Standardvilkår for projekter omfattet af Forsøgsordning med energieffektive transportløsninger

Transkript

1 Standardvilkår for projekter omfattet af Forsøgsordning med energieffektive transportløsninger 1. Generelle forudsætninger Det forudsættes, at Tilskudsmodtager har foretaget omhyggelige undersøgelser og beregninger af alle relevante forhold, der efter en fagkyndig vurdering kan forudses at have eller kunne få betydning for projektets gennemførelse herunder projektomkostningerne Endvidere forudsættes det, at ansøgningens beskrivelse af projektet, herunder budgettet, omfatter samtlige ydelser og udgifter, der kan forudses at ville medgå til gennemførelse af projektet efter en fagkyndig vurdering på grundlag af omhyggelige undersøgelser og beregninger Endelig forudsættes det, at udgifterne for de enkelte ydelser er medtaget i budgettet til beløb, der ikke overstiger priser, der er konkurrencedygtige og kan opnås ved indkøb på normale forretningsmæssige vilkår på tidspunktet for indgivelse af ansøgningen. 2. Tilsagnsbrev og accept Tilskud til et projekt meddeles med et tilsagnsbrev, som sendes til Tilskudsmodtageren Til tilsagnet er knyttet en række standardvilkår, som fremgår i det følgende. Herudover kan Center for Grøn Transport knytte vilkår, som er specifikke for det enkelte tilsagn Alle ansøgere, der får tilsagn om tilskud fra Forsøgsordning med energieffektive transportløsninger, skal skriftligt meddele Center for Grøn Transport sin accept af de for tilsagnet fastsatte vilkår og nærværende standardvilkår. Accept af tilsagnet bekræftes ved at returnere et acceptskema (vedlagt tilsagnsbrevet) Tilsagnet bortfalder, såfremt accepten ikke er modtaget inden én måned, fra tilsagn om tilskud er givet Uudnyttede resttilsagn bortfalder automatisk, når et projekt er afsluttet og slutudbetaling har fundet sted. 3. Regler og principper for modtagelse af tilskud 3.1 Tilskudsberettigede udgifter Tilsagn om tilskud fra Forsøgsordningen med energieffektive transportløsninger afgives på basis af budgettet i projektbeskrivelsen. Tilsagnet angiver det maksimale beløb, der kan udbetales. Beløbet vil ikke blive indeksreguleret fra år til år.

2 3.1.2 Tilskuddet kan kun anvendes til dækning af tilskudsberettigede udgifter. Udgifter er kun tilskudsberettigede, såfremt de er omfattet af budgettet og påført projektet jf. dette pkt Det er en ufravigelig betingelse for tilskuddet, at den tilskudsberettigede del af projektet først påbegyndes, når tilsagn om tilskud er meddelt. Udgifter, der er pådraget før tilskuddet er meddelt, er ikke tilskudsberettigede Udgifter er kun tilskudsberettigede med de faktiske og ved bilag dokumenterede beløb og inden for rammerne af de enkelte budgetposter. Udgifter til fradragsberettiget købsmoms er ikke tilskudsberettigede jf. pkt Udgifter til honorar eller løn er tilskudsberettigede med de timesatser, som er angivet i budgettet. Tidsforbrug skal være dokumenteret med tidsregistrering, der oplyser navn, aktivitet, varighed og tidspunkt for tidsforbruget. De i budgettet angivne timesatser anses for at dække samtlige udgifter ved arbejdsydelsen, som ikke er angivet som selvstændige poster i budgettet. Udgifter til honorar eller løn under fravær på grund af ferie, orlov og sygdom er ikke tilskudsberettigede Udgifter til transport, måltider og overnatninger er tilskudsberettigede i overensstemmelse med statens gældende regler for tjenesterejser Overskridelser af det samlede budget, herunder på grund af pris- og lønstigninger, merforbrug af arbejdstid eller eventuelle udvidelser af projektet, er ikke tilskudsberettigede. 3.2 Tilskudsmodtagers forpligtelser Tilsagn om tilskud afgives til én juridisk enhed ( Tilskudsmodtager ), der udpeger en kontaktperson, som er ansvarlig for projektet ( Projektansvarlig ), og meddeler dette til Center for Grøn Transport Tilskudsmodtager er overfor Center for Grøn Transport økonomisk og faglig ansvarlig for projektets gennemførelse og dets resultater. Dette indebærer, at Tilskudsmodtager modtager tilskuddet samt afregner og koordinerer alle økonomiske og faglige forhold over for eventuelle øvrige projektdeltagere i projektet I forbindelse med gennemførelse af projektet er Tilskudsmodtager forpligtet til at afgive relevante oplysninger til Center for Grøn Transport eller til personer, der er bemyndiget af Center for Grøn Transport, herunder også til Statens Revision (Rigsrevisionen) Tilskudsmodtager er forpligtet til at overholde de i forbindelse med tilsagnet fastsatte vilkår. Specielt er det en forudsætning for udbetaling af tilskud, at midlerne anvendes i overensstemmelse med den godkendte projektbeskrivelse.

3 3.2.5 Tilskudsmodtager har ansvaret for, at alle relevante oplysninger om projektet og afviklingen heraf gives til Center for Grøn Transport. Enhver ændring af projektets formål, projektbeskrivelse, budget, tidsplan eller lignende skal skriftligt indberettes til og godkendes af Center for Grøn Transport, før ændringen kan træde i kraft, jf. pkt Tilskudsmodtager er ansvarlig for, at offentlige tilladelser mv., som er nødvendige for projektets gennemførelse, er meddelt før projektet påbegyndes Ydelsen af tilskud på grundlag af Tilskudsmodtagers ansøgning begrænser ikke Tilskudsmodtagers ansvar for, at ansøgningens oplysninger er rigtige og fuldstændige, og Center for Grøn Transports efterfølgende behandling af rapporter mv. fra Tilskudsmodtager begrænser ikke Tilskudsmodtagers ansvar for projektets gennemførelse. 3.3 Forholdet til tredjemand Tilskudsmodtager er ansvarlig for tredjemands deltagelse i projektet. Tilskudsmodtager kan anvende ydelser fra tredjemand i forbindelse med projektets gennemførelse, såfremt dette fremgår af ansøgningen eller skriftligt godkendes af Center for Grøn Transport Tilskudsmodtager er ansvarlig for, at det nødvendige kontraktgrundlag med tredjemand tilvejebringes. Kontrakter med tredjemand skal indgås på forretningsmæssige vilkår, herunder pris, garanti, reklamation og ansvar, som efter omstændighederne er sædvanlige Tilskudsmodtager forestår forholdet til tredjemand, herunder kontrol med ydelser og regninger samt betaling. Regninger fra tredjemand skal være dokumenterede ved tidsregistrering for evt. tidsforbrug og bilag for evt. udlæg. 4. Udbetaling af tilskud 4.1 Anmodning om udbetaling Tilskuddet udbetales under projektets udførelse på grundlag af opgørelser af de enkelte deltageres afholdte udgifter. Opgørelserne sendes til Tilskudsmodtager, som indsender en samlet udbetalingsanmodning for projektet til Center for Grøn Transport. Tilskuddet udbetales til Tilskudsmodtager Anmodning om udbetaling kan højst ske kvartalsvis, jf. dog pkt , og alene på grundlag af en udbetalingsanmodning, der nummereres fortløbende. Der skal ikke indsendes faktura i forbindelse med udbetalingsanmodningen. Med udbetalingsanmodningen skal følge en kortfattet statusrapport for projektet Tilskud udbetales til afholdte udgifter på grundlag af de godkendte budgetposter. Der udbetales ikke tilskud til udgifter ud over de enkelte budgetposter. Tilskud til udgifter

4 ud over de enkelte budgetposter kan kun ske efter Center for Grøn Transports forudgående godkendelse af ændringerne, jf. pkt Tilskudsmodtager indestår med sin underskrift på udbetalingsanmodningen for, at projektet forløber i overensstemmelse med det godkendte projekt, herunder fagligt indhold, tidsplan og budget. Såfremt dette ikke er tilfældet, skal Tilskudsmodtager redegøre herfor i statusrapporten jf. pkt Udbetaling af tilskud kan tilbageholdes, såfremt statusrapporten, jf. pkt , eller årsrapporteringen, jf. pkt. 5.4, mangler eller er utilfredsstillende i henhold til nærværende Standardvilkår for projekter omfattet af Forsøgsordning med energieffektive transportløsninger. Udbetaling af tilskud kan endvidere tilbageholdes i tilfælde af, at der mangler forfaldent afsluttende materiale Den afsluttende udbetalingsanmodning skal være Center for Grøn Transport i hænde senest den dato for endelig afregning, der er anført i tilsagnsbrevet Der kan endvidere aftales udbetaling af tilskud til nødvendige engangsinvesteringer, når Tilskudsmodtager modtager fakturaer for disse. 4.2 Bogføring Tilskudsmodtager skal sikre, at der omkring forvaltningen af projektudgifterne er tilrettelagt en betryggende og effektiv forretningsgang, der sikrer korrekt bogføring, herunder at bogføringen er indrettet således, at udgifterne vedrørende det enkelte projekt iht. tilsagnet holdes adskilt fra bogføringen af Tilskudsmodtagers øvrige indtægter og udgifter. 4.3 Skat og moms Center for Grøn Transport indberetter tilskudsudbetalinger til ToldSkat, uanset om modtager er skattepligtig af tilskuddet eller ikke Som hovedregel er tilskuddet momsfrit. Tilskudsmodtager skal derfor ikke beregne salgsmoms af tilskuddet. Det forudsættes endvidere, at momsregistrerede Tilskudsmodtagere fradrager købsmoms vedrørende udgifter, der dækkes af tilskuddet Center for Grøn Transport gør opmærksom på, at spørgsmål om skat og moms afgøres af skattemyndighederne. Center for Grøn Transport tager derfor forbehold for, at disse myndigheder efter en konkret vurdering kan træffe afgørelse om skat og moms, der afviger fra oplysningerne i dette pkt Bortfald af tilsagn/tilskud Såfremt projektet opgives eller ikke gennemføres i overensstemmelse med projektbeskrivelsen, herunder tidsplanen, med aftalte ændringer, eller Tilskudsmodtager i øvrigt ikke overholder nærværende standardvilkår eller særlige vilkår fastsat i tilsagnet, har

5 afgivet urigtige eller vildledende oplysninger eller fortiet oplysninger af betydning for ansøgningen, er Center for Grøn Transport berettiget til at reducere tilskuddet, træffe afgørelse om bortfald af tilsagnet om tilskud og/eller kræve hel eller delvis tilbagebetaling af udbetalte tilskudsmidler med tillæg af renter Tilskuddet gives under forudsætning af, at der ikke er opnået eller senere opnås tilskud fra anden side til de budgetposter, som tilsagnet dækker. I givet fald skal dette meddeles Center for Grøn Transport, som herefter kan foretage reduktion i det bevilgede tilskud eller kræve hel eller delvis tilbagebetaling af allerede udbetalte tilskudsmidler. 5. Projektforløb 5.1 Projektets gennemførelse Tilskudsmodtager skal gennemføre projektet på en fagligt korrekt måde, i overensstemmelse med ansøgningens beskrivelse med evt. aftalte ændringer, jf. pkt , inden for den aftalte tidsplan og det godkendte budget, samt i øvrigt i overensstemmelse med vilkårene for tilskuddet Ændringer i projektet, herunder tidsplanen og budgettet, kan alene ske med Center for Grøn Transports skriftlige godkendelse. 5.2 Repræsentation Center for Grøn Transport har ret til at lade sig repræsentere ved afholdelse af de arbejdsgruppemøder, styregruppemøder eller lignende, som måtte blive afholdt i forbindelse med projektet Center for Grøn Transport kan med 2 ugers varsel indkalde til møde om projektet. Tilskudsmodtager eller dennes Projektansvarlige er forpligtet til at møde eller sende en repræsentant. 5.3 Projektbeskrivelse, tidsplaner mv Det påhviler til enhver tid Tilskudsmodtageren samt dennes Projektansvarlige at have en ajourført projektbeskrivelse, tidsplan, eventuel finansieringsplan samt budget og regnskab for det projekt, som Center for Grøn Transport har bevilget tilskud til Tilskudsmodtager skal omgående skriftligt underrette Center for Grøn Transport om forsinkelser, problemer, ændringer i projektets forudsætninger eller opgivelse af projektet mv. I tilfælde af forsinkelse skal Tilskudsmodtager forelægge en revideret tids- og aktivitetsplan til Center for Grøn Transports godkendelse, samt forslag til løsning af de problemer eller lignende, der forårsagede forsinkelsen. 5.4 Årsrapportering

6 5.4.1 Såfremt et projekt strækker sig over en flerårig periode, skal Tilskudsmodtager foretage en årlig afrapportering. Årsrapporten har til formål at gøre det muligt for Center for Grøn Transport at vurdere projektets fremdrift i forhold til aftalegrundlaget Årsrapporten skal være Center for Grøn Transport i hænde senest på årsdagen for tilsagnet for den forudgående 12 måneders periode For deltagere, der har modtaget tilsagn om kr. 10 mio. eller derover i tilskud, skal årsrapporten påføres en revisorpåtegning, der bekræfter, at Tilskudsmodtagers økonomiske forhold er tilfredsstillende, samt at de fremsendte udbetalingsanmodninger svarer til bogføringen Til brug for vurderingen af projektforløbet kan Center for Grøn Transport til enhver tid anmode Tilskudsmodtager om yderligere oplysninger vedrørende såvel faglig som økonomisk dokumentation, eksempelvis i form af fakturaer eller revisorpåtegnet opgørelse af projektets omkostninger, på det pågældende tidspunkt. 5.5 Kontrol Tilskudsmodtager skal under og efter projektets gennemførelse give Center for Grøn Transport og centerets repræsentanter adgang til kontrol af det støttede projekt. 6. Projektafslutning 6.1 Generelt Som led i projektets afslutning skal Tilskudsmodtager i overensstemmelse med Center for Grøn Transports anvisninger give fuldstændige oplysninger om projektets resultater, effekten af projektet og andre forhold, der kan tjene til vurdering af, om forudsætningerne for tilskuddet er opfyldt. 6.2 Afslutningsskema Senest 3 måneder efter afslutningen af et projekt indsendes afslutningsskema vedlagt slutrapport, jf. pkt. 6.3 samt afsluttende regnskab, jf. pkt. 6.4 til Center for Grøn Transport. 6.3 Slutrapport Til brug for en vurdering af aktiviteterne samt effekten af de støttede foranstaltninger i et projekt skal Tilskudsmodtager indsende en underskrevet slutrapport til Center for Grøn Transport, jf. pkt Slutrapporten skal indeholde en beskrivelse af forløbet i projektet og sammenholde dette med projektets oprindelige målsætninger. Slutrapporten skal dokumentere, at projektet er gennemført i overensstemmelse med det accepterede tilsagn og skal ligeledes redegøre for aktiviteter med henblik på videnformidling, som projektet har iværksat i løbet af projektforløbet.

7 6.4 Afsluttende regnskab Jf. pkt skal Tilskudsmodtager indsende et underskrevet, samlet, afsluttende regnskab for projektet til Center for Grøn Transport. Regnskabet skal være revideret og attesteret i overensstemmelse med den revisionsinstruks, der fremsendes sammen med tilsagnsbrevet Regnskabet skal være opstillet efter samme opstilling som budgettet i ansøgningen Endelig afregning af projektets tilskud kan først ske, når Center for Grøn Transport har godkendt slutrapporten og det afsluttende revisorpåtegnede regnskab. 6.5 Afvikling af aktiver Med mindre andet fremgår af vilkårene i tilsagnsbrevet, skal køretøjer, maskiner, apparatur og lignende (aktiver), som er nødvendige for projektets gennemførelse og som efter projektets afslutning repræsenterer en væsentlig økonomisk værdi, sælges og provenuet fra salget tilfalder Center for Grøn Transport Såfremt aktiverne kan anvendes til brug for lignende projekter i Tilskudsmodtagers eller en af de øvrige projektdeltageres virksomhed/organisation, kan aktiverne overdrages. I så fald, skal der i forbindelse med regnskabsaflæggelsen fremsendes en erklæring fra modtageren af aktivet om, at aktivet er overdraget til denne og vil blive anvendt i lignende projekter Aktiver, der efter projektafslutning vurderes at repræsentere en beskeden værdi, kan beholdes af Tilskudsmodtager/en af de øvrige projektdeltagere Det er Center for Grøn Transport, der afgør, hvorvidt et aktiv repræsenterer en væsentlig/beskeden værdi, samt efter hvilken af retningslinjerne i pkt til aktiverne skal afvikles. 6.6 Revision Center for Grøn Transport har ret til at få udleveret nødvendig dokumentation for de afholdte udgifter Kravene til revision afhænger af virksomhedstype og af hvor stort et tilskud, Tilskudsmodtager har modtaget. Kravene er nærmere beskrevet i revisionsinstruksen, som er vedlagt tilsagnsbrevet. 7. Offentliggørelse af projektets indhold og resultater 7.1 Videreformidling Al formidling omkring projektet skal forinden aftales og koordineres med Center for Grøn Transport med mindre andet er aftalt.

8 7.1.2 Projektets indhold og resultater af de gennemførte aktiviteter skal rapporteres af Tilskudsmodtager i alment tilgængeligt materiale (rapporter, artikler etc.). I tilfælde, hvor særlige, eksempelvis konkurrencemæssige, hensyn tilsiger det, kan det, inden for rammerne af lovgivningen om aktindsigt, aftales med Center for Grøn Transport, at offentliggørelse af resultater foregår under hensyn til kommercielle interesser Videreformidlingen af indhold og resultater skal ske i overensstemmelse med den plan for projektets aktiviteter med henblik på videreformidling og videndeling, som Tilskudsmodtager har indsendt sammen med ansøgningen om tilskud, og som i forbindelse med tilsagn om tilskud er godkendt af Center for Grøn Transport Tilskudsmodtager er endvidere forpligtet til at stille sig til rådighed for forskere og rådgivere, der for Center for Grøn Transport opsamler erfaringer og resultater af de gennemførte projekter. Endvidere er Tilskudsmodtager forpligtet til i rimeligt omfang at medvirke ved en eventuel ekstern evaluering samt ved information om projektet og dets resultater Ved offentliggørelse af projektets resultater eller ved omtale af projektet i pressen, på internettet, på konferencer mv., skal det tydeligt fremgå, at projektet har modtaget tilskud fra Center for Grøn Transport. Center for Grøn Transport skal tillige forhåndsorienteres, når projektresultater, herunder andre for offentligheden interessante informationer om projektet, offentliggøres ved udsendelse af pressemeddelelse, nyhedsbreve o.lign eller i tilfælde af større pressedækning Ved manglende overholdelse af pkt , forbeholder Center for Grøn Transport sig ret til at tilbageholde tilskud. 7.2 Rettigheder Center for Grøn Transport er berettiget til vederlagsfrit at offentliggøre rapporter mv., jf. pkt. 6.3, i ethvert medie og på alle sprog, samt fremstille eksemplarer heraf til tredjemands brug. Efter anmodning fra Tilskudsmodtager kan Center for Grøn Transport inden offentliggørelse eller eksemplarfremstilling udelade oplysninger i det omfang, dette er foreneligt med lovgivningens regler om aktindsigt Såfremt tilskud er ydet til udrednings- og udviklingsprojekter eller til formidlings- og informationsvirksomhed er Center for Grøn Transport endvidere berettiget til vederlagsfrit, på enhver måde og uden begrænsninger at anvende resultater og materiale, herunder tekniske modeller, metoder og processer, edb-programmel, data, tekst samt billed- og illustrationsmateriale, der er frembragt i forbindelse med projektet, jf. dog pkt Patenter

9 7.3.1 Såfremt Tilskudsmodtager mener at have gjort en patenterbar opfindelse i forbindelse med projektet, skal Tilskudsmodtager straks underrette Center for Grøn Transport herom, herunder om opfindelsens indhold. Såfremt Tilskudsmodtager uden ugrundet ophold fremmer indgivelsen af ansøgning om patent, vil Center for Grøn Transport hemmeligholde opfindelsen i det omfang, dette er foreneligt med lovgivningens regler om aktindsigt Uanset det i pkt nævnte skal Tilskudsmodtager have rettighederne til patenterbare opfindelser, som gøres i forbindelse med projektet, herunder retten til at udtage patent. Med mindre andet aftales med Center for Grøn Transport, skal Tilskudsmodtager tillade, at en opfindelse kan udnyttes i Danmark på vilkår, der fastsættes under hensyntagen til Tilskudsmodtagers kommercielle interesser og samfundets interesse i opfindelsens udnyttelse efter nærmere aftale mellem Tilskudsmodtager og Center for Grøn Transport. 7.4 Skadesløsholdelse Tilskudsmodtager skal sikre, at de i pkt og nævnte rettigheder ikke krænker tredjemands ophavsret eller andre rettigheder. Tilskudsmodtager skal holde Center for Grøn Transport skadesløs for ethvert krav eller enhver omkostning, herunder udgifter til advokat, i den anledning. 8. Overdragelse Center for Grøn Transport kan efter begrundet skriftlig anmodning tillade, at en anden tilskudsberettiget juridisk person indtræder i et allerede meddelt tilsagn i stedet for Tilskudsmodtager, også selv om projektet er påbegyndt. Anmodningen skal være underskrevet af indehaverne eller de ansvarlige ledere for overdragende og indtrædende tilskudsmodtager Overdragelsen er betinget af, at projektet vil blive gennemført i overensstemmelse med projektbeskrivelsen og som forudsat i tilsagnet Den nye Tilsagnsmodtager indtræder i de rettigheder og forpligtelser som fremgår af tilsagnet med dertil knyttede vilkår. 9. Tvister I tilfælde af tvist mellem Center for Grøn Transport og Tilskudsmodtager har Center for Grøn Transport ret til at standse udbetalingerne af tilskud for at undersøge projektets forhold nærmere Tilskudsmodtager og Center for Grøn Transport skal søge at bilægge enhver tvist om tilskuddet og projektets gennemførelse i mindelighed.

10 9.1.3 I mangel af en mindelig løsning kan enhver af parterne indbringe tvisten for voldgift. Regler for behandling af sager ved Det Danske Voldgiftsinstitut (Copenhagen Arbitration) finder anvendelse. Hver part udpeger en voldgiftsmand, mens voldgiftsrettens formand udnævnes af Instituttet. Såfremt en part ikke inden 30 dage efter at have indgivet eller modtaget underretning om begæring om voldgift har udpeget en voldgiftsmand, udnævnes også denne af Instituttet i overensstemmelse med ovennævnte regler Uanset pkt er Center for Grøn Transport berettiget til at indbringe krav om tilbagebetaling for de almindelige domstole. Færdselsstyrelsen, Center for Grøn Transport, marts 2010