HovedMEDudvalget i Skanderborg Kommune - Den årlige arbejdsmiljødrøftelse 3. november 2016 Den årlige arbejdsmiljødrøftelse 3.

Transkript

1 Den årlige arbejdsmiljødrøftelse 3. november 2016 Side 1 af 12

2 Indholdsfortegnelse 1 Indledning Afsnit 1 Opfølgning på Arbejdsmiljøindsatser Opfølgning på arbejdet med 3-i Krænkende adfærd udarbejdelse og implementering af nye retningslinjer Sygefravær - videreførelse Fysisk APV implementering af nyt elektronisk APV-system Sundhed i Fællesskab Afsnit 2 Forslag til Arbejdsmiljøindsatser Afsnit 3 MED-organisationens uddannelsestilbud i Side 2 af 12

3 HOVEDMEDUDVALGETS INDSATS OMRÅDER: STATUS PÅ 2016 OG PLAN FOR Indledning HovedMEDudvalget i Skanderborg Kommune skal i forbindelse med den årlige arbejdsmiljødrøftelse sætte retning på arbejdsmiljøindsatsen for det kommende år. Dette sker i form af en række indsatser for at udvikle og sikre et godt arbejdsmiljø på kommunens arbejdspladser. Forslag til temaer i 2017 tager bl.a. afsæt i det nye innovationsspor Det Fælles Vi med et nyt indsatsområde bæredygtige arbejdskulturer, revidering af Stress vejledningen samt den fysiske APV. Indsatserne præsenteres i afsnittet Indsatser 2017, med henblik på en drøftelse i HovedMEDUdvalget. HovedMEDudvalgets indsatsområder bliver nedenfor præsenteret som 1. Status på indsatser i Forslag til indsatser i Information omkring MED-organisations uddannelsestilbud Afsnit 1 Opfølgning på Arbejdsmiljøindsatser 2016 Beslutningen om indsatser i 2016 er dels en videreførelse af indsatser fra 2015, dels indsatser som tager afsæt i 3-i 1 målingen 2.1 Opfølgning på arbejdet med 3-i-1 3-i-1 målingen gav en række indikationer på mulige forbedringer af trivsel og det psykiske arbejdsmiljø. De primære temaer til forbedring er: Mobning Fysiske og psykiske forhold på arbejdspladsen som årsag til fravær Balancen imellem opgavekrav og ressourcer 3-i-1 målingen viste, at håndtering af mobning på arbejdspladsen opleves som overvejende negativt. Mobning er en kompleks arbejdsmiljøudfordring; Selvom arbejdsmiljøorganisationen har haft tilbud om uddannelse i forebyggelse og håndtering af mobning, er det løbende et emne som kræver opmærksomhed. Arbejdsmiljøforskningen og praksiserfaring viser, at et øget fokus på kerneopgaven som grundlag for bedre trivsel på arbejdspladsen og dermed et vigtigt forebyggende element i forhold til blandt andet mobning. Side 3 af 12

4 Besvarelsesprocenten for 3-i-1 målingen var 71 % svarende til 3553 medarbejdere. Af disse havde 9 % angivet, at de havde meldt sig syge på grund af fysiske forhold på arbejdspladsen og 7 % på grund af psykiske forhold på arbejdspladsen. Procentuelt kan disse tal umiddelbart forekomme lave. Men i nominelle tal svarer det til, at over 300 blev syge af det fysiske arbejdsmiljø og 234 blev syge af det psykiske arbejdsmiljø Balancen imellem opgavekrav og ressourcer udgør også et forbedringspotentiale. Her scorede respondenterne i 3-i-1 målingen de laveste gennemsnit i hele kommunen; eller sagt med andre ord oplevede mange, at der ofte var for lidt tid til at udføre de definerede arbejdsopgaver. Derudover oplevede mange, at de ikke kunne udføre deres arbejdsopgaver effektivt inden for de givne rammer. Der vil blive udarbejdet uddannelsestilbud til MED-organisationen, med fokus på hvordan man kan blive bedre til at samles om kerneopgaven og dermed øge den fælles trivsel på arbejdspladsen godt i forhold til mobning. Uddannelserne vil blive i regi af den Supplerende arbejdsmiljøuddannelse. De to temaer Fysiske og psykiske forhold på arbejdspladsen som årsag til fravær og Balancen imellem opgavekrav og ressourcer vil blive undersøgt nærmere via en mere detaljeret granskning af data for temaerne, med henblik på at definere målrettede indsatser. Opfølgning på indsatsområdet HR har løbende indgået i processer på de forskellige arbejdspladser, der havde behov for sparring eller praktisk bistand i forhold til 3i1. HR har arbejdet med analysen set i sammenhæng mellem trivselsmåling og sygemeldinger, hvor vi har anvendt data fra Targit. Ud fra dette, kan vi ikke se tydelig sammenhæng fra den sidste 3i1 måling og sygefravær. Vi kan derimod se en tydeligere sammenhæng imellem Rammer for arbejdet og Utilpashed ift. Arbejdspres. Begge temaer indgår i det kommende indsatsområde Bæredygtige Arbejdskulturer i Tabellen nedenfor illustrer besvarelserne fra 3i1 målingen 2015 totalt i Skanderborg Kommune på de to spørgsmål: Rammerne for mit arbejde gør at jeg effektivt kan udføre mine opgaver i mit arbejde bliver jeg ikke utilpas pga. arbejdspres Tabellen skal læses som: Har man svaret 1 i begge spørgsmål, bekræftes der sammenhæng imellem spørgsmålene ved den grønne farve Side 4 af 12

5 Rammerne for mit arbejde gør at jeg kan. I mit arbejde bliver jeg ikke utilpas pga. arbejdspres Hovedtotal Hovedtotal Kilde: 3i1 måling hvor svarmulighederne er fra 1 til Krænkende adfærd udarbejdelse og implementering af nye retningslinjer HovedMEDudvalget har løbende til opgave at justere og revidere retningslinjer på arbejdsmiljøområdet, således at de er i overensstemmelse med den seneste tekniske og metodiske viden på området. HovedMEDudvalget vedtog i juni 2011 Retningslinjer om forebyggelse af vold, trusler, mobning og chikane og disse er senere blevet suppleret med en vejledning om hvordan man forholder sig til Chikane på digitale medier. Ligeledes er der sket ændringer i lovgivningen på området. Desuden viste 3-i-1 målingen, at håndtering af vold og trusler skal forbedres, idet en forkert håndtering har alvorlige konsekvenser. 6-7 % af respondenterne havde en negativ oplevelse af håndtering af vold og trusler. Dette giver anledning til en revision af Retningslinjer om forebyggelse af vold, trusler, mobning og chikane under overskriften Forebyggelse og håndtering af krænkende adfærd. HovedMEDudvalget vil på første møde i 2016 få forelagt udkast til retningslinjer og vejledning til Forebyggelse og håndtering af krænkende adfærd (herefter kaldet Krænkende adfærd ) med henblik på godkendelse. Herefter vil Krænkende adfærd blive implementeret på alle arbejdspladser i form af informationsmateriale og uddannelsestilbud til MED-organisationen. Alle arbejdspladser forventes at udarbejde lokalt tilpassede retningslinjer på baggrund af den overordnede retningslinje. Opfølgning Det planlagte seminar om Krænkende Adfærd er gennemført planmæssigt. Der blev udbudt et seminar i foråret 2016 under titlen Krænkende Adfærd anmeldelse af arbejdsulykker. HR- Side 5 af 12

6 afdelingen har foretaget en revision af Retningslinjer om forebyggelse af vold, trusler, mobning og chikane under overskriften Forebyggelse og håndtering af krænkende adfærd. Forsikring og Arbejdsmiljø har i samarbejde haft en temadag for hele AMR organisationen på Sølund omkring krænkende adfærd og anmeldelse af ulykker. Indsatsen fortsætter i 2017 se afsnit 3.d 2.3 Sygefravær - videreførelse Indsatsen for en løbende reduktion af sygefraværet fortsættes i Nedbringelse af sygefraværet har altid været et udviklingsmål på alle arbejdspladser i Skanderborg Kommune. Ledelsens og medarbejdernes bestræbelse på at nedbringe sygefraværet handler først og fremmest om det fælles mål: at skabe god trivsel på arbejdspladsen og kvalitet i opgaveløsning. Sygefraværet i Skanderborg Kommune er faldet markant siden kommunesammenlægningen i Sygefraværet udgør 3,8 % og er fortsat under det kommunale landsgennemsnit på 4,2 % i (Kilden: Data fra FLD) Sygefraværet er dog stagneret i de sidste tre år, og derfor skal der fortsat være stor opmærksomhed på det, og der skal arbejdes med at nedbringe sygefraværet yderligere. Sygefraværsindsatsen vil fremover fokusere på dialog og videndeling og anvendelse af konkrete værktøjer. Med indsatsområdet nedbringelse af sygefravær forventer vi, at der sættes udviklingsmål for følgende temaer: Dialog og videndeling Videreudvikling af konkrete og effektive værktøjer. Dialog og videndeling Fremadrettet lægges der vægt på en dialogbaseret opfølgning på sygefraværshåndtering med kontraktholderne. Fastholdelseskonsulenten deltager i ledermøder, hvor opfølgning på sygefravær er et fast punkt på dagsorden. På møderne fremlægges rapport fra TARGIT med aktuelle sygefraværsdata, herunder hvordan fraværet ser ud fordelt på varighed, faggrupper, benchmarking af sygefraværet og fraværstendenser - stigende/faldende. På bagrund af aktuelle data fra TARGIT vil der være en uddybende og konstruktiv dialog med kontraktholderne med afsæt i følgende temaer: Videndeling om håndtering af sygefravær og fokus på de gode historier Sammenhæng mellem fraværskultur og sygefravær Dilemmaer og barrierer, som kan ligge i sygefraværshåndtering Behov for forskellige former for konsulentbistand i de sygefraværssager, som kontraktholdere finder svært at håndtere. Det handler primært om sygefravær, som er relateret til det psykiske arbejdsmiljø, stress og depression Anvendelse af en bred vifte af konsulentydelser fra HR afdelingen, som kan understøtte sygefraværsindsats og forebygge sygefravær Lokal anvendelse af fraværsdata fra TARGIT og eventuelle behov for nye digitale faciliteter. Side 6 af 12

7 Konkrete værktøjer Fokus på anvendelse af modellen på arbejdspladserne standard for opfølgning på sygemeldinger. Pilotprojekt fortsætter i 2016 med ekstern psykologbistand til afklaring af særlige vanskelige sygefraværssager relateret til depression, stress og lignende. Lokal opfølgning på 3i1 undersøgelsen med fokus på at udvikle arbejdsmiljøet og trivslen på arbejdspladserne. Anvendelse af sygefraværsdata fra TARGIT både lokalt og centralt. Fastholdelseskonsulenten overvåger data fra TARGIT og tager kontakt til kontraktholdere, hvor udvikling af sygefravær giver anledning til bekymring og tilbyder hjælp. Opfølgning Fraværskonsulenten har deltaget i ledermøder og LMU-møder inden for forskellige fagområder, med udgangspunkt i Targit fraværsdata. På baggrund af dialogmøderne, har der været udarbejdet konkrete lokale indsatsområder, som er forankret i LMU. Fraværskonsulenten oplever, at organisationen anvender de konkrete værktøjer, bl.a som standard for opfølgning på sygemeldinger. Samarbejdet med erhvervspsykolog fortsætter med lokal finansiering og et mindre aktivitetsniveau. Fraværskonsulenten oplever at arbejdspladserne er blevet mere selvhjulpen, og samarbejdet handler mere om dialog/sparring med leder og LMU end deltagelse i konkrete fraværssamtaler. Henvises til bilag om fravær for Fysisk APV implementering af nyt elektronisk APV-system Medarbejderne i Skanderborg Kommune har i 2015 deltaget i 3-i-1 målingen (Trivsel-Psykisk arbejdsmiljø og Lederevaluering). I forlængelse af 3-i-1 målingen har HovedMEDudvalget godkendt nye principper for gennemførelse af APV og har samtidig givet grønt lys til, at udvælge og implementere et nyt APV-system til afløsning af AM-online. De nye principper indebærer blandt andet, at der skal gennemføres en samlet fysisk APV hvert 3. år i Skanderborg Kommune; hvor den første APV skal være gennemført senest med udgangen af HovedMEDudvalgets APV-gruppe udvælger et nyt system og dette implementeres i første halvdel af 2016 med henblik på, at alle arbejdspladser kan have gennemført APV med udgangen af Opfølgning Skanderborg Kommune har købt nyt system Safetynet. HovedMEDudvalget er blevet introduceret til det nye digitale APV-System. Dette system afløser AM-online. SAFETYNET udmærker sig ved: Side 7 af 12

8 at alle oplysninger om medarbejdere er integreret direkte fra lønsystemet at det anvender branchespecifikke undersøgelser at det giver det enkelte LokalMEDudvalg mulighed for at designe egne undersøgelser og gennemføre egne APV-undersøgelser i perioden imellem den centrale 3 årige APV (fra 2017 via superbrugeruddannelsen) Tidsplanen hvor alle indsatser for APV processen i 2016 er beskrevet, er vedhæftet som bilag 2.5 Sundhed i Fællesskab Med afsæt i Direktionens ide- og Arbejdsgrundlags pkt. 11 og den angivne retning (pkt Sundhedsplan 2016) vil MED-organisationen blive indbudt til en temadag om Sundhed i Fællesskab som et led i byrådets ønske om et bredt engagement i udmøntningen af sundhedspolitikken. SundhedsfremmeCentret og HR-arbejdsmiljø udbyder i fællesskab en temadag Sundhed i Fællesskab til MED-organisationen med henblik på at alle MEDudvalg bliver støttet i deres kendskab til- og arbejde med sundhedspolitikken. Opfølgning Samarbejde med SundhedsfremmeCentret om et pilotprojekt inden for fagområderne FOA og 3F henvises til indsatsområde i I 2016 har HR og sundhedsklinikken i samarbejde, afholdt flere lokale temadage omkring sundhedsfremme på arbejdspladsen. 3 Afsnit 2 Forslag til Arbejdsmiljøindsatser 2017 Forslag om indsatser i 2017 er dels en videreførelse af indsatser fra 2016, dels indsatser som tager afsæt i Bæredygtige Arbejdskulturer a. Bæredygtige Arbejdskulturer Da bæredygtige arbejdskulturer er et vigtigt element i Skanderborg Kommunes nye innovationsspor Det Fælles Vi, bliver der i 2017 igangsat et ledelsesudviklingsforløb, der understøtter ledelse af bæredygtige arbejdskulturer. Det er et ledelsesudviklingsforløb som kobles tæt på den enkeltes ledelsespraksis. Gerne i et tæt samarbejde i de enkelte ledelsesteam. Bæredygtige arbejdskulturer tager afsæt i kommunens ledelsesgrundlag og de 6 lederprofiler, hvoraf det bl.a. fremgår at vi ser ledelse som ledernes pligt snarere end ledernes ret, og som et spørgsmål om at motivere, engagere og få andre med snarere end et spørgsmål om at bestemme over andre. Side 8 af 12

9 Målgruppen er ledere og ledergrupper i Skanderborg Kommune. De vil være centrale aktører i at udvikle bæredygtige arbejdskulturer og vil være med til sikre og understøtte en effektfuld implementering af bæredygtighedsopmærksomheden i organisationen. Endvidere vil der blive arbejdet med temaet i MED-systemet og der vil blive udbudt fyraftensmøder bredt ud i organisationen med relevante oplæg. Kendetegnende for bæredygtige arbejdskulturer er kulturer: - i balance hvor de tilstedeværende ressourcer bruges, uden at over- eller misbruges - hvor der er fokus på det, som skaber værdi - hvor vi i en travl hverdag formår, at prioritere, så der er tid til klog ledelse, med fokus på langtidsholdbare løsninger - hvor retning og rammer er tydelige, og kerneopgaven er vores fælles omdrejningspunkt for samarbejde og udvikling, også på tværs af fagligheder - hvor der er rum til ledelse, og tid til at tænke langsigtet og helhedsorienteret og den enkelte medarbejder understøttes i mere hensigtsmæssige og effektive arbejdsprocesser. - Arbejdskulturer præget af tillidsfulde relationer, hvor der er plads til alle og vi støttes i at mestre vores arbejdsliv. Det kræver ikke nødvendigvis nye kompetencer, men at vi indimellem begynder at gøre noget anderledes i vores praksis. Det kan for eksempel være fokus på at navigere og prioritere, så det skaber størst mulig værdi for kerneopgaven. Understøtte medarbejderne i at skabe merværdi for borgerne, også når besparelserne banker på. Eller skabe tillidsfulde relationer, som skaber rum for trivsel og plads til nytænkning og mod til at gå nye veje. Arbejdsmiljø understøtter Bæredygtige Arbejdskulturer med en temadag for Arbejdsmiljøorganisationen. HovedMEDudvalget introduceres til temaet på seminaret den 2. november 2016 og drøfter, hvilke initiativer kan understøtte bæredygtige arbejdskulturer set i et MED-perspektiv. Side 9 af 12

10 Stress Vejledning HovedMEDudvalget har løbende til opgave at justere og revidere retningslinjer på arbejdsmiljøområdet, således at de er i overensstemmelse med den seneste tekniske og metodiske viden på området. De nuværende retningslinjer for stresshåndtering er fra 2005, og giver anledning til en revision. Revurdering af retningslinjen skal understøtte arbejdet med Bæredygtige Arbejdskulturer HovedMEDudvalget vil i 2017 få forelagt udkast til revurderet retningslinjer med henblik på godkendelse. Alle arbejdspladser forventes at udarbejde lokalt tilpassede retningslinjer på baggrund af den overordnede retningslinje. b. Fysisk APV implementering af nyt elektronisk APV-system De nye principper indebærer blandt andet, at der skal gennemføres en samlet fysisk APV hvert 3. år i Skanderborg Kommune; hvor den første APV skal være gennemført senest med udgangen af Indsatsområdet med APV videreføres fra 2016 I 2017 skal alle arbejdspladser arbejde videre med deres handleplaner fra kortlægningen af fysisk APV i Den videre proces kan ses i vedhæftede bilag tidsplan For medarbejdere der flytter på Fælleden er der lavet særskilt tidsplan for fysisk APV I 2017 udbyder HR i samarbejde med Safetynet en superbrugeruddannelse i systemet for Arbejdsmiljøorganisationen, med henblik på at kunne lave lokale undersøgelser. c. Sundhed i Fællesskab Med afsæt i Direktionens ide- og Arbejdsgrundlags pkt. 11 og den angivne retning (pkt Sundhedsplan 2016) vil MED-organisationen blive indbudt til en temadag om Sundhed i Fællesskab som et led i byrådets ønske om et bredt engagement i udmøntningen af sundhedspolitikken. Indsatsområdet videreføres i I 2016 har HR og sundhedsklinikken i samarbejde, afholdt flere lokale temadage omkring sundhedsfremme på arbejdspladsen. Det har givet anledning til valg af områder i pilotprojektet som beskrevet nedenfor. Sundhedsfremme og HR-arbejdsmiljø udbyder i samarbejde et pilotprojekt inden for fagområderne FOA og 3F. Side 10 af 12

11 Forskningsresultater viser at FOA og 3F faggrupper er særlig udfordret med hensyn til sundhed. Derfor kan Sundhedsfremme tiltag have en gavnlig effekt på sundhed og helbred på disse arbejdspladser. d. Krænkende Adfærd/handlinger Efter godkendelse af retningslinjer og vejledning til Forebyggelse og håndtering af krænkende adfærd (herefter kaldet Krænkende adfærd ), skal alle arbejdspladser benytte Insubiz til anmeldelse af fysiske og psykiske krænkelser. Mange arbejdspladser er allerede i gang. Er skemaet ikke udfyldt ved anmeldelsen, sendes reminder af Forsikringsteamet. Pr. 1 januar 2017 skal alle arbejdsulykker incl. krænkende handlinger, analyseres i Insubiz af AM-grupperne med henblik på forebyggelse. HR udbyder i 2017 en temadage omkring om Krænkende er for relevante faggrupper Der er også muligt at rekvirere hjælp i Forsikringsteamet. 4. Afsnit 3 MED-organisationens uddannelsestilbud i 2017 MED-organisationen (MED-udvalg og Arbejdsmiljøgrupper) i Skanderborg Kommune skal være bedst muligt uddannet til at varetage deres opgave. Dette være sig lovpligtige såvel som aftalebestemte uddannelser. Desuden udbydes en række temadage og seminarer med afsæt i HMU s indsatsområder og som en del af styrkelsen af MED-organisationen kompetencer. Det er ikke muligt pt. at udmelde oversigt over uddannelsestilbuddene for 2017, da der endnu ikke er indgået formel aftale med Silkeborg Kommune. Endvidere afventes HovedMEDudvalgets drøftelse 3. november af nedenstående ændringer. MED-uddannelsen HovedMEDudvalget har vedtaget at MED-uddannelsen ændres fra 1 dag + 2 halve temadage til 2 hele undervisningsdage. Et af formålene med at udvide uddannelsen, er at inddrage mere arbejdsmiljø viden for kommende MED udvalgs medlemmer. Nye leder- og medarbejderrepræsentanter i MED-udvalg deltager på Skanderborg Kommunes MED-uddannelse inden for det første kvartal efter valg/tiltrædelse. MED-uddannelsen Nye ledere og medarbejderrepræsentanter i MED-udvalg deltager på Skanderborg Kommunes MED-uddannelse inden for det første kvartal efter valg/tiltrædelse Medlemmer af MED-udvalg tilbydes kontinuerligt MED-uddannelse i form af temadage, der understøtter MED-arbejdet såvel i LokalMEDudvalg som i hele MED-organisationen HovedMEDudvalget drøfter MED-uddannelsens indhold 1 gang årligt og træffer beslutninger om eventuel ændring af MED-uddannelsens varighed og indhold Formål Side 11 af 12

12 Kvalificere ledelses og medarbejderrepræsentanter til at indgå i et samarbejde om de samlede opgaver i MED- systemet set i et helhedsperspektiv Give kendskab til det formelle grundlag for samarbejdet Skabe en erkendelse af at samarbejdet er at væsentlig betydning for såvel udvikling af kvalitet og service som for medarbejderne udviklingsmuligheder og trivsel Understøtte deltagernes motivation og engagement og bibringe dem en forståelse for MED-systemets skabelse af merværdi i organisationen Afholdelse Uddannelsen varer 2 dage og afholdes 4 gange årligt. Temadage Der udbydes supplerende temadage som understøtter strategiske indsatser i Skanderborg Kommune. Angående det med teamdage, så ved jeg ikke om I kan skrive, at der er lagt op til mere samarbejde på tværs af MED og Arbejdsmiljø. Den lovpligtige Arbejdsmiljøuddannelse for Arbejdsmiljøgrupperne Den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse varer 3 dage og er obligatorisk for alle nye medlemmer af arbejdsmiljøgrupperne. Uddannelsen skal være gennemført senest 3 måneder efter man er indtrådt i en arbejdsmiljøgruppe. Efter anbefaling fra PUF, arbejdes der på at etablere et samarbejde med Silkeborg Kommune fra 1. januar 2017, hvor Skanderborg Kommune tilbydes 5 pladser pr. forløb 4 gange årlig. Supplerende uddannelsestilbud for arbejdsmiljøorganisationen i 2017 HovedMEDudvalget drøfter den 3. november sag om, at udbyde fælles temadage til MED og Arbejdsmiljøorganisationen. Der arbejdes med at udbyde følgende to temaer: Bæredygtige arbejdskulturer Mangfoldighed Derudover planlægger vi to mindre seminarer for Arbejdsmiljøorganisationen med temaerne: Krænkende adfærd for relevante faggrupper Fysisk APV superbruger i Safetynet Side 12 af 12