Georg Jensen blev valgt som dirigent og Lars Nørgaard blev valgt som referent.

Transkript

1 Hvidovre, den 10. september 2014 Referat Den 2. september 2014 HVIDOVREBO Mødeart: Organisationsbestyrelsesmøde (OB) nr. 27 Mødested: Afdeling: Strandmarksvej 27 A Mødetid kl Deltagere: Georg Jensen Jan Bo Rasmussen Christel Halberg Jette Wagner Finn Møller Palle Christensen Finn Sternberg Lone Lund-Rasmussen Lars Nørgaard formand næstformand bestyrelsesmedlem bestyrelsesmedlem bestyrelsesmedlem suppleant suppleant FA09 FA09 Dagsorden: 1. Valg af dirigent 2. Godkendelse af referat 3. Meddelelser fra formanden 4. Meddelelse fra direktøren 5. Orientering fra afdelingerne 6. Orientering fra udvalgsposter 7. Lukket punkt 8. FA09 9. To do liste 10. Fællesmøde med Hvidovre Kommune 11. Eventuelt 1. Valg af dirigent Georg Jensen blev valgt som dirigent og Lars Nørgaard blev valgt som referent. 2. Godkendelse af sidste referat Referat nr. 26 af 5. maj 2014 blev godkendt og underskrevet. Der ønskes dog fortsat halvårlige opgørelser over vagtudkaldene 1

2 Referat fra konstituerende møde 20. maj 2014 blev underskrevet. Forretningsorden blev underskrevet. Habilitetserklæring (Tro- og loveerklæring) blev underskrevet. 3. Meddelelser fra formanden Georg Jensen foreslår, at organisationens lokale i afd. 4 nedlægges og dermed spares udgiften til leje af lokalerne. Møblerne overflyttes til nyt lokale, der indtil videre er beliggende på Strandmarksvej 27 A. Organisationsbestyrelsen skal samtidigt anmode administrationen om at rette henvendelse til tidligere organisationsbestyrelsesmedlem Tommy Gjøl med henblik på tilbagelevering af nøgler til organisationens lokaler samt effekter, der er tidligere er givet som gave til organisationen HvidovreBo. 3.1 Georg Jensen vil sammen med administrationen udarbejde et strategioplæg om, hvordan driften i HVIDOVREBO kan fungere fremover. 3.2 I løbet af efteråret vil der blive lavet en analyse af, hvad E-flyt betyder på den økonomiske side for HVIDOVREBO. 4. Meddelelse fra direktøren Vi har fra en beboer modtaget skriftlig klage over funktionærernes arbejde. Klagen går på, at der er for meget ukrudt i afdelingen, samt en generel holdning til funktionærernes arbejdsmoral. Vi har kontrolleret klagepunkterne ved besigtigelse af de grønne områder, og mener ikke, at der er noget at komme efter. Hvidovre Avis har bragt 2 læserbreve underskrevet Beboere, der klager over det samme. Avisen har bragt yderligere 2 underskrevne læserbreve, hvor skribenterne ikke er enige. Der har været dialog mellem ejendomsfunktionærerne og klager. 2

3 5. Orientering fra afdelingerne Afd. 1, Svendebjergvej Der afholdes afdelingsmøde onsdag den 17. september 2014 kl De resterende skybrudsarbejder inkl. tagvandsafledning på egen grund planlagt til 2014 igangsættes. Rådgiver har søgt Hvidovre Kommune om tilladelse til projektet. Svar afventer. Afd. 2, Gl. Køge Landevej Der afholdes afdelingsmøde mandag den 15. september 2014 kl Der bliver stillet forslag om, at der arbejdes videre med etablering af 3 rækkehuse. Kældergulve i vaskeri og toilet er ved at blive retableret efter skybrudssikringsarbejder. Varmemålere opsættes i oktober. Hvidovre kommune har givet grønt lys for opførelse af 3 rækkehuse på afdelingens lille grønne areal. Bestyrelsen i afd. 2 har dog ikke interesse i at fremsætte forslag om dette tiltag, så organisationsbestyrelsen fremsætter dette på afdelingsmødet den 15. september Afd. 3, Hvidovregade Der afholdes afdelingsmøde mandag den 29. september 2014 kl Minol er blevet bedt om at give tilbud på etablering af varmemålere. Forslag om kollektiv råderet på nye køkkener fremsættes på beboermøde. Afd. 4, Hvidovrevej Der afholdes afdelingsmøde tirsdag den 16. september 2014 kl Asfaltarbejde er udført. Der følges op på lunker og niveauspring efter asfaltarbejdet. Udskiftning af 2 yderdøre er igangsat. 3

4 Bestyrelsen fremsætter forslag til ny husorden på beboermødet. Husorden har gennemgået en kvalitetssikring af driftschef. Varmemålere opsættes i oktober. Afd. 5, Gl. Køge Landevej 274 A-D Der afholdes afdelingsmøde onsdag den 3. september 2014 kl Grundet mindre revnedannelser i opgang samt i et enkelt lejemål, har AIgruppen udfærdiget notat, og konkluderer, at revnedannelserne ikke kan henføres til karnapsagen. Enkelte beboere klager over kuldeindfald/træk, de mener skyldes de nye karnapper. I samarbejde med AI-gruppen vil behovet for termografering/opsætning af loggere blive vurderet når opvarmningssæsonen opstartes. Afd. 6, Strandhavevej/Strandmarksvej Der afholdes afdelingsmøde onsdag den 24. september 2014 kl Tagsagens økonomi ligger stadig til skema-a godkendelse hos Landsbyggefonden. Vi håbede på svar inden sommerferien, men der har været behov for supplerende oplysninger, der er sendt til LBF d. 18/ Opsætning af varmemålere starter i september. Der har været rotter i nr. 6. Ny lejers indflytning udskydes på den baggrund. Afd. 7, Kærstykkevej/Tavlekærsvej Der afholdes afdelingsmøde tirsdag den 30. september 2014 kl Der har været afholdt udbud af pleje af afdelingens grønne arealer. Resultatet afventer snarlig gennemgang af rådgiver (Holmsgaard) med dertilhørende fremadrettet handleplan. Der har været ekstern assistance til klipning af hække. Afdelingen har tidligere fået tilsagn om støtte fra dispositionsfonden til udarbejdelse af en bygningsfysisk tilstandsrapport med henblik på en mulig helhedsplan. Tilstandsrapporten nu er modtaget og vil blive bearbejdet og be- 4

5 handlet for at danne overblik over kommende projekt/økonomiske konsekvenser. Opsætning af varmemålere pågår. Afd. 8, Vojensvej 8-18 Der afholdes afdelingsmøde onsdag den 10. september 2014 kl Ventilationsfirma er i gang med ny indregulering af ventilationsanlægget. Den indregulering, der er foretaget indtil nu er meget tilfredsstillende. Tilstanden på vinduerne med henblik på renovering og/eller udskiftning er ved at blive afdækket. Tømrer er bestilt til at renovere et vinduesfag inkl. brystning. Det videre arbejde afventer resultatet af denne renovering. Styring i vaskeri er blevet skiftet. Afd. 9, Tavlekærsvej 98 A-E Der afholdes afdelingsmøde tirsdag den 30. september 2014 kl Orientering fra udvalgsposter Organisationsbestyrelsen indstiller, at Jan Bo Rasmussen indstilles til udvalgspost i fjernevarmeudvalget. Erik Christiansen, Ebo Consult orienteres herom. Jette Wagner indtræder som tidligere aftalt i Danalunds Ungdomshus bestyrelse. 7. Lukket punkt Vedlægges. 8. FA09 Kurser for afdelingsbestyrelsesmedlemmer. 5

6 Lars Nørgaard orienterede om det kommende tiltag, hvor der oprettes en fælles kursusportal, med det formål at skabe mere målrettede kurser for bestyrelsesmedlemmer og medarbejdere i organisationerne. 9. To do liste Ingen bemærkninger. 10. Fællesmøde med Hvidovre Kommune Der er indkaldt til styringsdialogmøde med Hvidovre Kommune torsdag 25. september 2014 kl Mødet foregår i mødelokalet Oppegård, 5. sal på Hvidovre Rådhus. Georg Jensen og Jan Bo Rasmussen deltager. Næste Fællesmøde mellem boligorganisationen og kommunen er planlagt til torsdag 27. november 2014 kl Christel Halberg og Jan Bo Rasmussen deltager. 11. Eventuelt Næste møde afholdes mandag den 3. november 2014, kl Udkast til arbejdskalender var vedlagt. Palle Christensen oplyste, at han havde modtaget svar fra Socialministeriet om hvorvidt man begrænser beboerne i at tilkendegive sit kandidatur til en bestyrelsespost til en generalforsamling allerede ved udsendelsen af dagsordenen. Socialministeriets svar er, at dette er en begrænsning. Jette Wagner spurgte til muligheden for en fornyelse af vedtægter, hjemmeside og generelle skrivelser, der vedrører arbejdet omkring organisationen HvidovreBo, hvem har hvilke beføjelser m.m. Der var en debat rundt om bordet om fornyelse af sproget og oplysninger om muligheden for at komme på kursus i, hvad det vil sige at være et medlem i enten en afdelingsbestyrelse og en organisationsbestyrelse. 6

7 Der var en forespørgsel om ændring af arbejdskalender, da enkelte medlemmer har problemer med at nå til møderne kl. 16. Mødet den 7. oktober slettes og erstattes af møde den 3. november kl Mødet den 4. december ændres ligeledes til kl hvilket er startmødetidspunkt fremover. Opdateret mødekalender vedhæftes dette referat. Derudover blev det besluttet at indkøbe Ipads til medlemmerne i organisationsbestyrelsen. Tidligere udleverede pc ere tilbageleveres. 7