Håndter adgang til arkivalier
|
|
- Thomas Klausen
- 7 år siden
- Visninger:
Transkript
1 Håndter adgang til arkivalier Samarbejdsproces mellem kommuner og Udbetaling Danmark - udmøntning af opgavesplit Udbetaling Danmark, 25. maj 2012 Version 1.5 1
2 Håndter adgang til arkivalier Definition til arkivalier Efter bekendtgørelse 995/2010, består arkivalier af informationer, som er blevet samlet og gemt i forbindelse med en myndighed eller en institutionsvirksomhed, og som ikke er publicerede. Dvs. arkivalier bliver skabt hver gang, der udarbejdes et notat (også internt), eller når der produceres et svar på en henvendelse eller ansøgning fra borger eller en statslig myndighed. Derimod betragtes publiceret materiale mht. bøger, tidsskrifter og pjecer normalt ikke som arkivalier. Arkivalier vedr. Udbetaling Danmark, kan have form af mapper med sager på papir, dokumenter indscannet i et itsystem (fx et sags- og dokumenthåndteringssystem eller et KMD-system), journalnotater m.v. 2
3 Håndter adgang til arkivalier overordnet opgavedeling Det er af styregruppen for Udbetaling Danmark blevet besluttet, at alle nuværende arkivalier både i papir og i elektronisk form - bliver i kommunerne, selvom Udbetaling Danmark overtager sagerne. Der er derfor aftalt en proces for hvorledes Udbetaling Danmark kan rekvirere arkivalier fra kommunerne. Denne proces samt ansvarsfordelingen er beskrevet i dette dokument. Følgende arkivalier forbliver ikke i kommunerne, men overgår til Udbetaling Danmark samtidig med at de enkelte ydelsesområder overgår til Udbetaling Danmark: Sager hvor kommuner ikke har truffet en afgørelse på det tidspunkt, hvor sagsområdet overgår til Udbetaling Danmark. D.v.s. sagsbehandlerne medtager de sager, der ligger på skrivebordet, EØS-sager, hvor alle åbne sager videregives til Udbetaling Danmark, samt alle sager fra SKAT (jf. Ydelseslovforslagets 13). (Se oversigt over hvilke arkivalier, der skal videregives, og hvilke der bliver i kommunerne på næste side ) De modtagne papirarkivalier bliver indscannet og journaliseret i KMD Sag EDH. Udbetaling Danmark kan tilgå arkivalier på fire måder: 1. Fremsøgning af Udbetaling Danmarks elektroniske sager/dokumenter/journalnotater i KMD Sag. 2. Læseadgang til de kommunale journalnotater og dokumenter (fra , hvor KMD SAG version 12 var udrullet og der blev etableret enkeltsagsprincip for alle områder) 3. Anskaffelse af papirdokumentation fra kommunernes nærarkiver eller elektronisk dokumentation fra et kommunalt ESDH system. Her skal kommunen forestå selve fremfindingen og afsendelse til Udbetaling Danmark. 4. Udlån fra Statens Arkiver/ 7-arkiv, når det vedr. de historiske arkivalier, som er afleveret. Se selvstændig proces. 3
4 Arkivering mellem Udbetaling Danmark og kommunerne Opstået Oprettet Oplyst Afgjort Afventer Afsluttet Arkiveret Afleveret Aktiv KMD SAG status Afgjort Passiv Ej afgjort på skæringsdato Sag er opstået, oprettet eller oplyst i kommune (men ikke afgjort) Kommunen videregiver al materiale (elektronisk hvor muligt, ellers med under armen ) UDK overtager sag, der endnu ikke er afgjort UDK får alt materiale UDK opbygger eget arkiv fra løbende drift UDK sender til SA Afgjort på skæringsdato *) EØS-sager udleveres til UDK helt frem til og med status Afventer Sag er afgjort, afventer, afsluttet eller arkiveret i kommune Kom. sender til SA Kommunen beholder alle arkivalier* Kommunen skal udlevere arkivalier, der rekvireres fra UDK Kommunen får besked fra UDK om, hvad der kan arkiveres el. kasseres UDK overtager sag og skal/kan lave ændringer, afslutning, mv. UDK sender til SA UDK kan rekvirerer arkivalier fra kommunen UDK opbygger eget arkiv i fbm. løbende drift UDK autoriseres til journalnotater (fra 6/2 12 og frem) UDK autoriseres til EDH-dokumenter som ligger i en KMD SAG EDH-løsning (fra 6/2 12 og frem) UDK initierer, at der sendes til Statens Arkiver (SA) og giver kommune besked, hvis sagen er arkiveret hos kommunen.
5 Procesbeskrivelse forudsætninger For at minimerer Udbetaling Danmarks behov for at rekvirere arkivalier i kommunerne mest muligt, opfordrer KL kommunerne til at indrettet principperne for journalisering af sager og journalnotater, scanning m.v., på de områder, hvor myndighedsansvaret overgår til Udbetaling Danmark i henhold til opgavesplittet. Dette gøres ved så vidt som muligt, at tage udgangspunkt i enkeltsagsprincippet, når der oprettes en ny sag. Når kommunerne indretter sig efter KLs opfordring om enkeltsagsprincippet, sikres det samtidig, at der oprettes en sag med det korrekte emne fra KLE, og at journalnotater lægges på den rigtige sag (sker automatik med journalnotater genereret fra fagsystemerne). Samtidig forudsættes Udbetaling Danmark for de berørte ydelsesområder at få adgang til arkivalier i KMD Sag, når disse er oprettet 6. februar 2012 eller senere. I praksis vil det sige, at i sager, hvor kommunen allerede har tilkendt en ydelse, og der sker en ny myndighedsaktivitet, opfordres kommunerne til at oprette selvstændige journalnotater på sagsområder, der vil blive delt mellem kommunerne og Udbetaling Danmark. Det vil sikre, at kommunerne på en let og smidig måde kan give Udbetaling Danmark adgang til de nødvendige oplysninger i sagerne. Hvis en kommune f.eks. i en boligstøttesag modtager oplysninger, der skal indgå i en sag om tilkendelse af boligsikring (som er et af de sagsområder, hvor myndighedsansvaret overføres til Udbetaling Danmark) og oplysninger, der indgår i en sag om beboerindskud (hvor myndighedsansvaret forbliver i kommunen), opfordres kommunen således til at adskille sagerne i 2 separate sager og dermed etablere 2 særskilte journalnotater. 5
6 Procesbeskrivelse forudsætninger Udbetaling Danmark forudsættes herefter via opsætning af autorisation*, at få adgang til de relevante journalnotater vedrørende de områder, der overgår til Udbetaling Danmark. Tilsvarende forventes adgang til de elektroniske indscannede dokumenter, hvor der er systemsammenfald mellem kommunens nuværende systemer og Udbetaling Danmarks systemer. I det omfang Udbetaling Danmark alligevel får behov for at rekvirere selve sagen, assisterer kommunerne med fremsøgningen. Dette vil f.eks. være ved arkivalier der stammer fra før 6. februar 2012, eller som ikke er tilgængelig i KMD Sag, og arkivalier i stedet skal fremfindes fra enten fysisk papirsag eller et andet ESDH system. Det skal aftales nærmere hvordan kontakten mellem kommunerne og Udbetaling Danmark skal indrettes, således at der bliver identificere kontaktpersoner, der kan assistere, Udbetaling Danmark med fremsøgningen. Det forudsættes endvidere, at de sagsområder, Udbetaling Danmark overtager fra kommunerne er ajourført i henhold til bevarings- og kassationsbestemmelserne i kommunerne og at de i øvrigt indeholder al relevant information (alle relevante arkivalier). *) Den løsning, der etableres for at lette såvel kommuner og Udbetaling Danmark, går teknisk set ud på at alle arkivalier, der er i KMD SAG (sager, journalnotater og eventuelle EDH-dokumenter) kopieres til Udbetaling Danmark ved myndighedsoverdragelsen. Og de oprindelige sager hos kommunerne passiviseres og påføres deres normale kassationskoder. Kommunerne arkiverer disse efter normale processer herfor og til deres sædvanlige arkiver. Løsningen suppleres med at kommunerne får autorisation til at se alle kopierede journalnotater og dokumenter også fra før 6. februar Dette kan benyttes til at fremfinde arkivalier, når Udbetaling Danmark rekvirere disse. For Udbetaling Danmarks vedkommende vil de kopierede journalnotater og dokumenter være låste. Dog vil der være læseadgang til journalnotater og dokumenter nyere end 6. februar Fra denne dato er alle arkivalier oprettet efter enkeltsagsprincippet, og vil vedrøre de korrekte sager. Aflevering af alle de kopierede arkivalier fra KMD Sag til Statens Arkiver vil ske samlet sammen med Udbetaling Danmarks øvrige afleveringer. Se mere i proces Håndter elektronisk aflevering til Statens Arkiver. 6
7 Procesbeskrivelse håndter adgang til arkivalier Udbetaling Danmark 2012 Kommunerne 2012 Bemærkninger Processen igangsættes, når der opstår behov for adgang til arkivalier. Det kan enten være som følge af eksternt behov, fx i fbm. en aktindsigtssag eller i fbm. Udbetaling Danmarks eget behov for en arkiveret sag, under almindelig sagsbehandling. Udbetaling Danmark undersøger, om arkivalier allerede findes hos Udbetaling Danmark. Dette sker vha. opslag i KMD Sag. Hvis arkivalier allerede findes i Udbetaling Danmark, tilgås arkivalier internt. Hvis arkivalier ikke findes hos Udbetaling Danmark, identificerer Udbetaling Danmark hvem, der har arkivalierne. Hvis arkivalierne befinder sig hos kommunen, anmoder Udbetaling Danmark kommunen om pågældende arkivalier. Udbetaling Danmark modtager arkivalierne fra kommunen, registrerer og journaliserer arkivalierne i KMD Sag EDH. Hvis arkivalierne er afleveret til Statens Arkiver eller andet offentlig arkiv enten af Udbetaling Danmark eller af kommunen, skal Udbetaling Danmark hjemlåne arkivalierne herfra. Hjemlån af arkivalier, der er afleveret af en kommune, kan kun ske efter godkendelse fra datatilsynet. Udbetaling Danmark indscanner de modtagne arkivalier. Kommunen fremfinder de efterspurgte arkivalier. Kommunen fremfinder enten fra: egen elektronisk sag (i en årrække vil kommunerne selv have de pågældende sager. Også i KMD SAG, hvor det dog er i passiviseret form). Fra den kopierede sag, som er oprettet hvos Udbetaling Danmark. Og hvor det alene er den oprindelige kommune, som har adgang til arkivalierne. Fra fysisk papirsag. Hvis muligt indscannes arkivalier og disse fremsendes elektronisk. Alternativt fremsendes kopi af arkivalier til Udbetaling Danmark. Udbetaling Danmark undersøger, om arkivalier allerede findes hos Udbetaling Danmark og har adgang hertil., f.eks. via læseadgang til arkivalier for perioden fra 6/ og frem til overgangstidspunktet. Der skal aftales en entydig kanal for henvendelser til hver enkelt kommune. Ligeledes skal kommunernes adgang til de til Udbetaling Danmark kopierede arkivalier ske via en autorisation, som tildeles udvalgte medarbejdere, som ligeledes skal udpeges. Sagen sendes til Udbetaling Danmark som en kopi. Det er udgangspunktet, at fremsendelsen sker elektronisk. Dette beskrives i en selvstændig proces for Håndter post, scanning og journalisering. 7
8 Procesbeskrivelse håndter adgang til arkivalier Udbetaling Danmark 2012 Kommunerne 2012 Bemærkninger Afhængigt af arkivaliernes indhold, vurderer Udbetaling Danmark, om der skal foretages krydshenvisning til andre ydelsesområder end det oprindelige. Hvis der ikke skal krydshenvises, er processen afsluttet. Dette beskrives i en selvstændig proces for Håndter post, scanning og journalisering. Hvis der skal krydshenvises, videreformidles arkivalierne internt i Udbetaling Danmark til relevant ydelsesområde, og der journaliseres og tilknyttes på relevante sag(er). Dette beskrives i en selvstændig proces for Håndter post, scanning og journalisering. 8
Efterlevelseshjælp. Opgavesplit ved overgang til Udbetaling Danmark version 1.0
Opgavesplit ved overgang til Udbetaling Danmark version 1.0 - Overordnet fordeling af opgaver Udmøntning af opgavesplit og procestegning i nærværende dokument fastlægger opgavedelingen og samspillet mellem
Læs mereHåndter ekstern kontakt
Håndter ekstern kontakt Procesbeskrivelser for: 1. Håndter indgående telefonisk henvendelse 2. Håndter indgående fysisk dokument med scanningsudfordringer 3. Håndter digital henvendelse 4. Håndter udgående
Læs mereSpørg om bevaring, kassation og aflevering
Spørg om bevaring, kassation og aflevering Ved arkivar Christian Larsen og arkivar Birgitte Vedel-Troelsen Netværksmøde 12. marts 2018 for kommuner og regioner der afleverer til Rigsarkivet 1 Summeopgave
Læs mereDelpension. Opgavesplit ved overgang til Udbetaling Danmark version 1.0
Delpension Opgavesplit ved overgang til Udbetaling Danmark version 1.0 Delpension - Overordnet fordeling af opgaver Udmøntning af opgavesplit og procestegning i nærværende dokument fastlægger opgavedelingen
Læs mereSpørg om bevaring, kassation og aflevering
Spørg om bevaring, kassation og aflevering Ved arkivar Christian Larsen og arkivar Birgitte Vedel-Troelsen 14-03-2017 Netværksmøde for kommuner og regioner der afleverer til Rigsarkivet 1 Summeopgave Tal
Læs mereAflevering af kommuner og og regioners digitale data og dokumenter til Statens Arkiver. En generel vejledning til kommunale og regionale myndigheder
Aflevering af kommuner og og regioners digitale data og dokumenter til Statens Arkiver En generel vejledning til kommunale og regionale myndigheder Version 3, juni 2011 Indholdsfortegnelse 1. Indledning
Læs mereGod Administrativ Praksis for Fredensborg Kommune
God Administrativ Praksis for Fredensborg Kommune Marts 2017 Indhold 1. Formål og anvendelse... 3 2. Lovgrundlag... 3 3. Ansvar... 3 4. Administrative Systemer... 3 5. Journalisering... 4 Sag... 4 Dokument...
Læs mereArtikel af Kirsten Villadsen Kristmar i: Rapporter til 19. Nordiske Arkivdage år 2000
Praksis Artikel af Kirsten Villadsen Kristmar i: Rapporter til 19. Nordiske Arkivdage år 2000 Denne artikel indeholder en præsentation af Statens Arkiver, Danmarks nuværende praksis for indsamling af elektroniske
Læs mereAfrapportering Team Helhedsorienteret samarbejde 2013 (Team HOS)
Afrapportering Team Helhedsorienteret samarbejde 2013 (Team HOS) Afrapportering til Økonomi Udvalget, Hørsholm Kommune. Til brug for ØU møde den 20.2.2014. Bilag 1. til dagsordenpunkt, Acadresag nr. 14/1943
Læs mereProcesmodellering her er legoklodserne
Procesmodellering her er legoklodserne Kaare Pedersen, projektchef, KL Arbejdsgangsbanken Tlf. 3125 3504 / kaa@kl.dk Budskaberne Hypotese Vi kan bygge alle offentlige kerneprocesser af under 100 generiske
Læs mereBekendtgørelse om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed
Bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 Bekendtgørelse om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed I medfør af 9, 10, stk. 1-3, 12, stk. 2, 13, stk. 2-3, 14, 20, 21, stk. 2, 41, stk.
Læs mereBYG OG MILJØ SAGSBEHANDLER I BYG OG MILJØ. Version 2.0
BYG OG MILJØ SAGSBEHANDLER I BYG OG MILJØ Version 2.0 Januar 2019 Indholdsfortegnelse OM DENNE VEJLEDNING... 3 SAGSBEHANDLERADGANG I BYG OG MILJØ... 3 Modtagelse af ansøgninger hos myndigheden... 3 Sag
Læs mereVedtægter for Horsens Kommunes Stadsarkiv
Byrådssekretariatet Sagsbehandler: Gitte Hedemark Sagsnr. 85.08.00-A26-1-15 Dato:21.10.2015 Forslag til Vedtægter for Horsens Kommunes Stadsarkiv 1 Formål Horsens Kommunes Stadsarkiv har til formål 1.
Læs mereKOMBIT Videncenter. Bestemmelser til it-kontrakter om efterlevelse af Arkivloven. Version 1.0 (april 2017)
KOMBIT Videncenter Bestemmelser til it-kontrakter om efterlevelse af Arkivloven Version 1.0 (april 2017) KOMBIT A/S, Halfdansgade 8, 2300 København S, CVR. 19 43 50 75 Indholdsfortegnelse 1. Indledning...
Læs mereUdkast til: Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af it-systemer
Udkast til: Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af it-systemer I medfør af 3, stk. 2, og 5, stk. 1 samt 10 i bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers virksomhed
Læs mereArkivmæssige hensyn - generelt
Arkivmæssige hensyn Arkivloven: 8: Myndighederne skal drage omsorg for varetagelse af arkivmæssige hensyn, herunder at arkivalier opbevares på en betryggende måde. Stk. 2: Myndighederne skal drage omsorg
Læs mereKATALOG STATENS ARKIVERS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK
KATALOG STATENS ARKIVERS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK 2015 VÆR MED TIL AT GIVE FREMTIDEN EN FORTID SIDE TITEL MÅLGRUPPE 4 ARKIVLOVEN OG DEN OFFENTLIGE FORVALTNING Alle myndigheder 5 DET DIGITALE
Læs mereAfrapportering af det kommunale tilsyn
Afrapportering af det kommunale tilsyn 2015 14-09-2016 1 Formål med tilsyn 2015 At følge op på tidligere tilsyn og afklare: 1. Om alle relevante it-systemer bliver arkiveret 2. Hvilke papirarkivalier der
Læs mereSAPA OG STØTTESYSTEMERNE. V/ projektleder Kenneth Møller Johansen
SAPA OG STØTTESYSTEMERNE V/ projektleder Kenneth Møller Johansen I dag 1. KMD Sag: Konkurrence hvordan? 2. Kort om SAPA og om Støttesystemerne 3. Samspil med kommunernes sagsbærende løsninger 4. Hvad gør
Læs mereKommunikationsprocesser
Kommunikationsprocesser Udbetaling Danmark, 1. september 2011 Version 1.2 1 Giv helhedsorienteret vejledning Udbetaling Danmark, 1. september 2011 Version 1.2 2 Definition af helhedsorienteret vejledning
Læs mereVEDTÆGT FOR GULDBORGSUND STADSARKIV VEDTÆGT FOR GULDBORGSUND KOMMUNES OFFENTLIGE ARKIV ETABLERET I HENHOLD TIL ARKIVLOVENS 7
VEDTÆGT FOR GULDBORGSUND STADSARKIV VEDTÆGT FOR GULDBORGSUND KOMMUNES OFFENTLIGE ARKIV ETABLERET I HENHOLD TIL ARKIVLOVENS 7 GULDBORGSUND KOMMUNE APRIL 2011 INDHOLDSFORTEGNELSE Indhold 1. Formål... 3 2.
Læs mereForretningsgang Procedurer for den elektroniske personsag Oprette adressat og sag med adressat som sagspart
Forretningsgang Procedurer for den elektroniske personsag Oprette adressat og sag med adressat som sagspart SSM, PUK den 09.08.10 v.9 Hvis instituttet skal journalisere de dokumenter, der sagsbehandles
Læs mereSAPA S BETYDNING FOR ESDH. IMPULS 2015, 17. september 2015 Kenneth Møller Johansen
SAPA S BETYDNING FOR ESDH IMPULS 2015, 17. september 2015 Kenneth Møller Johansen I dag 1. Kort om KOMBIT 2. KMD Sag: Monopolbrud hvordan? 3. Samspil med ESDH-systemer 4. Hvad gør kommunerne nu? 5. Etablering
Læs mereTilsyn med kommunernes arkivforhold 2015
Tilsyn med kommunernes arkivforhold 2015 1 Tilsyn 2005-2006 Tidligere tilsyn 300 hyldekilometer papirarkivalier mellem 20 og 30 % af disse 300 km skulle bevares, men 8 ud af 10 kommuner havde ikke truffet
Læs mereRetnings. for arkivering
Retnings linjer for arkivering Indhold Retningslinjer for arkivering i Københavns Kommune 5 1. Hvorfor arkiverer vi og hvem gør det? 6 1.1 Hvorfor arkiverer vi? 6 1.2 Hvad arkiverer vi? 6 1.3 Hvem arkiverer?
Læs mereI reform til fremtiden. 1. Ønskerunden 2. Annoncering efter ledige lokaler 3. Inventar- og bogbørs på intranettet 4. Journal- og arkivforhold
I reform til fremtiden Nyhedsbrev for Danmarks Domstole 8. maj 2006 1. Ønskerunden 2. Annoncering efter ledige lokaler 3. Inventar- og bogbørs på intranettet 4. Journal- og arkivforhold 1. Ønskerunden
Læs mereRIGSARKIVET KURSUSKATALOG 2018 KURSER KONFERENCE ARKIVNETVÆRK
Grafisk design: Mette Secher Indsamling og Bevaring Rigsdagsgården 9 1218 København K www.sa.dk/kurser RIGSARKIVET KURSUSKATALOG 2018 KONFERENCE ARKIVNETVÆRK OM RIGSARKIVETS, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK
Læs mereJournalinstruks Aarhus Universitet gældende fra 1. december 2016 til 1. december 2021
Journalinstruks Aarhus Universitet gældende fra 1. december 2016 til 1. december 2021 Indhold Formål... 2 Lovgrundlag... 2 Lov om offentlighed i forvaltningen... 2 Forvaltningsloven... 2 Arkivloven...
Læs mereRevision af bevarings- og kassationsbestemmelser for kommunerne , herunder børnesager
Revision af bevarings- og kassationsbestemmelser for kommunerne 2016-2017, herunder børnesager Netværk for kommuner og regioner, der afleverer til Rigsarkivet 14.3.2017 1 Formål med revisionen At revidere
Læs mereKOMBIT er ejet af KL og kommunerne. Det er kommunerne, der via KL har bedt om udvikling af Byg og Miljø, og som betaler for løsningen.
1 2 KOMBIT er ejet af KL og kommunerne. Det er kommunerne, der via KL har bedt om udvikling af Byg og Miljø, og som betaler for løsningen. Det er frivilligt for kommuner at aftage systemet. Iht. den fælleskommunale
Læs mereDUBU Sag og Dokument integrationer
DUBU Sag og Dokument integrationer Formålet med dette notat er at informere DUBU kommuner omkring hvilke integrationer vedrørende Sager og Dokumenter der er en del af DUBU, samt hvilke integrationsmuligheder
Læs mereBevaring og kassation af arkivalier hos de regionale videnskabsetiske komiteer
Bevaring og kassation af arkivalier hos de regionale videnskabsetiske En vejledning til Statens Arkivers bekendtgørelse nr. 979 af 3. august 2010 om bevaring og kassation af arkivalier fra de regionale
Læs mereDet skal understreges, at kassation af dokumenter er en mulighed, og ikke en pligt for kommunerne.
KL notat 26-06-2014/FLN Beslutning om kassation i ESDH-systemer med tjekliste Notatet er til brug for den kommunale myndigheds beslutning, om den vil gøre brug af muligheden for kassation fra ESDH eller
Læs mereCirkulære om anmeldelse og godkendelse af statslige it-systemer Hvad er nyt?
Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af statslige it-systemer Hvad er nyt? Ved specialkonsulent Mette Hall-Andersen Overordnede ændringer i cirkulæret Et samlet regelsæt for alle typer af itsystemer
Læs mereArkivinstruks for Faaborg-Midtfyn Kommune
Side 1 af 1711117 Arkivinstruks for Faaborg-Midtfyn Kommune Indhold Indledning side 3 Lovgrundlag side 3 Arkivhensyn og sikkerhed side 4 Papirarkivalier Elektroniske arkiver Elektroniske sager side 5 Indscanning
Læs mereRIGSARKIVET KURSUSKATALOG 2019
Grafisk design: Mette Secher RIGSARKIVET KURSUSKATALOG 2019 VÆR MED TIL AT BYGGE BRO MELLEM FORTID, NUTID OG FREMTID Indsamling og Bevaring Rigsdagsgården 9 1218 København K OM RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE
Læs mereReleasebeskrivelse KMD Sag. Version 14.5. Nyheder og ændringer i KMD Sag & KMD Sag EDH
Releasebeskrivelse KMD Sag Version 14.5 Nyheder og ændringer i KMD Sag & KMD Sag EDH August 2015 Version 14.5 1 LÆSEVEJLEDNING... 3 2 GENERELT... 3 2.1 Indstilling for gem fællessøgning som defaultvisning...
Læs mereSikring af kvalitet i ESDHsystemer. Rigsarkivet 7-netværksmøde 25. august 2015
Sikring af kvalitet i ESDHsystemer i drift Rigsarkivet 7-netværksmøde 25. august 2015 Baggrund for ESDH-drift og udvikling i Vejle Stadsarkiv Januar 2009 fra projekt til drift Hidtil i direktionssekretariatet
Læs mereBehandling af forsørgelsesydelser, Fleksydelser (bidrag og udbetaling)
05.08.2013 KY Projektet NOTAT Behandling af forsørgelsesydelser, Fleksydelser (bidrag og udbetaling) 1. Overordnet beskrivelse af processen Fleksydelse er en ordning for Personer, der er visiteret til
Læs mereRapport fra arbejdsgruppe arkivering
Rapport fra arbejdsgruppe arkivering. Valg af arkivstrategi Forslag til koordineret nedlæggelse af de gamle kommuners arkiver og udformningen af en ny arkivenhed. v/ Tove Bonnerup, Sønderhald Kommune,
Læs mereOrientering vedrørende særlig adressebeskyttelse - 2015/2
Enhed CPR Sagsbehandler GK Sagsnr. 2014-9799 Doknr. 227177 Dato 30. april 2015 Orientering vedrørende særlig adressebeskyttelse - 2015/2 Særlig adressebeskyttelse til personer, som udsættes for trusler
Læs mereKontrol og afstemning ved anvendelse af elektroniske ind- og udbetalingssystemer (overførsler).
Bilag 10.10 Kontrol og afstemning ved anvendelse af elektroniske ind- og udbetalingssystemer (overførsler). Generelt Nedenstående fastsættes det overordnede regelsæt for kontrol og afstemning af ITsystemer,
Læs mereSnitfladebeskrivelse for Snitfladebeskrivelse STD-8 KMD Boligstøtte Version 1.0.0, 13.12.2011
Snitfladebeskrivelse for Snitfladebeskrivelse STD-8 KMD Boligstøtte Version 1.0.0, 13.12.2011 Indholdsfortegnelse Ændringer i forhold til forrige version... 2 1 Brug af snitfladebeskrivelsen... 3 2 Formål
Læs mereHåndter post, scanning og journalisering, samt
Håndter post, scanning og journalisering, samt Håndter post uden relevans for Udbetaling Danmark Udbetaling Danmark, 23. december 2011 Version 1.4 1 Processen igangsættes af modtagelse af fysisk post;
Læs mereReferat Indsamling og Bevaring
Rigsarkivet Referat Indsamling og Bevaring Møde: K-udvalget Dato og tidspunkt: 20. oktober 2014 kl. 10-13 Sted: Rigsarkivet, Kalvebod Brygge 34 Deltagere fra Rigsarkivet: Kirsten Villadsen Kristmar, Jan
Læs mereBekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i regionerne
BEK nr 980 af 03/08/2010 (Historisk) Udskriftsdato: 17. december 2017 Ministerium: Kulturministeriet Journalnummer: Kulturmin., Statens Arkiver, j.nr. 2010-004827 Senere ændringer til forskriften BEK nr
Læs mereRapport. Analyse af arkivopgaven i Århus Kommune
Rapport Analyse af arkivopgaven i Side 2 Analyse af arkivopgaven i 1. Baggrund Århus Byråd vedtog den 27. august 2008, at der i løbet af 2009 skal gennemføres en analyse af den lovpligtige kommunale arkivopgave
Læs mereAutomatisk og obligatorisk tilslutning. Hvis du blev tilmeldt Digital Post inden 1. november 2014. Mulighed for fritagelse
Automatisk og obligatorisk tilslutning 1. november 2014 blev det lovpligtig at være tilsluttet Digital Post fra det offentlige. Denne dato skete der derfor en automatisk og obligatorisk tilslutning for
Læs mereErindring om besvarelse af Rigsarkivets tilsyn med kommunernes arkivforhold 2015
Ringsted Kommune Att. kommunaldirektør Jacob Nordby Cc. Leon K. Johansen Dato: 14. april 2016 Journalnummer: 16/00460 Lokaltelefon: 41 71 72 84 Vores reference: CLA-BVT-MHA/ KVK Deres reference: Erindring
Læs mereArbejdsgange og retningslinier vedr. brug af KMD-SAG-EDH
FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE Arbejdsgange og retningslinier vedr. brug af KMD-SAG-EDH KMD-sag-edh Side 1 af 10 MÅL MED ELEKTRONISK DOKUMENTHÅNDTERING 4 AFGRÆNSNING 4 SIKKERHED 4 DOKUMENTER 5 Dokumentdefinition
Læs mere1. Overordnet beskrivelse af processen
19.12.2012 KY projektet NOTAT Behandling af forsørgelsesydelser, Fleksydelser (bidrag og udbetaling) 1. Overordnet beskrivelse af processen Fleksydelse er en ordning for personer der er visiteret til fleksjob.
Læs mereVedtægt for Frederikshavn Stadsarkiv
Vedtægt for Frederikshavn Stadsarkiv Frederikshavn Stadsarkiv er i henhold til Arkivlovens 7 offentligt arkiv for Frederikshavn Kommune. 1. Formål Frederikshavn Stadsarkiv har til formål: 1) at sikre bevaring
Læs mereSekretariat og Digitalisering ARKIVVEDTÆGTER ARKIV
Sekretariat og Digitalisering ARKIVVEDTÆGTER ARKIV AUGUST 2017 Indhold 1. Formål 3 2. Organisation 3 3. Arkivalierne 3 4. Bevarings- og kassationsretningslinjer 4 5. Aflevering til Arkivet 4 6. Pligtaflevering
Læs mereHÅNDBOG FOR GULDBORGSUND KOMMUNE ACADRE
HÅNDBOG FOR GULDBORGSUND KOMMUNE ACADRE Indledning 3 Brug af Acadre 4 Formål 4 Overordnede mål: 4 Konkrete mål: 4 Udviklingsmål (fremtidigt mål) 5 Hvem har adgang til hvad? 5 Adgang og misbrug 5 Postmodtagelse
Læs mereGladsaxe Byarkiv blev oprettet ved en beslutning i Gladsaxe Kommunes Økonomiudvalg den 9. september 1997.
Vedtægter Gladsaxe Byarkiv blev oprettet ved en beslutning i Gladsaxe Kommunes Økonomiudvalg den 9. september 1997. Gladsaxe Byarkiv er i henhold til Arkivloven, Lov nr. 1050 af 17. december 2002 7, samt
Læs mereKATALOG RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK VÆR MED TIL AT GIVE FREMTIDEN EN FORTID
KATALOG RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK 2016 VÆR MED TIL AT GIVE FREMTIDEN EN FORTID SIDE TITEL MÅLGRUPPE INDHOLD 4 ARKIVLOVEN OG DET DIGITALE ARKIV FOR STATSLIGE MYNDIGHEDER Statslige
Læs mereLandstingslov nr. 22 af 30. oktober 1998 om arkivvæsen. Historisk
Landstingslov nr. 22 af 30. oktober 1998 om arkivvæsen. Historisk Kapitel 1. Lovens formål og anvendelsesområde 1. Formålet med loven er, 1) at sikre bevaringen af arkivalier, der har historisk værdi eller
Læs mereArkivbestemmelser for Københavns Kommune, vedtaget af Borgerrepræsentationen 26. august 2004
Arkivbestemmelser for Københavns Kommune, vedtaget af Borgerrepræsentationen 26. august 2004 1. Arkivbestemmelsernes gyldighedsområde 1.1. Bestemmelserne gælder for Københavns Kommunes valgte råd, udvalg
Læs mereRetningslinjer for foreningens forvaltningsretlige Sagsbehandling af godkendelser, tilladelser mv.
Side 1 af 5 Opgavefordeling KZ & V står for den daglige sagsbehandling på området. Sagsbehandlingen omfatter alle relevante sagsskridt, der relaterer sig til myndighedsbehandling af det sagsområde, der
Læs mereArkitekturrapport: MDB Min Digitale Byggesag
Arkitekturrapport: MDB Min Digitale Byggesag Denne orienteringsrapport udarbejdes for it-projekter med effekt på den fælleskommunale rammearkitektur. Rapport ejes af projektets it-arkitekt. Det er projektlederens
Læs mereModtagelse af elektroniske regninger håndteres i systemet KMD Webbetaling.
Bilag 10 Generelle regler for bogføring af regnskabsbilag Elektronisk fakturering: 1. Anvendelsesområde Modtagelse af elektroniske regninger håndteres i systemet KMD Webbetaling. En regning defineres som
Læs mereNEMT OG EFFEKTIVT - Ejendomsadministration
Præsentation af Unik Bolig 4 version 4.2.0 Den 3. og 5. november præsenterede vi den nye version af Unik Bolig 4 for 275 deltagere fra 140 kunder. Præsentationen foregik på Centerbakken i Vejle og i DR
Læs mereHåndbog for Elektronisk Sags- og Dokument Håndtering i Ærø Kommune KMD Sag EDH og KMD Sag Dagsorden
ÆRØ KOMMUNE Håndbog for Elektronisk Sags- og Dokument Håndtering i Ærø Kommune KMD Sag EDH og KMD Sag Dagsorden Sagsnr: 492-2008-20946 1/21 Indholdsfortegnelse Indhold Indledning... 4 Brug af KMD Sag EDH
Læs mereKapitel 1. Inatsisartutlovens anvendelsesområde
Inatsisartutlov nr. 5 af 3. juni af 2015 om arkivvæsen Kapitel 1 Inatsisartutlovens anvendelsesområde 1. Inatsisartutloven gælder for alle dele af den offentlige forvaltning under Grønlands Selvstyre og
Læs mereDokumenter og mails. - Arkivering af dokumenter og mails på sagen
Dokumenter og mails - Arkivering af dokumenter og mails på sagen Denne guide er lavet for at vise hvordan, man arkivere dokumenter og mails fra Outlook og mails fra C&B i sagens filmappe. Arkivering af
Læs mereAnsøgning modtaget på: XXX Sendt bekræftelse på modtagelse til ansøger, folder medsendt Oprettet sag i KMD Care
Ansøgning om støtte til køb af invalidebil Navn: Adresse: Cpr.nr.: Tlf. Dato: Sagsgang: Ansøgning modtaget på: XXX Sendt bekræftelse på modtagelse til ansøger, folder medsendt Oprettet sag i KMD Care Borger
Læs mereFordeling af journalnotater og dokumenter Udkast til løsningsmodel. Marts 2014
Fordeling af journalnotater og dokumenter Udkast til løsningsmodel Marts 2014 1 Indledning Denne præsentation beskriver, på et overordnet plan, følgende områder i forhold til en fremtidig fordelingsmekanisme,
Læs mereBevaring og kassation af arkivalier fra gymnasiale uddannelsesinstitutioner
Bevaring og kassation af arkivalier fra gymnasiale uddannelsesinstitutioner Vejledning til bekendtgørelse nr. 343 af 6. maj 2008 om bevaring og kassation af arkivalier fra uddannelsesinstitutionerne, bilag
Læs mereIMPULS 2016 Er ESDH udbredt til alle hjørner af din organisation?
IMPULS 2016 Er ESDH udbredt til alle hjørner af din organisation? Hvis ikke, så bliv inspireret af Esbjerg Kommune, der er på vej til at forankre ESDH organisatorisk og samtidig øge brugen af ESDH på alle
Læs mereSyddjurs Kommunearkiv - vedtægter. Direktionssekretariatet og IT-afdelingen november Acadre-sagsnr: 06/13974 Side 1 af 7
Syddjurs Kommunearkiv - vedtægter Direktionssekretariatet og IT-afdelingen november 2009 Acadre-sagsnr: 06/13974 Side 1 af 7 Vedtægter for Syddjurs Kommunearkiv 1 Syddjurs Kommunearkiv er oprettet som
Læs mereReferat Bevarings- og Kassationsafdelingen
Referat Bevarings- og Kassationsafdelingen Møde: Fagligt forum for 7-arkivernes medarbejdere Dato og tidspunkt: 27. februar 2014 kl. 10-13.30 Sted: Rigsarkivet Deltagere fra Statens Arkiver: arkivchef
Læs mereVejledning til Statens Arkivers bevaringsbestemmelse for arkivalier hos pastoraterne
Vejledning til Statens Arkivers bevaringsbestemmelse for arkivalier hos pastoraterne 2003 Indledning Statens Arkivers generelle kassationsbekendtgørelse Dette er en vejledning til Statens Arkivers bevaringsbestemmelser
Læs mereFolketinget Retsudvalget Christiansborg 1240 København K
Retsudvalget 2017-18 REU Alm.del endeligt svar på spørgsmål 916 Offentligt Folketinget Retsudvalget Christiansborg 1240 København K Dato: 31. august 2018 Kontor: Sagsbeh: Databeskyttelseskontoret Christian
Læs mereCAREArkiv. -Pligtaflevering af arkivdata fra RAMBØLL CARE.
-Pligtaflevering af arkivdata fra AMBØLL CAE. Pligtaflevering af CAE arkivdata hvorfor det? Da ambøll CAE er omfattet af lov om behandling af personoplysninger og endvidere opfylder kriterier for aflevering,
Læs mere- FAGLIGT NYT FRA UDBETALING DANMARK -
- FAGLIGT NYT FRA UDBETALING DANMARK - Modtager: Til kommunernes Borgerservice Maj 2014 Ref. nr.: 5-2014 Indhold Indhold... 1 Boligstøtte... 2 Udbetaling af boligstøtte til almene boligorganisationer...
Læs mereForslag. Lov om ændring af arkivloven
2008/1 LSF 29 (Gældende) Udskriftsdato: 26. september 2017 Ministerium: Kulturministeriet Journalnummer: Kulturmin., j.nr. 2004-211800 Fremsat den 8. oktober 2008 af kulturministeren (Carina Christensen)
Læs mereVEDTÆGT FOR RUDERSDAL STADSARKIV
VEDTÆGT FOR RUDERSDAL STADSARKIV 1. Organisation Stk. 1. Rudersdal Stadsarkiv er en del af Historisk Arkiv for Rudersdal Kommune, og henhører under Rudersdal Kommunes Kulturområde samt det statsanerkendte
Læs mereKENDELSE. afsagt af Konkurrenceankenævnet den 26/ i sag nr Andelsselskabet Vejgaard Vandværk. mod. Forsyningssekretariatet
KENDELSE afsagt af Konkurrenceankenævnet den 26/6 2013 i sag nr. 2010-0023320 Andelsselskabet Vejgaard Vandværk mod Forsyningssekretariatet Resume af afgørelsen Andelsselskabet Vejgaard Vandværk har ved
Læs mereVejledning til ændring af ferieaftalen (uhævede feriepenge)
Side 1 Vejledning til ændring af ferieaftalen (uhævede feriepenge) 1. Indledning Med virkning for optjeningsåret 2002, dvs. ferieåret 2003/2004, er Ferieloven ændret. Den kommunale ferieaftale er ligeledes
Læs mereForslag til. Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos sygehuse og hospitaler
Forslag til Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos sygehuse og hospitaler I medfør af 5, stk. 1, i bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers
Læs mereVejledning om udlevering af oplysninger om arkivalier til efterfølgermyndigheden
Vejledning om udlevering af oplysninger om arkivalier til efterfølgermyndigheden (Vejledningen vedrører mellemarkiverne og omfatter såvel forhold omkring aflevering af arkivalier til mellemarkiverne og
Læs mere1. Overordnet beskrivelse af processen
NOTAT Administration af Person (Beskæftigelsesområdet, Pensionsområdet) 1. Overordnet beskrivelse af processen Denne forretningsproces angår opstart og behandling af administrationssager håndteret af kommunens
Læs mereDIGITAL SAGSBEHANDLING DEN ELEKTRONISKE SAG
DIGITAL SAGSBEHANDLING DEN ELEKTRONISKE SAG Kommunernes sagsbehandling digitaliseres i stigende grad. Det gælder ikke kun sagernes behandling internt, men også kommunikationen med borgere og virksomheder.
Læs mereAnmeldelse og godkendelse af it-systemer i Danmark - Krav til myndigheders arkivdannelse. Arkivar Jette H. Kjellberg
Anmeldelse og godkendelse af it-systemer i Danmark - Krav til myndigheders arkivdannelse Arkivar Jette H. Kjellberg Hvordan stiller vi krav til arkivdannelsen? It-systemer skal anmeldes og godkendes af
Læs mereBlanketdokumentation LÆ 221 & 225 v1.0 Februar 2011
Blanketdokumentation LÆ 221 & 225 v1.0 Februar 2011 Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 3 1.1 Baggrund... 3 1.2 Blanketternes anvendelse... 4 1.3 Den papirbaserede arbejdsgang... 5 1.4 Den fremtidige
Læs mere6. november 2017 FM 2018/xx. Bemærkninger til lovforslaget. Almindelige bemærkninger
6. november 2017 FM 2018/xx Bemærkninger til lovforslaget Almindelige bemærkninger 1. Indledning 1.1. Den overordnede baggrund for forslaget Den overordnede baggrund for ændringsforslaget er et ønske fra
Læs mereFAGLIGT NYT FRA UDBETALING DANMARK. Indhold. Til kommunernes Borgerservice
Til kommunernes Borgerservice Ref.nr.: Fagligt Nyt fra Udbetaling Danmark/ Oktober 2015 Oplys venligst ved henvendelse Indhold Ændrede sagsbehandlingsfrister i Udbetaling Danmark... 2 Boligstøtte... 3
Læs mereOpsamling på kommunal høring. Vejle & Roskilde Den 18. Juni 2013
Opsamling på kommunal høring Vejle & Roskilde Den 18. Juni 2013 Dagsorden Velkommen Høringsprocessen frem til udbuddet på KY Resultater fra høringen Udbudsmaterialet kapitel 1 4, 5 og 6 Temaer: EDSH, opgavelisten,
Læs mereFleksydelse. Opgavesplit ved overgang til Udbetaling Danmark version 1.0
Fleksydelse Opgavesplit ved overgang til Udbetaling Danmark version 1.0 Fleksydelse - Overordnet fordeling af opgaver Udmøntning af opgavesplit og procestegning i nærværende dokument fastlægger opgavedelingen
Læs mereBekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos sygehuse og hospitaler
BEK nr 994 af 03/08/2010 (Historisk) Udskriftsdato: 2. juli 2016 Ministerium: Kulturministeriet Journalnummer: Kulturmin., Statens Arkiver, j.nr. 2010-004823 Senere ændringer til forskriften BEK nr 740
Læs mereIt-løsninger i forbindelse med kommunalreformen. Sikring af at grundlæggende forvaltningsretlige krav overholdes
FOB 05.409 It-løsninger i forbindelse med kommunalreformen. Sikring af at grundlæggende forvaltningsretlige krav overholdes Ombudsmanden konstaterede i flere sager at grundlæggende forvaltningsretlige
Læs mereOpgave- og Løsningsbeskrivelse. Ydelsesoversigt til UDK
Løsningsbeskrivelse: Ydelsesoversigt Opgave- og Løsningsbeskrivelse Ydelsesoversigt til UDK Indhold 1. Versionsoversigt... 1 2. Formål... 2 3. Opgavebeskrivelse... 2 4. Løsning... 3 4.1. Programkompleks
Læs mereJournaliseringsprincipper for studienævnsbetjening, Aarhus Universitet, februar 2019
Journaliseringsprincipper for studienævnsbetjening, Aarhus Universitet, februar 2019 Indhold HVEM SKAL JOURNALISERE?... 2 Indblik... 2 SAGEN... 2 Enkeltsagsprincippet... 2 Oprettelse af sag... 2 Sagstitel...
Læs mereKURSUSKATALOG 2017 RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK
KURSUSKATALOG 2017 RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK INDHOLD SIDE 4 ARKIVLOVEN OG DET DIGITALE ARKIV FOR STATSLIGE MYNDIGHEDER STATSLIGE MYNDIGHEDER Få styr på regler og praksis for digital
Læs mereProcedurer for sagsbehandling og datahåndtering
Procedurer for sagsbehandling og datahåndtering Greenland Business A/S Revideret den 7. december 2017. Hvornår har vi en sag?... 3 Oprettelse af en sag... 3 Begrænsninger for adgangen til at søge støtte...
Læs mereEndelig redegørelse vedrørende kassation af akterne i A s sag om sygedagpenge
Endelig redegørelse vedrørende kassation af akterne i A s sag om sygedagpenge 30. maj 2008 Jeg har nu afsluttet min behandling af sagen. Det er min opfattelse at det er kritisabelt at nævnet har kasseret
Læs mereKommunernes praksis i afgørelser om børnetilskud til enlige forsørgere.
Kommunernes praksis i afgørelser om børnetilskud til enlige forsørgere. Indhold Forord... 1 Resumé, konklusion og anbefalinger.... 2 Materiel vurdering af kommunernes afgørelser viste... 2 Formalitets
Læs merehos statslige myndigheder
IT-Universitetet i København Rued Langgaards Vej 7 2300 København S Sendt til: itu@itu.dk 25. juni 2015 Udtalelse til anmeldelsen Videnskabelige og statistiske undersøgelser hos statslige myndigheder Datatilsynet
Læs mereIntegration med egne systemer. Vejledning til Digital Post for virksomheder
Integration med egne systemer Vejledning til Digital Post for virksomheder Integration med egne systemer Virksomheden kan modtage digitale meddelelser via en direkte integration til egne systemer til fx
Læs mere