Brugervejledning for Basismenuen i XAL 3.5. Kreditor. Grønlands Hjemmestyre Den centrale Regnskabsafdeling. Version 2

Transkript

1 Brugervejledning for Basismenuen i XAL 3.5 Version 2 Grønlands Hjemmestyre Den centrale Regnskabsafdeling Sidst revideret: Side 1

2 Indholdsfortegnelse 1. KREDITORMODULET Indledning Dagligt Registrering af faktura i indgangsbog Faktura i godkendelseskladde Registrering af kreditnota i indgangsbog Kreditnota i godkendelseskladde Kartotek Udskrifter er Telefonliste Labels konti Posteringsliste Internt kontoudtog Åbne posteringer Attestationsliste Saldoliste Forfaldsfordelt Kontoudtog Statistik Finansafstemning Forespørgsel faktura Forespørgsel posteringer Forespørgsel kreditorudbetalinger Finanspost ved krepost-afstemning / Krepost ved kreditorafstemning Sidst revideret Side 2

3 1. modulet 1.1 Indledning modulet har 3 hovedopgaver: kartotek. Indeholder stamdata, bogførte posteringer og saldi for de kreditorer, der er oprettet og dermed er til rådighed i systemet. Fakturamodtagelse. Anvendes til registrering af indkomne kreditorfakturaer/- kreditnotaer straks ved ankomsten. Fakturagodkendelse Anvendes ved godkendelse og endelig bogføring af kreditorfakturaer/-kreditnotaer. I kreditormodulet er oprettet de leverandører som Hjemmestyret og dets enheder foretager indkøb hos. Disse leverandører kaldes kreditorer. Når en faktura er registreret i indgangsbog og godkendelseskladde er det DcR der foretager betaling af denne faktura. modulet er opdelt således: Daglig: Kartotek Udskrifter Periodisk Tilpasning Under dagligt foregår både fakturamodtagelse og -godkendelse. Under indgangsbog registreres alle fakturaer og kreditnotaer straks ved modtagelsen. Formålet med dette er at få alle fakturaer ind i systemet straks ved modtagelsen, således at der altid er fuldt overblik over hvilke fakturaer og kreditnotaer, der er modtaget og dermed er til stede i enheden. Efter endt registrering i indgangsbogen sendes fakturaen videre i systemet til godkendelse. Under godkendelse foretages den endelige godkendelse og bogføring af alle fakturaer og kreditnotaer. Efter bogføring i indgangsbogen går fakturaen/kreditnotaen automatisk videre til kladde for godkendelse. Her ligger fakturaen/kreditnotaen så og afventer, at fakturaen/ kreditnotaen kommer tilbage fra godkendelse hos den, der er ansvarlig for at godkende den pågældende faktura/kreditnota. Under kreditorkartoteket findes som nævnt alle faste oplysninger om oprettede kreditorer, d.v.s. oplysninger om adresser, telefonnumre betalingsbetingelse, betalingsmåde m.v. Endvidere indeholde kreditorkartoteket oplysninger om saldi og bogførte posteringer, d.v.s. bogførte fakturaer, kreditnotaer og betalinger. Til støtte for ovennævnte opgaver og funktioner findes her en hel række forskellige udskrifter. Anvendes ikke. Bruges ikke i det daglige arbejde. I det efterfølgende vil ovennævnte funktioner, udskrifter m.v. blive beskrevet nærmere. Sidst revideret Side 3

4 1.2 Dagligt Registrering af faktura i indgangsbog Det efterfølgende afsnit omhandler håndtering af faktura fra kreditor med følgende trin: 1: Faktura modtages fra kreditor. 2: Faktura registreres i indgangsbog. 3: Faktura bogføres i indgangsbog og overføres automatisk til godkendelseskladde. 4: Faktura sendes til attestation hos ansvarlig medarbejder. 5: Faktura modtages attesteret retur fra ansvarlig medarbejder. 6: Faktura godkendes og slutbehandles (finanskontering m.v.) i godkendelseskladde. 7: Faktura bogføres i godkendelseskladde. Punkterne 6 og 7 kan kun udføres af en anden medarbejder end den, der har udført punkterne 2 og 3. Inden der kan registres fakturaer og/eller kreditnotaer på en kreditor, skal pågældende kreditor være oprettet i kreditorkartoteket. Er kreditor ikke oprettet, skal denne oprettes i henhold til procedure for dette, jfr. særskilt beskrivelse. 1. Faktura indgangsbogføres ved at gå ind i menupunktet kreditor/dagligt/indgangsbog. Følgende skærmbillede fremkommer: Skærmbilledet viser en oversigt over kladder du har adgang til. De enkelte felter har følgende betydning Kladdenavn Afdelingsgruppe I (brug) Af Entydigt navn til genkendelse af kladden. Er feltet foran kladdenavnet afmærket, angiver det, at der allerede er poster i kladden. Angivelse af den afdelingsgruppe, kladden tilhører. Markering af om kladden allerede er i brug af en anden bruger. I eksemplet ovenfor er kladden kreditorkladde i brug. En kladde, der allerede er i brug, kan ikke vælges af en ny bruger. Såfremt kladden er i brug, vises her hvilken bruger der anvender kladden. 2. Vælg kreditorkladen, og herefter fremkommer skærmbillede til registrering af modtagne fakturaer: Sidst revideret Side 4

5 Felterne har følgende betydning: Bilag Faktura Kundenr Beløb Forfald Dato Aktivitet Formål Hovedkonto Det interne bilagsnummer tildeles automatisk af systemet. Her vælges nummeret på den kreditor, som fakturaen skal bogføres på. Her indtastes det fakturanummer, som kreditor har tildelt fakturaen. Det kundenummer som en har tildelt enheden. Her indtastes fakturaens totalbeløb. Det indtastede beløb får automatisk fortegnet (minus), hvilket er det korrekte fortegn ved faktura (om kreditnota, se efterfølgende afsnit). Her indtastes den dato, hvor fakturaen skal betales. Her indtastes posteringsdato. Systemet foreslår automatisk dags dato. Indtil den 10. i den næste måned kan der bogføres i gammel måned. Hvis man ønsker at bogføre i gammel måned skrives den sidste dato i gammel måned i feltet. I ultimo skrives ul1206. Her indtastes nummer på den aktivitet, som enheden tilhører. Systemet foreslår automatisk et aktivitetsnummer ud fra hvilken bruger, der taster den aktuelle postering. Hvis enheden har flere aktiviteter ændres konto strengen manuelt Her indtastes nummer på det formål, som enheden tilhører. Systemet foreslår automatisk et formålsnummer ud fra hvilken bruger, der taster den aktuelle postering. Hvis enheden har flere formål ændres konto strengen manuelt Her indtastes nummer på den hovedkonto, som enheden tilhører. Systemet foreslår automatisk et hovednummer ud fra hvilken Sidst revideret Side 5

6 bruger, der taster den aktuelle postering, Hvis enheden har flere hovedkonti ændres konto strengen manuelt Sted Her indtastes nummer på det sted, som enheden tilhører. Systemet foreslår automatisk et stednummer ud fra hvilken bruger, der taster den aktuelle postering Hvis enheden har flere steder ændres konto strengen manuelt I1 I2 Ansvar Modkonto Modtekst Betal-ID Forv. konto Forv. Spec Betalmåde Konto Bank adv.tekst Her indtastes en evt. underopdeling til konteringen aktivitet, formål og hovedkonto. Her indtastes en evt. underopdeling til konteringen aktivitet, formål, hovedkonto og I1. Her indtastes navnet på den medarbejder, der har budgetansvaret for fakturaen, og derfor skal godkende den. Her vises den modkonto, der anvendes ved bogføring af fakturaen. Modkonto vises blot som information, og kan ikke ændres. Den tekst der skrives i feltet, er enhedens bogføringstekst i finansen. Dvs. den tekst der vil fremgå af Kontoudtog på artskontoen. Hvis intet skrives, anvendes teksten vist i feltet Bankadv.tekst. Bruges ved betaling af kreditor via FI kortarterne 04, 15, 71 eller 75. Ellers bruges feltet ikke. Her indtastes adviseringsteksten/finumret. Er den finanskonto, fakturaen skal bogføres på ved godkendelse (se senere under afsnittet godkendelseskladde) hvis artskontoen kendes allerede nu, kan nummeret tastes her. Kontoen følger så automatisk med over i godkendelseskladden. Er den eventuelle spec, fakturaen skal bogføres på ved godkendelse (se senere under afsnittet godkendelseskladde) hvis spec n kendes allerede nu, kan nummeret tastes her. Spec. følger så automatisk med over i godkendelseskladden. Her vises hvordan den valgte kreditor betales. I det viste skærmbillede betales kreditor via bank også kaldet UDUS. Betalingsmåden vises blot som information og kan ikke ændres. Her vises hvilket kontonummer der er knyttet til den viste betalingsmåde. Kontonummeret vises blot som information og kan ikke ændres. Kontonummeret skal tjekkes i forhold til fakturaen. Hvis kontonummer i XAL og på fakturaen ikke er ens er det måske en forkert kreditor. Eller kreditor har skiftet bank. I sidste tilfælde skal der ske henvendelse til DcR. Her dannes automatisk en tekst, der består af følgende: Den afdelingsgruppe brugeren tilhører Det indtastede fakturanummer Det indtastede kundenummer Sidst revideret Side 6

7 FI / Konto modtager denne information, når fakturaen bliver betalt via UDUS ( Via Grønlandsbanken ) Hvis kreditor kun har en FI-konto vises FI-konto-nummeret. Hvis kreditor har flere FI-konti indtastes FI-konto-nummeret. Fikontonumret skal være oprettet på kreditor. Efter nu at have gennemgået felterne til registrering af faktura i skærmbilledet for indgangsbog, vil knapperne til højre i skærmbilledet efterfølgende blive gennemgået. Kun knapper, der vedrører bogføring i indgangsbogen gennemgås efterfølgende. Vedr. øvrige knapper henvises til afsnittet Støttefunktioner vedr. indgangsbog. 3. Check Ved aktivering af knappen Check fremkommer følgende skærmbillede Den øverste boks viser gennemgang af de enkelte faktura, der er indtastet i kladden. Den nederste boks viser resultatet af check, som altså i dette tilfælde er, at indholdet i kladden er OK. Ovenstående vises et eksempel på et check, hvor der konstateres en fejl i dette tilfælde er der ikke angivet nogen ansvarlig i feltet ansvar. Der kan komme forskellige fejlmeldinger, svarende til den fejl eller mangel, der er konstateret ved en eller flere poster i kladden. I alle tilfælde kommer en fejlmelding af ovenstående type, hvor det tydeligt står hvori fejlen eller manglen består. 4. Næste fejl Knappen næste fejl er en hjælpefunktion, der kan anvendes i de tilfælde, hvor der er mange linjer i kladden og hvor der konstateres en eller flere fejl i kladden (med funktionen check ), men det ikke er umiddelbart klart hvilken eller hvilke linjer der er fejlbehæftet. I dette tilfælde kan man anvende næste fejl. Ved første aktivering af funktionen vil markøren stille sig på første linje med fejl. Ved anden aktivering af funktionen stiller markøren sig på anden linje med fejl, ved tredje aktivering på tredje linje o.s.v. Når der ikke er flere fejl i kladden kommer følgende skærmbillede: 5. bogfør Bogfør udfører selve bogføringen af kladden, d.v.s. bogfører de indtastede bilag i finansmodulet, på kreditorernes konti samt overfører fakturaerne til godkendelseskladden, jfr. senere afsnit. Ved aktivering af knappen bogfør fremkommer først skærmbillede vedr. udskrift af poster i kladden. Sidst revideret Side 7

8 Udskriften kan udskrives til skærm eller printer, men her bør vælges udskrift til printer. Efterfølgende vises et eksempel på udskriften: 6. Efter udskriften fremkommer følgende skærmbillede: Ønsker man at gennemføre bogføringen, skal markeringen i feltet Vil du bogføre være som vist ovenfor (og sådan vil feltet automatisk være udfyldt). Feltet godkendelseskladde efterlades normalt blankt, som vist ovenfor. Dette medfører at posterne i indgangskladden overføres til en godkendelseskladde med same navn som indgangskladden. Hedder kladden til indgangsbog f.eks. kladde1 vil posterne blive bogført til en godkendelseskladde, der også hedder kladde1. Kun hvis man ønsker posterne bogført til en anden kladde udfyldes feltet godkendelseskladde med et kladdenavn. Hvis ikke særlige omstændigheder kræver det, lades feltet blankt. Skærmbilledet afsluttes med OK. Herefter bogføres fakturaerne og posterne slettes samtidig fra indgangskladden. Herefter er posterne kun tilgængelige i godkendelseskladden. Såfremt bogføringen støder på problemer/fejl, som ikke er blevet rettet tidligere, sker ingen bogføring, og man får i stedet en fejlmelding, der viser hvori problemet består. Fejlen må så rettes og bogføringen startes på ny Lokalmenu/hjælpefunktioner i indgangsbog Støttefunktioner er funktioner knyttet til knapperne i højre side af skærmbiledet for indgangsbog, og omfatter funktioner, der ikke er direkte tilknyttet selve bogføringen af den modtagne faktura. Udskriv Udskriv giver mulighed for udskrivning af rapport visende de poster, der er indtastet i kladden. Ved aktivering af knappen fremkommer følgende skærmbillede: Sidst revideret Side 8

9 Ønsker man ikke alle poster i kladden udskrevet, kan der indsættes begrænsninger i de viste felter ved brug af F2 vises valgmuligheder formål, aktivitet, hovedkonto og l1 m.m, Ønskes alle poster i kladden udskrevet indsættes ingen værdier i nævnte felter. Skærmbilledet afsluttes med OK, Man vælger at markere godkendelskonteringen og taster OK. og herefter fremkommer selve rapporten. Her valgt udskrevet til skærm: Import e-faktura: Anvendes pt. ikke. Skift kladde Anvendes normalt ikke. Renummerer Anvendes normalt ikke. Kan anvendes hvis der ved en fejl er kommet uorden i bilagsnummereringen. Bilagene skal være i nummerorden og der må ikke være huller i bilagsserien. Ved valg af knappen renummerer tildeles alle bilag i kladden nyt bilagsnummer med udgangspunkt i laveste bilagsnummer. Er laveste bilagsnummer f.eks vil alle bilag i kladden blive nummereret fra og opefter. Genveje Hvis dette ikke virker kontakt da Konsulentafdelingen. Ved valg af knappen genveje vises tastekombinationer, der kan være nyttige i dette skærmbillede Faktura i godkendelseskladde Den bruger som behandler fakturaerne i godkendelseskladden må og kan ikke være den samme som bogførte fakturaerne i indgangsbogen. 1. Efter bogføring i indgangsbog overføres fakturaerne til godkendelseskladden, hvor slutbehandlingen af fakturaerne sker. Faktura godkendelsesbogføres ved at gå ind i menupunktet kreditor/dagligt/godkendelse. Følgende skærmbillede fremkommer: Sidst revideret Side 9

10 2. Vælg den kladde du ønsker at anvende (normalt det samme kladdenavn som blev anvendt ved indgangsbogføringen), og herefter fremkommer følgende skærmbillede: Skærmen er opdelt i 2 sektioner. Øverste sektion viser kreditordelen, mens nederste del viser de tilknyttede finansposter. Generelt kan siges, at de allerfleste felter i både øverste og nederste sektion i dette skærmbillede er udfyldt på forhånd, idet felternes indhold er overført fra indgangsbogen og normalt ikke bør ændres, man kan dog vælge at ændre artskontoen såfremt dette er skrevet forkert i indgangsbogen. Felter der er overført fra indgangsbogen er kun kort beskrevet efterfølgende. For uddybende beskrivelse henvises til foregående afsnit om indgangsbogen. Felter der ikke er overført fra indgangsbogen, og som derfor skal ofres særlig opmærksomhed, er skrevet med fremhævet skrift i det efterfølgende Felterne i kreditordelen (øverste del af skærmen) har følgende betydning: Dato Bilag O Af Debet Kredit Posteringsdato, overført fra indgangsbog. Hvis fakturaen skal bogføres i gammel måned eller i ultimo rettes det her. Fakturaens interne nummer, overført fra indgangsbog, som fakturaen skal bogføres på, overført fra indgangsbog. Markerer om posten er godkendt. For at bilaget kan bogføres her i godkendelseskladden skal O være markeret. Godkendelsen skal (og kan) kun udføres af en anden bruger end den bruger der har bogført bilaget i indgangsbogen. Viser hvilken bruger der har godkendt bilaget. Feltet udfyldes automatisk når godkendende bruger markerer i feltet O (jfr. ovenfor). beløb i debet (svarende til en kreditnota), anvendes ikke ved faktura beløb i kredit (svarende til en faktura), overført fra indgangsbog. Sidst revideret Side 10

11 Ansvar Aktivitet Formål Hovedkonto Sted I1 Den medarbejder, der har budgetansvaret for fakturaen, og derfor skal godkende den, overført fra indgangsbogen. Nummeret på den aktivitet, som fakturaen tilhører, overført fra indgangsbog. Nummeret på det formål, som fakturaen tilhører, overført fra indgangsbog. Nummeret på den hovedkonto, som fakturaen tilhører, overført fra indgangsbog. Nummeret på det sted, som fakturaen tilhører, overført fra indgangsbog Evt. underopdeling til konteringen aktivitet, formål og hovedkonto, overført fra indgangsbog. I2 Evt. underopdeling til konteringen aktivitet, formål, hovedkonto og I1, overført fra indgangsbog. Forfald Betalmåde Bankkonto Status Den dato hvor fakturaen skal betales, overført fra indgangsbog. Betalingsmåde for fakturaen, overført fra indgangsbog. Kontonummer for betalingsmåden, overført fra indgangsbog. Her kan aktiveres en status, der angiver hvor en given faktura befinder sig i godkendelsesproceduren. Bevæger en faktura sig fra en status til en anden er det vigtigt at man holder status ajour i dette skærmbillede, idet man ellers mister overblikket over, hvad der sker med bilagene. Nedenstående er vist et eksempel på en række statusser: Tekst Her vises den tekst, der er knyttet til en given status. Feltet udfyldes automatisk ud fra den valgte status. 3. Som det ses af ovenstående er der i dette eksempel 4 linjer i finansdelen (i den nederste del af skærmen). De 3 øverste linjer (ofte markeret med gul) dannes altid automatisk, idet de udgør tilbageførslen af den midlertidige bogføring, der blev foretaget i finans via indgangsbogen. Felterne i disse 3 linjer er faste og kan ikke ændres på noget punkt. Den 4. linje er i ovenstående eksempel dannet på baggrund af indtastningen i felterne Forv. Konto og Forv. Spec i indgangsbogen. Er der ikke Indtastet via indgangsbogen står der intet i felterne Forv.konto og Forv. Spec på den 4. linje skal i så fald oprettes her i godkendelseskladden. Såfremt den 4. linje, som her i eksemplet, allerede er dannet, er der mulighed for at ændre den nu eller evt. helt slette den og så oprette på ny. Sidst revideret Side 11

12 Hvis der er behov for at dele en faktura på flere artskonti eller spec`r, så gøres det ved at dele oplysninger på 4. linie på fx linie 4,5,6 og 7. Den efterfølgende gennemgang af felter er altså primært rettet mod den 4. linje Felterne i finansdelen (nederste del af skærmen) har følgende betydning: Dato Bilag T(ype) A(aktivitet) F(ormål) Posteringsdato, oprettes automatisk med samme dato som øvrige posteringer på bilaget. Posteringens bilag, oprettes automatisk med samme bilagsnr. som øvrige posteringer på bilaget. Posteringens type, oprettes automatisk med samme type som øvrige posteringer på bilaget (typen altid finans ). Posteringens aktivitet, oprettes automatisk med samme aktivitet som øvrige posteringer på bilaget. Posteringens formål, oprettes automatisk med samme formål som øvrige posteringer på bilaget. H(ovedkonto) Posteringens hovedkonto, oprettes automatisk med samme hovedkonto som øvrige posteringer på bilaget. Konto Sted Spec I1 I2 Anlæg Debet Kredit Modtekst Versurnr. Posteringens konto. Her indtastes det artskontonummer, som fakturaen ønskes bogført på. Posteringens sted, oprettes automatisk med samme sted som øvrige posteringer på bilaget. Posteringens spec. Her indtastes fakturaens spec. såfremt dette er relevant. Her indtastes evt. underopdeling til konteringen aktivitet, formål og hovedkonto. Her indtastes evt. underopdeling til konteringen aktivitet, formål og hovedkonto. Her indtastes evt. anlægsnummer. Bruges kun ved byggeri. Her indtastes debetbeløbet. Ved en faktura skal beløbet på 4. linje være i debet. Udfyldes normalt ikke ved faktura. Her indtastes den tekst, der ønskes knyttet til posteringen i finansen. Bruges ved Kontoudtog m.m. Er der ikke særlige ønsker om tekst, kan teksten fra de 3 øverste linjer benyttes. Såfremt posteringen bogføres på en konto med mange posteringer, og der er behov for efterfølgende at kunne identificere posteringen nøjagtigt, kan her tastes et versurnr. Som versurnr. anvendes altid CPR-nummer. Efter nu at have gennemgået felterne til opfølgning/registrering af faktura i skærmbilledet for fakturagodkendelse, vil knapperne til højre i skærmbilledet efterfølgende blive gennemgået. Kun de knapper, der vedrører bogføring gennemgås efterfølgende. Vedr. øvrige knapper henvises til afsnittet Støttefunktioner vedr. godkendelseskladde. Sidst revideret Side 12

13 4. Check Ved aktivering af knappen Check fremkommer følgende skærmbillede 5. Den øverste boks viser resultatet af gennemløbet af de enkelte fakturaer i kladden. Den nederste boks viser resultatet af check, som altså i dette tilfælde er, at indholdet i kladden er OK. Ovenstående vises et eksempel på et check, hvor der konstateres en fejl i dette tilfælde er der ubalance i bogføringen. Der kan komme forskellige fejlmeldinger, svarende til den fejl eller mangel, der er konstateret ved en eller flere poster i kladden. I alle tilfælde kommer en fejlmelding af ovenstående type, hvor det tydeligt vises hvori fejlen eller manglen består. 6. Næste fejl Knappen næste fejl er en hjælpefunktion der kan anvendes i de tilfælde hvor der er mange linjer i kladden og hvor der konstateres en eller flere fejl i kladden (med funktionen check ), men det ikke er umiddelbart klart hvilken eller hvilke linjer der er fejlbehæftet. I dette tilfælde kan man anvende næste fejl. Ved første aktivering af funktionen vil markøren stille sig på første linje med fejl. Ved anden aktivering af funktionen stiller markøren sig på anden linje med fejl, ved tredje aktivering på tredje linje o.s.v. Når der ikke er flere fejl i kladden kommer følgende skærmbillede: 7. Bogfør Bogfør udfører selve bogføringen af kladden, d.v.s. bogfører de indtastede bilag i finansmodulet og på kreditorernes konti. Ved aktivering af knappen bogfør vil systemet først udskrive rapport over fakturaer i kladden. Først fremkommer følgende skærmbillede: Sidst revideret Side 13

14 8. Ønsker man ikke alle poster i kladden udskrevet, kan indsættes begrænsninger i de viste felter ansvar, godkendt og faktura. Ønskes alle poster i kladden udskrevet indsættes ingen værdier i nævnte felter. Skærmbilledet afsluttes med OK, og herefter fremkommer følgende skærmbillede: 9. Spørgsmålet medtag godkendelseskontering henviser til, om finanskonteringen i nederste del af godkendelseskladden ønskes udskrevet. Spørgsmålet er automatisk markeret til, at konteringen ønskes udskrevet som vist i ovenstående eksempel. Ønskes konteringen undtagelsesvis ikke medtaget, kan markeringen fjernes. Skærmbilledet afsluttes med OK og herefter fremkommer valgbillede for om rapporten ønskes udskrevet til skærm eller printer. Rapporten bør vælges udskrevet til printer, således at der er sikkerhed for at der er en udskrift, der svarer til det der bliver bogført. Nedenstående vises et eksempel på udskriften: 10. Når udskriften er afsluttet foretages selve bogføringen. Når bogføringen er slut bliver de bogførte fakturaer slettet fra kladden. Kun godkendte (markering ved O) fakturaer kan bogføres. Der kan stadigvæk ligge ej godkendte fakturaer tilbage i kladden. Systemet sikrer automatisk, at kun godkendte bilag bogføres. Såfremt bogføringen støder på problemer/fejl, som ikke er blevet rettet tidligere, sker ingen bogføring, og man får i stedet en fejlmelding, der viser hvori problemet består (f.eks. ubalance). Fejlen må så rettes og bogføringen startes på ny. Sidst revideret Side 14

15 Lokalmenu/hjælpefunktioner godkendelseskladde. Støttefunktioner er funktioner knyttet til knapperne i højre side af skærmbiledet for godkendelseskladde, og omfatter funktioner, der ikke er direkte tilknyttet selve bogføringen af den modtagne faktura. Udskriv Udskriv giver mulighed for udskrivning af rapport visende de poster der er indtastet i kladden. Ved aktivering af knappen fremkommer følgende skærmbillede: Ønsker man ikke alle poster i kladden udskrevet, kan indsættes begrænsninger i de viste felter ansvar, godkendt og kreditnota. Ønskes alle poster i kladden udskrevet indsættes ingen værdier i nævnte felter. Skærmbilledet afsluttes med OK, og herefter fremkommer følgende skærmbillede: Spørgsmålet medtag godkendelseskontering henviser til, om finanskonteringen i nederste del af godkendelseskladden ønskes udskrevet. Spørgsmålet er automatisk markeret til at konteringen ønskes udskrevet som vist i ovenstående eksempel. Ønskes konteringen undtagelsesvis ikke medtaget, kan markeringen fjernes. Skærmbilledet afsluttes med OK og herefter fremkommer selve rapporten, her valgt udskrevet til skærm og incl. finanskonteringen: Skift kladde Annuller+bogfør Anvendes normalt ikke. Denne funktion bruges til at tilbagefører en faktura fra godkendelseskladden. Det skal gøres i de tilfælde hvor en faktura Sidst revideret Side 15

16 Dato/bilag er bogført i indgangsbogen ved en fejl eller med et forkert beløb. Det kan også blive nødvendigt hvis en faktura alligevel ikke skal betales. Funktionen Annuller+bogfør tilbagefører alle de posteringer som er foretaget ved bogføringen i indgangsbogen dvs. både bogføringen i finans og bogføringen på kreditor. Samtidigt fjernes alle posteringer fra godkendelseskladden. Ved aktivering af funktionen kommer de samme skærmbilleder som ved bogføring. Denne funktion gør det muligt at ændre dato og/eller bilagsnummer overført fra indgangsbogen. Ved aktivering af knappen fremkommer følgende skærmbillede: Spørgsmålet Kun ændring af betalingspostering refererer til om kreditorposterne ønskes ændret, eller både kreditorposter og finansposter ønskes ændret. Ved markering af spørgsmålet som vist ovenfor, ændres kun kreditorposterne(=betalingsposteringer). Såfremt feltet Bilag ikke udfyldes og efterlades med 0 som vist ovenfor ændres bilagsnummer ikke. Vær opmærksom på at datoen kun kan sættes frem i forhold til den aktuelle dato. Skærmbilledet afsluttes med OK, og herefter udføres den ønskede ændring. Finansposter Genveje Viser hvilke finansposter der er tilknyttet fakturaen, d.v.s. de finansposter der er dannet ved bogføringen i indgangsbogen. Vær opmærksom på, at funktionen ikke virker hvis man har benyttet knappen Dato/bilag til at ændre dato og/eller bilag. Ved valg af knappen Genveje vises genveje eller tastekombinationer, der kan være nyttige i dette skærmbillede Registrering af kreditnota i indgangsbog Det efterfølgende afsnit omhandler håndtering af kreditnota fra kreditor. Se nærmere i regnskabshånbogen hvordan man skal behandle en kreditnota. Hvis kreditnotaen skal i kreditorsystem har håndteringen følgende trin: 1: Kreditnota modtages fra kreditor. 2: Kreditnota registreres i indgangsbog. 3: Kreditnota bogføres i indgangsbog og overføres automatisk til godkendelseskladde. 4: Kreditnota sendes til attestation hos ansvarlig medarbejder. 5: Kreditnota modtages attesteret retur fra ansvarlig medarbejder. 6: Kreditnota godkendes og slutbehandles (finanskontering m.v.) i godkendelseskladde. 7: Kreditnota bogføres i godkendelseskladde. Sidst revideret Side 16

17 Punkter 6 og 7 skal (og kan kun) udføres af en anden medarbejder end den, der har udført punkterne 2 og Den pågældende kreditor skal være oprettet i kreditorkartoteket. Kreditnota indgangsbogføres ved at gå ind i menupunktet kreditor/dagligt/indgangsbog. Følgende skærmbillede fremkommer: Skærmbilledet viser en oversigt over kladder du har adgang til. De enkelte felter har følgende betydning 2. Vælg kreditorkladden og herefter fremkommer skærmbillede til indgangsregistrering af kreditnota: Felterne har følgende betydning: Bilag Faktura Kundenr Beløb Det interne bilagsnummer, som kreditnotaen tildeles. Systemet foreslår automatisk et nummer. Her vælges nummeret på den kreditor, som kreditnotaen skal bogføres på. Her indtastes det kreditnotanummer, som kreditor har tildelt kreditnotaen. Enhedens kundenummer hos. Her indtastes kreditnotaens totalbeløb. Kreditnotabeløb indtastes med foranstillet (minus). Det indtastede beløb vises herefter uden fortegn i skærmbilledet, jfr. eksemplet ovenfor. Ved indtastning af negativ beløb kommer neden stående billede som lukkes ved at taste Enter eller klikke på Sidst revideret Side 17

18 Forfald Dato Aktivitet Formål Hovedkonto Sted I1 I2 Ansvar Modkonto Modtekst Betal-ID Forv. konto Forv. Spec Betalmåde Konto Bank adv.tekst Ved kreditnota vil forfaldsdatoen altid være automatisk dags dato. Her indtastes posteringsdato. Systemet foreslår automatisk dags dato, og medmindre der skal ske en periodisering, godkendes den foreslåede dato. Her indtastes nummer på den aktivitet, som kreditnotaen tilhører. Her indtastes nummer på det formål, som kreditnotaen tilhører. Her indtastes nummer på den hovedkonto, som kreditnotaen tilhører Her indtastes nummer på det sted, som kreditnotaen tilhører Her indtastes evt. underopdeling til konteringen aktivitet, formål og hovedkonto. Her indtastes evt. underopdeling til konteringen aktivitet, formål, hovedkonto og i1. Her tastes navnet på den medarbejder, der har budgetansvaret for kreditnotaen, og derfor skal godkende den. Her vises den modkonto, der anvendes ved bogføring af kreditnotaen. Modkonto vises blot som information, og kan ikke ændres. Her indtastes den tekst der skal stå i finansen. Udfyldes ikke, da FI-kort ikke kan modregnes i kreditorbetalingen. Er den finanskonto, kreditnotaen skal bogføres på ved godkendelse (se senere under afsnittet godkendelseskladde) kendt allerede nu, kan nummeret tastes her. Kontoen følger så automatisk med over i godkendelseskladden. Er den spec, kreditnotaen skal bogføres på ved godkendelse (se senere under afsnittet godkendelseskladde) kendt allerede nu, kan nummeret tastes her. Spec. følger så automatisk med over i godkendelseskladden. Her skal stå. Betalingsmåden vises blot som information og kan ikke ændres. Her vises hvilket kontonummer der er knytte til den viste betalingsmåde. Kontonummeret vises blot som information og kan ikke ændres. Her dannes automatisk en tekst, der består af følgende: Sidst revideret Side 18

19 Den afdelingsgruppe brugeren tilhører Det indtastede kreditnotanummer Det indtastede kundenummer 3. Efter nu at have gennemgået felterne til registrering af kreditnota i skærmbilledet for indgangsbog, vil knapperne til højre i skærmbilledet efterfølgende blive gennemgået. Kun knapper, der vedrører selve bogføringen i indgangsbogen gennemgås efterfølgende. Vedr. øvrige knapper henvises til afsnittet Støttefunktioner vedr. indgangsbog. Check Ved aktivering af knappen Check fremkommer følgende skærmbillede 4. Den øverste boks viser gennemløbet af de enkelte kreditnotaer, der er indtastet i kladden. Den nederste boks viser resultatet af check, som altså i dette tilfælde er, at indholdet i kladden er OK. Ovenstående vises et eksempel på et check, hvor der konstateres en fejl i dette tilfælde er der ikke angivet nogen ansvarlig i feltet ansvar. Der kan komme forskellige fejlmeldinger, svarende til den fejl eller mangel der er konstateret ved en eller flere poster i kladden. I alle tilfælde kommer en fejlmelding af ovenstående type, hvor det tydeligt indikeres hvori fejlen eller manglen består. 5. Næste fejl Knappen næste fejl er en hjælpefunktion der kan anvendes i de tilfælde hvor der er mange linjer i kladden og hvor der konstateres en eller flere fejl i kladden (med funktionen check ), men det ikke er umiddelbart klart hvilken eller hvilke linjer, der er fejlbehæftet. I dette tilfælde kan man anvende næste fejl. Ved første aktivering af funktionen vil markøren stille sig på første linje med fejl. Ved anden aktivering af funktionen stiller markøren sig på anden linje med fejl, ved tredje aktivering på tredje linje o.s.v. Når der ikke er flere fejl i kladden kommer følgende skærmbillede: 6. Bogfør Bogfør udfører selve bogføringen af kladden, d.v.s. bogfører de indtastede bilag i finansmodulet, på kreditorernes konti samt overfører kreditnotaerne til godkendelseskladden, jfr. efterfølgende afsnit. Ved aktivering af knappen bogfør fremkommer først skærmbillede til valg af udskrift til skærm eller Sidst revideret Side 19

20 printer, idet systemet giver mulighed for udskrivning af liste, der viser de kreditnotaer der i kladden. Her bør vælges udskrift til printer. Nedenstående vises et eksempel på udskriften: 7. Efter udskriften fremkommer følgende skærmbillede: Ønsker man at gennemføre bogføringen, skal markeringen i feltet Vil du bogføre være som vist ovenfor (og sådan vil feltet automatisk være udfyldt). Feltet godkendelseskladde efterlades normalt blankt, som vist ovenfor. Dette medfører at posterne i indgangskladden overføres til en godkendelseskladde med same navn som indgangskladden. Skærmbilledet afsluttes med OK. Herefter bogføres kreditnotaerne og slettes samtidig fra kladden. Herefter er kreditnotaerne kun tilgængelige i godkendelseskladden. Såfremt bogføringen støder på problemer/fejl, som ikke er blevet rettet tidligere, sker ingen bogføring, og man får i stedet en fejlmelding, der viser hvori problemet består. Fejlen må så rettes og bogføringen startes igen Kreditnota i godkendelseskladde Den bruger som behandler kreditnotaerne i godkendelseskladden må og kan ikke være den samme som bogførte kreditnotaerne i indgangsbogen. 1. Efter bogføring i indgangsbog overføres kreditnotaerne til godkendelseskladden, hvor slutbehandlingen af kreditnotaerne sker. Kreditnota godkendelsesbogføres ved at gå ind i menupunktet kreditor/dagligt/godkendelse. Følgende skærmbillede fremkommer: Skærmbilledet viser en oversigt over kladder du har adgang til. De enkelte felter har følgende betydning Sidst revideret Side 20

21 2. Vælg den kladde du ønsker at anvende (normalt det samme kladdenavn som blev anvendte ved indgangsbogføringen), og herefter fremkommer følgende skærmbillede: Skærmen er opdelt i 2 sektioner. Øverste sektion viser kreditordelen, mens nederste del viser de tilknyttede finansposter. Generelt kan siges at de allerfleste felter i dette skærmbillede er udfyldt på forhånd, idet felternes indhold er overført fra indgangsbogen og normalt ikke bør ændres, man kan dog ændre artskontoen såfremt denne er skrevet forkert i indgangsbogen. Felter, der er overført fra indgangsbogen, er kun kort beskrevet efterfølgende.for uddybende beskrivelse henvises til foregående afsnit om indgangsbogen. Felter der ikke er overført fra indgangsbogen, og som derfor skal ofres særlig opmærksomhed, er skrevet med fremhævet skrift i det efterfølgende Felterne i kreditordelen (øverste del af skærmen) har følgende betydning: Dato Bilag Posteringsdato, overført fra indgangsbog. Kreditnotaens interne nummer, overført fra indgangsbog, som kreditnotaen skal bogføres på, overført fra indgangsbog. Markerer om posten er godkendt. For at bilaget kan bogføres her I godkendelseskladden skal bilaget være godkendt (markering ved O). Godkendelsen skal (og kan) kun udføres af en anden bruger end den bruger der har bogført bilaget i indgangsbogen. Når det godkendes kommer nedenstående skærmbillede som lukkes ved at taste Enter eller klikke på Af Debet Kredit Ansvar Viser hvilken bruger der har godkendt bilaget. I ovenstående eksempel er bilaget godkendt af supervisor. Feltet udfyldes automatisk når godkendende bruger markerer i feltet O (jfr. ovenfor). beløb i debet (svarende til en kreditnota), overført fra indgangsbog. Anvendes ikke ved kreditnota. Den medarbejder, der har budgetansvaret for fakturaen, og derfor skal godkende den, overført fra indgangsbogen. Sidst revideret Side 21

22 Aktivitet Formål Hovedkonto Sted I1 Nummeret på den aktivitet, som kreditnotaen tilhører, overført fra indgangsbog. Nummeret på det formål, som kreditnotaen tilhører, overført fra indgangsbog. Nummeret på den hovedkonto, som kreditnotaen tilhører, overført fra indgangsbog. Nummeret på det sted, som kreditnotaen tilhører, overført fra indgangsbog Evt. underopdeling til konteringen aktivitet, formål og hovedkonto, overført fra indgangsbog. I2 Evt. underopdeling til konteringen aktivitet, formål, hovedkonto og I1, overført fra indgangsbog. Forfald Betalmåde Bankkonto Status Dags dato, overført fra indgangsbog. Betalingsmåde for kreditnotaen, overført fra indgangsbog. Kontonummer for betalingsmåden, overført fra indgangsbog. Her kan aktiveres en status, der angiver hvor et givet bilag befinder sig i godkendelsesproceduren. Bevæger et bilag sig fra en status til en anden er det vigtigt at man holder status ajour i dette skærmbillede, idet man ellers mister overblikket over hvor hvad der sker med bilagene. Nedenstående er vist et eksempel på en række statusser: Tekst Her vises den tekst, der er knyttet til en given status. Feltet udfyldes automatisk ud fra den valgte status. 3. Som det ses ovenstående, er der i dette eksempel 4 linjer i finansdelen (den nederste del af skærmen). De 3 øverste linjer (ofte markeret med gul) dannes altid automatisk, idet de udgør tilbageførslen af den midlertidige bogføring, der blev foretaget i finans via indgangsbogen. Felterne i disse 3 linjer er faste og kan ikke ændres på noget punkt. Den 4. linje er i ovenstående eksempel dannet på baggrund af indtastningen i felterne Forv. Konto og Forv. Spec i indgangsbogen. Indtastes der intet i felterne Forv.konto og Forv. Spec dannes den 4. linje ikke og skal i så fald oprettes her i godkendelseskladden. Såfremt den 4. linje som her i eksemplet allerede er dannet, er der mulighed for at ændre den nu eller evt. helt slette den og så oprette på ny. Den efterfølgende gennemgang af felter er altså primært rettet mod den 4. linje. Felterne i finansdelen (nederste del af skærmen) har følgende betydning: Dato Posteringsdato, oprettes automatisk med samme dato som øvrige posteringer på bilaget. Sidst revideret Side 22

23 Bilag T(ype) A(aktivitet) F(ormål) Posteringens bilag, oprettes automatisk med samme bilagsnr. som øvrige posteringer på bilaget. Posteringens type, oprettes automatisk med samme type som øvrige posteringer på bilaget (typen altid finans ). Posteringens aktivitet, oprettes automatisk med samme aktivitet som øvrige posteringer på bilaget. Posteringens formål, oprettes automatisk med samme formål som øvrige posteringer på bilaget. H(ovedkonto) Posteringens hovedkonto, oprettes automatisk med samme hovedkonto som øvrige posteringer på bilaget. Konto Sted Spec I1 I2 Anlæg Debet Kredit Modtekst Versurnr. Posteringens konto. Her indtastes det artskontonummer, som kreditnotaen ønskes bogført på. Posteringens sted, oprettes automatisk med samme sted som øvrige posteringer på bilaget. Posteringens spec. Her indtastes kreditnotaens spec. såfremt dette er relevant. Her indtastes evt. underopdeling til konteringen aktivitet, formål og hovedkonto. Her indtastes evt. underopdeling til konteringen aktivitet, formål og hovedkonto. Her indtastes evt. anlægsnummer. Bruges kun ved byggeri. Udfyldes normalt ikke ved kreditnota. Her indtastes kreditbeløbet. Ved en kreditnota skal beløbet på 4. linje være i kredit. Her indtastes den tekst, der ønskes knyttet til posteringen i finansen. Er der ikke særlige ønsker om tekst, kan teksten fra de 3 øverste linjer benyttes. Såfremt posteringen bogføres på en konto med mange posteringer, og der er behov for efterfølgende at kunne identificere posteringen nøjagtigt, kan her tastes et versurnr. Som versurnr. anvendes altid CPR-nummer. Efter nu at have gennemgået felterne til opfølgning/registrering af kreditnota i skærmbilledet for kreditnotagodkendelse, vil knapperne til højre i skærmbilledet efterfølgende blive gennemgået. Kun knapper, der vedrører selve bogføringen gennemgås efterfølgende. Vedr. øvrige knapper henvises til afsnittet Støttefunktioner vedr. godkendelseskladde. 4. Check Ved aktivering af knappen Check fremkommer følgende skærmbillede Sidst revideret Side 23

24 Den øverste boks viser resultatet af gennemløbet af de enkelte kreditnotaer i kladden. Den nederste boks viser resultatet af check, som altså i dette tilfælde er, at indholdet i kladden er OK. 5. Check med fejl: Ovenstående vises et eksempel på et check, hvor der konstateres en fejl i dette tilfælde er der ubalance i bogføringen. Der kan komme forskellige fejlmeldinger, svarende til den fejl eller mangel, der er konstateret ved en eller flere poster i kladden. I alle tilfælde kommer en fejlmelding af ovenstående type, hvor det tydeligt vises hvori fejlen eller manglen består. 6. Næste fejl Knappen næste fejl er en hjælpefunktion der kan anvendes i de tilfælde hvor der er mange linjer i kladden og hvor der konstateres en eller flere fejl i kladden (med funktionen check ), men det ikke er umiddelbart klart hvilken eller hvilke linjer der er fejlbehæftet. I dette tilfælde kan man anvende næste fejl. Ved første aktivering af funktionen vil markøren stille sig på første linje med. Ved anden aktivering af funktionen stiller markøren sig på anden linje med fejl, ved tredje aktivering på tredje linje o.s.v. Når der ikke er flere fejl i kladden kommer følgende skærmbillede: 7. Bogfør Bogfør udfører selve bogføringen af kladden, d.v.s. bogfører de indtastede kreditnotaer i finansmodulet som anført i nederste del af godkendelseskladden og på kreditorernes konti som anført i øverste del af skærmbilledet. Ved aktivering af knappen bogfør vil systemet først udskrive en rapport med indholdet af de kreditnotaer der skal bogføres. Først fremkommer følgende skærmbillede: Sidst revideret Side 24

25 8. Ønsker man ikke alle poster i kladden udskrevet, kan indsættes begrænsninger i de viste felter ansvar, godkendt og kreditnota. Ønskes alle poster i kladden udskrevet indsættes ingen værdier i nævnte felter. Skærmbilledet afsluttes med OK, og herefter fremkommer følgende skærmbillede: 9. Spørgsmålet Medtag godkendelseskontering henviser til, om finanskonteringen i nederste del af godkendelseskladden ønskes udskrevet. Spørgsmålet er automatisk markeret til at konteringen ønskes udskrevet som vist i ovenstående eksempel. Ønskes konteringen undtagelsesvis ikke medtaget, kan markeringen fjernes. Skærmbilledet afsluttes med OK og herefter fremkommer selve rapporten. Rapporten bør vælges udskrevet til printer. Efterfølgende vises et eksempel på udskriften incl. godkendelseskontering: 10. Når udskriften er afsluttet foretages selve bogføringen. Kun godkendte kreditnotaer kan bogføres. Godkendte kreditnotaer kan bogføres selvom der samtidig er ikke godkendte kreditnotaer i kladden. Systemet sikrer automatisk, at kun godkendte bilag bogføres. Såfremt bogføringen støder på problemer/fejl, som ikke er blevet rettet tidligere, sker ingen bogføring, og man får i stedet en fejlmelding, der viser hvori problemet består (f.eks. ubalance). Fejlen må så rettes og bogføringen startes igen. Efter bogføring forsvinder kreditnotaerne ud af kladden og bogføringsproceduren er slut. Sidst revideret Side 25

26 1.3 Kartotek kartotek vælges ved at gå ind i menupunktet kreditor/kartotek/kreditorer. Følgende skærmbillede fremkommer: Skærmbilledet viser stamdata, bogførte posteringer og saldi for de kreditorer, der er oprettet og dermed er til rådighed i systemet. Der kan ikke rettes i de viste data, ligesom der heller ikke kan oprettes nye poster i dette skærmbillede (dette varetages af DcR). De enkelte felter har følgende betydning: Efterfølgende vil knapperne til højre i skærmbilledet blive gennemgået: Posteringer Viser hvilke posteringer, der er bogført på kreditor. Der vises kun posteringer, der bogført af enheden selv. Evt., posteringer bogført af andre afdelinger er ikke synlige. Ved aktivering af knappen fremkommer følgende skærmbillede: I dette skærmbillede er der yderligere nogle muligheder: Sidst revideret Side 26

27 Alle/åbne Finansposter Historik Kasserabat Giver mulighed for at skifte mellem at skærmbilledet viser alle posteringer og kun åbne posteringer. Hver gang knappen aktiveres skifter visningen fra alle til åben eller modsat. Viser hvilke finansposter, der tilknyttet en given postering. Systemet viser finansposterne for den postering markøren står på. For poster, der er udlignet, vises i dette skærmbillede hvorledes udligningen er sket, altså hvilke poster der er udlignet mod hvilke. Anvendes ikke Vi vender tilbage til kreditorkartoteket med tilhørende knapper: Samhandelsaftaler Opsætning Forespørgsel Dokumenter Fi-Konti: Genveje Anvendes ikke Anvendes ikke Ved aktivering af knappen fremkommer menu med følgende punkter: Profil: Mulighed for forskellige grafiske præsentationer af indkøb saldostørrelse m.v. for kreditor. Saldo: Viser saldo, forfalden saldo, saldoens alder m.v. Lagerposteringer: Anvendes ikke. Afgifter: Anvendes ikke. Restindkøb: Anvendes ikke. Følgesedler: Anvendes ikke. Faktura: Viser hvilke fakturaer/kreditnotaer, enheden har bogført på kreditor. Knapperne i dette skærmbillede anvendes ikke. Statistik: Anvendes ikke. Anvendes ikke. Her vises alle kreditorens FI-konti hvis en kreditor anvender flere forskellige FI-konti Ved valg af knappen Genveje vises genveje eller tastekombinationer, der kan være nyttige i dette skærmbillede. Sidst revideret Side 27

28 1.4 Udskrifter Udskriftdelen tilbyder en lang række udskrifter til støtte for kreditor og indkøbsfunktionen. Udskrifter findes ved at gå ind i menupunktet kreditor/udskrifter. Følgende skærmbillede fremkommer: De enkelte udskrifter er således grupperet under overskrifterne Stamdata, Posteringer, Saldolister, Formularer, Statistik, Finansafstemning og Forespørgsler. Udfoldes udskriftsmenuen, således at alle udskrifter kan ses, fremkommer følgende skærmbillede: Næsten alle udskrifter indeholder en valgboks, hvor der ud fra forskellige muligheder kan udskrives enten alle poster tilhørende udskriften (ingen valg gøres i valgboksen) eller en del af posterne kan udskrives (der gøres valg i valgboksen). Indholdet i valgboksen for de enkelte udskrifter gennemgås ikke nærmere i det følgende. Sidst revideret Side 28

29 Ligeledes indeholdes alle udskrifter mulighed for at vælge mellem print på skærm eller på papir (printer). I det følgende gennemgås kort de enkelte udskrifter: er Udskrift af udvalgte stamdata fra kreditorkartoteket. Der udskrives 1 kreditor pr. side. Efterfølgende vises et eksempel: Telefonliste Udskrift af enkelte stamdata fra kreditorkartoteket. Der udskrives 1 kreditor pr. linje. Efterfølgende vises et eksempel: Sidst revideret Side 29

30 1.4.3 Labels Udskrift af kreditors navne- og adresseoplysninger i labelsform. Udskriften anvendes oftest hvor man har brug for selvklæbende labels for at sende brev el.lign. til alle eller mange kreditorer. Udskriften kan formateres på forskellig vis, alt afhængig af hvordan de labelsark, der skal udskrives på, rent faktisk ser ud. Efterfølgende vises et eksempel med 2 labels på tværs: konti Viser en oversigt over de Bank konti, Giro konti samt FI-kreditor numre som er oprettet på kreditorerne. Se nedenstående eksempel på kreditor nr Posteringsliste Viser en oversigt over de posteringer, der er bogført på kreditorer. Efterfølgende vises et eksempel: Sidst revideret Side 30

31 1.4.6 Internt kontoudtog Viser en oversigt over de posteringer, der er bogført på kreditorer. Udskriften indeholder flere oplysninger end posteringsliste, bl.a. saldo, forfaldsdato og restbeløb. Efterfølgende vises et eksempel: Åbne posteringer Udskriften indeholder oversigt over de fakturaer, der ikke er udlignet, (d.v.s. fakturaer der ikke er helt udlignet med en betaling og/eller en kreditnota). Efterfølgende vises et eksempel: Sidst revideret Side 31

32 1.4.8 Attestationsliste Udskriften viser de fakturaer/kreditnotaer, der på et givet tidspunkt ligger i godkendelseskladder, og som derfor antagelig afventer attestation fra ansvarlig medarbejder. Udskriften kan derfor anvendes til at skabe oversigt over hvilke medarbejdere, der skal rykkes for de manglende attestationer. Efterfølgende vises et eksempel: Saldoliste Udskriften viser en oversigt over kreditorsaldi pr. en given dato. Rapporten opdeler saldiene i Saldo (=kreditsaldo), Debetsaldo (enheden har penge til gode hos kreditor), og Over (=saldi der overskrider et evt. Kreditmaks hos kreditor). Sidst revideret Side 32

33 Forfaldsfordelt Rapporten viser, hvordan kreditorers saldi forfalder pr. en ønsket dato, vist fra et ønsket starttidspunkt (nulpunkt). Som kriterium angives, om det er forfalds- eller posteringsdato, der skal benyttes. Desuden kan man angive nulpunkt og et ønsket interval i dage eller måneder. Angives f.eks. 14 dage, vises det, hvor stor en del af debitorernes saldi, der forfalder til betaling i det angivne interval. Efterfølgende vises et eksempel hvor der er valgt 14 dages interval: Kontoudtog Udskriften viser for et valgt datointerval en oversigt over de posteringer, der er bogført på kreditors konto. Udskriften er udformet på en sådan måde, at den evt. kan sendes til kreditor (f.eks. ved uoverensstemmelser mellem enhedens og kreditors saldo). Efterfølgende vises et eksempel: Sidst revideret Side 33

34 Statistik Anvendes ikke Finansafstemning Ved hjælp af dette menupunkt foretages afstemning mellem kreditorer og samlekonti i finansbogholderiet. Den periode, hvor afstemning skal foregå over, fastlægges, og det bestemmes, hvorvidt afstemningen skal ske på baggrund af saldo eller bevægelse. Hvis man vælger 'Bevægelse', kan man få udskrevet specifikation, der viser årsagen til en evt. difference med dato, kontonummer og -navn, saldo for finans og kreditorer samt eventuel difference. Efterfølgende vises et eksempel dannet med metoden Bevægelse : Sidst revideret Side 34

35 Forespørgsel faktura Skærmbilledet viser en oversigt over alle bogførte kreditorfakturaer/kreditnotaer. Oversigten viser nøgledata for hver enkelt faktura, således som efterfølgende eksempel viser: Knappen Totaler i højre skærmside viser ved aktivering for den faktura/kreditnota markøren står på, følgende oversigtsbillede for fakturaen/kreditnotaen: Knappen Genveje i højre skærmside viser genveje eller tastekombinationer, der kan være nyttige i dette skærmbillede Forespørgsel posteringer Skærmbilledet viser en oversigt over alle bogførte posteringer (d.v.s. fakturaer, kreditnotaer, betalinger, omposteringer m.v.). Oversigten viser nøgledata for hver enkelt postering, således som efterfølgende eksempel viser: Sidst revideret Side 35