årsrapporter m.v., som indsendes til Erhvervsstyrelsen sammen med undtagelseserklæringer, jf. 29. Stk. 3. Erhvervsstyrelsen kan forlange, at de dokumenter, som er nævnt i stk. 2, indsendes i bekræftet oversættelse til dansk eller engelsk. Stk. 4. Virksomheder, som har værdipapirer optaget til handel på et reguleret marked i et eller flere EU/EØS-lande, skal indsende årsrapporter og andre dokumenter, der skal indsendes til Erhvervsstyrelsen efter årsregnskabsloven og denne bekendtgørelse, på et eller flere sprog i overensstemmelse med 3 a. 3 a. Virksomheder, som alene har værdipapirer optaget til handel på et reguleret marked her i landet, skal indsende årsrapport m.v. på dansk eller engelsk. Stk. 2. Virksomheder, som både har værdipapirer optaget til handel på et reguleret marked her i landet og i et eller flere andre EU/EØS-lande, skal indsende årsrapporter m.v. på dansk eller engelsk. Hvis en årsrapport m.v. ikke indsendes på engelsk, skal disse virksomheder indsende årsrapporten m.v. både på dansk og på et andet sprog, som accepteres af den kompetente myndighed i det eller de pågældende lande. Stk. 3. Virksomheder, som alene har værdipapirer optaget til handel på et reguleret marked i et eller flere andre EU/EØS-lande, skal indsende årsrapport m.v. på engelsk eller på et andet sprog, der accepteres af den kompetente myndighed i det eller de pågældende lande. Hvis en årsrapport m.v. indsendes på et andet sprog end engelsk, skal disse virksomheder tillige indsende årsrapporten m.v. på dansk. Stk. 4. Uanset stk. 1-3 kan virksomheder, som har gældsinstrumenter optaget til handel på et reguleret marked i et EU/EØS-land med en pålydende værdi, der udgør mindst euro pr. enhed, indsende årsrapporter m.v. på engelsk eller på dansk, hvis dansk accepteres af den kompetente myndighed i det eller de pågældende lande. 1. pkt. finder tilsvarende anvendelse på gældsinstrumenter, der er udstedt i en anden valuta end euro, med en pålydende værdi, som på udstedelsesdagen mindst svarer til euro pr. enhed. 6

7 3.3. Modtagelse og offentliggørelse m.v. 4 Når styrelsen har modtaget og offentliggjort en årsrapport m.v., offentliggøres denne oplysning i CVR-registret. Selve dokumentet offentliggøres ikke i CVR-registret, men kan købes via cvr.dk eller virk.dk. Prisen herfor fremgår af bekendtgørelsen om anmeldelse, registrering, gebyr samt offentliggørelse m.v. i Erhvervsstyrelsen, bilag 3 2. Offentliggjorte årsrapporter kan desuden gennemses gratis i styrelsens reception. I forbindelse med digital indberetning af årsrapporter offentliggør styrelsen den indberettede pdf-fil på CVR.dk. Herudover offentliggør styrelsen ligeledes de digitale data i XBRL-filen i det omfang, styrelsen har udviklet it-systemer til at håndtere dette. Se kommentarerne til 14, stk. 5 og 6. 5, stk. 1 Ved modtagelse af årsrapporter m.v. sender styrelsen automatisk en kvittering til indsenderen. Hvis det ikke fremgår, hvem der har indsendt årsrapporten, sendes kvitteringen til virksomheden på virksomhedens adresse i CVR-registret. Hvis styrelsen ikke har modtaget årsrapporten, kan virksomheden i sidste ende blive oversendt til skifteretten med anmodning om tvangsopløsning. Derfor er det vigtigt, at virksomheden og den ansvarlige for indsendelsen sikrer sig, at de har modtaget en kvittering for indsendelsen. Kvitteringen er alene en bekræftelse på, at styrelsen har modtaget dokumentet. Der er således ikke tale om nogen form for godkendelse af indholdet heraf, og styrelsen kan efterfølgende rette henvendelse til virksomheden vedr. indholdet i årsrapporten m.v. Virksomheden eller indsenderen kan først forvente at modtage kvitteringen to uger efter indsendelsen, men i den mellemværende periode er det muligt selv at undersøge, om årsrapporten er offentliggjort på cvr.dk. På cvr.dk kan virksomheden ved en søgning på CVR-nummer eller navn se tilgængelige årsrapporter for den pågældende virksomhed, herunder offentliggørelsesdatoen for den pågældende årsrapport. Har virksomheden eller indsenderen ikke modtaget en kvittering inden for to uger, bør styrelsen kontaktes. Hvis virksomheden indberetter årsrapporten digitalt, sender styrelsen en kvittering for modtagelsen af årsrapporten til indsenderen pr. mail. Se kommentarerne til (5. september 2012) 7

8 5, stk. 2 og 3 Hvis det ved modtagelsen i styrelsen konstateres, at den modtagne årsrapport m.v. indeholder betydelige fejl eller mangler, er pligten til at indsende en behørig årsrapport m.v. ikke opfyldt. Bestemmelserne retter sig primært mod de situationer, hvor fejlen eller manglen konstateres inden offentliggørelsen af dokumentet. Betydelige fejl eller mangler kan fx være: manglende regnskabselementer fx manglende resultatopgørelse, balance eller noter, manglende revision, hvor betingelsen for at fravælge revision ikke er opfyldt, mangelfuld revision, eller at årsrapporten ikke omfatter den korrekte regnskabsperiode. Manglende revision kan komme til udtryk ved, at årsrapporten ikke indeholder en revisionspåtegning, eller at revisionspåtegningen ikke er underskrevet af en statsautoriseret eller registreret revisor. Dette er kun relevant i forhold til årsrapporter, som er indsendt på papir, da der ikke er krav om gengivelse af fysiske underskrifter på årsrapporter, som er indberettet digitalt. Manglende revision kan også komme til udtryk ved, at revisor oplyser i revisionspåtegningen, at han ikke har kunnet gennemføre en revision, og at han derfor ikke kan udtrykke en konklusion om årsrapporten. En returnering af regnskabet på baggrund af mangelfuld revision vil normalt kun ske, når forholdet kan berigtiges. Hvis det fx fremgår, at tal fra nogle udenlandske dattervirksomheder ikke er revideret, vil dette normalt medføre, at regnskabet bliver returneret med besked om, at hele koncernregnskabet skal revideres. En sådan afgørelse er tiltrådt af Erhvervsankenævnet i Tilsvarende vil kunne være tilfældet, hvis den manglende revision skyldes, at revisor ikke har fået forelagt de nødvendige oplysninger eller ikke har haft adgang til at kontrollere væsentlige aktivers tilstedeværelse. Hvis det derimod fx fremgår, at revisionen ikke har kunnet gennemføres, da virksomheden herunder bogholderiet er brændt, kan det være umuligt at berigtige forholdet. Her vil årsrapporten således ikke blive returneret. Når der konstateres betydelige fejl eller mangler, gøres virksomheden opmærksom herpå og får normalt en frist på 4 uger til at berigtige forholdet. Først når der er modtaget en ny, berigtiget årsrapport anses forpligtelsen til at indsende en behørig årsrapport for opfyldt. Modtagne årsrapporter m.v. vil også på et senere tidspunkt kunne blive udtaget til en nærmere undersøgelse efter bestemmelserne i lovens (5. september 2012) 8

9 3.4. Omgørelse af årsrapporter m.v. 6, stk. 1 Når en årsrapport, en undtagelseserklæring, en halvårsrapport for et statsligt aktieselskab, et afsluttende likvidationsregnskab eller en delårsrapport for en børsnoteret virksomhed m.v. er offentliggjort, kan disse som udgangspunkt ikke omgøres ved en ny årsrapport m.v. 6, stk. 2 Der forekommer dog tilfælde, hvor det efter offentliggørelsen konstateres, at årsrapporten (eller et af de øvrige dokumenter) indeholder så væsentlige fejl, at offentliggørelse af en ny, ændret årsrapport m.v. skønnes at være i regnskabsbrugernes interesse. Ved væsentlige fejl forstås også væsentlige mangler. Det vil ofte være virksomheden selv, som opdager sådanne væsentlige fejl. I disse tilfælde kan styrelsen tillade, at en årsrapport omgøres. Der vil alene være tale om mulighed for omgørelse ved rettelse af egentlige fejl, og dermed ikke ved ændringer i regnskabsmæssige skøn. En forudsætning for tilladelsen til omgørelse er dog, at forholdet har væsentlig indvirkning på årets resultat og/eller egenkapitalen eller på anden måde vil kunne påvirke regnskabsbrugernes beslutningstagen (væsentlig fejl). Baggrunden for, at der alene kan ske omgørelse af en årsrapport, der indeholder væsentlige fejl, er hensynet til regnskabsbrugerne. Da den oprindeligt indsendte årsrapport allerede er offentliggjort, kan den have ligget til grund for en række regnskabsbrugeres beslutninger. Der skal derfor tungtvejende grunde til at omgøre den allerede offentliggjorte årsrapport med en ny årsrapport. Følgende forhold vil ud fra en konkret vurdering kunne medføre omgørelse af årsrapporten: at grundlaget for måling af aktiver og forpligtelser indeholdt væsentlige fejl, manglende oplysning om væsentlige pantsætninger/sikkerhedsstillelser i væsentlige aktiver (eventualforpligtelser), manglende hensyntagen til væsentlige nedsættelser eller forhøjelser af virksomhedskapitalen, væsentlige fejl i ledelsespåtegningen, væsentlige fejl i revisionspåtegningen (revisor har tilbagekaldt sin revisionspåtegning), forkert regnskabsperiode, flere mindre ændringer som samlet set vurderes at have væsentlig betydning, væsentlige forskelle mellem regnskabsinformationen i hhv. pdfformat og XBRL-format af årsrapporten, såfremt årsrapporten er indberettet digitalt. Det kan fx være væsentlige mangler i opmærkningen af regnskabsinformationen. 9

10 Derimod har styrelsen ved administrationen af omgørelsesmuligheden bl.a. afslået at omgøre årsrapporter, hvor frivilligt afgivne oplysninger i den modtagne årsrapport var medtaget. Et eksempel herpå er medtagne oplysninger om nettoomsætningen, som virksomheden efterfølgende ønskede udeladt. Der er her tale om årsrapporter, som i første udgave var mere informative, men hvor ledelsen i virksomheden efterfølgende ønsker at give færre oplysninger. Her er en omgørelse i virksomhedens, men ikke i regnskabsbrugerens interesse, hvorfor ønsket om omgørelse afvises. En sådan afgørelse vedrørende oplysninger om nettoomsætningen er tiltrådt af Erhvervsankenævnet i Styrelsen har desuden afslået at omgøre/erstatte årsrapporter, hvor der var medtaget skattemæssige specifikationer i selve årsrapporten. En sådan afgørelse er tiltrådt af Erhvervsankenævnet i Et yderligere eksempel på forhold, der ikke berettiger til omgørelse, er, at virksomheden har glemt at medtage oplysning om, at det kommende årsregnskab ikke vil være revideret, jf. lovens 10 a. En offentliggjort undtagelseserklæring vil som udgangspunkt ikke kunne omgøres ved en årsrapport. Ved anmodning til styrelsen om omgørelse af en årsrapport eller lignende, er det meget vigtigt, at det dokument, der ønskes omgjort, ledsages af et brev, der begrunder anmodningen om omgørelse angiver hvilke poster/dele i årsrapporten, der er ændret angiver ændringens eventuelle beløbsmæssige effekt på årsrapporten Hvis disse oplysninger ikke er medsendt anmodningen om omgørelse, vil virksomheden blive anmodet om at indsende oplysningerne. Dette vil forlænge sagsbehandlingen i styrelsen. Hvis en virksomhed konstaterer en fejl i årsrapporten og ønsker den omgjort, kan den årsrapport, som virksomheden ønsker omgjort, ikke offentliggøres i styrelsen, hvis den er modtaget efter udløbet af det følgende regnskabsår. I sådanne tilfælde må ændringerne indgå i den efterfølgende årsrapport. Hvis årsrapporten er ændret efter påbud fra styrelsen eller Fondsrådet, vil den dog blive offentliggjort i styrelsen, selvom den er modtaget efter udløbet af det følgende regnskabsår. Påbud om en ny, ændret årsrapport fra styrelsen eller Fondsrådet er aktuelt, når myndighederne ved deres kontrol af årsrapporter m.v. konstaterer, at en årsrapport indeholder væsentlige fejl og mangler. 4 (5. september 2012) 5 (5. september 2012) 10

11 Den omgjorte årsrapport skal godkendes på en ny generalforsamling. Dette vil dog ikke være tilfældet, hvis der er tale om en årsrapport, der er indberettet digitalt, og der alene er tale om ændringer i forbindelse med XBRL-filen Omgørelse i forbindelse med en årsrapport, der er indberettet digitalt Hvis virksomheden har indberettet årsrapporten digitalt, og i den forbindelse ønsker at anmode om omgørelse, foregår det på følgende måde i de digitale indberetningsløsninger. Regnskab Basis: Når indsender indtaster virksomhedens CVR-nummer i Regnskab Basis, oplyser systemet, at indsender allerede har indberettet en årsrapport for den pågældende virksomhed. Indsender får herefter mulighed for at hente årsrapporten frem igen og kan foretage de ønskede ændringer. I forbindelse med selve indberetningen af årsrapporten skal indsender afslutningsvist udfylde en redegørelse, der forklarer de foretagne korrektioner (anmodning om omgørelse). Styrelsen vurderer herefter anmodningen om omgørelsen. Regnskab Special: Det er muligt for indsenderen at genindsende en virksomheds årsrapport via Regnskab Special. Indsender skal i denne forbindelse udfylde en redegørelse for anmodningen om omgørelse af årsrapporten. Styrelsen vurderer herefter anmodningen om omgørelsen. System til system-løsning: Det er ikke muligt at genindsende og dermed anmode om omgørelse af en virksomheds årsrapport via system til system-løsningen. I sådanne tilfælde skal man derfor i stedet uploade årsrapporten via Regnskab Special. Digital indberetning af flere årsrapporter for samme virksomhed på samme dag I forbindelse med overgangen til digital indberetning af årsrapporten, har styrelsen erfaret, at flere virksomheder indberetter årsrapporten flere gange på samme dag oftest kun få minutter efter indberetningen af den første årsrapport. Styrelsen har derfor tilrettet systemerne således, at det nu er muligt for virksomhederne at indberette flere årsrapporter samme dag (inden kl ) uden at blive bedt om redegørelse for omgørelse. Den seneste indberettede årsrapport vil automatisk blive offentliggjort. Hvis indberetning af årsrapport nummer 2 ikke sker på samme dag, gælder den sædvanlige proces om, at virksomheden bliver anmodet om redegørelse for omgørelsen, og styrelsen vil herefter tage stilling til den konkrete sag. 11

12 Digital løsning Regnskab Basis Regnskab Special System til system Indberetning af flere årsrapporter på samme dag Muligt. Redegørelse for omgørelsen er ikke påkrævet. Automatisk offentliggørelse af den senest modtagne årsrapport. Muligt. Redegørelse for omgørelsen er ikke påkrævet. Automatisk offentliggørelse af den senest modtagne årsrapport. Muligt. Redegørelse for omgørelsen er ikke påkrævet. Automatisk offentliggørelse af den senest modtagne årsrapport. Indberetning af flere årsrapport på forskellige dage Muligt. Redegørelse for omgørelsen er påkrævet. Styrelsen tager stilling til anmodningen. Muligt. Redegørelse for omgørelsen er påkrævet. Styrelsen tager stilling til anmodningen. Ikke muligt. Virksomheden skal i stedet manuelt uploade årsrapporten i Regnskab Special. 6, stk. 3 og 4 Når en tidligere offentliggjort årsrapport omgøres ved en ny (ændret) årsrapport, vil der ikke være tale om, at den nye årsrapport teknisk set erstatter den tidligere offentliggjorte årsrapport. Den tidligere offentliggjorte årsrapport vil derimod fortsat være offentlig tilgængelig sammen med den nye årsrapport. Bestemmelserne om omgørelser gælder tilsvarende for afsluttende likvidationsregnskaber, undtagelseserklæringer (se kommentarerne til 29, stk. 7) og delårsrapporter, der indsendes til styrelsen (se kommentarerne til 30, stk. 9, og 31, stk. 3) Offentlig adgang til dokumenter offentliggjort af styrelsen 7, stk. 1 Når styrelsen modtager et dokument, der er benævnt årsrapport, delårsrapport eller tilsvarende, behandles det som sådan. Det betyder, at det offentliggøres i sin helhed uden forudgående kontrol. Det er således indsenders ansvar, at årsrapporter m.v. ikke ved en fejl indeholder anden information, herunder fortrolig information. 12

13 Styrelsen har i flere tilfælde konstateret, at revisionsprotokoller, selvangivelser med bilag, kreditor- og debitorlister, interne regnskaber m.v. har været inkluderet i det dokument, som er benævnt årsrapport. Det har fået den konsekvens, at disse informationer er blevet offentligt tilgængelige. Hvis årsrapporten er indberettet digitalt, og virksomheden i den forbindelse har valgt at udfylde information om CPR-numre i XBRLfilen, vil disse blive fjernet automatisk fra XBRL-filen inden offentliggørelsen. Hvis virksomheden har valgt at oplyse om CPR-numre i pdf-filen, vil CPR-numrene automatisk blive offentliggjort. Det er frivilligt for virksomheden at oplyse CPR-numre. 7, stk. 2 Visse erhvervsdrivende fonde vælger i årsrapporten at medtage en fortegnelse over de legatmodtagere, der efter bestyrelsens beslutning har modtaget uddelinger fra fonden i henhold til fondens uddelingsformål en såkaldt legatarfortegnelse. Såfremt denne legatarfortegnelse er medtaget i årsrapporten, vil den i sagens natur være offentlig tilgængelig, da årsrapporten offentliggøres i sin helhed. Styrelsen kan, som fondsmyndighed for en stor del af de erhvervsdrivende fonde, forlange at få indsendt legatarfortegnelsen, såfremt denne ikke er medtaget i årsrapporten, jf. lov om erhvervsdrivende fonde 57, stk. 3. Det er vigtigt at bemærke, at fonden ikke er forpligtet til at indsende legatarfortegnelsen, medmindre styrelsen anmoder herom. Hvis legatarfortegnelsen indsendes i et særskilt dokument, vil den ikke være offentlig tilgængelig. 7, stk. 3 Køb af årsrapporter m.v. er reguleret i bekendtgørelse om anmeldelse, registrering, gebyr samt offentliggørelse m.v. i Erhvervsstyrelsen, der ligeledes fastsætter gebyret for køb af årsrapporter m.v.. Årsrapporter og andre informationer, som styrelsen sælger, kan købes via cvr.dk. Hvis årsrapporterne bestilles til levering pr. mail, leveres de normalt umiddelbart efter bestillingen. Herudover er det muligt at få gratis adgang til at læse såvel årsrapporter som andre informationer om virksomhederne i styrelsens reception. 4. Indsendelse eller digital indberetning af årsrapport og afsluttende likvidationsregnskab 4.1. Ansvarsforhold Ledelsens ansvar 8, stk. 1 Virksomhedens ledelse er ansvarlig for årsrapporter, som modtages i 13

14 styrelsen. Det følger af lovens kapitel 2 og bekendtgørelsens 8, stk. 1. Virksomhedens ledelse er defineret i bilag 1, nr. 5, i loven. Med virksomhedens ledelse menes medlemmerne af de ansvarlige ledelsesorganer, som varetager henholdsvis den øverste ledelse og den daglige ledelse efter de love, vedtægter, aftaler eller sædvaner, der gælder for virksomheden. I virksomheder, som har et tilsynsorgan eller et tilsynsråd, er tilsynsorganet eller tilsynsrådet omfattet af de bestemmelser, som gælder for det øverste ledelsesorgan. Er der ikke et særskilt ledelsesorgan i virksomheden, anses de personligt ansvarlige ejere i fællesskab for at udgøre det ansvarlige ledelsesorgan. Hvert enkelt ledelsesmedlem har ansvar for: at årsrapporten er udarbejdet i overensstemmelse med de regler m.v., som gælder for virksomheden, at årsrapporten - hvis den skal revideres - kan revideres og godkendes i tide, og at årsrapporten indsendes til styrelsen inden for de frister, der er fastsat i loven. For virksomheder omfattet af regnskabsklasse B (små virksomheder) og regnskabsklasse C (mellemstore og store virksomheder) skal årsrapporten være modtaget i styrelsen uden ugrundet ophold efter godkendelsen og senest 5 måneder efter regnskabsårets afslutning, jf. lovens 138, stk. 1. For virksomheder omfattet af regnskabsklasse D (børsnoterede virksomheder og statslige aktieselskaber) skal årsrapporten være modtaget i styrelsen uden ugrundet ophold efter godkendelsen og senest 4 måneder efter regnskabsårets afslutning. Med formuleringen uden ugrundet ophold menes umiddelbart efter godkendelsen, hvilket i praksis vil sige inden for et par dage. Hvis ovennævnte frist på hhv. 4 og 5 måneder overskrides, pålægges medlemmerne af virksomhedens øverste ledelse en afgift, eller virksomheden kan blive sendt til skifteretten med anmodning om tvangsopløsning. Se nærmere herom i styrelsens vejledning om forsinket indsendelse af årsrapport 6. Ledelsesansvaret gælder: uanset om ledelsen har anmodet en rådgiver, fx en revisor eller en advokat, om at stå for udarbejdelsen, indsendelsen eller indberetningen af årsrapporten til styrelsen, og uanset om årsrapporten indsendes på papir med almindelig post, eller den indberettes digitalt efter reglerne i bekendtgørelsen. 6 (5. september 2012) 14

15 8, stk. 2 Kravene til revisors arbejde og erklæringsafgivelse er de samme, uanset om årsrapporter indsendes til styrelsen på papir med almindelig post, eller de indberettes digitalt efter reglerne i bekendtgørelsen. Dette omtales derfor ikke nærmere i denne vejledning. Se også kommentarerne til 28. Der kan i stedet henvises til lovens kapitel 17 om revision m.v., revisorlovgivningen og bekendtgørelse om godkendte revisorers erklæringer (erklæringsbekendtgørelsen) samt vejledningen hertil 7. 8, stk. 3 Bestemmelserne i stk. 1 og 2 finder også anvendelse på: likvidators ansvar for virksomhedens afsluttende likvidationsregnskab og revisors arbejde og erklæringsafgivelse i forbindelse med en virksomheds afsluttende likvidation Digital indberetning eller papirbaseret indsendelse Hvornår bliver det obligatorisk for virksomhederne at indberette årsrapport digitalt? Virksomheder omfattet af regnskabsklasse B 9, stk. 1, nr. 1 Virksomheder omfattet af regnskabsklasse B (små virksomheder) skal foretage digital indberetning af årsrapporter, som har balancedato den 31. januar 2012 eller senere. Dvs. virksomheder, som opfylder størrelsesgrænserne i lovens 7, stk. 2, nr. 1. Balancedatoen er således afgørende for, hvornår det bliver obligatorisk at indberette årsrapport digitalt. Virksomheder omfattet af regnskabsklasse B, som har balancedato den 31. januar 2012, er de første virksomheder, der får pligt til at indberette årsrapport digitalt. De mange virksomheder omfattet af regnskabsklasse B, der har kalenderåret som regnskabsår, er de sidste virksomheder omfattet af regnskabsklasse B, som får pligt til at indberette årsrapport digitalt. De får først pligt til at foretage digital indberetning af årsrapporter, som har balancedato den 31. december Indberetningsfristen er den samme som ved indsendelse af årsrapport på papir med almindelig post, dvs. uden ugrundet ophold efter godkendelsen og senest 5 måneder efter regnskabsårets afslutning. Modtagelsestidspunktet i styrelsen er som hidtil afgørende for, om indberetningen er sket rettidigt, jf. lovens 138, stk (5. september 2012) 15

16 Med formuleringen uden ugrundet ophold menes umiddelbart efter godkendelsen, hvilket i praksis vil sige inden for få dage. En årsrapport, som har balancedato den 31. januar 2012, skal derfor være indberettet digitalt til styrelsen således, at den er modtaget i styrelsen senest den 30. juni 2012 kl En årsrapport, som har balancedato den 31. december 2012, skal være modtaget i styrelsen senest den 31. maj 2013, forudsat at der er tale om en hverdag. Der gælder dog visse undtagelser fra pligten til digital indberetning. Se kommentarerne til Virksomheder omfattet af regnskabsklasse C 9, stk. 1, nr. 2 Virksomheder omfattet af regnskabsklasse C (mellemstore og store virksomheder) skal foretage digital indberetning af årsrapporter, som har balancedato efter den 31. december Dvs. virksomheder, som opfylder størrelsesgrænserne i lovens 7, stk. 2, nr. 2 eller 3. Balancedatoen er således afgørende for, hvornår det bliver obligatorisk at indberette årsrapport digitalt. Virksomheder omfattet af regnskabsklasse C, som har balancedato den 1. januar 2013, er de første virksomheder, der får pligt til at indberette årsrapport digitalt. Det betyder, at de mange virksomheder omfattet af regnskabsklasse C, der har kalenderåret som regnskabsår, først får pligt til at foretage digital indberetning af årsrapporter, som har balancedato den 31. december Indberetningsfristen er den samme som ved indsendelse af årsrapport på papir med almindelig post, dvs. uden ugrundet ophold efter godkendelsen og senest 5 måneder efter regnskabsårets afslutning. Modtagelsestidspunktet i styrelsen er som hidtil afgørende for, om indberetningen er sket rettidigt, jf. lovens 138, stk. 1. Med formuleringen uden ugrundet ophold menes umiddelbart efter godkendelsen, hvilket i praksis vil sige inden for få dage. En årsrapport, som har balancedato den 31. december 2013, skal være modtaget i styrelsen senest den 31. maj 2014 kl , forudsat at der er tale om en hverdag. Der gælder dog visse undtagelser fra pligten til digital indberetning. Se kommentarerne til Indtil det bliver obligatorisk for virksomheder omfattet af regnskabsklasse C at indberette årsrapport digitalt, kan virksomheden frivilligt foretage digital indberetning efter reglerne om digital indberetning i bekendtgørelsen. 16

17 Virksomheder omfattet af regnskabsklasse D 9, stk. 1, nr. 3 Virksomheder omfattet af regnskabsklasse D (børsnoterede virksomheder og statslige aktieselskaber) skal foretage digital indberetning af årsrapporter, som har balancedato efter den 31. december Balancedatoen er således afgørende for, hvornår det bliver obligatorisk at indberette årsrapport digitalt. Virksomheder omfattet af regnskabsklasse D, som har balancedato den 1. januar 2014, er de første virksomheder, der får pligt til at indberette årsrapport digitalt. Det betyder, at virksomheder omfattet af regnskabsklasse D, der har kalenderåret som regnskabsår, først får pligt til at foretage digital indberetning af årsrapporter, som har balancedato den 31. december Indberetningsfristen er den samme som ved indsendelse af årsrapport på papir med almindelig post, dvs. uden ugrundet ophold efter godkendelsen og senest 4 måneder efter regnskabsårets afslutning. Modtagelsestidspunktet i styrelsen er som hidtil afgørende for, om indberetningen er sket rettidigt, jf. lovens 138, stk. 1. Med formuleringen uden ugrundet ophold menes umiddelbart efter godkendelsen, hvilket i praksis vil sige inden for få dage. En årsrapport, som har balancedato den 31. december 2014, skal være modtaget i styrelsen senest den 30. april 2015 kl , forudsat at der er tale om en hverdag. Der gælder dog visse undtagelser fra pligten til digital indberetning. Se kommentarerne til 17 og 18. Indtil det bliver obligatorisk for virksomheder omfattet af regnskabsklasse D at indberette årsrapport digitalt, kan virksomheden frivilligt foretage digital indberetning efter reglerne om digital indberetning i bekendtgørelsen. Se kommentarerne til pkt nedenfor Virksomheder, som udarbejder koncern og/eller årsregnskab efter de internationale regnskabsstandarder IFRS Det er på nuværende tidspunkt muligt for virksomheder, som enten skal udarbejde koncern- eller årsregnskab efter de internationale regnskabsstandarder IFRS, eller som frivilligt vælger at gøre det, at indberette regnskaberne digitalt via Regnskab Special eller styrelsens system til system-løsning. Hvis der er tale om en koncern, hvor koncernregnskabet udarbejdes efter IFRS, men hvor virksomheden vælger at udarbejde årsregnskabet efter 17

18 reglerne i loven, er det på nuværende tidspunkt ikke muligt at indberette årsregnskabet digitalt. Styrelsen arbejder på at udvide den digitale indberetningsløsning, så den også omfatter kravene for regnskabsklasse D i loven. Oplysning herom offentliggøres på hjemmesiden erhvervsstyrelsen.dk. Det er ikke muligt for virksomheder omfattet af regnskabsklasse D at indberette årsrapporten digitalt via Regnskab Basis. 9, stk. 2 Indtil virksomheden omfattes af kravet om obligatorisk digital indberetning, kan virksomheden vælge frivilligt at indberette årsrapporten digitalt Indsendelse af årsrapport m.v. på papir 9, stk. 3 Virksomheder, som ikke har pligt til at foretage digital indberetning, eller som ikke frivilligt vælger at foretage digital indberetning, skal indsende årsrapport på papir med almindelig post til styrelsen på følgende adresse: Erhvervsstyrelsen Postboks København C Virksomheder, som udarbejder afsluttende likvidationsregnskab 9, stk. 4 Virksomheder, som er under likvidation, skal indsende afsluttende likvidationsregnskab på papir med almindelig post til styrelsen på følgende adresse: Erhvervsstyrelsen Postboks København C Afsluttende likvidationsregnskab kan i visse tilfælde erstatte årsrapporten For aktie- og anpartsselskaber skal der udarbejdes et afsluttende likvidationsregnskab, jf. selskabslovens 224, stk

19 Det afsluttende likvidationsregnskab løber fra tidspunktet for den senest aflagte årsrapport. Denne kan eventuelt være fra tidspunktet før likvidationen. Hvis likvidationen passerer et eller flere regnskabsår, kan det afsluttende likvidationsregnskab også være fra et tidspunkt, mens selskabet var i likvidation. Inden en virksomhed kan opløses efter reglerne om likvidation, skal der som hovedregel være indsendt årsrapporter samt likvidationsregnskab, som tilsammen dækker perioden fra virksomhedens stiftelse til dens opløsning. Herunder skal også en eventuel årsrapport, hvor indsendelsesfristen i lovens 138 er overskredet, være indsendt. Virksomheden kan dog efter styrelsens praksis undlade at aflægge og indsende årsrapport for det pågældende år, hvis virksomheden imidlertid opløses efter regnskabsårets udløb, men inden fristen for indsendelse af årsrapport udløber. Det skyldes, at det afsluttende likvidationsregnskab som nævnt skal dække den samlede periode fra den seneste årsrapport til virksomhedens ophør. Der må således ikke være huller i regnskabsaflæggelsen. Hvis likvidationsregnskabet ikke er indsendt inden fristen for rettidig indsendelse af årsrapporten, så skal der udarbejdes en årsrapport for det pågældende år plus et likvidationsregnskab, som løber fra den seneste balancedag og indtil likvidationens ophør. Følgende eksempel kan illustrere forholdet: En likvidation indledes den 20. august 2011 og afsluttes 31. januar Selskabet har kalenderåret som regnskabsår. Selskabet kan nøjes med at udarbejde og indsende det afsluttende likvidationsregnskab for perioden 1. januar januar 2012, såfremt likvidationsregnskabet er modtaget inden udløbet af indsendelsesfristen for årsrapporten (31. maj 2012). Hvis likvidationsregnskabet ikke er modtaget inden udløbet af indsendelsesfristen for årsrapporten, skal der udarbejdes og indsendes en årsrapport for 1. januar december Filialbestyrerne for en filial af en udenlandsk virksomhed 9, stk. 5 Filialbestyrerne for en filial af en udenlandsk virksomhed, som skal indsende den udenlandske virksomheds årsrapport til styrelsen efter lovens 143, skal indsende den udenlandske virksomheds årsrapport på papir til styrelsen på følgende adresse: Erhvervsstyrelsen Postboks København C 19

20 Det er ikke muligt at foretage digital indberetning af udenlandske virksomheders årsrapporter, da styrelsen i henhold til loven ikke har mulighed for at kræve, at disse udarbejdes i det digitale format XBRL. Filialens egen årsrapport hverken kan eller skal indsendes til styrelsen. Der er efterfølgende indsat en bestemmelse som 9, stk. 6, ved ændringsbekendtgørelse nr. 450 af 25. april Det nye stk. 6 lyder således: Stk. 6. Modervirksomheder, der er erhvervsdrivende fonde, som udnytter muligheden i årsregnskabslovens 111, stk. 3, for at indsende et koncernregnskab udarbejdet af en dattervirksomhed sammen med sin egen årsrapport, skal indsende sin årsrapport sammen med det pågældende koncernregnskab på papir med almindelig post til Erhvervsstyrelsen, postboks 621, 0900 København C.«Stk. 6-8 bliver herefter stk , stk. 6 Som nu er stk. 7: Modervirksomheder, som udnytter muligheden i lovens 112 og indsender en højereliggende modervirksomheds koncernregnskab sammen med sit eget årsregnskab, skal indsende årsregnskabet sammen med det pågældende koncernregnskab på papir på følgende adresse: Erhvervsstyrelsen Postboks København C 9, stk. 7 Som nu er stk. 8: En række virksomheder er undtaget fra pligten til at udarbejde og indsende årsrapport til styrelsen. Det drejer sig om de virksomheder, som er omfattet af lovens 4-6. Hvis virksomheden ønsker at udnytte undtagelsen, skal virksomheden indsende en undtagelseserklæring til styrelsen. Se nærmere herom i bekendtgørelsens 29 og kommentarerne hertil i denne vejledning. Hvis virksomheden ikke ønsker at udnytte undtagelsen, skal virksomheden følge lovens regler om udarbejdelse af årsrapport og bekendtgørelsens regler om indberetning af årsrapport. 9, stk. 8 Som nu er stk. 9: Årsrapporter og afsluttende likvidationsregnskaber kan kun indsendes eller indberettes til styrelsen på de måder, som er fastsat i bekendtgørelsen. Det indebærer følgende: Digital indberetning af årsrapporten skal ske ved at anvende en af de digitale indberetningsløsninger, som er foreskrevet i bekendtgørelsens 10. Det gælder uanset, om der er pligt til digital indberetning, eller der er tale om frivillig digital indberetning. Indsendelse af årsrapport og afsluttende likvidationsregnskab på papir skal ske til følgende adresse: 20

21 Erhvervsstyrelsen Postboks København C. Det er ikke muligt at opfylde indsendelsespligten ved fx at indsende årsrapporten via i en pdf-fil eller pr. fax. Hvis årsrapporten og det afsluttende likvidationsregnskab ikke indberettes eller indsendes efter reglerne, anses den ikke for behørigt modtaget i styrelsen. Virksomheden vil da blive pålagt at indberette eller indsende årsrapporten og det afsluttende likvidationsregnskab på den måde, som er fastsat i bekendtgørelsen. Hvis fristen for modtagelse af årsrapporten og det afsluttende likvidationsregnskab derved overskrides, kan dette føre til, at medlemmerne af virksomhedens øverste ledelse pålægges en afgift, eller virksomheden kan i sidste ende blive tvangsopløst. Se nærmere herom i styrelsens vejledning om forsinket indsendelse af årsrapport De digitale indberetningsløsninger Regnskab Basis, Regnskab Special og system til system-løsningen 10, stk. 1 og 2 Når en virksomhed skal indberette årsrapport digitalt, skal virksomheden anvende styrelsens digitale indberetningsløsninger Regnskab Basis eller Regnskab Special, jf. dog stk. 3. Regnskab Basis og Regnskab Special findes på virk.dk/regnskab_20. 10, stk. 3 og 4 I stedet for at anvende Regnskab Basis eller Regnskab Special kan virksomheden vælge at anvende styrelsens system til system-løsning, som findes via styrelsens hjemmeside erhvervsstyrelsen.dk. System til system-løsningen fungerer på den måde, at Regnskab Special kan tilgås direkte uden om virk.dk, via et såkaldt webservicekald direkte til styrelsens applikation. Dette kan være hensigtsmæssigt, hvis der ønskes en direkte integration fra et revisions- eller økonomisystem mod styrelsens modtageløsning. De bestemmelser, der er fastsat for Regnskab Special, gælder således tilsvarende for system til system-løsningen, bortset fra følgende tilfælde: Hvor en virksomhed vælger at indberette årsrapport i IXBRLformat (Inline-XBRL), jf. 14, stk. 3. Hvor en virksomhed, som udarbejder årsregnskab og/eller 8 (5. september 2012) 21

22 koncernregnskab efter de internationale regnskabsstandarder IFRS, har behov for at udvide taksonomien, jf. 18, stk. 2 og 3. 11, stk. 1 Virksomheder omfattet af regnskabsklasse B kan vælge en af følgende digitale indberetningsløsninger: Regnskab Basis: Det digitale basisværktøj til regnskaber. Se dog kommentarerne til 11, stk. 2, om hvornår virksomheden ikke kan vælge Regnskab Basis. Regnskab Special: Det digitale specialværktøj. Se kommentarerne til 14, stk. 2. System til system-løsning: Styrelsens system til system-løsning. Se kommentarerne til 10, stk , stk. 2 Hvis en virksomhed omfattet af regnskabsklasse B tilvælger en eller flere af reglerne i regnskabsklasse C, vil den kun kunne anvende Regnskab Basis, hvis denne indberetningsløsning også indeholder de pågældende elementer. Ellers skal virksomheden indberette årsrapporten via Regnskab Special. Fx er det muligt for en virksomhed omfattet af regnskabsklasse B, som udarbejder en pengestrømsopgørelse, jf. lovens 78, stk. 1, at indberette denne via Regnskab Basis. Fx er det herudover også muligt for en virksomhed omfattet af regnskabsklasse B, som udarbejder en hoved- og nøgletalsoversigt i forbindelse med ledelsesberetningen, jf. lovens 101, at indberette denne via Regnskab Basis. 12 Virksomheder omfattet af regnskabsklasse C, som indberetter årsrapport digitalt, kan vælge en af følgende digitale indberetningsløsninger: Regnskab Special: Det digitale specialværktøj. Se kommentarerne til 14, stk. 2. System til system-løsning: Styrelsens system til system-løsning. Se kommentarerne til 10, stk. 3. Regnskab Basis: Det digitale basisværktøj til regnskaber. Vælger virksomheden at bruge Regnskab Basis til indberetning af årsrapporten, er det dog en forudsætning, at Regnskab Basis indeholder de elementer for regnskabsklasse C, som virksomheden har behov for ved indberetning af årsrapporten. Regnskab Basis indeholder eksempelvis mulighed for at tilføje nøgletalsoversigt og pengestrømsopgørelse. 22

23 13 Virksomheder omfattet af regnskabsklasse D, som indberetter årsrapport digitalt, kan vælge en af følgende digitale indberetningsløsninger: Regnskab Special: Det digitale specialværktøj. Se kommentarerne til 14, stk. 2. System til system-løsning: Styrelsens system til system-løsning. Se kommentarerne til 10, stk. 3. Dette gælder uanset, om årsrapporten udarbejdes efter lovens regler eller efter de internationale regnskabsstandarder IFRS. 14, stk. 1 Regnskab Basis er et let tilgængeligt værktøj til at danne og indberette årsrapporter digitalt for små virksomheder. Indberetning af årsrapport i Regnskab Basis foregår i tre simple trin. Trin 1: Man logger på virk.dk med sin digitale signatur eller NemID og danner årsrapporten ved at indtaste sine regnskabsdata eller kopierer dem fra en eksisterende elektronisk udgave, alt efter hvad der er nemmest. Regnskab Basis henter automatisk de oplysninger, som styrelsen allerede ligger inde med det vil sige virksomhedens regnskabsperiode, adresse, navne på ledelsesmedlemmer og revisor. Ønsker virksomheden at rette i oplysningerne, er det muligt. Ændringerne vil dog kun fremgå i den pågældende årsrapport. Virksomheden skal desuden sørge for, at ændringerne registreres i styrelsens it-system, fx via virk.dk/webreg. Trin 2: Når årsrapporten er dannet, kan man udskrive en pdf-udgave af rapporten, som skal godkendes på den ordinære generalforsamling. Trin 3: Man logger på virk.dk igen og indberetter den godkendte årsrapport. Ved indberetning af årsrapporten i Regnskab Basis, konverteres de indtastede data automatisk til to filer: et instans-dokument (XBRL-fil), hvor årsrapporten præsenteres i det særlige digitale format XBRL, som er computerlæsbart og en pdf-fil, hvor årsrapporten præsenteres i læsbar skrift, som kan læses af mennesker. XBRL er en forkortelse for extensible Business Reporting Language, der bruges ved dannelsen af digitale rapporter om finansielle forhold, fx årsrapporter. Indsenderen modtager en kvittering for indberetningen. I kvitteringen vedhæftes de filer, som er indberettet til styrelsen. Kvitteringen sendes til indsenderen på den adresse, der er knyttet til den digitale signatur. 23

24 Se kommentarerne til 24. Det er dog muligt i Regnskab Basis at indtaste en anden adresse, som kvitteringen skal sendes til. En årsrapport, som indberettes digitalt, skal ikke være forsynet med fysiske underskrifter. Årsrapporten skal heller ikke indsendes på papir. Der skal opbevares et underskrevet eksemplar i virksomheden. 14, stk. 2 og 3 Regnskab Special er en digital indberetningsløsning, hvor virksomheden eller dennes rådgiver kan uploade årsrapporten i de påkrævede digitale formater. Når man har logget på virk.dk med sin digitale signatur eller NemID, har man to valgmuligheder. Man kan enten uploade og indberette årsrapporten i to filer i følgende formater: et instans-dokument (XBRL-fil), hvor årsrapporten præsenteres i det særlige digitale format XBRL, som er computerlæsbart og en pdf-fil, hvor årsrapporten præsenteres i læsbar skrift, som kan læses af mennesker, eller man kan uploade og indberette årsrapporten i én fil i følgende format (dette gælder dog ikke for system til system-løsningen): en fil i det særlige digitale format inlinexbrl, hvor årsrapporten præsenteres i inlinexbrl. Inline-XBRL er én fil, som indeholder to formater. Inline-XBRL indeholder altså både den sædvanlige præsentation af årsrapporten og XBRL data. En fil i inline-xbrl-format kan således både læses af mennesker og af en computer. Teknisk omdanner Regnskab Special den uploadede inline- XBRL-fil til to filer, hhv. en XBRL-fil og en pdf-fil. Disse to filer indberettes herefter sammen med inline-xbrl-filen til styrelsen. Virksomheden eller dennes rådgiver skal selv sørge for at danne de filer, der skal uploades i Regnskab Special, uanset om virksomheden vælger at indberette to filer (hhv. XBRL-filen og pdf-filen) eller blot vælger at indberette én fil (inlinexbrl-filen). Der stilles ikke krav om, at en årsrapport, som indberettes digitalt, er forsynet med underskrifter. 24