Kvalitetssikring og udvikling er en organisatorisk refleksionsproces hvor 3 centrale begreber går igen:

Transkript

1 Vejledning i kvalitetssikring og kvalitetsudvikling - marts 2010 Kvalitetsudvikling i UCSJ En vidensinstitutioner som UCSJ har til opgave at udvikle et kvalitetsudviklings- og kvalitetssikringssystem, der samlet set bidrager til at analysere og vurdere institutionens virksomhed gennem indsamling af data, resultater og viden om institutionens aktiviteter. Omverdens krav til UCSJ præciseres i en række forskellige love - institutionsloven og uddannelseslovene, bestemmelser for screening og akkreditering, lov om gennemsigtighed og åbenhed, undervisningsmiljøvurderingen, arbejdspladsvurderingen, ressourceregnskabet og principper der er nedfældet i EU og på internationalt plan. Kvalitetssikring og udvikling er en organisatorisk refleksionsproces hvor 3 centrale begreber går igen: Kvalitetssikring, Hvordan sikre en institution viden om sin egen virksomhed, med henblik på at forbedre processer og resultater? Kvalitetsudvikling Hvordan bearbejder en institution disse resultater, så der skabes udvikling? Auditering Hvordan vurderer en institution sin kvalitetssikring og kvalitetsudvikling, så procedurer bliver proaktive i forhold til mål og resultater? I det følgende beskrives i første afsnit UCSJs system for kvalitetssikring betegnet Årshjulet og derefter UCSJs system for kvalitetsudvikling betegnet Kvalitetshjulet. Årshjulet sikre en indsamling af data og oplysninger fra steder og uddannelser, som består af data om studerendes bestand, tilgang, afgang, gennemførelse, praktik, karakterer, bacheloropgaver og personaletal. Disse data opsamles elektronisk via SIS og sker gennem ledelsessekretariatet i samarbejde med FU, der også sikre en plan for formidling af data til campus og steder. Hertil kommer data fra beskæftigelsesundersøgelser, UVMs interaktive statistiker, EVAs nøgletal, relevante oplysninger fra UNI-C og DK statistik. Endvidere udgiver UVM, AKF, KL og DR, regioner, kommuner og faglige organisationer, jævnligt rapporter og analyser om uddannelsernes situation. Yderligere indgår data fra den årlige studenter- og medarbejdertilfredshedsundersøgelse samt undervisningsmiljøvurderingen, som bl.a. består af studerendes tilfredshed med det fysiske, psykiske, sociale og æstetiske studiemiljø. Undervisningsmiljøvurderingen foretages hvert 3. år. Disse data opsamles i et løbende samarbejde mellem FU og campus, uddannelser og steder, der aftales i en plan godkendt i direktionen. Dertil kommer lokale oplysninger fra uddannelsesstederne der opsamles af campus og steder: - Data fra uddannelsesstedets egen virksomhed der gennem en lokal plan godkendt af FUs kvalitetsenhed, systematisk (på samme tidspunkt årligt) og metodisk (fastlagt procedurer) forholder sig til evalueringsintervaller af uddannelsens forskellige aktiviteter. - Systematisk gennemførte og dokumenterede evalueringer af undervisningsforløb, studieaktiviteter, praktik/klinik, udviklingsprojekter og studievejledning på studenter- og lærerniveau samt evalueringer foretaget i fora af f.eks. DSR og pædagogiske råd. - Rapporter fra møder, seminarer og konferencer med aftagere, faglige organisationer, undervisere og studerende med angivelse af tema, tid, sted, deltagere og deltagerantal. 1

2 Samlet set danner ovenstående afsæt for udvikling af kvaliteten i UCSJs videnaktiviteter med henblik på gennemførsel af uddannelsesdidaktiske analyser og argumentationer, der skriftlig kommunikerer proaktive og prioriterede handlinger i relation til øget opfyldelse af Uddannelsesbekendtgørelse, Studieordning og Akkrediteringskriterier samt til forbedring af uddannelse, undervisning og studieorganisation, lokalt og i campus. Kvalitetshjulet består af en procedure for behandling af data, evalueringer og viden om institutionens virksomhed, således at hele organisationen UCSJ på steds-, uddannelses- og centralt niveau til stadig reflekterer over sine resultater og vurderinger. Dette danner baggrund for UCSJs prioriteringer for kommende mål og indsatsområder, med henblik på en proaktiv og fremtids rettet påvirkning af Ressourceregnskab, Udviklingskontrakt og kontinuerlige uddannelses akkrediteringer. 1) Stedsniveau Det er uddannelsesdirektørens opgave i samarbejde med stedets uddannelsesleder, mindst en gang om året (2. kvartal, se vedlagte tidsskema), at forelægge udvalgte relevante data fra Årshjulet og andre relevante evalueringer for repræsentanter for studerende, undervisere og eksterne aftagere ved et årligt 3 parts evalueringsmøde. Der vedlægges vejledning A til afvikling af evalueringsmødet. Efterfølgende rapport med bilag og dokumentation indeholdende mødets dagsorden og referat med handleforslag, evalueringsmateriale, skriftligt udarbejdede analyser, og ledelsens kommentarer og konklusioner, fremsendes af uddannelsesdirektøren til UCSJ, FU, Kvalitetsudvikling inden udgangen af juli måned. 2) Uddannelsesniveau FU, Kvalitetsudvikling har til opgave mindst en gang året (3. kvartal se vedlagte tidsskema), i samarbejde med den fagligt ansvarlige uddannelsesdirektør, at forelægge udvalgte relevante data fra Årshjulet og andre relevante evalueringer samt stedernes årlig evalueringsrapport for uddannelsesudvalget. Der vedlægges vejledning B til afvikling af punktet på uddannelsesudvalgets møde. Rapport om mødets konklusioner sendes til rektor. 3) Ledelsesniveau Det er rektors opgave, mindst en gang året, se vedlagte tidsskema, at forelægge data og oplysninger fra Årshjulet og fra uddannelsesudvalgene på et bestyrelsesmøde. Der vedlægges vejledning C til afvikling af punktet på bestyrelsens møde. 4) Årsrapport Det er rektors opgave at der hvert år efter bestyrelsens behandling udarbejdes handleplaner for relevante prioriterede indsatsområder, som skal gøres tilgængelig for hele organisationen UCSJ. Der skal sikre sammenhæng mellem mål, indsatsområde og ressourcer. Diplomuddannelser der relaterer sig uddannelsesudvalgenes fagområder behandles på lige fod med kvalitetssikring og kvalitetsudvikling i andre uddannelser. De øvrige diplomuddannelser skal behandles af relevante aftagerpaneler med repræsentanter for ledelse, studerende, undervisere og eksterne aftagere og indeholde de samme data og oplysninger som de ordinære uddannelser. Kvalitetshjul UCSj Ansvarlig: Uddannelsesdirektør i samarbejde med 1.kvartal 2.kvartal 3.kvartal 4.kvartal Stedniveau Campus 2

3 studieleder Stabsfunktionen i samarbejde med uddannelsesdirektør Rektor i samarbejde med direktion Rektor Stabsfunktion Ledelsesniveau Direktion for året før Bestyrelsen for året før Ressourceregnskab Medarbejder undersøgelse Uddannelsesniveau Uddannelsesudvalg Årsrapport for året før UVM undersøgelse I 2.kvartal op til sommerferien gennemføres evalueringsmøder på alle uddannelsessteder. Evalueringsrapport fremsendes til den relevante stabsfunktion af den relevante uddannelsesdirektør inden udgangen af juli måned. Uddannelsesudvalgene behandler spørgsmålet om Kvalitet og Udvikling på et møde i 3. Kvartal, der afgiver rapport til rektor inden 1. november. Herefter bearbejdes materialet til en samlet rapport der behandles i direktion og derefter fremsendes til bestyrelsens drøftelse. Efter bestyrelsens behandling udarbejder rektor en kort årsrapport med handleplaner til offentliggørelse senest med udgangen af 4. Kvartal. Vejledning A Evalueringsmøder. Studieleder og Uddannelsesdirektør Hermed angives i stikordsform en indholdsdisposition af vejledende karakter, til brug for uddannelsesstedernes evalueringsmøder. Udgangspunktet er data fra UCSJs Årshjul, UVMs statistik om frafald, gennemførelsesfrekvens og beskæftigelsesfrekvens m.v. samt egne lokale tal og opgørelser af studentertilfredshed og medarbejdertilfredshedsundersøgelser samt undervisningsmiljøvurdering. Oplysninger kan indhentes fra ledelsessekretariatet eller FU, Kvalitetsudvikling. Derefter medtages lokale dokumenterbare - systematisk gennemførte og analyserede evalueringer af undervisningsforløb, studieaktiviteter, praktik/klinik, studievejledning og udviklingsprojekter samt relevante udtalelser fra pædagogiske råd og DSR. Øvrige relevante lokalt indsamlede data om kvalitetsforhold, f.eks. egne undersøgelser af studerende, der har forladt uddannelsen, registrerede ændringer i optagelsesgrundlaget, efterundersøgelser af kandidaters ansættelser og oplevelser fra uddannelsen og uddannelsesstedet medtages. Oplysninger om uddannelsen og de færdiguddannede fremsat af aftagere og andre interessenter: kommuner, regioner, faglige organisationer, faglige foreninger m.v. medtages. Herefter opbygger uddannelsesdirektør og studieleder et skriftligt mødemateriale på baggrund af indsamlede data og evalueringer, der samlet dokumenterer, hvad der kvalificeret kan siges ud fra data om optag, undervisning og afgang og af studerende, lærere og aftagere om stedet og uddannelsens aktiviteter. Endelig foretager uddannelsesdirektør og studieleder en skriftlig analyse af mødematerialet, der peger på mulige tolkninger og konsekvenser på kort og på langt sigt - afsluttende med forslag til ændringer af nuværende uddannelsespraksis. Det samlede materiale lægges frem til drøftelse for den inviterede aftagergruppe (2. Kvartal) med repræsentanter fra studerende, undervisere, aftagere og evt. andre 3

4 interessenter. Drøftelsen skal bidrage til ledelsens prioritering af indsatsområder for kommende år med henblik på interne og eksterne fordringer til uddannelsens kvalitet med fokus på uddannelsens bekendtgørelse, studieordning samt de kontinuerlige intervaller for uddannelsens akkreditering og de forud definerede akkrediteringskriterier. Evalueringsmødets ramme er en 3 partsevaluering med alle repræsentanterne samlet til drøftelse. Det er centralt for evalueringsmødet, at aftagerpositionen også er repræsenteret af en part uden for uddannelsens praktik og klinik område. Herefter udarbejdes et referat af mødet, der udsendes til alle deltagerne og som er grundlag for ledelsens overvejelser over nye tiltag, der realistisk kan forbedre kvaliteten af uddannelsens aktiviteter på uddannelsesstedet. På baggrund af ovenstående udarbejder uddannelsesdirektør og studieleder relevante og prioriterede indsats områder for uddannelsen. Indsatsområderne beskrives ud fra terminologien baseline mål indikator gennemførsel evaluering, til videre drøftelse i uddannelsesudvalget. Efterfølgende rapport med bilag og dokumentation indeholdende mødets dagsorden og referat med handleforslag, evalueringsmateriale, skriftligt udarbejdede analyser, og ledelsens kommentarer og konklusioner, fremsendes af uddannelsesdirektøren til UCSJ, FU, Kvalitetsudvikling inden udgangen af juli måned som mail med filer til projektleder: Charlotte Wurr, FU chw@ucsj.dk og afdelingssekretær, FU: Lotte Fobian Ibsen lfi@ucsj.dk Uddannelsesdirektøren bearbejder materialet til et punkt om Kvalitet og Udvikling på Uddannelsesudvalgsmøde (3 kvartal). Vejledning B Uddannelsesudvalg Stabsfunktion og uddannelsesdirektør Udgangspunktet er data fra UCSJs Årshjul, UVMs statistik om frafald, gennemførelsesfrekvens og beskæftigelses-frekvens m.v. samt tal og opgørelser af studentertilfredshed og medarbejdertilfredshedsundersøgelser samt undervisningsmiljøvurdering for hele uddannelsen i UCSJ. Hertil kommer rapporter fra stedernes evalueringsmøder med deres anbefalinger fra aftagere, undervisere, studerende og lokale ledelser Herefter medtages uddannelsens egne dokumenterbare - systematisk gennemførte og analyserede evalueringer samt kendte offentliggjorte uddannelsesevalueringer fra f.eks. UVM, AKF, KL og DR, regioner, kommuner og faglige organisationer, indsamlede data fra f.eks. undersøgelser af studerende der har forladt uddannelsen, registrerede ændringer i optagelsesgrundlaget, efterundersøgelser af kandidaters ansættelser og andre kvalitative undersøgelser fra uddannelsen. Oplysninger om uddannelsen og de færdiguddannede fremsat af regionale aftagere og andre regionale interessenter: kommuner, regioner, virksomheder faglige organisationer, faglige foreninger, m.v. Derefter opbygger man et skriftligt mødemateriale der dokumenterer hvad der relevant og kvalificeret kan siges ud fra data om UCSJs uddannelse, optag, undervisning og afgang og af studerende, lærere og aftagere om uddannelsens aktiviteter og resultater. Endelig foretager stabsfunktion og den faglige relevante uddannelsesdirektør en skriftlig analyse af mødematerialet der peger på mulige tolkninger og konsekvenser på kort og på langt sigt, afsluttende med forslag til ændringer af nuværende uddannelsespraksis. Det samlede materiale lægges frem til drøftelse i Uddannelsesudvalget (3. Kvartal) med repræsentanter fra studerende, undervisere, aftagere og evt. andre interessenter. Udvalgets drøftelse skal bidrage til at rektor og direktion kan prioritere 4

5 indsatsområder i det kommende år med henblik på interne og eksterne fordringer til uddannelsens kvalitet med fokus på uddannelsens bekendtgørelse, studieordning samt de kontinuerlige intervaller for uddannelsens akkreditering. Herefter udarbejdes et referat af mødet, der udsendes til alle deltagerne og som er grundlag for ledelsens overvejelser over nye tiltag, der realistisk kan forbedre kvaliteten af aktiviteter i uddannelsen i UCSJ. Som afslutning fremsendes hele materialet med indkaldelse, dokumentation, mødegrundlag og referat til rektor og den relevante stabsfunktion, som mail med filer, der bearbejder materialet til et punkt om Kvalitet og Udvikling på et direktionsmøde (1. Kvartal året efter) m.h.p. drøftelse i bestyrelsen (2.Kvartal året efter) Vejledning C Øverste ledelsesniveau Direktion, rektor og bestyrelse Udgangspunktet er bl.a. data fra UCSJs Årshjul, UVMs statistik om frafald, gennemførelsesfrekvens og beskæftigelses-frekvens, studentertilfredshed og medarbejdertilfredshedsundersøgelser samt undervisningsmiljøvurdering m.v. for uddannelser og steder i UCSJ som helhed. Hertil kommer rapporter fra uddannelsesudvalgene med deres anbefalinger. Offentliggjorte evalueringer fra f.eks. UVM, AKF, KL og DR, regioner, kommuner og faglige organisationer, indsamlede data fra f.eks. undersøgelser af studerende der har forladt uddannelsen, registrerede ændringer i optagelsesgrundlaget, efterundersøgelser af kandidaters ansættelser og andre kvalitative undersøgelser fra UCSJ og andre UCer. Oplysninger om uddannelserne og de færdiguddannede fremsat af regionale aftagere og andre regionale interessenter: kommuner, regioner, virksomheder faglige organisationer, faglige foreninger, m.v. Endvidere medtages data, evalueringer og oplysninger fra UCSJs tværgående videncenterfunktioner, herunder, efter- og videreuddannelse, udvikling og forskningssamarbejde, partnerskaber m.v. Derefter opbygger rektor i samarbejde med den relevante stabsfunktion et mødemateriale der dokumenterer hvad der relevant og kvalificeret kan siges ud fra data om UCSJs uddannelser og videnaktiviteter, optag, undervisning og afgang, og af studerende, undervisere og aftagere om uddannelse, videnaktiviteter og resultater. Endelig foretager rektor og den relevante stabsfunktion en analyse af mødematerialet der peger på mulige tolkninger og konsekvenser på kort og på langt sigt, afsluttende med forslag til ændringer af nuværende praksis. Det samlede bearbejdede materiale lægges frem til drøftelse for direktionen(1.kvartal) der rådgiver rektor om Kvalitet og Udvikling for UCSJ i de kommende år. Dernæst fremlægges det bearbejdede materiale for bestyrelsen (2. Kvartal) som et punkt om Kvalitet og Udvikling. Drøftelserne skal bidrage til at rektor og bestyrelse kan prioritere indsatsområder i de kommende år. Bestyrelsens beslutning er grundlaget for rektor og den øverste ledelses prioritering af mål, ressourcer og indsatsområder for UCSJ uddannelser og videnaktiviteter. Som afslutning udarbejder rektor en årsrapport der offentliggøres på UCSJs hjemmeside og som derefter indgår i steder, uddannelser og ledelsers mål, prioriteringer og indsatsområder. Årsrapporten skal særligt fokusere på helheden i organisationen, dens resultater, aktiviteter og vurderinger. Auditering 5

6 Mindst hvert 3.år og første gang i 2010 skal denne plan for kvalitetssikring og kvalitetsudvikling gøres til genstand for en undersøgelse af om UCSJs system for kvalitetssikring og kvalitetsudvikling opfylder sit mål om at forbedre kvaliteten af organisationens uddannelser og videnaktiviteter og pædagogisk-administrative procedurer i tilknytning hertil. Undersøgelsen skal foretages under medvirken af ekstern part. Projektleder Charlotte Wurr, Forskning og Udvikling UCSJ. Dekan Johny Lauritsen, Forskning og Udvikling - UCSJ 6