Arrangørmanual. Udarbejdet for og i samarbejde med. kulturilanddistrikterne.dk. 1. udgave. 2010, kulturilanddistrikerne.dk

Transkript

1 Arrangørmanual Udarbejdet for og i samarbejde med kulturilanddistrikterne.dk 1. udgave Alle er velkommen til at udskrive og kopier denne publikation til eget brug. Ved citering eller videredistribution kræves tydelig kildeangivelse. Side 1 af 9

2 Formål Projekt Kultur i Landdistrikterne. Målet med projektet er, at fremme fastholdelsen af borgere i kommunernes landdistrikter samt understøtte en øget bosætning i kommunernes landdistrikter herunder integrationen af nye borgere. Midlet hertil er, at projektet er fødselshjælper og sparringspartner på netværksskabende sociale og kulturelle aktiviteter for landsbyernes borgere. Og i en synergi mellem borgere, kulturinstitutioner, kommunalt landsby eller landdistriktsorgan og kommunal forvaltning, sættes der fokus på opbygning af stærkere traditioner for kultur i landdistrikterne. Nøgleord i projektet er formidling, bevidstgørelse omkring kvalitets kulturtilbud til borgerne i de tre landkommuner, videnbank, udvikling, samarbejde, dialog, brobygning og påvirkning af borgere og aktører. Overordnet vil der være fokus på det identitetsskabende aspekt for nuværende og kommende borgere i landdistrikterne Formål Arrangørmanual Alle landsbysamfund, store som små, har formentlig prøvet kræfter med arrangementer i deres landsby og mange har draget både positive og negative erfaringer. Nogle af de sidstnævnte kunne være undgået via en god forberedelse i beslutningsfasen samt, og ikke mindst, en effektiv styring af arrangementets mange praktiske opgaver og ansvarsområder. Arrangørmanualen er projektets bud på en køreplan, som kan anvendes når landsbyens ildsjæle, erfarne som uerfarne, beslutter sig for et eller flere arrangementer. Manual og tjekliste er ikke udtømmende og vi skal bruge dine praktiske erfaringer, både dem du har og dem du får, til løbende at forbedre manualen. Kom derfor med dine forslag, ris og ros eller måske kommentarer. Sendes til jv@kulturihimmerland.dk Side 2 af 9

3 Beslutningsfasen / idéfasen - Valg af arrangement type Musik Foredrag Teater - Hvem er målgruppen for arrangementet - Tjek at der ikke er ens arrangement andre sted i lokal området - Valg af tid og sted - Udarbejd råbudget Er arrangementet gratis for hjælpere? Hvordan dækkes evt. underskud Etc. Forberedelsesfasen - Kontakt til bookingfirma / kunstner - Sørg for at kontrakten er som aftalt ved indgåelsen af aftalen - Tjek at kontrakt forholdene kan opfyldes - Tjek at lokaleforholdene kan opfyldes - Lokaler Booking af lokaler Fastlæggelse af økonomiaftale på lokaler Adgangsforhold contra krav i kontrakten Lokaleforhold contra krav i kontrakten - Lyd, lys og EL Hvad er kapacitet på stedet Skal der ekstra udstyr Fagmand som ansvarlig Back up klar til dagen - Adgangsforhold Billetter eller betaling ved indgang Produktion af billetter Salgssteder ex. Hjemmeside Biblioteker Forretninger Telefonisk Etc. - Skaf evt. tilladelser Bevillinger Brandmyndigheder Side 3 af 9

4 Kontakt til KODA v/ musikarrangementer - Mandskab Indkald alle til planlægningsmøde Beslutning om tovholder eller ej Fordel opgaver og ansvar - benyt evt. side 7 Udarbejd kontaktliste og send rundt til alle involveret Husk: Back up på alle opgaver Husk: Skriv referat som alle får, for at undgå evt. tvivl senere - Tjek krav til mad - Indkøb Økonomisk ramme/ priser Hvem køber hvad Til gæster (bar, kaffe, kage ) Til kunster (evt. blomster eller vin) - Tjek forsikringer - Annoncering og omtale af arrangementet Plakater Husstandsomdeling Lokale aviser Regionale aviser Lokale hjemmesider Kulturkalendere, så som: (husk deadlines) livifjorden.dk (Mariagerfjord) kulturen.net (Rebild) oplevvesthimmerland.dk (Vesthimmerland) Gennemførelsesfasen - Start altid med en samling af alle involverede Gennemgå plan for arrangement Tjek at alle ansvarlige er klar - Tjek at stedet er ok Rengjort Sæbe og håndklæder, toiletpapir Fortov og P-plads Askebægere/kummer udendørs til rygere. Opsætning af borde og stole Opsætning af bar Øl, vand og vin klar i baren Sørg for at scenen er klar i god tid, til at kunstneren kommer Ved mobilscene skal denne måske sættes op dagen før - Kunstner Side 4 af 9

5 Sørg for folk til at modtage kunstnere Evt. hjælpere til kunstnere Sørg for forplejning til kunstnere Kontrollører ved scenen, hvis det er nødvendigt - Køkkentidsplan Drikkevarer - på køl / passe bar - eller selvbetjening Borddækning - lys og blomster Bagning Kaffebrygning Madlavning eller bestille, tag imod mad og rette an. Servering Opvask under vejs om nødvendigt Afrydning Flytte borde - plads til dansegulv Opvask - Tidsstyring Start Pauser Afslutning Tilpasning ved evt. forsinkelser - Ansvarlig for foto o.l. til brug i omtale - Velkomst / præsentation v/ tovholder - Tak for i aften tale v/ tovholder - Noter erfaringerne ned, både gode og mindre gode. - Kontrollører ved indgang, hvis det er nødvendigt Afslutningsfasen - Sørg for oprydning (udpeg evt. tovholder) Rengøring Evt. hjælp til kunstnere - Evaluering, ris og ros - Omtale af arrangements forløb Lokale aviser Lokale hjemmesider - Økonomi Opgørelse af overskud / underskud - Tak til hjælpere Side 5 af 9

6 Tjekliste: Beslutningsfasen / idéfasen Opgaver: Ansvarlig / Kommentar: Valg af arrangement type Hvem er målgruppen Optræder kunstner andre sted i området Valg af tid og sted Udarbejd råbudget Side 6 af 9

7 Tjekliste: Forberedelsesfasen Opgaver: Kontakt til bookingfirma / kunstner Sørg for at kontrakten er i orden Tjek at kontrakt forholdene kan opfyldes Tjek at lokaleforholdene kan opfyldes Lokaler Lyd, lys og EL Adgangsforhold Skaf evt. tilladelser Annoncering & omtale af arrangementet Tjek krav til mad Indkøb Tjek forsikringer Mandskab Ansvarlig / Kommentar: Side 7 af 9

8 Tjekliste: Gennemførelsesfasen Opgaver: Samling af alle involverede Tjek at stedet er ok Kunstner Køkkentidsplan Tidsstyring Foto o.l. til brug i omtale Velkomst / præsentation Tak for i aften tale Noter erfaringerne Kontrollører Ansvarlig / Kommentar: Side 8 af 9

9 Tjekliste: Afslutningsfasen Opgaver: Oprydning Evaluering Omtale af arrangementet Økonomi Tak til hjælpere Ansvarlig / Kommentar: Side 9 af 9