Billund Boligforening - Bestyrelsesmøde

Transkript

1 Billund Boligforening - Bestyrelsesmøde Mødetid: Onsdag den 17. september 2014 kl Af hensyn til mødedeltagernes planlægning tilstræbes det, at bestyrelsesmødet max. varer 2½ time, hvorefter der serveres lidt mad. Mødested: Mødedeltagere: Kontoret, Tværvej 3, Billund Jørgen Bjerg Sørensen Eva Kristensen Tonny Bodilssøn Villy Gasbjerg JBS EK TB VG Afbud: Klaus Nielsen KN Desuden deltog fra administrationen: Per Nielsen Niels Klausen Dorte Radik Bethina J. Lorentzen PN NKL DOR BJL Oversigt over sagsnr. 1. Godkendelse af referat fra mødet den 24. juni Budgetopfølgning 30. juni 2014 hovedforeningen 3. Oversigt over lejeforhøjelser i afdelingerne pr. 1. januar Styringsrapport Evaluering af beboermøderne 6. Tema: Kollektiv råderet 7. Status på nybyggerier og renoveringsprojekter 8. Nyt fra administrationen 9. Nyt fra afdelingerne 10. Landsbyggefonden orienterer 11. BL informerer

2 Dagsorden 1. Godkendelse af referat fra mødet den 24. juni 2014 Referatet fra bestyrelsesmøde den 24. juni 2014 er tilsendt bestyrelsens medlemmer med anmodning om eventuelle kommentarer. Da der ikke er fremkommet sådanne, er referatet at betragte som godkendt og vil blive fremlagt til bestyrelsens underskrift. Referatet godkendes og underskrives af bestyrelsen. Godkendt og underskrevet 2. Budgetopfølgning 30. juni 2014 hovedforeningen Budgetopfølgningen for hovedforeningen pr. 30. juni 2014, samt forventning 2014 resultat. Evt. bilag: Budgetopfølgning 30. juni 2014 Notat om hovedforeningens økonomi Budgetopfølgningen tages til efterretning. Budgetorienteringen taget til efterretning. Administrationen arbejder videre med at finde lovgivningsmæssig løsning på afskrivning af projektet med udarbejdelse af ny hjemmeside for boligforeningen. 2

3 3. Oversigt over lejeforhøjelser i afdelingerne pr. 1. januar 2015 Huslejeforhøjelser skal forelægges og godkendes i hovedbestyrelsen og varsles over for beboerne 3. måneder inden 1. januar. For afdelinger uden afdelingsbestyrelse skal hovedbestyrelsen i henhold til lovgivningen godkende disse lejeforhøjelser. Evt. bilag: Oversigt over huslejeforhøjelser Bem. fra mødet: Der skal stadig være fokus på anvendelsen af konto 115 og 116 i afdelingerne således at planlagte aktiviteter gennemføres som planlagt. Afdelinger med renoveringsmæssige udfordringer skal ligeledes have fokus på at henlægge tilstrækkeligt til konto 116/401. Det indstilles at huslejeforhøjelserne godkendes. Huslejeforhøjelserne godkendt, herunder afd. 26 hvor beboermøde afholdes den 25. sep Styringsrapport 2014 I henhold til gældende lovgivning skal der afholdes et årligt møde med kommunen ang. status for boligorganisationen. Administrationen deltager i mødet med kommunen. Til brug for dette møde skal der forinden udarbejdes en styringsrapport. På bestyrelsesmødet vil administrationen gennemgå materialet. Evt. bilag: Styringsrapport for boligforeningen BB Styringsdialog 2013 HF BB - Oversigt - Afdelinger med væsentlige problemer 3

4 Styringsdialog 2013 HF BB - Oversigt - Afdelinger med kritiske nøgletal - Opsamlet underskud Styringsdialog 2013 HF BB - Oversigt - Afdelinger med kritiske nøgletal - Ledige boliger Styringsdialog 2013 HF BB - Oversigt - Afdelinger med kritiske nøgletal - Henlæggelser til vedligeholdelse Styringsdialog 2013 HF BB - Oversigt - Afdelinger med kritiske nøgletal - Fraflytninger Styringsdialog 2013 HF BB - Oversigt - Afdelinger med kritiske nøgletal - Flerårige overskud Styringsrapporten tages til efterretning Styringsrapporten taget til efterretning. 5. Evaluering af beboermøderne Administrationen har endnu ikke foretaget en evaluering af beboermøderne, men til brug for dette arbejde vil input fra bestyrelsen være behjælpelig. Bem. fra mødet: De enkelte bestyrelsesmedlemmer gav input fra de møder hvor de havde deltaget. Generelt tilfredshed med mødernes afvikling. Der skal være fokus på at der er fulgt op på tidligere møders beslutninger, det faglige vidensniveau skal forbedres blandt det ansatte personale. Der må gerne arbejdes videre med at udarbejde pixi udgaver for relevante emner for at komme helt ud til beboerne. Bestyrelserne må gerne være klædt bedre på til møderne fakta blade om Bovia som Billund Boligforening ejer. Dirigentrollen kan ligeledes forbedres via retningslinjer for hvorledes mødet afvikles. Bestyrelsens tilbagemeldinger indarbejdes i evalueringen af beboermøderne. 4

5 Efter bearbejdning i administrationen tages den endelige evaluering med på et efterfølgende bestyrelsesmøde. Evalueringen taget til efterretning og indarbejdes i den samlede evaluering. 6. Tema: Kollektiv råderet I forbindelse med beboermødet i afd. 1 har man besluttet at arbejde videre med at få godkendt kollektiv råderet i afdelingen. Proceduren ifm godkendelse af kollektiv råderet er at det først godkendes i afdelingen herefter skal det godkendes i hovedbestyrelsen. På mødet vil kollektiv råderet blive gennemgået. Reglerne om råderet findes i almenboligloven 37b(kollektiv råderet) og driftsbekendtgørelsen kap.18(individuel råderet). Den kollektive råderet udøves således, at det er afdelingsmødet, der træffer beslutning om arbejdernes udførelse, og således at den enkelte lejer kan beslutte, om lejeren ønsker at gøre brug af råderetsarbejderne, herunder evt. med mulighed for at individuelle ønsker imødekommes. Det er afdelingen der finansierer råderetsarbejderne, og lejerne vil blive pålignet en huslejeforhøjelse. De individuelle råderetsregler indebærer, at lejeren i princippet frit kan modernisere lejemålet efter egne ønsker. Forinden skal arbejdet godkendes af organisationen. De individuelle råderetsarbejder finansieres af lejeren selv, og lejeren vil kunne kræve godtgørelse for de afholdte udgifter ved fraflytning af lejemålet. Godtgørelsen er begrænset til et maksimum beløb. Der stilles en række nærmere betingelser vedrørende den individuelle råderet, som fremgår af driftsbekendtgørelsen. Administrationen er positiv over for at kollektiv råderet gennemføres i afd. 1 og anbefaler bestyrelsen at godkende når beslutning i afdelingen foreligger. 5

6 Evt. bilag: Pjece om råderetten Orienteringen tages til efterretning. Orienteringen taget til efterretning. Administrationen tager initiativ til at få indarbejdet kollektiv råderet i afd Status på nybyggerier og renoveringsprojekter (lukket punkt) Orienteringssager ( 8-11 ) 8. Nyt fra administrationen Status organisationen Nyt fra BL seneste nyt omkring forvaltningsrevision og egenkontrol se bilag Obligationsbeholdning 30. juni 2014 Udlejningssituationen Bem. fra mødet: Orienteringen om status for organisationen taget til efterretning der arbejdes med at styrke kompetencerne i org. ifm. ny ansættelser. For fremtiden bliver der endnu mere fokus på effektiv drift og øget egenkontrol i boligorganisationerne. Obligationsbeholdningen er på samme niveau som tidligere administrationen bemyndiges til at foretage udskiftning af samarbejdspartner hvis det findes hensigtsmæssigt. Udlejningssituationen blev gennemgået positiv udvikling. 6

7 9. Nyt fra afdelingerne Der orienteres hvis der er nyt fra afdelingerne 10. Landsbyggefonden orienterer Pr. mail er der udsendt følgende: 640 Indberetning af ledige boliger pr. 1. juli Beboere i den almene boligsektor Evaluering af Landsbyggefondens boligsociale indsats og huslejenedsættelser finansieret af midlerne. 643 Indberetning af ledige boliger pr. 1. august SBi-evaluering - renoveringer Indberetning af ledige boliger pr. 1. september "Nye udfordringer for det almene boligbyggeri" 647 Guide til brug for produktion af webfilm i forbindelse med renoveringsstøttesager. 7

8 11. BL informerer Pr. mail er der udsendt følgende: 2614 Digitalisering af boligstøtten 2714 Overenskomsterne Diverse fonde i de landsdækkende overenskomster 2914 Bidrag til arbejdskapital og henlæggelse til dispositionsfond 3014 Overenskomsten ESL 3114 Støtte til udarbejdelse af energihandlingsplaner i almene boliger 3214 Hovedelementerne i den nye sygedagpengemodel 3314 Kønsopdelt lønstatistik 3414 Undersøgelse af fællesantenneanlæg 3514 Forvaltningskonference Drift og Velfærdsopgaver - Der er forandringer på vej! 3614 Omvendt moms på mobiltelefoner, bærbare computere m.v Ommærkning af familieboliger og ældreboliger mellem m2 ansøgning om ommærkningsbidrag Referat godkendt den 25. november 2014 Jørgen Bjerg Sørensen Tonny Bodilssøn Eva Kristensen Villy Gasbjerg 8