Kommunalbestyrelsen. Ekstraordinært møde. Dagsorden

Transkript

1 Forside n Ekstraordinært møde Dagsorden Tirsdag den 25. marts 2014 kl. 14:00 Medlemmer Asii Chemnitz Narup (IA) Mille Søvndahl Pedersen (IA) Malene Lynge (IA) Storm Ludvigsen (IA) pr. telefon Uju Petersen (IA) Charlotte Pike (IA) pr. telefon Iddimanngiiu Bianco (IA) Allan Pertti Frandsen (IA) Andreas Uldum (D) Justus Hansen (D) pr. telefon Martha Abelsen (S) Per Berthelsen (S) Tim Serritzlev (S) pr. telefon Ane Egede Mathæussen (S) Peter Davidsen (S) Vittus Maaru Mikaelsen (S) pr. telefon Monica Dorph (S) Anni K. Rasmussen (S) pr. telefon Erling Madsen (A) pr. telefon

2 Side 1 Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden Meddelelser Orienteringer B Skærpet tilsyn Forespørgsler... 7 Ingen Beslutninger... 8 Ingen Lukkede punkter... 9 Ingen Eventuelt Godkendelse af referat

3 Side 2 1. Godkendelse af dagsorden 2. Meddelelser 2

4 Side 3 3. Orienteringer 03A Skærpet tilsyn Til orientering J.nr.: Økonomi og Personale service direktør Mette Kessel / MKES Sagsresumé Direktør for Økonomi og Personaleservice har afholdt møde med Departementet for Finanser og Indenrigsanliggender, Indenrigsafdelingen, ved Grønlandsk Selvstyre den 20. februar Mødet blev afholdt på baggrund af økonomien for 2013, den meget lave kassebeholdning samt de stigende driftsomkostninger. Efterfølgende har forvaltningen modtaget en henvendelse fra Indenrigsafdelingen. Indenrigsafdelingen giver udtryk for sin bekymring, dels for den igennem de seneste år faldende kassebeholdning og dels for udviklingen i driftsomkostningerne i Kommuneqarfik Sermersooq. Indenrigsafdelingen finder det derfor nødvendigt at iværksætte et skærpet tilsyn og har anmodet forvaltningen om månedligt at sende status opgørelser. Det skærpede tilsyn træder i kraft den 1. marts Sagen blev behandlet i Økonomiudvalget den 11. marts Indstilling Økonomiudvalget indstiller overfor n: - at orienteringen tages til efterretningen med følgende bemærkninger: - at administrationens handlingsplan i forhold til økonomien fremlægges inden sommerferien - at 2014 prioriteres til konsolideringsår - at direktionen anmodes om at udarbejde en kortsigtet og langsigtet handlingsplan for meget stram økonomistyring - at de månedlige rapporteringer til Departementet for Finanser og Indenrigsanliggender, under det skærpede tilsyn, fremlægges for Økonomiudvalget - at direktionen anmodes om at udarbejde et forslag med konkrete målepunkter i forhold til sygefravær og antallet af årsværk - at tillægsbevillinger som udgangspunkt ikke anvendes, men midler skal findes med forslag om kompenserende besparelser - at direktionen anmodes om at udarbejde en plan for hjemtagelse af lån - at direktionen anmodes om at udarbejde en redegørelse for konto 11 - at direktionen anmodes om at arbejde målrettet med holdningsændring i forhold til omkostningsbevidsthed blandt medarbejderne - at revisionen anmodes om at være særligt opmærksom på gamle gældposter, herunder pension, som kommunen skylder fra før kommunesammenlægningen - at der er en udligningsreform på vej, der kan medføre risiko for yderligere krav til effektivisering og rationalisering af den kommunale forvaltning - at budget, regnskab og revisionsprotokollat ligger let tilgængeligt på kommunens hjemmeside 3

5 Side 4 Sagsfremstilling Direktør for Økonomi og Personaleservice har afholdt møde med Departementet for Finanser og Indenrigsanliggender, Indenrigsafdelingen, ved Grønlandsk Selvstyre den 20. februar Mødet blev afholdt på baggrund af økonomien for 2013 og i særdeleshed den meget lave kassebeholdning samt de stigende driftsomkostninger. Efterfølgende har forvaltningen modtaget et brev fra Indenrigsafdelingen. Brevet er sendt på baggrund af den meget lave kassebeholdning den 31. december 2013, som kun udgjorde 23 mio. kr. Dette er ikke i sig selv i strid med lovgivningen på området, da lov om kommunernes budgetlægning, likviditet, regnskab, revision samt kasse- og regnskabsvæsen er blevet ændret, således at det ikke længere er 5 % af anlægs- og driftsomkostninger der skal ligge i kassen, men at kommunen skal til enhver tid have en likviditet, der er tilstrækkelig til at betale de løbende forpligtelser, jævnfør 3 stk. 4 i Selvstyrets bekendtgørelse nr. 3 af 3. februar Men den lave kassebeholdning giver anledning til bekymring og særligt sammenholdt med udviklingen der har været i driftsudgifterne fra 2009 og frem til i dag. Tabel 1: Udgifter i hele mio. kr Drift Anlæg Udgifter Indtægter Over-/underskud Kassebeholdning Kasseb.procent 1) 15,0 7,8 7,6 12,6 1,5 Kilde: Kanukoka og kommunens egne tal Det fremgår af ovenstående tabel, at driftsudgifterne løbende er steget fra mio. kr. i 2009 til mio. kr. i 2013, hvilket er en stigning på 296 mio. kr. eller 26 %. Indtægterne er i den tilsvarende periode også steget fra ca mio. kr. til mio. kr., hvilket er en stigning på 169 mio. kr. eller 13 %. Driftsudgifterne er steget mere end indtægterne, hvilket har gjort at kassebeholdningen i den pågældende periode langsom er gået hen og blevet tømt. I den pågældende periode har Kommuneqarfik Sermersooq udelukkende haft en nedgang i kassebeholdningen, med undtagelse af i 2012, hvor der tilsyneladende var en stigning i kassebeholdningen på 65 mio. kr. En del af denne stigning skyldes dog at en række indbetalinger var blevet placeret forkert. Det drejer sig primært om salg af boliger i forbindelse med lejer til ejer ordningen. Disse midler kan ikke frit benyttes, men kan udelukkende benyttes til etablering af nye boliger. Midlerne bør derfor ikke indgå som en del af kassebeholdningen, men skal placeres på spærrede konti. Der var i forbindelse med årsregnskabet for 2012 ikke løbende afstemt hverken banksaldi eller lønmellemregningskonti. I løbet af 2013 er der for eksempel blevet udbetalt 32 mio. kr. som vedrører ikke udbetalte lønkreditorsaldi fra 2012 og tidligere år. Det drejer sig for eksempel om ikke udbetalt pension, a-skat, ATP, feriepenge og så videre. Med baggrund i den lave kassebeholdning og de voksende driftsudgifter har Indenrigsafdelingen vurderet, at det er nødvendigt at føre et skærpet tilsyn med kommunen og har anmodet forvaltningen om én gang om måneden at indsende balancer, som viser indtægter, udgifter og kassebeholdningen, samt andre balanceposter. 4

6 Side 5 Der er på baggrund af det skærpede tilsyn og et møde som direktionen efterfølgende har holdt med Departementet for Finanser og Indenrigsanliggender, er der indledt et samarbejde med Departementet. Samarbejdet drejer sig om samkøring af data, for eksempel i forbindelse med kontrol af udbetaling af offentlige ydelser. Samt om samarbejder ved fælles indkøb. Kommuneqarfik Sermersooq har løbende et samarbejde med Indenrigsafdelingen og Indenrigsafdelingen var blandt andet på besøg i efteråret På baggrund af dette besøg modtog Kommuneqarfik Sermersooq en tilsynsrapport. Tilsynsrapporten bemærker, at der i forhold til de andre kommuner er en række effektiviseringsmuligheder i Kommuneqarfik Sermersooq, da Kommuneqarfik Sermersooq på en række områder har et omkostningsniveau, der ligger over de andre kommuner. Løsningsforslag faglig vurdering Der skal foretages løbende rapporteringer til Indenrigsafdelingen, som viser status. Derudover skal der analyseres på udviklingen i kassebeholdningen i 2014, således at det sikres at Kommuneqarfik Sermersooq på intet tidspunkt i 2014 opnår en tilsvarende situation. Budgetterne for 2014 gennemgås igen for at sikre at udviklingen i driftsomkostningerne bremses. Via medarbejderlister og løbende oplysninger om normeringer skal det sikres at antallet af medarbejdere er faldende i Medarbejderomkostningerne udgør omkring 60 % af de samlede omkostninger, hvorfor det vil være nødvendigt at der holdes særskilt øje med udviklingen i antallet af medarbejdere. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Det skærpede tilsyn vil kun i meget ubetydelige grad lægge beslag på medarbejderne i Økonomi og Personaleservice. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Inatsisartutlov nr. 22 af 18. november 2010 om den kommunale styrelse 58. Selvstyrets bekendtgørelse nr. 3 af 3. februar 2012 om kommunernes budgetlægning, likviditet, regnskab, revision samt kasse- og regnskabsvæsen. Ovenstående lovgivning indeholder en række retningslinjer omkring det kommunale styre. Det fremgår af disse, at alle kommuner løbende skal sende forskellige informationer til Indenrigsafdelingen. Hvis Indenrigsafdelingen finder anledning hertil kan det kræve at få yderligere information, dels omkring en enkelt sag men også generelt, jævnfør 58. I Kommuqarfik Sermersooqs tilfælde er kommunen blevet pålagt løbende at skaffe oplysninger omkring udviklingen af økonomien i Det fremgår desuden af lovgivningen, at hvis Naalakkersuisut finder anledning hertil kan det indbringe en sag for tilsynsrådet. Dette er dog ikke tilfældet for Kommuneqarfik Sermersooq. I lovgivningen står der, at tilsynsrådet kan sætte, Økonomiudvalg eller dets medlemmer og/eller et stående udvalgs beslutning ud af kraft. Dette kaldes i daglig tale at være sat under administration, hvilket betyder at de lokalt valgte politikkers indflydelse sættes ud af kraft og er den yderste konsekvens af, at Naalakkersuisut finder, at en kommunes drift ikke varetages forsvarligt. 5

7 Side 6 Udover at blive sat under administration kan Naalakkersuisut pålægge n eller smedlemmer følgende sanktion: - Pålægge smedlemmerne, der er ansvarlige for undladelsen, tvangsbøder - Pålægge erstatningssag mod de smedlemmer, som er ansvarlig for undladelse Det videre forløb Der skal en gang om måneden indsendes rapporter til Indenrigsafdelingen, som viser indtægter og udgifter og kassebeholdning, samt andre balanceposter på 2 cifre. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Der er ingen yderligere bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat. Tidligere beslutning Økonomiudvalgets beslutning den 13. marts 2014: Økonomiudvalget tager orienteringen til efterretning med bemærkning om: - at under afsnittet lovgrundlag og rammesættende dokumenter tydeliggøres det, at afsnittet om yderligere sanktioner er et citat - at Økonomiudvalget tager til efterretning at administrationens handlingsplan i forhold til økonomien fremlægges inden sommerferien - at Økonomiudvalget anbefaler overfor n at 2014 prioriteres til konsolideringsår - at direktionen anmodes om at udarbejde en kortsigtet og langsigtet handlingsplan for meget stram økonomistyring - at de månedlige rapporteringer til Departementet for Finanser og Indenrigsanliggender, under det skærpede tilsyn, fremlægges for Økonomiudvalget - at direktionen anmodes om at udarbejde et forslag med konkrete målepunkter i forhold til sygefravær og antallet af årsværk - at tillægsbevillinger som udgangspunkt ikke anvendes, men midler skal findes med forslag om kompenserende besparelser - at Økonomiudvalget anmoder direktionen om at udarbejde en plan for hjemtagelse af lån - at Økonomiudvalget anmoder direktionen om at udarbejde en redegørelse for konto 11 - at Økonomiudvalget anmoder direktionen om at arbejde målrettet med holdningsændring i forhold til omkostningsbevidsthed blandt medarbejderne - at revisionen anmodes om at være særligt opmærksom på gamle gældposter, herunder pension, som kommunen skylder fra før kommunesammenlægningen - at Økonomiudvalget er vidne om at der er en udligningsreform på vej, der kan medføre risiko for yderligere krav til effektivisering og rationalisering af den kommunale forvaltning - at Økonomiudvalget anmoder om at budget, regnskab og revisionsprotokolat ligger let tilgængeligt på kommunens hjemmeside. Bilag 1. Brev fra Indenrigsafdelingen, stilet til direktør for Økonomi og Personaleservice 2. Tilsynsrapport Kommuneqarfik Sermersooq den november

8 Side 7 4. Forespørgsler Ingen. 7

9 Side 8 5. Beslutninger Ingen. 8

10 Side 9 6. Lukkede punkter Ingen. 9

11 Side Eventuelt 8. Godkendelse af referat 10