Brugervejledning til elektronisk regnskabsindberetning

Transkript

1 Undervisningsministeriet Controllerkontoret Brugervejledning til elektronisk regnskabsindberetning Version 3.0 af 11. marts 2010 side 1 af 8

2 1. Brugernavn, kodeord og login Institutionen modtager via sit brugernavn og kodeord til brug for den elektroniske regnskabsindberetning. Login Login sker via Regnskabsportalens velkomstside: Fra velkomstsiden kommer man videre til institutionens regnskabsindberetning ved at klikke på menupunktet Log In og indtaste institutionens brugernavn og kodeord. Under menupunkt Indberetning vælges punktet Dataindberetning. Du ser nu institutionsnavnet i skærmbilledets ramme, og øverst vises fanebladene: Valg af regnskab Indrapportering Vedhæftning af dokument Revisortjekliste Rapporter Validér/godkend 2. Indtastning af regnskabstal Regnskabstal fra den bestyrelsesunderskrevne årsrapport skal indtastes på Regnskabsportalen. De indtastede data benyttes blandt andet til økonomiske analyser internt af ministeriet. Der udover vil data blive offentliggjort på Regnskabsportalen, hvorved der sikres åbenhed og gennemsigtighed om institutionernes økonomi. Under fanen Indrapportering skal du indtaste i de fire regnskabsområder: Resultatopgørelse Balance Særlige specifikationer Nøgletal Når du har valgt det regnskabsområde, du ønsker at indtaste tal i, vil indtastningsfelterne ses på skærmbilledet. Indtastningen foregår direkte på baggrund af den bestyrelsesunderskrevne årsrapport. Indtastningsfelternes placering følger bekendtgørelsernes rammer, hvilket årsrapporten også bør gøre. Det er ikke muligt at indtaste i de beregnede felter. Side 2 af 8

3 Folde ind/ud-knap Beregnet felt De svagt grønlige felter kan foldes ind og ud ved at klikke på -. Alle felter vil være foldet ud ved start. Indtastning Indtastning af regnskabstal er i hele kroner, dvs. det er ikke tilladt at indtaste værdier i t.kr. eller i mio.kr. (ex kr. = t.kr. = 1 mio.kr). Alle tal indtastes uden decimaler. Alle felter skal udfyldes med en værdi. Er posten ikke i papirregnskabet, skal der indtastes et nul. Der kommer en fejlmeddelelse, hvis der indtastes en ugyldig værdi. Når data indtastes, kan du tabulere mellem felterne eller bruge musen. (Piletasterne kan ikke bruges). Gem tal De indtastede tal gemmes først når der trykkes på knappen [Gem registreringer] øverst på siden. Samtidig opdateres de beregnede felter (de svagt grønlige felter). Bemærk, at de indtastede tal skal gemmes, inden man skifter til et andet regnskabsområde, da indtastningen ellers vil gå tabt. Så længe, du ikke har klikket på [Godkend] under fanen [Godkend/valider], kan du ændre indtastningerne. Kontroller indtastning Du skal kontrollere de indtastede tal og de automatisk beregnede felter i forhold til den bestyrelsesunderskrevne årsrapport. Side 3 af 8

4 Når der er sikret en fuldstændig overensstemmelse, godkendes institutionens indtastning ved at klikke på [Godkend] under fanen [Godkend/valider]. Til denne kontrol kan man med fordel anvende rapportmulighederne under fanebladet [Rapporter]. Se nærmere i afsnit Vedhæftning af årsrapport (se også bilag 1) Årsrapporten skal vedhæftes. Den vedhæftede årsrapport vil ligesom de indtastede regnskabsdata være offentlig tilgængelig på Regnskabsportalen, medmindre der er personhenførbare oplysninger i rapporten, som ikke må være tilgængeligt på nettet. Den vedhæftede årsrapport bruges både internt i ministeriet og af eksterne interessenter. Det er frivilligt at vedhæfte protokollatet, der kun er til internt brug indtil videre. Følgende filtyper kan vedhæftes og vises: Word dokument (.doc eller.docx) Excel regneark (.xls eller.xlsx) Pdf-dokument (.pdf) Vedhæftning 1. Vælg fanebladet [Vedh. af dok] 2. Vælg dokumenttype fra pull down (rullegardinet) Dokumenttypen Årsrapport skal bruges. Systemet tjekker, at årsrapport er vedhæftet som fil. (Se bilag 1). 3. Tryk på knappen [Nyt dokument] Der oprettes en række med Årsrapport som dokumenttype. (Bemærk: De andre dokumenttyper bruges kun, såfremt årsrapporten er delt i flere dokumenter/filer.) 4. I kolonnen Revisionspåtegning skal du oplyse, om der er [Blank] påtegning eller én af de øvrige muligheder: [Revisionspåtegning med forbehold og supplerende oplysninger] [Supplerende oplysninger] [Forbehold] 5. I kolonnen Personhenførbare data skal du oplyse, om der er oplysninger i dokumentet, som ikke må offentliggøres: [Ja], hvis der er personhenførbare data, ellers [Nej] 6. Der kan skrives en kommentar i feltet Kommentar 7. I kolonnen Vedlæg dokument klikkes på [Gennemse]. Herfra får du adgang til din pc s stifinder og du kan lokalisere filen med årsrapporten. Herefter skal du klikke på [Gem] ude til højre. Filen er nu vedhæftet og kan ses i kolonnen Dokument. Når du har kontrolleret, at alle de indtastede oplysninger er korrekte, klikkes på [Gem]. [Gem] ligger længst til højre på skærmen, under kolonneoverskriften Ret. Husk at gemme. Det er vigtigt, at du kontrollerer, at det vedhæftede dokumentets indhold er korrekt. Dette gør du ved at klikke på linket med dokumentnavnet. Dokumentoplysninger kan rettes og gemmes igen. Side 4 af 8

5 4. Revisortjekliste Revisors afkrydsninger i revisortjeklisten på papir indtastes i det tilsvarende skærmbillede ved at vælge fanebladet Revisortjekliste. Såfremt papirudgaven af revisortjeklisten indeholder fejl og mangler, skal de samme fejl og mangler fremgå af det elektronisk indberettede. I forbindelse med indtastningen af revisortjeklisten skal du være særlig opmærksom på at afvente, at hver enkelt indtastet flueben bliver opdateret. 5. Rapporter Du kan udskrive rapporter i pdf-format fra systemet ved at vælge de enkelte regnskabsområder under fanebladet [Rapporter]. Systemet leverer en udskrift af de indtastninger, der er foretaget. På udskriften fremgår det, om tallene er godkendt, eller der er tale om en kladde. Du kan bruge rapporterne til at kontrollere om de indberettede data stemmer overens med den officielle årsrapport 6. Godkend/valider Under denne fane skal du validere og godkende de indtastede data samt den vedhæftede fil. Regnskabstal og vedhæftning af årsrapport De indberettede regnskabsdata skal leve op til en række krav. Derfor kontrolleres eller valideres data automatisk, før de kan godkendes. I nedenstående boks kan du de mest almindelige indberetningsfejl. Disse fejl kan ikke opfanges af systemets automatiske validering, og du skal derfor være opmærksom på disse problemer. Mulige fejlkilder Resultatopgørelse o Indtægter vedr. grundskole skrives ud for indtægter vedr. gymnasiet/kurser og omvendt (Kun frie grundskoler) Balance o Værdien af den indberettede Kontantvurdering stemmer ikke overens med årsrapporten. Værdien kan fejlagtigt være indberettet i t.kr og værdien angivet til nul, selvom institutionen ejer grunde og/eller bygninger (gælder især for frie grundskoler/gymnasier, folkehøjskoler, efterskoler, husholdnings- og håndarbejdsskoler og kombinerede skoler). o Værdien af den indberettede Værdi af ikke vurderede ny- og tilbygninger stemmer ikke overens med årsrapporten (gælder især for frie grundskoler/gymnasier, folkehøjskoler, efterskoler, husholdnings- og håndarbejdsskoler og kombinerede skoler). Nøgletal o Nøgletal indberettes ikke i hele kroner, men fejlagtigt i t.kr. eller mio.kr. Vedhæftning af årsrapport Årsrapporten er vedhæftet forkert og kan ikke åbnes. Side 5 af 8

6 Har systemets automatiske validering fundet fejl og/eller mangler, kan du ikke få lov at godkende indberetningen. I stedet listes de fundne fejl og mangler op på skærmbilledet, så du kan se, hvilke rettelser der er nødvendige at foretage, før indberetningen kan endeligt godkendes. Såfremt alle valideringsregler er overholdt, vil knappen [Godkend] blive synlig. Indberetningen til Undervisningsministeriet foretages ved at klikke på [Godkend]. Når godkendelsen er foretaget, låses felterne automatisk, og institutionen får besked om, at regnskabet er godkendt. Rettelser kan herefter kun foretages ved at kontakte en af sagsbehandlerne i Controllerkontoret. Det skal indskærpes, at den automatiske validering ikke er en garanti for, at de indberettede data er i overensstemmelse med årsrapporten. Det er institutionen selv, der har ansvaret for, at data er korrekte. Revisortjekliste Revisortjeklisten har sin egen separate godkendelsesknap, fordi det skal være muligt at indsende den med de fejl og mangler, den eventuelt har fra revisors hånd. Det er derfor vigtigt, at brugeren kontrollerer, at indtastningen i skærmbilledet svarer til revisors afkrydsning i papirudgaven. Revisortjeklisten kan godkendes både med manglende indtastninger og ugyldige svarkombinationer. Godkendelsen foretages ved at trykke på den separate knap til godkendelse af revisortjeklisten. Når godkendelsen er foretaget, låses felterne automatisk. Rettelser kan herefter kun foretages ved at kontakte en af sagsbehandlerne i Controllerkontoret. 7. Support og fejlmelding Opstår der problemer i forbindelse med anvendelsen af regnskabsportalen, mangler der koder til log ind, eller er der regnskabsmæssige problemer kan Controllerkontoret kontaktes på mail: cksupport@uvm.dk Fejlmeldinger Tekniske fejl i forbindelse med indberetningen sendes via mail til Controllerkontoret: cksupport@uvm.dk Mailen skal af hensyn til fejlretningen indeholde følgende oplysninger: Institutionens nummer og navn Navn på faneblad Note nr. og notetekst Uddybende beskrivelse af fejlen/problemet Mailen kan med fordel vedlægges kopi af det skærmbillede, hvor fejlen fremgår. Side 6 af 8

7 Bilag 1: Hjælp til vedhæftning af årsrapport: Boks 1 2. Klik på [Nyt dokument] 1. Vælg [Årsrapport] 3. Mellem [Nyt dokument] og overskrifterne ovenover [Nyt dokument] kommer en ny linje. Se næste boks. Boks 2 4. Ny linje 5. Klik på [Gennemse] 6. Når filen er fundet klikkes på [Gem] Side 7 af 8

8 Boks 3 7. Klik på dokumentnavnet og kontroller at indholdet er korrekt, 8. Dokumentet er nu vedhæftet. Side 8 af 8