BILAG 11 SAMARBEJDS- ORGANISATION

Transkript

1 BILAG 11 SAMARBEJDS- ORGANISATION

2 VEJLEDNING Bilaget skal udfyldes af tilbudsgiver. Tilbudsgivers samarbejdsorganisation bør bestå af personer med følgende kvalifikationer og kompetencer: Kompetence til at træffe beslutninger Forvaltningsmæssig indsigt Systemanalyse og design Design og tilrettelæggelse af arbejdsgange Projektledelse med processuel kompetence Teknisk indsigt Kundens repræsentanter i samarbejdsorganisationen vil blive tilføjet i forbindelse med kontraktindgåelse.

3 INDHOLD 1. Indledning 1 2. Samarbejdsorganisation 1 3. Styregruppe 1 4. Projektledere 2 5. Implementeringsgrupper Økonomisystem Lønsystem 4 6. Driftsgrupper Økonomisystem Lønsystem 6 7. Arbejdsgrupper 6 8. Mødereferater 6 FEJL! HENVISNINGSKILDE IKKE FUNDET.

4 1. INDLEDNING Leverandøren har det totale ansvar for alle dele af leverancen. Leverandørens projektleder har også initiativpligt over for aktiviteter, der skal gennemføres af kunden. Leverandøren har også initiativpligten i samarbejdet mellem parterne. 2. SAMARBEJDSORGANISATION Der nedsættes en samarbejdsorganisation med følgende faste grupper mv.: Styregruppe Projektledere Implementeringsgrupper Driftsgrupper Evt. arbejdsgrupper Såfremt det er nødvendigt, kan styregruppen beslutte tilpasninger i samarbejdsorganisationen. I det følgende er samarbejdsorganisationen nærmere beskrevet. 3. STYREGRUPPE Der nedsættes en styregruppe på ledelsesniveau med repræsentanter for såvel kunden som leverandøren. Styregruppen har det overordnede ansvar for samarbejdets gennemførelse med henblik på kontraktens opfyldelse. Styregruppen har følgende opgaver og ansvarsområder: Styregruppen behandler spørgsmål af principiel betydning, herunder den langsigtede udvikling af samarbejdet mellem parterne, kontraktændringer mv. Styregruppen skal sikre den overordnede fælles ledelse, herunder opfølgning på fremdrift, risici, kommunikation og samarbejde. Styregruppen behandler de af leverandøren udarbejdede rapporter over forløbet af leverandørens samlede leverance siden sidst afholdte møde. Styregruppen mødes kvartalsvis eller efter behov. Senest 5 arbejdsdage inden et møde skal formanden sende en dagsorden samt de fornødne arbejdspapirer til styregruppens medlemmer, idet dagsordenen som minimum skal indeholde punkterne: 1. Referat fra sidste møde 2. Status (for de enkelte relevante delopgaver) 3. Forslag fra projektledelsen 4. Ændringer: a. Ydelser b. Tidsplaner c. Pris d. Organisation/bemanding e. Kontrakt 5. Næste møde 6. Eventuelt BILAG 11 SAMARBEJDSORGANISATION SIDE 1

5 Følgende repræsentanter er udpeget som medlemmer af styregruppen: Kunden varetager formands- og sekretærfunktionerne. Alle væsentlige aftaler mellem parterne skal fremgå af referaterne. Aftaler om fravigelse af kontrakten kræver dog skriftligt samtykke fra begge parter. Leverandøren har hovedansvaret for styring af ændringshåndtering samt behørig dokumentation af parternes indbyrdes aftaler. 4. PROJEKTLEDERE Hver part udpeger projektledere, der har det daglige ansvar for: Kontakt mellem parterne At holde styregruppen løbende orienteret om projektets og samarbejdets forløb. Leverandørens projektleder skal have beslutningskompetence på leverandørens vegne vedrørende samtlige forhold relateret til det daglige samarbejde mellem kunden og leverandøren og have et bredt kendskab til leverandørens forretning. Opgaverne bliver blandt andet følgende: Ansvarlig for samarbejdet med kunden Primær kontaktperson på ledelsesniveau Koordinering af leverandørens leverancer Opfølgning på leverandørens leverancer, herunder kontraktens opfyldelse Sikring af kvalitet og rettidighed i leverandørens leverancer Ansvarlig for allokering af ressourcer Kundens projektledere skal have beslutningskompetence på kundens vegne vedrørende samtlige forhold relateret til det daglige samarbejde mellem kunden og leverandøren. De pågældende skal tillige have en faglig profil, der omfatter et bredt kendskab til kundens forretning. Opgaverne bliver blandt andet følgende: Ansvarlig for samarbejdet med leverandøren Primær kontaktperson på ledelsesniveau Opfølgning på leverandørens leverancer, herunder kontraktens opfyldelse Prioritering af de af kontrakten omfattede opgaver Ud over den kontakt, der er en naturlig følge af samarbejdets forløb, skal projektlederne i implementeringsperioden frem til driftsstart holde et formelt møde hver 14. dag, hvor dagsordenen mindst skal indeholde følgende punkter: 1. Referat fra sidste møde 2. Status (for de enkelte relevante delopgaver) BILAG 11 SAMARBEJDSORGANISATION SIDE 2

6 3. Ændringer: a. Leverandørens ydelser b. Organisation og bemanding c. Tidsplaner d. Pris e. Aftaler 4. Rapportering til styregruppen 5. Aktiviteter frem til næste møde 6. Eventuelt Følgende er udpeget som projektledere: Hovedprojektleder: Charlotte Lodal Projektleder - Økonomisystemet: Lone Svane Larsen Projektleder - Lønsystemet: Helle Jensen Kundens hovedprojektleder er sekretær og fører referat af møderne. Alle væsentlige aftaler mellem parterne skal fremgå af referaterne. Aftaler om fravigelse af kontrakten kræver dog skriftligt samtykke fra begge parter. 5. IMPLEMENTERINGSGRUPPER Der nedsættes en implementeringsgruppe for hvert system med repræsentanter fra såvel kunden som fra leverandøren. implementeringsgruppen har følgende opgaver og ansvarsområder: Ledelse og koordinering af alle aktiviteter i implementeringsfasen Udarbejdelse af rapporter, indstillinger mm. til styregruppen Implementeringsgruppen mødes hver 14. dag eller efter behov. Senest 5 arbejdsdage inden et møde skal formanden sende en dagsorden samt de fornødne arbejdspapirer til implementeringsgruppens medlemmer, idet dagsordenen som minimum skal indeholde punkterne: 1. Referat fra sidste møde 2. Status (for de enkelte relevante delopgaver) 3. Ændringer: BILAG 11 SAMARBEJDSORGANISATION SIDE 3

7 a. Ydelser b. Tidsplaner c. Pris d. Organisation/bemanding e. Kontrakt 4. Næste møde 5. Eventuelt Implementeringsgruppen kan nedsætte relevante undergrupper. Kunden har formandskabet i gruppen, og leverandøren har sekretariatsfunktionen. Leverandøren udarbejder beslutningsreferat. Referatet skal godkendes af kunden. 5.1 Økonomisystem Følgende repræsentanter er udpeget som medlemmer af implementeringsgruppen: 5.2 Lønsystem Følgende repræsentanter er udpeget som medlemmer af implementeringsgruppen: BILAG 11 SAMARBEJDSORGANISATION SIDE 4

8 6. DRIFTSGRUPPER Der nedsættes en driftsgruppe for hvert system med repræsentanter fra såvel kunden som fra leverandøren. Driftsgruppen har følgende opgaver og ansvarsområder: Ledelse og koordinering af alle aktiviteter Udarbejdelse af rapporter, indstillinger mm. til styregruppen Godkendelse og opfølgning på driftsplan. Driftsgruppen mødes en gang om måneden eller efter behov. Senest 5 arbejdsdage inden et møde skal formanden sende en dagsorden samt de fornødne arbejdspapirer til driftsgruppens medlemmer, idet dagsordenen som minimum skal indeholde punkterne: 1. Referat fra sidste møde 2. Status (for de enkelte relevante delopgaver) 3. Ændringer: 1. Ydelser 2. Tidsplaner 3. Pris 4. Organisation/bemanding 5. Kontrakt 4. Næste møde 5. Eventuelt Driftsgruppen gennemgår kvaliteten i leverandørens driftsleverancer, passerede hændelser og afhjælpning af disse, samt planer for kommende perioders driftsleverance, herunder eventuelle ændringer i driftsmiljøet og systemet. Rapportering af driftssituationen behandles ligeledes i driftsgruppen. Driftsgruppen kan nedsætte relevante undergrupper. Kunden har formandskabet i gruppen, og leverandøren har sekretariatsfunktionen. Leverandøren udarbejder beslutningsreferat. Referatet skal godkendes af kunden. 6.1 Økonomisystem Følgende repræsentanter er udpeget som medlemmer af driftsgruppen: BILAG 11 SAMARBEJDSORGANISATION SIDE 5

9 6.2 Lønsystem Følgende repræsentanter er udpeget som medlemmer af driftsgruppen: 7. ARBEJDSGRUPPER Der kan efter behov nedsættes konkrete arbejdsgrupper. 8. MØDEREFERATER Referater fra møder i samarbejdsorganisationen rundsendes til deltagerne inden 5 arbejdsdage fra mødet og betragtes som godkendte, medmindre der gøres indsigelser inden 5 arbejdsdage fra modtagelsen, dog senest på næste møde. BILAG 11 SAMARBEJDSORGANISATION SIDE 6