Referat af organisationsbestyrelsesmøde tirsdag 27. oktober 2015 kl i fælleshuset Sønder Allé 61, Strib

Transkript

1 Boligforeningen Lillebælt Bestyrelsen Referat af organisationsbestyrelsesmøde tirsdag 27. oktober 2015 kl i fælleshuset Sønder Allé 61, Strib Til stede var: Alex Gren (AG), Karin Gregersen (KG), Paw Nielsen (PW), Lis Frankfurth (LF), Knud Erik Bødker (KB), Lene Jensen (L J) Lis Sørensen (LS), Inga Kristiansen (IK), Mogens K. Hansen (MH) og Finn Graversen (FG) Afbud: Lone Thorup (LT) Fraværende: Fra Boligkontoret Danmark: Ingen Jan Olrik (JO), Christian Nielsen (CN) og Helle Duus Andresen (HA) Referent: Helle Duus Andresen Mødet hævet kl.: 19:45 Velkomst ved organisationsbestyrelsesformand Alex Gren, særlig velkomst til Christian Nielsen, der er ansat som driftsassistent i Boligforeningen Lillebælt 1. Godkendelse af dagsorden af mødet den og referat af mødet den : Referat af mødet den samt dagsorden blev godkendt. 2. Orientering ved formanden Formanden orienterede om: Brev vedr. renteafkast fra Michael Demsitz og Bent Gail-Kalashnyk fra Boligkontoret Danmark. Der verserer en sag mod Dueholm flytteforretning i forbindelse med renoveringen af Melfarparken : Orienteringerne blev taget til efterretning. Brevet om renteafkast sendes til bestyrelsen. 1

2 3. Orientering ved administrationen Helle Duus Andresen orienterede om: Der har været afholdt fælles afdelingsformandsmøde den 22. oktober Boligkontoret Danmark holder lukket torsdag den 29. og fredag den 30. oktober, da der afholdes Personalekonference. Der afholdes Lokalrådsmøde den 11. november 2015 kl på Afdelingskontoret i Odense. Kørsel til bestyrelsesmøder kan indberettes og blive udbetalt og tabt arbejdsfortjeneste ved dagsmøder kan blive udbetalt i henhold til forretningsorden for honorarer. Der er ingen minimumsgrænse for indberetning af kørte km. Der planlægges afholdt dagsmøde med organisationsbestyrelsen og viceværterne om serviceniveauet i Boligforeningen Lillebælt i november måned : Orienteringerne blev taget til efterretning. På bestyrelsesmødet den 6. oktober 2015 blev der besluttet at købe Ipad til bestyrelsesmedlemmerne. Bestyrelsen besluttede, at arbejdskapitalen skal dække køb af Ipad til ca. kr God selskabsskik følg eller forklar Oplæg om god selskabsskik blev behandlet på mødet : Bestyrelsen behandlede og godkendte god selskabsskik. I forbindelse med behandling af god selskabsskik blev der nedsat følgende udvalg: Flygtninge i boligforeningen: Mogens K. Hansen Lene Jensen Paw Nielsen Karin Gregersen Der blev vedtaget, at der efter hvert bestyrelsesmøde udarbejdes et aktivitets- og beslutningsskema. 5. Orientering fra afdelingerne og status på viceværterne Jan Olrik orienterede om: Status på aktuelle renoveringsarbejder i afdelingerne frem til Se vedlagte liste. Orientering om møde med OBH vedr. rotteproblemer i Solgården, Nr. Aaby den , hvor der er forslag om 3 scenarier i forhold til renovering af de 17 lejemål i afdelingen. Renovering af Landbogården Viceværterne. Se vedlagte liste. 2

3 Bustur rundt i afdelingerne med viceværterne den 28. oktober 2015, hvor fokus bl.a. er at få en drøftelse af de renoveringer, der er i afdelingerne : Orienteringerne blev taget til efterretning. Der skal udarbejdes et forslag til, hvordan Landbogården skal renoveres, således at det fremstår pæn og anvendelig. Julefrokost for viceværterne, organisationsbestyrelsen og administrationen planlægges af arrangementudvalget. Viceværterne og organisationsbestyrelsen får julegaver i henhold til statens takster. 5. Drøftelse om rekvirering af håndværkere Bestyrelsen drøftede, hvor kompetencen er i forhold til valg af håndværkere : Bestyrelsen drøftede valg af håndværkere og der var enighed om at benytte de håndværkere, der benyttes i dag, såfremt de lever op til de krav, der stilles i forhold til arbejdets kvalitet og pris. Driftscheferne og viceværterne holder øje med både pris og kvalitet. På et HB-møde i foråret drøftes udbud af malerarbejde ved fraflytning. 6. Udlejning Status på boliger i tomgang pr Ingen ledige boliger ligesom pr : Orienteringerne blev taget til efterretning. 6. Beboermapper Det tidligere Middelfart Andelsboligforening har som eneste af de 3 boligorganisationer beboermapper : Bestyrelsen drøftede, hvorvidt beboerne skal have uddelt en mappe ved indflytning. Der blev besluttet, at på temadagen om serviceniveauet skal det drøftes videre, om beboerne skal have udleveret en beboermappe. På mødet skal det præsenteres, hvad der bliver udleveret til beboerne. 7. Fælles udlejningsregler Udlejningen i de 3 boligorganisationer har ikke været ens. I Nordvestfyns Boligforening har alle medlemmer kunnet søge alle boliger- dog ikke seniorboliger, og der har været en karenstid på 12 måneder. I Middelfart Andelsboligforening og Boligselskabet af 1945 i Strib har der været fortrinsret til børnefamilier for 4 rums eller større boliger, og der har ikke været karenstid. 3

4 : Bestyrelsen besluttede, at udlejningsreglerne skal ensrettes. Der er ikke fortrinsret for børnefamilier til 4- rums eller større boliger. Alle medlemmer skal kunne søge alle boliger, dog ikke seniorboliger, og der er en karenstid på 12 måneder. 8. Mulighed for feriebytte/feriefremleje I de 3 boligorganisationerne, er der ikke truffet ens beslutninger om feriebytte/feriefremleje. Boligselskabet af 1945 i Strib og Nordvestfyns Boligforening har truffet beslutning om, at det skal være muligt at kunne feriebytte og feriefremleje sin bolig. Oplæg om feriebytte/feriefremleje var fremsendt med mødeindkaldelsen Der besluttedes, at beboerne i Boligforeningen Lillebælt skal have mulighed for feriebytte/feriefremleje. 9. Administrationsaftale Alex Gren, Knud Erik Bødker og Mogens K. Hansen har på vegne af Boligforeningen Lillebælt forhandlet administrationsaftale med Boligkontoret Danmark Bestyrelsen behandlede og godkendte den vedlagte administrationsaftale mellem Boligforeningen Lillebælt og Boligkontoret Danmark. Der blev aftalt, at organisationsbestyrelsen får en gennemgang af Lars Lehmann af, hvilke arbejdsopgaver, der ligger indenfor administrationsaftalen i foråret Nyt fra udvalg Nyt fra følgende udvalg: Forretningsudvalg: Forretningsudvalget har afholdt møde den , hvor Alex Gren henviste til referatet. Bygge- og renoveringsudvalg: Der har ikke været afholdt møde endnu. Markedsføringsudvalg, herunder nyhedsbrev, hjemmesider og Facebook: Orientering om den afholdte Bolig- og Livsstilsmesse den 10. og 11. oktober 2015 i Lillebæltshallerne i Middelfart. Standen var velbesøgt, der var i alt 146 nye opskrivninger. Standen bliver udvidet til næste år. 4

5 Der er aftalt møde med Niklas Ingerslev fra Havneholmen vedr. Facebook, hvor Lene Jensen, Karin Gregersen og Lone Thorup deltager. Der er aftalt møde den vedr. Nyhedsbrev. Der er aftalt, at der skal laves et Nyhedsbrev. Lene Jensen er webmaster i forhold til hjemmesiden, og der er aftalt, at der skal være en rød tråd i forhold til hjemmesiden, facebook mv. Aktivitets, arrangements- og generalforsamlingsudvalg: Der afholdes møde den Visionsudvalg: Der har ikke været afholdt møde endnu. Målsætningsudvalg Første møde afholdes den 9. november Møderække Der afholdes følgende møderække: Torsdag den 12. november 2015 kl afbud Paw Nielsen Onsdag den 9. december 2015 kl Eventuelt Alex Gren udleverede inspirationsmateriale til administrationen omhandlende: Årligt statusmøde af afdelingsbestyrelsens arbejde Informationsbrev til beboerne om udluftning Forskønnelse af grønne områder Serviceaftale Hvad er god service Tidsregistreringsskema for viceværternes arbejde Råderetskataloger Skabeloner til forretningsorden for afdelingsbestyrelserne 5

6 Bestyrelsens underskrifter: Alex Gren Karin Gregersen Paw Nielsen Formand Lone Thorup Lis Frankfurth Knud Erik Bødker Lene Jensen Lis Sørensen Inga Kristiansen Mogens K. Hansen Finn Graversen 6