2. OPFØLGNING PÅ SIDSTE ÅRS AFTALER 1. Boligselskabet sletter driftsstøttesag for afd , Løvvang i Landsbyggefondens IT-platform Driftsstøtte.

Transkript

1 REFERAT Dialogmøde 2014 Lejerbo, Kalundborg Dato: 19. juni 2014 Mødested: Kalundborg Kommune, Holbækvej 141 B, 4400 Kalundborg Deltagere: Boligorganisationen: Næstformand Karl Erik Pedersen Forretningsfører Mariane Toft-Dallgaard Kalundborg Kommune: Økonomichef Bjarne Dybdahl Andersen Økonomisk konsulent Hanne Pries 1. VELKOMST Bjarne Dybdahl Andersen bød velkommen. Der var afbud fra formand Niels Krøyer pga. sygdom. Bjarne Dybdahl Andersen deltog kun delvis i punkt 3 og forlod mødet efter punkt OPFØLGNING PÅ SIDSTE ÅRS AFTALER 1. Boligselskabet sletter driftsstøttesag for afd , Løvvang i Landsbyggefondens IT-platform Driftsstøtte. 2. Vedligeholdelse af haver i ældreboligerne er et forhold mellem Lejerbo og lejer, og således kommunen uvedkommende, også i forbindelse med visiteringen til boligen. En evt. pligt til vedligeholdelse af have til boligen vil fremgå af lejekontrakten. Lejerbo undersøger muligheden for at tilbyde vedligeholdelsen mod et tillæg i lejen. 3. Lejerbo indestår for, at referater fra møder (repræsentantskabsmøder, organisationsbestyrelsesmøder, afdelingsmøder og afdelingsbestyrelsesmøder) er tilgængelige for lejerne. 4. Lejerbo retter snarest forkerte lejemålsenheder m.v. i LBF-stamdata og sikrer, at lejemålsenhederne fremover vil være rigtige (og ens) i regnskaberne og i LBF-stamdata. 5. Frist for boligselskabets indberetning af styringsrapporten aftales til den 1. april ad 1) ad 2) ad 3) ad 4) ad 5) Sagen er slettet. Ingen ændring hos Lejerbo, "sagen" lukkes - sagen er uvedkommende for kommunens anvisning. Lejerbo oplyser at referater fra repræsentantskabsmøder og organisationsbestyrelsesmøder er på hjemmesiden, men referater fra afdelingsmøder og afd.bestyrelsesmøder gøres tilgængelige ved omdeling til beboerne. Der er stadig uoverensstemmelser, hvilket fremgår af LBF stamoplysninger og regnskabsforsiden, som kommunen udleverede til boligselskabet. Fejl rettes snarest af boligselskabet, så tallene fremover er identiske. Styringsrapporten indgået rettidigt. 3. GENNEMGANG AF STYRINGSRAPPORTEN A. Konklusion vedrørende målopfyldelse og behov for aftaler : 1) Boligorganisationens egen konklusion: Boligorganisationen vurderer samlet set, at boligorganisationen i nogen grad opnår tilfredsstillende resultater. Boligorganisationen vurderer samlet set, at boligorganisationen i nogen grad igangsætter passende initiativer til imødegåelse af boligorganisationens udfordringer. Referat fra dialogmødet 2014 med Lejerbo, Kalundborg 1/8

2 Kommunen: Til efterretning. 2) Behov for aftaler med kommunen: Ja (iflg. boligorganisationen) Afd Sejerø: kapitaltilførsel og ombygning Punktet blev drøftet under punkt 4. " Kommunal anvisning ved psykiske belastede familier med sociale problemer. Når socialt belastede familier henvises til boligområder, der i forvejen er belastede økonomisk - f.eks Snertinge - bør der være fokus på, hvordan familierne fungerer i området." Punktet blev drøftet. Lejerbo ønskede en "visitation" af borgere (også fra akutlisten), og refererede til eksempel, hvor en borger havde fået en bolig via akutlisten, og hvor personen dels havde skabt utryghed blandt afdelingens øvrige beboere, og hvor personen havde splittet lejligheden ad, hvilket krævede en større istandsættelse efter fraflytningen. Lejerbo mener således, at flere personer bør visiteres via Voksenspecialenheden. Kommunen havde forinden forespurgt herom i Borgerservice, som administrerer akutlisten. Borgerservice oplyser, at de ikke har mulighed for at undersøge, hvorvidt en borger, som henvender sig og ønsker en akutbolig, måtte være "belastet". Der bliver ikke foretaget "yderligere sagsbehandling" af disse borgere ved henvendelse om akutboliger. Lejerbo havde et generelt ønske om bedre kontakt til kommunen ved "belastede" lejere - evt. i lighed med Holbæk Kommune. Lejerbo refererede til endnu et eksempel med en udenlandsk familie med børn, som iflg. Lejerbo ikke fik nogen støtte fra kommunen, men som skabte store problemer i afdelingen, og efterlod en omfattende og dyr istandsættelse af lejligheden. Hanne Pries henviste til at kontakte kommunen indenfor almindelig arbejdstid og politiet udenfor almindelig arbejdstid - afhængig af situationen. Kommunen: Til efterretning. Problemet vil blive drøftet internt i berørte afdelinger i kommunen. B. Gennemgang af boligorganisationen 1) Økonomi/drift : Hvad anser boligorganisationen som de væsentligste udfordringer med hensyn til boligorganisationens økonomi, administration og drift: En del af boligafdelingerne overvejer modernisering for at leve op til fremtiden. Hvilke initiativer er / vil blive igangsat med hensyn til boligorganisationens økonomi, administration og drift: Nye varmekilder, isolering, renovering af tage samt samarbejde med kommunen om en løsning af Sejerø. (hele kr.) Værdi Benchmark Sidste regnskabsår Administrationsbidrag, kr. pr. lejemål Dispositionsfond, kr. pr. lejemål Arbejdskapital, kr. pr. lejemål Der har ikke været nogen sager ved beboerklagenævnet i regnskabsåret. Lejerbo anfører, at der var afholdt væsentlige projektudgifter i forbindelse med seniorbofælleskab, som ikke blev godkendt i kommunen. Dette påvirker stadig arbejdskapitalen. Referat fra dialogmødet 2014 med Lejerbo, Kalundborg 2/8

3 Kommunen: Til efterretning. Kommunen orienterer Lejerbo om, at de har mulighed for at foretage opkrævning pr. lejemål til arbejdskapitalen efter de nye regler. 2) Ledelse og beboerdemokrati Hvad anser boligorganisationen som de væsentligste udfordringer med hensyn til boligorganisationens ledelse og beboerdemokrati: Samarbejde beboerdemokraterne imellem. Udbrede kendskab til at være beboerdemokrat, fordele m.v. Hvilke initiativer er eller vil blive igangsat med hensyn til boligorganisationens ledelse og beboerdemokrati: Oplysning på afdelingsmøder, seminarer, gåhjemmøder og repræsentantskabsmøder. Tilbud om gratis kurser til nye beboerdemokrater - samt budget og regnskabskurser. Bestyrelsen har det forløbne år drøftet god ledelsesskik (god almen ledelse). Bestyrelsen har ikke gennemført evalueringer af bestyrelsesarbejdet det forløbne år. Bestyrelsen har i det forløbne år haft generelle drøftelser om beboerdemokrati. Kommunen: Til efterretning. 3) Udlejning og velfungerende boligafdelinger Boligorganisationens generelle udlejningspolitik og generelle indsats for en velfungerende boligafdeling : Fordeling af boliger efter anvendte udlejningsregler: Regnskabsår 2012/2013 % Regnskabsår 2011/2012 % Venteliste 61,90 48,72 Kommunal anvisning 38,10 51,28 Fleksibel udlejning 0 0 Kombineret udlejning 0 0 Annoncering 0 0 Ledige boliger ultimo året 4,04 *) 2,99 *) Ledige boliger udviser iflg. styringsrapporten 0 %, dette beror på en fejl. Det korrekte tal er efterfølgende oplyst af Lejerbo. Kommunen: Til efterretning. 4) Byggeri og renoveringer Hvad anser boligorganisationen som de væsentligste udfordringer med hensyn til boligorganisationens nybyggeri- og renoveringsaktivitet: Der er ingen aktivitet f.s.v. nybyggeri, idet der ikke er ønsker herom i Kalundborg Kommune. Flere afdelinger påtænker renovering og forbedring. Udfordringen vil være at lejen forbliver på et niveau, hvor det er attraktivt at bo til leje. Der pågår planer om ombygning/nedrivning i afdeling 772-0, Sejerø. Hvilke initiativer er eller vil blive igangsat til styrkelse af boligorganisationens byggevirksomhed: Ingen p.t. Kalundborg Kommune ønsker ingen nye almene boliger. Såfremt Kommunen ændrer holdning eller ønsker at bygge f.eks. pleje/ældreboliger, vil Lejerbo gerne medvirke. Afdelinger med større igangværende, afsluttede eller påtænkte renoveringer (i regnskabsåret): Afd : igangværende gennemgribende renovering af 1 bolig v/fraflytning pga. misligeholdelse afsluttet isolerings- og varmearbejder Afd : igangværende nye døre og terrassedøre og nye fjernvarmerør Afd : påtænkt/besluttet tage, vinduer, døre og isolering Afd : påtænkt/besluttet LBF-sag, nedlæggelse af lejemål, omdannelse til mindre lejemål, Referat fra dialogmødet 2014 med Lejerbo, Kalundborg 3/8

4 Kommunen: Til efterretning. fjernelse af tagetage m.v. C. Afdelinger med væsentlige problemer og/eller kritiske nøgletal (iflg. styringsrapporten) - herunder gennemgang af afdelingsrapporterne Der er iflg. styringsrapporten kritiske nøgletal vedrørende fraflytning: afd rød markering Der er iflg. styringsrapporten kritiske nøgletal vedrørende henlæggelser til vedligeholdelse: afd gul markering afd gul markering afd gul markering Der er iflg. styringsrapporten kritiske nøgletal vedrørende opsamlet underskud : afd rød markering afd rød markering Kommunen: Til efterretning. - Se tillige punkt 4, vedrørende 772-0, Sejerø og punkt 5, regnskab. 4. STØTTESAGER I LANDSBYGGEFONDEN (LBF) - afd , Sejerø Det foreløbige forløb i sagen: : Lejerbo og Kalundborg Kommune holder møde om den alvorlige økonomiske situation i afdelingen, som er konkurstruet. Aftalt i fællesskab at rette henvendelse til LBF om mulighed for møde og drøftelse. Kommunen udfærdiger brev : Kommunen sender brev til LBF : Møde/besigtigelse på Sejerø med deltagelse af LBF, Lejerbo og Kalundborg Kommune. LBF forventer en hurtig ekspedition : LBF har foreløbig afsat beløb på kr. til støttede lån til renoveringsstøtte - (ikke en godkendelse), LBF forventer tilsagn i 2014, hvis skema A forinden er klar : LBF har foreløbig afsat beløb på kr. til støttede lån til renoveringsstøtte - (ikke en godkendelse), LBF forventer tilsagn i 2015, hvis skema A forinden er klar : LBF har foreløbig beregnet fondens andel af kapitaltilførsel på kr. (= 2/5) - (ikke en godkendelse), LBF forventer gennemført i Afdelingens problemer blev drøftet. Årets resultat er et underskud på kr. og det opsamlede resultat er kr. Indeværende underskud afvikles over 10 år. Der afvikles ikke på underskud fra 2006/2007, 2007/2008, 2008/2009, 2011/2012 og 2012/2013 pga. afdelingens dårlige økonomi. Revisor tager forbehold for afdelingsregnskabet (se herom under punkt 5, regnskab). Lejerbo oplyser fortsat om mange tomme boliger, og store udlejningsvanskeligheder. Ved regnskabsafslutningen er 7 ud af 13 boliger udlejet. Kommunen tilbydes hver 8. ledigbleven bolig jf. udlejningsaftalen til akutboliger, men Borgerservice oplyser, boligerne er for dyre til deres ansøgere. Lejerbo og kommunen er enige om, at sagen skal fremmes mest muligt i LBF. Hvad er status? Venter Landsbyggefonden på oplysninger fra Lejerbo? Et af de store problemer i afdelinger de dyre varmeudgifter (el-varme). Kommunen er bekendt med, at der har været korrespondance mellem LBF og Lejerbo vedrørende valg af ny varmekilde og støttemulighed i LBF. Referat fra dialogmødet 2014 med Lejerbo, Kalundborg 4/8

5 Herudover har kommunen konstateret, at kommunes Teknik og Miljø mod forventning ikke har været involveret i forløbet om renoveringen m.m. Det er hensigtsmæssigt, at "det tekniske" er clearet med kommunen, inden fremsendelse af skema A. Kommunen udtrykker ligeledes forundring over LBF, at de 2 sager forventes behandlet (tilsagn) uafhængig af hinanden i 2014 og Kommunen kan ikke indstille et skema A om renoveringsstøtte, uden samtidig at forholde sig til sagen om kapitaltilførsel. Sagerne hænger sammen. Lejerbo er enige i, at det er mærkeligt, at der ikke forventes tilsagn fra Landsbyggefonden samtidig vedrørende de 2 sager. Herudover oplyser Lejerbo, at deres projektleder på sagen er stoppet, men der er ansat en ny pr. 1. juli Lejerbo er endvidere "forbavset" over, at der kun er afsat kr. - svarende til 2/5 - til kapitaltilførsel, som i givet fald vil give i alt kr. i driftsstøtte. Det beløb er langt fra nok til at dække det store underskud. Følgende blev aftalt: 1. Begge parter er enige om, at sagen skal fremmes mest muligt i LBF. 2. Kommunen sender snarest brev til LBF, hvor vi sammen med Lejerbo udtrykker bekymring, og rykker for sagen i fonden. Forinden afventer kommunen dog: Lejerbo sender snarest seneste regnskab 2013/2014 for afdelingen til kommunen, idet underskuddet er blevet yderligere forværret. Lejerbo tjekker, at LBF ikke venter på oplysninger fra dem. 3. Lejerbos projektleder kontakter snarest kommunens Teknik og Miljø (Morten Marcher Hansen) omkring renoveringssagen - herunder varmeforsyningen - og det videre forløb. 4. Lejerbo aftaler i god tid forinden med kommunen (Hanne Pries) tidsplan for indsendelse af skema A og kapitaltilførselssag med henblik på fremsendelse til godkendelse i kommunalbestyrelsen. 5. REGNSKAB 2013 ( ) Regnskab 2013 ( ) er fremsendt til kommunen til kritisk gennemgang jf. driftsbekendtgørelsen 71. Årets resultat - Boligorganisationen: Boligorganisationen har et underskud på kr. Underskuddet overføres til arbejdskapitalen. Årets resultat afdelinger: Årets resultat Opsamlet resultat Leje/m2/pr.år 170-0, Trøjeløkke , , Klosterparkvej **) , , Vibevej/Mågevej , , Raklev , , Slagelsevej/Tværvej **) , , Fr. Andersensvej , , Sejerø *) , , Svebølle Parken *) , , Raklev , , Sandåsvej , , Løvvang , , Sejerø ***) ***) , , Vænget ,48 *) Driftsunderskud afvikles over højst 3 år. Referat fra dialogmødet 2014 med Lejerbo, Kalundborg 5/8

6 **) Herudover afvikles opsamlet driftsunderskud afd , Klosterparkvej og 333-0, Slagelsevej/Tværvej over 5 år. ***) Afd Sejerø afvikles over 10 år. Dog underskud fra 2006/2007, 2007/2008, 2008/2009, 2011/2012 og 2012/2013 er ikke indregnet i afviklingen pga. afdelingens dårlige økonomi. Underskud forventes delvis dækket af kapitaltilførsel. (nb: der afvikles kr. på underskud fra tidligere år) REVISOR har forsynet boligorganisationens regnskab med en revisionspåtegning uden forbehold, i tillæg hertil har revisionen anført følgende forbehold til afdelingsregnskabet for afd , Sejerø : Afdeling 772-0, Sejerø har i regnskabsåret haft udlejningsvanskeligheder, der har medvirket til, at afdelingens egenkapital pr. 30. april 2013 er negativ med kr. Afdelingens udlejningsvanskeligheder er fortsat i det nye regnskabsår, og der foreligger ingen konkrete handlingsplaner for afhjælpning heraf. Vi tager forehold for afdelingens fortsatte drift som følge af, at der foreligger usikkerhed om tilførsel af tilstrækkelig likviditet i regnskabsåret 2013/2014. Herudover bemærker revisor om afd , Sejerø, at afdelingen pr. 30. april 2013 har negativ mellemregning med boligorganisationen Lejerbo, Kalundborg, hvilket jf. 49, stk. 3 i bekendtgørelse om drift af almene boliger ikke må forekomme, eftersom der er udlejningsvanskeligheder i afdelingen. Revisor oplyser, at der er udarbejdet 10-års vedligeholdelsesplaner for afdelingerne, og at der er foretaget henlæggelser til den planlagte vedligeholdelse i overensstemmelse med disse - bortset fra afd og 532-0: Henlæggelserne til vedligeholdelse vil allerede i 2015/2015 ikke være tilstrækkelige for afd , Svebølle og afd Vibevej/Mågevej, men at der i langtidsbudgettet er budgetteret med, at der skaffes ekstern finansiering. Kommunen tager herefter regnskab 2013 til efterretning med følgende bemærkninger: Vi har noteret os revisors forbehold for afdelingsregnskabet i afd , Sejerø, således: Afdeling 772-0, Sejerø har i regnskabsåret haft udlejningsvanskeligheder, der har medvirket til, at afdelingens egenkapital pr. 30. april 2013 er negativ med kr. Afdelingens udlejningsvanskeligheder er fortsat i det nye regnskabsår, og der foreligger ingen konkrete handlingsplaner for afhjælpning heraf. Vi tager forehold for afdelingens fortsatte drift som følge af, at der foreligger usikkerhed om tilførsel af tilstrækkelig likviditet i regnskabsåret 2013/2014. Kommunen henstiller til, at Lejerbo fremmer støttesagen i Landsbyggeforden mest muligt. Vi har noteret os, at boligorganisationen Lejerbo, Kalundborg har negativ mellemregning med boligorganisationen Lejerbo, Kalundborg, hvilket jf. 49, stk. 3 i bekendtgørelse om drifts af almene boliger ikke må forekomme eftersom der er udlejningsvanskeligheder i afdelingen - MEN at boligorganisationen med sin egenkapital sikrer, at den negative mellemregning ikke berører øvrige afdelingers forvaltede midler. Vi har noteret os, at underskud afvikles efter reglerne - undtaget afd , Sejerø, hvor boligorganisationen forventer, at det delvis bliver dækket af en kommende kapitaltilførsel. Referat fra dialogmødet 2014 med Lejerbo, Kalundborg 6/8

7 6. EVALUERING AF UDLEJNINGSAFTALEN Borgerservice og Visitation/Hjælpemidler udtrykker godt samarbejde - ingen behov for ændringer. Voksenspecialenheden visiterer ikke boliger her. Lejerbo har ingen bemærkninger. Kommunen: Til efterretning. Orientering blev givet om igangværende undersøgelse, hvorvidt kommunen evt. ønsker udvidelse af fleksibel udlejning til fordel for pendlere. 7. DIALOGMØDE 2015 OG INDBERETNING AF STYRINGSRAPPORTEN Reglerne om indberetning af styringsrapporten er ændret, så indberetning allerede vil være mulig umiddelbart efter indberetning til LBF - dvs. Lejerbo har frist for regnskabsindberetning (regnskab 2014) til LBF den 31. oktober 2014, hvorefter indberetning vil være mulig. Frist for boligselskabets indberetning af styringsrapporten blev aftalt til den 1. december Kommunen indberetter datoen i Tidspunkt for dialogmødet aftales herefter mellem parterne - forventes marts EVENTUELT Kommunen orienterer om, at nu er frit tilgængeligt for alle - dvs. uden kode - dog i en begrænset udgave. Lejerbo ønsker at tilkendegive deres utilfredshed med den nuværende aftale mellem kommunen og NOVEREN, idet Lejerbo's varmemester nu skal betale for kørsel til genbrugscentralen, selv om affaldet er beboernes private affald. Varmemesteren yder "bare" en service for deres beboere og transporterer deres affald gratis til genbrugscentralen. Kommunen: Til efterretning. Kommunen orienterede om, at et andet boligselskab tidligere havde klaget over samme problem, men at de ikke fik medhold iflg. gældende regler. Kommunen lovede dog at videreformidle Lejerbos utilfredshed til renovationsafdelingen. 9. AFTALER Vedrørende LBF-sager i Landsbyggefonden - afd , Sejerø 1. Begge parter er enige om, at sagen skal fremmes mest muligt i LBF. 2. Kommunen sender snarest brev til LBF, hvor vi sammen med Lejerbo udtrykker bekymring, og rykker for sagen i fonden. Forinden afventer kommunen dog: Lejerbo sender snarest seneste regnskab 2013/2014 for afdelingen og organisationen til kommunen, idet underskuddet er blevet yderligere forværret. Lejerbo tjekker, at LBF ikke venter på oplysninger fra dem. 3. Lejerbos projektleder kontakter snarest kommunens Teknik og Miljø (Morten Marcher Hansen) omkring renoveringssagen - herunder varmeforsyningen - og det videre forløb. 4. Lejerbo aftaler i god tid forinden med kommunen (Hanne Pries) tidsplan for indsendelse af skema A og kapitaltilførselssag med henblik på fremsendelse til godkendelse i kommunalbestyrelsen. Øvrige aftaler 4. Boligselskabet indestår for, at alle referater fra møder (repræsentantskabsmøder, organisationsbestyrelsesmøder, afdelingsmøder og afdelingsbestyrelsesmøder) fremover bliver tilgængelige for lejerne - primært på hjemmesiden. 5. Boligselskabet indestår for, at stamdataoplysninger i LBF og regnskabsforsiderne fremover er korrekte og ens. Referat fra dialogmødet 2014 med Lejerbo, Kalundborg 7/8

8 6. Kalundborg Kommune videreformidler Lejerbos utilfredshed til renovationsafdelingen vedrørende betaling for aflevering af beboernes affald til genbrugscentralen, når det transporteres af selskabets varmemester. 7. Frist for boligselskabets indberetning af styringsrapporten 2015 aftales til senest 1. december Lejerbo, Kalundborg Kalundborg Kommune den 5 / den 3 / Forretningsfører Mariane Toft-Dallgaard Sign. Økonomichef Bjarne Dybdahl Andersen Sign. Referat fra dialogmødet 2014 med Lejerbo, Kalundborg 8/8