Huskeliste. - til kommende brugere af Den Digitale Bilbog. Domstolsstyrelsen / Huskeliste. Designelementer: Logo

Transkript

1 Desi Designelementer: Logo Logo På Domstol.dk findes logoet i øverste venstre hjørne på alle websitets sider. Huskeliste Designguide for Domstol.dk - til kommende brugere af Den Digitale Bilbog Domstolsstyrelsen / Huskeliste

2 Designelementer: Logo Logo På Domstol.dk findes logoet i øverste venstre hjørne på alle websitets sider. Huskeliste - til kommende brugere af Den Digitale Bilbog Fra den 2. november 2010 skal tinglysning af pant i biler foregå digitalt. Det betyder nye tider for brugere af Bilbogen. Designguide for Domstol.dk I denne forberedende oversigt er de væsentligste ordninger og koncepter i systemet beskrevet, og der er lagt vægt på, hvad man selv skal gøre og hvornår. Senere vil der komme yderligere information om og mulighed for at afprøve systemet. Denne oversigt må gerne gives videre til kolleger, der kunne have interesse i indholdet. Indhold: Jeg skal anmelde....side 2 Anmelderordning og brugerformular Jeg skal betale....side 4 Storkunder og kreditkunder Jeg skal skrive under eller registrere....side 5 Digital signatur, fuldmagter og underskriftsdatabase Jeg har flere spørgsmål....side 9 Det lovmæssige, fremtiden og spørgsmål Portalen = Den offentlige side til at anmelde dokumenter gennem tilgås via System-til-system = En løsning, hvor brugere har udviklet eller vil udvikle eget system i samspil med tinglysningssystemet. Domstolsstyrelsen / Huskeliste 1

3 Jeg skal anmelde Jeg skal anmelde Anmelderordning Med anmelderordningen kan særligt autoriserede anmeldere ved at bruge egen digital signatur og uden at indsende fuldmagt anmelde dokumenter til tinglys- ning på vegne af en kunde. Når man bruger anmelderordningen, hæfter den autoriserede anmelder over for Statskassen for et eventuelt krav, der kunne opstå på grund af fejl begået af den autoriserede anmelder. Derfor skal man for at blive godkendt som autoriseret anmelder stille sikkerhed, f.eks. i form af en forsikring. Når en autoriseret anmelder tinglyser et nyt dokument, sender tinglysningssystemet et brev til ejeren. I forbindelse med tinglysningen opkræves der 20 kr. i gebyr for dette. I forbindelse med anmelderordningen skal den medarbejder, der skal fungere som administrator for anmelder, oprettes i tinglysningssystemets underskriftsdatabase. Administratoren, der ikke selv vil kunne anmelde dokumenter til tinglysning, skal derefter oprette de af virksomhedens medarbejdere, der skal kunne tinglyse, under ordningen. Når man er blevet godkendt som autoriseret anmelder, får man tilsendt en vejledning i dette. Er man allerede oprettet som autoriseret anmelder i tinglysningssystemet i dag, skal man ind og tilføje de relevante ekspeditionstyper, så man også kan bruge ordningen i forbindelse med Bilbogen. Her følges blot den vejledning, der er udleveret i forbindelse med godkendelsen som autoriseret anmelder. Er du allerede oprettet under anmelderordning, kan du, så snart Bilbogen er sat i drift, tilføje relevante ekspeditionstyper til din ordning. Indtil da er det for overskuelighedens skyld ikke muligt. Skal du oprettes som ny autoriseret anmelder, kan du sende ansøgningsskemaet allerede nu. Skal du oprettes som ny autoriseret anmelder, kan du sende ansøgningsskemaet allerede nu. Domstolsstyrelsen / Huskeliste 2

4 Jeg skal anmelde Brugerformular En brugerformular er en skabelon, der indeholder et sæt af faste betingelser i en bestemt ekspeditionstype. Her definerer man altså de dele af en anmeldelse,der altid vil være de samme. På den måde kan kontrollen af anmeldelsen ske hurtigere. Brugerformularen vil så indeholde færre tomme felter, der skal udfyldes fra anmeldelse til anmeldelse. Brugerformularer formodes at være tilgængelige via tinglysningssystemet fra omkring august Brugerformularen skal godkendes på forhånd hos Tinglysningsretten. Brugerfor- mularen kan, så snart Bilbogen sættes i drift, laves på tinglysning.dk, og der vil blive orienteret om, hvordan man benytter denne funktion inden. Fra Bilbogen sættes i drift. Dog vil systembrugere eventuelt kunne oprette bru- ger-formularer fra et lidt tidligere tidspunkt. Brugerformularer formodes at være tilgængelige via tinglysningssystemet fra omkring august Domstolsstyrelsen / Huskeliste 3

5 Jeg skal betale Jeg skal betale Storkunde Er man storkunde, kan man anmelde til tinglysning uden at skulle betale tinglys- ningsafgift med det samme. Man behøver altså ikke have dankortet op ad lommen til at betale tinglysningsafgift hver gang, man anmelder en sag. I stedet indberetter og afregner man afgiften direkte med SKAT ligesom MOMS og andre lignende afgifter. Tinglysningssystemet leverer oplysninger til brug for SKATs kontrol. For at blive storkunde skal man registreres hos SKAT. Vejledning findes på Hvis man vil anmelde via system-til-system eller være autoriseret anmelder, skal man være storkunde. Storkundeordningen kan også anvendes for brugere af portalen. I den forbindelse kan du registrere dig som storkunde når som helst. Kreditkunde Forespørgsler i Bilbogen bliver gratis. Men kombinerer du din forespørgsel med et opslag i andet end Bilbogen, eller bestiller du officielle udskrifter fra Bilbogen, er der en afgift forbundet med dette. Som kreditkunde behøver du ikke betale opslagsafgift (retsafgift), hver gang du laver en forespørgsel. I stedet får du en månedlig opkrævning. Fakturainformationen i detaljer kan hentes på tinglysning.dk. System-til-systembrugere, der skal foretage forespørgsler, skal være oprettet som kreditkunde. Formularen til at ansøge om godkendelse som kreditkunde findes på Blanketter. Denne registrering kan ske når som helst. Som kreditkunde behøver du ikke betale opslagsafgift (retsafgift), hver gang du laver en forespørgsel. Domstolsstyrelsen / Huskeliste 4

6 Jeg skal skrive under eller registrere Jeg skal skrive under eller registrere Digital signatur Digital signatur er Internettets svar på en underskrift, og den har samme juridi- ske gyldighed. Der findes tre forskellige digitale signaturer: Personlig digital signatur: Den almindelige borgers digitale signatur. Medarbejdersignatur: Med en medarbejdersignatur identificerer du dig som medarbejder i en bestemt virksomhed, når du f.eks. underskriver dokumenter online eller henvender dig til det offentlige på virksomhedens vegne. Medarbejdersignaturer udstedes med og uden henvisning til medarbejderens personnummer. Skal du bruge signaturen til tinglysning skal den altid indeholde henvisning til dit personnummer. Virksomhedssignatur: Denne repræsenterer selve virksomheden og er ikke knyttet til specielle navne, men alene til f.eks. finansieringsselskabet og dennes adresse. Du skal have en medarbejdersignatur med henvisning til dit personnummer, hvis du skal være oprettet i tinglysningssystemets underskriftsdatabase for at kunne tinglyse på grundlag af fuldmagter udstedt til det firma, du er ansat i. Du skal også have medarbejdersignatur, hvis du skal være autoriseret anmelder eller system-til-systembruger. Signaturerne bestiller man på Se, hvordan du bestiller din digitale signatur på Tinglysningsrettens hjemmeside her. Den 1. juli 2010 ser en ny digital signatur til borgere dagens lys. Denne kan dog først benyttes i tinglysningssystemet fra den 1. september på grund af sikkerhedsmæssige krav. Læs mere her. Medarbejder- og virksomhedssignaturen fornys også, men dette sker først senere på året. Det vil sige, at professionelle brugere kan beholde deres signatur indtil videre. Den nuværende digitale signatur vil stadig fungere to år frem i tiden, men fra 1/ vil de gamle signaturer ikke længere kunne udstedes. Man kan læse om den nye digitale signatur på Dette kan altid gøres, men vi opfordrer til at gøre det inden Bilbogen sættes i drift. Domstolsstyrelsen / Huskeliste 5

7 Jeg skal skrive under eller registrere Fuldmagter I tinglysningssystemet opereres der med to typer af fuldmagter - implicitte og eksplicitte fuldmagter: Implicitte fuldmagter benyttes til at tinglyse påtegninger på bestående dokumenter (f.eks. pantebreve og skøder). Fuldmagtsforholdet er dokumenteret i selve pantebrevet eller ved en påtegning til dette. En implicit fuldmagt i forbindelse med tinglysning af pant i biler kan f.eks. lyde sådan: - Fuldmagtshaver bemyndiges til på mine vegne at underskrive påtegninger af enhver art, herunder kvitterings-, transport-, moderations- og relaksationspåtegninger. Eksplicitte fuldmagter er oprettet for, at personer, der ikke kan eller ikke vil underskrive digitalt, kan give retten til at underskrive dokumenter videre til en tredje part, f.eks. kundens advokat En eksplicit fuldmagt kan også fra omkring august 2010 oprettes digitalt på portalen, hvis kunden har en digital signatur. Dette vil give en hurtigere ekspedition end ved at bruge fuldmagt på papir. Hvis et dokument underskrives i henhold til en fuldmagt, og denne fuldmagt endnu ikke er registreret, tinglyses dokumentet med en frist på 6 dage til at sende fuldmagten ind til Tinglysningsretten. Når man så sender fuldmagten ind, skriver man dokumentnummeret på. I tinglysningssystemet opereres der med to typer af fuldmagter - implicitte og eksplicitte fuldmagter. En eksplicit fuldmagt kan indsendes på papir eller hvis det er en privatperson, der giver fuldmagt - oprettes på portalen (vil være muligt fra august 2010). Hvis fuldmagten er udstedt af en virksomhed, skal du huske at sende virksomhedens tegningsregler med, når du sender fuldmagten ind. Virksomheder kan kun indsende fuldmagter oprettet på papir. Ved registrering af en eksplicit fuldmagt vil fuldmagthaveren (indsenderen) få tilsendt en om, at fuldmagten er oprettet. Det sker dog kun, hvis der er angivet en valid adresse. adressen valideres ikke i forbindelse med registreringen. Domstolsstyrelsen / Huskeliste 6

8 Jeg skal skrive under eller registrere Efter registrering af en eksplicit fuldmagt kan fuldmagtsgiver og fuldmagtshaver se fuldmagten i tinglysningssystemet eller via system-til-system. Fuldmagtsblanketten kan du finde på under Blanketter. Dette gøres løbende. Fuldmagtens gyldighed er dog begrænset til et år. Underskriftsmappe Når et dokument er færdigt, skal det skrives under af de forskellige parter. Det gør man ved at lægge dokumentet i underskriftsmappen. Herefter skal alle, der skal underskrive, besøge deres underskriftsmappe i tinglysningssystemet og skrive under. Det gælder uanset, om man skriver under ved hjælp af anmelderordningen eller en medarbejdersignatur på baggrund af en fuldmagt. Først herefter skal dokumentet sendes til tinglysning. Underskriftsdatabase Hvis du er ansat i et firma, hvor kunderne udsteder fuldmagter til firmaet, og det er meningen, du skal kunne underskrive på firmaets vegne, skal du oprettes i tinglysningssystemets underskriftsdatabase. Der kan kun ske en automatisk tinglysning i disse tilfælde, hvis du er oprettet i databasen. Når du skriver under i henhold til en fuldmagt udstedt til jeres firma, vil systemet automatisk undersøge, om du har lov til dette ved at slå op i underskriftsdatabasen. Er du godkendt, vil tinglysningen, hvis betingelserne i øvrigt er opfyldt, kunne ske automatisk. Det er vigtigt, at det er det signaturcertifikat, man er oprettet med i underskriftsdatabasen, som man anvender i forbindelse med tinglysning. Du kan finde en formular til at ansøge om oprettelse i underskriftsdatabasen på under Blanketter. Når du er godkendt, skal du vælge, om jeres virksomhed selv vil administrere brugeroprettelsen, eller om Tinglysningsretten skal stå for denne opgave. Tinglysningsretten kan påtage sig opgaven, hvis der er færre end seks personer ansat i jeres virksomhed. Domstolsstyrelsen / Huskeliste 7

9 Jeg skal skrive under eller registrere Den, der er administrator, kan ikke selv anmelde dokumenter til tinglysning. Uanset hvem der administrerer ordningen, skal de medarbejdere, der skal kunne tinglyse, og de medarbejdere, der skal være administratorer, oprettes i underskriftsdatabasen. Dette sker ved, at man sender den offentlige del af de relevante medarbejderes certifikater (den digitale signatur) til Tinglysningsretten. Signaturcertifikaterne skal indeholde en henvisning til den enkelte medarbejders personnummer. Det er vigtigt, at personnummeret ikke indeholder en bindestreg mellem fødselsdatoen og de sidste fire cifre. Der vil desuden komme en vejledning i ovenstående, når ansøgningen om oprettelse i underskriftsdatabasen bliver godkendt. Oprettelse i underskriftsdatabasen kan ske når som helst. Den, der er administrator, kan ikke selv anmelde dokumenter til tinglysning. Domstolsstyrelsen / Huskeliste 8

10 Jeg har flere spørgsmål Jeg har flere spørgsmål Det lovmæssige: Bekendtgørelsen om adgang til tinglysningssystemet og tinglysningsmåden samt andre bekendtgørelser kan være relevante at læse. Find dem på Hvad er tinglysning? Lovgrundlaget. Der kommer en ny bekendtgørelse omhandlende Bilbogen. Denne forventes at foreligge i løbet af eftersommeren, men vil ikke afvige afgørende fra den tilsvarende bekendtgørelse om tinglysning vedrørende fast ejendom. Fremtiden: Domstolsstyrelsen vil holde en tæt kontakt og følge op på brugen af systemet, kommunikation til kunden osv. Men det er vigtigt at understrege, at det er virksomhedens og branchens eget ansvar at sørge for at få tilpasset arbejdsgangene og kommunikationen, så begge dele er klar til det nye system det gælder både forhandler og finansieringsselskab imellem, finansieringsselskab og Tinglysningsretten imellem, brancheorganisation og medlem imellem og så videre. Jo før, jo bedre...det er virksomhedens og branchens eget ansvar at sørge for at få tilpasset arbejdsgangene og kommunikationen.. Spørgsmål: System-til-system-brugere kan finde relevant teknisk information under fanen e-tl på hvor der også linkes til e-tl-projektets egen professionelle hjemmeside. Har man spørgsmål nu, der presser sig på, har vi åbnet for en adresse til disse. Denne gælder kun den kommende Digitale Bilbog og ikke spørgsmål til den nuværende. adressen er sporgbilbogen@domstol.dk Husk, at al information ikke kan komme ud på én gang, og at opfølgning på brugen af systemet, nye tiltag på websitet og meget andet er planlagt, men kommer løbende. Følg med på Domstolsstyrelsen / Huskeliste 9